Структурування таблиці Опис методів структурування таблиці в Excel

Лабораторна робота №6

Тема.
Структурування таблиці.

Мета
. Навчитися виконувати автоматичне та ручне структурування таблиці, автоматично підводити

підсумки по таблиці. Ознайомитись із групуванням рядків та стовпців.

Теоретичні відомості Структурування таблиць

При роботі з великими таблицями часто приходиться тимчасово закривати чи відкривати вкладені одну в одну частини таблиці на різних ієрархічних рівнях. Для цих цілей виконується Структурування таблиці — групування рядків і стовпців.

Перш ніж структурувати таблицю, необхідно зробити сортування записів, тим самим побіч но виділяючи необхідні групи.

Структурування виконується за допомогою команди Дані/Група і Структура, а потім вибирається конкретний спосіб — автоматичний або ручний.

При ручному способі Структурування необхідно попередньо виділити область — суміжні рядки або стовпці. Потім вводиться команда Дані/Група і Структура/Групувати, що викликає вікно «Групування» для вказівки варіанта групування — по рядках чи стовпцям.

У результаті створюється структура таблиці (рис.1) з наступними елементами ліворуч і/або зверху на службовому полі:

лінії рівнів структури, що показують відповідні групи ієрархічного рівня;

кнопка <плюс > — для розкриття груп структурованої таблиці;

кнопка <мінус > — для приховання груп структурованої таблиці;

кнопки <номера рівнів 1, 2, 3> — для відкриття або закриття відповідного рівня.

Для відкриття (закриття) визначеного рівня ієрархії необхідно клацнути на номері рівня кнопки з номерами 1, 2, 3 і т.д. Для відкриття (закриття) ієрархічної галузі натискаються кнопки плюс, мінус.

На рис. 1 даний фрагмент структурованої таблиці по навчальних групах (по рядках), що показано в лівому полі лінією і кнопками зі знаком плюс і мінус. Крім того, створений структурний елемент (лінія у верхнім полі) у стовпцях, що дозволяє сховати або показати стовпці (Код предмета. Таб. № препід.. Вид занять)

Рис. 1 Фрагмент структурованої таблиці.

Якщо всередині структурованої частини виділити групу і виконати команду Дані Група і Структура/Групувати, буде створений вкладений структурний елемент нижнього ієрархічного рівня. При виділенні групи, що охоплює інші структурні частини таблиці, і виконанні команди Дані Групи і Сmpуктура/ Групувати створюється структурний елемент верхнього ієрархічного рівня. Максимальне число рівнів—8.

Для відміни одного структурного компонента виконується виділення області і виконується команда Данні Група і Структура/Розгрупувати.

Для скасування всіх структурних компонентів таблиці — команда Дані Група Структура/Знищити структуру.

Автоструктурувания

Автоструктурування виконується для таблиць, що містять формули, що посилаються на комірки розташовані вище і (або) лівіше результуючих комірок, утворюючи з ними суміжну суцільну область Після введення в таблицю вихідних даних і формул курсор встановлюється в довільну комірку списку виконується команда Дані Група і Структура / Створити структуру. Усі структурні частин таблиці створюються автоматично.

Рис.2. Приклад вихідної таблиці, в якій можна застосувати автоструктурування.

Структуровану таблицю можна виводити на друк у відкритому або закритому виді.

Приклад такої таблиці наведений на рис.2. У таблиці розрахунку заробітної плати введені стовпці, у яких по кожнім працівнику по формулах розраховуються: загальний податок, підсумкова сума доплат і сума у видачі. Крім того, по кожнім виді нарахувань (по стовпцях) у рядку Разом
розраховується за допомогою функції СУМ загальна сума. Порядок проходження вихідних даних і результатів (підсумків) — зліва направо, зверху вниз, що дозволяє застосувати автоструктурування таблиці.рис.2. Приклад вихідної таблиці, у якій можна застосувати авто структурування. На рис. З показаний вид таблиці після автоструктурування.

Структурування таблиці з автоматичним підведенням підсумків

Команда Дані/Підсумки
створює структуру таблиці й одночасно вставляє рядки проміжних і загальних підсумків для обраних стовпців відповідно до заданої функції
(табл.
3.3):

Для одержання підсумків по групах варто заздалегідь упорядкувати рядка списку за допомогою команди Дані/Сортування,

Підведення підсумків виконується при зміні значень у стовпці, що утворить групи.

Команда Дані/Підсумки
може виконуватися для того самого списку записів багаторазово, раніше створені проміжні підсумки можуть замінятися новими або залишатися незмінними за допомогою перемикача параметра Замінити поточні підсумки
(рис.4). Таким чином, є можливість підведення підсумків різних рівнів вкладеності.

Стовпець, при зміні значень, в якому утворяться групи, вибирається зі списку за допомогою параметра При кожній зміні в.
Перелік стовпців, по яких підводяться підсумки, вказується у вікні <Додати підсумки по >

Підсумки виводяться або під даними, або над даними встановлення перемикача параметра Підсумки під даними.
Примусово групи можуть розміщатися на окремих друкованих сторінках. При натисканні кнопки <ОК> автоматично створюються проміжні підсумки. Ліворуч таблиці на службовому полі з'являються символи структури:

• лінії рівнів структури;

• кнопка <плюс > показу груп;

• кнопка <мінус > приховання груп;

• Кнопки рівнів структури.

Рис.3 Структура таблиці

На рис.3 наведена структура наступного виду:

• 1 -й рівень — середня оцінка за всім списком;

• 2-й рівень — середня оцінка по виду занять (відкритий для лекційних занять і частково закритий для практичних занять);

• 3-й рівень — середня оцінка по навчальних групах (група 136 закрита, групи 133. 134. 135 відкриті).