Алгоритм создания базы данных складского учета

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Прежде всего,
Access это система
управления
базами данных
(СУБД). Как и другие
продукты этой
категории
Access предназначена
для хранения
и получения
данных представления
их в удобном
виде и автоматизации
часто выполняемых
операция. Используя
Access можно не только
разрабатывать
удобные формы
ввода данных,
но и обрабатывать
данные, а также
составлять
всевозможные
сложные отчеты.
С другой стороны
Access является
мощным приложением
Windows. Впервые
производительность
СУБД соответствует
возможностям
такой развитой
операционной
системой как
Microsoft Windows. Поскольку
и Windows Access – детища
фирмы Microsoft, они
очень хорошо
взаимодействуют
одна с другой.
Система Access работает
под управлением
Windows; таким образом,
все преимущества
Windows доступны в
Access. Это означает,
что вы можете
вырезать копировать
и вставлять
данные из любого
приложения
Windows в приложение
Access и наоборот.

В то же время
Access это реляционная
СУБД. Это означает,
что с помощью
Access можно получить
доступ к любым
данным любого
типа и использовать
одновременно
несколько
таблиц базы
данных. Использование
реляционной
СУБД позволять
упростить
структуру
данных и, таким
образом, облегчить
выполнение
работы.

В Microsoft Access можно создать
базу данных
двумя способами:
с помощью Мастера
базы данных
и самостоятельно.
На создание
базы данных
с помощью мастера
затратится
минимум времени,
но она не будет
содержать
каких-то нужных
для вас полей,
форм или таблиц,
зато в ней будут
элементы не
нужные для
вашей базы
данных. Для
создания своей
базы данных
(не используя
Мастера) вы
потратите
значительную
часть времени,
а также это
потребует
определенных
знаний Access. Конечный
результат будет
очевиден: база
данных будет
содержать те
элементы, которые
вам необходимы
для работы.

1. Создание базы
данных, таблиц
и форм

Создание базы
данных – одна
из простейших
операций в
Access. При запуске
Access открывается
диалоговое
окно (рис. 1), в
котором предлагается
создать новую
базу данных
или открыть
существующую.
Выбираем параметр
"Новая база
данных", а затем
нажмем кнопку
.

Рис. 1. Начальное
окно диалога.

На экране появиться
окно диалога
"Файл новой
базы данных".
Здесь необходимо
определить
имя для нового
файла и указать
его местоположение
на диске. Зададим
название базы
данных "Складской
учет". Access
выполнит необходимые
действия, и
через несколько
секунд на экране
появится чистое
окно базы данных
(рис. 2), с которым
мы и будем работать.

Рис. 2. Рабочее
окно базы данных.

Теперь для того
чтобы использовать
созданную базу
данных требуется
ввести данные,
необходимые
для работы
склада. В первую
очередь это
должен быть
список поставщиков
и клиентов.

Создадим таблицу,
содержащую
данные поставщиков
и клиентов с
помощью конструктора.
Для этого сначала
выберем вкладку
"Таблицы", а
затем в окне
базы данных
сделаем двойной
щелчок мыши
по листку с
подписью "Создание
таблицы в режиме
конструктора".
На экране появиться
окно изображенное
на рис. 3.

В первую свободную
ячейку столбца
"Имя поля" введем
"КодПоставщика",
а в столбце
"Тип данных"
выберем "Счетчик".
Поле счетчика
очень удобно,
так как будет
автоматически
нумеровать
записи, поэтому
используется
для полей, значение
которых должно
быть уникальным
для каждой
записи. После
удаления записи
с определенным
номером, удаленный
номер больше
не будет присваиваться
новым записям.

В четыре последующие
ячейки введем
"НазваниеПоставщика",
"ОбращатьсяК",
"АдресПоставщика",
"Город" и
"НомерТелефона".
Во втором столбце
напротив каждой
введенной
записи выставим
"Текстовый".

Рис.
3 Окно конструктора
для создания
Таблицы.

Для того чтобы
легче было
вводить номер
телефона в поле
"Маска ввода"
на панели "Свойства
поля" поставим
курсор и нажмем
на появившуюся
слева кнопку
.
В окне "Создание
масок ввода"
выберем "Средний
формат даты"
и щелкнем на
"Далее". В следующем
окне напротив
"Маска ввода"
удалим текущую
запись и введем
«00-00-00». Ноль означает
– только цифры
от 0 до 9, обязательно;
а знак дефиса
будет использоваться
непосредственно
как маска. Теперь
нажмем кнопку
"Готово".

Теперь закроем
таблицу и при
сохранении
зададим название
"Поставщики".

Для упрощения
ввода данных
создадим форму
для таблицы
"Поставщики"
с помощью Мастера
создания форм.
Для этого перейдем
на вкладку
"Формы" и выберем
"Создание форм
с помощью мастера".
В появившемся
окне "Создание
форм" выберем
таблицу "Поставщики"
и щелкнем по
кнопке
.
Таким образом,
мы перенесем
все данные в
правую часть
окна. Затем,
нажимая кнопку
,
выберем внешний
вид формы (в
один столбец),
стиль формы
(диффузный) и
зададим имя
формы "Поставщики"
и нажмем на
кнопку
.
В появившейся
форме введем
данные поставщиков
склада.

Аналогичным
образом создадим
таблицу и форму
"Клиенты".

Следующим шагом
будет создание
таблицы в режиме
конструктора,
в которой будут
содержаться
сведения
непосредственно
о складе. Имя
полей и типы
данных, которые
требуется
ввести показаны
на рис. 4. При
сохранении
зададим название
таблицы "Склад".

Рис. 4. Создание
таблицы "Склад"
в режиме конструктора.

Для таблицы
"Склад" создадим
форму таким
же способом,
которым мы
создавали форму
для таблиц
"Поставщики"
и "Клиенты".

Для того чтобы
учитывать
движение товара
на складе создадим
две аналогичные
таблицы (и
соответственно
формы к ним),
которые назовем
"Приход" и
"Заказы". В
режиме конструктора
таблиц введем
следующие
данные (соответственно
для двух таблиц),
показанные
на рис. 5.

Рис.
5. Создание таблиц
"Приход" и
"Заказы" в режиме
конструктора.

Для «Имя поля»
"КодПоставщика"
и "КодКлиента"
выставим сначала
значения «Числовой»,
а затем выберем
пункт "Мастер
подстановок…".
В окне "Создание
подстановки"
выберем пункт
«Объект "столбец
подстановки"
будет использовать
значения из
таблицы или
запроса», затем
выделим нужную
таблицу (соответственно
"Поставщики"
и "Клиенты")
и выберем
"КодКлиента"
и "НазваниеКомпании"
("КодПоставщика"
и "НазваниеПоставщика").
В следующем
окне снимем
флажок «Скрыть
ключевой столбец»
и нажмем
.

Теперь заполняя
таблицу или
форму, для того
чтобы не ввести
несуществующего
клиента или
поставщика
можно нажатием
боковой стрелки
выбрать из
списка то, что
нужно, а чтобы
сэкономить
место в таблице
нам будет виден
только код
поставщика.
Ту же самую
операцию произведем
для строки
"КодТовара".

Для "ДатыЗаказа"
в поле «Свойства»
определим маску
ввода как «Краткий
формат времени».

Теперь введем
данные нашего
склада в созданные
таблицы, используя
для удобства
созданные на
базе таблиц
формы.

2. Создание
отчетов и запросов

Конечным продуктом
большинства
приложений
баз данных
является отчет.
В Access отчет представляет
собой специальный
тип непрерывных
форм, предназначенных
для печати. Для
создания отчета,
который можно
распечатать
и распределить
между потребителями,
Access комбинирует
данные в таблицах,
запросах и даже
формах. Распечатанная
версия формы
может служить
отчетом.

В основном
отчёты проще
всего построить
при помощи
Мастера отчётов.
Мастер отчетов