Планирование и бюджетирование фирмы SAS
Традиционно планирование и бюджетирование выполнялось, как правило, раз в год и представляло собой статический процесс, ориентированный в основном на имеющиеся фактические данные, а не на прогнозируемые возможности. Однако сейчас наступил этап перехода к более гибкой, динамической модели планирования, которая чаще оправдывает себя на практике.
Подобная модель реализована в программном продукте SAS, который позволяет решать следующие задачи:
Задавать несколько процессов планирования и добиваться согласованности данных между ними.
Оптимизировать процесс создания, учета, консолидации и утверждения бюджетов, при этом сокращая длительность цикла бюджетирования и планирования на недели и даже месяцы.
Автоматически использовать исторические данные для создания более точных и своевременных бюджетов и планов.
Передавать полномочия планирования и бюджетирования с уровня предприятия отдельным подразделениям.
Сравнивать текущие и прежние показатели, планировать и вести бюджет в различных аналитических разрезах (продажи по странам, регионам, продуктам или клиентам), в отличие от традиционного используемого в электронных таблицах анализа по двум переменным.
Разделять финансовую и нефинансовую информацию между лицами, принимающими решения, стимулируя взаимодействие в рамках предприятия, а также динамическое планирование и бюджетирование.
Автоматизировать гибкий, многоуровневый процесс согласования, чтобы удовлетворить все требования к бюджету и плану на различных организационных уровнях.
Быстро вносить изменения, которые происходят на рынке или внутри организации, а также распространять информацию о «факторах развития бизнеса» (business drivers) среди подразделений и внутри циклов планирования.
Проводить анализ в иностранной валюте, удовлетворять требованиям к отчетности.
Выполнять корпоративные и отраслевые требования к отчетности и финансовым сведениям, подлежащим обнародованию, используя при этом стандартные и настраиваемые шаблоны отчетов для создания твердых копий, online- и Web-отчетов.
В случае применения многомерных инструментов анализа, при планировании обеспечивать своевременный контроль за всей важной бизнес-информацией.
Продукты SAS Financial Management представляют собой не просто набор приложений (главную бухгалтерскую книгу, дебиторские и кредиторские счета, платежные ведомости). В них интегрируются данные из транзакционных систем и объединяются в унифицированную корпоративную структуру. SAS Planning обеспечивает аналитические возможности для планирования и бюджетирования, просмотра информации в различных разрезах, модификации и создания сценариев, быстрой адаптации к изменениям в организации или на рынке.
Приложения SAS Financial Management реализованы в клиент-серверной архитектуры и используют Web-технологии. При работе с продуктом SAS Planning имеются следующие возможности:
Администрирование и управление процессом планирования на всех уровнях.
Совместное использование форм подготовки бюджета различными пользователями.
Разработка удобных для пользователя форм для держателей бюджета.
Интеграция бюджетных данных, оценок, прогнозов и фактических показателей в новые бюджетные формы.
Простой анализ бюджетов в разных аналитических разрезах.
Определение бюджетных критериев
Исходя из стратегических планов организации, администратор бюджета распределяет цели и задает критерии бюджетирования, как-то:
Цикл планирования, определяющий период, в течение которого выполняется этот процесс. Цикл планирования можно задавать для любого календарного периода (не только годовой).
Процесс планирования, определяющий дату начала и конца для всех компонентов цикла планирования, таких как: определение расходов по подразделениям, продажи и определение себестоимости проданных продуктов, а также составление баланса.
«Факторы развития бизнеса» (бизнес-факторы), которые представляют собой либо фиксированные значения, либо расчеты на основе бюджетных допущений, автоматически заполняющие строки. (В качестве примера бизнес-фактора может служить такой: «стандартные годовые бонусы составляют пять процентов от зарплаты сотрудника».) Бизнес-факторы похожи на формулы в ячейках электронных таблиц, но обладают более широкими функциями, так как могут использоваться для множества различных измерений. Их очень просто задавать, проверять и обновлять. Бизнес-факторы гарантируют согласованность между целями компании и процессами создания и сбора бюджета. Процедура заимствования, которая состоит в переносе бюджетных критериев в новые циклы планирования для сокращения ввода данных и гарантии согласованности циклов, что упрощает более частое планирование и бюджетирование.
Создание форм ввода данных
После определения структуры бюджета, процессов и циклов главный администратор создает удобные для пользователей формы ввода данных, в которых могут содержаться:
Финансовые и нефинансовые данные за прошлые периоды, являющиеся основой для нового финансового плана.
Таблицы ввода множества данных в единой форме, удобные для одновременного отображения данных предыдущего и текущего бюджета.
Расчеты, которые отражают ключевые бизнес-факторы.
Ссылки, которые автоматически отражают изменения, которые происходят между взаимосвязанными элементами.
Текстовые комментарии, которые проясняют суть элементов формы или подсказывают пользователю возможные действия.
Гибкое определение форм и процессов
Формы можно создавать в соответствии с теми показателями, которые имеют значение для организации.
Множество процессов поддерживает бюджеты капиталовложений, бюджеты расходов и бюджеты показателей, которые составляют систему измерения эффективности.
Одно определение формы можно использовать в нескольких процессах.
Определение назначений и прав доступа
Администратор бюджета задает назначения и права доступа. Этот процесс определяет для каждой бюджетной формы ее принадлежность и возможность идентификации, устанавливает привилегии, в которых указывается, какие бюджетные формы могут просматривать, изменять и утверждать те или иные пользователи и группы. Процесс назначения форм запускает рассылку предупреждений пользователям бюджета о том, что им присвоены те или иные формы для ввода данных, и когда этот ввод нужно выполнять.
Вход в систему и ввод данных
После того как назначения и права определены, авторизованные пользователи могут входить в систему, вводить бюджетные данные, просматривать и передавать их руководству. Понятный графический интерфейс нетребователен к квалификации пользователя и позволяет свести к минимуму техническую поддержку. Каждое действие пользователя записывается в журнал контроля, так что можно отслеживать операции передачи на рассмотрение и принятия бюджетов. Данные пользователя хранятся в специальном файле, они не консолидируются и не импортируются в центральное финансовое хранилище данных до тех пор, пока не пройдут все подтверждения. При необходимости можно назначить время промежуточного импорта и консолидации.
Подготовка данных для анализа и отчетности
Возможности планирования и бюджетирования интегрируются с динамическим многомерным финансовым хранилищем данных, которое укомплектовано рядом мощных инструментов управления данными для ввода, оценки, управления, распределения, консолидации и отчетности.
Динамическое финансовое хранилище данных
В обычном приложении в электронных таблицах, данные хранятся в ячейках, структурированных в столбцы и строки. Формулы внедряются в ячейки, а для представления различных измерений (таких как подразделения или виды продукции) используется множество таблиц. С подобной архитектурой данных довольно трудно управляться, да и обновлять ее нелегко. Напротив, SAS Planning интегрируется с динамическим многомерным финансовым хранилищем данных, с мощными функциями импорта данных из внешних систем, функциями управления обработкой данными, распределения и консолидации данных, создания и использования печатных и интерактивных отчетов, а также функциями выполнения анализа, оценки данных, проверки деятельности пользователя в системе.
Обеспечение множества перспектив бизнес-модели
Многомерная модель бизнеса позволяет планировать, анализировать и создавать отчетность одновременно по множеству факторов (например, просмотр отчетов о прибылях и убытках по организации, анализ информации по продукту или сектору рынка в различных валютах во времени). В рамках одного измерения можно определять любое число элементов детализации и уровней агрегирования. Система позволяет работать с несколькими моделями, отвечающими различным потребностям (например, модели управленческой и официальной отчетности). Бизнес-модели можно как загружать из текстовых файлов так и экспортировать в них.
Импорт данных из разрозненных бухгалтерских книг, баз и других источников
Автоматизация доступа к внешним источникам данных, проводимая на основе сложных пользовательских правил отображения, устраняет необходимость в повтором вводе данных. Например, можно разместить внешние данные между счетами на основе дебита и кредита или процента, создать пользовательские процедуры проверки данных для очистки входящей информации и автоматически добавить новые измерения, которые обнаруживаются в процессе ввода данных.
Распределение (аллокации) расходов
Автоматизация задачи распределения косвенных расходов по подразделениям, продуктам, клиентам и любым другим используемым измерения выполняется путем определения процессов аллокации.
В приложении заложена возможность выполнять как простые, так и сложные распределения, используя различные методы: в процентных долях, в равных долях, пропорционально (некоторым параметрам) и в виде фиксированных сумм.
Аллокации можно выполнять на основе ранее консолидированных фактических или бюджетных данных из других SAS-источников, а также с помощью других процессов распределения, за счет чего обеспечивается гибкость в удовлетворении требований к аллокациям. Вследствие этого экономятся время и усилия, затрачиваемые на выполнение распределения затрат.
Консолидация данных
Данные можно объединять по нескольким выделенным измерениям или по всем измерениям, на нескольких уровнях. При этом можно преследовать разные цели, как, например, удовлетворение всевозможных требований к управленческой и официальной отчетности. Одним из этапов консолидации может быть генерация проверочных отчетов, в частности по прибылям и убыткам.
Выполнение отчетности и анализа
Можно организовать стандартные шаблоны в книги и главы, состоящие из нескольких страниц. Эти страницы можно использовать либо для представления третьего измерения (например, отчет о доходах во времени, можно расположить по страницам, каждая из которых соответствует определенному подразделению), либо для того, чтобы отобразить гистограмму, график или круговую диаграмму, либо на дополнительных страницах можно разместить текст или иллюстрацию. Нерегламентируемые отчеты можно сохранять в качестве шаблонов для последующего использования.
Отчеты можно печатать, публиковать в Web, экспортировать в электронном формате в другие системы, например Excel. Отчеты в оперативном режиме можно изменять динамически — от сводных данных переходить к детальным данным уровня транзакций.
Проверка работы пользователей
В приложении обеспечивается детальная информация о всех внесенных в систему изменениях, в том числе об администрировании бюджета, управлении данными и об импорте. Доступ и обновление форм возможны только для авторизованных «владельцев» бюджетных форм или пользователей, имеющих соответствующие привилегии доступа. Изменения входных данных выполняются только через журналы, которые контролируются по номеру типа журнала, дате выхода и идентификатору автора.
Импортом и консолидацией данных могут заниматься только авторизованные администраторы. Эти и другие меры гарантируют, что только авторизованные пользователи имеют доступ к системе и выполняются только логически допустимые транзакции.
Выводы
| Традиционные системы | Продукт фирмы SAS |
| Традиционные процессы и инструменты планирования и бюджетирования требуют очень больших временных затрат | В едином пакете оптимизирует и авоматизитрует процесс сбора, оценки, распределения и консолидации данных, а также отчетности, за счет чего достигается более тесное сотрудничество и аккуратность при вводе информации в систему |
| При использовании множества таблиц или разрозненных инструментов трудно получить общее представление о планировании и бюджетировании | Продукт структурирован для быстрой консолидации, распределения и отчетности по множеству измерений |
| Системы бюджетирования часто работают на разных инструментах (иногда разрабатываются фирмой самостоятельно), в результате очень сложно вносить изменения в организационную иерархию и план счетов | Все изменения проверяются, принимаются и распространяются по организационной иерархии и плану счетов |
| Традиционные системы бюджетирования требуют специальных сложных про
цедур управления, часто выполняемых вручную |
Автоматизируется весь процесс, отображаются данные о состоянии по пользователям и бюджетным формам |
| Приложения табличного типа ограничивают возможности планирования двумя переменными одновременно | Используется многомерное моделирование, допускающее планирование и анализ по всем переменным в бюджетной или плановой структуре |
| Традиционные приложения для планирования и бюджетирования часто используют сложные (и даже скрытые) формулы | Позволяет с легкостью создавать, применять и обновлять все вычисления в виде бизнес-факторов |
Модульное приложение Comshare MPC 5.0
Компания Comshare1 образована в 1966 году и является одним из старейших поставщиков OLAP-приложений на рынке управления эффективностью бизнеса (BPM, business performance management). Основные продукты Comshare — это:
FDC (самостоятельное приложение для финансовой консолидации, подготовки обязательной внешней и управленческой отчетности);
Decision (среда разработки для создания пользовательских Web-приложений Business Intelligence, обеспечивающая интерфейс к Comshare MPC);
MPC — главный продукт Comshare для управления эффективностью бизнеса. MPC версии 5.0 (вышедший в октябре 2002) поддерживает полный цикл управления эффективностью бизнеса. Основные нововведения продукта: бюджетирование по сотрудникам и ресурсам, расширение возможностей финансовой консолидации, а также более четкая интеграция с продуктами платформы Microsoft Business Intelligence.
Цикл финансовой обработки
BPM-приложения обслуживают широкий спектр бизнес-процессов, как-то: стратегическое планирование, бюджетирование, финансовую консолидацию, прогнозирование, управленческую отчетность и анализ; они способны поддерживать полный цикл управления, который связывает стратегические планы с операционными бюджетами и позволяет организациям непрерывно отслеживать и налаживать размещение ресурсов для поддержки корпоративных целей.
Таким образом, Comshare MPC — это Web-решение со встроенной финансовой аналитикой, поддерживающее полный цикл управления эффективностью бизнеса и обеспечивающее в едином интегрированном приложении все основные функции, которые могут быть необходимы компаниям для управления бизнесом. Comshare MPC поможет смоделировать бизнес-планы, связать стратегии с бюджетами, автоматизировать глобальную финансовую консолидацию, сгенерировать статистически точные бюджеты и планы, создать отчеты и провести анализ данных удобными и понятными способами. И тогда цикл планирования, прогнозирования, отчетности, анализа и настройки позволит менеджерам управлять ключевыми бизнес-целями в рамках всей компании, быстро обнаруживать и устранять отклонения, регулировать стратегии и заново прогнозировать результаты в реальном времени.
Архитектура приложения
В Comshare MPC нет привязки к определенной базе данных, поэтому приложение может функционировать как на реляционной БД, так и на многомерных платформах. Фактически модуль Comshare MPC Application Services позволяет выполнять интеграцию с наиболее популярными на сегодняшний день технологиями, такими как Microsoft SQL Server, Microsoft Analysis Services, Oracle RDBMS и Hyperion Essbase. (С января 2003 года Comshare не продает Hyperion Essbase, но по-прежнему поддерживает клиентов, использующих этот продукт).
Независимость от типа базы данных позволяет клиентам Comshare сократить вложения в технологическую инфраструктуру и подготовку специалистов, упрощая поддержку и сводя к минимуму потребность в обучении.
Модульный подход
Традиционно, BPM-решения составляются из нескольких приложений, использующих различные базы данных, в том числе и собственной разработки («фирменные»). Однако Comshare MPC представляет собой единое модульное приложение, работающее на централизованной базе. Благодаря такому уровню интеграции продукт оставляет целостное впечатление, что выделяет его на фоне разработок конкурирующих фирм, как-то: Hyperion Solutions (Hyperion Planning и Hyperion Financial Management) и Oracle (Oracle Financial Analyzer), которые либо делают то же самое, но с использованием нескольких приложений, либо решают лишь часть задач управления эффективностью бизнеса.
Comshare MPC состоит из пяти взаимозависимых модулей.
Planning (Планирование). Этот модуль предназначен для финансового планирования и обеспечивает ряд дополнительных функций для поддержки процесса стратегического планирования. Для того чтобы разносторонне оценить деятельность компании (с точки зрения юридического лица, продукта, рынка, времени и т. п.) используются бизнес-модели. С их помощью можно проводить анализ возможностей: варьируя различные предпосылки (входные данные), можно, например, выяснить, как 10—15%-ый рост валовых доходов повлияет на доходность акций. Результаты подобных анализов передаются в централизованную базу (но могут быть также сохранены и на локальной машине).
Кроме того, есть специальная функция Goal Seeking (Поиск цели), которая, зная результат расчета какого-то показателя, позволяет определить входные параметры, т.е. позволяет определить условия достижения некоторой цели. Таким образом, можно выполнять планирование «сверху-вниз» для всех подразделений и сравнивать их с планами, разработанными по методу «снизу-вверх» в процессе бюджетирования.
Budget (Бюджет). Модуль предназначен для поддержки итерационного процесса бюджетирования («снизу-вверх»). Исходный бюджет можно сформировать, скопировав данные прошлого года или выполнив статистическое прогнозирование (подробнее см. ниже в описании модуля Forecasting). Разработчик бюджета получает соответствующую информацию (например ключевые финансовые цели или расписание процесса бюджетирования) в текстовом виде. Ввод данных вручную осуществляется с помощью специальных форм, таким образом, чтобы каждый пользователь мог составлять планы в наиболее удобных (значимых) для него единицах измерения. Например, директору завода предпочтительно планировать, используя объемы продукции, а финансовым менеджерам удобно выражать доходы и расходы в местной валюте.
Данные в модуль можно вводить через Web, при этом доступны инструменты редактирования данных, есть возможность вставлять примечания.
Для тех, кто предпочитает Excel, предусмотрен специальный встраиваемый модуль, который позволяет вводить и подтверждать бюджетные данные (нетекстовые) непосредственно в Excel. Модуль стандартный и, как большинство его аналогов, может использоваться для выполнения анализа с помощью стандартных функций Excel непосредственно на базе данных приложения.
В состав модуля входят два дополнительных компонента. Первый, Salary Planning (Планировщик зарплат), предназначен для планирования на уровне отдельного сотрудника и позволяет распределять расходы на сотрудника по отделам или ЦФО (центров финансовой ответственности), а также по дополнительным измерениям, таким как проект или операция. Таким образом, Comshare MPC поддерживает анализ эффективности проектов. Кроме того, можно рассчитать амортизацию и балансовую стоимость на основе предопределенных профилей ресурсов. Эти показатели можно использовать для второго компонента модуля бюджетирования — Asset Budgeting (Бюджетирование основных средств).
Consolidation (Консолидация). Модуль предназначен для сведения бухгалтерских книг. Обеспечивает все необходимые функции: конвертацию валют, исключения внутри компании, аудиторские проверки.
Модуль консолидации содержит инструмент отображения данных, предназначенный для преобразования данных из различных исходных систем, а также поддерживает загрузку и консолидацию данных для разрозненных организаций, которые работают с разными планами счетов, бухгалтерскими книгами и временными структурами. Такой инструмент отображения может использоваться для загрузки данных из других источников, таких как системы управления взаимодействием с клиентами (Customer Relationship Management, CRM) и системы управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP) и традиционных (legacy) систем.
Forecasting (Прогнозирование). В модуле реализован ряд технологий временного прогнозирования, в том числе метод Хольта-Уинтерса (Holt-Winters), экспоненциальное сглаживание, метод Бокса-Дженкинса (Box-Jenkins), которые можно применить к статистическим данным для генерации достоверных прогнозов на основе выявленных тенденций. Одновременно для каждого набора статистических данных можно прогнозировать несколько комбинаций измерений (единица, продукт, канал распространения и т. п.). Приложение Comshare MPC автоматически выбирает технологию, которая даст наиболее статистически достоверный прогноз. Таким образом, модуль прогнозирования можно использовать для создания индивидуальных бюджетов для всех участников процесса бюджетирования на основе данных за прошлые периоды. Кроме того, можно создавать автоматические «скользящие» прогнозы, по мере загрузки фактических данных и сравнения их с планом.
Management Reporting/Analysis (Управленческая отчетность/анализ). Модуль доступен из всех других компонентов и позволяет пользователю анализировать данные и текстовую информацию в виде специальных представлений данных и диаграмм. Обычно для представления данных используется OLAP-технология, в том числе операции углубления, вращения, цветового кодирования, возможность сортировать представления по определенному столбцу, выполнять вычисления непосредственно на экране и сохранять индивидуальные версии. Кроме того, представления конфигурируются так, чтобы выполнялась детализация до уровня транзакций, например до записей в главной бухгалтерской книге. Поддерживаются различные виды диаграмм, в том числе: гистограммы, с областями, графики, круговые, точечные, для каждой из которых предусмотрен широкий набор опций форматирования.
Также разработано два дополнительных метода визуализации: OverView (Общий обзор) и Exception Alerts (Предупреждения об исключениях), которые отличают продукт Comshare MPC от лежащей в его основе технологии Decision.
OverView представлен в виде гиперболического дерева, в котором могут отображаться сотни и тысячи точек данных в цвето-кодированном представлении. При перемещении мыши по узлам дерева, область под указателем раскрывается, при этом отображается более низкий уровень иерархии, например отдельные единицы товаров, которые составляют данный вид продукции. Можно изменить ориентацию и продолжить анализ по другому измерению. Например, пусть анализ указывает на неблагоприятное отклонение в валовой прибыли для конкретного продукта. Можно «повернуть» представление и просмотреть все области продаж для данного продукта, чтобы определить, является ли это отклонение повсеместным или локализовано в определенной области. Изменяя пороговые значения, пользователь легко сможет определить участки высокой и низкой эффективности.
Руководитель бюджетного отдела может использовать OverView для просмотра статуса бюджетного процесса для конкретных его участников. Цветом выделяются различные состояния бюджетов: принят, одобрен, отклонен.
Функцию Exception Alerts может задать конкретный пользователь, чтобы выделить определенные ячейки, которые соответствуют тому или иному критерию. Например, можно вывести информацию по отдельным подразделениям, у которых операционные расходы оказались выше, чем общекорпоративный прогноз.
Дополнительные модули
Вместе с продуктом предлагается два дополнительных модуля. Модуль Production Reporting (Отчетность по производству) использует продукт Crystal Reports, автоматизирует процесс создания, распространения и поддержки форматированных отчетов. Предоставляются шаблоны отчетов, а с помощью дизайнера Crystal Reports можно создавать свои собственные. Шаблоны связываются с конкретными представлениями данных для создания множественных отчетов, которые затем объединяются в книги. Отчеты генерируются в форматах Crystal Reports, HTML или Excel.
На карманных компьютерах, оснащенных ОС Microsoft Pocket PC, применяется модуль Pocket Analytix (Аналитика для карманных компьютеров), который обеспечивает доступ для записи/чтения, а также передает предупреждения мобильным пользователям. Таким способом, торговый агент может сразу же обновить прогноз, не ожидая своего возвращения в офис. Однако с учетом ограниченных размеров экранов карманных компьютеров практический смысл выполнения анализа на них остается под вопросом.
Внедрение и администрирование
Comshare MPC — корпоративное приложение, которое обычно внедряется профессиональной службой поддержки фирмы Comshare или другими фирмами, занимающимися консалтинговыми услугами. Продолжительность процесса внедрения может колебаться от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от сложности бизнес-процесса, который необходимо реализовать, а также от набора используемых модулей. Для выбора модулей и данных, доступных каждой из групп пользователей, администратор пользуется инструментом View Manager. Например, оперативное руководство отвечает за ввод бюджета своего отдела, поэтому ему предоставляется доступ к модулям Budget и Reporting/Analysis.
Современный продукт с широкими возможностями
Comshare MPC — хорошо продуманный программный продукт с удобным пользовательским интерфейсом, предоставляющим множество функций для решения задач финансового управления, планирования и контроля в рамках предприятия. Компании, ищущие интегрированное приложение с гибким подходом к выбору сервера базы данных, с успехом могут применить его в своей практике.
1 Компания Geac Computer Corporation Limited, поставщик ПО для управления эффективностью бизнеса, приобрела компанию Comshare летом 2003-го года. (Прим. переводчика.)