Федеральное агентство образования
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Государственный университет управления
Институт Инноватики и Логистики
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине
«Информационные технологии управления»
на тему:
«Совершенствование информационных технологий»
(на примере финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»)
Выполнила:
студентка 3 курса
Польшкова Е. Н.
Проверил:
старший преподаватель
Филиппов Е.Е.
Москва 2006 год
Содержание:
Введение
1. Организационно-экономическая сущность финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.1 Характеристика основных элементов финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.1.1 Цели и задачи финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.1.2 Организационная структура финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.1.3 Основные функции финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.1.4 Основными бизнес-процессы финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.2 Характеристика обеспечивающих элементов финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.2.1 Информационное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.2.2 Документационное и методическое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.2.3 Техническое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.2.4 Программное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.2.5 Кадровое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.3 Направление совершенствования процесса управления
2. Задание на проектирование
2.1 Цель разработки проекта
2.2 Основание для разработки проекта
2.3 Краткая характеристика объекта проектирования
2.4 Перечень проектных мероприятий
2.5 Краткое экономическое обоснование проектных мероприятий
3. Проектная часть
3.1 Разработка функциональной модели объекта
3.1.1 Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям
3.1.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта
3.1.3 Определение трудоемкости и периодичности выполнения отдельных видов работ.
3.2 Разработка информационной модели объекта
3.2.1 Разработка состава информации проектируемого объекта
3.2.2 Разработка движения информации в проектируемом объекте
3.3 Разработка организационных изменений в объекте
3.3.1 Проектирование структуры управления
3.3.2 Проектирование функций управления
3.3.3 Проектирование кадрового обеспечения
3.4 Разработка способов формирования, обработки и передачи информации в объекте
3.4.1 Проектирование технических возможностей объекта и формирование перечня дополнительных технических средств
3.4.2 Проектирование программного обеспечения управленческих процессов
3.4.3 Проектирование коммуникационных взаимосвязей управленческих процессов
3.5 Экономическое обоснование проектных мероприятий
Заключение
Литература
Приложения
Введение
В настоящее время главное место в экономике организаций занимает развитие информационных технологий. Успех практически любого предприятия состоит в том, чтобы организация работала как слаженный механизм.
С появлением информационных технологий все большее количество процессов прошло автоматизацию. С появлением информационных технологий все большее количество процессов прошло автоматизацию. С каждым годом сильнее ощущается потребность в них – без хорошей, отлаженной техники, программного обеспечения, обученного к работе с ней персонала невозможно конкурировать на рынке. Одной из наиболее важных характеристик эффективности деятельности организации является наличие хорошей информационной технологии, позволяющей работать всем подразделениям предприятия достаточно быстро, правильно и без сбоев.
В данном курсовом проекте рассматриваются возможности совершенствования существующей информационной технологии на примере финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково» - старейшего авиатранспортного предприятия Москвы.
1. Организационно-экономическая сущность финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
ОАО «Аэропорт Внуково» - старейшее авиатранспортное предприятие Москвы. Это организация со сложной структурой, включающая в себя множество служб, каждая из которых выполняет определенные функции для наиболее эффективной работы всего аэропортного комплекса. К таким службам относятся: сам АВК (аэровокзальный комплекс), аэродромные службы, службы связи, медсанчасть, администрация, которая в свою очередь включает в себя руководство аэропортом, планово-экономический отдел. отдел кадров, отдел бухгалтерского учета, а также финансовый отдел и т.д
1.1 Характеристика основных элементов финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.1.1 Цели и задачи финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
Финансовый отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора ОАО «Аэропорт Внуково». Отдел подчиняется непосредственно заместителю генерального директора – финансовому директору ОАО «Аэропорт Внуково».
К задачам финансового относятся:
1. Осуществление единой политики предприятия в области финансов.
2. Организация финансовой деятельности предприятия с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.
3. Контроль за использованием оборотных средств предприятия, кредитов.
4. Разработка учетной и налоговой политики.
5. Выработка кредитной политики предприятия.
6. Обеспечение своевременности налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками.
1.1.2 Организационная структура финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
Организационная структура финансового отдела
1.1.3 Основные функции финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
В соответствии с основными задачами на финансовый отдел возлагаются следующие функции:
1. Управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов.
2. Разработка финансовой стратегии предприятия и базы для его финансовой устойчивости.
3. Подготовка материалов для составления бизнес-плана предприятия.
4. Работа по привлечению заемных средств.
5. Взаимодействие с кредитными учреждениями по вопросам предоставления кредитных ресурсов.
6. Составление и предоставление кредитных заявок и квартальных кассовых планов в банки и кредитные учреждения.
7. Организация работы по заключению договоров о предоставлении кредитов.
8. Финансовое оформление полученных кредитов.
9. Работа по своевременному погашению займов и возврату полученных кредитных средств в установленные сроки.
10. Обеспечение выполнения кредитных планов, включая выплату процентов за кредит.
11. Работа с ценными бумагами (приобретение акций, облигаций, пр.)
12. Оформление финансово-расчетных и банковских операций в установленные сроки, включая предъявление в банки платежных требований, поручений и других расчетных документов.
13. Ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций, выполняемых предприятием по счетам в банках и кредитных учреждениях.
14. Обеспечение своевременности оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги) в соответствии с заключенными договорами.
15. Организация работы по перечислению платежей и взносов по налогам и сборам в федеральный бюджет, бюджеты субъектов Российской Федерации, местный бюджет, в государственные внебюджетные социальные фонды.
16. Составление и предоставление в налоговые органы установленной документации по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
17. Осуществление мероприятий по укреплению финансовой дисциплины на предприятии.
18. Контроль за правильностью составления и оформления отчетной документации.
19. Обеспечение достоверности финансовой информации.
20. Осуществление контроля за выполнением финансовых планов структурными подразделениями.
21. Составление и предоставление руководству предприятия:
- сведений о поступлении денежных средств;
- отчетов о ходе выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;
- информации о финансовом состоянии предприятия;
22. Обеспечение выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов.
23. Контроль за:
- выполнением финансовых планов и бюджета, кредитных и кассовых планов, планов по прибыли и по иным финансовым показателям;
- правильным и эффективным расходованием денежных средств;
- соблюдением кассовой дисциплины;
24. Участие в определении финансовых условий в заключаемых хозяйственных договорах, экспертиза проектов договоров, представленных контрагентами.
1.1.4 Основными бизнес-процессы финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
Основными бизнес-процессами являются:
o Разработка финансовой стратегии;
o Заключение договоров о предоставлении кредитов и выполнение кредитных планов;
o Осуществление финансово-расчетных и банковских операций;
o Предоставление руководству данных о финансовой деятельности организации.
1.2 Характеристика обеспечивающих элементов финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
1.2.1 Информационное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
К информационному обеспечению рассматриваемого отдела можно отнести:
· распорядительные документы;
· приказы;
· счета;
· договоры;
· служебные записки
и другую информацию, поступающую из других отделов, таких как: отдел бухгалтерского учета и финансов, планово-экономический отдел и юридический отдел.
1.2.2 Документационное и методическое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
К документационному обеспечению отдела относятся:
· действующее законодательство;
· приказы Министерства финансов;
· приказы и указания министерства по налогам и сборам;
· устав ОАО «Аэропорт Внуково»;
· приказы генерального директора;
· правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности;
· требования государственных и межгосударственных нормативных документов;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· приказы Центробанка;
· положения по бухгалтерскому учету.
Также рассматриваемый отдел использует в своей работе систему «Банк-клиент».
Система «Банк-клиент» представляет собой программу, позволяющую проводить операции с денежными средствами на собственном банковском счете с помощью модемной связи или выделенной интернет-линии, не выходя из офиса. Такие программы предоставляют почти все банки.
1.2.3 Техническое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
Техническое обеспечение
представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.
В рассматриваемом отделе имеется:
· 4 ПК:
Технические характеристики
:
- микропроцессор
– intel (R) Celeron (R) CPU 1,8 GHz;
- материнская плата
– ASUS CUBX-L, retail i440BX, ATX, AGP, 100 MHz, 4 DIMM, 5 PCI, 2 ISA;
-память –
оперативная – 256 МБ, дисковая - ;
-устройство ввода информации –
клавиатура Logitechи мышь Genius;
-видеосистема –
тип видеокарты, параметры монитора: SIS 650, монитор BenQ TFT 15" (LCD,TFT, 1280*1024-75Hz);
- сетевая
карта
– SIS 900 – Based PCI Fast Ethernet Adapter;
· 1 факсимильныйаппарат– Panasonic KX-FL 543;
· 1 сканер Hewlett Packard 5500;
· 1 принтер– Hewlett-Packard Laser Jet 1320;
· 1 кондиционер - Toshiba;
· 4 телефона -Siemens Euroset 2910.
Также в финансовом отделе есть возможность выхода в глобальную сеть Интернет, и имеется локальная вычислительная сеть (ЛВС).
1.2.4 Программное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
Программное обеспечение включает в себя совокупность программ, реализующих функции и задачи информационных технологий и обеспечивающих устойчивую работу комплекса технических средств. Структурными элементами ПО являются системные и прикладные программные средства, инструктивно-методические материалы по применению ПО.
К программному обеспечению финансового отдела относятся:
Системные ПО:
· операционная система MicrosoftWindows 2000
· архиваторы WinZip, WinRar
Прикладные ПО:
· MS Office
· SAP
· 1C
· КонсультантПлюс
1.2.5 Кадровое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»
В финансовом отделе работают 4 человека: начальник отдела и 3 менеджера.
Состав работников относительно стабилен. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор ОАО «Аэропорт Внуково», исходя из условий и особенностей деятельности предприятия, по представлению начальника финансового отдела и по согласованию с заместителем генерального директора -финансовым директором ОАО «Аэропорт Внуково».
Стоит отметить, что все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения.
1.3 Направление совершенствования процесса управления
Итак, исходя из полученного объема информации о техническом, документационном, программном, информационном и кадровом обеспечениях, можно предложить следующие направления совершенствования ИТ. В данном случае целесообразно поменять техническое обеспечение на более современные модели: установить новые технические средства (в отделе отсутствует копировальный аппарат) и программное обеспечение, ввести систему электронного документооборота (например, Directum), установить профессионально ориентированные программные средства (например, Систему Гарант) и установить антивирусную программу. А также учитывая то, что система SAP была введена совсем недавно и принимая во внимание вышеперечисленные пункты следует отправить персонал на курсы повышения квалификации. Это позволит повысить качество труда работников отдела.
2. Задание на проектирование
2.1 Цель разработки проекта
Целью разработки проекта является совершенствование существующей информационной технологии финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково», внедрение современных технических и программных средств.
В данном случае предлагается ввести систему электронного документооборота Directum, обновить техническое и программное обеспечение, а также отправить сотрудников отдела на курсы повышения квалификации для освоения введенных программ.
2.2. Основание для разработки проекта
Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки информационной технологии объекта проектирования с точки зрения существующих информационных технологий.
Недостатки действующей ИТ финансового отдела:
- отсутствие электронного документооборота;
- отсутствие необходимого программного обеспечения;
- отсутствие необходимого технического обеспечения.
2.3 Краткая характеристика объекта проектирования
Объект проектирования курсового проекта – финансовый отдел ОАО «Аэропорт Внуково», который является его структурным подразделением. Численность персонала – 4 человека.
Основными функциями рассматриваемого отдела являются: управление движением финансовых ресурсов, регулирование финансовых отношений, разработка финансовой стратегии, привлечение заемных средств и кредитных ресурсов, обеспечение выполнения кредитных планов, работа с ценными бумагами, ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций; составление и предоставление руководству данных о финансовом состоянии предприятия и др.
В отделе имеется 4 компьютера, которые по своим техническим возможностям несколько уступают требованиям современных программных средств, поэтому нуждаются в апгрейде.
Также в финансовом отделе есть возможность выхода в глобальную сеть Интернет, и имеется локальная вычислительная сеть (ЛВС).
2.4 Перечень проектных мероприятий
Необходимый перечень проектных мероприятий, которые необходимы для решения всех выявленных в ходе исследования недостатков, представлен в таблице:
Таблица 2.1.
| Недостатки действующих ИТ | Проектныепредложения | Организационно-распорядительная документация |
| 1 | 2 | 3 |
| Отсутствие современного программного и технического обеспечения ОП. | Обновление технических и программных средств; |
Пояснительная записка в финансово - экономическое управление с целью выделения денежных средств на модернизацию программного и технического обеспечения. |
| Недостаточная надежность сохранности информации | Приобрести и установить новую антивирусную программу и программы резервного копирования | Перечень программных средств |
| Отсутствие электронного документооборота | Введение системы электронного документооборота Directum | Пояснительная записка в финансово-экономическое управление с целью выделения ден. средств на покупку системы " Directum ". |
| Отсутствие навыков работы с новыми ПС у сотрудников отдела. | Отправить на курсы повышения квалификации. | Служебная записка на имя генерального директора. |
2.5 Краткое экономическое обоснование проектных мероприятий
Предполагаемые затраты на внедрение проектных мероприятий составят
Из них:
на технические средства: 55700 руб
на программные средства: 23800 руб
на курсы повышения квалификации: 6000 руб за 1 человека
Также будем помнить о средствах, полученных от продажи старого оборудования: 5000 руб.
Основным источником окупаемости затрат является повышение прибыли предприятия от более эффективного функционирования финансового отдела.
3. Проектная часть
3.1. Разработка функциональной модели объекта
3.1.1 Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям
Проектирование состава и содержания функций управления начинается с формирования их перечня в соответствии с нормативными и методическими документами их регламентирующими (положениями об отделе, должностными инструкциями, уставом организации и пр.). Каждая функция состоит из отдельных процедур, которые в свою очередь делятся на операции.
Таблица 3.1.
Состав функций объекта по операциям и исполнителям
| Виды функций
|
Фактически выполняемые функции
|
Состав процедур по функциям
|
Основные документы
|
Исполнитель
|
| Привлечение заемных средств | Поиск кредиторов и оформление необходимых документов для получения средств | 1. Выбор кредиторов 2. Получение списка необходимых документов. 3. Сбор информации. 4. Составление необходимых документов. 5. Согласование |
Выписка банка, заявка на получение заемных средств. | 2,3,4 -Менеджер. 1,5 -Начальник отдела. |
| Заключение договоров о предоставлении кредитов | Поиск банка для предоставления кредита. Составление всех необходимых документов и предоставление их в банк. | 1. Выбор банка 2. Получение списка необходимых документов. 3. Сбор информации. 4. Составление необходимых документов. 5. Согласование |
Выписка банка, план платежей, заявка в банк. | 2,3,4 - Менеджер. 1,5 -Начальник отдела. |
| Обеспечение своевременной оплаты счетов поставщиков и подрядчиков | Точное следование плану платежей | 1. Получение сведений о краткосрочных обязательствах. 2. Внесение их в план платежей. 3. Контроль за выполнением плана. |
Счета, служебные записки, план платежей. | Менеджер. |
| Составление и предоставление руководству информации о финансовом состоянии предприятия | Сбор необходимых документов и банковских выписок. Составление отчета. |
1. Получение запроса. 2. Поиск необходимых документов и выписок. 3. Составление отчета. |
Счета, банковские выписки, акты выполненных работ. | 2 – Менеджер. 1,3 –Начальник отдела |
3.1.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта
Оперограмма – это матрица, позволяющая выполнить увязку документов с точки зрения последовательности их формирования и определяющая степень и форму участия каждого функционального подразделения организации или отдельного исполнителя в их формировании.
Оперограмма устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей, трудоемкости и используемых технических средств.
Результатом анализа процессов управления с помощью оперограмм является разработка мероприятий по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств.
Таблица 3.2. Оперограмма процесса выполнения процедуры "Оформление кредита"
| Перечень операций
|
Исполнители финансового отдела
|
Трудоемкость, человеко-часы
|
Использова-ние технических средств
|
Периодич-ность выполнения процедур
|
||||
| Начальник отдела
|
Менеджер
|
Менеджер
|
Менеджер
|
До совершенствования
|
После совершенство-вания
|
|||
| Составление заявки на кредит в банк | 2 | 2 | ПК | по мере поступле-ния распоряжений «сверху» | ||||
| Согласование | 2 | 1 | - | |||||
| Внесение изменений | 4 | 4 | ПК, телефон | |||||
| Оформление необходимых документов | 2 | 1 | ПК, принтер | |||||
| Выбор залогового обеспечения | 2 | 2 | - | |||||
| ИТОГО:
|
12
|
10
|
||||||
Оперограмма процедуры «Оформление кредита» позволила выявить, что дублирования операций не происходит, маршруты достаточно просты. Рассматриваемый процесс уже достаточно оптимизирован.
3.1.3 Определение трудоемкости и периодичности выполнения отдельных видов работ
Таблица 3.3
| №
|
Перечень операций
|
Трудоемкость, чел. часы | Периодичность выполнения процедуры
|
|||
| До внедрения новой ИТ
|
После внедрения ИТ
|
|||||
| Чел.час
|
Уд. вес
|
Чел.час | Уд. вес
|
|||
| 1
|
Составление заявки | 2 | 16,6 % | 2 | 20,0 % | По мере поступле- ний распоря- жений «сверху» |
| 2
|
Согласование | 2 | 16,6 % | 1 | 10,0 % | |
| 3
|
Внесение изменений | 4 | 33,6 % | 4 | 40,0 % | |
| 4
|
Оформление необходимых документов | 2 | 16,6 % | 1 | 10,0 % | |
| 5
|
Выбор залогового обеспечения | 2 | 16,6 % | 2 | 20,0 % | |
| Итого:
|
12
|
100,0 %
|
10
|
100,0 %
|
||
3.2 Разработка информационной модели объекта
3.2.1 Разработка состава информации проектируемого объекта
Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения отдела закупок компании «Нестле» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.
Рабочей документацией этого подраздела является:
1)
логико-информационная схема объекта;
2)
таблица повторяемости показателей в документах;
Логико-информационная схема
(ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в рассматриваемом отделе (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.
Таблица 3.4.
Логико-информационная схема финансового отдела
| Перечень основных процедур
|
Исполнители
|
Входная информация
|
Выходная информация
|
|
| Начальник отдела продаж
|
Менеджер по продажам
|
|||
| 1) Согласование договоров | Ö
|
Договор | Договор | |
| 2) Составление платежных поручений | Ö
|
Счет, счет-фактура, договор, акт выполненных работ | Платежное поручение | |
| 3) Получение и обработка банковских выписок | Ö
|
Банковская выписка | Банковская выписка | |
| 4) Оформление документов на получение кредитов и заемных средств | Ö
|
Журнал хозяйственных операций | Баланс, отчет по дебиторской задолженности и др. | |
| 5) Составление отчета руководству | Ö
|
Банковские выписки и документы | Отчет руководству | |
| 6) Контроль за правильностью оформления счетов | Ö
|
Счет, счет-фактура, накладная | Счет, счет-фактура, накладная | |
| 7) Принятие решений об очередности оплат | Ö
|
Счета, договора, акты выполненных работ | План платежей | |
| 8) Принятие счетов | Ö
|
Счет, счет-фактура, накладная | Счет, счет-фактура, накладная | |
| 9) Занесение первичных документов в план платежей | Ö
|
Счета, договора, акты выполненных работ | План платежей | |
От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.
Данная таблица должна выявить
:
· дублирование отдельных реквизитов;
· соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;
· соответствие каждого документа своему целевому назначению;
· характер использования документа в месте его назначения
Таблица 3.5.
Таблица повторяемости показателей в документах
| Наименование отдельных реквизитов
|
Виды документов
|
Итог |
|||
| Служебная записка
|
Договор
|
Счет
|
Акт выполненных работ
|
||
| Сумма заказа | Ö
|
Ö
|
Ö
|
Ö
|
4
|
| Сумма налога на добавленную стоимость | Ö
|
Ö
|
Ö
|
Ö
|
4
|
| Реквизиты покупателя | Ö
|
Ö
|
Ö
|
Ö
|
4
|
| Реквизиты продавца | Ö
|
Ö
|
Ö
|
Ö
|
4
|
| Дата оформления договора | Ö
|
Ö
|
Ö
|
Ö
|
4
|
| Номер счета | Ö
|
Ö
|
2
|
||
| Итого:
|
22
|
||||
Из таблицы повторяемости отдельных реквизитов видно, что в большинстве данные повторяются. Но формы оформления документов являются стандартными, поэтому изменение их содержания нецелесообразно.
3.2.2 Разработка движения информации в проектируемом объекте
Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.
Рабочей документацией этого раздела является:
- маршрутная схема движения документа;
- схема информационных потоков.
В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении данным исполнителем.
Таблица 3.6.
Маршрутная схема движения документа
| Менеджер по общим вопросам
|
Финансовый директор
|
Начальник финансового отдела
|
Менеджер финансового отдела
|
||||||||||||
|
|
|
|
Условные обозначения
:
П
– получение документа
И
– изучение документа
С
– визирование документа
Р
– наложение резолюции
Движение документа происходит по рациональной схеме, поэтому дальнейшее совершенствование проводить нецелесообразно.
Исследование информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркуляции. Источники информации могут находиться как непосредственно в организации, так и вне ее. Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источником и приемником информации и пути ее циркулирования.
Рисунок 3.1. Схема информационных потоков
Разработанный проект не охватывает деятельность всей организации, а схема взаимодействия сотрудников отдела закупок не меняется, следовательно, проводить организационные изменения не целесообразно.
3.3 Разработка организационных изменений в объекте
3.3.1 Проектирование структуры управления
Организационная структура финансового отдела представляет собой:
Рис. 3.2. Организационная структура финансового отдела
В рассматриваемом отделе работает 4 человека, у каждого сотрудника есть свой определенный спектр обязанностей. Поэтому, нет необходимости что-то менять в организационной структуре после усовершенствования технического и программного обеспечения, так как данная структура вполне отвечает всем предъявленным требованиям.
3.3.2 Проектирование функций управления
Здесь разрабатывается состав функций управления, определяется их трудоёмкость, проектируется функциональное разделение труда. Результаты проектирования могут быть представлены в различных табличных формах (в том числе, в виде матрицы функционального разделения труда).
Таблица 3.7.
Матрица функционального разделения труда в финансовом отделе
функции
|
исполнители
|
трудоемкость
|
|||
| Начальник отдела закупок | Менеджер по закупкам | чел.-час. | уд. вес, | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 1.Управление движение финансовых ресурсов | У |
ВС |
40 |
31,3 |
|
| 2.Привлечение заемных средств | У |
ВС |
20 |
15,6 |
|
| 3.Поиск кредиторов | ВС | 5 | 3,9 | ||
| 4.Заключение договоров о предоставлении кредита | УВ |
С |
20 |
15,6 |
|
| 5.Обепечение своевременной оплаты поставщиков и подрядчиков | У |
В |
3 |
2,4 |
|
| 6.Составление и предоставление руководству информации о финансовом состоянии предприятия | В |
С |
20 |
15,6 |
|
| 7.Составление плана платежей | ВС |
20 |
15,6 |
||
| ИТОГО: | 128 | 100 | |||
Условные обозначения
У
|
3.3.3 Проектирование кадрового обеспечения
В предъявлении каких-либо новых требований нет необходимости, так как все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения. Единственное, всем сотрудникам отдела следует пройти курсы повышения квалификации по освоению нового программного обеспечения.
3.4 Разработка способов формирования, обработки и передачи информации в объекте
3.4.1 Проектирование технических возможностей объекта и формирование перечня дополнительных технических средств
Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта по новой технологии. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.
В состав технического обеспечения входят:
1) электронно-вычислительная техника
2) средства связи (коммуникаций)
3) организационная техника.
Исходя из анализа, проделанного в 1 разделе курсового проекта, можно сказать, что текущие характеристики ПК, имеющихся в финансовом отделе, соответствуют решаемым на них задачам и в замене не нуждаются.
Средства связи будут рассмотрены далее.
В замене нуждается организационная техника: следует заменить принтер на более мощный и установить в отделе копировальный аппарат.
Таблица 3.8.
Комплекс технических средств, предлагаемых для работы финансового отдела
| Составная часть
|
Наименование
|
Кол-во, шт
|
Цена за ед, руб
|
Общая стоимость
|
| Принтер | HP LaserJet серии P3005 | 1 | 16500 | 16500 |
| Копироваль-ный аппарат | Sharp AR-M160 | 1 | 39200 | 39200 |
| ИТОГО:
|
55700
|
3.4.2 Проектирование программного обеспечения управленческих процессов
Операционная система Windows 2000 Professional объединяет присущую Windows 98 простоту использования в Интернете, на работе, в пути, с присущими Windows NTуправляемостью, надежностью и безопасностью. Возможности операционной системы Windows 2000 Professional позволяют использовать ее как основную операционную систему. Поэтому существующую операционную систему оставляем без изменения.
Необходимо установить антивирусную программу, например NOD 32.
NOD32 Administrator - антивирусная программа, предназначенная для полномасштабной защиты рабочих станций от различных проникновений вирусов, хакеров и различных вредоносных кодов, расширенная возможностью обновления всех программ Nod32 с одной выделенной машины по средствам модуля "зеркало", что позволяет экономить трафик предприятия.
Что касается специализированных программ, то следует установить следующие ПП:
- Гарант
- Directum
Система ГАРАНТ
включает все нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации:
- судебную и арбитражную практику;
- комментарии к законодательству;
- международные договоры и проекты федеральных законов.
Кроме того, ГАРАНТ предлагает комплекс экономической информации - формы документов, бизнес - справки, календарь бухгалтера. В информационных ресурсах ГАРАНТа на сегодняшний день содержится более 200 000 федеральных и региональных документов.
Все электронные тексты полностью соответствуют официальным. Благодаря прямым договорам с Администрацией Президента, Минфином, Минэкономики, Центральным банком Российской Федерации, Высшим Арбитражным Судом, Министерством по налогам и сборам РФ и другими федеральными и региональными органами власти новые документы поступают в базы ГАРАНТа сразу после утверждения.
Система ГАРАНТ отличается уникальной технологией юридической обработки документов. 60 профессиональных юристов ежедневно занимаются аналитической обработкой документов: выявляют противоречия в законодательстве, находят опечатки в официальных документах, разбираются в несоответствии актов разных ведомств. Все документы в ГАРАНТе представляются в действующей редакции, сопровождаются комментариями юристов и справками.
Еженедельная актуализация всего информационного банка исключает возможность использования устаревших правовых норм. Глубокая юридическая проработка информации предостерегает от ошибок при ее использовании, что обеспечивает полную защиту от нарушения законодательства и экономит время.
Система DIRECTUM
– система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система DIRECTUM соответствует концепции ECM
(Enterprise Content Management) и поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии workflow
: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:
· Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.
· Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
· Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
· Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.
· Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
При разработке системы DIRECTUM были изучены как передовые западные решения, так и учтены российские традиции делопроизводства. Именно поэтому DIRECTUM обладает следующими основными преимуществами, выгодно отличающими ее от других систем:
· Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.
· Реализация полноценной системы управления документами и деловыми процессами.
· Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями и Управление взаимодействием с клиентами.
· Соответствиероссийским стандартами нормам делопроизводства и управления.
· Простые принципы работы с системой для сотрудников, знакомых с электронной почтой и офисными программами.
· Легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов.
· Наличие отработанной технологии внедрения системы, основанной на многолетнем опыте работы и реализованных крупных проектах.
· Возможность полноценной работы удаленных сотрудников через web-браузер.
Таблица 3.9. Комплекс программных средств, предлагаемых для работы по новой технологии финансового отдела
| Программное обеспечение
|
Кол-во шт.
|
Цена за 1 шт., руб.
|
Итого, руб.
|
1.
- NOD32 Administrator |
1 |
1200 |
1200 |
2. Прикладные ПС:
- Гарант - СЭД Directum |
1 1 |
13000 9600 |
13000 9600 |
| ИТОГО:
|
23800
|
3.4.3 Проектирование коммуникационных взаимосвязей управленческих процессов
Под современными коммуникационными системами подразумевают, в первую очередь, сети, объединяющие несколько ПК. Объединение нескольких компьютеров ЛВС позволяет увеличить производительность труда людей. Кроме, того, компьютеры могут использовать общие устройства, например принтеры, модемы, сканеры.
Преимущества сети заключаются в уменьшении стоимости обслуживания ПК, снижении общей стоимости необходимого ПО, возможности хранения больших объемов информации.
В финансовом отделе ОАО «Аэропорт Внуково» уже имеется ЛВС, и она не требует модернизации.
Схема ЛВС довольно-таки проста: все информационные потоки идут от сервера на остальные компьютеры отдела, которые могут запрашивать информацию с сервера.
Данная ЛВС имеет звездообразную конфигурацию.
Достоинства
:
- удобство установки и обслуживания;
- возможность добавлять новые компьютеры в сеть без снижения скорости печати.
Недостаток:
- ограниченное количество добавляемых компьютеров.
|
||||
|
||||
Рис. 3.3. Схема действующей ЛВС
3.5 Экономическое обоснование проектных мероприятий
Предполагаемые затраты на совершенствование существующей информационной технологии будут складываться из затрат на технические и программные средства за вычетом суммы, которая будет получена при продаже существующего компьютера.
Затраты на технические средства: 55700 руб.
Затраты на программное обеспечение и Internet: 23800 руб.
Затраты на курсы повышения квалификации: 6000 * 4 = 24000 руб.
Примерная стоимость существующей техники: 5000 руб.
Итого: 98500 руб.
Источником окупаемости будет повышение скорости и эффективности работы финансового отдела. При увеличении прибыли на 15000 руб. в месяц (примерная оценка) проект окупится примерно через 6,5 месяцев.
Единовременные капитальные вложения 55700 + 23800 + 24000 – 5000 = 98500 руб.
Текущие расходы будут равны стоимости расходных материалов для принтера: бумага А4 (180 руб. за 500 листов) и тонер (850 руб. на 1000 страниц текста с 5% заполнением страниц). За год расход составит 15 пачек бумаги плюс 7,5 туб тонера.
(180*15 + 850*7,5) х 12 = 108900 руб.
Следовательно, в месяц затраты составят: 108900/12 = 9075 руб.
Расчетный срок службы новых технических средств составляет 3 года. Поэтому 2 года и 5,5 месяцев они будут приносить чистую прибыль.
29,5*15000 – 36*9075 = 115800 руб.
Заключение
В настоящее время невозможна успешная работа на рынке без современного технического и программного обеспечения. Целью данной курсовой работы было совершенствование существующей информационной технологии финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково» на базе рационализации действующих бизнес-процессов, внедрения современных технических и программных средств и повышения квалификации работников. В результате внедрения предложенного проекта в соответствии с разработками повысилось качество труда работников.
Исходя из сроков окупаемости проекта, купленная организационная техника и программы через 5,5 месяцев за счет увеличения прибыли сможет вернуть затраченные на нее средства и в дальнейшем будет приносить чистый доход.
Литература
1. Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине
«Информационные технологии управления», Москва, ГУУ, 2000
2. Положение о финансовом отделе ОАО «Аэропорт Внуково»
3. Интернет-ресурсы:
- www.novirus.ru
- www.microsoft.com
- www.directum.ru
Приложение 1
Экранная форма Microsoft Word 2000
Приложение 2.
Экранная форма
M
icrosoft
Excel
2000
Приложение 3
Экранная форма Microsoft Access 2000