Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего и профессионального образования
«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ
Экономический колледж
КУРСОВАЯ РАБОТА
На тему:
«Техническое обеспечение АИС»
По предмету: АИС
Студента дневного отделения
Группы №2007-3-АСУ
Специальность
Асмерзаева Карина Игоревна
Научный руководитель:
Бордюгова Т.
Ростов – на – Дону
2010
Оглавление
Введение
Глава 1. Теоретические особенности организации технического обеспечения
1.1 Основные требования и характеристики современных и применение технических средств АИС
1.2 Структура и организация ТО АИС
1.3 Расчёт оптимального ТО АИС
Глава 2. Разработка информационного обеспечения по учёту ТС магазина «Техносила»
2.1 Общая характеристика технологического обеспечения магазина «Техносила»
2.2 Построение ER-модели информационного обеспечения АИС
2.3 Создание базы данных учёта и продажи ТС
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Эволюция технического обеспечения, которое включает в себя аппаратные средства, средства коммуникации, программное обеспечение, проходит неравномерно, скачкообразно. Развитие компьютерной техники пока происходит в геометрической прогрессии. Каждые четыре года происходит удвоение производительности компьютеров.
Классификация компьютерных технологий по типу пользовательского Интерфейса (как взаимодействует пользователь технологии с компьютером) --ракетные, диалоговые, сетевые. В первом случае пользователь получает только результаты работы технологии, в остальных он взаимодействует с ней на индивидуальном компьютере или компьютере, подключенном к сети ЭВМ.
Современные технические средства обеспечения управления информационными ресурсами по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны. Средства вычислительной техники, средства коммуникационной техники, средства организационной техники.
Компьютерная техника предназначена, в основном, для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и является базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.
Коммуникационная техника предназначена, в основном, для реализации технологий передачи информации и предполагает как автономное функционирование, так и функционирование в комплексе со средствами компьютерной техники.
Организационная техника предназначена для реализации технологий хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности.
К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.
Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
Перспективным подходом следует считать частично децентрализованный подход - организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.
Целью курсовой работы является изучение организаии технического обеспечения автоматизированных информационных систем (АИС) на примере магазина «Техносила».
Задачи курсовой работы: рассмотрение основных требований и характеристик современных и применение технических средств АИС, изучить структуру и организацию ТО АИС, проанализировать особенности организации оптимального ТО АИС, а так же разработать информационное обеспечение по учёту ТС магазина «Техносила».
Глава 1. Теоретические особенности организации технического обеспечения
1.1 Основные требования и характеристики современных и применение технических средств АИС
Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой комплекс информационных, программных, технических, организационно-методических и других необходимых средств, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, передачу данных, а также манипулирование ими для решения различных задач.
Как правило, в состав АИС входят:
- информационные ресурсы, представленные в виде баз данных (баз знаний), хранящих данные об объектах, связь между которыми задается определенными правилами;
- формальная логико-математическая система, реализованная в виде программных модулей, обеспечивающих ввод, обработку, поиск и вывод необходимой информации;
- интерфейс, обеспечивающий общение пользователя с системой в удобной для него форме и позволяющий работать с информацией баз данных;
- персонал, определяющий порядок функционирования системы, планирующий порядок постановки задач и достижения целей;
- комплекс технических средств.
Информационные ресурсы включают машинную и немашинную информацию. Машинная информация представлена в виде баз данных, баз знаний, банков данных. Базы (банки) данных могут быть централизованными или распределенными.
Комплекс технических средств (КТС) включает совокупность средств вычислительной техники (ЭВМ разных уровней, рабочие места операторов, каналы связи, запасные элементы и приборы) и специальный комплекс (средства получения информации о состоянии объекта управления, локальные средства регулирования, исполнительные устройства, датчики и устройства контроля и наладки технических средств).
Программное обеспечение (ПО) состоит из общего ПО (операционные системы, локальные и глобальные сети и комплексы программ технического обслуживания, специальные вычислительные программы) и специального ПО (организующие программы и программы, реализующие алгоритмы контроля и управления).
Персонал и инструктивно-методические материалы составляют организационное обеспечение системы.
Процедуры и технологии разрабатываются на основе логико-математических моделей и алгоритмов, составляющих основу математического обеспечения системы, и реализуются с помощью ПО и КТС, а также интерфейса, обеспечивающего доступ пользователя к информации.
Например, в состав экспертной системы (ЭС) входят:
- интерфейс, позволяющий передавать в базу данных информацию и обращаться к системе с вопросом или за объяснением;
- рабочая память (БД), которая хранит данные об объектах;
- диспетчер, определяющий порядок функционирования ЭС;
- машина вывода — формально-логическая система, реализованная в виде программного модуля.
База знаний (БЗ) — совокупность всех имеющихся сведений о предметной области, записанных с помощью формальных структур представления знаний (набора правил, фреймов, семантических сетей).
Важнейшей составляющей ЭС является блок объяснений. Он позволяет пользователю задавать вопросы и получать разумные ответы.
Под техническим обеспечением понимают состав, формы и способы эксплуатации различных технических устройств, необходимых для выполнения информационных процедур: сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и использования информации.
К элементам технического обеспечения относятся: комплекс технических средств, организационные формы использования технических средств, персонал, который работает на технических средствах, инструктивные материалы по использованию техники.
Комплекс технических средств — это совокупность взаимосвязанных технических средств, предназначенных для автоматизированной обработке данных.
Требования к комплексу технических средств:
- минимизация затрат на приобретение и эксплуатацию;
- надежность;
- защита от несанкционированного доступа;
- рациональное распределение по уровням обработки.
В комплексе технических средств выделяются:
А. Средства сбора и регистрации информации:
- автоматические датчики и счетчики для фиксации наступления каких-либо событий, для подсчета значений отдельных показателей;
- весы, часы и другие измерительные устройства;
- персональные компьютеры для ввода информации документов и записи ее на носители;
- сканеры для автоматического считывания данных с документов и их преобразования в графическое, цифровое и текстовое представление.
Б. Комплекс средств передачи информации:
- GPS связь;
- компьютерные сети (локальные, региональные, глобальные);
- средства телеграфной связи;
- радиосвязь;
- спутниковая связь и др.
- В. Средства хранения данных:
- оптические диски (CD, DVD);
- USB-накопители (flash, HDD);
- жесткий диск (2,5",3,5").
Г. Средства обработки данных или компьютеры, которые делятся на классы:
- суперкомпьютеры;
- ноутбук:
- карманный компьютер.
Они отличаются технико-эксплутационными параметрами (объемы памяти, быстродействие и пр.).
Д. Средства вывода информации:
- мониторы;
- принтеры;
- плоттеры.
Е. Средства организационной техники:
- изготовления, копирования, обработки и уничтожения документов;
- специальные средства (банкоматы), детекторы подсчета денежных купюр и проверки их подлинности и пр.
1.2 Структура и организация технического обеспечения АИС
Техническое обеспечение — это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Комплекс технических средств составляют:
- компьютеры любых моделей;
- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
- устройства передачи данных и линий связи;
- оргтехника и устройства автоматического съема информации;
- эксплуатационные материалы и др.
К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств) — централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших компьютеров и вычислительных центров.
Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах. Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход — организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных и больших компьютеров для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.
Математическое и программное обеспечение — совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
К средствам математического обеспечения относятся:
- средства моделирования процессов управления;
- типовые алгоритмы управления;
- методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.
В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация, рис.1.1.
Рисунок 1.1 – Программное обеспечение информационной системы
К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.
Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.
Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.
Организационное обеспечение — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования организации. Организационное обеспечение реализует следующие функции:
- анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться информационная система, и выявление задач, подлежащих автоматизации;
- подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование информационной системы и технико-экономическое обоснование эффективности;
- разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.
Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.
Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.
В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы. Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает типовые акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.
Правовое обеспечение функционирования информационной системы включает:
- статус информационной системы;
- права, обязанности и ответственность персонала;
- правовые положения отдельных видов процесса управления;
- порядок создания и использования информации и др.
Требования к комплексу технических средств: минимизация затрат на приобретение и эксплуатацию; надежность; защита от несанкционированных доступов; рациональное распределение по уровням обработки.
Способы использования технических средств принято называть организационными формами использования машин. На практике их применяется 2 вида: 1) вычислительные центры;
2)локальные автоматизированные рабочие места (АРМ) и вычислительные сети.
Вычислительные центры применяются на крупных предприятиях, банках, государственных органах. Это специфические предприятия по обработке информации. Они оснащаются большими ЭВМ, а в качестве вспомогательных используются персональные компьютеры и терминалы. На вычислительных центрах есть система управления (руководства), отделы постановки задач, программирования, обслуживания машин, а также производственные подразделения - группы приемки документов, переноса информации на носители, администрация банков данных, выпуска информации, размножения материалов и т.д.
Для автоматизированных рабочих мест (АРМов) специалистов характерно размещение компьютеров на рабочих местах, по отдельным участкам учета, которые могут соединяться в сети, подключаться к большим ЭВМ.
1.3 Расчёт оптимального технического обеспечения АИС
Как известно, реализация каждого основного технологического процесса требует наличия вспомогательных (второстепенных) процессов, обеспечивающих эффективную деятельность по оказанию информационных услуг. Все планируемые мероприятия, процессы, комплексы технических и программных средств должны поддерживаться соответствующими службами, которые необходимо подготовить, организовать, обучить, что требует соответствующих финансовых затрат, определяемых факторами внешней среды.
Таким образом, оптимизационная модель на каждом уровне формирует соответствующие выходные параметры при минимизации экономических (финансовых) показателей с учетов внешних факторов.
Основными источниками финансирования информационного центра являются: бюджет; хозрасчетная деятельность; спонсорская помощь (индивидуальная, корпоративная, ассоциативная); гранты; целевое (ведомственное) финансирование.
Необходимо отметить, что соотношение между объемами данных видов финансирования зависит от экономической и социальной политики государства. В современных условиях бюджетное и целевое финансирование, направляемое на пополнение основных фондов, постоянно уменьшается. Поэтому для необходимого восполнения информационных ресурсов недостающая часть средств выделяется из хозрасчетных доходов. Финансирование на комплектование фондов по гранту не предусматривается правилами его предоставления.
Перечисленные источники финансирования не в равной мере используются для обеспечения тех или иных библиотечно-информационных процессов. Так, например, для пополнения информационных ресурсов используются бюджетные отчисления, хозрасчетные средства, спонсорская помощь, целевое финансирование. Источниками финансового обеспечения научно-практических, аналитических, методических разработок служат хозрасчетные доходы, средства, выделяемые по грантам, и спонсорская помощь.
Таким образом, применение оптимизационной модели программно-целевого планирования в системе управления информационным обменом позволяет осуществить рациональное распределение обобщенного финансового потенциала по основным видам деятельности информационного центра с учетом всех необходимых ресурсов при достижении главной стратегической цели. Выбор основных целевых функций (критериев) и система ограничений позволяют сформулировать согласно целям некоторое множество стратегий, определяющих поведение руководства центра при принятии решения. В результате формируется тот необходимый перечень мероприятий, обеспечивающих эффективную систему управления информационным обменом. Такая постановка оптимизационной задачи позволяет определить реальную потребность в ресурсах, необходимых для достижения поставленных целей, с учетом комплексной целесообразности или эффективности их реализации в зависимости от сроков и масштабов внедрения новых технологий и результатов научных разработок.
Таким образом, система управления информационным обменом является интегрированной иерархической системой, включающей в себя подсистемы с общими информационными базами экономических, технических, качественных показателей деятельности центра и их координационными связями. Очень важно соблюдение следующих требований:
1. Система управления должна обеспечивать каждого руководителя информацией, необходимой для анализа и выбора между альтернативными направлениями действий, для планирования конечных результатов, а также действий, направленных на достижение этих конечных результатов и осуществления корректирующих воздействий.
2. Система должна обеспечивать сбор и обработку фактических данных.
3. Система должна соответствовать организационной структуре информационного центра, чтобы контролируемые параметры работы каждой структурной единицы могли быть измерены с точки зрения ее вклада в общую деятельность библиотечно-информационного центра.
4. Система должна быть интегрированной в такой степени, чтобы информация агрегировалась по уровням иерархии, т. е. информация на более низком уровне должна быть более конкрет
5. В системе информация, используемая для планирования, должна отличаться от той, которая применяется для контроля, хотя при формировании каждого из этих видов нужен учет другого вида.
6. Информационные данные, поставляемые системой, должны быть своевременными; они должны охватывать прошлое, настоящее и будущее и отражать все основные показатели деятельности центра.
7. Система должна быть достаточно гибкой, чтобы обеспечить возможность оперативного управления новыми структурами (процессами) и их контроль.
8. При выработке управляющих воздействий необходимо учитывать как информацию, поступающую в ходе реализации основных процессов, так и мнения руководителей, ее предоставляющих.
9. В системе как можно полнее должна учитываться и подбираться информация о таких факторах производства и окружающей среды, от которых более всего зависят успех и эффективность функционирования библиотечно-информационных систем.
10. Для достижения приемлемого равновесия необходимо, чтобы последующая контрольная информация соответствовала управленческому стилю руководителей соответствующих подразделений.
11. Специальные отчетные материалы должны охватывать наиболее важные периоды времени и отражать достижения центра, содействовать проверке выполнения планов, включать в себя только реальные факты. Они должны быть также доступны для чтения и понимания, иметь четкое назначение, основываться на конкретных планах, строиться в соответствии с технологией документооборота.
12. Необходимо активное использование автоматизированных систем для процесса управления и принятия решений.
13. Должна существовать возможность улучшения и модернизации системы управления, но постоянная переделка по каждому незначительному поводу недопустима.
Данная система реализована в РМБИЦ МЗ РТ и обеспечивает его эффективную деятельность на протяжении многих лет на рынке информационных услуг.
Глава 2. Разработка информационного обеспечения по учёту ТС магазина «Техносила»
2.1 Общая характеристика технологического обеспечения магазина «Техносила»
Торговая сеть магазинов бытовой техники "Техносила" создана в 1993 году. На сегодняшний день "Техносила" является одним из лидеров российского рынка бытовой техники и электроники и насчитывает 242 магазина в 191 городе России. C 2005 года работает Интернет-магазин "Техносила".
В магазинах сети - просторные залы, современное удобное торговое оборудование, удобная выкладка товара. Магазин берет на себя обязанности по доставке крупногабаритного товара к дому покупателя.
На регулярной основе проводятся рекламные акции и специальные предложения. Во всех городах, где действуют магазины "Техносила", работают сервис-центры торговой сети, сертифицированные ведущими производителями электроники и бытовой техники.
Компания предоставляет вниманию покупателей множество различных видов техники. В связи с этим мне бы хотелось использовать в качестве данных не весь предлагаемый на рынке ассортимент товаров. Остановимся на кондиционерах, воздухоочистителях и вентиляторах.
Прежде чем начать работу по созданию базы необходимо сформировать понятие о предметах, фактах и событиях, которыми будет оперировать данная система. Для того чтобы привести эти понятия к той или иной модели данных необходимо заменить их информационными представлениями. Одним из наиболее удобных инструментов унифицированного представления данных является модель «сущность-связь», или ER-модель.
Эта модель основывается на некой важной семантической информации о реальном мире и предназначена для логического представления данных. Она определяет значение данных в контексте их взаимосвязи с другими данными. Важным является тот факт, что из модели «сущность-связь» могут быть порождены все существующие модели данных. Поэтому она является наиболее общей.
Моделирование предметной области базируется на использовании графических диаграмм, включающих небольшое число разнородных компонентов. Основными понятиями данной модели являются сущность, связь, атрибут.
Сущность - реальный или представляемый объект, информация о котором сохранятся и должна быть доступной.
Связь - графически изображаемая ассоциация, устанавливаемая между двумя сущностями. Она является бинарной и может существовать между двумя различными сущностями или между сущностью и ей же самой.
2.2 Построение ER-модели информационного обеспечения АИС
Рассмотрим ER-модель нашей базы. Как я уже отметила, во избежание громоздкости рассмотрим отдельные виды продукции, предлагаемой магазином. В базе будут задействованы три таблицы: количество на складе, цена и цена реализации. Зададим связи между двумя таблицами и представим ER-модель.
| № | Товар | Кол-во |
| № | Товар | Цена | № | Товар | Цена реализации |
Рисунок 2.1 – ER-модель информационной базы
При разработке ER-моделей мы должны получить следующую информацию о предметной области:
1. Список сущностей предметной области.
2. Список атрибутов сущностей.
3. Описание взаимосвязей между сущностями.
ER-диаграммы удобны тем, что процесс выделения сущностей, атрибутов и связей является итерационным. Разработав первый приближенный вариант диаграмм, мы уточняем их, опрашивая экспертов предметной области. При этом документацией, в которой фиксируются результаты бесед, являются сами ER-диаграммы.
Предположим, что перед нами стоит задача разработать информационную систему по заказу некоторой оптовой торговой фирмы. В первую очередь мы должны изучить предметную область и процессы, происходящие в ней. Для этого мы опрашиваем сотрудников фирмы, читаем документацию, изучаем формы заказов, накладных и т.п.
Например, в ходе беседы с менеджером по продажам, выяснилось, что он (менеджер) считает, что проектируемая система должна выполнять следующие действия:
- Хранить информацию о покупателях.
- Печатать накладные на отпущенные товары.
- Следить за наличием товаров на складе.
Выделим все существительные в этих предложениях - это будут потенциальные кандидаты на сущности и атрибуты, и проанализируем их (непонятные термины будем выделять знаком вопроса):
- Покупатель - явный кандидат на сущность.
- Накладная - явный кандидат на сущность.
- Товар - явный кандидат на сущность.
- Склад - а вообще, сколько складов имеет фирма? Если несколько, то это будет кандидатом на новую сущность.
- Наличие товара - это, скорее всего, атрибут, но атрибут какой сущности?
Сразу возникает очевидная связь между сущностями - "покупатели могут покупать много товаров" и "товары могут продаваться многим покупателям". Первый вариант диаграммы выглядит так:
Рисунок 2.2 – ER-модель «Покупатель – Товар»
Задав дополнительные вопросы менеджеру, мы выяснили, что фирма имеет несколько складов. Причем, каждый товар может храниться на нескольких складах и быть проданным с любого склада.
Куда поместить сущности "Накладная" и "Склад" и с чем их связать? Спросим себя, как связаны эти сущности между собой и с сущностями "Покупатель" и "Товар"? Покупатели покупают товары, получая при этом накладные, в которые внесены данные о количестве и цене купленного товара. Каждый покупатель может получить несколько накладных. Каждая накладная обязана выписываться на одного покупателя. Каждая накладная обязана содержать несколько товаров (не бывает пустых накладных). Каждый товар, в свою очередь, может быть продан нескольким покупателям через несколько накладных. Кроме того, каждая накладная должна быть выписана с определенного склада, и с любого склада может быть выписано много накладных. Таким образом, после уточнения, диаграмма будет выглядеть следующим образом:
Рисунок 2.3 – ER-модель «Покупатель – Накладная – Склад – Товар»
Пора подумать об атрибутах сущностей. Беседуя с сотрудниками фирмы, мы выяснили следующее:
- Каждый покупатель является юридическим лицом и имеет наименование, адрес, банковские реквизиты.
- Каждый товар имеет наименование, цену, а также характеризуется единицами измерения.
- Каждая накладная имеет уникальный номер, дату выписки, список товаров с количествами и ценами, а также общую сумму накладной. Накладная выписывается с определенного склада и на определенного покупателя.
- Каждый склад имеет свое наименование.
Снова выпишем все существительные, которые будут потенциальными атрибутами, и проанализируем их:
- Юридическое лицо - термин риторический, мы не работаем с физическими лицами. Не обращаем внимания.
- Наименование покупателя - явная характеристика покупателя.
- Адрес - явная характеристика покупателя.
- Банковские реквизиты - явная характеристика покупателя.
- Наименование товара - явная характеристика товара.
- Цена товара - похоже, что это характеристика товара. Отличается ли эта характеристика от цены в накладной?
- Единица измерения - явная характеристика товара.
- Номер накладной - явная уникальная характеристика накладной.
- Дата накладной - явная характеристика накладной.
- Список товаров в накладной - список не может быть атрибутом. Вероятно, нужно выделить этот список в отдельную сущность.
- Количество товара в накладной - это явная характеристика, но характеристика чего? Это характеристика не просто "товара", а "товара в накладной".
- Цена товара в накладной - опять же это должна быть не просто характеристика товара, а характеристика товара в накладной. Но цена товара уже встречалась выше - это одно и то же?
- Сумма накладной - явная характеристика накладной. Эта характеристика не является независимой. Сумма накладной равна сумме стоимостей всех товаров, входящих в накладную.
- Наименование склада - явная характеристика склада.
В ходе дополнительной беседы с менеджером удалось прояснить различные понятия цен. Оказалось, что каждый товар имеет некоторую текущую цену. Эта цена, по которой товар продается в данный момент. Естественно, что эта цена может меняться со временем. Цена одного и того же товара в разных накладных, выписанных в разное время, может быть различной. Таким образом, имеется две цены - цена товара в накладной и текущая цена товара.
С возникающим понятием "Список товаров в накладной" все довольно ясно. Сущности "Накладная" и "Товар" связаны друг с другом отношением типа много-ко-многим. Такая связь, как мы отмечали ранее, должна быть расщеплена на две связи типа один-ко-многим. Для этого требуется дополнительная сущность. Этой сущностью и будет сущность "Список товаров в накладной". Связь ее с сущностями "Накладная" и "Товар" характеризуется следующими фразами - "каждая накладная обязана иметь несколько записей из списка товаров в накладной", "каждая запись из списка товаров в накладной обязана включаться ровно в одну накладную", "каждый товар может включаться в несколько записей из списка товаров в накладной", " каждая запись из списка товаров в накладной обязана быть связана ровно с одним товаром". Атрибуты "Количество товара в накладной" и "Цена товара в накладной" являются атрибутами сущности " Список товаров в накладной".
Точно также поступим со связью, соединяющей сущности "Склад" и "Товар". Введем дополнительную сущность "Товар на складе". Атрибутом этой сущности будет "Количество товара на складе". Таким образом, товар будет числиться на любом складе и количество его на каждом складе будет свое.
2.3 Создание базы данных учёта и продажи ТС
При работе с БД пользователю, как правило, не требуется видеть одновременно всю информацию, которая хранится в той или иной таблице БД. Наоборот, часто бывает необходимость отображать содержимое сразу нескольких таблиц, соответствующее определенным условиям.
В Access есть мощное средство обработки данных в связанных таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям - запрос.
Существует два основных типа запросов: запрос на выборку и запрос на изменение данных.
Запрос на выборку наиболее распространенный. При его выполнении формируется набор записей, информация для которых берется из одной или нескольких таблиц. Его мы и будем использовать в нашей базе данных.
Создадим четыре запроса: запрос на количество товара, на цену, стоимость и на товар.
Заметим, что с использованием запросов мы можем вывести на экран только необходимую в данный момент информацию. Нам не обязательно пролистывать целые таблицы в целях нахождения требуемых данных, что существенно экономит как время, так и силы. В нашем примере таблицы отличаются сравнительно небольшим объемом. Но ведь в большинстве случаев приходится оперировать с большим количеством таблиц и данных. Поэтому роль запросов в работе с БД сложно переоценить.
Работа с данными в БД осуществляется непосредственно в таблицах и запросах. При этом предлагаемые возможности изменения структур таблиц и содержащихся в них данных полезны скорее разработчику, нежели пользователю. Кроме того, для удобства работы, в Accessимеются широкие возможности создания интерфейса пользователя при помощи форм. Создавая форму, разработчик преследует несколько целей:
- отображение и изменение данных. Наиболее часто формы используются как раз для этого. При этом разработчик может задать любой вид отображения информации;
- ввод данных. Формы могут использоваться для ввода новых данных в таблицу. При этом ввод будет выполняться пользователем в том формате, который задан разработчиком. Другими словами, пользователь может вводить значения только для тех полей, которые представлены в форме;
- печать. Несмотря на то, что для печать данных в БД используются отчеты, содержимое формы также можно распечатать;
- сообщения. Дополнительная возможность использования форм заключается в создании с их помощью различных сообщений, отображаемых в последствии в той или иной ситуации для облегчения работы пользователя. В таком виде формы используются в приложениях.
В зависимости от того, с какой целью создается форма, разработчик определяет особенности ее внешнего вида. Выделим следующие:
- многостраничная - поля записи выводятся в один столбец. При этом в один и тот же момент времени в форме отображается только содержимое текущей записи (например форма «количество товара»);
- ленточная - все поля записи выводятся в одну строку, при этом в форме отображаются все записи (например, форма «цена реализации»);
-табличная - отображение записей осуществляется в виде таблицы.
Для представления в печатном виде информации из БД в Access предназначены отчеты. По сравнению с остальными способами печати при использовании отчетов можно, помимо отображения содержимого полей из таблиц и запросов, вычислять различные итоговые значения, а также группировать данные. В БД «Техносила» представлены отчеты о количестве на складе, стоимости и цене реализации.
MicrosoftAccess содержит различные типы макрокоманд, позволяющие автоматизировать работу приложения. Макросом называют набор из одной или более команд, выполняющих определенные операции. Приведем примеры ситуаций, когда удобно использовать в приложениях макросы:- для выполнения простых задач, таких как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов;
- в случаях, когда не требуется отслеживать и обрабатывать ошибки;
- для определения общих назначенных клавиш;
- для создания специальной строки меню, а также подчиненных меню для форм;
- для выполнения макрокоманды или набора макрокоманд при открытии базы данных.
Макросы позволяют:
- открывать таблицу, запрос, форму или отчет в любом доступном режиме. Они также позволяют закрыть открытую таблицу, запрос, форму, отчет;
- открывать отчет в режиме предварительного просмотра или непосредственно вывести либо весь отчет на принтер, либо только выделенную его часть;
- выполнять запрос на выборку или запрос на изменение;
- выполнять действия в зависимости от значений в базе данных, форме или отчете;
- осуществлять как переход к любой записи, так и выполнять поиск данных, удовлетворяющих условиям поиска, в источнике данных формы;
- выполнять команды меню Access и т.д.
В нашей БД представлен макрос, вызывающий отчет о стоимости и о цене реализации.
Теперь составим каскадную модель жизненного цикла АИС «Техносила».
Модель жизненный цикл - структура, определяющая последовательность выполнения и взаимосвязи процессов, действий и задач, выполняемых на протяжении жизненного цикла.
Наибольшее распространение получили две основные модели жизненного цикла:
1)каскадная модель2)спиральная
Каскадный способ - разбиение всей разработки на этапы, причём переход с одного этапа на следующий происходит после того, как будет полностью завершена работа на текущем.
1. Анализ:
При анализе АИС «Техносила» был выделен ряд требований:
- АИС «Техносила» должна иметь данные о товаре, его цене и наличии;
- Клиенту должна быть предоставлена информационная база о товарах магазина;
2. Проектирование:
Все данные о товаре, его наличии и цене заносятся в общую Базу Данных для дальнейшего использования. В общую базу входит три таблицы с описанием товара и всех данных о нем.
3. Реализация:
Созданная База Данных для АИС «Техносила» должна быть полностью или частично доступна сотрудникам. Для этого необходимо запустить Базу Данных в корпоративную сеть.
4. Внедрение:
После внедрения Базы Данных в корпоративную сеть необходимо проследить за её работоспособностью.
5. Сопровождение:
По окончанию срока эксплуатации необходимо выявить все изменения в Программном Обеспечении для исправления ошибок и внесения новой функциональности.
Итак, мы создали базу данных магазина техники, создав при этом таблицы, содержащие информацию о товаре, запросы, отчеты и макросы. Данная БД поможет упорядочить данные в единое целое, обеспечить гибкий доступ и более удобную работу. Созданные в процессе отчеты, запросы и макросы не являются универсальными. Пользователь, самостоятельно или с помощью мастера, может дополнить базу новыми, необходимыми для него запросами, отчетами и макросами. Не составит большого труда, при желании, расширить базу. Для этого необходимо создать новые таблицы, ввести в них необходимые данные, после чего осуществить новые связи между уже существующими таблицами и созданными.
Заключение
Наша жизнь настолько насыщена различной информацией, что хранить ее без помощи средств вычислительной техники уже практически невозможно. Работа с большими объемами информации без помощи компьютера уже оказывается неприемлемой как с точки зрения затрат на ее хранение, так и с точки зрения управления информацией и скорости доступа к ней.
Таким образом, совершенно очевидна столь острая необходимость в упорядочивании данных, создании БД. Динамика, склонность к изменчивости информации вынуждает нас искать новые методы и средства, позволяющие управлять этой динамикой, а не сугубо под неё подстраиваться. Таким образом, рассмотренная нами система, которая как раз и позволяет управлять данными, несомненно найдет себе применение не только в торговом бизнесе, но и в других отраслях народного хозяйства.
Список использованной литературы
1. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя. – М.: 1999.
2. Банк В.Р., Зверев B.C. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учеб./АГТУ. – Астрахань: Изд-во АГТУ, 2000.
3. Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета. – М.: Финстатинформ, 1996.
4. Васина Е.Н., Партыка Т.Л., Попов И.И. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета. – М.: Инфра-М, 2010.
5. Елочкин М.Е. Информационные технологии. – М.: Мир и образование, 2009.
6. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – М.: Academia, 2010.
7. Чистов Д.В. Информационные системы в экономике. – М.: Инфра-М, 2010.