Ввод и форматирование текста

Лабораторная работа N1

Ввод и форматирование текста

ЦЕЛЬ: Научиться создавать, редактировать и форматировать различные документы В Программе MicrosoftWord.

Вы научитесь:

• вводить текст в окно нового документа;

• исправлять орфографические ошибки с помощью функции автоматичес­кой проверки правописания;

• выделять текст для редактирования или форматирования;

• удалять текст;

• заменять текст;

• перемещать текст;

• форматировать текст;

• присваивать имя файлу документа и сохранять его.

Работа в окне документа

Запустите программу MicrosoftWord. После запуска в окне программы появляется окно докумен­та. Если оно развернуто, т. е. имеет максимально возможный размер, в стро­ке заголовка окна программы появляется имя Документ1

установка параметров страницы

С помощью команды Параметры страницы (
Page
Setup
)
в меню Файл (
File)
можно задать поля на странице, размер бумаги, источник подачи бумаги при печати и ориентацию страницы. Можно изменить установки применительно к выделенному тексту, к тексту, следующему за курсором, к разделу или ко всему документу.

Как задать поля

1. В меню Файл (
File
) выберите команду Параметры страницы (
Page Setup)
.

Откроется диалоговое окно Параметры страницы (
Page
Setup
).

Если ваше диалоговое окно выглядит не так, как показано на рисунке, щелкните на вкладке Поля (
Marginc
), чтобы вывести ее на первый план.

2.
В полях диалогового окна задаются необходимые значения. Их можно ввести с помощью клавиатуры либо посредством кнопок со стрелками. В окне Образец (
Preview
) отображаются результаты внесенных изменений. В этом упражнении советуем Вам не менять заданных установок, если вы используете созданный на основе шаблона файл .

3.
Щелкните на кнопке ОК, если не вносили изменений, либо на кнопке Отмена (
Cancel
),
если вы меняли установки.

ВВОД ТЕКСТА

Вы начнете набирать текст в пустом окне документа, как на чистом листе бумаги. Небольшая вертикальная черточка (текстовой курсор) в верхнем левом углу окна указывает на то место, где будет появляться текст. При вво­де текста курсор перемещается вправо, оставляя за собой текстовую строку. если вы сделаете ошибку, нажмите клавишуBackspace
,
чтобы удалить опечатку, и введите правильный текст.

Введем текст

1.Наберите текст: Уважаемая м-с Фицпатрик! Нажмите клави­шу Е
nter
.

(После нажатия клавиши Е
nter
текстовой курсор перемещает­ся в начало новой строки. Если под словом появляется красная во­лнистая линия, это означает, что функция автоматической про­верки правописания нашла в данном слове ошибку).

Благодарим вас за то, что вы откликнулись на наше предложение выступить с обращением на региональной конференции по реали­зации продукции нашей компании. Такие конференции являются составной частью устоявшейся традиции компании в поддержку обучения и профессионального роста самого ценного нашего досто­яния — сотрудников компании. В этом году мы ставим себе целью вызвать широкий интерес к своей конференции, и ваше участие несомненно могло бы способствовать росту ее популярности.

Поскольку мы находимся на предварительной стадии подготов­ки конференции, пока еще не составлен точный график работы. При его составлении мы непременно учтем информацию, полу­ченную от вашего помощника, о том, что 21 и 22 октября
вы рас­полагаете свободным временем. Кроме того, в дополнение к оплате ваших расходов в связи с конференцией мы готовы увели­чить ваш гонорар до 2000 тыс.долл.

Если эти условия для вас приемлемы, подпишите, пожалуйста, обе прилагаемые копии контракта и перешлите их обратно как можно скорее.

Благодарим вас еще раз за внимание.

Как представитель компании WestCoastSales жду Вашего ответа.

Искренне,

Крис Хэмилтон

Координатор по проведению конференции

WestCoastSales

Вставка и удаление текста

При редактировании текста вносятся различные изменения: вставляется дополнительный текст, удаляется существующий, заменяется старый текст новым. Существует много способов выполнения этих операций. Однако, пре­жде чем удалять или заменять текст, его нужно выделить, и только потом можно выполнять необходимые действия. Маркировка выделенного текста зависит от установок экрана. при установках по умолчанию выделенный текст выглядит следующим образом: Благодарим - белые буквы на черном фоне.

Вставим дополнительный текст в предложение

Вы можете вставлять текст в любое место документа.

1. Нажмите комбинацию клавиш С
trl
+ Н
ome
,
чтобы установить текстовой курсор в начало документа.

2. Установите указатель мыши перед словом работы и щелкните мышью справа от маркера пробела.

3. Введите слово ее и нажмите клавишу пробела, чтобы вставить пробел между двумя словами.

Продолжим редактирование текста

С помощью клавиши Delete
можно удалять символы, располо­женные справа от текстового курсора. Удалив текст, вы можете на его место вставить новый.

1. Поместите текстовой курсор перед цифрой 1 в сумме гонорара 1000.

2. Нажмите клавишуDelete
и введите цифру 2.

Как выделить и удалить слово

Для удаления одного или нескольких символов достаточно нажать необхо­димое количество раз клавишу Backspace
или Delete
.
Однако исполь­зовать данный способ для удаления больших фрагментов текста нерацио­нально. В этом случае надо действовать по-другому. прежде всего нужно вы­делить текст, который вы собираетесь удалить.

1. Подведите указатель к слову наше в первом абзаце основного текста документа.

2. Щелкните два раза подряд мышью, чтобы выделить слово и сле­дующий за ним пробел.

В этом случае после удаления слова сохранится правильная рас­становка пробелов между оставшимися словами.

3. Нажмите клавишу Delete
и удалите слово.

Текст документа перераспределится, заполнив освободившееся после уда­ления слова пространство.

Как выделить и заменить участок текста

Выделить слово можно посредством двойного щелчка мышью. Чтобы выде­лить больший участок текста, нужно подвести указатель мыши к началу выделяемого фрагмента, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, пе­реместить мышь так, чтобы «закрасился» весь необходимый участок. Если, выделив фрагмент, вы начнете вводить новый текст, он займет место пре­жнего.

1. В первом абзаце основного текста выделите текст: нашей ком­пании.

2. Введите новый текст: WestCoastSales.

3. Проверьте, есть ли перед новым текстом и после него пробелы. Если надо добавить пробел, поместите в нужное место курсор и нажмите клавишу пробела.

ОТМЕНА РЕЗУЛЬТАТОВ ВЫПОЛНЕННЫХ ДЕЙСТВИЙ

В MicrosoftWord есть команда, представленная кнопкой Отменить (
Undo
)
на панели Стандартная (
Standard
)
. Она отменяет результат выполненных действий и возвращает документу прежний вид. в следующем упражнении, щелкнув на кнопке Отменить (
Undo
)
, вы удалите новый текст и восстановите прежний.

Для отмены последнего изменения щелкните мышью на кнопке Отменить (
Undo
)
на панели инструментов Стандартная (
Standard
)
.

Если оригинал не восстановился, значит вы, видимо, выполнили еще какие-то действия до того, как щелкнуть на кнопке Отменить (
Undo
) один щелчок на этой кнопке отменяет последнее изменение вы можете щелкать на кнопке снова и снова до тех пор, пока не будут отменены все результаты ошибочных действий.

Вы снова передумали

Кнопка Повторить (
Redo
)
на панели инструментов Cтандартная (
Standard
) позво­ляет устранить действие отмены. Щелкнув на кнопке Повторить (
Redo
), вы мо­жете восстановить изменения, отмененные с помощью кнопки Отменить (
Undo
).

Для того чтобы вернуть результат последнего действия после его отмены, щелкните на кнопке Повторить (
Redo
) на панели инструмен­тов Стандартная (
Standard
).

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И КОПИРОВАНИЕ ТЕКСТА МЕТОДОМ «ПЕРЕТАЩИТЬ-ОСТАВИТЬ»

Функция «перетащить-оставить» (drug-and-drop) в MicrosoftWord позволя­ет упорядочить текст и многократно использовать любые его фрагменты. Можно копировать выделенный участок текста и перемещать его в нужное место.

Выделим текст и переместим его

В этом упражнении нужно выделить предложение и перенести его на новое место.

1. В первом абзаце основного текста выделите второе предложе­ние. Обратите внимание на то, чтобы были выделены пробел в на­чале предложения и точка в конце.

2. Подведите указатель мыши к выделенному фрагменту так, что­бы он принял форму направленной влево стрелки.

3. Нажмите левую кнопку мыши и удерживайте ее в таком состо­янии. Под указателем-стрелкой появится маленький серый пря­моугольник. перетащите выделенный фрагмент в конец абзаца, после чего отпустите кнопку мыши.

4. Чтобы убрать выделение, щелкните мышью где-нибудь вне по­меченного текста.

Как скопировать текст с помощью мыши

Действия при копировании текста с помощью мыши похожи на действия при перемещении текста с ее помощью. Например, вы можете быстро скопировать слово greaterи вставить егов другое место в предложении.

1. Выделите в первом предложении первого абзаца основного тек­ста название компании WestCoastSales.

2. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl
затем подведите ука­затель мыши к выделенному тексту и нажмите левую кнопку мыши.

3. Вставьте копию в конец третьего предложения в том же абза­це. Отпустите кнопку мыши, а затем клавишу Сtrl вы встави­ли копию выделенного текста, а оригинал остался на месте без из­менений.

4. Для снятия выделения щелкните мышью вне выделенного тек­ста.

5. Если между двумя словами нужно вставить пробел, поместите туда текстовой курсор и нажмите клавишу пробела.

Выделим текст и переместим его.

В режиме учета пробелов при вырезании и вставке вам не надо заботиться о том, чтобы вставлять дополнительные пробелы между словами или убирать их в конце предложений.

1. Выделите во втором абзаце основного текста слова в дополне­ние к оплате Ваших расходов в связи с конференцией.

2. Подведите указатель мыши к выделенному тексту так, чтобы он принял форму направленной влево стрелки.

3. Нажмите и удерживайте левую

кнопку мыши. Переставьте вы­деленный фрагмент в конец предложения. отпустите кнопку мыши.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

Когда вы изменяете внешний вид текста, например размещаете его по цент­ру страницы или меняете начертание шрифта, это означает, что вы форма­тируете текст. При форматировании очень важен принцип «выдели, потом меняй»: сначала надо выделить фрагмент текста, который вы собираетесь форматировать, а только потом выполнять необходимые операции.

Присвоить шрифту полужирное и курсивное начертание, а также подчер­кивание можно с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование (
Formatting
). Например, чтобы оформить фрагмент текста полужирным шриф­том, нужно сначала выделить этот текст, а затем щелкнуть на кнопке Полу­жирный (
Bold
).
Если, не отменяя выделение, снова щелкнуть на кнопке Полу­жирный (
Bold
), шрифту будет присвоено прежнее начертание — нормальное. диалоговое окно Шрифт (
Font
) предлагает и другие виды форматирования сим­волов.

Как вывести на экран панель инструментов Форматирование (Formatting)

Для того чтобы было удобнее форматировать текст, нужно вывести на экран панель инструментов Форматирование (
Formatting
). Если ее нет в окне програм­мы, выполните следующие действия.

1. В меню Вид
(View
) выберите команду Панели инструментов
(Toolbars).

2. В диалоговом окне Панели инструментов
(Toolbars
)
активизируйте поле выбора рядом с названием Форматирование (
Formatting
), если в нем еще нет метки.

3. Чтобы закрыть диалоговое окно, щелкните по кнопке ОК.

Как изменить начертание шрифта

Выделив строку текста, щелкните на кнопках Полужирный (
Bold
) и Курсив (
Italic
)
на панели инструментов Форматирование (
Format
­
ting
).

Кнопки Полужирный (
Bold
), Курсив (
Italic
)
и Подчеркнутый (
Underline
)
пос­ле первого щелчка мышью на них задают соответствующий стиль форматирования. Eсли же вы щелкнете на кнопках еще раз, фор­матирование отменится.

Щелкните мышью в любом месте документа, чтобы убрать выде­ление.

Как изменить гарнитуру шрифта и его размер

MicrosoftWord позволяет выбирать для оформления текста различные гар­нитуры и размер шрифта. Выбор осуществляется с помощью полей Шрифт (
Font
)
и Размер шрифта (
Font
size
) на панели инструментов Форматирование (
For
­
matting
)
. Вы можете менять шрифт и его размер, предварительно выделив участок текста.

1. Выделите строку с названием компании, щелкнув мышью на полосе выделения.

2. Чтобы открыть список шрифтов, щелкните мышью на кнопке со стрелкой рядом с полем Шрифт (
Font
)
.

3. В списке шрифтов щелкните мышью на строчке с названием Arial.

Возможно, для того чтобы найти нужный шрифт, вам придется вос­пользоваться полосой прокрутки. Выделенный текст будет офор­млен шрифтом Arial.

Если вместо обычного текста вы видите греческие буквы или какие-то значки, значит вы выбрали шрифт, предназначенный для отображения различных греческих,
математических и дру­гих символов. Чтобы увидеть нормальный текст, выберите дру­гую гарнитуру.

4. Щелкните на кнопке со стрелкой рядом с полем Размер шрифта (
Font
Size
)
, чтобы открыть список.

5. В списке размеров щелкните мышью на цифре 9.

Как скопировать формат и применить к
неотформатированному участку текста

На панелях инструментов Стандартная (
Standard
)
и Форматирование (
Formatting
)
сосредоточены
основные средства, необходимые для форматирования и редактирования документов. Если с помощью различных операций вы от­форматировали часть документа, можно сэкономить время и задать тот же формат для других фрагментов текста. Для этого используется кнопка Копировать формат (
Format
Painter
)
. Двойной щелчок мышью на ней позволя­ет копировать формат многократно, а одинарный щелчок — только один раз.

1. Выделите строку с названием компании WestCoastSales, если она еще не выделена.

2. Два раза подряд щелкните мышью на кнопке Копировать формат (
Format
Painter
)
на панели инструментов Стандартная (
Standard
)
, чтобы ско­пировать информацию о формате ( после этого указатель мыши должен принять форму кисти).

3. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Home , чтобы перейти в начало документа.

4. Выделите название WestCoastSales в первом абзаце основного текста (на этот участок текста будет скопировано оформление отформа­тированного участка текста).

5. Аналогичным образом скопируйте формат на название фирмы по всему документу.

6. Для отключения функции копирования формата щелкните мышью на кнопке Копировать формат (
Format
Painter
).

Продолжаем форматирование текста

1. Поместите текстовой курсор «внутрь» слова обе в последнем абзаце основного текста (при изменении формата только одного слова выделять его не обя­зательно).

2. Щелкните мышью на кнопке Подчеркнутый (
Underline
)
на панели инструментов Форматирование (
Formatting
)
.

3. Во втором абзаце основного
текста выделите текст: 21 и 22 ок­тября.

4. Щелкните мышью на кнопке Курсив (
Italic
)
на панели инструментов Форматирование
(Formatting
).Щелкните в любом месте документа, чтобы отменить выделение.

Как вставить и выровнять вправо текущую дату

1. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl
+Home,
чтобы установить текстовой курсор в начало документа.

2. В меню Вставка
(Insert)
выберите команду Дата и Время
(Date and Time)
. Появится диалоговое окно Дата и Время
(Date and Time).

3. В списке Форматы ( Available Formats ) выделите четвертую строку сверху и щелкните на кнопке ОК. 4. Нажмите клавишу Enter. 5. Поместите текстовой курсор в строку с датой. 6. Щелкните мышью на кнопке По правому краю ( Align Right) на панели инструментов Форматирование (Formatting ) .Теперь дата выровнена по правой границе поля.

СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Созданный вами документ пока остается в памяти компьютера. Чтобы вы могли продолжить над ним работу в дальнейшем, т. е. после выключения и включения компьютера, необходимо присвоить файлу документа имя и сохранить его на диске. После этого он будет доступен в любое время.

Как сохранить документ

Если вы хотите сохранить документ, нужно присвоить ему имя и указать где он будет находиться. Все документы необходимо сохранять в одной и той же папке.

1.Щелкните на кнопке Сохранить (
Save
)
на панели инструментов Стандартная (
Standart
)
. Появится диалоговое окно Сохранение документа (
Save
As
)
. Оно появится тогда, когда вы сохраняете документ впервые.

2. Щелкните на кнопке Создать новую папку (
Create
New
Folder
)
. В появившемся диалоговом окне в поле Имя папки (
New Folder
) введите имя Winword Practice. Щелкните на кнопке ОК. Теперь дважды подряд щелкните на значке папки WinwordPractice, чтобы имя папки появилось в поле Папка (
Savein
).

3. Щелкните в поле Имя файла (
File
Name
) и введите имя Letter1. (Имя файла может состоять из 255 символов, в том числе пробелов и различных символов. Буквы могут быть как прописные, так и строчные).

4. Щелкните мышью на кнопке Сохранить (
Save
)
или нажмите кла­вишу Enter. Диалоговое окно закроется и документ будет сохра­нен в файле с заданным именем.

Ваше письмо будет сохранено под именем Letter 1 в папке WinwordPractice. Лучше всего сохранять документ сразу вскоре после того, как вы начали над ним работу. А в дальнейшем желательно сохранять его примерно через каж­дые 15 мин. Кнопка Сохранить
(Save
) на панели инструментов Стандартная
(Stan­dard
) позволяет делать это легко и быстро. Сохраняя работу каждые 15 мин, вы сводите до минимума риск утери результатов своего труда в случае от­ключения электроэнергии.

ШАГ ВПЕРЕД: СМЕНА РЕГИСТРА

MicrosoftWord позволяет изменять регистр букв в выделенном фрагменте текста, т. е. менять прописные буквы на строчные и наоборот. Команда Ре­гистр (
Change
case
)
позволяет выбрать одну из пяти стандартных схем замены. В следующем упражнении вы будете менять строчные буквы на про­писные. Затем с помощью клавишиF4 вы повторите команду и скопируете формат с
прописными буквами на другой фрагмент текста.

Как изменить регистр

1. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl + End и выделите строку с названием компании внизу письма.

2. Выберите команду Регистр (
Change
Case
)
в меню Формат
(Format
). Появится диалоговое окно Регистр (
Change
Case
)
.

3. Щелкните на кнопке выбора Все прописные (
Uppercase
), чтобы внутри нее появилась метка.

4. Щелкните мышью на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. Теперь все буквы в названии компании прописные.

5. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Hоmе и выделите на­звание компании в первом абзаце основного текста.

6. Нажмите клавишу F4,
чтобы повторить команду Регистр (
Change
Case
).

7. С помощью клавиши F
4 повторите замену необходимое ко­личество раз (в тексте еще два раза встречается название компа­нии).

Окончание урока

Если вы хотите перейти к следующему уроку:

1. Выберите команду Закрыть (
Close
)
в меню Файл
(File
).

2. Если появится окно с вопросом, желаете ли вы сохранить из­менения, щелкните мышью на кнопке Да (Yes).

Активный документ закроется, однако при этом окно программы MicrosoftWord останется открытым.

Eсли вы желаете выйти из программы MicrosoftWord:

1. Выберите команду Выход (
Exit
) в меню Файл
(File).

Эта команда закрывает активный документ и завершает работу программы MicrosoftWord.

2. Если появится окно с вопросом, желаете ли вы сохранить из­менения, щелкните мышью на кнопке Да (Yes).

Когда вы пытаетесь закрыть документ или выйти из программы, не сохра­нив последних изменений, MicrosoftWord автоматически предлагает вам сделать это.