Робота з базами даних в Мicrosoft Еxcel

При сортуванні Excel не враховує регістр символів. Порожні комірки розміщаються наприкінці (не важливо, як виконується сортування: по зростанню чи по спаданню). Для того щоб сортування виконувалося правильно, необхідно вказати поля, що будуть визначати новий порядок записів. Такі поля називаються ключовими.
Іноді необхідно відсортувати базу даних відразу по декількох полях. Наприклад, якщо необхідно розмістити записи в базі даних в алфавітному порядку, використовуючи поле Прізвище в якості ключового, те після сортування всі прізвища будуть розміщені в алфавітному порядку, а імена – у довільному. Але можна відсортувати базу даних, використовуючи в якості першого ключового поля поле Прізвище, а в якості другого ключового поля – поле Ім'я. Щоб відсортувати базу даних потрібно виконати команду Дан
ные
Þ
Сортировка.

Для того щоб відсортувати базу даних, потрібно виконати наступне:

1. Якщо потрібно відсортувати тільки частину записів у базі даних, слід виділити їх. Якщо ж необхідно відсортувати всю базу даних – помістити курсор у будь-якій її комірці.

2. Виконати команду Дан
ные
Þ
Сортировка
, щоб вивести на екран діалогове вікно Сортировка диапазона
, як показано на мал. 4.

Мал. 4

3. У списку Сортировать по
вибрати поле, по якому буде виконуватися сортування, і активізувати опцію по зростанню
чи по спаданню
, визначивши тим самим порядок сортування.

4. Якщо потрібно, щоб сортування виконувалося по декількох полях, необхідно вибрати їхні назви в списках Затем по
і В последнюю очередь по
. Спочатку сортування виконується по полю, зазначеному в списку Сортировать по
, після цього – по полю, зазначеному в Затем по
і зрештою – по полю, зазначеному в списку В последнюю очередь по.

5. Необхідно переконатися, що активізовано опцію Идентифицировать поля по подписям
(первая строка диапазона

) у нижній частині діалогового вікна. У результаті рядок, у який занесені назви полів, не буде брати участь у сортуванні.

6. Клацнути на кнопці ОК
, щоб виконати сортування.

Іноді необхідно відсортувати базу даних по більш ніж трьох полях. Припустимо, що створено великий список з адресами в Excel і необхідно відсортувати цю базу даних по штатах, містам, прізвищам і, нарешті, по іменах. Оскільки в діалоговому вікні Сортировка диапазона
передбачене сортування максимум по трьох полях, можна припустити, що таке сортування неможливе. Насправді його можна виконати поетапно. Для цього потрібно почати із сортування по тим полям, що мають найменший пріоритет, і послідовно виконувати сортування по більш важливих полях. Першим у кожній групі сортування слід вказати саме важливе поле. Наприклад, якщо спочатку потрібно виконати сортування по полю Прізвище, то його варто вказати в списку Сортировать по
. Потім необхідно виконати сортування по полю Ім'я, виходить, його варто вказати в полі опції Затем по
. Потім слід виконати сортування ще раз, вказавши в списку Сортировать по
поле Штат, у списку Затем по-
поле Місто і, нарешті, у списку В последнюю очередь по-
поле Прізвище.

Для добору даних на основі більш складних критеріїв, використання яких не передбачено при роботі з формою даних (і для того, щоб роздруковувати звіти тільки з визначеними даними), Excel має у своєму розпорядженні команду Автофильтр
. За допомогою цієї команди визначаються критерії, по яких будуть відображатися тільки ті записи, що відповідають цьому критерію.

Дія команди Автофильтр
продовжується доти, поки вона не буде відключена. Якщо біля назви поля є кнопки розгортання списку чи поруч з командою Автофильтр
у меню стоїть галочка, то команда Автофильтр
усе ще активізована.

Для того щоб відібрати запису за допомогою команди Автофильтр
, слід виконати наступне:

1. Розмістити курсор у будь-якій комірці бази даних.

2. Виконати команду Данные
Þ
Фильтр
Þ
Автофильтр.

3. Поруч з назвою кожного поля з'явиться кнопка розкриття списку.

4. Клацнути на кнопці розкриття списку потрібного поля, що містить усі значення цього поля. Вибрати значення, що повинне містити це поле. Також можна вибрати пункт (Условие
…), щоб визначити більш складний критерій.

Після вибору всіх потрібних значень Excel покаже тільки ті записи, що містять у цьому полі обрані значення. Наприклад, на мал. 5 показано, що були відібрані тільки записи, в поле Штат яких зазначене МО, а в поле Місто – Kansas City. Для того щоб відібрати такі записи, не досить просто вибрати Kansas City зі списку поля Місто, оскільки місто з такою назвою є як у штаті Канзас, так і в штаті Міссурі. Якщо вказати кілька умов, яким повинні задовольняти значення у визначених полях записів, то після виконання команди Автофильтр
залишаться тільки ті записи, що задовольняють заданим умовам.

Мал. 5

Друк звіту

За допомогою команди Автофильтр
легко можна включити в звіт тільки ті записи бази даних, що відповідають визначеним умовам. Після того як за допомогою команди Автофильтр
відібрати потрібні записи і ці записи з'являться на екрані, можна роздрукувати їх, виконавши команду Файл
Þ
Печать
чи клацнувши на кнопці Печать
на стандартній панелі інструментів. Друк буде містити тільки обрані записи.

По команді Автофильтр
можна виконувати відбір записів, що задовольняють більш складним,
критеріям (наприклад записи тільки визначеного діапазону чи записи, що задовольняють критеріям з логічним АБО). Для того щоб визначити складний критерій, слід вибрати пункт (Условие
…) зі списку, що розкривається, поруч з назвою поля. Після цього на екрані з'явиться діалогове вікно Пользовательский автофильтр
, показане на мал. 6.

Мал. 6

Скористатися опціями цього діалогового вікна можна для того, щоб указати, які дані повинні бути відібрані, і визначити критерій з логічним АБО (наприклад, критерій для добору записів, у поле Штат яких міститься СА чи ТХ). Після цього потрібно вибрати потрібний оператор порівняння з першого списку, що розкривається, і ввести потрібну величину в поле праворуч від нього. Для того щоб використовувати ще один оператор порівняння, необхідно активізувати опцію И або ИЛИ, вибрати оператор із другого списку, що розкривається, і вказати величину в другому текстовому полі.

Відключення команди Автофильтр

Відібравши потрібні записи з бази даних, потрібно не забути відключити команду Автофильтр
(виконати команду Данные
Þ
Фильтр
Þ
Автофильтр.
)

Виконання злиття з даними Excel

Якщо є база даних Excel, у якій зберігаються імена й адреси, можна використовувати її як джерело даних при злитті документів у Word, щоб налагодити автоматичне створення листів і конвертів.

1. Необхідно скористатися командою Excel Автофильтр
для того, щоб відібрати записи, що будуть друкуватися на бланку.

2. Виділити всі дані, що містяться в записах.

3. Виконати команду Правка
Þ
Копирование
.

4. Перейти до Word для Windows і відкрити новий документ.

5. Виконати команду Правка
Þ
Вставить
, і дані з Excel будуть представлені в Word у виді таблиці.

6. Зберегти цей документ під визначеним ім'ям.

7. Відкрити документ, що буде використовуватися в якості основного (чи створити новий документ із потрібним текстом).

8. Виконати команду Сервис
Þ
Слияние
, щоб вивести на екран діалогове вікно Слияние
.

9. Виконати інструкції, зазначені в цьому діалоговому вікні. Коли необхідно буде вказати документ із вихідними даними, слід вибрати той документ Word, у якому зберігаються дані з Excel.

Розробка баз даних

Один з основних етапів розробки баз даних – планування. Більшість користувачів створюють базу даних і зберігають у ній необхідну інформацію, а згодом виявляють, що вона не забезпечує їх усіма потрібними відомостями. На виправлення помилок, зроблених при розробці бази даних, іде досить багато часу. Для того щоб уникнути таких помилок, потрібно мати чітке представлення про те, якою повинна бути база даних.

Розробляючи базу даних, необхідно продумати те, як дані будуть у ній зберігатися і як до них буде здійснюватися доступ. Найкраще накидати ескіз бази даних на папері. Після цього варто з'ясувати тип інформації, що буде в ній зберігатися.

Дані й атрибути

Дані й атрибути – це найважливіші терміни, що вживаються при описі баз даних. Дані – це інформація, що зберігається в базі. Атрибути – це типи даних, що зустрічаються в базі. Наприклад, конкретне прізвище відноситься до даних. Атрибутом же є назва поля, так що Прізвище розглядається як атрибут. Наприклад, країна, телефонний номер, ім'я покупця, опис, місцезнаходження і порядковий номер – це атрибути, що визначають дані, що зберігаються в базі даних.

Крім того, щоб чітко представляти тип інформації, що буде вноситися в базу даних, потрібно розуміти, що Excel передбачає тільки два способи доступу до інформації. Доступ до інформації здійснюється за допомогою форм і звітів. У звіті може міститися інформація будь-якого обсягу.

Стадії розробки бази даних

Розробка бази даних у Excel здійснюється в двох стадіях:

· визначення даних (аналіз існуючих даних);

· уточнення даних (добір необхідних даних),

На першій стадії визначення даних слід написати всі необхідні атрибути. Для цього потрібно визначити, яка інформація буде зберігатися в базі даних. Внести до списку атрибути всіх передбачуваних даних.

На стадії уточнення даних вносяться виправлення у вихідний список атрибутів і залишаються тільки ті, котрі точно визначають тип внесеної в базу дані інформації. На цій стадії рекомендується врахувати бажання як можна більшого числа користувачів. Ті користувачі, що працюють з базами даних, імовірно, знають, інформацію якого типу вони б хотіла одержати з бази даних. Звіти якого типу їм необхідні? Запити якого типу будуть використовувати співробітники для звертання до бази даних? Одержавши відповіді на ці питання, можна визначити, що важливо при створенні бази даних.

Слід пам’ятати, що навіть після того як база даних буде спроектована, користувачам знадобиться вносити в неї деякі зміни. Але якщо використовувався систематичний підхід до її розробки, то зміни не займуть багато часу.

Додаючи рядки і стовпці, в будь-який час можна змінити зовнішній вигляд бази даних. Однак це не зовсім зручно виконувати після того як база даних остаточно спроектована (наприклад, якщо в базу даних, у яку варто вносити адреси покупців, включено поля Ім'я, Адреса, Місто, Штат і Індекс). На перший погляд, цих полів цілком достатньо для одержання потрібної інформації. Потім починається введення конкретних даних про покупців, і база даних поступово розростається. Однак, якщо фірма вирішить повідомляти по телефоні можливим покупцям про наявний у наявності товарі і скористається базою даних з іменами покупців, то виявиться, що забуто поле для номера телефону. Хоча легко можете додати це поле, вставивши новий стовпець, все ж доведеться затратити час на введення телефонних номерів покупців. Якби ця інформація була введена відразу, то не довелося б уводити телефонні номери окремо. Уважність при створенні бази даних допоможе уникнути таких помилок.

Висновок

Підсумовуючи вищесказане, можна з впевненістю твердити, що програма Мicrosoft Еxcel дозволяє користувачам ефективно створювати та обробляти бази даних. Однак для великих і складних баз даних слід використовувати СУБД Мicrosoft Access, так як вона спеціально призначена для таких цілей і містить у собі зручні функції для управління даними. В Мicrosoft Еxcel можна створювати лише невеликі бази даних. Для управління і сортування даних в Мicrosoft Еxcel також є досить зручні функції, зокрема Автофільтр, команди сортування і пошуку інформації, зручно організований ввід та знищення даних.

Створення баз даних вимагає від користувача певних знань та кваліфікації, зокрема:

- знання самої програми Еxcel, її основних функцій та можливостей;

- розуміння структури бази даних, знання способів організації даних;

- практичні навички при роботі з базою даних.

Використана література

1. Ботт Эд, Леонард Вудди. Использование Microcoft Office 2000. специальное издание: Пер с англ.: Уч. пос. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 1024 с.: ил. – Парал. тит. англ.

2. Руденко В.Д., Макарчик О.М., Паталанжоглу М.О. Практичний курс інформатики / За ред. Мадзігона В.М. – К.: Фенікс, 1997. – 304 с.

3. Гаевский А.Ю. Самоучитель работы на персональном компьютере. – К.: А.С.К., 2001. – 416 с.: ил.

4. Д. Тейлор, Дж. Мишель, Дж. Пенман. Microcoft Office 2000: Пер с англ.: В. Усманов, А. Сергиенко. – Издательство «Питер Ком», 2000. – 980 с.: ил.