Содержание
Введение……………………………………...…………………………………..3
Глава 1 Общие
сведения………………………………………………………...4
Глава 2
Создание простых форм-справочников.……………………………...6
Глава 3
Проектирование отчётов для данной базы данных…………………12
Глава 4
Приведение таблицы к нормальной форме и построение схемы
данных……………………………………………………………………………15
Заключение……………………………………………………………………..17
Введение
Данная база данных разработана для помощи библиотекарю и читателю, так как
использование бумажных носителей затрудняет работу с большими данными и
изменения их. В данной базе данных пользователю можно без затруднений и больших
затрат времени найти нужную книгу.
Глава 1 Общие сведения
Таблица – основная информация баз данных храниться в виде таблиц. Справки
таблицы называются записями. Все записи имеют одинаковую структуру – состоят из
полей в которых храниться некоторые значения. Каждое поле содержит только одно
значение и имеет строго определенный тип данных(текстовый, числовой ,дата). В
базе данных не допускается название таблиц не соответствующих ее содержанию.
Экранные формы – так как таблицы предназначаются для хранения данных
обычно пользователь работает с данными при помощи экранных форм, на которых в
понятном виде с подписями и кнопками отображается информация базы данных. В
некоторых случаях формы имитируют реальные документы, что бы пользователь
привыкший работать с стандартными бланками узнавал их элементы в форме. Работа
с электронным документом отличается от работы с бумажными носителями ввода
гораздо быстрее и удобнее с точки зрения обработки любых объемов информации
т.к. не всегда все данные находятся в одной таблице, возникает потребность
объединения некоторых полей. Это осуществляется с помощью запросов.
Запросы – для выделения части записей удовлетворяющие некоторые условия
СУБД можно использовать запросы к данным – программный код на универсальном
языке SQL(язык структурированных запросов для
получения данных из таблиц) с полученными в запросе данными пользователь будет
работать как с таблицей. Сложные запросы позволяют выбрать данные из нескольких
таблиц определенным образом группируя, сортируя и связывая их между собой. Так
же с помощью SQL запросов можно выполнять операции
изменения и удаления данных. Недостаток SQL для формирования необходимо знать программный код
поэтому для облегчения во многих СУБД существует визуальные средства построения
запроса.
Отчет – при работе с БД пользователь зачастую сталкиваться с необходимостью
формирования отчетов. В СУБД Microsoft Access
предоставлен мощный построитель отчетов, он позволяет создавать отчетные формы
практически не отличавшиеся от типографских бланков.
СУБД Microsoft Access работает с БД которые хранятся в файлах с расширением
mbd. Кроме самих данных в них хранятся
элементы интерфейса и дополнительные модули обработки информации.
Глава 2 Создание простых
форм-справочников
Цель: на основе нормализованной схемы данных выделить простые таблицы
(имеющие лишь одну связь, со стороны один) и к каждой из них создать форму для
заполнения.
Задачи работы:
1.
создание простых
форм-справочников с помощью мастера;
2.
редактирование
свойств формы в режиме конструктора; настройка представления объектов для
заполнения форм в режиме конструктора; добавление и редактирование свойств
элементов управления в формах.
Ход работы:
1.
Создание простых
форм-справочников с помощью мастера
Исходя из схемы данных (Приложение выделить те таблицы, для которых будем
создавать формы справочники.
Создаем форму таблицы с помощью мастера. Из списка таблиц и запросов в
мастере, выбираем: Таблица: Таблица1 (Рис.1). Переносим нужные нам поля для
последующего заполнения: Автор, Наименование, Год издания (Рис.2).
Переходим далее, выбираем внешний вид нашей формы: ленточный (Рис. 3).
Переходим к выбору стиля формы: официальный (Рис. 4).
Завершающий этап, задать имя формы
(Рис. 5).
2 Редактирование свойств формы в
режиме конструктора
В этом режиме следует настроить форму так, чтобы пользователю было удобно
с ней работать, просматривать нужные ему данные. Для начала определимся со
свойствами наших форм справочников: установим только вертикальную полосу
прокрутки, так как горизонтальная нам не понадобится в этих
формах-справочниках; уберем отображение кнопок перехода; поставим тип границы
как окна диалога (Рис. 6). Вторым шагом будет нормализация внешнего вида формы.
Все надписи в заголовке формы приводим к нормализированной форме (например:
Наименование должности изменим на Должность), все заголовки делаем по центру
(Рис. 7).
Исходя из заполняемости поля, следует выровнять столбы так, чтобы это
смотрелось эстетично (например: изначально поле год издания величиной с
текстовое поле Должность, но год издания не может быть большой, поэтому задаем
соответствующий размер поля) (Рис. 8).
Затем настроим дополнительное управление формой – поставим кнопку
закрытия на каждую форму. Для этого расширим примечание
формы на чуть больше одной клетки и поставим кнопку, в появившемся окне (Рис.
9) в списке категория выбираем работа с формой, действия – закрыть форму (Рис.
10). Нажимаем далее, выбираем рисунок стандартный выход (Рис. 11), имя
оставляем по умолчанию (Рис. 12). Полученную кнопку располагаем справа.
Завершающий шаг: выравниваем границы формы кнопку, размеры окна формы, так как
размер формы будет неизменный (Рис. 13) и не забываем все изменения сохранить.
Для всех последующих таблиц редактирование формы в режиме конструктора –
аналогично.
Выводы: На основе нормализованной схемы данных были выделены простые
таблицы и созданы к ним формы. Данная работа дала навык создания простых форм к
одной таблице в режиме мастера и тонкой настройки в режиме конструктора.
Глава 3 Проектирование отчётов для
данной базы данных.
Цель: Спроектировать удобные и функциональные отчёты для данной базы
данных. Количество и качество построения отчётов целиком зависят от конкретных
требований заказчика и здравого смысла.
Задачи работы: сгенерировать отчеты при помощи мастера создания отчетов,
привести отчет к эстетическому виду, выработать навык создания отчетов.
Ход работы:
Создадим отчет по данным Книгах в библиотеке. Отчет будет содержать
следующие поля: «Номер книги», «Автор», «Наименование».
С помощью мастера сгенерируем отчет. Сгруппируем отчет по полю «Автор».
Выберем макет отчета – ступенчатый, ориентацию страницы – альбомная. Последний
шаг – задаем стиль обычный и задаем имя отчету – «Отчет по книгам». Результат
не очень радует глаз, да и образцовым отчетом это не назовешь, (Рис. 15) для
исправления этих дефектов, следует перейти в режим конструктора.
Рис. 15 Отчет, сгенериров
мастера
Во-первых: изменим заголовок отчета на «Отчет о книгах». Во вторых
расположение полей не удовлетворяет стандарту. На первое место нужно поставить
номер книги (Рис. 16).
Рис. 16 Нормализованный отчет при помощи
конструктора
После получения сгенерированного отчета мы можем перейти к тонкой
настройке. Для удобства чтения, разместим в области данных прямые линии, от
угла до угла. Так как все отчеты должны быть одного стандарта то скопируем
полученное оформление заголовка из предыдущего отчета (Рис. 17).
Рис. 17 Отредактированный отчет в режиме
конструктора
Вывод: в данной работе был изучен навык создания отчетов по имеющимся
данным. В последующей разработке работы будем создавать новые отчеты, поэтому
данная лабораторная работа дала необходимые знания по созданию отчетов.
Глава 4 Приведение таблицы к нормальной форме и построение схемы данных.
Цель: приведение таблицы к нормальной форме и построение схемы данных.
Задачи работы: на основе исходных данных предлагаемой работы разбить
проект, на отдельные модули исходя из функциональных особенностей проекта;
представить полный набор нормализованных таблиц; представить полную схему
данных.
Ход работы: на основе исходных данных и разбиения на функциональные
модули сформировать структуру связанных между собой нормализованных отношений в
виде таблиц:
В базе данных должны содержаться сведения
номера
издания
наличии книги
описание
По данным таблица разбита на 4 отдельные таблицы, между которыми
установлены связи.
Таблица 1. Данные
о книгах
идентификации клиентов в данной таблице
не должно иметь пробелов
не должно иметь пробелов
не должно иметь пробелов
Данные о книгах (Табл. 1) выполняет роль учета книг.
Таблица 2 Данные о
наличии книг
Данные о наличии книг (Табл. 2) – создание списка типов наличия книг.
Вывод: на основе проанализированных данных и особенностей работы, было
выделено 2 таблицы связанных между собой различными связями.
Заключение
В данной базе данных созданы таблицы для хранения информации о книгах.
Экранные формы для удобной работы с таблицами. Запросы, отчеты для получения
информации, которую пользователь хочет увидеть.