Табличный процессор Microsoft Excel
“Тот кто владеет информацией -владеет Миром”
Введение
Общество не стоит на месте. Вчерашний стереотип бухгалтера или экономиста -
нарукавники, счёты и толстенные книги учета, канул в лету. На смену счётам
пришли сначала “железный Феликс”, затем калькулятор, счетные машины и компьютер.
Трудно себе представить, что “вчерашняя” амбарная книга, (та, что мы называем
бухгалтерской) которую вел для себя полуграмотный купец, этак лет 70 назад,
смогла превратиться в “распределенную базу данных” или т.н. “транснациональную
главную бухгалтерскую книгу” которую могут одновременно вести тысячи сотрудников
компании, филиалы которой разбросаны по всей планете.
Электронные таблицы, кому и зачем они необходимы
Чтобы преуспевать в любом бизнесе необходимо четкое планирование. Для
правильного планирования нужно иметь точную, самую свежую и удобочитаемую
информацию.
Приведем очень простой пример для торговли. В магазине торгуют спичками
лампочками и карандашами. Со склада ежедневно завозят одинаковое их количество.
Лампочки и карандаши раскупаются а спички остаются. В этой ситуации выгоднее
было бы сократить закупку спичек и перераспределить средства на ходовой товар.
Но если бухгалтерия в магазине ведется обычным способом, значит известно об этом
станет лишь в конце месяца, после составления баланса. В следующем месяце
картина продаж может измениться. В этой ситуации приходится либо закрыть глаза
на происходящее и соответственно терять прибыль, либо назначить человека,
который будет ежедневно составлять отчет.
Теперь усложняем пример: магазин торгует товарами тысячи наименований, их
завозят не ежедневно и не одновременно, товары имеют сезонный спрос, спрос на
них неравномерен в течении недели. Какой человек справиться с этими
многочисленными но..., и кто сможет проанализировать отчеты.
К тому- же в наше время очень актуальным становиться фактор “старения
информации”. Если лет пять назад мы спокойно могли пользоваться информацией
месячной а то и квартальной давности, то сегодня выписанный Счет действует 3-10
дней, Прайс- лист действителен в течении недели, платеж доходит в любую точку
Украины за 1-2 рабочих дня, цены всех сделок устанавливаются в день заключения
сделки, информацию о товаре можно получить практически немедленно по “Internet”,
электронной почте или факсу.
Хотелось бы добавить пару слов об удобочитаемости информации. Если Ваш Шеф
затребует информацию например об объемах продаж за текущий месяц, что Вы ему
понесете ? Возьмите любые первичные документы или журналы прихода-расхода, и
можете считать, что вы на полпути к бирже труда. Но если Вы принесете диаграмму
или график продаж, на котором все с первого взгляда ясно и понятно, где каждый
товар отмечен столбиком да еще нанесены границы прибыльности, можете готовиться
к повышению.
Возникает вопрос, где взять этот график или диаграмму и самое главное где найти
рабочее время, которого всегда не хватает, чтобы обсчитать все эти километровые
столбцы и строки чисел, да еще и чтоб информация была “сегодняшней” ?
Ответ прост- Вам нужен хороший компьютер и программное обеспечение корпорации
Microsoft, которое позволит выполнить подобную работу за 10-15 минут.
Продукты фирмы Microsoft
Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день
является корпорация Microsoft. Если вы хоть раз сидели за компьютером, значит вы
работали с ПО Microsoft. Вспомните MS-DOS, MS-Windows 3.1, MS-Windows 95,
MS-Word, MS-Excel, MS-Access и т.д.. Во всех названиях встречается одна и та- же
аббревиатура “MS” и обозначает она ни что иное, как “Microsoft”. Невзирая на
нападки критиков, ПО Microsoft приобрело статус “Де факто”. Его изучают в школах
и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных
компьютеров. В доказательство можно привести только один пример - этот реферат
также набран в MS-Word 97, на компьютере с установленной операционной системой
MS-Windows 95.
Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО
мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные
продукты имеют как бы “одно лицо”. Это позволяет пользователю освоив работу
например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel , что
значительно сокращает время освоения программ. К тому же ПО для бизнеса
объединяется в так называемый пакет MS-Offis. В него обычно входят 3-4
взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать
любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может
быть свободно перенесена в Word или наоборот.
Табличный процессор Excel 7.0
Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения
обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия
информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных
таблиц. Одна или несколько таблиц составляет “рабочую книгу”, в этом случае
таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять
или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется
вся книга в виде отдельного файла с расширением “xls”.
Основные технические характеристики
ХарактеристикаЗначение
Число пользовательских панелей инструментовОграничивается только объемом
памяти
Число пользовательских кнопокОграничивается только объемом памяти
Число открытых документовОграничивается только объемом памяти и системными
ресурсами
Максимальный размер листа16384 строк на 256 столбцов
Ширина столбцаот 0 до 255 символов
Высота строкиот 0 до 409 пунктов
Длина текста в ячейкене более 255 символов
Длина формулыне более 1024 символов
Число листов в книгеОграничивается только объемом памяти (максимальное
число листов книги, открываемой по умолчанию - 255)
Технические характеристики листов и книг
ХарактеристикаЗначение
Число сценариевОграничивается только объемом памяти, хотя в итоговый отчет
включаются первые 251 сценарий
Число видовОграничивается только объемом памяти, хотя в окне диалога
Диспетчер видов выводится список первых 256 видов
Количество значащих десятичных разрядов15
Максимальное положительное число9.99999999999999E307
Минимальное отрицательное число-9.99999999999999E307
Минимальное положительное число1E-307
Максимальное отрицательное число-1E-307
Предельное число итераций32767
Размер массивовне более 6553 элементов
Число сводных таблиц на листеОграничивается только объемом памяти
Число элементов в сводной таблицыне более 256
Число страниц в сводной таблицене более 8000
Число цветов в книге56
Число стилей ячейки в книгене более 4000
Число пользовательских числовых форматовОграничивается только объемом
памяти
Число выделенных диапазоновне более 2048
Число имен в книгеОграничивается только объемом памяти
Число аргументов функциине более 30
Число вложений функцийне более 7
Число стандартных функций320
Число пользовательских функцийОграничивается только объемом памяти
Число окон книгиОграничивается только системными ресурсами
Число подокон окнане более 4
Число связанных листовОграничивается только объемом памяти
Интервал масштабированияот 10% до 400%
Число поименованных видовОграничивается только объемом памяти
Число отчетовОграничивается только объемом памяти
Число сценариевОграничивается только объемом памяти
Число уровней сортировки3 для однократной сортировки; неограниченно для
последовательных сортировок
Технические характеристики диаграмм
ХарактеристикаЗначение
Число диаграмм, использующих данные листаОграничивается только объемом
памяти
Число листов, используемых диаграммойне более 255
Число рядов данных в диаграммене более 255
Число элементов в ряду данныхне более 4000
Суммарное число элементов во всех рядах данных диаграммыне более 32000
Число шрифтов диаграммыне более 255
Число стилей линиине более 8
Число весовых коэффициентов линиине более 4
Число узоров для заливки плоских фигур18
Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной монитор)56448
Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной принтер)56448 (Зависит от
марки принтера и его программного обеспечения.)
Знакомство с Excel
Самый простой способ познакомиться с MS-Excel это взять сам Excelи попробовать
ввести в таблицу какие-то пробные данные. Возьмем пример с магазином:
ABCDEF
1ТоварПолученоПроданоОстаток
2Лампочки1082
3Карандаши1073
4Спички1028
5Итого:301713
Так будет выглядеть экран по окончанию работы. Весь “фокус” заключается в том,
что Вы не заполняете те поля которые можно рассчитать а вводите только первичную
информацию, в данном случае столбцы “Товар”, “Получено”, и “Продано” а все
подсчеты выполняет программа. На самом деле, чтобы ваша таблица выглядела так
как показано выше Вы должны ввести следующее:
ABCDEF
1ТоварПолученоПроданоОстаток
2Лампочки108=B2-C2
3Карандаши107=B3-C3
4Спички102=B4-C4
5Итого:=CУMM(В2:B4)=CУMM(C2:C4)=CУMM(D2:D4)
Правило первое: Любую ячейку можно адресовать, как букву столбца и цифру строки.
Например, в нашей таблице в ячейке A4 находится текст “Спички”.
Правило второе: Все вычисляемые поля в Excel начинаются со знака равенства, этот
знак сообщает программе, что в данной ячейке необходимо вывести не то что в нее
введено а результат действия.
Основываясь на этих двух правилах мы можем сделать вывод, что в ячейке D2 ,
будет выведена разность ячеек В2 и С2 и соответственно при веденных 10-8=2.
Основной смысл таблиц Excel заключен в том, что один раз составив формы и введя
их в необходимые ячейки, мы в последствии только меняем данные, а все расчеты
лежат на программе. Это во первых экономит время и во вторых “машина не делает
ошибок”. При этом в любое время мы можем отредактировать формулы и тем самым
изменить порядок расчетов, что дает очень большую гибкость наших расчетов.
Хочется добавить, что Excel позволяет за 5 шагов построить диаграмму или график
который будет наглядно отражать результаты расчетов.
ABCD
1ТоварПолученоПроданоОстаток
2Лампочки1082
3Карандаши1073
4Спички1028
5Итого:301713
И кроме всего прочего, этот график будет изменяться вместе с изменением входных
данных и их расчетами.
ABCD
1ТоварПолученоПроданоОстаток
2Лампочки15123
3Карандаши15132
4Спички541
5Итого:301713
Хотелось бы добавить, что данные для расчетов могут находится как на одном
рабочем листе так и на нескольких рабочих листах книги или даже в другой рабочей
книге - это не имеет значения. Нужно только помнить правила адресации:
На том же рабочем листе - указывается столбец и строка (А1).
Для данных с другого листа- указывается Имя листа ! столбец + строка
(Лист1!А1)
Для данных из другой книги- указывается [имя книги] имя листа ! столбец +
строка
( [Книга4] Лист1!А1) Книга при этом должна быть открыта.
Следовательно, если установить три компьютера на складе, в отделе сбыта и у шефа
и объединить их в сеть. Поручить кладовщику вести на ег
товара, а бухгалтеру на своем листе вести учет продаж в удобном для них виде. То
у Шефа на его листе всегда будет диаграмма объемов продаж, причем эта диаграмма
будет столь же динамична, сколь динамична и фактическая работа т.е. она будет
отражать динамику работы в реальном режиме времени.
У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система “растет” вместе с
вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel
составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране
могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими
элементамиуправления. Вы можете не только использовать стандартные панели
инструментов. но и создавать свои собственные.
Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0
Основные пункты меню и их назначение
При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана
располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю
которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго
порядка.
Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы.
Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения.
Правка - Подменю для работы с клетками таблицы.
Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных.
Вставка - Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов.
Формат -Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице.
Сервис - Подменю проверок и изменения настроек системы.
Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки.
Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.
? - Подменю помощи
Рассмотрим подробнее каждое подменю
ФайлСоздатьСоздать новую рабочую книгу.
ОткрытьОткрыть существующую рабочую книгу.
ЗакрытьЗакрыть рабочую книгу.
СохранитьСохранить изменения в файле на диске.
Сохранить какСохранить рабочую книгу под новым именем.
Сохранить рабочую областьСохранить измененные документы и состояние
рабочей области.
СвойстваВывод сведений о данном документе
ДоступСовместное использование одного документа несколькими пользователями
Параметры страницыИзменение параметров страницы для документа
Область печати
- Задать
- УбратьОпределение области листа для распечатки
Удаление определения
Предварительный просмотрПросмотр документа перед печатью
ПечатьВывод документа или его части на печать
1
2
3
4Список последних файлов которые вы открывали. Можно повторно открыть
указанный в списке файл.
ВыходВыход из программы Excel
ПравкаОтменитьОтменить последнее произведенное действие
ПовторитьВернуть отмененное действие
ВырезатьВырезать выделенный объект в буфер
КопироватьСкопировать выделенный объект в буфер
ВставитьВставить объект из буфера
Специальная вставкаПозволяет выбрать, что вставлять данные или формулы
Заполнить
- Вниз
- Вправо
- Вверх
- Влево ...Заполнить выделенный интервал значениями расположенными в
первой ячейке. Или скопировать формулу из первой ячейки со сменой ее
аргументов для каждой строки или столбца.
Очистить
- Все
- Форматы
- Содержимое
- ПримечанияОчистка
Всего содержимого ячеек
Форматов данных в ячейках
Формул или значений ячеек
Примечаний к ячейкам
УдалитьУдалить строку, столбец или ячейки
Удалить листУдаление рабочего листа
Переместить/скопироватьПеремещение или копирование выделенных листов по
книге или в другую книгу
НайтиПоиск текста в выделенных ячейках
ЗаменитьПоиск текста и замена его новым текстом
ПерейтиБыстрый переход на ячейку или область
ВидСтрока формулПоказать или скрыть панель формул
Строка состояния Показать или скрыть строку состояния
Панели инструментовВыбрать стандартные панели инструментов
Во весь экранВывести на экран только таблицу и Основное меню
МасштабИзменение масштаба таблицы от 10% до 400 %
Диспетчер отчетовПечатать или определить вид отчета
Диспетчер видовОпределить поименованный Вид
ВставкаЯчейки Вставить новую ячейку
СтрокаВставить новую строку.
СтолбецВставить новый столбец.
ЛистВставить новый рабочий лист.
Диаграмма
- На этом листе
- На новом листеВставить вновь создаваемую диаграмму.
Макрос
- Модуль
- Диалоговое окно
- Макрос MS Excel 4.0Создание нового программного модуля.
Вставка в книгу нового листа диалога.
Вставка в книгу нового листа макросов
Разрыв страницыВставить символ обозначающий переход на новую страницу при
печати.
ФункцияВызов мастера функций для создания или редактирования существующей
в клетке функции.
Имя
- Присвоить
- Вставить
- Создать
- ПрименитьПрисвоение или удаление имени выделенному интервалу
Вставить имя из листа существующих имен в формулу.
Создать автоматически имя выделенному интервалу.
Замена ссылок в формуле на имена.
ПримечаниеСоздание, редактирование и удаление примечания
Рисунок Вставка рисунка из внешнего файла
ОбьектОдного из обьектов стандртизованых Microsoft
ФорматЯчейкиИзменение шрифта, границ и других параметров ячейки
Строка
- Высота
- Автоподбор высоты
- Скрыть
- ПоказатьИзменение параметров строки
Скрыть строку из вида
Сделать видимой скрытую строку
Столбец
- Ширина
- Автоподбор ширины
- Стандартная ширина
- Скрыть
- Показать Изменение параметров столбца
Скрыть столбец из виду
Сделать видимым скрытый столбец
Лист
- Переименовать
- Скрыть
- Показать
- ПодложкаПереименовать рабочий лист
Скрыть рабочий лист
Показать скрытый рабочий лист
Изменить фон рабочего листа
АвтоформатАвтоматическое форматирование рабочего листа
СтильВыбор стиля для форматирования листа
Размещение
- На передний план
- На задний план
- СгруппироватьРазмещение видимых объектов
СервисОрфографияПроверка орфографии
Зависимости
- Влияющие ячейки
- Зависимые ячейки
- Источник ошибки
- Убрать все стрелки
- Панель зависимостейПоказать зависимости при помощи стрелок
Показать стрелками ячейки которые влияют на результат
Показать ячейки, чей результат зависит от данной ячейки
Указать источник ошибки для данной ячейки
Удалить все указатели
Вывод панели трассировки зависимостей
АвтозаменаДобавление или удаление списка элементов автозамены
Подбор параметраРешение задачи с одним параметром
СценарииСоздание и проверка условных сценариев
Поиск решенияПоиск решения по заданной модели
Защита
- Защитить лист
- Защитить книгуЗащитить рабочий лист от изменений
Защитить от изменений всю книгу
НадстройкиДобавить удалить необходимые шаблоны и мастера
Макрос
Запись макроса
Назначить макросРабота по созданию, записи и назначению клавишам макросов.
ПараметрыИзменение и установка параметров системы
ДанныеСортировкаСортировка выделенных ячеек
Фильтр
- Автофильтр
- Показать все
- Расширенный фильтрОтбор записей с помощью раскрывающихся списков
Показать все записи
Отбор записей с указанием условий в отдельном диапазоне
ФормаПоиск, изменение и удаление записей базы данных
ИтогиДобавление итогов к списку
Таблица подстановкиСоздание в выделенном диапазоне таблицы подстановки
значений в формулу
Текст по столбцамРазбор текста в выделенном диапазоне по столбцам
Мастер шаблонов Средство создания шаблонов документов
КонсолидацияОбъединение диапазонов в указанный диапазон
Структура
- Скрыть детали
- Показать детали
- Сгруппировать
- Разгруппировать
- Автоструктура
- Удалить структуры
- ПараметрыПодменю по созданию, изменению и удалению параметров структуры
документа
Сводная таблицаСоздание и изменение сводной таблицы
Поле сводной таблицыУстановка свойств поля сводной таблицы
Обновить данныеОбновление сводной таблицы
Получить внешние данныеВставка данных из внешнего источника
ОкноНовоеОткрыть новое окно
РасположитьИзменение расположения окон
СкрытьУбрать с экрана текущее окно
ПоказатьПоказать скрытые окна
Закрепить областиСтроки выше и столбцы левее курсора больше не
прокручиваются.
1 Активное окно
2 Активное окноПерейти в одно из открытых окон
?Вызов справкиСправочная система с подробным описанием всех функциональных
возможностей.
О программеДанные о версии, номере продукта и параметрах системы.
Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш
Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого нажмите
клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите клавишу с
изображением буквы, подчеркнутой в команде меню.
Функциональные клавиши и клавиши управления курсором
Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице.
КлавишаSHIFTCTRLALTCTRL +SHIFTALT+ SHIFT
F1Вывести справку или открыть окно помощникаЧто это такое? Вставить лист с
диаграммой Вставить новый лист
F2Перейти к правке содержимого ячейки и строки формулПерейти к правке
примечания ячейки Выполнить команду Сохранить как Выполнить команду
Сохранить
F3Вставить имя в формулуВставить функцию в формулуПрисвоить имя Создать
имена по тексту ячеек
F4Повторить последнее действиеПовторить последний переход или
поиск)Закрыть окноВыполнить команду Выход
F5Выполнить команду Перейти (меню Правка)Отобразить окно диалога Поиск
Восстановить исходный размер окна книги
F6Перейти в следующую область окнаПерейти в предыдущую область окнаПерейти
в следующую книгу Перейти в предыдущую книгу
F7Выполнить команду Орфография (меню Сервис) Переместить окно книги
F8Включить режим расширения выделенной областиВключить режим перехода к
следующему участку выделяемой областиИзменить размер окна книгиОтобразить
окно диалога Макрос
F9Пересчитать все листы во всех открытых книгахПересчитать текущий лист
Свернуть окно книги
F10Перейти в строку менюВывести контекстное менюРазвернуть или
восстановить окно книги
F11Создать диаграммуВставить новый листВставить лист для макроса Microsoft
Excel 4.0Открыть окно редактора Visual Basic
F12Выполнить команду Сохранить как (меню Файл)Выполнить команду Сохранить
(меню Файл)Выполнить команду Открыть (меню Файл) Выполнить команду Печать
(меню Файл)
Заключение
Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы,
наверняка будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте
и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, попробуйте снова.
Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому экспериментируя,
вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени.