Упражнения по базам данных
MS
ACCESS
.
Упражнение 1
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
:Создание таблиц
· Структура таблиц
· Поля
· Типы данных
· Свойства данных
Задание 1
Создать на своей дискете пустую базу данных. Для этого выполнить следующие действия:
1. Запустить программу MS Access
2. Создать новую базу данных ( Файл/создать базу данных
)
3. Из раскрывающегося списка ПАПКА выбрать диск 3.5.
4. В поле имя файла
ввести имя базы данных “фамилия_группа_БАЗА ДАННЫХ
”, нажать кнопку создать .
5. Окно базы данных состоит из шести вкладок
, выбрать вкладку «таблица
» и нажать кнопку создать
6. В окне «новая таблица» выбрать пункт «конструктор
»
7. Создать структуру таблицы, для этого надо заполнить столбцы «имя поля
» и «тип данных»
следующим образом:
| Имя поля
|
Тип данных
|
| Фамилия |
Текстовый (щелкните мышкой) |
| Имя |
Текстовый |
| Отчество |
Текстовый |
| Дата рождени |
Дата/время |
| Адрес |
Текстовый |
| Телефон |
Текстовый |
| Группа |
Числовой |
8. Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее с именем «фамилия_группа_база_таблица_анкета
», выполнив команду Файл/Сохранить
. В ответ на вопрос “Создать ключевое поле сейчас
” нажмите кнопку да
.
В вашей таблице появится поле с именем “код
”. Это поле называется первичным ключом
и однозначно идентифицирует каждую запись в таблице. Тип данных
у этого поля обозначен как “Счетчик
”. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика будет увеличиваться на 1
. В результате у каждой записи формируется свой номер, который и является первичным ключом.
Поля обладают свойствами
. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Например маска ввода
для поля типа “дата” облегчает ввод дат, позволяет Вам не заботиться о разделителях дня, месяца, года.
Задание 2
1. Определить свойства полей на вкладке “Общие” следующим образом:
| Поле |
Свойства полей
|
||||||
| Размер
|
Формат поля |
Маска ввода |
Подпись |
Значение по умолчанию |
Обязательное поле |
Индексированное поле |
|
| Фамилия |
30 |
Фамилия |
да |
Да(совпадения допускаются) |
|||
| Имя |
12 |
Имя |
да |
нет |
|||
| Отчество |
30 |
Отчество |
нет |
нет |
|||
| Дата рождения |
Краткий формат даты |
Краткий формат |
Дата рождения |
да |
нет |
||
| Адрес |
50 |
Адрес |
да |
нет |
|||
| Телефон |
6 |
нет |
нет |
||||
| Группа |
Целое |
основной |
Группа |
Номер вашей группы
|
да |
Да(совпадения допускаются) |
|
Задание 3
1. Открыть таблицу “Вид/ режим таблицы”.
2. Заполнить строки .
Будьте внимательны при заполнении столбца “дата рождения
” - разделители
проставляются автоматически.
На предложение системы дать имя созданной таблице ввести имя «анкета
» СОХРАНИТЬ!!!! (файл.сохранить)
Задание 4
1. На основе созданной таблицы создайте список фамилий студентов Вашей группы, для этого в режиме конструктора для поля “фамилия” откройте вкладку “подстановка
”и установите следующие свойства
для поля “фамилия”
| Тип элемента управления
|
Поле со списком |
| Тип источника строк
|
Таблица/запрос |
| Источник строк
|
1. Щелкните мышкой, 2. Нажмите кнопку …
3. В появившемся окне “построителя запросов” : · добавить таблицу “Анкета”, · закрыть окно “добавление таблицы” · перетащить с помощью мыши поле “фамилия
· в поле “вывод на экран
|
| Ограничиться списком
|
Нет |
4.
В результате выполнения Задания 4 в таблице “Анкета
” в поле “фамилия
” при щелчке мышью должна появиться кнопка, обеспечивающая выбор из списка. Проверьте это. ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ!!!!!!!!
Упражнение 2
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Использование форм для ввода и редактирования данных
· Способы задания форм
· Кнопки перемещения по записям
· Переход из формы в режим таблицы
· Работа со списками
Задание 1
Создать форму для заполнения таблицы «Анкета»
· Откройте окно базы данных
· Перейдите на вкладку «формы»
· Нажмите кнопку создать
.
· Выбрать Автоформа: ленточная
, в качестве «источника данных
» выберете таблицу «анкета
».
Задание 2
Разберитесь с кнопками перемещения по записям
| 4 |
Переход на одну запись вперед |
4y |
Переход на последнюю запись |
| 3 |
Переход на одну запись назад |
4Y |
Переход на чистую страницу, где можно ввести новую запись |
| y3 |
Переход на первую запись |
Задание 3
1.
Создайте таблицу
для ввода групп, имеющихся на третьем курсе:
· выбрать вкладку «таблицы»,
· нажать кнопку создать
.
· в окне «новая таблица»
выбрать пункт «конструктор
»
· создать структуру таблицы, для этого надо заполнить столбцы «имя поля
» и «тип данных
» следующим образом:
| Имя поля
|
Тип данных
|
| Группа |
Текстовый (щелкните мышкой) |
· В ответ на вопрос “Создать ключевое поле сейчас
” нажмите кнопку нет
.
· Таблицу назвать «группы
»
Задание 4
Создать форму
для заполнения таблицы «группы», заполнить эту форму, выполнив следующие действия:
· Выбрать вкладку «формы
»
· Нажать кнопку создать.
· Выбрать «автоформу : в столбец
», в качестве источника данных
выбрать таблицу «группы»
· Введите данные в форму «группы»
Задание 5
Обратите внимание на то, что если вы в поле «фамилии» введете новую фамилию, то она не появится в раскрывающемся списке фамилий. Убедитесь в этом!!
Задание 6
.
Создадть самозаполняющийся список фамилий, чтобы при вводе новой фамилии эта фамилия автоматически попадала в список .и впоследствии эту фамилию можно было бы выбрать из списка, а не набирать заново. Для этого выполните следующие дейчтвия:
1. Создайте форму
, основанную на таблице «анкета»
с именем «форма для добавления записей».
Эта форма будет использоваться для добавления в список новых пунктов.
2. Создайте группу макросов. Будьте очень внимательны при выполнении этого пункта!!!
· Выбрать вкладку «макросы
», нажать кнопку создать.
· Ввести макрокоманду «открыть форму
»
- Имя формы: « форма для добавления записей
»
- Режим: Форма
- Режим данных: Добавление
- Режим окна: Обычное
· Закрыть окно и сохранить макрос с именем «Добавление»
· Создать следующий макрос:
· Ввести макрокоманду «Выполнить команду
»
- Команда «Сохранить запись (Save Record
)»
· Ввести макрокоманду «Выделить обьект
»
- Тип обьекта: Форма
- Имя обьекта: Анкета
- В окне базы данных: Нет
· Ввести макрокоманду «Обновление»
- Имя элемента: Фамилия
· Закрыть окно и сохранить макрос с именем «Закрытие
»
3. Переключитесь в форму «Форма для добавления записей
» в режиме конструктора.
4. Выбрать режим «вид/свойства
»
5. Открыть вкладку «События
»
6. Добавить макрос «Закрытие
» в свойство «Закрытие формы
»
7. Закрыть форму
8. Откройте в режиме конструктора форму «Анкета
»
9. Щелкните «правой мышкой» по полю «фамилия
» выберете пункт «свойства
»
· Открыть вкладку «События
»
· Указать имя макроса «Добавление
» в поле ввода свойства «Двойное нажатие кнопки
»
Задание 7.
1. Проверьте работу созданных Вами макросов по созданию самозаполняющегося списка.
· Переключитесь в режим формы « анкета
»
· Дважды
щелкните мышкой по полю «фамилия
», введите фамилию «Клинтон
»,
· Заполните остальные обязательные
поля для записи с фамилией «Клинтон
»
· закройте форму. Вы опять в главной форме «Анкета
»
· Попробуйте раскрыть список фамилий, щелкнув мышкой по кнопке t
.
Если Вы аккуратно выполнили Задание 6, то в списке Вы обнаружите фамилию «Клинтон»
2. Закройте форму, сохранив внесенные изменения. ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ!!!!!!!!
Упражнение 3
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Проектирование многотабличных баз данных
· Мастер таблиц.
· Мастер форм.
· Модификация структуры таблицы
Задание 1
1.
Создать таблицу «Преподаватели
»: Используйте Мастер таблиц
.
· Выбрать для создания таблицы образец «Сотрудники
» и выбрать из предложенного перечня полей следующие:
- Фамилия
- Имя
- Отчество
- Должность
- Название отдела (переименовать, как “кафедра”)
· Назвать созданную таблицу “Преподаватели
” Связи не определять
, т.е. нажать кнопку Далее.
· Выбрать режим “непосредственный ввод данных в таблицу
”
· В режиме конструктора определить тип данных для каждого поля
| Имя поля
|
Тип данных
|
| Фамилия |
Текстовый (щелкните мышкой) |
| Имя |
Текстовый |
| Отчество |
Текстовый |
| Должность |
Текстовый |
| Кафедра |
Текстовый |
· Определить свойства полей на вкладке “Общие”
в режиме конструктора следующим образом:
| Поле
|
Свойства полей
|
||||||
| Размер
|
Формат поля
|
Маска ввода
|
Подпись
|
Значение по умолчанию
|
Обязательное поле
|
Индексированное поле
|
|
| Фамилия
|
30 |
Фамилия |
да |
Да(совпадения допускаются) |
|||
| Имя
|
12 |
Имя |
да |
нет |
|||
| Отчество
|
30 |
Отчество |
Да |
нет |
|||
| Должность
|
20 |
Должность |
нет |
нет |
|||
| Кафедра
|
50 |
Кафедра |
Да |
нет |
|||
· Для поля «кафедра
» изменить элемент управления следующим образом:
- Откройте вкладку «Подстановка»
и установите следующие свойства для поля «кафедра»
| Тип элемента управления
|
Поле со списком |
| Тип источника строк
|
Список значений. |
| Источник строк
|
Введите список кафедр, используя в качестве разделителя точку с запятой “ ;
|
| Ограничиться списком
|
Да |
Задание 2
1.
Создайте форму для заполнения таблицы «Преподаватели».
· Выбрать вкладку «Формы
», и создать форму, используя Мастер форм
, определив в качестве источника
таблицу «Преподаватели
»
· Отметить мышкой все поля для создания формы
· Выбрать вид формы «ленточная
»
· Стиль выбрать на свое усмотрение
· Имя формы «Преподаватели
»
· Дальнейшие действия «Открыть форму для просмотра
»
2. Заполните форму. Обратите внимание на то, столбец «кафедра
» заполняется путем подстановки из сформированного Вами списка.
ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ!!!!!!!!
Упражнение 4
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Проектирование многотабличных баз данных
· Элемент управления типа – «поле со списком
»
Задание 1
1. Создать таблицу «Дисциплины» в режиме конструктора с параметрами
| Имя поля
|
Тип данных
|
| Дисциплина |
Текстовый |
2. Определить свойства полей таблицы “Дисциплины
” на вкладке “Общие
” следующим образом:
| Поле |
Свойства полей
|
|||
| Размер
|
Подпись |
Обязательное поле |
Индексированное поле |
|
| Дисциплина |
20
|
Дисциплина |
Да |
Да(совпадения не допускаются) |
3. Создайте форму
для заполнения таблицы «Дисциплины
». Для этого:
· Перейдите на вкладку «формы
»
· Нажмите кнопку создать
.
· Выбрать Автоформа: ленточная
, в качестве «источника данных
» выберете таблицу «Дисциплины
».
4. Введите названия дисциплин, которые читаются на третьем курсе в форму
Задание 2
1. Создайте таблицу «Экзамен»
в режиме конструктора таблиц с параметрами
| Имя поля
|
Тип данных
|
| Дисциплина |
Текстовый |
| Группа |
Числовой |
| Студент |
Текстовый |
| Результат контроля |
Текстовый |
2. Определить свойства
полей на вкладке “Общие
” следующим образом:
| Поле
|
Свойства полей
|
||||
| Размер
|
Формат поля
|
Подпись
|
Обязательное поле
|
Индексированное поле
|
|
| Дисциплина |
15
|
Дисциплина |
Да
|
Да(совпадения допускаются) |
|
| Группа |
3
|
Группа |
Да
|
Да(совпадения допускаются) |
|
| Студент |
30
|
Студент |
Да
|
Да(совпадения допускаются) |
|
| Результат контроля |
10
|
Результат контроля |
Да
|
Да(совпадения допускаются) |
|
Так как у Вас в базе уже имеется таблица
с перечнем групп
, таблица с перечнем дисциплин
, а также таблица «Анкета
» с перечнем студентов
этим надо воспользоваться для автоматического заполнения полей «группа
», «дисциплина
» и «Студент
» в создаваемой Вами таблице «Экзамен
» Это можно сделать с помощью элемента управления полем
Задание 3
1. Для поля «группа
» изменить элемент управления:
· Откройте вкладку «Подстановка»
и установите следующие свойства для поля «группа
»
| Тип элемента управления
|
Поле со списком |
| Тип источника строк
|
Таблица/запрос. |
| Источник строк
|
5. Щелкните мышкой, 6. Нажмите кнопку …
7. В появившемся окне “построителя запросов” : · добавить
· закрыть
· перетащить с помощью мыши поле “Группа
в поле “вывод на экран
|
| Ограничиться списком
|
Да |
2. Аналогично изменить элемент управления для полей «дисциплина» и «студент», используя в качестве строк соответственно таблицы «дисциплины» и «анкета».
3. Для поля «результат контроля
» изменить элемент управления следующим образом:
· Откройте вкладку «Подстановка»
и установите следующие свойства для поля «результат контроля»
| Тип элемента управления
|
Поле со списком |
| Тип источника строк
|
Список значений. |
| Источник строк
|
Введите список оценок, используя в качестве разделителя точку с запятой
|
| Ограничиться списком
|
Да |
Задание 4
1. Создайте форму
для заполнения таблицы «Экзамен
»
· Перейдите на вкладку «формы»
· Нажмите кнопку создать
.
· Выбрать Автоформа: ленточная
, в качестве «источника данных
» выберете таблицу «Экзамен
».
Задание 5
1. Пользуясь созданной в Задании 4 формой «Экзамен
» введите данные по двум дисциплинам на Ваш выбор
по всем
студентам своей
группы в таблицу «Экзамен
», . Оценки проставлять произвольно (желательно разнообразные
).
Упражнение 5
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Проектирование многотабличных баз данных
· Элемент управления типа поле со списком
· Элемент управления типа - флажок
Задание 1
1. Создайте таблицу «Зачет
» в режиме конструктора таблиц с параметрами
| Имя поля
|
Тип данных
|
| Дисциплина |
Текстовый
|
| Группа |
Числовой
|
| Студент |
Текстовый
|
| Результат |
Логический
|
2. Определить свойства полей на вкладке “Общие
” следующим образом:
| Поле
|
Свойства полей
|
||||
| Размер
|
Формат поля
|
Подпись
|
Обязательное поле
|
Индексированное поле
|
|
| Дисциплина |
15
|
Дисциплина |
Да
|
Да(совпадения допускаются) |
|
| Группа |
3
|
Группа |
Да
|
Да(совпадения допускаются) |
|
| Студент |
30
|
Студент |
Да
|
Да(совпадения допускаются) |
|
| Результат |
Да/Нет
|
Результат |
Да
|
Да(совпадения допускаются) |
|
Так как у Вас в базе уже имеется таблица с перечнем групп
, таблица с перечнем дисциплин
, а также таблица «Анкета
» с перечнем студентов
этим надо воспользоваться для автоматического заполнения полей «группа
», «дисциплина
» и «Студент
» в создаваемой Вами таблице «Зачет
»
Это можно сделать с помощью элемента управления полем
3. Для поля «группа
» изменить элемент управления:
- Откройте вкладку «Подстановка»
и установите следующие свойства для поля «группа»
| Тип элемента управления
|
Поле со списком |
| Тип источника строк
|
Таблица/запрос. |
| Источник строк
|
8. Щелкните мышкой, 9. Нажмите кнопку …
10. В появившемся окне “построителя запросов” : · добавить таблицу “Группы”, · закрыть окно “добавление таблицы” · перетащить с помощью мыши поле “Группа” в “поле
· в поле “вывод на экран
|
| Ограничиться списком
|
Да |
4. Аналогично изменить элемент управления для полей «дисциплина» и «студент», используя в качестве строк соответственно таблицы «дисциплины» и «анкета».
Задание 2
1. Создайте форму для заполнения таблицы «Зачет»
· Перейдите на вкладку «формы
»
· Нажмите кнопку создать
.
· Выбрать Автоформа: ленточная
, в качестве «источника данных
» выберете таблицу «Зачет
».
2. Пользуясь созданной формой «Зачет
» введите данные по всем студентам своей группы по двум дисциплинам на свой выбор .
Зачет отмечайте флажком 4.
У такой формы контроля, как «зачет
» может быть два
состояния: «зачет
» или «незачет
». Для индикации состояния, которое может иметь одно из двух допустимых значений, используется элемент управления типа флажок, в чем Вы и убедились
Теперь сделаем так, чтобы рядом с флажком появлялась надпись «
зачет»,
а если флажка нет ( то есть Вы не отметили его галочкой ), то пусть появляется надпись «незачет
»
Задание 3
Для того, чтобы посредством флажка ввести поле одно из двух значений надо воспользоваться функцией управления Iif
, а для этого следует выполнить следующие действия:
1.
Откройте форму «Зачет
» в режиме конструктора
2. Справа о
»:
·Щелкните мышкой по значку аб на панели инструментов и справа
от флажка еще раз щелкните мышкой, появится поле с произвольной надписью ( поле…..).
3.
Нажмите «правую
мышку» на этом поле, раскройте пункт «свойства
», Введите в свойство «данные
» следующее выражение
=
Iif
([Результат];”Зачет”;”Незачет”)
.
4. Установить для свойства “Вывод на экран
” для надписи
( надпись находится слева от поля ) поля значение “нет
”
Задание 4
1. Просмотрите форму «Зачет» в режиме формы. Теперь установленный
флажок будет соответствовать значению «зачет», а снятый
флажок – значению «незачет».
2.
Пользуясь новым элементом управления «флажок» проставьте результаты по зачету заново СОХРАНИТЬ!!!!
Упражнение 6
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Проектирование многотабличных баз данных
· Связи между таблицами
Таблица состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. MS Access поддерживает четыре типа отношений между таблицами:
Один-к-одному
(каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице
Один-ко-многим
(каждая запись в одной таблице соответствует многим записям в другой таблице)
Много-к-одному
(аналогична записи «один-ко-многим)
Много-ко-многим
( одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы либо одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы )
Тип отношения «один-ко-многим» является наиболее общим
Рассмотрим на конкретном примере, для чего может понадобиться связь
между таблицами.
Допустим Вы уже по всем группам заполнили таблицы «Экзамен», и «Зачет» полностью и выяснилось, что одна из дисциплин в таблице «дисциплины» названа неверно, что в свою очередь отразилось на заполнении таблиц «Зачет», либо «Экзамен». Аналогичная ситуация может случиться с фамилией студента и.т.д…..
Как сделать, чтобы исправив название дисциплины в таблице «Дисциплины», либо, изменив фамилию студента в таблице «Анкета», таблицы « Зачет» и «Экзамен» были бы исправлены автоматически. Для этого надо установить связи между таблицами:
Задание 1
Установите связь между таблицами «Зачет
» –[
«Дисциплины
», «Анкета
» ]
Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда поле , по которому устанавливается связь ( со стороны отношения «один») должно иметь свойство:
Индексированное поле - Да, совпадения не допускаются»
Это относится к полю «фамилия
» в таблице «анкета
»
и полю «дисциплина
» - в таблице «дисциплины
»
Проверьте наличие этих свойств в ваших таблицах, прежде, чем приступить к выполнению задания
1. Для этого выполните следующие действия:
· Перейти в режим «Таблицы
»
· Если у вас есть открытые
таблицы, или формы - закройте
их.
· Нажмите кнопку «Схема данных
» на панели управления.
· Пользуясь «правой
мышкой» добавьте
в схему все таблицы «Зачет
» ,«Анкета
», «Дисциплины
»
· Закройте
окно «Добавление таблицы
» В схеме данных должны появиться три
схемы выше указанных таблиц.
· Поместите указатель мыши на поле «Дисциплины
» таблицы «Зачет
» и, нажмите левую
кнопку и, не отпуская
ее, перетащите появившийся значок поля на поле «Дисциплина
» таблицы «Дисциплины». Появится диалоговое окно «Связи
»
· Поставьте флажок «Обеспечение целостности данных
»
· Поставьте флажок «Каскадное обновление связанных полей
»
· Нажмите кнопку Обьединение
.
· Выберете опцию 3, OK
.
· Нажмите кнопку Создать
. , чтобы подтвердить создание связи.
· Перейдите в окно « Схема данных
», Вы должны увидеть появившуюся связь «один-ко-многим»
2.
Аналогично создайте связь между полем «фамилия» таблицы «анкета» и полем «студент» таблицы «Зачет». (последовательность действий та же, что и при установлении связи между таблицами «Дисциплины» – «Зачет», только связываются другие поля)
Задание 2
Если Вы правильно выполнили задание 1, то:
После установления связи изменение полей «фамилия» и
«дисциплина
» соответственно в таблицах «анкета» «дисциплины» автоматически
повлечет связанных с этими полями полей «дисциплина
» и «студент
»в таблице «Зачет
». В свою очередь Вы не сможете ввести в таблицу « Зачет
» новые
фамилии, или дисциплины
, если они отсутствуют
в таблицах «Анкета
» и «Дисциплины
»
Проверьте это!!!!!…
Задание 3
1.
Установите связь между таблицами «Экзамен
» -
[«Анкета
», «Дисциплины
»] Проверьте, как работают связи!!! СОХРАНИТЬ!!!!!!
Упражнение 7
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Подчиненные формы.
· Просмотр данных, имеющих отношение один-ко-многим
Допустим, Вам требуется посмотреть данные результатов экзамена по каждому студенту в отдельности
, либо по каждой дисциплине
в отдельности, используя уже готовую таблицу, где у Вас занесены общие результаты по всем студентам и по всем дисциплинам.
Для этого используется механизм создания подчиненных форм.
Задание 1.
Создать подчиненную форму по результатам сдачи экзаменов с выборкой по каждому студенту в отдельности.
Выполнить последовательно действия:
1. Откройте Вашу базу данных
2. Выберете вкладку «формы
»
3. Нажмите кнопку создать
и выберете опцию «Мастер форм
», не
выбирая источник данных, нажмите кнопку ОК
4. В окне «Создание форм
» выберете из списка Таблицы/запросы
таблицу «Экзамен
» (это будет подчиненная форма
»). Поместите в «выбранные поля
» поля «дисциплина», «студент», «результат контроля
»
5. Не выходя из окна «Создание форм
», выберете из списка «Таблицы/запросы
» таблицу «Анкета
» (это будет главная форма
) и поместите в список «Выбранные поля
» поле «Фамилия
» .
6. Нажмите кнопку далее
, в результате откроется следующее окно диалога «Создание форм
». В этом окне Вам предстоит определить главную и подчиненную таблицы.
7. Щелкните мышкой по таблице «Анкета
».
8. Обратите внимание на правую часть окна
: в верхней
части отображаются поля главной
(«Анкета
»), а в нижней
части – подчиненной
(«Экзамен
») таблицы.
9. Выбрать опцию «подчиненные формы
»
10. Определив главную и подчиненную таблицы, нажмите кнопку далее
.
11. Выберете внешний вид
– табличный
12. Выберете стиль
на Ваше усмотрение
13. Форму назвать « Анкета для экзамена
», название подчиненной формы не изменять.
14. Нажать готово
.
Созданная форма вполне приемлема для использования.
Попробуйте менять фамилию студента
( используйте кнопки перемещения по записям внизу окна) , и Вы увидите как меняется содержимое таблицы «Экзамен». Причем информация, появляющаяся в таблице относится только к выбранному Вами студенту.
Убедитесь в этом!!!
В этой форме явно лишняя информация в подчиненной таблице «Экзамен», ведь вполне достаточно фамилии
студента, которая появляется вверху над результатами контроля. Это можно исправить в конструкторе форм в следующем упражнении.
Упражнение 8
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Форматирование форм.
Внешний вид формы можно изменить:
· Изменить стиль
· Изменить шрифт
· Добавить надписи
· Удалить ненужные поля
· Вставить рисунок, диаграмму и.т.д.
Задание 1
Измените стиль формы « Анкета
» по своему усмотрению, для этого:
· Откройте форму в режиме конструктора
· Нажмите на панели инструментов кнопку «Автоформат
»
· Выберете нужный стиль
Задание 2
1. Измените цвет фона
и цвет шрифта
для каждого поля по своему усмотрению
2. Вставьте на место поля «код
» рисунок
:
· Нажмите кнопку «рисунок
» на панели инструментов, щелкните мышкой по тому месту , где должен быть рисунок (поле «код») и выберете любой из файлов в папке «
Programm
Files
Microsoft
Office
Clipart
».
Задание 3
1. Попробуйте изменить размер
поля для ввода фамилии по высоте
, для этого надо щелкнуть мышкой по этому полю и изменить появившиеся границы поля.
2. Измените шрифт (размер,вид,цвет …) для поля «Фамилия»
Задание 4
1. Убрать в подчиненной форме «Экзамен
» поле «Студент
»:
· Открыть форму «Анкета для экзамена
» .(В подчиненной форме «Экзамен
» желательно убрать поле «Студент
», так как фамилия уже присутствует в верхней части формы)
· уберите поле «студент
»:
- Открыть форму в режиме конструктора
- Выделить поле «студент
» и «вырезать
» это поле.
2. Выйдите из режима конструктора и посмотрите, как теперь выглядит форма
Упражнение 9
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Выбор данных из таблиц с помощью запросов
Вы уже познакомились с конструктором запросов, когда использовали их для подстановки в качестве источника строк при построении таблиц.
Задание 1
1. Добавьте в таблицу “Экзамен
” поле “Преподаватель
” со следующими характеристиками:
· Тип данных – текстовый
· Подпись – преподаватель
· Подстановка – используйте поле со списком (источник строк
– таблица “преподаватели
”
Задание 2
У Вас в таблице «Экзамен» должно быть не менее 20 записей и эти записи должны содержать информацию:
· Не менее, чем по трем
дисциплинам
· Оценки должны быть разные
( от отлично до неудовлетворительно )
· Студенты должны быть из разных
групп ( хотя бы из двух
)
Убедитесь в том, что записей в таблице достаточное количество, в противном случае добавьте новые записи.
Задание 3
2. Создайте запрос
по выбору записей, содержащих студентов, сдавших все экзамены на «отлично
». Для этого надо выполнить следующие действия:
· Выбрать в окне базы данных вкладку «Запрос
», нажать кнопку Создать
.
· В окне диалога «Новый запрос
» выберете опцию «Конструктор
»
· Access предложит Вам выбрать таблицу, выберете таблицу «Экзамен
», нажмите кнопку добавить
и закройте окно диалога.
· Из таблицы последовательно выберете поля «Студент
», «дисциплина
», «результат
» и перетащите выбранные поля по очереди в бланк запроса.
( можно просто дважды
щелкнуть мышкой по каждому полю).
· В строке « условие отбора»
введите условие:
- Щелкните по кнопке «построить
» на панели управления
- В появившемся построителе щелкните по кнопке «Like
»
- Напечатайте Like
“отлично
”, ОК
.
· Закройте окно конструктора запросов.
3. Сохраните запрос с именем “Запрос по отличникам
”
4. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно
Задание 4
1.
Создайте аналогичный запрос по двоечникам и сохраните с именем «Запрос по двоечникам»
2. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно
Задание 5
1. Создайте запрос на выборку записей по результатам контроля по дисциплине
, которую преподает Быковская (
можно выбрать другого преподавателя).
Запрос сохраните с именем «Запрос по дисциплине
»
2. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно
Задание 6
1.
Создайте на базе таблица «Анкета
» запрос для формирования списка студентов, которые родились
с 1 мая 1979 года по 31 декабря 1979года.
Для формирования запроса Вам следует вызвать построитель выражений ( кнопка «построить
») и выбрать в списке операторов - оператор сравнения Beetween
, нажать кнопку «Вставить
», ОК
Теперь откорректируйте появившееся выражение следующим образом:
Between
#01.05.79#
And
#31.12.79#
.
Если вдруг оказалось, что таких студентов в Вашей группе нет , измените
условия запроса.
Запрос сохранить
с именем «Запрос по дате рождения
»
2. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно
Задание 7
Создайте формы для всех запросов ( автоформа ленточная )
Желательно, чтобы режим запросов должен быть организован только для просмотра нужной информации, а не для ее корректировки.
Задание 8
Закрыть доступ к корректировке базы данных в режиме запросов.
Чтобы в режиме запросов нельзя было бы изменить информацию в базе данных надо выполнить следующие действия:
1. Открыть форму для запроса в режиме конструктора
2. Пометить поле и правой кнопкой вызвать свойства помеченного поля, затем на вкладке «данные
» установить свойство «Блокировка
» – Да
.
Аналогично установите
Свойство «Блокировка – Да»
для всех полей во всех формах для запросов (формы для запросов Вы создали в Задании
Упражнение 10
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Построение отчетов.
Вы уже научились создавать таблицы, вводить и редактировать в них данные как в самих таблицах, так и при использовании форм. Вы можете также просматривать и анализировать базу, выбирая нужную информацию с помощью запросов. Результаты просмотра и анализа могут быть представлены в виде отчетов.
В этом упражнении Вы научитесь создавать и оформлять отчеты для их последующей распечатки.
Задание 1
1. Создать отчет по результатам сдачи экзаменов
, используя таблицу «Экзамен
». Для этого выполните последовательность действий:
- Откройте вкладку «отчеты
»
- Нажать кнопку создать
, выбрать Мастер отчетов
, в качестве источника
выбрать таблицу «Экзамен
»
- Перенести в «выбранные поля
» следующие поля:
¨ Дисциплина
¨ Группа
¨ Студент
¨ Результат контроля
- Нажать далее
.
Теперь надо определить, требуется ли сгруппировать
данные по какому-либо из полей. Поля
, по которым будет осуществляться группировка
, помещаются в верхней
части правого списка в отдельной
рамке и выделяются на экране синим
цветом.
- Выбрать группировку по дисциплине
, нажать далее
- Задать режим сортировки в возрастающем порядке по полю «Студент
», нажать далее
.
- Определить вид макета
- «Ступенчатый
» (или на свое усмотрение , можете поэкспериментировать), нажать далее
- Выбрать стиль
на свое усмотрение, нажать далее
- Задать имя отчета «Отчет по экзаменам
», нажать кнопку «Готово
».
Отчет готов, можете просмотреть его в режиме «ФайлПредварительный просмотр».
Для того, чтобы привести отчет в требуемый вид, его можно откорректировать в режиме конструктора.
Задание 2
1. Откройте Ваш отчет в режиме конструктора
2. Теперь, пользуясь теми же приемами, что и при форматировании форм (напоминаю - надо выделить
изменяемое поле ,щелкнуть правой
мышкой и и выбрать пункт «свойства
»), измените в отчете в области заголовка
и в области данных
размер шрифта на 12
, каждое поле (столбец) раскрасьте разным
цветом и.т.д.
3. Обычно в заголовке
отчет размещают дату
печати отчета.
Для размещения даты выполните следующие действия:
- Выберете на панели инструментов кнопку поле аб!
- Установите указатель мыши на место в области верхнего
колонтитула, где Вы предполагаете
разместить поле
даты. В отчете появится связанный обьект, состоящий из поля ввода и надписи к нему.
- Выделите надпись связанного поля и удалите ее, нажав клавишу “delete
”, Вы подобную операцию выполняли, когда работали с флажком
.
- Выделите поля ввода, где будет размещаться дата, и откройте для него окно свойств (правой мышкой ).
- Перейдите на вкладку данные
и нажмите кнопку построителя ...
На экране откроется окно диалога «Построитель выражения
».
- Откройте раздел «Встроенные функции
» папки «Функции
» и, используя функцию Now
из списка функций, задайте выражение Now
()
, нажав последовательно кнопки вставить
, ОК
.
- Нажмите кнопку раскрытия списка свойства
“Формат
” вкладки “Макет
” и выберете устраивающий Вас формат отображения даты в отчете.
1. Отчет сохраните с именем « Экзамен
»
4. Просмотрите отчет
5. Аналогично созданию отчета “Экзамен” создайте отчет “Зачет
”
Упражнение 11
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Создание кнопок управления.
Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий.
Задание 1
1. Создать кнопки выхода
из всех форм, которые Вы создали:
- Анкета,
- Преподаватели
- Дисциплины
- Группы
- Экзамен
- Зачет
Начнем с формы «Анкета
»
¨ Открыть форму в режиме конструктора
¨ Установите режим использования мастера на панели элементов ( кнопка «Мастера
»)
¨ Выберете инструмент Кнопка на панели элементов.
¨ Установите указатель мыши на место в форме, в котором Вы предполагаете расположить кнопку для выхода из формы
и нажмите кнопку мыши. Запускается мастер создания кнопки конструктора форм
В первом окне диалога расположены два списка: Категории
и Действия
¨ Выберете в списке Категории
пункт «Работа с формой
», а в списке «Действия
» пункт «Закрытие формы
», далее
.
¨ В окне «Создание кнопок
» введите текст
«Выход
», Далее
.
¨ Задать имя
кнопки «Выход из анкеты
», готово
Теперь можно выйти из конструктора и попробовать, как работает кнопка.
Задание 2
Создать кнопки выхода
для всех
форм ( в том числе и запросов), которые Вы создали:
Задание 3
Создать кнопки выхода для всех отчетов
, которые Вы создали:
Оформление кнопок можно изменить в режиме конструктора, используя правую мышку «Цвет текста
»
Упражнение 12
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Создание кнопочных форм
Кнопочная форма есть не что иное, как Меню для работы в базе данных. В меню может быть несколько вложенных подменю. Вы будете создавать меню следующей структуры:
Схема меню
В этом меню 3 уровня
Задание 1
1. Создать меню 1-го уровня:
- Закройте
все таблицы, формы, отчеты, запросы
- Выберете пункт меню «Сервис/ Надстройки/ Диспетчер кнопочных форм
», в ответ на вопрос
« Создать кнопочную форму?»
нажать кнопку Да .
Перед Вами окно диспетчера кнопочных форм
- Нажать кнопку «Изменить
»
- Ввести название кнопочной формы « Студенты ПФ СКАГС
»
- Нажать кнопку Закрыть
.
- Нажать кнопку создать
- В окне « Создание
» ввести текст «Формы
» , ОК
.
- Нажать кнопку создать
.
- В окне « Создание
» ввести текст «Запросы
» , ОК
.
- Нажать кнопку создать
.
- Аналогично создать следующие страницы кнопочной формы :
«Отчеты
», «Выход
»
2. Создать меню 2-го
уровня
Теперь последовательно будем раскрывать каждый пункт меню 1-го уровня (для наглядности можно ориентироваться на схему меню).
¨ Отметить курсором главную кнопочную форму «Студент
» и нажать кнопку Изменить
¨ Создать
элемент кнопочной формы
¨ Текст «Формы
»
¨ Команда «Переход к кнопочной форме
»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Формы
», ОК
.
¨ Создать
элемент кнопочной формы
¨ Текст «Запросы
»
¨ Команда «Переход к кнопочной форме
»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Запросы
», ОК
.
¨ Создать
элемент кнопочной формы
¨ Текст «Отчеты
»
¨ Команда «Переход к кнопочной форме
»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Отчеты
», ОК
¨ Создать
элемент кнопочной формы
¨ Текст «Выход
»
¨ Команда «Выход из приложения
»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Выход
», ОК
.
Закрыть
окно «Изменение страницы кнопочной формы», Вы вернулись
в окно «Диспетчер кнопочных форм
»
3. Создать меню 3-го
уровня:
Установить курсор на страницу «Формы
» и нажать кнопку изменить
.
Вы находитесь в окне «Изменение страниц кнопочной формы
»
¨ Создать
элемент кнопочной формы
¨ Текст «Анкета
»
¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования
»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Анкета
», ОК
.
¨ Создать
элемент кнопочной формы
¨ Текст «Преподаватели
»
¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования
»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Преподаватели
»ОК
.
¨ Создать
элемент кнопочной формы
¨ Текст «Дисциплины
»
¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования
»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Дисциплины
»ОК
.
¨ Создать
элемент кнопочной формы
¨ Текст «Группы
»
¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования
»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Группы
»ОК
.
Вы создали меню для ввода и корректировки информации в базу данных , теперь создадим меню для вызова запросов
Задание 2
Создать меню 3-го уровня для вызова запросов.
Закрыть
окно «Изменение страницы кнопочной формы
», если Вы в нем находитесь. Вы опять в диспетчере кнопочных форм
Установить курсор на страницу «Запросы
» и нажать кнопку изменить
. Вы находитесь в окне «Изменение страниц кнопочной формы
»
¨ Создать
элемент кнопочной формы
¨ Текст «Запрос по двоечникам
»
¨ Команда «Открытие формы в режиме редактирования
»
¨ Кнопочная форма - выбрать из списка «Запрос по двоечникам»,
ОК
.
Аналогично создать элементы кнопочной формы для других запросов:
Задание 3
Создать меню 3-го уровня для просмотра отчетов, выполнив действия аналогичные действиям при создании меню для форм и запросов
Задание 4
1. Закройте диспетчер кнопочных форм
Теперь в Вашей Базе на вкладке «Формы
» появилась новая форма с именем «Кнопочная форма».
2. Откройте эту форму и проверьте как работает меню
Упражнение 13
Система управления базами данных
MS
Access
Тема
: Использование кнопок управления для перехода из одного уровня Меню в другой.
Задание 1
В Вашем Меню имеется одна
кнопка выхода
, настроенная на выход из базы данных
Создайте на каждом уровне кнопки управления для возврата на более высокий уровень ( выход в меню « Студенты ПФ СКАГС
»).
1. Закройте
все таблицы, формы, отчеты, запросы
2.
Выберете пункт меню «Сервис/ Надстройки/ Диспетчер кнопочных форм».
3. Отметить страницу «Формы
», нажать кнопку изменить
4. Создать новый элемент кнопочной формы с элементами:
¨ Текст - Выход
¨ Команда – Переход к кнопочной форме
¨ Кнопочная форма - «Студент
», ОК
5. Закрыть окно «Изменение страницы кнопочной формы
»
6. Отметить страницу «Запросы
», нажать кнопку изменить
7. Повторить действия пункта 4
. для создания кнопки выхода из пункта меню «Запросы
»
8. Аналогичные кнопки создать для пункта меню «Отчеты
»
9. Закрыть диспетчер кнопочных форм
Задание 2
Открыть кнопочную форму и проверить как работают кнопки перехода с второго уровня на первый
Упражнение 14
Система управления базами данных
MS
Access
Тема: Оформление Меню для работы с базой
Меню работы с базой можно внешне изменить , дополнив его рисунками, значками, изменить размер кнопок, изменить шрифт надписей пунктов меню и.т.д. Кроме того создав Меню работы с базой желательно от посторонних глаз скрыть окно базы данных, чтобы пользователь разработанного ВАМИ программного продукта не смог увидеть и изменить
таблицы, запросы, макросы.
Задание 1
1. Изменить шрифт надписей пунктов меню:
¨ Открыть кнопочную форму
в режиме конструктора
¨ Выделить мышкой то место, где может быть надпись пункта меню «Формы
»
¨ Выбрать пункт меню «Видсвойства
», (либо просто щелкнуть правой мышкой )
¨ Откройте вкладку «Макет
» и можете на свое усмотрение изменить:
- Размер шрифта
- Цвет текста
- Цвет границы
- Насыщенность
2.
Аналогично можно изменить оформление для всех пунктов меню, сделайте это!!
3. Теперь можно выйти из режима конструктора и посмотреть, как выглядит кнопочная форма(Это и есть главное меню для работы с базой данных ).
Задание 2
1. Вставьте рисунок
в кнопочную форму на пустое
место слева
от меню:
- Открыть кнопочную форму
в режиме конструктора
- Щелкните правой кнопкой по пустому месту
справа от меню
- Выбрать пункт «Свойства
»
- Выбрать вкладку «Макет/ Рисунок
», нажать кнопку …
.
- Выбрать рисунок в папке С:
Windows
2. Оформление можно продолжать дальше, меняя цветовые гаммы оставшегося места на панели Меню.
Задание 3
1. Скрыть окно базы данных:
- Выбрать пункт меню « Сервис / Параметры запуска
»
- Убрать флажок «Окно базы данных
»
2. Закрыть базу данных, и открыть ее вновь, перед Вами сразу появится Меню.