Лабораторный практикум по СУБД Access 97.
Введение.
Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором
необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой
специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех, кто
работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и продуктом
является информация. Наиболее популярным программным продуктом, обеспечивающим
переработку данных, является СУБД Microsoft Access 97, входящий в пакет
Microsoft Office 97.
Цель настоящего практикума – изучение технологии работы в среде СУБД Access 97,
позволяющей профессионально создавать и редактировать БД реляционного типа, а
также осуществлять к ней запросы и формировать отчеты.
Типовая структура интерфейса
При работе с СУБД на экран выводится рабочее поле и панель управления. Панель
управления при этом включает меню, вспомогательную область управления и строку
подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и
зависит от конкретной установки или конкретного пользователя (установки
интерфейса СУБД доступны для изменений и легко модифицируются).
Строка меню содержит все основные режимы программы. Выбрав один из них,
пользователь получает доступ к ниспадающему подменю, содержащему перечень
входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающего меню
появляется дополнительные подменю.
В строке состояния – статусной строке отражаются сведения о текущем режиме
программы, имени файла текущей БД и некоторые другие полезные сведения.
Панель инструментов предназначена для быстрого вызова наиболее часто
употребляемых команд. Они отражаются в виде пиктограмм – значков, щелкнув мышью
по которым, можно вызвать на выполнение ту или иную команду. Все команды панели
инструментов можно вызвать и через главное меню.
Получение дополнительной помощи по различным командам и системе меню СУБД
возможно путем вызова справочной информации.
Упражнение 1. Использование справочной подсистемы.
Цель - научиться пользоваться справочной подсистемой СУБД Access 97.
ЗАДАНИЕ.
Ознакомиться с методами доступа к справочной подсистеме, проделать следующее:
Используя опцию -?- главного меню получить справки в разделе содержание по
пунктам:
введение в Microsoft Access 97
получение справки
Используя опцию -?- главного меню получить справки в разделе содержание
информацию о назначении всех кнопок панелей инструментов, а также кнопок
линейной и горизонтальной прокрутки.
Используя опцию -?- главного меню получить справки о назначении разделов
главного меню:
раздел “Файл”: создать базу данных, открыть базу данных, сохранить, сохранить
как/экспорт, параметры страницы, предварительный просмотр,
раздел “Правка”: копировать, вырезать, вставить
раздел “Вставка”: таблица, запрос, форма, отчет.
раздел “Окно”
раздел “Сервис”: орфография, параметры.
Создание структуры БД. Ввод и редактирование данных.
2.1. Формирование структуры таблицы.
БД в Access 97 – единый большой объект, который объединяет такие основные
составляющие как таблицы, отчеты, запросы, формы и позволяет их хранить в едином
дисковом формате.
Основным структурным компонентом БД является таблица, содержащая записи
определенного вида и формы. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую
информацию об отдельном элементе БД. Такие отдельные структурные элементы
называют полями таблицы.
Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из
которых она должна состоять, их типов и размеров. При этом каждому полю
присваивается уникальное имя. Указываемый тип данных показывает СУБД, каким
образом нужно обрабатывать поле.
В Access 97 используются следующие основные типы полей:
текстовый: предназначен для текстовой информации и чисел при невыполнении
математических операций с ними
числовой: предназначен для чисел при использовании их в математических
расчетах
memo: предназначен для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000
символов)
денежный: предназначен для операций с деньгами
дата/время: предназначен для хранения информации о дате и времени
счетчик: специальное числовое поле, предназначенное для автоматического
добавления уникального номера текущей записи в таблице данных
логический: предназначен для хранения всего двух значений “Да” и “Нет”
поле объекта OLE: предназначен для хранения объекта, созданного другими
приложениями (рисунок, график, диаграмма).
Упражнение 2. Формирование структуры таблицы.
Цель – приобретение навыков создания структуры таблицы.
Задание.
Сформируйте структуру таблицы СТУДЕНТ для хранения в ней справочных сведений о
студентах, обучающихся в ВУЗе.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.
Создание новой БД:
используя средства Windows, создайте на диске С: папку для файлов вашей БД
в Access 97 выполните команду основного меню: Файл – Создать – Новая БД
в появившемся диалоговом окне “Файл новой БД” выберите вашу папку и укажите
основные параметры БД: тип – Базы данных Access, имя – Sess. Щелкните по кнопке
“Ок”.
Создание таблицы БД: в окне “База данных” выберите Таблица – Создать –
Конструктор.
Определение полей таблице согласно приведенной ниже информации.
ПолеТип поляРазмер поля
НомерТекстовое7
ФамилияТекстовое15
ИмяТекстовое10
ОтчествоТекстовое15
ПолТекстовое1
Дата рожденияДатаКраткий формат
ГруппаТекстовое5
После ввода всех данных экран должен иметь следующий вид:
Сохранение таблицы:
выберите в меню Файл – Сохранить
в окне “Сохранение” введите название Студент. Нажмите “ОК”
на запрос о введении ключевого поля ответьте отказом
Закройте базу данных, выполнив Файл – Закрыть.
2.2. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.
В созданную таблицу данные могут быть введены путем использования табличной
формы, предоставляемой СУБД Access по умолчанию, так и с применением специально
разработанной пользовательской формы. При редактировании записей также
используются два указанных подхода.
Ввод данных в режиме таблице позволяет видеть сразу несколько записей. При этом
допускается добавление и изменение данных.
Когда данных в таблице много, целесообразно использовать некоторые быстрые
клавиши для перемещения по записям таблицы:
первая запись: щелчок по кнопке “Первая запись”
последняя запись: щелчок по кнопке “Последняя запись”
первый столбец таблицы: клавиша “Home”
последний столбец таблицы: клавиша “End”
на строку вверх: “Up”
на строку вниз: “Down”
на экран
на экран вниз: “Page Down”
в левый верхний угол таблицы: “Ctrl+Home”
в правый нижний угол таблицы: “Ctrl+End”ъ
Для удаления записи ее необходимо выделить и нажать “Del” и выбрать в меню
Правка – Удалить. При этом во избежании удаления нужных данных необходимо
подтвердить удаление в появившемся окне.
Упражнение 3. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.
Цель – приобретение навыков редактирования данных в стандартной табличной форме.
ЗАДАНИЕ.
Введите данные по вашей группе в таблицу СТУДЕНТ, созданную в предыдущем
задании.
Используя справочную помощь, изучите основные приемы редактирования данных в
стандартной табличной форме.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.
Откройте ранее созданную БД Sess:
выполните команды главного меню Файл – Открыть
найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему
мышью
Откройте таблицу Студент: в появившемся окне “Sess: база данных” выберите
Таблица – Студент – Открыть
Введите данные по вашей группе (а также по другим группам) в таблицу.
При этом на экране должна отобразиться следующая информация:
Отредактируйте данные в таблице: измените значения полей, удалите старые записи,
а затем добавьте новые записи.
Измените структуру таблицы, а конкретно – длины полей (Фамилия, Отчество),
воспользовавшись конструктором таблиц (Таблица - Конструктор). Измените формат
отображения даты и посмотрите, как это отразится на таблице.
*Замечание: по пунктам 4 и 5 воспользуйтесь справочной информацией
Закройте БД, дважды выбрав Файл – Закрыть.
Разработка однотабличных пользовательских форм.
Данные в таблицу вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться
экраном в виде бланка или формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране
все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение
каждого поля.
В Access 97 используется специальный мастер по созданию форм следующих видов:
в один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк
табличная форма – поля выводятся в виде строк и столбцов
диаграмма – представляет числовые данные таблицы в виде диаграммы
составная форма – объединяет в себе данные нескольких таблиц
Сформированная форма позволяет изменять, удалять, а также вводить новые данные в
вашу БД.
Упражнение 4. Создание однотабличной пользовательской формы.
Цель – приобретение навыков создания простейших экранных форм.
Задание:
Создайте однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования данных
таблицы СТУДЕНТ.
Ознакомления с возможностями создания однопользовательских форм.
Технология работы
Откройте ранее созданную БД Sess:
выполните команды главного меню Файл – Открыть
найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему
мышью
Выберите ФОРМА – СОЗДАТЬ.
В окне НОВАЯ ФОРМА выберите МАСТЕР ФОРМ. В качестве источника данных выберите
таблицу СТУДЕНТ.
Выполняйте указания мастера форм. Дайте название формы ФОРМА 1. Попробуйте
изменить внешний вид формы, используя готовые шаблоны.
Откройте созданную форму и введите новые данные в БД.
Познакомьтесь с возможностями перемещения по таблице, представленной в виде
формы. При необходимости используйте справочную информацию.
Сохраните вашу БД.
3. Вывод данных.
Разработка детального отчета.
Access 97 выводит информацию из БД в виде отчета (распечатки содержимого БД).
Все отчеты подразделяются на 3 категории:
простая распечатка содержимого БД
детальные отчеты – хорошо подготовленные отчеты в удобном для пользователя
виде
специальные отчеты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем
Отчеты позволяют надлежащим образом сгруппировать данные для более удобной
работы с ними. При этом возможно использования как стандартных средств
оформления, так и задаваемых пользователями.
Упражнение 5. Разработка детального отчета.
Цель – приобретение практических навыков создания детального отчета по БД.
Задание.
С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ
следующего вида:
СТУДЕНТ
ФамилияИмяОтчествоГруппа
Ознакомление с основными принципами создания отчетов
Технология работы.
Откройте ранее созданную БД Sess:
выполните команды главного меню Файл – Открыть
найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему
мышью
Выберите ОТЧЕТ – СОЗДАТЬ.
В окне НОВЫЙ ОТЧЕТ выберите МАСТЕР ОТЧЕТОВ. В качестве источника данных укажите
таблицу СТУДЕНТ.
Выполняйте указания мастера отчетов. Дайте имя отчета СТУДЕНТ. Попробуйте
изменить внешний вид и форму отчета. При необходимости воспользуйтесь справкой.
Сохраните вашу БД.
4. Поиск и отбор данных.
4.1. Команды поиска, фильтрации и сортировки.
Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей по поиску и сортировке
данных БД. К таким средства следует отнести использование команды “Поиск”,
фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.
Упражнение 6. Команды поиска, фильтрации и сортировки.
Цель – приобретение практических навыков осуществления основных операций по
поиску и сортировке данных БД.
Задание.
Осуществить поиск данных по всем полям в режиме формы.
Осуществить сортировку данных БД в режиме таблицы.
Осуществить фильтрацию записей БД.
Технология работы.
Откройте ранее созданную БД Sess:
выполните команды главного меню Файл – Открыть
найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелкнув по нему
мышью
Откройте окно формы ФОРМА 1.
Находясь в ФОРМЕ 1, щелкните по содержимому поля ФАМИЛИЯ.
Выберите в главном меню ПРАВКА – НАЙТИ. В появившемся окне “Поиск по полю:”
введите фамилию, которую хотели бы найти. Задайте критерии поиска и щелкните по
кнопке “Найти”.
Попробуйте осуществить поиск по разным полям и с разными критериями поиска. При
необходимости воспользуйтесь справочной информацией.
Закройте окно формы и откройте БД в режиме таблицы.
Определите поле, по которому будут отсортированы данные. Выберите в главном меню
ЗАПИСИ – СОРТИРОВКА и тип сортировки. Повторите сортировку по каждому полю. При
необходимости воспользуйтесь справочной информацией.
Задайте фильтр вывода данных. Для этого выберите в главном меню ЗАПИСИ – ФИЛЬТР
– ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР. В появившемся окне задайте формат фильтра (укажите условия
вывода данных). Затем выберите ФИЛЬТР – ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР.
Попробуйте осуществить фильтрацию данных по всем полям с заданием различных
условий фильтрации.