Изучение работы модуля Организации и банки системы Галактика

Министерство образования и науки Украины

Севастопольский государственный технический

университет

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к выполнению лабораторной работы № 1

ИЗУЧЕНИЕ РАБОТЫ МОДУЛЯ "ОРГАНИЗАЦИИ И БАНКИ" СИСТЕМЫ "ГАЛАКТИКА".

НАСТРОЙКА ОБЩЕСИСТЕМНЫХ КАТАЛОГОВ.

по учебной дисциплине

"Информационные системы в менеджменте "

Севастополь

2003

Методические указания подготовлены с целью
получения студентами практических навыков по изучению основных каталогов и справочников ПК "Галактика", методы работы с ними. Заполнение информацией.

Методические материалы рассмотрены и утверждены на заседании кафедры менеджмента и экономико-математических методов

Допущено учебно-методическим центром СевНТУ в качестве методических указаний

Рецензент: Ротко В.Ф., к.т.н., доцент кафедры кибернетики и вычислительной техники

1. Краткие теоретические сведения. Настройка общесистемных каталогов

Краткая справка:

F
3
– вызов справочников

F
7
– создание

F
8
– удаление

F
1
– помощь

Enter
– выбор чего-либо

Esc
– выход с сохранением

Ctrl
-
P
– печать

Alt
-
F
10
– вызов локального меню

1.1 Каталог организаций

Краткая справка:

1. Умолчание, принятое в системе - название собственной организации необходимо начинать с пробела.

2. Поле "Тип предприятия
" в 5.50 никак не используется, поэтому заполнение ни на что не влияет.

3. Поле "Наименование предприятия
" - обратите внимание на важность единого подхода к формированию наименований организаций. Если названия в кавычках – то у всех, если нет, то тоже у всех.

Рекомендуемый формат наименования – ООО "Рога и копыта"
.

4. Поле "Государство
". Заполняя каталог государств, обратите особое внимание на параметр "Налоги - применяются/не применяются".

5. Поле "Входит в состав корпорации
– да/нет" – влияет на формирование консолидированного баланса в модуле "Консолидация".

Заострите внимание на поле "При закупке автоматически применять налоги для
таможенной декларации
". Обратите внимание на то, что данный параметр действует в сочетании с параметром "Т", задаваемом в каталоге групп налогов.

6. Формируя различные группы организаций:

1. Клавиша Alt
-
S
– переход в режим "Дерево" и назад.

2. Создать новую группу организаций - Alt
-
F
10
+ функция "Создать новую группу"

3. Занести одну группу в несколько групп – Alt
-
F
10
+ функция "Добавить существующую организацию в группу"

4. Нажатие Alt-F10 равносильно нажатию правой клавиши мыши.

5. Раскрыть группу – Ctrl
-
Enter
, и закрыть группу – Ctrl
-
Backspace
.

Перед началом работы с программой необходимо определить и заполнить основные каталоги и справочники ПК "Галактика".

Сведения обо всех организациях (включая собственную) содержатся в каталоге "Организации и банки" В модуле "Настройка" заполните этот каталог. Если в каталоге уже есть информация, Вы увидите список организаций, если каталог еще не заполнен, то на экране появится запрос "Введите информацию о собственной организации".

Путь от главного меню

Настройка Þ =Настройка= Þ Заполнение каталогов Þ Организации и банки

На экране появится следующая информация:

Верхняя панель каталога "Организации и банки" – основные данные об организации. Нижняя – сведения о банковских реквизитах по всем имеющимся у организации счетам (быстрый переход на нижнюю панель (ALT
+стрелка вниз
).

При заполнении верхней панели такие поля, как "Страна" и "Город", заполняются с использованием каталогов:

- Каталог стран

- Каталог городов

Обращение к этим каталогам происходит по клавише F
3
. Первоначально эти каталоги пусты и Вы можете сразу заполнить их информацией, которая будет нужна при вводе информации по организациям-контрагентам (добавить новую строчку в каталог –F7
).

Страна Код Налоги

Россия 1 применяются

Белоруссия 2 не применяются

Германия 3 применяются

Каталог организаций можно просматривать в двух режимах – в обычном, представляющем простой список организаций и в режиме просмотра "Дерево", в котором организации распределены по группам контрагентов, причем группы контрагентов могут представлять собой иерархическую структуру (переключение между этими двумя режимами по Alt
-
S
).

Введите следующие группы контрагентов (Alt
-
F
10
-Создать группу организаций)

ПОСТАВЩИКИ

ПОКУПАТЕЛИ

БЮДЖЕТ

ВНЕБЮДЖЕТНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Заполните каталог организаций согласно заданию 1
(ввод нового контрагента – клавиша F
7
).

В режиме просмотра "Дерево" заполненный Вами каталог будет выглядеть следующим образом:

Получите краткий список предприятий и банков (нажмите Ctrl+P
в каталоге предприятий).

1.2. Каталог подразделений

Краткая справка:

1. Поле "Тип склада
" – внешний/внутренний – влияет на формирование прайс-листов. При формировании прайс-листов учитывается наличие товаров только на складах типа "внешний".

2. Поле "Ресурс хранения
" – такое же поле есть и в каталоге МЦ, но фактически это ярлык, который нигде не используется и никак не контролируется. Это поле заполняется по F
3
выбором из каталога "Ресурсы хранения". Аналогичная характеристика может быть заполнена для матценности в Каталоге матценностей.

3. Поле "Объем
" - такое же поле есть и в каталоге МЦ, но фактически это ярлык, который нигде не используется и никак не контролируется.Может быть также задана для матценностей. Используется для получения информации о свободном объеме склада.

4. Поле "Цена МЦ при оприходовании на данный склад
" - очень важное поле – значение данного поля определяет, как будет рассчитываться учетная цена матценностей при оприходовании на данный склад – с налогами, без налогов или в соответствии с параметром общесистемной настройки. Рекомендуется ставить – по настройке. Если будет задано "по настройке", то входимость налогов при оприходовании на данный склад будет зависеть от параметра:

Путь от главного меню

Настройка Þ =Настройка= ÞОбщесистемная настройкаÞ[Оперативный контур ] -> "учетная цена при оприходовании на склад "

Внутренняя структура Вашего предприятия описывается каталогом "Подразделений". В модуле "Настройка" создайте этот каталог согласно заданию 2

Путь от главного меню

Настройка Þ =Настройка= Þ Заполнение каталогов Þ Подразделения и склады

Каталог подразделений может представлять собой иерархическую структуру (неограниченное количество вложенностей). Иерархия создается путем выбора по F
3
в поле "Вышестоящее подразделение".

1.3. Каталог материально-ответственных лиц

Единственное замечание по каталогу МОЛ - фамилии материально-ответственных лиц могут заносится вручную или на основе каталога Физических лиц, формируемого в модулях "Кадры" или "Зарплата".

В модуле "Настройка" создайте каталог материально-ответственных лиц предприятия согласно заданию 3
. Каталог МОЛ может создаваться вручную или автоматически на основе каталога Физических лиц, если он заполнен через модули "Кадры" или "Зарплата".

Путь от главного меню

Настройка Þ =Настройка= Þ Заполнение каталогов Þ Материально-ответственные лица

1.4. Каталог налогов

Краткая справка:

1. Поле "№ п/п
" – порядковый номер налога. Используется при разработке нестандартных форм для печати ДО и накладных.

2. Поле "Наименование налога
" – комментарии не требуются

3. Поле "КОД
" – просто сокращенное наименование налога

4. Поле "Множитель
" – формула для расчета суммы налога, в которую в качестве переменной входит код налога

5. Поле "П
" – приоритет применения налога, т.е. порядок применения налога. Диапазон приоритетов 0-250.

6. Поле "Вх. в уч
." - Входимость в учетную цену – определяет, как будет формироваться учетная цена матценностей при оприходовании – с налогом, без налога или в соответствии с параметром общесистемной настройки.

В каталоге налогов хранится информация обо всех налогах, выделяемых в счетах на закупку и продажу, в сопроводительных документах и т.д. Заполните каталог налогов согласно заданию 4
.

Путь от главного меню

Настройка Þ =Настройка= Þ Заполнение каталогов Þ Налоги

№ п/п
– может использоваться в отчетах для группировки налогов.

1.5. Каталог групп налогов

Краткая справка:

1. Поля "Код
" и "Наименование
" - краткое и подробное наименование группы налогов.

2. Поле "Для…
" – к чему будут применяться налоги из данной группы – только к товарам, только к услугам или и к услугам и к товарам

3. Поле "ставка %
" – задается ставка налога в процентах от стоимости товара

4. Поле "Сумма
" – задается величина налога в абсолютном денежном выражении. Естественно, данное поле чаще всего не заполняется

5. Поля "Период с
" и "… по
" заполняются только, если у данного налога ограничен срок действия, например, налог с продаж в Москве действует с 01.07.99

6. Поле "Страна
" - заполняется в том случае, если данный налог применяется только при расчетах с контрагентами, принадлежащими одному конкретному государству. В данном задании оставьте данное поле незаполненным.

7. Поле "Т
" - ставим по F3 "+" в том случае, если данный налог является таможенным налогом. Данный параметр действует в сочетании с параметром "Автоматически применять налоги для таможенной декларации", задаваемом в каталоге организаций.

Для того чтобы определить ставки налогов создаем каталог групп налогов. Информация из этого каталога заносится в "Номенклатурную карточку матценности/услуги" и может использоваться при работе Оперативного контура и при настройке типовых хозяйственных операций (ТХО) в Контуре бухгалтерского учета. Выполните задание 5.

Путь от главного меню

Настройка Þ =Настройка=ÞЗаполнение каталогов Þ Каталог групп налогов

После заполнения каталог групп налогов примет следующий вид:

1.6. Каталог МЦ

Краткая справка:

1. [Отпускная единица измерения

] – автоматически заполняется равной учетной. Дополняется другими единицами измерения, если для МЦ есть необходимость в счетах или накладных указывать единицу измерения отличную от учетной, по кнопке [Отпускные единицы измерения
] по F7
добавьте новую.

а) Поле "Коэффициент"
– определяет отношение отпускной единицы измерения к учетной.

б) Поле "Активная"
- означает, что данная единица измерения во все документы будет проставляться автоматически при выборе матценности. Изменить в документе (например, в счете) активную единицу измерения на другую можно, нажав F3.

2. Поле "Группа налогов
" – Крайне важное поле
. Если у МЦ не определить группу налогов, то никаких налогов при выписке счетов или накладных рассчитываться не будет. Повторите это слушателям несколько раз.

3. Поля Наличие, Резерв, Свободно
заполнять не надо. В них формируется информация о наличии матценности на основании данных из модуля "Складской учет".

В каталоге МЦ содержатся сведения обо всех товарно-материальных ценностях (ТМЦ), проходящих через Вашу организацию. Каталог имеет структуру картотеки, где на каждую матценность открывается номенклатурная карточка. В карточке указываются основные характеристики матценности. Настройте систему на проверку уникальности наименований и номенклатурных номеров материальных ценностей в соответствии с заданием 6
.

Путь от главного меню
Настройка Þ =Настройка=ÞНастройка пользователя Þ[Работа с матценностями, услугами ]
Наименование параметра	Значение параметра
Контроль уникальности наименования матценностей	Запрет ввода
Контроль уникальности номенклатурных номеров	Запрет ввода

Номенклатурный номер (бар-код) вводят вручную или формируют автоматически. Для автоматического формирования номенклатурного номера необходимо задать параметры, например, как в таблице:

Путь от главного меню

Настройка Þ Общесистемная настройка Þ[ Формирование номеров ]

Наименование параметра	Значение параметра
Автоматическое формирование бар-кода	Да
Начало бар-кода
Длина добавляемого кода группы МЦ	4
Длина автоинкрементируемой части	3
Контрольный разряд при формировании бар-кода	Отсутствует

Впоследствии номенклатурный номер для материальной ценности будет формироваться системой автоматически после задания пользователем группы, к которой принадлежит материальная ценность.

Откройте каталог матценностей.

Путь от главного меню

Настройка Þ =Настройка=Þ Заполнение каталогов Þ Каталог МЦ

На экране появится незаполненная карточка матценности:

Для удобства все материальные ценности предприятия группируются по экономически однородным признакам. Кроме того, группировка ТМЦ производится для автоматического составления бухгалтерских проводок по оприходованию и списанию ТМЦ.

Группы и наименование учетных единиц измерения материальных ценностей являются внутренними каталогами и формируются при создании каталога материальных ценностей.

Систему группировки определяет бухгалтерия предприятия. В данном пособии материальные ценности будут сгруппированы по следующему принципу: