РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ФИЛИАЛ В Г. НАРО-ФОМИНСК
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
ПО «Информатике»
НА ТЕМУ «Особенности работы с табличным процессором Excel»
Выполнил:
студент 1 курса
заочного отделения __________________
специальность «социальный работник» (подпись)
Проверил:
__________________
(подпись)
2005
Содержание
1. Назначение и функциональные возможности табличного процессора Excel 4
2.Структура документа Excel 5
2.1 Адрес ячейки, ссылка, стиль ссылок. 5
2.2Правила назначения имён. 6
2.3 Типы данных в ячейках электронной таблицы.. 7
3. Форматирование данных. 9
3.1 Режимы работы табличного процессора. 9
3.2 Операции перемещения, копирования, заполнения и вставки. 9
3.3 Ввод и редактирование формул. 10
4. Работа с электронной таблицей, как с базой данных. 13
5. Средства для создания печатного документа Excel 16
1. Назначение и функциональные возможности табличного процессора
Excel
Основное назначение:
обработка таблично организованной информации.
Главное достоинство
- возможность мгновенного автоматического пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями. Возможности
Excel
:
1) Решает математические задачи: выполняет табличные вычисления, вычисляет значения функций, строит графики функций, решает уравнения, работает с матрицами.
2) Осуществляет математическое моделирование и численное экспериментирование.
3) Проводит статистический анализ, осуществляет прогнозирование и оптимизацию.
4) Реализовывает функции БД.
5) Вводит пароли и защиту на отдельные элементы таблицы.
6) Наглядно представляет данные в виде диаграмм и графиков.
7) Позволяет вводить и редактировать тексты и рисунки.
8) Осуществляет импорт-экспорт.
9) Осуществляет многотабличные связи.
10) Имеет встроенный режим презентаций.
2. Структура документа
Excel
Структурно основанным объектом Excel является рабочая книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле. Книга делится на листы, а листы на ячейки. Связанная совокупность книг называется рабочим пространством или рабочей средой. Файл с данными Excel имеет расширение *.xls - если это таблица, и *.xlc - если это диаграмма. 1 файл -1 книга. В 1 книге - до 255 рабочих листов. Каждый рабочий лист может иметь несколько страниц. Переход между листами осуществляется выделением соответствующего ярлычка (кнопки навигации).
Лист
имеет матричную структуру и содержит 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строк, с соответствующими номерами. Элементарной единицей
данных в таблице Excel является ячейка
(клетка). Она находится на пересечении строки и столбца, которые составят адрес ячейки
(столбец+строка, А1, В2). Текущая (активная) ячейка - это та, в которой находится курсор.
2.1 Адрес ячейки, ссылка, стиль ссылок
Адрес ячейки
может быть относительным и абсолютным.
Ссылка
- способ (формат) указания адреса (имени) ячейки. Ссылки используются в формулах в качестве аргумента.
Задается стиль ссылки: Сервис =>Параметры, вкладка «Основные».
Имеется 2 стиля обозначения адреса:
Стиль А1 (Буква - столбец, число - строка)
Стиль R1C1 (R цифра_строки С цифра_столбец), т.е. и строка и столбец обозначаются сочетанием буква и числа.
Относительный адрес
(или просто адрес), состоит из строки и столбца.
Ссылка на блок
(группу или интервал ячеек) состоит из адреса верхней правой ячейки и нижней левой ячейки, разделенных двоеточием (А1-.С12).
Относительный аргумент-адрес при копировании формул меняется. Если требуется зафиксировать аргумент-адрес в формуле, то используется абсолютная ссылка (или абсолютный адрес).
Абсолютная ссылка
создается из относительной с добавлением $: $А$1 $А1 А$1. Последние 2 примера называются смешанной ссылкой. (Переход между относительной, абсолютной и смешанными ссылками можно осуществить при нажатии F4). Аналогом абсолютного адреса ячейки является собственное имя
.
Использование содержательных имён вместо «слепых» адресов при работе с ячейками является элементом хорошего стиля работы и позволяет лучше ориентироваться в больших массивах информации со сложными взаимосвязями.
2.2 Правила назначения имён
Правила назначения имени ячейки:
- Начинается с буквы, символа подчёркивания ( _ ) или левого слеша.( / )
- В имени нельзя использовать пробелы. Их заменяют символом подчеркивания.
- Длина имени не должна превышать более 255 символов. Правила назначения имени листа:
- Длина имени не более 31 символа
- Имя листа нельзя заключать в квадратные скобки [ ]
- В имя нельзя включать следующие символы: двоеточие (:); правый и левый слеши ( /); знак вопроса (?); звёздочка (*).
Присвоить (или удалить) ячейке (или диапазону) собственное имя можно с помощью команды ВСТАВКА=>Имя=>Присвоить
или используя поле имени,
поставив в него курсор и проведя изменения.
2.3 Типы данных в ячейках электронной таблицы
Ячейки электронной таблицы могут содержать данные произвольного типа (по мере необходимости пользователь может загружать в них самую любую информацию - данные числового, логического типа, даты массивов OLE-объекты, формулы, финансовые, статистические и другие функции и т. д.) Действие с ячейками выполняется по однотипным данным, которые задаются в формате ячеек. Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:
- исходные
или первичные данные - константы;
- производные
данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.
Ячейки, содержащие константы, называются влияющими, а ячейки с формулами - зависимыми.
В обычном режиме работы в ячейках с производными данными отображаются значения, а формулы можно увидеть лишь при активации (выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.
Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции. Тип данных подразумевает:
- допустимое множество значений, которые можно принимать константа или переменная;
- допустимое множество операций над этими данными.
1) Текст
- последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.
2) Числа
могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др.
Разделители в разных странах отличаются: десятичный - в США точка, а в России и многих других странах запятая; для обозначения тысяч - в России иногда ставят пробел, в США - запятая, во многих странах -точка.
3) Дата и время.
Вводятся как числа и выравниваются по правому краю. Дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул. Вид и тип написания даты определяются в формате ячейки.
4) Формула.
Формулой в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и вводится по латинскому регистру. Формулы могут содержать константы - числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки, закладки и др. Сохраняется принятый в математике порядок выполнения операций.
5) Функция.
Представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретное значение аргументов.
Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов.
Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий, (с ними познакомимся отдельно)
3. Форматирование данных
При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки.
Он индивидуален для каждой ячейки и от него зависит способ обработки данных и их вид. Формат ячейки не отображается на экране, устанавливается отдельно и сохраняется, даже если ячейка пустая
.
Для формата ячейка существует специальная команда меню Формат=>Ячейки,
либо соответствующая команда контекстного меню. Диалоговое окно Формат ячеек
имеет несколько вкладок.
3.1 Режимы работы табличного процессора
Режим, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается в Строке состояния (внизу окна, слева).
1) режим готовности
- в Строке состояния появляется индикатор Готово;
2) режим ввода данных-
в Строке состояния появляется индикатор Ввод;
3) режим редактирования
- индикатор Правка;
4) командный
режим - в Строке состояния появляются подсказки;
5) запись макроса
- подключение микропрограммы на VisualBasic.
3.2 Операции перемещения, копирования, заполнения и вставки
Данные электронной таблицы можно перемещать, копировать, вставлять и использовать для заполнения других ячеек таблицы. Варианты копирования, заполнения и вставки:
- копирование только значений (не формул);
- копирование только форматов
- полное копирование значений, форматов и формул. При копировании и перемещении формул ссылки на ячейки автоматически подстраиваются.
При вырезке и вставке формул относительные ссылки, как правило, не настраиваются.
Копирование и заполнени
и маркер автозаполнения.
Автозаполнение
- процедура автоматического заполнения строки или столбца изменяющееся последовательностью данных (рядами) или постоянными значениями.
Маркер заполнения
- небольшой черный квадратик, расположенный в нижнем правом
углу выделенной ячейки или диапазона ячеек.
При выделении строки маркер заполнения выводится в левом нижнем
углу. При выделении столбца маркер заполнения выводится в правом
Маркер заполнения используется при копировании мышью.
Без мыши копирование, перемещение и вставка проходит через буфер обмена.
Выделенный для копирования блок, при задании Копирования, выделяется на экране мерцающей рамкой.
Перетаскивание при помощи мыши выполняется со следующей последовательностью: выделит блок, поместить курсор на любую линию контура блока, нажать на левую кнопку мыши и произвести передвижение.
3.3 Ввод и редактирование формул
Вводлюбой формулы должен начинаться с ввода знака равенства.Тогда в строке формулы отображается формула, а в ячейке - результат вычисления.
Простейшая формула представляет собой сочетание операндов, знаков действий и скобок и описывает некоторые действия, которые выполняются сданными.
Операндами в формулах могут быть константы (числовые, текстовые, логические, даты) или ссылки на них, т.е. адреса
. Адрес модно набирать в строке в строке формул или формировать его автоматически. Выделяя нужную клетку в процессе набора. В формулах используют относительные, смешанные и абсолютные адреса.
Символы основных операций :
Арифметические
: + (сложение) - (вычитание) * (умножение) / (деление) % (проценты) ^ (возведение в степень);
Сравнение:
= <><=>= <>;
Текстовые:
& - конкатенация (соединение) символьных цепочек;
Логические
: И ИЛИ НЕ - логическое умножение, сложение и отрицание.
При создании формул следует иметь в виду приоритеты операций. Он соответствует приоритету в арифметике: наибольший - возведение в степень, наименьший - конкатенация. Операции с одинаковым приоритетом выполняются последовательно. Для изменения приоритета используют скобки.
В формулах можно использовать готовые стандартные функции, предоставляемые Мастером функций, доступ к которому осуществляется через команду Вставка=>Функции
или знак на панели инструментов f.
При вводе одинаковых данных или аналогичных формул в разные ячейки применяется копирование или маркер заполнения, при этом адреса ячеек-аргуметов в формулах, записанных в относительных или смешанных ссылках, будут меняться автоматически, абсолютные адреса останутся неизменными.
В случае использования одинарной функций,
знак равенства подставляется автоматически. При наборе формулы, не имеющей специальной функции, или сложной формулы знак равенства набирается либо с клавиатуры, либо щелчком по соответствующему знаку строки формул.
4. Работа с электронной таблицей, как с базой данных
Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных.
В EXCEL имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:
- все строки таблицы должны содержать однородную информацию;
- заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;
- названия строк должны находиться в левом столбце списка;
- в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.
Функции списка нельзя использовать одновременно для несмежных областей.
К данным, организованным в виде списка (базы данных), можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базами данных,
и выполнять следующие операции:
- добавлять, изменять и удалять записи;
- находить записи;
- сортировать записи
- осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью
Автофильтра
и Расширенного фильтра
- подводить общие и промежуточные итоги.
Сортировка данных -
это расположение данных в таблице (списке) в строго определенной последовательности. Сортировка осуществляется «на месте» - непосредственно в таблице. Поэтому если необходимо сохранить исходные данные, то надо сделать копию таблицы.
Сортировать можно как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких.
Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А). По умолчанию сортировка данных производится в алфавитном порядке. Если же необходимо сортировать дни недели или месяцы в их логическом следовании, то используется пользовательский порядок сортировки.
Сортировка данных в электронных таблицах привидится и помощью команд меню
Д
АННЫЕ=>Сортировка.
Фильтрация данных
позволяет отобразить в таблице только те строки, содержимое которых отвечает заданному условию. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.
В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.
Отобранные записи можно форматировать и удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, использовать для построения диаграмм и т.п.
Фильтрация данных может выполняться двумя способами: с использованием автофильтра
и с использованием расширенного фильтра
Автоматическое вычисление общих и промежуточных итогов. Это способ быстрого обобщения и анализа данных. Перед вычислением промежуточных итогов следует выполнить сортировку по тем столбцам, по которым будут подводиться итого, для того чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.
При подведении промежуточных итогов автоматически могут быть вычислены: Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение и т.д.
Для вычисления промежуточных итогов следует ввести команду Данные=>Итоги.
Команда Данные=>Итоги
используется для обобщения данных, которые находятся на одном рабочем листе, и в том случае, если эти данные расположены в смежных ячейках. Итоги выводятся на том же рабочем листе в структурированной таблице с исходными данными.
5. Средства для создания печатного документа
Excel
Программа Excel позволяет на основе данных рабочих листов и диаграмм создавать отчеты и распечатывать их. Для этого используются команды Печать, Параметры страницы, Предварительный просмотр из пункта Файл главного меню команд.
По умолчанию Excel печатает содержимое текущего рабочего листа. Однако можно выделить и распечатать любой интервал рабочей книги или рабочего листа. Управление производится из диалогового окна Печать пункта Файл главного меню команд.
Если часто печатается один и тот же интервал рабочего листа, его можно определить как область печати и ускорить подготовку к печати. Определяют область печати командой Файл - Параметры страницы -Лист - в поле Выводить на печать диапазон задать диапазон области.
При определении области печати Excelавтоматически вставит границы страницы печати в виде штриховых линий в рабочий лист. Excel может делить документ не только по вертикали, но и по горизонтали (если на печать выводится широкая таблица). Причем, по умолчанию Excel выполняет постраничную разбивку табличных данных сначала вертикально по строкам вниз, а затем по столбцам вправо. Концы страниц можно вставить «вручную», разделяя большую страницу по вертикали (щелчок на имени граничного столбца) или по горизонтали (щелчок по строке), и далее, Вставка - Разрыв страницы.
Если отдельные строки печатаемого интервала не помещаются на одной странице, их размер можно подогнать под размер страницы: Файл
- Параметры страницы - Страница - Разместить не более чем на ...
- задать количество страниц. Excel сам подберет и укажет в диалоговом окне масштаб отображения. В этом же окне устанавливается ориентация бумаги, способ выравнивания текста, выбираются поля, задается печать заголовка. В окне (вкладка Лист) можно скрыть или напечатать линии сетки, ввести печать заголовков строк и столбцов, установить цветную или черно-белую печать.
Вкладка Колонтитулы управляет созданием верхних и нижних колонтитулов. Редактирование колонтитула такое же, как в Word.
Страницы, подготовленные к печать, можно просмотреть (Файл -Предварительный просмотр). Для перемещения по страницам используют кнопки Далее и Назад. В этом режиме можно изменять размеры полей (кнопка Поля) и масштаб изображения.
К странице можно добавить примечания, присоединяемые к ячейкам или рабочим листам. Само примечание на экране не выводится. Но достаточно поместить курсор в аннотированную ячейку (не нажимая кнопку мыши) - и примечание появится на экране. Для создания, редактирования и удаления примечания выделяется ячейка и выполняется команда Вставка - Примечание. В текстовом поле диалогового окна набирается текст примечания, затем для фиксации необходимо сделать щелчок вне окна. Все аннотируемые ячейки отмечаются красным треугольником.
При подготовке материала к печати можно использовать два специальных дополнения-надстройки: Диспетчер видов и Диспетчер отчетов, которые вызываются и включаются в меню Вид командой Сервис - Надстройки.