1. Информационные процессы в экономике
Для развития человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и другие ресурсы, в том числе и информационные
. Настоящее время характеризуется небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится практически к любой сфере деятельности человека. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской и образовательной сферах. Например, в промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов в результате концентрации и специализации производства.
Информация представляет собой один из основных, решающих факторов, который определяет развитие технологии и ресурсов в целом. В связи с этим, очень важно понимание не только взаимосвязи развития индустрии информации, компьютеризации, информационных технологий с процессом информатизации, но и определение уровня и степени влияния процесса информатизации на сферу управления и интеллектуальную деятельность человека.
Проблемам информации вообще и управлению как информационному процессу уделяется очень большое внимание, обусловленное следующими объективными процессами:
• человечество переживает информационный взрыв. Рост циркулирующей и хранящейся в обществе информации пришел в противоречие с индивидуальными возможностями человека по ее усвоению;
• развитие массово – коммуникационных процессов;
• потребность разработки общей теории информации;
• развитие кибернетики как науки об управлении;
• проникновение информационных технологий в сферы социального бытия;
• исследования в области естественных наук подтверждают роль информации в процессах самоорганизации живой и неживой природы;
• актуализация проблемы устойчивого развития, становление информационной экономики, главной движущей силой которой является информационный потенциал, информационные ресурсы;
• проблема перспективы развития человечества как целостности делает необходимой постановку вопроса о критерии прогресса в современных условиях.
Важное место в понимании такого понятия как «информация» и механизма информационных процессов в обществе и его институтах занимает понятие информационной среды, которая является с одной стороны, проводником, преобразователем и распространителем информации, а с другой – источником побудительных причин деятельности людей. В процессе своей деятельности человек активно взаимодействует с информационной средой, получая из нее новые личностные знания, генерируя новые знания и представляя их в форме информации, которую помещает в информационную среду. Любому хозяйствующему субъекту свойственна определенная информационная среда, в которую он погружен. Эта информационная среда отражает уровень развития хозяйствующего субъекта и определяет определенные принципы информационного поведения людей в общении друг с другом.
Следует также отметить, что исключительная роль информации в современном научно – техническом прогрессе привела к пониманию информации как ресурса, столь же необходимого и важного, как энергетические, сырьевые, финансовые и другие ресурсы. Информация стала предметом купли – продажи, т.е. информационным продуктом, который наравне с информацией, составляющей общественное достояние, образует информационный ресурс общества. В качестве товара информация не может отчуждаться подобно материальной продукции. Ее купля-продажа имеет условное значение. Переходя к покупателю, она остается и у продавца. Она не исчезает в процессе потребления. Становление и развитие информационного сектора, движение многих видов информации в качестве товара повлияло на формирование особого рынка – рынка информации. В настоящее время распространение информации в информационном секторе экономики не возможно представить без применения новых информационных технологий. Уже прошел тот момент времени, когда новые информационные технологии разрабатывались в основном для внутренних потребностей той или иной организации. Сейчас информационные технологии превратились в самостоятельный и довольно прибыльный вид бизнеса, который направлен на удовлетворение разнообразных информационных потребностей широкого круга пользователей. Использование современных информационных технологий обеспечивает почти мгновенное подключение к любым электронным информационным массивам (таким как базы данных, электронные справочники и энциклопедии, различные оперативные сводки, аналитические обзоры, законодательные и нормативные акты и т.д.), поступающим из международных, региональных и национальных информационных систем и использование их в интересах успешного ведения бизнеса. В результате объединения разнообразных информационных сетей стало возможным создание глобальной информационной системы Internet, позволяющей вести информационное обслуживание по принципу «всегда и везде: 365/366 дней по 24 часа в сутки в любой точке земного шара». Благодаря стремительному развитию новейших информационных технологий, в настоящее время не только появился открытый доступ к мировому потоку политической, финансовой, научно-технической информации, но и стала реальной возможность построения глобального бизнеса в сети Internet. Все более интенсивно в своей деятельности фирмы начинают использовать ресурсы Internet. Глобальная информационная сеть проникла практически во все сферы человеческой жизни и бизнеса. В Internet формируется новая система глобальной коммерции, в которой продавцы, покупатели и посредники оказываются объединенными в торговые сообщества. Internet можно рассматривать как новую «среду обитания информационного общества», являющуюся одновременно и важнейшим глобальным электронным рынком, который еще молод, но его обороты уже значительны. Рост популярности Internet связан с тем, что с использованием данной технологии можно реализовать практически все бизнес-процессы в электронном виде: покупать и продавать товары и услуги, вкладывать деньги, получать информацию, заключать соглашения и т.д. Настоящий момент развития Internet связан с лавинообразным развитием электронной коммерции. Электронная коммерция основывается на структуре традиционной коммерции, а использование электронных сетей добавляет ей гибкости. Существует два основных вида электронной коммерции: торговля товарами и торговля информацией. Различия между ними значительны и проявляются на всех уровнях – начиная с определения потребительской аудитории и заканчивая непосредственно оплатой за оказанную услугу. В настоящее время Российская система информации включает в себя важнейшие потоки информации и выполняет ее обработку в соответствии со специализацией информационных органов.
Следует отметить, что Российские органы информации входят в соответствующие международные отраслевые системы информации – по патентам, по стандартам, по энергетике, сельскому хозяйству и т.д.
2. Методика создания автоматизированных систем и технологий
Одним из важнейших условий развития и совершенствования системы управления спортом в России, совершенствования деятельности спортивных организаций должен стать переход на автоматизированное управление, суть которого заключается в разработке и внедрении во все звенья организационных структур информационных и телекоммуникационных технологий.
Такая постановка вопроса определяет актуальность задачи создания Автоматизированной Информационной Системы Спорта России (АИС «Спорт»), предназначенной для автоматизации функций сбора, систематизации, накопления, обработки, выдачи, отображения и передачи данных для их анализа, обобщения, выработки соответствующих управленческих решений, их доведения до потребителей; контроля их исполнения в органах управления всех уровней; автоматизации информационного обеспечения других характерных для спортивной отрасли видов деятельности, а также информационного взаимодействия с внешними автоматизированными системами, включая интеграцию в глобальную компьютерную сеть Интернет.
АИС должна представлять собой интегрированную многоуровневую, территориально-распределенную автоматизированную систему. Она позволит построить единое информационное пространство органов управления спортом и других субъектов спортивной деятельности, организовать, таким образом, совместное использование поступающей и накопленной информации всеми участниками указанной сферы деятельности.
Участие органов, организаций и учреждений сферы спорта в процессах создания и эксплуатации АИС позволит им решать следующие задачи: получать доступ к отраслевым информационным ресурсам и использовать их для организации собственной деятельности; эффективно интегрироваться в национальное информационное пространство собственными ресурсами; совместно решать вопросы отраслевой стандартизации представления и обмена информацией; осуществлять презентацию собственной деятельности; существенно сократить технологические затраты на создание собственных систем.
АИС должна обеспечить автоматизацию следующих макро-функций, присущих спортивной деятельности и процессам управления отраслью, в целом: административно-хозяйственной, финансово-экономической, законотворческой, кадровой и контрольной деятельности органов управления; учебно-тренировочных процессов в системе специальной подготовки спортсменов и специалистов; проведения национальных и международных соревнований и других спортивных мероприятий с участием российских спортсменов.
Помимо указанных макрофункций в рамках АИС должны быть автоматизированы следующие процессы: организация и сопровождение Интернет-представительств спортивных организаций всех уровней и различных правовых форм; обеспечение судейства, поддержка протоколов соревнований, формирование текущей информации о ходе спортивных мероприятий; проведение аудио- и видеорепортажей со спортивных мероприятий, проведение конференций и брифингов с теле- и радиокорреспондентами, репортерами СМИ в аудиториях и на объектах спорта; презентация соревнований в глобальной компьютерной сети Интернет, создание WEB-сайтов соревнований; радио- и телевизионные репортажи о спортивных мероприятиях; организация аккредитации и допуска на сооружения должностных лиц, журналистов, участников и зрителей спортивных мероприятий; доступ к информации согласно полномочиям, противодействие несанкционированному получению документальной, в том числе архивной аудио- и видеоинформации; контроль медицинских параметров организма и выбор оптимальных нагрузок при проведении тренировок одиночных спортсменов и групп; обеспечение персональной аудио- и видеосвязи и системы обмена данными пользователей системы в соответствии с их компетенцией; поддержка сигнальных функций систем безопасности и противопожарной безопасности спортивных сооружений; сервисные услуги через взаимодействующие информационные системы в ходе поездок персон российского спорта, включая возможность перемещения сопровождаемого объекта обеспечения личной безопасности.
Одной из основных задач создания АИС является повышение эффективности управления спортивной отраслью России, а также повышение качества координации и взаимодействия головной организации отрасли – ГКФСТ с органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, другими ведомствами и зарубежными спортивными организациями путем применения средств автоматизации и новых информационных технологий.
Другая важнейшая задача ее создания – совершенствование учебно-тренировочного процесса в системе подготовки специалистов и спортсменов, проведение спортивных мероприятий на основе внедрения современных информационных технологий, оптимизация технологических, кадровых и финансовых затрат путем применения методов и средств моделирования.
Исходя из принципов организации управления в спортивной отрасли России, АИС должна представлять собой многоуровневую, территори ально распределенную систему.
Часть АИС, охватывающая верхние уровни управления, представляет собой автоматизированную систему административного управления. Другая часть, объединяющая нижние уровни управления, может рассматриваться как аналог автоматизированной системы управления технологически ми процессами. В целом же АИС может быть представлена как интегрированная система, в которой следует выделить достаточно целостную (в условиях специфической области) подсистему собственно Государственного Комитета РФ по физической культуре, спорту и туризму, для которой характерны индивидуальные функции и документы несвойственные другим субъектам спортивной деятельности.
Характерным, как и для всех систем данного типа, является тот факт что, на нижних уровнях управления АИС должно обеспечиваться управление в масштабе времени близком к реальному.
АИС должна обеспечивать реализацию следующих функций:
• своевременное представление данных от подчиненного объекта (или объекта более низкого уровня иерархии в отрасли) до необходимого уровня принятия решения в требуемом виде (документ, видео – звукозапись др.);
• сбор, систематизацию, накопление, обработку, выдачу, отображение и передачу указанной информации в целях ее анализа и обобщения, выработки вариантов решения;
• своевременное доведение решений в виде документов и распоряжений до подчиненных подразделений;
• контроль исполнения поручений;
• информационное обеспечение спортивных мероприятий;
• обеспечение учебно-тренировочного процесса автоматизированными средствами поддержки.
Создание АИС позволит:
• обеспечить непрерывное и устойчивое управление всеми структурами спортивной отрасли России при различных вариантах деятельности;
• интегрировать все многообразие видов управленческой деятельности ГКФСТ России по функциональным направлениям;
• организовать единое информационное пространство спортивной отрасли России, то есть организовать совместное использование поступающей и накопленной информации;
• обеспечить взаимодействие и совместное функционирование территориально рассредоточенных программно-аппаратных комплексов различного назначения, включая мобильные средства обеспечения спортивных мероприятий;
• интегрировать автоматизированные технологии сбора, передачи и обработки информации, различающиеся по ее источникам и потребителям, а также по типам и видам процедур их обработки.
Выводы. Основные особенности процесса создания АИС (упорядоченной совокупности научных, проектных, организационных и других мероприятий, направленных на решение задачи создания АИС) сводятся к следующему:
1) поэтапная (в три этапа) разработка частных проектов системы и последующая их реализация на основе единых концептуальных положений;
2) увязка мероприятий с этапами программы развития спортивной отрасли;
3) создание специальных технологических средств и применение специальных технологических приемов разработки и ввода АИС в эксплуатацию: развертывание имитационно-отладочного стенда разработчиками, создание опытных участков;
4) приоритетность развития системы передачи данных;
5) объективная необходимость первоочередной разработки средств информатизации ГКФСТ России;
6) охват различными видами работ одновременно верхних и нижних уровней управления в отрасли;
7) разумное распределение работ между учреждениями спортивной отрасли России и внешними организациями;
8) широкое применение в АИС готовых программных продуктов, информационных технологий, а также типовых проектных решений.
3. Информационное обеспечение экономических информационных систем (ЭИС) и технологий
Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития общество требует для своего управления систематизированной, предварительно подготовленной информации. Особенно это касается производственных процессов – процессов, связанных с производством материальных и нематериальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершенствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и управление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем.
Для того чтобы разобраться, что же такое экономическая информационная система,
необходимо прежде всего определить ее место в системе управления экономическим объектом, т.е. объектом, связанным с производством материальных и нематериальных благ.
Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого коллектива, объединенных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта управления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем в процессе уточнения они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.
В соответствии с кибернетическим подходом система управления
представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления – управленческого аппарата. Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.
Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями.
Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении.
Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).
Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.
Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечивать процесс управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации.
С учетом сферы применения выделяются:
-технические информационные системы;
-экономические информационные системы;
-информационные системы в гуманитарных областях и др.
Так как далее речь будет идти исключительно об информационных системах экономического характера, необходимо ввести понятие экономической информационной системы (ЭИС).
Под ней будем понимать систему, предназначенную для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. С помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна. Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки.
В ЭИС от объекта управления направляется только та часть информации – О2
, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в ЭИС лишь часть директивной информации – П2
, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемой в ЭИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20%. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.
Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.
На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.
На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.
На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями.
В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание, ибо впоследствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы.
Планирование
–
функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее – на среднем и минимальное – на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.
Учет
–
функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.
Анализ и регулирование
–
сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ,
а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации – экспертные системы.
Первоначально большинство ЭИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. Впоследствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д.
Современные ЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.
Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели. Цели системы задаются при ее создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменением внешних условий. Под целью
понимаются характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления. Среди всего многообразия целей можно выделить два основных класса: стратегические и тактические. Они отличаются между собой прежде всего уровнем обобщения и периодом, на который рассчитаны. Существует определенная зависимость между структурой управления и способом разбиения вышестоящих целей на подцели, т.е. процессом декомпозиции целей. И стратегические, и тактические цели могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными.
Такое название объясняется тем, что заданные цели отражают желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности показателей.
Для систем существует понятие динамического равновесия
– это процесс, характеризуемый некоторой равновесной траекторией. Для выделения ее среди других должен быть задан критерий. Учитывая целенаправленный характер системы, траектория является равновесной тогда, когда она кратчайшим путем ведет к поставленной цели. Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с другой стороны, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и цели. К функции системы и к структуре относится понятие устойчивости.
Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже существенно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбежно ведет к потере функциональной устойчивости системы, а часто к ее гибели. Одним из факторов устойчивости структуры является структурная избыточность, что достигается дублированием.
Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером как творческая. Вся иерархия траекторных целей должна соответствовать структуре управления. Или, если быть более точным, структура управления должна соответствовать иерархии целей. Другими словами, каждый элемент структуры управления, представленный на графе управления вершиной, должен иметь набор траекторных (директивных) целей, которые должны соответствовать служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом, управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня.
В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической траектории поведения системы с желаемой (директивной) траекторией. Если траекторные цели отражают иерархию управления, то управление на горизонтали осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер, поскольку вырабатываются самим менеджером. Эти цели подчинены траекторией цели и меняются в соответствии с возникновением той или иной фактической ситуации. Если творческая цель предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она становится для этого уровня траекторией.
Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторией, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня, и поэтому являются некоей директивой лишь для низшего уровня управления. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.
Состав и структура ЭИС
Даже относительно небольшие предприятия являются сложными системами, поскольку обладают непростой иерархической структурой с многочисленными взаимосвязями между объектом управления и управляющей системой. В свою очередь, участники процесса управления обычно ставят перед собой свои цели, которые могут не совпадать с целью системы в целом. Процесс управления характеризуется многофункциональностью, которая проявляется в особенностях реализации основных функций управления: учета, анализа, планирования и регулирования. Предприятие как система в условиях изменения среды сохраняет свойство целостности и обладает такой характеристикой, как эмерджентность.
А управление ориентировано на сохранение своего основного качества, поскольку утеря целостности влечет за собой разрушение системы. В экономических системах управление строится на основе экономико-организационных моделей, так как управляющая система должна иметь представление об образе объекта. И поскольку модель в некоторой форме отражает реально протекающие процессы, возникает проблема ее адекватности. Модель всегда отличается деталями от самого объекта, но обязательно имеет с ним нечто общее. Сравнительно простыми являются функциональные модели, описывающие зависимость выхода от входа, более сложными – структурные модели, включающие и функциональный, и структурный аспект. Модели, как и системы, могут быть вероятностными
и детерминированными.
ЭИС обычно представляет собой детерминированную модель системы управления, отражая происходящие процессы через призму своих технологий. Именно поэтому ЭИС является сложной системой Обилие и разнообразие экономических систем порождают большое разнообразие ЭИС: ведь, отражая систему управления, ЭИС таким образом впитывает в себя особенности структуры управления, схемы декомпозиции управленческих целей, предметных технологий.
В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства.
В экономике с учетом сферы применения выделяются:
-банковские информационные системы;
-информационные системы фондового рынка;
-страховые информационные системы;
-налоговые информационные системы;
-информационные системы промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские информационные системы);
-статистические информационные системы и др.
Понятие системы, накладываясь на реальную действительность, очерчивает какую-то ее часть, что позволяет изучать свойства этой части и представлять ее в виде информационных и других моделей. Используя системный подход, можно сказать, что ЭИС, как и всякая другая система, состоит из элементов (или подсистем), находящихся в определенных отношениях друг с другом. Множество этих отношений совместно с элементами образуют структуру системы. Таким образом, ЭИС –
это часть реальной действительности, представленная в виде множества элементов и отношений между ними.
Признаки структуризации системы, т.е. ее декомпозиции на составные части, задаются людьми в соответствии со здравым смыслом и в зависимости от стоящих перед ними задач. Наиболее общим разделением подсистем ЭИС является выделение обеспечивающей и функциональной частей.
Обеспечивающая часть ЭИС
состоит из информационного, технического, программного, организационного, правового и других видов обеспечения.
Информационное обеспечение. Информация столь же необходима управленческому аппарату, как объекту управления – сырье и ресурсы. Она формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные.
Последние отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.). Согласно рис. 1.1 любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).
Для внешней информации
характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому ее обработка стандартными программными средствами затруднена. Это потребовало создания особых информационных систем, получивших название экспертных.
Такие системы способны давать точные выводы на основе недетерминированной информации.
Внутренняя информация
возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развития объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.
В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Так, для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, применяется в основном внешняя и в меньшем объеме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя, а на среднем – большей частью внутренняя и частично – внешняя. Эти виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу, на основе которой функционирует ЭИС. Информационная база
состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.
К внемашинной
относится та часть, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т.д.).
Внутримашинная
информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, накладных), либо как база данных. Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения – систем управления базами данных (СУБД).
Все документы, имеющие отношение к ЭИС, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.
Входные документы,
а значит, и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно-постоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные (наименования, фамилии и др.).
Выходные документы и файлы
также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены для применения конечным пользователем, для использования информационной системой при решении других задач (транзиты) и решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные файлы и рабочие, уничтожающиеся после каждого решения задачи.
Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.
Техническое обеспечение. Технические возможности ЭИС определяются рядом обеспечивающих подсистем, к которым относятся подсистемы технического обеспечения, организационного обеспечения и др.
Технические средства служат основой построения ЭИС. Мощность этих средств в значительной мере определяет состав решаемых задач управления. К техническим средствам ЭИС – техническое обеспечение –
относятся компьютеры, средства коммуникаций и оргтехника.
Весь компьютерный парк условно можно разделить на два класса: персональные и высокопроизводительные компьютеры (MainframeSystem). Последние необходимы для создания больших хранилищ данных и обеспечения доступа к ним. К таким компьютерам предъявляются высокие требования к надежности при круглосуточной работе, к защите данных и производительности. Одна из наиболее известных фирм, выпускающая машины такого класса, – TandemComputers, ориентируется на безостановочную обработку данных высокой степени важности в реальном масштабе времени. А между ними существует большой спектр других средств вычислительной техники.
Но даже компьютеры типа MainframeSystem не всегда могут обеспечить требуемую оперативность принимаемых решений. Так, использование компьютерных систем для оценки степени риска и оптимизации операций с ценными бумагами оправдано только в том случае, когда реакция на запрос не превышает нескольких минут. Но при больших объемах сделок Mainframesystem способен ответить на запрос лишь через несколько часов, а персональный компьютер – через сутки. Без проблем решают подобную задачу лишь суперкомпьютеры. Так, компьютер CRAY, используемый в компании CountryNetWest для оценки портфелей ценных бумаг, показал, что расчеты, которые на компьютере с процессором Pentium потребовали бы 20 ч, на суперЭВМ занимают лишь 6 мин, а для Уолл-Стрит разница между 6 мин и 20 ч эквивалентна половине стоимости компьютера CRAY.
Компьютеры могут объединяться в вычислительные сети.
В локальных вычислительных сетях (ЛВС) известно несколько режимов работы. Наиболее простой режим не предполагает специально выделенного компьютера, ресурсы которого распределяются между другими машинами. Каждая ЭВМ имеет свои собственные ресурсы и ресурсы, предоставляемые другим компьютерам. Второй режим предусматривает выделение отдельного компьютера для обслуживания сетевых программ и других компьютеров. Только на этой машине могут находиться общие программы и базы данных. Такой компьютер называется файл-сервером.
Третий режим также предполагает выделение отдельного компьютера и известен под названием клиент-сервер.
В отличие от предыдущего в данном случае находятся не только общие базы данных, но и программы поиска и записи, что позволяет «клиентам» (другим программам, расположенным на удаленных компьютерах) запрашивать не всю информацию из базы данных, а только частично или полностью обработанную сервером. При этом снижается загруженность каналов передачи данных.
ЛВС могут объединяться между собой таким образом, что абоненты одной сети пользуются ресурсами другой.
Перечисленные классы машин и сети ЭВМ могут функционировать только с помощью общесистемного программного обеспечения.
Программное обеспечение. «Оживить» техническое обеспечение, т.е. заставить его выполнять операции по обработке информации, предназначено программное обеспечение (ПО).
ПО – совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Различают общее и прикладное ПО. В общее ПО включают операционные системы, системы программирования, сервисные программы.
Операционная система –
это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и предоставляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно общаться с компьютером: запустить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т.д.
Системы программирования
представляют собой инструментальные средства для квалифицированных пользователей – программистов и непрограммистов. Инструментальные средства программиста определяют информационные технологии, предназначенные для проектирования функционального программного обеспечения. Функциональное ПО – это
программная реализация конкретных функций информационного работника с использованием различных информационных технологий, т.е. это настройка автоматизированного рабочего места (АРМ), СУБД, гипертекстов, мультимедиа, экспертных систем, программного комплекса задач и подсистем ЭИС, построенных с помощью других средств проектирования, на конкретного информационного работника конкретного предприятия, учитывающая специфику сложившейся там системы обработки данных.
Инструментальные средства непрограммиста определяют информационные технологии, доступные пользователю с любой квалификацией в области вычислительной техники и программирования.
Сервисные программы
предоставляют ряд услуг по обеспечению эксплуатации ЭВМ и программного обеспечения.
Для общения пользователя с программным, техническим и информационным обеспечением применяют языки. Языки общения могут быть формализованными, не полностью или полностью естественными языками. Совокупность языков общения, правил их формализации и терминов, используемых в ЭИС, образует лингвистическое обеспечение.
Совокупность мероприятий, регламентирующих функционирование и использование технического, программного и информационного обеспечения и определяющих порядок выполнения действий, приводящих к получению и использованию искомого результата, образует методическое
и организационное обеспечение.
В ЭИС они определяют технологический процесс работы системы. Кроме операционных систем для функционирования любой ЭИС необходимы также:
-тестовые и диагностические программы; программные средства телекоммуникации;
-программные средства защиты информации от несанкционированного доступа и воздействий;
-программные средства подтверждения целостности передаваемого документа и идентификации подписи автора;
-программный интерфейс с другими компьютерными системами и др.
Организационное обеспечение. Экономическая информационная система включает в себя собственный аппарат управления, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем, как единое целое. Такое структурное подразделение, как и всякое другое, должно выполнять:
-сбор первичной информации об объекте управления и окружающей среде на основе использования документов, применения вспомогательных средств или средств автоматической регистрации данных;
-передачу информации курьеру или ее рассылку с помощью локальных, региональных или других сетей;
-хранение и поддержку в работоспособном состоянии коллективно используемой информации в центральной базе данных или распределенной по узлам сети;
-обработку информации на основе централизованной или распределенной технологии.
В современных ЭИС для большинства сотрудников созданы средства поддержки принятия решения, связанные в локальную сеть. При этом управленческий персонал ЭИС обеспечивает ее функционирование и развитие. Главные же функции персонала ЭИС состоят в разработке:
-юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях компьютеризации;
-документации, регулирующей порядок обмена информацией с другими компьютерными системами, правила выхода из нештатных ситуаций;
-методической документации для подготовки управленческих работников в условиях компьютеризации и др.
Как правило, персонал ЭИС состоит из сотрудников отдела разработок, внедрения и сопровождения новых программ, далее – отдела разработки и отдела эксплуатации.
Для разработки новых задач от высшего руководства предприятия поступает следующая информация: перспективные планы развития предприятия, содержащие цели, к достижению которых стремится руководство предприятия, а также бюджетные ограничения на создание новых систем.
На основании этих сведений отдел разработки может предложить решение задач стратегического планирования, анализа и прогнозирования цен, а также консультаций по маркетинговой политике, анализу использования основных фондов, анализу факторов, влияющих на рентабельность, диагнозу финансово-хозяйственного состояния предприятия, анализу сбыта, эффективности предприятия и др.
Средний уровень управления имеет свои информационные потребности: планы на ближайшую перспективу и расчеты материальных и трудовых ресурсов, калькуляции себестоимости продукции, отклонения плановых показателей от фактических и др.
Сотрудников оперативного уровня управления интересует автоматизация выполнения функций на рабочих местах, связанных или непосредственно с производством (склады, цехи, участки), или с управлением (бухгалтерия, отделы, службы). Типичные задачи этого уровня: ведение счетов дебиторов и кредиторов, учет закупок и поступлений, выдача суточных заданий и учет их выполнения, расчет загрузки оборудования, формирование сведений о клиентах, расчет заработной платы и пр.
Отдел эксплуатации планирует свои действия исходя из специфики информационных работ и особенностей средств обработки и передачи данных. В основном в функции этого отдела входят:
-обеспечение безопасности, конфиденциальности и целостности данных (борьба с вирусами, сбоями и несанкционированным доступом, разработка шифров, паролей, кодов);
-администрирование баз данных;
-разработка графиков ввода данных и слежения за их выполнением;
-составление планов-графиков текущего ремонта оборудования и обслуживания компьютеров.
Рассмотренные характеристики составляющих ЭИС весьма относительны, так как в компьютерном мире развитие происходит быстрыми темпами. Меняются поколения компьютеров, системного и прикладного программного обеспечения. В результате изменяются содержание, название и функции информационных систем, а границы проникновения компьютеров в сферу человеческой деятельности остаются относительно постоянными. Существует порог, после которого всякая машина бессильна, – это творчество и интуиция. А без этой чисто человеческой черты не может существовать и успешно функционировать никакая система управления.
Правовое обеспечение ЭИС. Оно представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру, функции и правовой статус ЭИС. Правовое обеспечение ЭИС осуществляет правовое регулирование разработки ЭИС и взаимоотношения разработчика и заказчика. Правовое обеспечение этапа функционирования ЭИС определяет ее статус в процессе управления, обеспечение информацией процесса принятия решения и правовое обеспечение информационной безопасности функционирования ЭИС. Правовое обеспечение включает общую и специальную части. Общая содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность ЭИС, а специальная осуществляет юридическую поддержку принятия решений. В настоящее время на российском рынке коммерческих юридических баз данных существует более двадцати продуктов, которые могут осуществлять правовую поддержку принятия решений и могут быть легко встроены в ЭИС.
Функциональная часть ЭИС.
Функциональная часть фактически является моделью системы управления объектом. В ходе декомпозиции функциональная часть разбивается на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Но поскольку сложная система всегда многофункциональна, ЭИС может быть декомпозирована по разным признакам. Применительно к системам управления признаком структуризации могут служить функции управления объектом, в соответствии с которыми ЭИС состоит из функциональных подсистем. Это один из распространенных признаков декомпозиции систем управления, который не всегда удовлетворяет проектировщиков ЭИС. Поэтому разработаны и другие системы управления, используемые, как правило, в комбинации с функциональным признаком. К ним относятся:
-уровень управления (высший, средний, оперативный);
-вид управляемого ресурса (основные фонды, материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы);
-сфера применения (банковские информационные системы, статистические, налоговые, бухгалтерские, фондового рынка, страховые и т.д.);
-функции управления и период управления.
Выбор признаков декомпозиции ЭИС зависит от специфики объекта управления и целей ее создания.
Трансформация целей управления в функции, а функций – в подсистемы ЭИС позволяет проводить дальнейшую декомпозицию. Если подсистемы реализуют некоторые отделенные друг от друга функции управления, то каждую из них можно делить на более детальные подфункции и, как их еще называют, задачи (или комплексы задач). Под задачей
в самом общем виде следует понимать выражение вида.
Цель решения задачи может быть сформулирована двояко [8]:
-построить, получить или отождествить объект, отвечающий некоторым критериям (задача на нахождение);
-доказать по установленным правилам правильность построения или отождествления некоторого объекта (задача на доказательство).
В задачах «на нахождение» поиск неизвестной процедуры является целью, ибо с ее помощью происходят поиск и отождествление неизвестного объекта с предъявленными к нему требованиями. Именно такой тип задач близок к задачам управления, так как в большинстве случаев достижение цели обеспечивается поиском информационных технологий, способных предоставить пользователю необходимую информацию. После того как задача «на нахождение» решена, т.е. найдена соответствующая информационная технология составления программы поиска или расчета, термин «задача» не исчезает, а применяется и далее в процессе многоразового использования найденной процедуры. Задача из статуса «на нахождение» переходит в статус «на доказательство». В задачах «на доказательство» в качестве неизвестного выступает последовательность (цепочка) известных правил, выполнение которых позволяет отождествить объект по заданным критериям. Доказательство заключается в том, чтобы каждый раз при наличии новых исходных данных и уже известных процедур продемонстрировать наличие или отсутствие у определенных объектов тех или иных характеристик. Особенно ярко задача «на доказательство» демонстрируется экспертными системами, в которых сам принцип их построения базируется на доказательстве целей Состав задач в ЭИС определяется следующими факторами:
-важностью той или иной функции управления;
-возможностью формализации управленческих процедур; уровнем подготовки персонала управления к использованию компьютеров;
-наличием информационной базы и технических средств.
Их распределение между участниками процесса управления может происходить по-разному, поскольку некоторые задачи могут быть целиком решены на одном рабочем месте, а другие для этого требуют участия многих управленческих работников. Но каким бы ни было такое разделение, оно не должно сказаться на содержательной части задачи.
4. Технологическое обеспечение ЭИС и АРМ конечного пользования
Широкомасштабное сращение вычислительной техникой всех отраслей человеческой деятельности остро ставит вопрос о технологическом обеспечении информационных систем и технологий.
Технологическое обеспечение реализует информационные процессы в автоматизированных системах организационного управления с помощью ЭВМ и других технических средств.
Разработка технологического обеспечения требует учета особенностей структуры экономических систем. Прежде всего – это сложность организационного взаимодействия, которая вызывает необходимость создания многоуровневых иерархических систем (головная фирма, филиалы) со сложными информационными связями прямого и обратного направления. В основу новой информационной технологии закладывается широкое применение компьютеров и формирование на их базе вычислительных сетей с взаимосвязанными, специализированными АРМ.
Обязательным условием функционирования АРМ является техническое обеспечение.
Это обоснованно выбранный комплекс технических средств для их оснащения.
Средства обработки информации – вычислительные машины разных мощностей и типов – составляют основу технического обеспечения вычислительных сетей. Характерной особенностью практического использования технических средств в организационно-экономическом управлении в настоящее время является переход к децентрализованной и сетевой обработке на базе ПЭВМ.
Если ПЭВМ используется в качестве АРМ небольшой локальной сети, на котором централизованно хранится вся информация, необходимая для работы, объем обрабатываемой информации невелик. Скорость работы при этом определяется не быстродействием компьютера, а скоростью диалога оператора и машины. Отсюда вытекает, что в данном случае вполне приемлема ПЭВМ с небольшим быстродействием и минимальным объемом ОЗУ.
В другом случае, если компьютер предназначается для регулярной подготовки объемных документов и использует для этого большие массивы информации, необходима установка мощных машин с большим объемом внешней и внутренней памяти.
Информационное наполнение АРМ при определении круга пользователей и выяснении сущности решаемых ими задач осуществляет информационное обеспечение
АРМ. В сфере организационного управления пользователи могут быть условно разделены на три категории: руководители, персонал руководителей и обслуживающий персонал. Разрабатываемые АРМ для разных категорий пользователей отличаются видами представления данных. К примеру, обслуживающий персонал обычно имеет дело с внутренними данными организации, решает повторяющиеся задачи, пользуется, как правило, структурированной информацией.
Руководителям требуются как внутренние, так и внешние данные для реализации цели управления или принятия решения.
Применение АРМ не должно нарушать привычный пользователю ритм работы. АРМ концентрируют внимание пользователя на логической структуре решаемых задач, а не на характеристике реализующей их программной системы. Однако если заданное системе действие не производится, пользователь должен знать причину, и информация об этом должна выдаваться на экран.
Эти соображения лежат в основе разработки информационного обеспечения конкретного АРМ при организации внутримашинной информационной базы
(выбора необходимого состава показателей, способа их организации и методов группировки и выборки необходимых данных).
Если АРМ является элементом распределенной системы обработки информации, например сети, существуют дополнительные требования к организации информационной базы.
· Структура базы данных должна позволять легко расчленять ее на составные фрагменты, размещаемые на отдельных АРМ, обеспечивать защиту от несанкционированного доступа к данным.
· Структура базы должна обеспечивать единовременный процесс корректировки нескольких одинаковых баз, хранящихся на разных АРМ.
· База должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.
Математическое обеспечение
АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих формирование результатной информации. Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса прикладных программ.
В составе программного обеспечения
(ПО) АРМ можно выделить два основных вида обеспечения, различающихся по функциям: общее (системное) и специальное (прикладное). К общему программному обеспечению относится комплекс программ, обеспечивающий автоматизацию разработки программ и организацию экономичного вычислительного процесса на ПЭВМ безотносительно к решаемым задачам. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ решения конкретных задач пользователя.
Режим работы различных технологий, технические особенности вычислительных устройств, разнообразие и массовый характер их применения предъявляют особые требования к программному обеспечению. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов ПЭВМ, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователю. При разработке и выборе программного обеспечения необходимо ориентироваться в архитектуре и характеристиках ПЭВМ, имея в виду минимизацию времени обработки данных, системное обслуживание программ большого количества пользователей, повышение эффективности использования любых конфигураций технологических схем обработки данных.
Программное обеспечение позволяет усовершенствовать организацию работы АРМ с целью максимального использования его возможностей; повысить производительность и качество труда пользователя; адаптировать программы пользователя к ресурсам конкретной предметной области.
Классификация программного обеспечения АРМ приведена на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Классификация программного обеспечения АРМ
Главное назначение общего ПО – запуск прикладных программ и управление процессом их выполнения.
Специальное программное обеспечение АРМ обычно состоит из уникальных программ и функциональных пакетов прикладных программ. Именно от функционального ПО зависит конкретная специализация АРМ. Учитывая, что специальное ПО определяет область применения АРМ, состав решаемых пользователем задач, оно должно создаваться на основе инструментальных программных средств диалоговых систем, ориентированных на решение задач со схожими особенностями обработки информации.
Программное обеспечение АРМ должно обладать свойствами адаптивности и настраиваемости на конкретное применение в соответствии с требованиями пользователя.
В качестве операционных систем АРМ, созданных на базе 16-разрядных ПЭВМ, обычно используется МS-DOS, на базе 32-разрядных – OS/2 и UNIX.
Основными приложениями пакетов прикладных программ, входящих в состав специального ПО АРМ, являются обработка текстов, табличная обработка данных, управление базами данных, машинная и деловая графика, организация человеко-машинного диалога, поддержка коммуникаций и работа в сетях.
Эффективными в АРМ являются многофункциональные интегрированные пакеты, реализующие несколько функций переработки информации, например табличную, графическую, управление базами данных, текстовую обработку в рамках одной программной среды.
Интегрированные пакеты удобны для пользователей. Они имеют единый интерфейс, не требуют стыковки входящих в них программных средств, обладают достаточно высокой скоростью решения задач.
Лингвистическое обеспечение
АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ обеспечивают однозначное смысловое соответствие действий пользователя и аппаратной части в виде ПЭВМ.
Одновременно языки АРМ должны быть пользовательско-ориентированными, в том числе профессионально-ориентированными.
Основу языков АРМ составляют заранее определяемые термины, описания способов установления новых терминов, списки правил, на основе которых пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие его информационной потребности.
Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде таблиц, в других – в виде операторов специального вида.
Языковые средства АРМ можно разделить по видам диалога. Средства поддержки диалога определяют языковые конструкции, знание которых необходимо пользователю. В одном АРМ может быть реализовано несколько типов диалога: инициируемый ЭВМ, с помощью заполнения шаблонов, с использованием меню, гибридный диалог и др.
Организационное обеспечение
АРМ включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании компьютера или терминала другого вида на рабочем месте и определяющих функции и задачи каждого специалиста.
Специалистом выполняются на АРМ следующие операции:
· ввод информации с документов при помощи клавиатуры (с визуальным контролем по экрану дисплея);
· ввод данных в ПЭВМ с магнитных носителей с других АРМ;
· прием данных в виде сообщений по каналам связи с других АРМ в условиях функционирования локальных вычислитель ных сетей;
· редактирование данных и манипулирование ими;
· накопление и хранение данных;
· поиск, обновление и защита данных;
· вывод на экран, печать, магнитный носитель результатной информации, а также различных справочных и инструктивных сообщений пользователю;
· формирование и передача данных на другие АРМ в виде файлов на магнитных носителях или по каналам связи в вы числительных сетях;
· получение оперативных справок по запросам.
Методическое обеспечение
АРМ состоит из методических указаний, рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности их функционирования. Оно включает в себя также организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ, демонстрационные примеры.
Эргономическое обеспечение
АРМ представляет собой комплекс мероприятий, обеспечивающих максимально комфортные условия использования АРМ специалистами. Это предполагает выбор специальной мебели для размещения техники АРМ, организацию картотек для хранения документации и магнитных носителей.
Одна из важнейших функций эргономического обеспечения АРМ – уменьшение отрицательных воздействий на человека со стороны ПЭВМ.
Правовое обеспечение
АРМ
– это система негативно-правовых документов, определяющих права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ. Эти документы строго увязаны с комплексом разработок, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т.д.
Эффективное функционирование АИС и АРМ базируется на комплексном использовании современных технических и программных средств обработки информации в совокупности с современными организационными формами размещения техники.
Выбор организационных форм использования программно-технических средств целесообразно осуществлять с учетом их рассредоточения по уровням иерархии управления в соответствии с организационной структурой автоматизируемого объекта. При этом основным принципом выбора является коллективное обслуживание пользователей, отвечающее структуре экономического объекта.
С учетом современной функциональной структуры территориальных органов управления совокупность программно-технических средств должна образовывать, по меньшей мере, трехуровневую глобальную систему обработки данных с развитым набором периферийных средств каждого уровня.
Рис. 4.2. Принципиальная схема многоуровневой организации программно-технических средств АИС
Первый уровень
– центральная вычислительная система территориального или корпоративного органа, включающая одну или несколько мощных ЭВМ или мэйнфреймов. Ее главная функция – общий, экономический и финансовый контроль, информационное обслуживание работников управления.
Второй уровень
– вычислительные системы предприятий (объединений), организаций и фирм, которые включают мэйнфреймы, мощные ПЭВМ, обеспечивают обработку данных и управление в рамках структурной единицы.
Третий уровень
–локально распределенные вычислительные сети на базе ПЭВМ, обслуживающие производственные участки нижнего уровня. Каждый участок оснащен собственной ПЭВМ, которая обеспечивает комплекс работ по первичному учету, учету потребности и распределения ресурсов. В принципе это может быть автоматизированное рабочее место (АРМ), выполняющее функциональные вычислительные процедуры в рамках определенной предметной области.
В то же время на каждом уровне иерархии управления имеют место три способа организации технических средств: централизованный, децентрализованный и иерархически распределенный. Первый способ предполагает выполнение всех работ по обработке данных, начиная со сбора и регистрации данных, в одном центре обработки; второй предусматривает предварительную обработку информации, которая не требует создания очень крупных массивов данных, на периферийном оборудовании удаленного пользователя в низовых звеньях экономического объекта; при третьем способе техника и технология обработки оптимально распределены по уровням управления системы.
По мере развития компьютерных и производственно-экономических систем централизованный вариант обработки данных становится нерациональным как требующий больших единовременных затрат труда и, что самое главное, не обеспечивающий обработку данных в заданные сроки.
Дальнейшее развитие АИС во всех отраслях экономики выдвинуло актуальную задачу децентрализации обработки информации с первичной децентрализацией подготовки исходных данных на рабочих местах пользователей. Самый экономичный путь реализации этого варианта – использование в качестве главного структурного элемента АИС терминальных устройств ввода-вывода данных с периферийных пунктов непосредственно в ЭВМ. Причем в качестве как терминальных устройств, так и ЭВМ могут быть использованы компьютеры.
Децентрализованные АИС предполагают рассредоточение вычислительных ресурсов и их приближение к местам возникновения и потребления информации.
Совершенствование информационных технологий представляет пользователям любое сочетание централизации и децентрализации выполнения операций, зависящее от назначения, структуры и пространственного размещения автоматизированных объектов, интенсивности поступления и объемов обрабатываемой информации, режимов обработки и программной среды, функций пользователей и организации их деятельности.
Развитие организационных форм использования вычислительной техники строится на сочетании централизованной и децентрализованной (смешанной) форм. Предпосылкой появления смешанной формы явилось создание сетей ЭВМ на основе развития современных средств связи. Сети ЭВМ предполагают объединение с помощью каналов связи вычислительных средств, программных и информационных ресурсов, причем каждый абонент имеет возможность доступа не только к своим, но и к ресурсам всех остальных абонентов.
В последнее время организация применения компьютерной техники претерпевает значительные изменения, связанные с созданием интегрированных информационных систем. Такие системы осуществляют согласованное управление данными в пределах предприятия (организации), координируют работу отдельных подразделений, автоматизируют операции по обмену информацией как в пределах отдельных групп пользователей, так и между несколькими организациями, отстоящими друг от друга на десятки и сотни километров. Основой для построения подобных систем служат локальные вычислительные сети.
5. Защита информации
Наряду с интенсивным развитием вычислительных средств и систем передачи информации все более актуальной становится проблема обеспечения ее безопасности. Меры безопасности направлены на предотвращение несанкционированного получения информации, физического уничтожения или модификации защищаемой информации.
Зарубежные публикации
в компьютерных информационных системах и в сетях передачи данных.
Несмотря на предпринимаемые дорогостоящие методы, функционирование компьютерных информационных систем обнаружило слабые места в защите информации. Неизбежным следствием стали постоянно увеличивающиеся расходы и усилия на защиту информации. Однако для того, чтобы принятые меры оказались эффективными, необходимо определить, что такое угроза безопасности информации, выявить возможные каналы утечки информации и пути несанкционированного доступа к защищаемым данным.
Под угрозой безопасности информации,
понимается действие или событие, которое может привести к разрушению, искажению или несанкционированному использованию информационных ресурсов, включая хранимую, передаваемую и обрабатываемую информацию, а также программные и аппаратные средства.
Угрозы принято делить на случайные,
или непреднамеренные,
и умышленные.
Источником первых могут быть ошибки в программном обеспечении, выходы из строя аппаратных средств, неправильные действия пользователей или администрации и т.п. Умышленные угрозы, в отличие от случайных, преследуют цель нанесения ущерба пользователям АИТ и, в свою очередь, подразделяются на активные и пассивные.
Пассивные угрозы,
как правило, направлены на несанкционированное использование информационных ресурсов, не оказывая при этом влияния на ее функционирование. Пассивной угрозой является, например, попытка получения информации, циркулирующей в каналах, посредством их прослушивания.
Активные угрозы
имеют целью нарушение нормального процесса функционирования посредством целенаправленного воздействия на аппаратные, программные и информационные ресурсы. К активным угрозам относятся, например, разрушение или радиоэлектронное подавление линий связи, вывод из строя ПЭВМ или ее операционной системы, искажение сведений в базах данных или в системной информации в компьютерных технологиях и т.д. Источниками активных угроз могут быть непосредственные действия злоумышленников, программные вирусы и т.п.
К основным угрозам безопасности информации относят:
· раскрытие конфиденциальной информации;
· компрометация информации;
· несанкционированное использование информационных ресурсов;
· ошибочное использование информационных ресурсов;
· несанкционированный обмен информацией;
· отказ от информации;
· отказ в обслуживании.
Средствами реализации угрозы раскрытия конфиденциальной информации
могут быть несанкционированный доступ к базам данных, прослушивание каналов и т.п. В любом случае получение информации, являющейся достоянием некоторого лица (группы лиц) другими лицами, наносит ее владельцам существенный ущерб.
Компрометация информации,
как правило, реализуется посредством внесения несанкционированных изменений в базы данных, результате чего ее потребитель вынужден либо отказаться от нее, либо предпринимать дополнительные усилия для выявления изменений и восстановления истинных сведений. В случае использования скомпрометированной информации потребитель подвергается опасности принятия неверных решений со всеми вытекающими сюда последствиями.
Несанкционированное использование информационных ресурсов,
с одной стороны, является средством раскрытия или компрометации информации, а с другой – имеет самостоятельное значение, поскольку, даже не касаясь пользовательской или системной информации, может нанести определенный ущерб абонентам и администрации. Этот ущерб может варьироваться в весьма широких пределах – от сокращения поступления финансовых средств до полного выхода АИТ из строя.
Ошибочное использование информационных ресурсов,
будучи санкционированным, тем не менее, может привести к разрушению, раскрытию или компрометации указанных ресурсов. Данная угроза чаще всего является следствием ошибок, имеющихся в программном обеспечении АИТ.
Несанкционированный обмен информацией
между абонентами может привести к получению одним из них сведений, доступ к которым ему запрещен, что по своим последствиям равносильно раскрытию содержания банковской информации.
Отказ от информации
состоит в непризнании получателем или отправителем этой информации фактов ее получения или отправки. В условиях банковской деятельности это, в частности, позволяет одной из сторон расторгать заключенные финансовые соглашения «техническим» путем, формально не отказываясь от них и нанося тем самым второй стороне значительный ущерб.
Отказ в обслуживании
представляет собой весьма существенную и распространенную угрозу, источником которой является сама АИТ. Подобный отказ особенно опасен в ситуациях, когда задержка с предоставлением ресурсов абоненту может привести к тяжелым для него последствиям. Так, отсутствие у пользователя данных, необходимых для принятия решения, в течение периода времени, когда это решение еще возможно эффективно реализовать, может стать причиной его нерациональных или даже антимонопольных действий.
Наиболее распространенными путями несанкционированного доступа
к информации, сформулированными на основе анализа зарубежной печати, являются:
· перехват электронных излучений;
· принудительное электромагнитное облучение (подсветка) линий связи с целью получения паразитной модуляции несущей;
· применение подслушивающих устройств (закладок);
· дистанционное фотографирование;
· перехват акустических излучений и восстановление текста принтера;
· хищение носителей информации и документальных отходов;
· чтение остаточной информации в памяти системы после выполнения санкционированных запросов;
· копирование носителей информации с преодолением мер защиты;
· маскировка под зарегистрированного пользователя;
· мистификация (маскировка под запросы системы);
· использование программных ловушек;
· использование недостатков языков программирования и операционных систем;
· включение в библиотеки программ специальных блоков типа «Троянский конь»;
· незаконное подключение к аппаратуре и линиям связи;
· злоумышленный вывод из строя механизмов защиты;
· внедрение и использование компьютерных вирусов.
Особую опасность в настоящее время представляет проблема компьютерных вирусов, так как с учетом большого числа разновидностей вирусов надежной зашиты против них разработать не удается. Все остальные пути несанкционированного доступа поддаются надежной блокировке при правильно разработанной и реализуемой на практике системе обеспечения безопасности.
6. Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете
Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.
В мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, как наиболее подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.
Автоматизация бухгалтерского учета в России происходила в несколько этапов. Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» («Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»).
Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab.
Третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.
Требования к бухгалтерской системе
Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.
Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).
В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.
Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.
Не менее важно, чтобы фирма – разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии новой.
Элементы компьютерной системы
1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
2. Программные средства.
а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, системы управления базами данных (СУБД), и сервисные программы. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
б) Прикладные (пользовательские) программы – это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация–пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3. Документация – описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.
4. Персонал – работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
5. Данные – сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
6. Процедуры контроля – Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
Особенности компьютерной обработки данных
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
Единообразное выполнение операций
. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
Разделение функций
. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей
. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации
. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля обработки операций бухгалтерского учета.
Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система
может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
7. Автоматизированные информационные технологии в банковской деятельности
Банковская деятельность неразрывно связана с политическим и экономическим состоянием страны в целом. Парадокс последних лет функционирования банковской системы России заключается в том, что чем ниже падали общеэкономические показатели страны, тем более бурно шло развитие банковского сектора. Банковская сфера приносила самые высокие доходы. Банковские капиталы создавались на сравнительно простых операциях. Выдача краткосрочных кредитов в валюте при активном росте курса доллара обеспечивала беспроигрышный результат. Невозможность для населения защитить свои средства от инфляции давала приток сбережений физических лиц. Выгодными были валютно-обменные операции с населением. В этот период появилось много банков, увеличивалось число отделений и филиалов. Экстенсивное развитие банковской системы сопровождалось массовой закупкой компьютеров, сетевого оборудования, созданием автоматизированных информационных технологий.
В экономике страны и в сфере банковской деятельности переломным стал 1995 год. Снижение торговой активности, затоваривание привело к резкому спаду краткосрочных банковских кредитов. Стабилизация курса рубля уменьшила активность населения в отношении валютно-обменных операций. Начал разваливаться рынок межбанковских кредитов, уменьшаться банковская маржа из-за снижения доходности государственных ценных бумаг. Частные вкладчики в своем большинстве переориентировались на рублевые вклады, в результате у банков стали исчезать легкие способы получения прибыли. Однако время «тяжелых» инвестиционных способов увеличения прибыли, основанных на вложении в производство и другие долгосрочные проекты, еще не наступило. Именно в этот период банки беднеют, разоряются, новых возникает гораздо меньше. В банках ужесточается режим экономии, который отражается и на формировании систем автоматизации обработки банковской информации.
Поток привлекаемой в банки денежной массы существенно уменьшился. Это обстоятельство заставило банки искать новые формы привлечения средств и наиболее эффективные решения по размещению активов. Меняются подходы банков в решении кадровых проблем, возникает необходимость в специалистах-профессионалах с практическим опытом, организационными способностями, деловыми качествами, имеющих базовые знания в области экономики, финансово-кредитной деятельности, маркетинга, менеджмента, экономико-математических методов и моделирования, способных к аналитическому мышлению и системному подходу, умеющих работать в среде автоматизации банковских услуг.
В условиях возрастающей конкуренции в банковской сфере и постепенного отказа от экстенсивных способов получения прибыли особое значение для деятельности банков приобретает анализ рыночной ситуации, выбор альтернативных решений. В банковской сфере все активнее реализуются новые виды услуг, такие, как фондовые и карточные операции, учет вкладов населения, работа с драгоценностями, трастовые, ипотечные, торговые операции, инвестиционная деятельность, международные платежи и т.д. Многие банки предоставляют свои услуги по сети Internet, которая становится частью банковских технологий. Однако новые возможности банков порождают и новые проблемы.
Банковская сфера подвергается постоянным изменениям и развитию со стороны органов государственного управления, Центрального банка, законодательных структур. Следить за изменением на финансовых рынках и вовремя на них реагировать российским банкам становится все труднее. Это связано, прежде всего, с тем, что средства банковской автоматизации, как правило, отстают от последних требований, вызванных быстрым расширением сферы деятельности банков.
Уровень и сущность банковских технологий в России, сложившиеся традиции банковского дела пока не соответствуют международному уровню. На российском банковском рынке практически нет устоявшихся технологий, что является одной из причин отсутствия магистрального направления автоматизации. Освоение западных финансовых рынков, постепенное сближение с мировыми стандартами характерно для банковской деятельности России в настоящее время.
Переход на новый план счетов – это наиболее значительный шаг в банковской реформе, которая продолжается уже несколько лет. В 1991–1997 гг. в условиях постоянных изменений правил проведения и учета банковских операций создавались почти все действующие автоматизированные банковские системы (АБС).
Ряд особенностей развития российской банковской деятельности наряду с ужесточением контроля со стороны Центрального Банка создает для банковского бизнеса совершенно новые условия. Банки осваивают работу с новыми финансовыми инструментами, расширяют спектр оказываемых услуг, выходят на мировые рынки, реформируют бухгалтерский учет (приказ ЦБ РФ от 18 июля 1997 г. №02–263) и др. В результате этой деятельности отечественная банковская система становится ближе к мировым стандартам. В связи с переходом на новый план счетов наиболее важные изменения касаются правил ведения бухучета, плана и структуры счетов, разрядности счетов. По этим направлениям вносятся изменения в существующие АБС.
Переход на новый план счетов следует рассматривать как в программном, так и в бухгалтерском аспектах. Лишь часть работы по переходу поддается автоматизации. Не все сложности перехода решаются программным обеспечением, каким бы продуманным оно не было. Бухгалтерии банка предстоит тяжелая, кропотливая работа по правильной разноске средств в условиях отсутствия взаимно однозначного соответствия между старыми и новыми счетами, что заставляет в каждом отдельном случае выявлять происхождение средств на счете. Кроме того, возникают трудности перевода валютных счетов, счетов нерезидентов и многое другое.
Новые правила ведения бухгалтерского учета призваны разрешить ряд назревших проблем. К ним относятся:
• Повышение информативности основного вида отчетности (баланса) за счет более глубокой детализации аналитических счетов, увеличения числа балансовых счетов и их структурной перестройки.
• Стандартизация и сокращение основной финансовой от четности.
Вводимые правила бухгалтерского учета базируются на следующих принципах: непрерывной деятельности, постоянства правил учета, отражения доходов и расходов по кассовому методу, раздельного отражения активов и пассивов, отражения операций в день их проведения и др.
Перед банками и фирмами-разработчиками банковских систем стоят сложные задачи адаптации методов работы, технологий, программного обеспечения под новый план счетов и правила бухучета.
8. Автоматизированные информационные технологии формирования, обработки и представления данных в налоговой службе
Процесс управления экономикой любой страны связан с воздействием государства на различные сферы экономической жизни. Основными целями государственного воздействия являются: достижение устойчивого экономического роста в стране, обеспечение стабильности цен на товары и услуги, занятость трудоспособного населения, обеспечение высокого уровня жизни населения и т.д. Эти цели взаимосвязаны между собой и достичь их одновременно практически невозможно. Достижение сбалансированности в управлении экономикой и есть основа экономической политики государства. Одним из основных инструментов государственного регулирования является налоговая политика. Налоговая система РФ. представлена совокупностью налогов, сборов, пошлин и других платежей, взимаемых в установленном порядке с плательщиков – юридических и физических лиц на территории страны. Все налоги, сборы, пошлины и другие платежи поступают в бюджетную систему России, т.е. формируют денежные доходы государства. Государству собираемые средства нужны для выполнения принятых на себя социальной, оборонной, правоохранительной и других функций. При существовании СССР, платежи государственных предприятий не носили налогового характера. Осуществление рыночных преобразований в России привело к созданию налоговой службы, которая является государственным механизмом финансового воздействия на экономику через систему налогов и сборов. Система органов Государственной налоговой службы Российской Федерации включает в себя:
· центральный республиканский (Российской Федерации) орган государственного управления – Государственную налоговую службу РФ;
· государственные налоговые инспекции по республикам в составе Российской Федерации;
· государственные налоговые инспекции по краям, областям, автономным образованиям, районам, городам (за исключением городов районного подчинения);
· государственные налоговые инспекции районов в городах.
Государственная налоговая служба Российской Федерации входит в систему центральных органов государственного управления Российской Федерации и подчиняется Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации.
Основной задачей Государственной налоговой службы Российской Федерации является контроль за соблюдением законодательства о налогах, правильностью их исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующие бюджеты государственных налогов и других платежей, установленных законодательством.
Целью системы управления налогообложением является оптимальное и эффективное развитие экономики посредством воздействия субъекта управления на объекты управления. В рассматриваемой системе в качестве объектов управления выступают предприятия и организации различных форм собственности и население. Субъектом управления является государство в лице налоговой службы. Воздействие осуществляется через систему установленных законодательством налогов.
Эффективное функционирование налоговой системы возможно только при использовании передовых информационных технологий, базирующихся на современной компьютерной технике. С этой целью в органах налоговой службы создается автоматизированная информационная система, которая предназначена для автоматизации функций всех уровней налоговой службы по обеспечению сбора налогов и других обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды, проведению комплексного оперативного анализа материалов по налогообложению, обеспечению органов управления и соответствующих уровней налоговых служб достоверной информацией.
Для создания автоматизированной информационной системы налоговой службы необходимо знать, какие функции свойственны каждому уровню и как осуществляется взаимодействие между этими уровнями. Система имеет иерархическую структуру, представленную на рис. 8.1.
Рис. 8.1. Структура системы органов Государственной налоговой службы РФ
Структура и состав системы управления налогообложением России соответствуют ее административно-территориальному делению. Налоговая служба построена таким образом, чтобы обеспечить единство целей, при котором отдельные системы управления одного уровня функционируют по единой схеме, решают одинаковый набор задач по заранее разработанной методологии и технологии обработки данных.
Первые уровни Государственной налоговой службы состоят из подразделений, осуществляющих методологическое руководство и контроль за налогообложением по видам налогов. Непосредственное взаимодействие с объектами управления, т.е. налогоплательщиками (как юридическими лицами – предприятиями и организациями, так и физическими лицами – населением) осуществляет 3-й уровень. Как показано на рис. 8.1, низовым уровнем являются налоговые инспекции районов, городов без районного деления и городских районов. Они осуществляют следующие функции:
· контроль за соблюдением законодательства о налогах и других платежах в бюджет;
· учет плательщиков налогов и платежей в бюджет;
· обеспечение правильности исчисления налогов и платежей и контроль за своевременностью их поступления в бюджет;
· проверка достоверности и контроль за своевременностью представления плательщиками бухгалтерской отчетности и расчетов, связанных с исчислением и уплатой налогов и платежей в бюджет;
· взаимодействие с органами исполнительной власти, правоохранительными, финансовыми и кредитными органами в части контроля за правильностью реализации и исполнения законодательства;
· наложение финансовых санкций, предусмотренных законодательством за его нарушение, и обеспечение правильности их применения;
· составление, анализ и представление в районные и городские финансовые органы сведений о фактически поступивших суммах налогов и платежей в бюджет;
· составление, анализ и представление вышестоящим государственным налоговым органам установленной отчетности;
· ведение в установленном порядке делопроизводства и другие функции.
Для осуществления всех указанных функций в системе управления органами Госналогслужбы РФ создана автоматизированная информационная система «Налог».
Автоматизированная информационная система
(AИС) «Налог»
представляет собой форму организационного управления органами госналогслужбы на базе новых средств и методов обработки данных, использования новых информационных технологий.
АИС «Налог» позволяет расширить круг решаемых задач, повысить аналитичность, обоснованность и своевременность принимаемых решений, снизить трудоемкость и рационализировать управленческую деятельность налоговых органов путем применения экономико-математических методов, вычислительной техники и средств связи, упорядочения информационных потоков. Цели функционирования автоматизированной информационной системы «Налог» можно сформулировать следующим образом:
· Повышение эффективности функционирования системы налогообложения за счет оперативности и повышения качества принимаемых решений.
· Совершенствование оперативности работы и повышение производительности труда налоговых инспекторов.
· Обеспечение налоговых инспекций всех уровней полной и своевременной информацией о налоговом законодательстве.
· Повышение достоверности данных по учету налогоплательщиков и эффективности контроля за соблюдением налогового законодательства.
· Улучшение качества и оперативности бухгалтерского учета.
· Получение данных о поступлении налогов и других платежей в бюджет.
· Анализ динамики поступления сумм налогов и возможность прогноза этой динамики.
· Информирование администрации различных уровней о поступлении налогов и соблюдении налогового законодательства.
· Сокращение объема бумажного документооборота.
На современном этапе развития экономики страны успех деятельности налоговой системы России во многом зависит от эффективности функционирования АИС. Автоматизированные информационные системы реализуют соответствующие информационные технологии. Автоматизированная информационная технология (АИТ) в налоговой системе
–
это совокупность методов, информационных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.
Информационными ресурсами являются формализованные идеи и знания, различные данные, методы и средства их накопления, хранения и обмена между источниками и потребителями информации.
Одной из приоритетных задач налоговой службы является информатизация налоговых органов, предполагаются использование информационных технологий, создание информационных систем, эффективно поддерживающих функционирование структуры налоговых органов.
Структура АИС налоговой службы, как и структура самих налоговых органов, является многоуровневой. Существующая в стране система налоговой службы состоит из большого числа элементов. Вся система и каждый ее элемент обладают обширными внутренними и внешними связями. Для нормального функционирования системы осуществляется управление как отдельными элементами (налоговыми инспекциями), так и системой в целом. В налоговой системе процесс управления является процессом информационным. Как любая экономическая система, АИС налоговой службы имеет стандартный состав и состоит из функциональной и обеспечивающей частей.
Функциональная часть отражает предметную область, содержательную направленность АИС. В зависимости от функций, выполняемых налоговыми органами, в функциональной части выделяются подсистемы, состав которых для каждого уровня АИС «Налог» свой (см. п. 8.2). Функциональные подсистемы состоят из комплексов задач, характеризующихся определенным экономическим содержанием, достижением конкретной цели, которую должна обеспечить функция управления. В комплексе задач используются различные первичные документы и составляется ряд выходных документов на основе взаимосвязанных алгоритмов расчетов. Алгоритмы расчетов базируются на методических материалах, нормативных документах и инструкциях. В состав каждого комплекса входят отдельные задачи. Задача характеризуется логически взаимосвязанными выходными документами, получаемыми на основе единых исходных данных.
Обеспечивающая часть включает информационное, техническое, программное и другие виды обеспечения, характерные для любой автоматизированной информационной системы организационного типа.
Информационное обеспечение включает весь набор показателей, документов, классификаторов, кодов, методов их применения в системе налоговых органов, а также информационные массивы данных на машинных носителях, используемые в процессе автоматизации решения функциональных задач.
Техническое обеспечение представляет собой совокупность технических средств обработки информации, основу которых составляют различные ЭВМ, а также средств, позволяющих передавать информацию между различными автоматизированными рабочими местами как внутри налоговых органов, так и при их взаимодействии с другими экономическими объектами и системами.
Программное обеспечение представляет собой комплекс разнообразных программных средств общего и прикладного характера, необходимый для выполнения различных задач, решаемых налоговыми органами.
Автоматизированная информационная система налоговой службы относится к классу больших систем. К ней, как и к любой подобной системе такого класса, предъявляется ряд требований: достижение целей создания системы; совместимость всех элементов данной системы как в ее рамках, так и с другими системами, системность, декомпозиция и др. Эти требования предполагают возможность модернизации элементов системы, адаптацию их к меняющимся условиям; надежность в эксплуатации и достоверность информации, однократность ввода исходной информации и многофункциональное, многоплановое использование выходной информации; актуальность информации, хранящейся в базе данных. АИС при минимальных затратах ручного труда должна обеспечить сбор, обработку и анализ информации о состоянии объекта управления, выработку управляющих воздействий, обмен информацией как внутри системы, так и между другими системами одинакового и разных уровней. АИС должна быть оснащена таким комплексом технических средств, который обеспечивал бы реализацию управляющих алгоритмов, связь между системами, простоту ввода исходной информации, разнообразие вывода результатов обработки, простоту и технологичность технического обслуживания, совместимость всех технических модулей как в программном, так и в информационном аспекте. Существенным требованием является разработка и функционирование системы на базе имеющихся операционных систем различных типов, пакетов прикладных программ, ориентированных на обработку данных и решение функциональных задач, систем управления базами данных, обеспечивающих накопление, ведение и выдачу в обработку информации, необходимой для решения задачи пользователем или удовлетворения его информационного запроса, пакетов программ, обеспечивающих обмен информацией между системами и тд. В информационном аспекте система должна предоставлять достаточную и полную информацию для реализации ее основных функций, иметь рациональные системы кодирования, использовать общие классификаторы информации, иметь хорошо организованные информационные файлы и базы данных, управляемые СУБД, формировать выходную информацию в форме, удобной для восприятия пользователями, и т.д.
Создание подобной системы связано с решением целого ряда проблем. Это, прежде всего, информационное объединение налоговых служб сетями телекоммуникаций и обеспечение возможности доступа к информационным ресурсам каждой из них; разработка, создание и ведение баз данных; оснащение налоговых органов вычислительными комплексами с развитой периферией; разработка программных средств, обеспечивающих решение функциональных задач системы. В основе создания АИС «Налог» лежит концепция жизненного цикла программных систем. На первом этапе осуществляются анализ предметной области и разработка постановки задачи или комплекса задач. Постановка задачи осуществляется при непосредственном участии специалистов налоговой службы, чьи функции подлежат автоматизации. Сущность этого этапа состоит в обследовании организационной и функциональной структуры налогового органа и разработки технического задания, для чего используются методы информационного анализа, исследования операций, теории сложных систем. На основе технического задания разрабатывается технический проект автоматизированной системы. Целью данной стадии является создание информационно-логических моделей системы налогообложения. Важнейшей частью создания технического проекта является выбор программных средств и методов реализации проекта. В качестве критериев выбора можно назвать следующие: оптимальное соответствие информационно-логической модели налогового органа, выполнение основных функций обработки, возможность функционирования в различных операционных средах, возможность создания информационного интерфейса с другими средами и системами, перспективы развития среды с учетом современных тенденций в информационных технологиях и ряд других. Для реализации отдельных несложных задач могут быть использованы электронные таблицы. Существенное место в проекте занимают информационно-справочные системы, такие, как законодательные и нормативные акты по налогообложению, базы данных по общеправовым вопросам, базы данных по инструктивным и методическим материалам и т.д. Без их использования не обходится ни одно структурное подразделение налоговых органов. К системам, поддерживающим эти базы данных, можно отнести «КонсультантПлюс», «Гарант», «Юсис» и другие подобные системы. Важным шагом на этапе технического проектирования является определение состава и структуры профессиональных баз данных, функциональный и информационный состав которых зависит от функций конкретного исполнителя. К ним можно отнести базы исходных и отчетных данных по налоговым поступлениям в различных разрезах, базы данных документов внутреннего пользования различного назначения, базы данных, содержащих письма, предложения, ответы по налоговому законодательству и т.д. Для создания таких баз могут использоваться как методы индивидуального проектирования, так и уже имеющиеся программные средства. Следующим этапом является рабочее проектирование. На этом этапе выполняются работы по созданию необходимой документации, структурированию и программированию компонентов, определенных на предыдущем этапе. Результатом рабочего проекта служит комплекс АРМ специалистов налоговых органов, комплекс баз данных пользователей, комплекс технической документации на систему. Средства, используемые на этапе рабочего проектирования, включают в себя всё многообразие программных продуктов начиная от операционных систем до языков программирования. По окончании рабочего проектирования проводится внедрение разработанного проекта. Внедрение осуществляется по методике, содержащей перечень и последовательность мероприятий, связанных с внедрением АИС, ожидаемые результаты, критические точки отказов, критические временные периоды. В соответствии с методикой внедрения подготавливаются исходные данные для внедрения. Контрольный пример отражает реальные информационные совокупности и содержит всевозможные варианты и сочетания информационных условий каждой функциональной задачи для выявления наибольшего числа отказов. Особое внимание должно быть уделено узким местам в технологическом процессе обработки информации. По результатам внедрения составляется акт, в котором содержатся оценка полученного результата и перечень замечаний, подлежащих устранению. После устранения недостатков составляется протокол о приемке проекта и процесс проектирования заканчивается.
В процессе эксплуатации системы необходимо осуществлять сопровождение проекта. Это связано с тем, что проект по существу является прототипом проектируемой системы, разрабатывается специалистами по информатизации и в дальнейшем может быть модернизирован в зависимости от изменяющихся условий функционирования системы налоговой службы.
9. Автоматизированные информационные технологии в казначействе
Система автоматизации казначейства позволяет управлять денежным потоком и ликвидностью компании, ее кредитными и финансовыми рисками. Предприятиям, которых заботит вопрос эффективного использования временно свободных денежных средств, система автоматизации казначейства дает возможность осуществления операций на финансовых рынках. Однако пока далеко не каждая компания готова к внедрению такой системы.
По словам Владимира Козинца, ведущего специалиста по казначейским операциям и финансовому анализу ИФД «КапиталЪ», один из самых серьезных вопросов, который возникает при формировании в компании подразделений казначейского блока, – это автоматизация работы. От решения этого вопроса зависит дальнейшая эффективность работы казначейства.
Перечень взаимосвязанных компонентов (модулей) современной системы автоматизации казначейства (далее – САК) можно представить следующим образом (см. рисунок). У большинства российских и зарубежных компаний инструментами автоматизации казначейской деятельности являются электронные таблицы (MS Excel) или табличные базы данных (MS Access), нагруженные перекрестными связями и макросами, интегрированные с системами бухгалтерского учета, а также программами «банк – клиент».
Результаты опроса, проведенного среди 406 крупных и средних европейских компаний, свидетельствуют об аналогичном положении дел и в зарубежных компаниях (см. табл. 1).
Электронные таблицы обладают рядом преимуществ:
простота формирования и использования;
возможность управления несколькими таблицами или базами;
возможность создания системы связей между файлами, в том числе находящимися на разных серверах;
низкая стоимость лицензии (или вообще ее отсутствие при использовании нелицензионных продуктов).
Электронные таблицы применяются в компаниях, где казначейство не выделено как элемент организационно-функциональной структуры или недавно организовано, а также в качестве основного инструмента казначейского управления в небольших компаниях. Кроме того, они применяются в средних и крупных фирмах в качестве вспомогательного, связующего или консолидирующего инструмента. Например, в «Магнезит Огнеупор Групп», где модули системы SAP R/3 установлены не во всех бизнес-единицах, консолидация оперативной информации для казначейства управляющей компании осуществляется в формате MS Excel.
Модели управления, построенные на базе электронных таблиц, являются отличным примером технического задания, демонстрирующего связи и расчеты казначейской модели, на базе которого в дальнейшем можно вести разработку специального программного обеспечения. Таблица 2 отражает инструменты реализации функций казначейства «Магнезит Огнеупор Групп» и перспективы их развития на 2005–2007 годы.
В то же время MS Excel, Lotus и MS Access, используемые в роли САК, имеют свои недостатки:
возможность потери информации;
вероятность возникновения ошибок в файлах;
трудности передачи данных и их совместного использования;
высокая вероятность двойного ввода информации;
значительные объемы файлов и сложности, связанные с недостатком мощности персональных компьютеров при их обработке;
низкий уровень информационной защиты.
Необходимость полного или частичного перехода от электронных таблиц и баз данных к специализированной системе возникает, когда существующая система перестает справляться с поставленными задачами. Как правило, это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, роста числа бизнес-единиц группы, количества и периодичности предоставляемой информации, повышения детализации отчетов, подаваемых руководству, кредиторам (в том числе банкам), государственным органам, инвесторам. Переходу на специализированную САК способствует также существенный уровень внешней задолженности, в особенности краткосрочной, в пассиве баланса, поскольку он мотивирует управлять оборотным капиталом компании (в том числе денежными средствами) более эффективно.
Таблица 1. Использование автоматизированных систем в работе казначейства
| Функция | Электронныетаблицы и БД, % | Собственныесистемы, % | Системы сторонних разработчиков, % | Прочиеспособы, % | Итого,% |
| Планирование ДДС | 79 | 13 | 6 | 2 | 100 |
| Управление кредитным портфелем | 61 | 12 | 23 | 4 | 100 |
| Сбор информации о движениях и остатках по счетам | 54 | 10 | 34 | 2 | 100 |
| Сверка оборотов и данных на конец периода | 51 | 14 | 28 | 7 | 100 |
| Конверсионные операции | 36 | 5 | 49 | 10 | 100 |
| Создание бухгалтерских проводок (факт движения по 50-м счетам) | 29 | 34 | 30 | 7 | 100 |
| Осуществление платежей | 5 | 25 | 67 | 3 | 100 |
Среди разработок зарубежных производителей информационных систем в настоящее время существует более 50 специализированных программных продуктов и приложений. При выборе САК для ЗАО «МОГ» рассматривались следующие системы:
CF/CashandTreasuryMaster (разработчик XRT– Cerg).
SAPR/3, модуль Treasury (разработчик SAPAG).
System 10 (разработчик TietoEnator Financial Solutions).
Integra-T.com (разработчик Integrity Treasury Solutions plc).
Treasury Support Center (разработчик Nordic Financial Systems).
AvantGard (разработчик SunGuard Treasury Systems).
Quantum (разработчик SunGuard Treasury Systems).
Millennium (разработчик Richmond Software).
Основным ограничением для внедрения зарубежных программных продуктов является относительная дороговизна лицензии и поддержки (например, первоначальные затраты на закупку лицензий SAP R/3, в том числе и модуля «Казначейство», на 10 человек составляют около 35 тыс. долл. США, а периодические затраты на годовое обслуживание – около 6 тыс. долл. США). Помимо этого определенные препятствия возникают обычно по причине архаичности систем «банк – клиент» многих российских банков, делающей невозможным обмен информацией с САК, а также из-за неподготовленности общей системы организации бизнеса большинства отечественных компаний (особенно в части организации закупок, логистики и организации системы продаж) для внедрения специализированной системы по управлению денежными средствами.
Качественных стандартизированных российских систем управления функциями казначейства в настоящий момент не существует. Некоторые разработчики предлагают программы, автоматизирующие лишь определенные функции казначейского управления. Примерами могут служить «Система финансового мониторинга» компании Ramax International (основная специализация – сбор оперативной информации об остатках денежных средств в банках для холдинга с большим количеством бизнес-единиц и обслуживающих банков), а также «1С: Бухгалтерия», которую при доработке и установке связей с системами «банк – клиент» можно использовать в качестве платежного календаря. Кроме того, существуют данные о том, что многие крупные российские компании размещали заказ на разработку и внедрение САК «под себя», однако информации об эффекте применения таких систем в открытом доступе недостаточно.
Проект автоматизации казначейства часто осуществляется в рамках сотрудничества с консалтинговой компанией. Ее роль заключается в оптимизации процессов казначейского управления, а также контроле соответствия функциональности программного обеспечения требованиям пользователей.Этап 1. Обеспечение актуальных данных
Автоматизацию казначейских функций следует начинать с обеспечения актуальных данных о перечне обслуживающих банков и расчетных счетов в этих банках, то есть с создания и последующего обновления базы данных счетов компании. Примерная форма сводной таблицы счетов представлена в табл. 3.
Этап 2. Сбор значений по счетам учета денежных средств
Следующим шагом является организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств (50-м счетам) на начало операционного дня, а именно:
балансов банковских счетов и кассы на начало операционного дня (конец предыдущего банковского дня);
денежного выражения расчетных векселей;
денежных средств в пути (по расчетам между компаниями группы).
На уровне бизнес-единиц (филиалов) компании эту информацию имеет смысл обновлять после каждого сеанса связи с системой «банк – клиент» либо через протоколы связи, если существует web-версия этой системы. Формат отчета об остатке денежных средств представлен в табл. 4.
Формат отчета об остатке расчетных векселей (в том числе векселей банков) также может быть сформирован на уровне бизнес-единиц (филиалов) компании, но в этом случае, к сожалению, информацию придется вводить вручную. На уровне центрального казначейства данная информация может быть консолидирована путем копирования данных в установленном формате с серверов компаний группы на сервер головной компании.
Для обеспечения своевременного занесения информации в систему следует разработать регламент ежедневного обновления форм оперативной отчетности, а также наладить систему контроля исполнения положений регламента в срок. Кроме того, один – три раза в месяц следует проверять корректность предоставляемой информации, сверяя ее с банковскими выписками и выпиской из журнала учета векселей.
По факту разнесения выписки и сопоставления полученных и списанных денежных средств с соответствующими данными об элементах кредиторской задолженности к оплате и дебиторской задолженности к получению формируется отчет о запланированных, но не исполненных в срок обязательствах по дебиторской и кредиторской задолженностям.
Этап 3. Создание системы операционного финансового планирования
После организации сбора значений по счетам денежных средств формируется платежный календарь, то есть система операционного финансового планирования. В упрощенном варианте она состоит из двух частей:
1. Календарь очередности платежей и поступлений (кредиторской и дебиторской задолженностей к погашению), запланированный по датам в рамках учетного периода (обычно это календарный месяц) (см. табл. 5). Этот календарь может заполняться вручную специалистами казначейства на основании входящих первичных документов. Для того чтобы данные в этот отчет попадали автома – тически, необходимо иметь ERP-систему, учитывающую все текущие и вновь регистрируемые договоры купли-продажи товаров и услуг компании, в соответствии с условиями которых (поставка продукции и услуги, предоплата полная или частичная) данные о платежах попадают в график. В этом случае единственным источником ввода информации об условиях платежа в систему является департамент компании, инициировавший договор.
2. Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам (см. табл. 6, перечень статей отчета о движении денежных средств максимально укрупнен). Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам составляется автоматически на основании календаря очередности платежей. Код статьи управленческого отчета о движении денежных средств (прямой метод) связывает операционные планы по движению денежных средств с утвержденным бюджетом на плановый период.
В рамках консолидированного календаря казначейство получает доступ к информации об объемах платежей по той или иной статье, необходимости внешнего финансирования для обеспечения ликвидности платежного календаря, а также о необходимости краткосрочных финансовых инвестиций или целесообразности погашения части внешнего долга.
Этап 4. Систематизация информации о внешнем долге
Оперативная информация о состоянии внешнего долга и его динамике систематизируется в соответствии с данными платежного календаря на операционный период. Информация, составляющая данный модуль, должна содержать:
ключевые даты погашения обязательств по основным суммам внешнего финансирования и обязательств по начисленным процентам;
объемы текущих доступных лимитов внешнего финансирования;
состояние активов, на которые может быть возложено обременение в виде залога при получении внешнего финансирования;
перечень компаний, способных выступить в роли поручителя по договорам привлечения внешнего финансирования, и объем покрытия данных поручительств.
Этап 5. Создание системы управления рисками
Выделим три основных типа рисков, которыми можно управлять с помощью САК: кредитный, валютный и процентный (риск изменения процентных ставок). Управление кредитным риском в САК обычно сводится к комплексу расчетов по выставлению лимитов1 на контрагентов: на поставщиков – на уровне максимально допустимого размера предоплаты и срока, на который предоставляется предоплата, а на потребителей конечной продукции – на уровне максимально допустимого размера дебиторской задолженности и среднего срока оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Эффективная система оценки кредитного риска должна ежедневно рассчитывать объемы денежных поступлений и платежей, а также объемы отгрузки готовой продукции с тем, чтобы оперативно реагировать на возможные превышения лимитов. Что касается валютных и процентных рисков, то САК должна позволять моделировать изменения в запланированном денежном потоке в зависимости от прогнозов процентных ставок по кредитам (преимущественно краткосрочным, так как долгосрочные, как правило, зафиксированы на период кредитного договора), а также по колебаниям основных валют, используемых компанией. Кроме того, автоматизированная система существенно облегчает задачу сотрудников казначейства по определению эффективной ставки привлечения денежных средств в зависимости от валюты привлечения и изменения курсов валют в будущем.
Этап 6. Установление связи с финансовыми рынками
Таблица 5. Очередность платежей и поступлений
| Дата | Сумма (руб.) | Баланс | Названиеконтрагента | № счета/описание | № договора | Ответственныйдепартамент | СтатьяБДДС | Название статьиБДДС |
| Входящее сальдо | ||||||||
| … | ||||||||
Таблица 6. Консолидированный платежный календарь
| № счета | Статья | Расчетныесчета | Касса | Векселясторонние | Векселясобственные | Итогоденежныйпоток |
| Сальдо на начало периода | ||||||
| Поступления по операционной деятельности | ||||||
| Реализация продукции, товаров и услуг (компании группы) | ||||||
| Реализация товаров и услуг сторонним контрагентам | ||||||
| Авансы от покупателей и заказчиков | ||||||
| Прочие виды поступлений | ||||||
| Платежи по операционной деятельности | ||||||
| Платежи предприятиям (компании группы) | ||||||
| Платежи сторонним контрагентам | ||||||
| Заработная плата и другие выплаты персоналу | ||||||
| Проценты по займам | ||||||
| Налоги и сборы | ||||||
| Итого сальдо по текущей деятельности | ||||||
| Поступления по инвестиционной деятельности | ||||||
| Поступления (компании группы) | ||||||
| Поступления от сторонних контрагентов | ||||||
| Платежи по инвестиционной деятельности | ||||||
| Платежи (компании группы) | ||||||
| Платежи сторонним контрагентам | ||||||
| Итого сальдо по инвестиционной деятельности | ||||||
| Поступления по финансовой деятельности | ||||||
| Поступления (компании группы) | ||||||
| Поступления от сторонних контрагентов | ||||||
| Платежи по финансовой деятельности | ||||||
| Платежи (компании группы) | ||||||
| Платежи сторонним контрагентам | ||||||
| Итого сальдо по финансовой деятельности | ||||||
| Переводы в пути | ||||||
| Операции с векселями | ||||||
| Корректировка | ||||||
| Сальдо на конец периода | ||||||
| Курсовые разницы |
С помощью специализированной САК финансовый менеджер или казначей могут осуществлять операции на финансовых рынках, к примеру конверсионные операции на открытом рынке либо торговые операции на рынке акций, облигаций, производных и прочих финансовых инструментов. Целесообразность подобных функций в САК определяется объемом и частотой таких операций, необходимыми компании, а также профессионализмом сотрудников и разницей между стоимостью комиссии непосредственного участника рынка и стоимостью комиссии, предлагаемой посредником, например обслуживающим банком. Если в результате проведенного сравнительного анализа менеджмент компании считает целесообразным проведение операций непосредственно с рабочего места сотрудника компании, имеет смысл оформить договор информационного обслуживания с соответствующей торговой системой и установить собственный портал для проведения операций, для удобства связанный с САК. При проведении операций на открытом рынке через обслуживающий банк данная функциональность обычно не используется. В зарубежной практике существует компромиссный вариант, когда программное обеспечение обслуживающего банка синхронизируется с САК и позволяет получать информацию о ходе торгов на определенном рынке в режиме онлайн, а также размещать заявки на проведение операции, которые будут исполнены дилером банка. Комиссия за проведение таких операций обычно фиксируется в соглашении о тарифах с обслуживающим банком.
10. Автоматизированные информационные технологии в страховой деятельности
Страхование – система экономических отношений, предназначенная для преодоления и возмещения разного рода потерь, ущерба в результате непредвиденных случайностей. Многовековой опыт страхования убедительно доказал, что оно является мощным фактором положительного воздействия на экономику. Страхование включает совокупность форм и методов формирования целевых фондов денежных средств и их использование на возмещение ущерба при непредвиденных рисках, а также на оказание помощи гражданам при наступлении определённых событий в их жизни. Страховая компания – определённая общественная форма функционирования страхового фонда, представляющая собой обособленную структуру, осуществляющую заключение договоров страхования и их обслуживание. Страховой компании свойственны технико-организационное единство и экономическая обособленность её ресурсов, их самостоятельный полный оборот.
Страховой рынок – особая социально-экономическая среда, определённая сфера экономических отношений, где объектом купли-продажи выступает страховая защита, формируются спрос и предложение на неё. Страховой рынок это и поле активных информационных связей, где информационные потоки обеспечивают реализацию управленческих решений по всем ключевым вопросам его деятельности.По происхождению и содержанию страхование имеет черты, соединяющие его с категориями «финансы» и «кредит» (перераспределение денежного фонда, возвратность полученной ссуды) и в то же время принципиальные отличия от финансов и кредита, характерные только для него функции.
Функции страхования и его содержание органически связаны.
К числу важнейших функций относятся:
- формирование специализированного страхового фонда денежных средств,
- возмещение ущерба и личное материальное обеспечение граждан,
- предупреждение страхового случая и минимизация ущерба.
Автоматизированные информационные технологии деятельности страховой компании направлены на внедрение систем, охватывающих все основные элементы технологического процесса и гарантирующих полную безопасность данных на всех этапах обработки информации. Реализация автоматизированной информационной системы страховой компании заключается в автоматизации решения задач страховой, финансовой, бухгалтерской и других видов деятельности.
Полная технология страхования предусматривает обработку больших и взаимосвязанных массивов данных:
- договоров страхования и перестрахования,
– страховых полисов,
- брокерских договоров,
– платёжных поручений,
– актов о страховых случаях и т.д.
Накопление и обработка информации происходит в различных подразделениях и службах страховой компании: бухгалтерии, отделах – финансово-экономическом, владельцев полисов, выплат, перестрахования, кадров, агентствах и пр.
Переход к автоматизированным информационным технологиям сопровождается изменением характера и качества управления, аналитическая работа менеджеров становится главной, формирует у них новые представления и приоритеты, превращает информацию в один из ключевых и реально доступных ресурсов компании, а дальнейшее развитие автоматизированных информационных технологий – в важный элемент её стратегии.
Страхование является одним из самых информационно насыщенных и информационно зависимых видов бизнеса.
Внедрение информационных технологий в процесс планирования и управления деятельностью страховых компаний предусматривает не только обработку больших и взаимосвязанных массивов данных, но может использоваться также для их анализа и обоснований вариантов управленческих решений. При этом важную роль играют учёт разнообразных сведений о секторах экономики, регионе, фирме и других хозяйствующих субъектах, а также учёт финансовых, трудовых и материальных ресурсов.
С внедрением вычислительной техники в страховую деятельность страховые задачи стали обрабатываться с использованием всего многообразия технических средств.
Автоматизация задач страхового дела зависит в первую очередь от изменения форм взаимодействия машины и пользователя.
Широкое использование распределённых вычислительных систем в страховом деле предопределили характер самих прикладных задач и организацию их решения. Сотрудники, отделы, филиалы страховой компании, отдельные потребители информации (агенты, брокеры), как правило, рассредоточены по некоторой территории. Эти пользователи достаточно автономно решают свои задачи, поэтому заинтересованы в использовании собственных вычислительных ресурсов. Однако решаемые ими задачи тесно взаимосвязаны, поэтому их вычислительные средства должны быть объединены в единую систему. Адекватным решением в такой ситуации является лишь использование вычислительных сетей (локальных, открытых, глобальных).
Очевидное преимущество распределённых систем – принципиально более высокая надёжность, необходимая избыточность информации.
Использование вычислительных сетей в страховой деятельности приводит к повышению эффективности работы за счёт сокращения сроков обработки информации, увеличения аналитических возможностей, что выражается, прежде всего, в увеличении прибыли компании. Именно благодаря внедрению автоматизированных информационных систем и технологий в страховое дело обеспечивается повышение конкурентоспособности страховых услуг, увеличивается доля компании на страховом рынке.
Получая лёгкий и более полный доступ к информации, сотрудники принимают обоснованные решения за счёт высокой степени её достоверности и оперативности, наличие сети уменьшает потребность страховой компании в других формах передачи информации, таких, как телефон или обычная почта. Таким образом достигается не только обоснованность выводов, повышение точности, достоверности результатов, но и уменьшение временных, трудовых и стоимостных затрат на принятие решений, улучшается обслуживание клиентов страховых компаний. Наконец, сети предоставляют страховой компании свободу в выборе мест территориального расположения её филиалов, т.е. позволяют компаниям располагать не только филиалы, но и рабочие места страховщиков и специалистов там, где они наиболее эффективны для выполнения страховых операций.
Информационное пространство фирмы, предоставляемое автоматизированной информационной системой обработки данных, подразделяется на составляющие его объекты:
Центральный офис фирмы, или головная организация – имеет одну или несколько высокоскоростных локальных вычислительных сетей (ЛВС), объединённых друг с другом через высокопроизводительные мосты или маршрутизаторы. ЛВС можно рассматривать как информационный центр всей компании.
Региональные офисы страховой компании (филиалы) – масштабные организации, нередко оснащённые собственными крупными ЛВС и мощными вычислительными системами, имеющими гарантированно надёжную и достаточно скоростную связь.
Отделения страховой компании – имеют обычно небольшую локальную сеть, включающую несколько персональных компьютеров.
Представительства или агентства страховой компании – чаще всего оснащаются одним, реже несколькими компьютерами.
Удалённые пользователи сети – инспекторы, агенты страховой компании, проверяющие, т.е. сотрудники, которые по долгу службы проводят рабочий день не в собственном офисе – пользуются переносным компьютером (notebook) с модемом.
Информационные технологии изменяют и будут менять характер деятельности страховых корпораций. Очевидные изменения коснутся формирования автоматизированной, информационной среды. Поступление информации станет процессом, управляемым самим пользователем, благодаря возможности выбора необходимого интерактивного канала. Развитие средств коммуникации обеспечивает возможность общения с любым абонентом страхового процесса в любой точке земного шара при помощи цифровых средств передачи данных и видеоизображений, делает реальными перспективы внедрения электронного страхования.
В условиях электронного страхования станут иными структура и условия страхования. Страховые компании, специализирующиеся на определённом виде страхования, смогут работать не менее успешно, чем универсальные страховые корпорации, поскольку залогом эффективного бизнеса будет его мощная информационная поддержка.
Основой информационных коммуникаций будущего являются информационные магистрали. Сеть Интернет уже представляет собой некоторый прообраз информационной супермагистрали. Перемещение сферы деловой активности человека в так называемое киберпространство приведёт к изменению самого назначения персонального компьютера. Из вспомогательного инструмента он превратится в полномочного представителя, клиента страховой компании.
Очевидно, что для успешного формирования единого информационного пространства страховой деятельности необходима совместимость различных супермагистралей. Один из возможных подходов к этому – стандартизация электронного взаимодействия.