Печать документов из Word97

Введение.

Опции
печати.

Одновременная
печать нескольких
файлов.

Просмотр,
редактирование
и печать большого
документа.

Сброс
заданий печати.

Изменение
источника
бумаги для
части документа.

Изменение
размеров бумаги
для части документа.

Использование
автоматической
подачи страницы
в процессе
печати конвертов.

Табличная
сетка в распечатываемых
документах.

Устранение
неполадок в
процессе печати.

Проблемы
печати конвертов
и их решение.

Обрубленные
надстрочные
и подстрочные
символы.

Если
внешний вид
распечатываемого
текста отличается
от текста на
экране.

Изменение
шрифта используемого
Windows.

Печать
структуры.

Печать
конвертов и
наклеек.

Печать
конвертов в
Word.

Печать
адреса на конверте.

Использование
специального
текста и графики
в процессе
печати конвертов.

Печать
почтовых кодов
на конверте.

Создание
и печать обратного
адреса на конвертах.

Создание
обратного
адреса, состоящего
исключительно
из текста.

Создание
обратного
адреса, включающего
графический
логотип.

Создание
почтовых наклеек.

Печать
одной наклейки.

Печать
нескольких
наклеек с
одинаковыми
адресами.

Слияние
адресного
списка в почтовые
наклейки.

Печать
в файл.

Создание
файла печати.

Автоматическая
печать в файл.

Печать
файла.

Невидимая
печать файла.

Утилиты
печати.

Общие
проблемы, возникающие
в процессе
печати, и пути
их решения.

Этапы
устранения
неполадок.

Функция
Print Preview (Предварительный
просмотр).

Регулирование
границ страницы
в процессе
работы в режиме
Print Preview (Предварительный
просмотр).

Изъятие
неполной страницы.

Резюме.

3

20

Введение.

Обработка
текстовой
информации
связана с рядом
лишь ей присущих
проблем, требующих
решения. Например,
в некоторых
компаниях
производится
разработка
детализированных
бизнес-планов.
Подобные документы
обычно готовятся
множеством
специалистов
и занимают не
одну сотню
страниц. Разработчикам
необходимо
иметь доступ
ко всем частям
создаваемого
документа. В
тоже время, для
частного
предпринимателя,
например, может
иметь большое
значение скорость
создания и
распространения
среди потребителей
рекламного
сообщения о
его продукции.
Приложение
Word 97 представляет
широкий выбор
методик и опций,
удовлетворяющих
требованиям
как крупных
корпораций,
так и небольших
домашних хозяйств.

Опции
печати.

Рассмотрим
некоторые опции
печати приложения
Word. Чтобы вывести
на экран диалоговое
окно Print (Печать),
представленное
на рис. 1, в главном
меню выбирают
File (Файл) / Print (Печать).
При помощи
этого диалогового
окна можно
выбирать тип
принтера, количество
копий данного
документа,
которое необходимо
распечатать,
а также указывать,
какие страницы
этого документа
следует печатать.
В выпадающем
списке Print (Вывести
на печать) имеется
возможность
установки
печати только
четных или
только нечетных
страниц. Эта
функция используется
при необходимости
получения копии
документа,
отпечатанного
с обеих сторон
страницы.

Секрет.

Кнопка Печать
отправляет
документ на
печать, минуя
диалоговое
окно печати
и используя
последние
данные в нем
для установки.
Если вы не уверены
в том, какой
принтер выбран
в настоящее
время, поводите
указателем
мыши над кнопкой
печати – и в
экранной подсказке
вы увидите имя
принтера. Это
новинка в Office
97.

Чтобы получить
доступ к диалоговому
окну Печать,
щелкнув один
раз, поместите
на панель
инструментов
кнопку для
команды Файл
 Печать
(в меню Сервис
 Настройка
существует
две одинаковые
на вид кнопки).

Пользователю
предоставляется
на выбор содержимое
выпадающего
списка Print what (Напечатать).
С помощью этого
списка можно
печатать сам
документ, свойства
данного документа,
комментарии,
стили, назначение
клавиш и точки
входа авто
текста для
вкладок и полей.
При помощи
кнопки Options (Параметры)
можно осуществлять
следующие
операции:

Печать
черновой копии
документа

Обновление
полей

Обновление
связей

Изменение
размера бумаги
А4/Letter

Включение
и выключение
режима фоновой
печати

Печать
PostScript поверх текста

Печать
в обратном
порядке

Печать
свойств документа

Печать
кодов полей

Печать
примечаний

Печать
скрытого текста

Печать
графических
объектов

Печать
только данных
для формы

Одновременная
печать нескольких
файлов.

Иногда у
пользователей
возникает
необходимость
в печати нескольких
файлов. Например,
если фирма
производит
20 различных
наименований
продукции, то
при этом каждого
наименования
создается
отдельный файл.
Вместо того,
чтобы открывать
и печатать все
эти файлы по
отдельности,
можно осуществить
их одновременную
печать. Делается
это следующим
образом :

Выбирают
File (Файл) / Open (Открыть)

Выбирают
имена документов,
подлежащих
печати. В процессе
выбора клавишу
Ctrl следует держать
нажатой.

В
диалоговом
окне Open (Открытие
документа)
нажимают кнопку
Commands and Settings (Команды
и Режимы). Выбирают
опцию Print (Печать),
как показано
на рис. 2.

Просмотр,
редактирование
и печать большого
документа.

В некоторых
случаях обработка
большого документа
может быть
сопряжена с
определенными
трудностями.
Для обеспечения
бесперебойного
процесса просмотра,
редактирования
и печати больших
документов
в Word 97 предусмотрена
функция Master Document
(Главный документ).
При создании
главного документа
с поддокументами
(размещенными
в сети или на
устройстве
коллективного
пользования)
несколькими
пользователями
обеспечивается
одновременный
доступ к их
поддокументам.
Например, поддокумент
может быть
переименован,
скомбинирован,
удален, отформатирован
и отпечатан.

В связи с тем,
что просмотр
всей структуры
большого документа
– процесс достаточно
трудоемкий,
рекомендуется
использовать
функции частичного
просмотра.
Данная операция
осуществляется
путем перехода
в режим Master Document (Главный
документ) следующим
образом:

Для
вывода страниц
документа в
режиме Master Document (Главный
документ) выбирают
опции View (Вид) /
Master Document (Главный
документ). В
результате
каждый поддокумент
будет представлен
в виде гиперсвязи.

Чтобы
перейти непосредственно
к поддокументу
и обеспечить
его обработку
в отдельном
окне, а также,
для указания
участков документа,
подлежащих
печати, следует
выбрать нужную
гиперсвязь.
Таким образом,
можно работать
с поддокументом,
и при этом иметь
возможность
просмотра
всего остального
документа.

После
открытия необходимых
поддокументов
выбирают опции
File (Файл) / Print (Печать).

Выбирают
необходимые
опции печати
и распечатывают
документ.

Примечание.

Чтобы распечатать
большой документ
в полном объеме,
вводят главный
документ в
режиме Normal (Обычный)
и выбирают
опции File (Файл)
/ Print (Печать).

Сброс
заданий печати.

Если
опция Background Printing (Фоновая
печать) отключена,
то сброс задания
печати осуществляется
простым нажатием
кнопки Cancel (Отмена)
в окне Printing Now (Печать).
Если опция
Background Printing (Фоновая
печать) включена,
а принтер подключен
к порту печати
компьютера,
то следует
дважды щелкнуть
мышью на пиктограмме
принтера, размещенной
в строке состояния.
Если принтер
является сетевым,
то документ
следует удалить
из очереди
Print Manager (Диспетчер
печати), размещенной
на файловом
сервере.

Примечание.

Если при
печати короткого
документа опция
Background Printing (Фоновая
печать) включена,
то пиктограмма
принтера может
исчезнуть из
строки состояния,
в результате
чего сброс
печати будет
невозможен.
В этом случае
для отмены
печати необходимо
просто отключить
принтер.

Изменение
источника
бумаги для
части документа.

Данная функция
используется,
например, при
создании презентаций,
когда обложку
необходимо
распечатать
на бумаге другого
цвета. Следует
помнить, что
на любом этапе
создания документа
также можно
изменить поля
страницы, размер
бумаги и макет.
Ниже приведены
этапы изменения
источника
бумаги для
части документа:

Выбирают
опции File (Файл)
/ Page Setup (Параметры
страницы), после
чего выбирают
вкладку Paper Source
(Источник бумаги),
как показано
на рис. 3.

Чтобы
указать тип
подачи бумаги
для первой
страницы документа,
выбирают нужное
значение в
окне First page (Первая
страница).

Чтобы
указать тип
подачи бумаги
для остальных
страниц документа,
выбирают нужное
значение в
окне Other pages (Остальные
страницы).

Изменение
размеров бумаги
для части документа.

Ниже приведены
этапы изменения
размеров бумаги
для части документа:

Выбирают
участок документа,
который необходимо
изменить.

Выбирают
опции File (Файл)
/ Page Setup (Параметры
страницы), после
чего выбирают
вкладку Paper Size (Размер
бумаги). Вводят
необходимые
размеры бумаги.

В
списке Apply to (Применить:)
выбирают элемент
Selected Text (К выделенному
тексту).

Использование
автоматической
подачи страницы
в процессе
печати конвертов.

Если
пользователю
необходимо
установить
автоматическую
подачу конвертов,
а Word предлагает
осуществлять
этот процесс
вручную, то
следует в меню
Tools (Сервис) выбрать
опцию Envelopes and Labels (Конверты
и наклейки),
после чего
вкладку Envelopes
(Конверты). Затем
нажать кнопку
Options (Параметры)
и выбрать вкладку
Printing Options (Параметры
печати). Проверить
правильность
указания типа
формы подачи
бумаги в окне
Feed form (Подача из:).

Табличная
сетка в распечатываемых
документах.

Табличная
сетка, которая
появляется
при вставке
таблицы в документ,
является только
экранной функцией
и не выводится
на печать. Чтобы
вывести на
печать вертикальные
и горизонтальные
линии, разделяющие
ячейки таблицы,
для этой таблицы
необходимо
применить
функции обрамления.
Чтобы ввести
обрамление
для таблицы,
выбирают опции
Table (Таблица) /
AutoFormat (Авто формат),
которые обеспечат
вывод для данной
таблицы установленных
обрамлений
и заливок. Для
установки
обрамления
и заливки вручную
используется
либо панель
инструментов
Borders (Таблицы и
границы), либо
опции Format (Формат)
/ Borders and Shading (Границы
и Заливка).

Устранение
неполадок в
процессе печати.

Сбои
в процессе
печати бывают
как общего, то
есть присущие
всем принтерам,
так и частного
характера,
зависящие
непосредственно
от устройства
печати. Ниже
рассмотрен
ряд типичных
сбоев и рекомендации
по их устранению.

Секрет.

Выбор опции
Текущая страница
в диалоговом
окне Печать
в Word заставляет
его напечатать
текущую страницу.
Но что такое
текущая страница
? Это не обязательно
та страница,
которая видна
под диалоговым
окном. Текущей
считается та
страница, на
которой находится
точка ввода
– таким образом,
когда вы прокручиваете
текст с помощью
мыши, видимая
страница может
не совпадать
с текущей. Так
что, если вы
намерены напечатать
только одну
страницу документа,
убедитесь, что
точка ввода
расположена
на ней.

Проблемы
печати конвертов
и их решение.

В
некоторых
случаях, например,
при печати на
принтерах HP,
блок подачи
конвертов
располагается
справа от лотка,
а принтер печатает
адрес в левой
части лотка.
Чтобы решить
эту проблему,
необходимо
изменить опцию
Envelope Feed (Подача конверта).
В меню Tools (Сервис)
выбрать опцию
Envelopes and Labels (Конверты
и наклейки).
Выбрать вкладку
Envelope (Конверты) и
нажать кнопку
Options (Параметры).
Выбрать вкладку
Printing Options (Параметры
печати), после
чего выбрать
один из предложенных
в поле Feed method (Способ
подачи) способов
подачи бумаги,
как представлено
на рис. 4. При работе
с некоторыми
НР принтерами
необходимо
либо активизировать
ячейку выбора
Clockwise rotation (Разворот
на 1800), либо опцию
Face down (Адресом вниз).

Обрубленные
надстрочные
и подстрочные
символы.

Иногда при
печати наблюдается
эффект «обрубленности»
надстрочных
символов. Чтобы
этого избежать
рекомендуется
увеличить их
межстрочные
интервалы. В
диалоговом
окне Format (Формат)
/ Paragraph (Абзац) выбрать
вкладку Indents and Spacing
(Отступы и
интервалы),
после чего
выбрать в окне
Межстрочный:
нужный размер
интервала. В
окне At увеличьте
размер точки.

Если наблюдается
эффект обрубленности
подстрочных
символов, то
следует выделить
текст, введенный
подстрочными
символами,
выбрать опцию
Format (Формат) / Font (Шрифт),
после чего
выбрать вкладку
Character Spacing (Интервал).
В окне Position (Смещение)
выбрать Raised (Вверх)
и указать эту
величину в окне
By (На:).

Примечание.

Если в документе
имеется большое
количество
текста, набранного
подстрочными
и надстрочными
символами, то
для быстрого
изменения их
формата для
всего документа
рекомендуется
создать отдельный
стиль.

Если внешний
вид распечатанного
текста отличается
от текста на
экране.

Одной из
причин отличия
внешнего вида
распечатанного
текста от текста
на экране может
быть то, что
Word выводит текст
на экран черновым
шрифтом (draft). В
меню Tools (Сервис)
следует выбрать
Options (Параметры),
после чего
выбрать вкладку
View (Вид). Затем
удалить отметку
из ячейки Draft Font
(Черновик).

Другой причиной
несоответствия
шрифта распечатанного
текста шрифту
текста, представленного
на экране, может
быть невозможность
печати этим
шрифтом на
данном принтере.
В этом случае
принтер использует
собственные
встроенные
шрифты. Решением
данной проблемы
может быть
изменение
шрифта документа
либо на один
из шрифтов
TrueType, обеспечивающих
печать изображения,
максимально
подобного
представленному
на экране, либо
на шрифт, доступный
для печати на
данном принтере.

Еще одной
причиной
несоответствия
шрифта распечатанного
текста шрифту
текста, представленного
на экране, может
быть отсутствие
графического
представления
указанного
шрифта для
вывода его на
экран, даже
если этот шрифт
и поддерживается
принтером.
Чтобы вывести
на экран нужный
шрифт, Windows обеспечивает
его представление
в виде шрифта
TrueType. Для обеспечения
большего соответствия
распечатанных
шрифтом тем,
что представлены
на экране,
рекомендуется
использовать
шрифты TrueType.

Примечание.

Чтобы вывести
на экран список
доступных для
печати шрифтов
в меню Format (Формат),
нужно выбрать
опцию Font (Шрифт).
На экране в
окне Шрифт
появится список
шрифтов.

Ниже приведена
методика определения,
изменен ли
Windows шрифт, недоступный
на данном принтере,
или изменен
ли шрифт, недоступный
через Windows:

В
меню Tools (Сервис)
выбрать опцию
Options (Параметры),
после чего
выбрать вкладку
Compatibility (Совместимость).

Нажать
кнопку Font Substitution
(Подстановка
шрифтов …). На
экране появится
сообщение с
указанием,
использовалось
ли изменение
шрифта.

Примечание.

Если замещенный
шрифт является
шрифтом по
умолчанию, то
приложение
Word будет использовать
наиболее близкий
по размеру и
внешнему виду
шрифт взамен
измененного.

Изменение
шрифта, используемого
Windows.

Ниже приведена
методика изменения
шрифта, используемого
Windows:

В
меню Tools (Сервис)
выбрать опцию
Options (Параметры).
Выбрать окно
Font Substitution (Подстановка
шрифтов), в котором
будет указано
имя измененного
шрифта.

В
окне Substitution Font (Подстановка
шрифтов) выбрать
нужный шрифт.

Печать
структуры.

При использовании
встроенных
стилей заголовков
для форматирования
абзацев заглавий
при помощи вида
в режиме структуры
можно определить
объем выведенного
на экран документа,
после чего
отпечатать
выведенный
текст. Ниже
приведены этапы
работы:

Чтобы
вывести на
экран заголовки
и необходимый
для печати
текст в меню
View (Вид), - выбрать
опцию Outline (Структура).
На экране появиться
панель инструментов
структуры с
набором кнопок,
обеспечивающих
управление
структурой
перед началом
печати.

Чтобы
увеличить или
сократить
структуру на
панели инструментов
структуры, -
выбрать число,
соответствующее
самому низкому
из желаемых
уровней вывода.
Например, чтобы
расширить
структуру и
вывести на
экран Заголовок
5 и выше, нужно
нажать кнопку
5. Таким образом,
Заголовок 6 и
Заголовок 7
использоваться
не будут.

Нажать
кнопку Print (Печать).

Осуществляется
печать только
отображаемых
заголовков.
Что касается
основного
текста, то он
печатается
полностью, даже
если на экране
показан частично.

Примечание.

Если в режиме
структуры на
экране показаны
установочные
вручную символы,
то они будут
использованы
в распечатываемом
документе.
Символы разрыва
страницы могут
быть временно
удалены. Для
этого рекомендуется
сохранить
документ, а
затем удалить
символы разрыва
страницы. По
окончании
печати данный
документ следует
закрыть без
сохранения
внесенных
изменений.

Печать
конвертов и
наклеек.

При
помощи текстового
процессора
Word 97 печатают
конверты и
адресные наклейки,
в которые можно
включать почтовые
индексы, графику
и даже логотип
данной компании.
Также можно
указать обратный
адрес, который
по умолчанию
будет печататься
на всех обрабатываемых
конвертах.

Печать конвертов
в Word.

Word
обеспечивает
печать адресов
на конвертах.
На конверте
может указываться
либо только
адрес получателя,
либо более
детальная
информация,
к которой относится
обратный адрес
и шрих-код для
простоты отправки.
В зависимости
от возможностей
принтера, Word
обеспечивает
печать двух
типов штрих-кодов
на конверте:
код POSTNET и код FIM.
Штрих-код POSTNET –
это машиночитаемый
вариант кода
ZIP и адреса получателя.
Код FIM используется
для конвертов
с указанием
оплаты ответного
сообщения. Если
имеется база
данных адресов
получателей,
то при помощи
Word можно отпечатать
один или несколько
конвертов для
разных адресатов
одновременно.

Печать
адреса на конверте.

Ниже приведены
этапы процесса
печати конверта:

Если
в обрабатываемом
документе уже
содержится
обратный адрес
пользователя,
нужно поместить
курсор в начало
строки этого
адреса.

В
меню Tools (Сервис)
выбрать опцию
Envelopes and Labels (Конверты
и наклейки),
после чего
выбрать вкладку
Envelopes (Конверты).

Ввести
нужный адрес,
после чего
выбрать необходимую
опцию.

Вставить
конверт в лоток
подачи бумаги,
как указано
в руководстве
по эксплуатации
принтера, и
выбрать опцию
Print (Печать).

Примечание.

Чтобы использовать
дополнительные
опции печати
в диалоговом
окне Envelopes and Labels (Конверты
и наклейки), -
нажать кнопку
Options (Параметры).
Чтобы выбрать
размер конверта,
тип и размер
шрифта для
печати адреса,
а также расположение
адреса на конверте,
- выбрать вкладку
Envelope Options (Параметры
конверта). Для
установки
параметров
лотка подачи
бумаги выбрать
вкладку Printing Options
(Параметры
печати).

Совет.

Если курсор
находится в
начале заключенного
в документе
адреса получателя,
то Word выведет
этот адрес в
окне редактора
конвертов в
готовом к печати
виде.

Использование
специального
текста и графики
в процессе
печати конвертов.

Ниже приведены
этапы ввода
специального
текста и графики,
а процессе
печати конверта:

В
меню Tools (Сервис)
выбрать опцию
Envelopes and Labels (Конверты
и наклейки),
после чего
выбрать вкладку
Envelopes (Конверты).

Убедиться,
что адреса
получателя
и отправителя
введены правильно.

Нажать
кнопку Add to Document
(Добавить).

В
меню View (Вид) выбрать
опцию Page Layout (Разметка
страницы).

Ввести
специальный
текст, который
должен быть
отпечатан на
конверте. Чтобы
напечатать
на конверте