Зміст
Вступ
Розділ 1. Особливості документного фонду як інформаційного ресурсу
1.1 Документ як основний елемент ДФ
1.2 Інформативність - функція і властивість ДФ
1.3 Документна та інформаційна повнота ДФ
Розділ 2. Інформаційний потенціал ДФ Рівненської ДОБ
2.1 Кількісний і якісний склад ДФ
2.2 Задоволення ІП користувачів засобами ДФ
Висновки
Список використаної літератури та неопублікованих видань
Додатки
Вступ
Актуальність теми
Рівень наукового та інтелектуального потенціалу кожної держави визначається станом створення власної інфраструктури, становлення та розвитку соціально-орієнтованої документно-інформаційної системи, інтенсивним зростанням документних потоків і масивів інформації як вітчизняного, так і зарубіжного походження. Інформаційні ресурси є продуктом інтелектуальної діяльності суспільства і розглядаються в даний час як стратегічний ресурс розвитку будь-якої країни, який за своєю значущістю не уступає іншим – фінансовим, сировинним, матеріально-технічним [5].
Перед нашою країною постає завдання – cтворення розгорнутої структурованої системи документно-інформаційних ресурсів, а відтак, розбудови інформаційного суспільства.
В широкому розумінні інформаційні ресурси – це будь-яка зафіксована на традиційних чи електронних носіях інформація, придатна для збереження і розповсюдження, зокрема:
· опубліковані і неопубліковані документи;
· повнотекстові бази даних;
· бібліографічна продукція;
· довідково-бібліографічний апарат (ДБА) бібліотек, в тому числі каталоги і бібліотечні картотеки, електронні бази даних (ЕБД);
· фактографічні бази даних;
· оглядово-аналітична продукція;
· послуги, пропоновані на інформаційному ринку;
· комп'ютерні мережі зв'язку;
· програмні засоби, що забезпечують створення інформаційних систем і розвиток телекомунікаційних мереж;
· і, насамкінець, це установи, в т.ч. бібліотеки, які створюють інформа-ційну продукцію, накопичують і використовують інформаційні ресурси.
21 століття – це суспільство інформативного типу, суспільство, в якому інформація є визначальним чинником науково – технічного прогресу
В Україні на рівні держави прийнято пакет законодавчих документів, спрямованих на інформатизацію українського суспільства. Зокрема, закони України „Про інформацію”[1], „Про науково-технічну інформацію”[2], „Про Національну програму інформатизації”[5], які юридично закріпляють права громадян на доступ і отримання необхідної інформації. В умовах демократизації та інформатизації суспільства, впровадження ринкової економіки суттєво підвищується роль інформаційних та документних фондів у задоволенні інформаційних потреб суспільства.
Інформаційний потенціал суспільства значною мірою залежить від якості сукупного документного ресурсу держави й технологій його використання. Інформація є невід'ємною складовою частиною документного фонду.
Актуальність теми курсової роботи визначається важливістю документного фонду як інформаційного ресурсу в житті суспільства. Він є джерелом наукової, виробничої, художньої, побутової та іншої інформації, і акумулює в собі всі культурні, духовні, наукові та виробничі надбання людства.
Основною функцією будь-якого документного фонду є його інформативність. Адже фонд який містить документи але не містить потрібної інформації у цих документах не може існувати як важливий інформаційний ресурс суспільства.
Документний фонд — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань інформаційної установи і потреб її користувачів. Документний фонд створюють не самоцільно, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть документного фонду. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби користувачів, тим краще виконує інформаційний заклад покладені на нього суспільством функції.
Наукова розробленість теми.
Оцінюючи роль останнього десятиріччя в розвитку і збагаченні знання про документ, можна констатувати, що з часів Поля Отле даний період виявився найпліднішим по глибині і масштабам нових ідей, продуктивності їх осмислення і практичного впровадження. Без перебільшення можна стверджувати, що багато в чому це відбулося завдяки роботам Г.Г. Воробйова
Навчальний посібник Ю.Н. Столярова «Документарний ресурс»[51] (М., 2001.- 152 с.) став підсумком багаторічних напрацювань автора, квінтесенцією його вчення про сутність і статус документа у всіх проявах.
Автор переконливо доводить, що кожна установа, підприємство, організація функціонує на основі системи документних ресурсів, серед яких важливе місце посідають документні фонди бібліотек, архівів, музеїв, фондів НТІ.
Актуальній проблемі організації та модифікації інформаційних ресурсів надавалося уваги у роботах таких відомих фахівців бібліотечної справи, як Л.Й. Костенко [29], А.А. Соляник [45, 46, 47], В.І. Терешин [54, 55] та інших. В цих роботах особливу увагу приділено аналізу структури фонду бібліотеки та його розподілення для адаптації технології бібліотечного обслуговування до потреб користувачів.
У статті Ю.В. Яковлєвої [63] запропоновано реалізацію оцінки інформативності знайдених документів.
Методи оцінки якості фонду розкрито в роботі Ф.М.Шукюрова [62]. Автор приділяє увагу вивченню інформаційних потреб фахівців і ступеню відповідності їм довідково-інформаційних фондів. Для виявлення відповідності кількості документів у фонді числу запитів запропоновано використовувати метод кореляційного аналізу.
Процеси інформатизації суспільства зумовлюють інтегрування інформаційних ресурсів ДОБ, спеціальних бібліотек та органів НТІ країни в межах єдиних регіональних систем.
В умовах переходу до інформаційного суспільства, і зростання ролі електронних комунікацій перед бібліотеками постає проблема формування фондів електронних документів і забезпечення їх багатоаспектного використання. Створенню загальнодержавної системи галузевих серій електронних видань як основи документорозповсюдження, що полягатиме у формуванні в бібліотеках упорядкованих зібрань електронних документів, їх наступному тиражуванні та поширенні на комп'ютерних носіях інформації присвячена робота Т. Шерепи [60].
Поняття «повнота» все частіше з'являється в спеціальній літературі. Ю.Н. Столяров запропонував прийняти в якості загального критерію ефективності роботи наукових бібліотек повноту обслуговування ними користувачів [51]. В основі цього критерію лежить забезпечення повноти бібліотечних фондів які є накопичувачами як ретроспективної, так і поточної інформації, і від їх стану залежить задоволення інформаційних потреб читачів.
Повноті документних фондів бібліотек присвячена стаття В.І. Терьошіна [55].
На сьогоднішній день тема дипломної роботи розкрита в не повному обсязі. Дуже мало науковців досліджували питання та проблеми документного фонду як інформаційного ресурсу. Недостатньо уваги було приділено таким питанням, як: інформативність документного фонду, документна та інформаційна повнота фонду.
Отже, на сьогоднішній день питання та проблеми документного фонду як інформаційного ресурсу є досить актуальними, тому, що документні фонди відіграють важливу роль в інформаційному середовищі.
Мета дипломної роботи полягає в аналізі та вивченні документного фонду як інформаційного ресурсу.
Об”єкт дипломної роботи: документний фонд.
Предмет дипломної роботи: – функціонування документного фонду
Завдання дипломної роботи:
· охарактеризувати документ як основний елемент ДФ;
· розкрити інформативність як функцію і властивість ДФ;
· розглянути документну та інформаційну повноту ДФ;
· визначити кількісний і якісний склад ДФ Рівненскої ДОБ;
· проаналізувати стан використання ДФ Рівненскої ДОБ;
· вивчити рівень задоволення інформаційних потреб користувачів засобами ДФ;
Рішення поставлених задач потребувало використування таких наукових методів: аналізу, синтезу, абстрагування, узагальнення, моделювання.
Наукова та практична цінність даної роботи полягає в дослідженні теоретичних та практичних питань щодо характеристики та розкриття фонду як інформаційного ресурсу, які висвітлюються на сторінках різних джерел і системно викласти їх у даній роботі. Результати дослідження можуть бути використані у практичній роботі бібліотек щодо формування та використання ДФ, а також у навчальному процесі підготовки спеціалістів для документно-інформацйної сфери.
Структура роботи. Робота складається з вступу, основної частини, висновків, списку використаної літератури, додатків.
Аналіз актуальності досліджуваної проблеми, постановка мети та задач дослідження, наукова новизна та практичне значення одержаних результатів подаються у вступі.
У першому розділі роботи розкривається поняття про документ як основний елемент ДФ, інформативність як функція і властивість ДФ, документна та інформаційна повнота ДФ.
У другому розділі проаналізовано інформаційний потенціал ДФ Рівненської ДОБ: зокрема вивчено кількісний і якісний склад ДФ бібліотеки стан його використання та задоволення інформаційних потреб користувачів засобами ДФ.
У висновках підведені підсумки результатів дослідження з теми.
Список використаної літератури включає 64 назви публікацій з профілю теми дослідження, є доповненням до основного змісту роботи. У дипломній роботі вміщено 10 додатків, які містять статистичні дані РДОБ.
Розділ 1. Особливості документного фонду як інформаційного ресурсу
1.1 Документ як основний елемент ДФ
Документ — матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі. Це визначення, наведене у ВРЕ в 1972 р. (Т. 8., 403) і прийнято в міжнародних та вітчизняних стандартах. З часом стало ясно, що цей термін добре виконує функції узагальнюючого, є родовим по відношенню до друкарських видань і рукописів, аудіовізуальних, нотних, образотворчих і картографічних матеріалів. До документів можна віднести як якнайдавніші носії інформації (глиняні таблички, пальмове листя, папірус), так і нові, наприклад, топографічні об'ємні зображення [Сукиасян Е.Р.От документа — до ресурсу // НТБ. – 2007. - №7. – С.28-2953, с. 28].
Будь-який сучасний словник вказує на те, що слово "документ" походить від латинського "documentum", а те, у свою чергу, від дієслова "docere" - "учити", "навчати". Найбільш глибоке дослідження походження терміна "документ" і подальшого розвитку його значень зробив Анджей Сускі [Швецова-Водка58, 10].
У терміна документ є, мабуть, тільки один недолік, який полягає в тому, що він застосовується і в іншому значенні, що позначає ділові папери, письмові свідоцтва та ін. Звідси — документація.
Все це говорить лише про те, що сам термін дуже багатозначний, універсальний [Сукиасян Е.Р.От документа — к ресурсу // НТБ. – 2007. - №7. – С.28-2953, 28].
Найбільший внесок у розробку теорії документа в радянській документалістиці вніс Г. Г. Воробйов.
В авторефераті докторської дисертації Г.Г. Воробйов розглядав документ як засіб комунікації, тобто обмежив сферу виникнення і дії документа комунікаційною діяльністю: "...документ розглядається як посередник між джерелом (автором) і приймачем (реципієнтом), хоча для останнього він сам є джерелом. «Під документом розуміється семантична інформація, виражена на будь-якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носії з метою її обігу в динамічній системі, іншими словами, усе те, що в принципі може зберігатися в архівах, бібліотеках, музеях» [Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. – М., 1973. – 255с. 13, 6].
Термін “документ” використовується в багатьох галузях знань, де він трактується залежно від специфіки тих об’єктів, котрі ця галузь вивчає і котрим надає статус документа.
Термін "документ" став активно застосовуватися в інформаційно-комунікаційній діяльності порівняно недавно, наприкінці ХІХ-початку XX ст. Він був уведений у науковий обіг відомим бельгійським ученим Полем Отле, у значенні, близькім до широкого значення поняття "книга".
Поль Отле (1868—1944) і його найближчий сподвижник і однодумець Анри Лафонтен (1854—1943) є основоположниками документації як практичної діяльності і прикладної наукової дисципліни, їхні погляди й ідеї знайшли практичне втілення в діяльності Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в 1895 р. і в 1931 р. перейменованого в Міжнародний інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу по документації (Париж, 1937) на базі інституту була створена Міжнародна федерація по документації (МФД), що існує з 1938 р. по дійсний час [Швец.-Водка58, 17].
Пояснюючи поняття "книга" і "документ", П. Отле писав: "Книга [Le Livre] (Biblion або Document, або Gramme) — це термін, який вживають умовно для вираження всього обсягу поняття документа. Він містить у собі не одну тільки книгу у власному значенні слова, рукописну або друковану, але й журнали, газети, рукописи і графічні репродукції будь-якого роду, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії і т.д. аж до реальних об'єктів в музеї [Столяров Ю.Н. Теорія відносності документа // НТБ. – 2006. - №7. – С.73-7852, 73]. Незважаючи на таке ототожнення понять "книга" і "документ", П. Отле в той же час продовжував уживати словосполучення "книга і документ", тобто мав на увазі, що вони відрізняються одне від одного. Визначення власне "документа" і пояснення, навіщо знадобилося вводити цей термін, поряд з "книгою", у цій роботі немає. Відзначаючи цей факт і спираючись на весь зміст "Трактату про документацію", А. Сускі робить висновок про те, що документом Отле називав "будь-якйй" носій семантичної інформації, незважаючи на те, чи має він утілення субстанціальне або енергетичне". Введення терміна "документ" пояснюється тим, що поняття "документ" було ширше за своїм обсягом, ніж "книга", тому що не мало на увазі обмежень ні з боку матеріальної сутності предмета, на якому записувалася (або за допомогою якого передавалася) інформація, ні з погляду знакової системи, що застосовувалася для запису змісту [Швец.В.58, 17].
Якщо порівняти це розуміння з тим, що було широко відомо і розповсюджене наприкінці XIX—початку XX ст., то можна зробити такі висновки:
1. П. Отле повернув терміну "документ" його первісне, найширше значення (засіб передачі інформації, рівний засобу навчання).
2. На ототожнення документа і книги вплинуло таке відоме значення документа: "те, що записано, що зафіксовано в книзі".
3. На розширення сукупного обсягу книги-документа шляхом включення в нього адміністративних архівних документів вплинуло найбільш розповсюджене значення поняття "документ" — "акт, що засвідчує юридичний факт, що підтверджує яке-небудь право".
4. Розуміння документа як історичного джерела зближало його з іншими історичними джерелами — музейними експонатами, які П. Отле також вважав документами.
У той же час не можна не побачити і значні відмінності від загальновживаного доти значення "документа". Назвати будь-яку книгу документом, дорівняти обсяги понять книги і документа — це було сміливе рішення, що і зараз іноді зустрічає нерозуміння й опір.
Таким чином, у праці основоположника документації закладене досить широке розуміння документа як особливого засобу передачі інформації в людському суспільстві.
А. Сускі звернув увагу на те, що варто виділити таке значення документа, що визначає його як носій семантичної інформації, зафіксованої будь-яким способом (не обов'язково через запис). У цьому випадку документом можно було б вважати не тільки записи будь-якою роду, але й моделі, і скульптури, тобто документи трьох вимірів, що також містять зафіксовану семантичну інформацію. З огляду на роль семантичної інформації як засобу комунікації (зв"язку, спілкування) у людському суспільстві, А. Сускі запропонував назвати зміст документа "комунікатом" визначити документ як "носій зафіксованого комуніката". Загальну схему дії комунікації в людському суспільстві можна представити в такий спосіб:
Джерело інформації (комунікант) - Повідомлення (комунікат) - Реципієнт (споживач інформації).
Оскільки фіксування комуніката вимагає використання субстанціального носія, то попереднє визначення рівносильне наступному: "Документ є субстанціальний носій комуніката". Звідси з'являється можливість визначити документ як "субстанціальний засіб комунікації". Серед інших засобів комунікації документ відрізняється тим, що фіксування інформації дозволяє зберігати її і передавати в часі. Тому "документ є засіб комунікації в часі (часовий засіб комунікації)" [Швец.Водк58, 33].
В бібліотечній справі термін “документ” вживається давно, але особливо поширення набув тільки тепер і, коли постала необхідність одержати загальне поняття стосовно об’єктів, які піддаються обробці, зберігаються та видаються користувачам.
Так, Г. Швецова-Водка робить спробу окреслити головні ознаки поняття “документ”, що відповідає об’єкту бібліографічної діяльності.
Подібне тлумачення дає і П. Отле. Зараз ця концепція узгоджується з поглядами на документ як на будь-який матеріальний носій (речовий об’єкт) соціальної інформації.
Отже, документом, у широкому значенні, визнається будь-який матеріальний об'єкт, що несе закріплену (або зареєстровану) інформацію, яку можна використовувати для вивчення якого-небудь фізичного або інтелектуального явища. Цей об'єкт визнається достатнім свідченням, засобом доведення відповідного явища. Від всіх інших матеріальних об'єктів реального світу його відрізняють: не енергетичний, а субстанціональний носій, що дозволяє закріплювати інформацію для передачі її в часі, і обмеженість даних об'єктів певними зібраннями, створеними людиною, тобто наявність попереднього відбору для включення в зібрання, можливість виділення даного об'єкта з навколишнього середовища для включення в зібрання, наявність певного особливого підходу до вивчення даного об'єкта в тім аспекті, що передбачений людиною при організації зібрання. Це значення повинне охопити як матеріальні об'єкти, спеціально призначені для фіксування створеної людиною інтелектуальної інформації (наприклад, писемні документи), так і будь-які експонати музеїв (природні і штучні, у тому числі пам'ятки культури). Саме в цьому, широкому, значенні поняття "документ" вживається тоді, коли говорять узагальнено про "фонди бібліотек, архівів, музеїв", якщо у відношенні останніх не робити яких-небудь обмежень "[Швецова-Водка Г. Документ и книга в системі соціальних комунікацій. – Рівне, 2001. – 438с58, 29].
Технічна і технологічна революція, пов'язана з інформатизацією, внесла свої уточнення у вживання терміну. Пригадаємо: визначення документа починалося із слів матеріальний об'єкт Наступив момент, коли з'явилися в нашому житті об'єкти, якими ми сьогодні активно користуємося, але до матеріальних віднести їх не можемо. Дивлячись на екран монітора, ми бачимо інформацію, яка поступила до нас з віртуального простору. Вона невідчутна, нематеріальна, "взяти в руки" таку інформацію ми не можемо. Для того, щоб перетворити її на документ, треба скористатися матеріальним носієм: оптичним диском, дискетою, роздруком на принтері [Сукиасян Е.Р.От документа — к ресурсу // НТБ. – 2007. - №7. – С.28-29,73, 28].
Документом, і це загальновизнано, є інформація, зафіксована на матеріальному носії. Матерія ж, за визначенням, може представати в двох різних, але рівноправних якостях – речовини і енергії, поля. Під документом приховано, інтуїтивно звикли розуміти речовинний носій інформації, але ніщо не перешкоджає тому, щоб визнати як носій інформації поле, енергію. І тоді ми класифікуємо документи як речовинні і енергетичні, або мережні. Бібліотека має справу і з тими, і з іншими. Інші – мережні – треба навчитися відбирати, фіксувати, враховувати і т.д. Цією новою і складною справою фондознавці вже посилено займаються [Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система //Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №1149, 7].
У Законі України "Про інформацію" наводиться визначення документа: "Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві". Документом можна назвати будь-який матеріальний носій, на якому зафіксовано соціальне значущу інформацію з метою передачі її в часі та просторі. [Про інформацію: Закон України від 2.10.1992 // Голос Укр. – 1992. – 13 лист1].
Складність понять «документ» і «інформація» полягає в тому, що їх не можна визначити, виходячи тільки з теорії бібліографії. Вони -— міждисциплінарні, а може бути, і загальнонаукові або загальнофілософські [Г.Н. Швецова-ВодкаДОКУМЕНТ І ІНФОРМАЦІЯ В Світлі ТЕОРІЇ КОМУНІКАЦІЇ // Бібліографія. – 1997. - №4. – С.39-4859, 40].
З активізацією використання ЕД і поповнення ними ДФ, прийняттям окремих законів про ЕД та електронний документообіг, електронну торгівлю, поширенням закону про обов'язковий примірник на електронні носії інформації нагальною стає проблема уточнення існуючих або введення нових, загальних для всієї документально-комунікаційної сфери понять — "ЕД", "фонд ЕД", "обов'язковий примірник ЕД", "електронний книжковий магазин", "електронна книжкова торгівля", "електронна передплата", "електронні способи" та "електронні джерела" документопостачання бібліотек тощо.
З'ясування різновидів та особливостей розповсюдження електронних видань має велике значення для визначення бібліотеками джерел документопостачання відповідних підфондів. Якщо електронні видання на оптичних дисках розповсюджуються через спеціалізовані магазини фірм-виробників або звичайні книжкові та Інтернет-магазини, то основним джерелом поповнення електронних підфондів бібліотек мережевими виданнями є сайти Інтернету, а способами — електронне копіювання (безоплатне або платне), передплата автоматичного електронного розсилання, електронний обмін файлами, надходження по обов'язковому примірнику мережевого ЕД, електронна купівля та дарування [Соляник А. Термінологічний аспект проблем документопостачання бібліотечних фондів /А.Соляник // Вісник Кн. Пал. – 2006. - №6. – С.30-3364, 32].
У сучасному фондознавстві затвердилося поняття «документ» як позначення головного елемента документного фонду. За Столяровим, «документ є системоутворюючим елементом ДФ» [Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система //Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №1147, 8].
Документ як соціальний феномен має ряд особливостей, суттєво відрізняючих його від інших предметів вічного світу. По-перше, вміщена в ньому інформація не зменшується по мірі її використання, вона здатна бути переміщеною в просторі та часі необмеженій кількості людей, одночасно зберігаючись в тому ж обсязі. Отже, як би активно не використовувався ДФ, обсяг розміщеної в ньому інформації не зменшиться, інтенсивне використання фонду відіб'ється лише на фізичному стані нього документів, які його складають.
По-друге, кожен окремо взятий документ має обмежену кількість - «квант» - інформації, часто зовсім недостатню для досягнення поставленого користувачем завдання. Недостатня інформація знаходиться в інших документах, і завдання фонду - зібрати таку їх сукупність, яка була б достатня для задоволення і розвитку інформаційних потреб абонентів.
ДФ, по-третє, - це зосереджена в документах інформація в діалектичній єдності її спокою (фондозберігання) і руху (фондовикористання). Перед працівниками фонду постає подвійне завдання - забезпечити у фонді оптимальні умови як для зберігання, так і для використання документів, не віддаючи переваги ні одній, ні іншій стороні їх функціонування, оскільки друга безпосередньо пов'язана з першою: без належного зберігання не може бути і нормального використання, але зберігання, не орієнтоване на використання, безнадійно, а використання, не забезпечене зберіганням, неможливе.
Документ, по-четверте, є єдиним елементом який утворює ДФ. На це потрібно звернути увагу у зв'язку з тим, що деякі фондознавці а особливо інформатики схиляються вивчати в якості елемента ДФ ще і інформаційного посередника (комплектатора, оброблювача і фондозберігача), пошуковий образ документа і інші компоненти.
По-п'яте, документ фіксує знання, накопичені людством у всіх сферах його існування, тобто знання, пов'язані як з відображенням дійсності (духовної діяльності), так і з її перетворенням (матеріальна сфера); всіма сторонами людських зв'язків - єдиних (природних), суспільних та особистих. Тому кожен соціальний інститут потребує ДФ, а наявність його в такому інституті виступає як об'єктивний соціальний закон його функціонування. Окрім того, ця особливість визначає необхідність мати фонди різного змісту і призначення [Ільганаєва В.О. Бібліотека в сучасному інформаційному середовищі: основні стратегії розвитку / В.О.Ільганаєва // Вісник ХДАК: Збірник наукових праць.- Х.,1999.- Вип.1.- С. 30-3723,35].
ДФ - це сукупність документів, які в силу суспільної значимості охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі тощо.
В залежності від установи, спеціально зайнятої зберіганням документів і організації користування ними, розрізняють ДФ бібліотеки, архіва, музея, органа НТІ та ін.[Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н.Кушнаренко.- К., 2000.- 460 с.31, 138].
Вони і прирівнені до них установи мають багато спільного. В них містяться одні і ті ж документи. Але кожен із фондів спеціалізується на придбанні переважно якогось одного виду. Інформаційні центри віддають перевагу науковим, інформаційним, машиночитаємим документам; архіви - текстовим документам, що несуть ретроспективну інформацію, і існують в єдиному екземплярі, виконаному в основному на паперовій основі; музеї - найбільш цінними у речовому відношенні документами-пам'ятками історії і культури. Лише БФ відрізняється універсальністю.
Документ в бібліотечній справі — матеріальний об'єкт, що містить твори писемності або мистецтва у вигляді тексту, запису звуку, зображення або будь-якого їх поєднання, призначений для збереження і передачі в часі і просторі в цілях суспільного використовування, має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати бібліографічно як самостійний об'єкт обліку [Шилов В.В. Об измерениях в учёте библиотечных фондов // НТИ. – Сер.1. – 2008. - №3. – С. 17-2361, 17].
ДФ бібліотеки — систематизоване зібрання творів друку та інших документів, підібраних у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її користувачів.
Протягом багатьох століть історії бібліотечної справи зібрання книг називалося просто бібліотекою. Це пояснюється тим, що саме слово «бібліотека» вживалося у буквальному розумінні— «зібрання» або «сховище» книг. Бібліотека (з греч.biblion — книга і theke — сховище) належить суспільству в цілому, його частині або окремому члену, забезпечена матеріально-технічно, впорядкована безліч документів, яку формують, зберігають і надають бібліотекарі користувачам — фізичним і юридичним особам в цілях задоволення їх ІП [Столяров Ю. Документный ресурс51, 56].
Поняття «фонд» виникло значно пізніше і в перекладі з французької мови воно означає «основа чого-небудь». На початку XX ст. широкого розповсюдження набув термін «книжковий фонд» у зв'язку з перевагою обсягу книг у бібліотеках, але вже наприкінці 30-х років досить часто вживається поняття «БФ». У 60—80-ті роки завдяки працям Ю.В. Григор'єва та Ю.М. Столярова, уточнюється зміст поняття «БФ», його функції і властивості. Цей термін остаточно входить до бібліотечного лексикону. Продукцією (цінністю) бібліотеки є БФ, який формують, зберігають і надають в користування, тобто систематизована сукупність документів, а також бібліотечні, бібліографічні і інформаційні послуги, адресовані своїм (іноді — і стороннім) абонентам [Столяров Док.Ресурс51, 11].
У понятті «БФ» знайшли точне розкриття основні його ознаки. БФ — певним чином упорядковане, систематизоване, тобто бібліотечне оброблене, розміщене в приміщеннях бібліотеки, розставлене на стелажах і полицях, доступне для читачів зібрання документів. БФ — не тільки твори друку (книги, газети, журнали тощо), а й інші види документів (діафільми, мікрофільми, грамплатівки та ін.). Фонд — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її читачів. І, нарешті, БФ створюють не самоцільне, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть БФ і дають можливість відрізнити його від фонду архіву, книжкового магазину, музею, бібліотечного колектора тощо. Фонд—це частина, одна із головних підсистем бібліотеки, яка виконує в ній роль основи. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби читачів, тим краще виконує бібліотека покладені на неї суспільством функції [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). –Х.: Основа. 1993. –с.15211, 7].
У поняттях системного підходу документ є тим елементом, який породжує ДФ як систему.
Уявлення про те, що системоутворюючим елементом БФ є саме документ, знайшло визнання в бібліотечному фондознавстві не відразу. Аж до кінця 1970-х рр. було широко поширено переконання, що БФ породжується книгою (в широкому значенні), оскільки він формувався тоді майже виключно творами друку. Активні захисники тільки книги як фондообразуючого елементу є і сьогодні. Стрімке виникнення все нових і нових видів документів привело в 1960-е рр. до бурхливої дискусії про подальшу долю книги, а з нею і бібліотеки. З'явилися теорії відмирання книги, концепції «бібліотеки без книг», а заразом також без читача і бібліотекаря. Протест проти книги будувався на твердженні, що книгодрукування нібито породило індивідуалізм (оскільки книгу читає кожний по окремості, тоді як, скажімо, кінофільм дивиться відразу багато хто) і націоналізм (бо використовуються мова і писемність, доступна лише своїй нації). Крім того, твори друку, мовляв, незручні для зберігання, організації, пошуку і надання інформації, і бібліотека майбутнього матиме тільки інформацію, закріплену на машинних носіях, або припинить своє існування.
Оскільки книгу прийнято розуміти тільки як таке джерело, на якому інформація закріплена не безпосередньо, як, скажімо, на кінострічці, а семіотично, тобто перетворена в деякі знаки строго певного ряду — букви, цифри, ієрогліфи, ноти і т. п., і є лише частиною можливих видів джерел інформації, необхідний збірний термін. Ним і став «документ». Для відрізнення джерел інформації, закріпленої за семіотичним принципом, від джерел інших видів користуються поняттями «твір друку», «рукопис», «машинопис» з їх подальшим розподілом на підвиди і різновиди [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 21].
Стосовно ДФ поняття "документ" вимагає особливих обмовок. Зі всього різноманіття в бібліотеці збираються лише документи портативні (нестаціонарні, мобільні), як правило, неавтентичні (тобто несучі інформацію не своїм носієм, а зафіксованою на ньому знаково-кодовою системою), виконуючі початкову функцію актуальної, оперативної, а не ретроспективної (ср. архів, музей) пам'яті; первинні, документологічні, концептографічні (ср. орган НТІ) [Столяров, Документарний ресурс51, 56]
Необхідний збалансований підхід до ФБФ різними видами документів з урахуванням їх дійсної ролі в інформаційному потенціалі суспільства.
Всі документи, що складають БФ, можна штучно поділити на такі основні групи: видання або твори друку (книги, газети, журнали, плакати, буклети, карти, ноти, стандарти і каталоги промислового обладнання); кінофотофонодокументи (кінофільми, діафільми, діапозитиви, магнітні фонограми, грамплатівки); неопубліковані документи (рукописи, звіти про науково-дослідні роботи, переклади, дисертації); репродуктивні документи (мікрофільми, мікрофіші, мікрокарти); машиночитані документи (перфострічки, перфокарти) тощо [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). –Х.: Основа. 1993. –с.15211, 8].
Бібліотеки стають виробниками власних електронних інформаційних ресурсів. На базі масивів бібліографічної, реферативної, аналітичної інформації формуються різноманітні бібліотечні інформаційні продукти: електронні каталоги і картотеки, бібліографічні покажчики та реферативні видання, в електронному вигляді створюється наукова і методична література. Здійснюються роботи з оцифровування першоджерел з бібліотечних фондів та формування колекцій електронних документів.На даному етапі розробляють основні концептуальні засади створення загальнодержавної системи галузевих серій електронних видань як основи документорозповсюдження, що полягатиме у формуванні в бібліотеках упорядкованих зібрань електронних документів, їх наступному тиражуванні та поширенні на комп'ютерних носіях інформації [Шерепа Т.Система галузевих серій електронних видань: основні концептуальні положення // Бібл.вісник. – 2004. -№1. – С.26-2960, 26].
У практику бібліотек поряд з видавничою діяльністю входить тиражування на компакт-дисках окремих інформаційних продуктів та електронних ресурсів. Активізується формування електронних бібліотек, що вимагає певної організації електронної інформації, обліку й технологічного опрацювання електронних документів [Антоненко І., Баркова О. Електронні ресурси як об'єкт каталогізації: історія питання, термінологія, форматне забезпечення // Бібл. вісн. — 2004. — N 2. — С. 11-228, 12].
Отже, вагомою складовою документно-інформаційного ресурсу сучасної бібліотеки стають електронні інформаційні ресурси, відомості про які мають бути включені до бібліотечних ІПС.
Документ як соціальний феномен має ряд особливостей, що істотно відрізняють його від інших предметів світу. По-перше, вкладена в ньому інформація не зменшується по мірі її споживання, вона здатна бути переданою в просторі і в часі необмеженому числу осіб, одночасно зберігаючись в колишньому об'ємі. Отже, наскільки активно не використовувався б БФ, об'єм інформації, що міститься в ньому, не зменшиться, інтенсивне споживання фонду позначиться лише на фізичному стані його документів. По-друге, кожний окремо взятий документ має обмежену кількість — «квант» — інформації, часто недостатньої для досягнення поставленої споживачем задачі. Бракуюча інформація є в інших документах, і задача фондовика — зібрати в БФ таку їх сукупність, яка була б достатня для задоволення і розвитку безперервних ІП абонентів. Тут допустима аналогія БФ з таким фізичним явищем, як світло: він є єдністю переривчастого (квантів фотонів) і безперервного (світлової хвилі).
БФ, по-третє, — це зосереджена в документах інформація в діалектичній єдності її спокою (фондозберігання) і руху (фондовикористання). Звідси перед бібліотекарем встає двоєдина задача — забезпечити в бібліотеці оптимальні умови як для зберігання, так і для використовування документів, не віддаючи переваги ні тій, ні іншій стороні їх функціонування, оскільки друга безпосередньо пов'язана з першою: без належного зберігання не може бути і належного використовування, але зберігання, не орієнтоване на використовування, безглуздо, а використовування, не забезпечене зберіганням, неможливе [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 24].
Документ, по-четверте, є єдиним основоположним елементом, що утворює БФ.
З погляду бібліотеки як системи, БФ є її гомогенною, або однорідною, підсистемою. Якщо ж розглядати як систему сам БФ, то, оскільки він не має обмежень ні на зміст, ні на форму документа, він є системою різнорідною, різноманітною, або гетерогенною.
І, нарешті, по-п'яте, документ фіксує знання, накопичені людством у всіх сферах його буття, тобто знання, зв'язані як з віддзеркаленням дійсності (духовна діяльність) так і з її перетворенням (матеріальна сфера); всіма сторонами людських взаємостосунків — природних, суспільних і особистих. Тому будь-який соціальний інститут потребує БФ, а наявність бібліотеки в такому інституті виступає як об'єктивний соціальний закон його функціонування. Крім того, ця особливість зумовлює необхідність мати фонди самого різного змісту і призначення [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 24].
У бібліотеках зосереджений понад мільярдний фонд. Окрім них, в країні функціонують архіви, музеї, інформаційні центри, і їх сукупна документарна фундація за об'ємом досить велика [Столяров Ю.Н. Документный ресурс. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с51, 25].
Як і всякий об'єкт, БФ має незліченну безліч властивостей. Науковому опису підлягають лише найістотніші з них, тобто такі, без яких фонд як самостійна система існувати не може. Багато властивостей БФ діалектично суперечливі і є єдністю протилежностей і рушійною силою розвитку фонду.
Оскільки БФ складається з документів, він відтворює всі їх властивості і, крім того, має власні. До найважливіших з них відносять: цілісність, відкритість, множинність, динамічність, інформативність, керованість, кумулятив-яість, стохастичність, гетерогенність, надійність [Васильченко21, 6].
Під цілісністю БФ розуміють взаємозалежність, взаємообумовленість, взаємодію документів, що його складають: книг, журналів, газет, грамплатівок, карт тощо. Документи об'єднуються за різними ознаками: змістом, формою, мовою, часом видання, місцем зберігання тощо. Внаслідок цього утворюється ціла система фондів [Васильченко М.П. Бібліотечні фонди.- Харків: Вид-во «Основа», 1993. – 150с.11, 6].
У фондознавстві цілісність знайшла статус поняття в 1975 р. Цілісність — інтеграційна властивість БФ, синонім його якості [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 42].
Цілісність забезпечується наявністю і проявом ряду інших властивостей, їх взаємообумовленістю і взаємодією.
БФ — це ціле, що складається з багатьох частин, або складне ціле. Воно існує тільки завдяки саморозчленовуванню, тобто запереченню себе за допомогою розділення (диференціація) фонду на природні складові частини (Ю.В. Грігор”єв, 1973) або відносно самостійні підфонди. Але ці частини повинні взаємодіяти між собою, інакше не буде цілого.
Взаємодія частин, у свою чергу, означає заперечення ними самих себе і відновлення цілісності. В диференціації і інтеграції полягає діалектика БФ як цілого.
Рівні цілісності можуть бути різними. У міру якісного складу і кількісного збільшення фонду його цілісність підіймається.
Цілісність забезпечується також загальною метою, для досягнення якої і придбавають потрібні документи. Напрям формування БФ до наперед наміченої мети є, іншими словами, властивість цілеспрямованості ФБФ.
БФ властива відкритість, тобто залежність його обсягу і складу від зовнішнього середовища: складу та потреб читачів, потоку видавничої продукції, системи постачання, асигнувань на комплектування. Він відкритий також і до поповнення не тільки письмовими виданнями, а й документами, виданими на нетрадиційних носіях: мікрофільмами, мікрофішами, перфострічками, відєо-документами.
Одна із властивостей БФ є його динамічність. Вона виражається в постійному включенні до фонду нових і виключенні з нього непотрібних документів, коректуванні структури фонду, переміщенні документів в межах підфонду, фонду або групи фонду. Зростання числа документів, що спостерігається в світі, призводить до того, що збільшення БФ відбувається майже по експоненті [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 42].
Пряме механічне нарощування фонду називають екстенсивним їх зростанням. Для більшості бібліотек це не найефективніший шлях їх розвитку, він приводить до перенасичення документами, значна частина яких не використовується.
Властивість кумулятивності БФ виявляється в його спроможності накопичувати, збирати інформацію, що зафіксована в документах. Кумулятивність фонду забезпечує функцію збереження та спадкоємності людської культури. Похідним від кумулятивності є цінність БФ, його корисність для читачів.
Стохастичний (імовірний) характер БФ обумовлений можливістю помилки при включенні та вилученні з нього окремих документів, а також можливості відмовлення читачеві в потрібному документі. Оскільки відбір і замовлення бібліотекарем конкретних документів у фонд передує не тільки запитам читачів, а й виходу видань з друку, можливі помилки в придбанні документів. Бажано, щоб ці помилки були мінімальними, а замовлені видання користувалися попитом читачів.
Властивість гетерогенності (різнорідності) БФ зумовлена наявністю в ньому різноманітних за змістом, різнойменних за назвою та неоднорідних за формою документів, внаслідок чого з'являється можливість найповнішого задоволення найрізноманітніших запитів читачів.
Надійність БФ проявляється в повноті та оперативності задоволення читацьких потреб, у відсутності відмовлень користувачам. Властивість надійності фонду суперечлива за своїм змістом: чим менший фонд за обсягом, тим швидше і простіше можна знайти в ньому необхідний документ, проте тим більша імовірність відмовлення читачеві. Фонд не можна вважати надійним, якщо в ньому відсутні необхідні читачеві твори друку; якщо читацькі вимоги виконуються оперативно, але неповно, або, навпаки, повно, але не оперативно. Наявність усіх властивостей одночасно зумовлює високу якість БФ [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). –Х.: Основа. 1993. –с.15211, 7].
Перераховані властивості БФ відображаються в надійності фонду — кінець кінцем найважливішій його властивості, що характеризує вірогідність повноцінно і оперативно обслужити абонента. Термін «надійність фонду» запропонований В.І. Терешиним в 1973 р. Без урахування надійності всі характеристики фонду втрачають значення. Вона виявляється в його повноті, готовності до експлуатації, безвідмовності функціонування, довговічності [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с50, 47].
Залежно від виду бібліотеки встановлен мінімальний фонд, що вимагається для її відкриття, і оптимальний, необхідний для її раціонального функціонування. Максимум не встановлюється для бібліотек, що виконують меморіальну функцію (наприклад, функцію архіву) [Столяров Ю. Документный ресурс51, 56].
У інформаційному суспільстві повністю зберігаються основоположні принципи формування фонду і обслуговування користувачів, проте організація і технологія того і іншого якісно змінюються.
1.2 Інформативність – функція і властивість ДФ
Основними принципами формування і використовування ДФ повинні стати: повнота і достовірність інформації; регулярність і оперативність її надходження не тільки з центральних, але і з регіональних джерел комплектування; загальнодоступність і відкритість для користувачів (виняток становлять офіційні документи, віднесені відповідно до законодавства до категорії обмеженого доступу) [Стародубова Н.З.Официальные документы в библиотеках России:состав фондов, организация работы и перспективы использования // НТБ.- 2000.- №7. – С.38-4848, 46].
Сьогодні ми розуміємо, що актуальність фонду — наявність у ньому документів, що містять інформацію, яка необхідна користувачам для рішення поточних актуальних соціальних, економічних, господарських, наукових та інших завдань. Актуальність фондів потребує від нього високої інформативної ємності. Якщо яка-небудь частина фонду стоїть в бібліотеці без руху, то можна сказати, що інформаційна цінність її дорівнює нулю, і, отже, цю частину фонду треба перевести на інші рівні зберігання [
Організація інформаційних ресурсів для оптимізації їх використання http://www.nbuv.gov.ua/articles/2004/04snfrov.html34].
Поняття „інформація”, її види та особливості передавання комунікатором і сприймання реціпієнтом є предметом дослідження багатьох наук. У лінгвістиці тексту інформація ототожнюється із номінацією, смислом, змістом. У науковій літературі інформативність розглядається як категорія, що забезпечує вербалізовану організацію знань, їхнє осмислення, передавання та кодування користувачем.
Інформація у тексті представлена у вигляді тексту, в якому текст має форму змістового повідомлення, що документується. Метаінформація – це „інформація про інформацію”, яка забезпечує входження документа до документно-інформаційної системи. Структурно метаінформація розміщується поза текстом на вільній площі носія інформації [Поберезська Г.Г. Категорія інформативності у текстах службових документів http://www.rusnauka.com/8._NPE_2007/Philologia/21104.doc.htm36].
Отже, категорія інформативності розглядається у контексті інформації, яка закладена у змістовому повідомленні документа. При цьому інформація, яка міститься у повідомленні, співвідноситься з досить обмеженою ділянкою дійсності та орієнтована на певне коло користувачів. Зміна конкретних індивідуумів всередині групи адресатів не призводить до суттєвої зміни інформації, що сприймається.
Оскільки багато текстів передають не лише те, що має буквальну інтерпретацію, але й те, що втягнуто у текст асоціаціями і конотаціями, часто навіть неусвідомленими, І.Г. Гальперін розрізняє три види інформації: змістово-фактичну інформацію, що відображає конкретний опис подій, фактів, процесів, які відбуваються у реальному світі, експліцитні, виражені вербально у предметно-логічних значеннях, на основі досвіду; змістово-концептуальну інформацію – індивідуально-авторське розуміння відношень між явищами, що описані засобами попереднього типу інформації, задум автора, його інтенція, сприймання читачем зв’язків причини і наслідку, їхньої значущості у соціальному, політичному, культурному житті суспільства; змістово-підтекстову інформацію – імпліцитний зміст тексту, що ґрунтується на здатності одиниць мови породжувати асоціативні та конототивні значення, а також на здатності речень у надфразових єдностях додавати певні смисли [Гальперин И.Р. Текст как объект лингвистического исследования. – М., 1981. – с.27 –14, 28].
Фактична інформація як вербалізоване повідомлення про факти, певні події, процеси, явища, які відбуваються або будуть відбуватися, широко представлена у текстах службових документів. Фактичність оптимізує інформаційний баланс, оскільки легше сприймається і усвідомлюється читачем та не потребує від нього застосування значних масивів допоміжної для декодування інформації [Поберезська Г.Г. Категорія інформативності у текстах службових документів. Така інформація, представлена в текстах службових документів, повинна бути повною, оперативною, вірогідною. Повнота інформації визначається її обсягом, який повинен бути необхідним і достатнім для прийняття конкретних рішень; її недостатність знижує обґрунтованість таких рішень. Надлишок інформації призводить до збільшення обсягу повідомлення без підвищення його інформативності й до витрати додаткових зусиль на його обробку. Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передавання – опрацювання стан об’єкта, до якого вона належить, не змінився. Достовірність інформації означає відповідність її дійсності [Поберезська Г.Г. Категорія інформативності у текстах службових документів http://www.rusnauka.com/8._NPE_2007/Philologia/21104.doc.htm36].
Формами реалізації категорії інформативності виступають такі способи організації тексту, як розповідь, опис та міркування.
Отже, наукова, художня (естетична) змістовність, важливість для контингенту користувачів даної бібліотеки, називається інформативністю. Завдяки цій властивості БФ, займаючи відносно невеликий простір, через зміст включених в нього документів відображає знання буквально зі всіх сфер людської діяльності [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 43].
Інформативність — властивість фонду бути джерелом інформації для користувачів.
ДФ - це частина, одна із головних підсистем бібліотеки, яка виконує в ній роль основи. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби читачів, тим краще виконує бібліотека покладені на неї суспільством функції.
Фонд тісно пов'язаний з іншими підсистемами бібліотеки: контингентом читачів, бібліотечним персоналом та матеріально-технічною базою установи. Обумовлюючи їх стан, під впливом цих підсистем розвивається й сам бібліотечний фонд. Його обсяг і зміст взаємопов'язаний з контингентом читачів бібліотеки і характером їхніх потреб. Великий за обсягом, але за своїм змістом не пристосований до складу і потреб читачів фонд так само не бажаний, як і невелике, але погоджене за змістом зібрання документів. У фонді не має бути видань, не потрібних читачам ні нині, ні у перспективі [Васильченко М.П. Бібліотечні фонди / М.П. Васильченко, Н.М. Кушнаренко, В.А. Мільман. -X.: Основа, 1993. - 152с11, 35].
Фонд не формується безконтрольно, ним керує бібліотекар з метою підтримання постійної відповідності обсягу та складу фонду безперервно уточнюваним завданням бібліотеки і зростаючим потребам її читачів. Тобто керованість фонду проявляється в його здатності піддаватися керуванню [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). –Х.: Основа. 1993. –с.152.11, 6].
Управління відбувається всередині кожного технологічного процесу бібліотечної роботи. Це означає, що в процесі формування ДФ немає некерованих процесів. Управлінню рівною мірою підвладні і моделювання, і комплектування, і облік, і обробка, і розміщення, і доставка, і аналіз самої управлінської інформації по формуванню фонду. Звідси і визначення основних функцій управління: прогнозування, планування, організація, регулювання, облік, контроль та аналіз [Польовик С. Формування документного фонду як процес управління37, 129].
Властивість множинності документів створює високу інформаційну місткість фонду, сприяє багатоваріантному пошуку і підбору абонентами документів для читання в процесі використання фонду. Для бібліотекаря дана властивість визначає об'єм роботи з фондом, підвищує вимогу до створення у фонді такої множинності документів, яка повністю виражала б призначення бібліотеки, інформаційні потреби її абонентів. Фонд треба створити, тобто придбати необхідні документи, обробити, розмістити за структурними підрозділами бібліотеки, забезпечити їхнє гарантоване зберігання тощо. Рівнем виконання бібліотекарями цієї роботи значною мірою зумовлена якість фонду та рівень його використання. Для оцінки якості фонду і його оптимізації бібліотекар починає широко використовувати методи математичної теорії множин, який потребує від нього певної математичної підготовки.
Для бібліотечних працівників фонд є також джерелом інформації, він впливає на глибину їхніх професійних і непрофесійних знань [Терешин В.И. Библиотечный фонд: 2-е изд., исправ. и доп. / В.И. Терешин. - М.: Профиздат, 2001. - 176с. - (Сов. библиотека, Вып.4)54, 35].
За своїми внутрішніми і зовнішніми зв'язками ДФ - система відкрита. Бібліотекарі намагаються закупити і зберегти всі документи, які відповідають його формуванню. Вони прагнуть вдосконалювати технологічні прийоми роботи з ним. і таким чином, із фонду, із технології його формування відкидають всі відживші та застарівші.
Відкритість фонду дозволяє зібрати в ньому документи, які несуть необхідну споживачу інформацію. Властивість, яка характеризує читацьку спрямованість документів, їх науковий, художній (естетичний) зміст, важливість для контингенту абонентів даної бібліотеки, називається інформативністю. Завдяки цій властивості ДФ, займаючи відносно невелику площу, через кількість включених в нього документів подає знання буквально із всіх сфер людської діяльності на всій території планети і за всі часи [Терешин В.И. Библиотечный фонд: 2-е изд., исправ. и доп. / В.И. Терешин. - М.: Профиздат, 2001. - 176с. - (Сов. библиотека, Вып.4)34, 35].
Властивість множинності документів створює високу інформаційну місткість фонду, сприяє багатоваріантному пошуку і підбору абонентами документів для читання в процесі використання фонду. Визначаючи комфортність інформаційного середовища, при становленні ринкових відносин означає створення умов, за яких користувач мав змогу би найефективніше використовувати ІС. (інформаційний сервіс).
Розуміючи комфортність інформаційного середовища як забезпечення користувачеві можливості вільного вибору інформації в умовах надмірності інформаційних потоків, відзначимо, що в процесі інформаційного пошуку евристичні можливості реалізуються в тих ситуаціях, коли користувач може відслідкувати зв'язки між інформаційними об'єктами різних рівнів, а також у змістовному плані утворювати зв'язки між предметними областями, узагальнювати матеріал і вибирати підхід до предмету, керуючись власними знаннями та інтуїцією. Саме людина з її пам'яттю, логічним і асоціативним мисленням, інтуїцією і навичками є обов'язковою і найактивнішою складовою будь-якої системи інформаційного пошуку (звідси досить високий рівень ефективності традиційних бібліотечно-бібліографічних систем) [Давидова І. Бази даних як інформаційний продукт// Вісн. Книж.Пал. –2000. - №1.-С.19-2116, 20].
У зв'язку з постійним збільшенням обсягу ЕР неминуче виникне ситуація, коли для користувачів ІПС буде недостатнім навіть найякісніший семантичний аналіз текстів. Під час роботи з великими масивами знайдених документів доцільним є здійснення ранжування результатів пошуку тобто реалізація оцінки інформативності знайдених документів.
Ранжування результатів інформаційного пошуку пропонується здійснювати на основі багатокритеріальної оцінки релевантності знайдених документів, що враховує:
· фактори старіння документів (вік знайденого видання);
· статистичні дані щодо обігу документів;
· значущість автора (індивідуального або колективного) на основі даних файлів авторитетних записів.
Наведені критерії якнайкраще визначають інформативність ДФ. Перший критерій - старіння документів, як закономірний постійний процес зменшення з часом необхідності їх використання для отримання вміщеної в них інформації, однозначно пов'язаний з інтенсивністю використання документів. Значущість використання даного критерію для ранжирування можливо підвищити, якщо для нормування його числових значень використовувати одну з функцій, що апроксимують закономірності старіння літератури. Аналіз публікацій, присвячених теорії старіння інформації, дозволяє зробити висновок, що для апроксимації закономірностей старіння літератури найчастіше використовуються від'ємні експоненціальні та від'ємні показникові функції [Яковлєва Ю. В. Оцінка інформативності документів у пошукових системах наукових бібліотек // Науково-технічна інформація. — К., 2004. — № 4— С. 52-54.63, 53].
Так само не викликає сумнівів цінність другого критерію, а саме - даних системи моніторингу використання ДФ.
Використання третього критерію - даних файлів авторитетних записів - можливе за умов розробки методів оцінки значущості авторів наукових публікацій. Перспективним розвитком цього напряму може стати автоматичний семантичний аналіз авторитетних записів, результатом якого буде ранжирування (бальна оцінка) індивідуального або колективного автора. Так, академічне видання матиме найвищу оцінку, вузівське - дещо нижчу і так далі. Питання введення такої оцінки потребує окремого дослідження за участю спеціалістів з інформаційних технологій і бібліотекознавців-практиків [Яковлєва Ю. В. Оцінка інформативності документів у пошукових системах наукових бібліотек // Науково-технічна інформація. — К., 2004. — № 4— С. 52-54.63, 53].
Оцінка інформативності документів на основі запропонованої методики ранжування результатів пошуку є дуже важливим напрямом розвитку ІПС наукових бібліотек, але сьогодні вже можна дослідити й інші перспективні напрями, пов'язані зі збільшенням питомої ваги електронних наукових публікацій. Зокрема стане можливим впровадження автоматичної обробки текстів на базі методу індексування цитування, який добре зарекомендував себе в бібліотечній практиці.
Інформативність фонду відіграє велику роль в обслуговуванні користувачів.
Адаптація організації ДФ задачам обслуговування користувачів реалізується у самих різних формах: раціональне розміщення документів; наближення до зони оперативного обслуговування користувачів найбільш актуальних та інформативних підфондів; розробка та впровадження технічних засобів і автоматизованих систем для скорочення терміну пошуку документів у фонді; спрощення та прискорення обліку та обробки документів для скорішої доставки їх читачеві.
Слід підкреслити, що один з основних шляхів раціональної організації основного фонду — створення у відділах обслуговування бібліотеки при читальних залах, на абонементі особливих підсобних фондів, куди включаються документи найбільш активного на даний момент попиту. Такі підсобні фонди дозволяють оперативно забезпечити читача документами, тоді як основний фонд через його віддаленість від відділу обслуговування, такої оперативності не дає. Наявність таких підсобних фондів характерно для книгозбірень з великими обсягами фондосховищ.
Слід підкреслити, що у практику бібліотек усе ширше входить вибірковий облік, у тому числі й у справі реєстрації заявок абонентів. Вибірковий облік скорочує час на збір необхідних даних у декілька (до 6 і більше) разів і, що особливо важливо, найчастіше дає більш точні дані, ніж суцільний облік, особливо, якщо використовується електронно-обчислювальна техніка.
Таким чином, поділ фондів сучасних бібліотек на активні та пасивні базується на обігу документів. В той же час цінність фонду будь-якої бібліотеки визначається багатством зібрань не тільки нової, але й старої літератури. Відділення документів, що запитується мало, від документів активного попиту та створення спеціальних сховищ для документів малого попиту практикувалося в Росії та на Україні ще у ХІХ ст. В теперішній час цей процес став необхідним, оскільки стрімко зростає кількість документів, що видаються, швидше старіє інформація, яка знаходиться в них. Застарілі з наукової точки зору документи треба передавати на депозитарне зберігання. Документи з фонду літератури, що має малий попит, рекомендується ділити на:
· ті, що мають інформативну цінність для абонентів, і які можуть бути включені в діючий активний фонд;
· застарілі з точки зору сучасної науки, і які можуть бути направлені у фонд депозитарного зберігання;
· ті, що втратили інформаційну цінність, і які можуть бути переведені до обмінно-резервного фонду [Самохіна Н. Організація інформаційних ресурсів для оптимізації їх використання // Бібл. вісн. – 2004. - №5. – С.15-2041, 19].
Необхідність зберігати застарілу літературу пов'язана з тим, що вона потрібна для досліджень, які дозволяють простежити розвиток тих чи інших проблем. Дуже часто з часом виникає підвищений попит абонентів на застарілі видання. Ця закономірність була виявлена ще у 30-ті роки XX ст. Щороку з пасивних фондів наукових бібліотек в активні повертається велика кількість документів. Так, наприклад, сьогодні спостерігаємо підвищений попит на літературу, яка була передана з відділу зарубіжної україніки до основного фонду НБУВ. Слід зазначити, що практично для кожної книги існує період максимального зростання кількості запитів на неї. «Пік» настає не завжди після видання книги, а часто через рік-два, а потім попит поступово за 3-4 роки спадає іноді до нуля.
Формування фонду відноситься до числа процесів, дію яких не можна розрахувати жорстко, з абсолютною точністю. І відбір документів, і організація фонду, і його використовування по самій своїй сутності носять характер вірогідності.
Відбір і замовлення за часом звичайно передує не тільки запитам абонентів, але навіть виходу у світ нових документів. У момент придбання документів комплектатор ще не має сигналу зворотного зв'язку — перевірка якості підібраних книг та їх фактичного попиту на них поки відсутня. Тому при формуванні БФ можливі помилки. Більш того, безпомилкове комплектування неоптимальне: воно може бути результатом аналізу всіляких варіантів відбору, що негативно позначається на оперативності придбання документів, якщо через втрати часу робота по комплектуванню взагалі стає можливою. Безвідмовність задоволення запитів як показник безпомилковості комплектування може бути досягнута лише в результаті надмірно надмірної і, отже, украй неекономічної надійності фонду. Тому бібліотеку характеризують як систему з відмовами, і задача фахівця — оптимізувати їх число, характер і способи ліквідації.
Максимальна вірогідність того, що документи, придбані до фонду, користуватимуться активним попитом протягом наперед запланованого часу, досягається прогнозуванням ІЗ. Інший спосіб досягнення безвідмовності обслуговування — використовування макросистеми ДФ, яка в змозі практично повністю задовольнити ІЗ абонентів [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 46].
Фонд як специфічна підсистема бібліотеки має, окрім інформаційної, ряд інших властивостей. До найважливіших з них відносять: цілісність, відкритість множинність, динамічність, керованість, кумулятивність, схоластичність, гетерогенність, надійність [Васильченко М.П. Бібліотечні фонди / М.П. Васильченко, Н.М. Кушнаренко, В.А. Мільман. - X.: Основа, 1993. - 152с11, 35].
Підтримка інформативності фондів представляє важливу задачу в умовах обмеженого фінансування наукових бібліотек. Один з ефективних шляхів її рішення полягає в розробці системи оцінки і відбору видань для формування фонду. Найбільше значення при рішенні цієї проблеми має розробка способу формування репертуару підписки на журнали, оскільки цей вид видань в максимальному ступені задовольняє ІП користувачів [Козлова Е.И. Формирование оптимальной подписки на научные журналы http://www.benran.ru/SEMINAR/SB-IK/99/DOC/Dokeik.htm26].
1.3 Документна та інформаційна повнота ДФ
Повнота ДФ - це наявність в ньому всіх існуючих документів в рамках заданих меж фонду. Відповідність між потребами користувачів в отриманні повної інформації з питань, що цікавлять їх, і можливостями бібліотек у забезпеченні цієї повноти — актуальна проблема фондознавства. Тому поняття «повнота» все частіше з'являється в спеціальній літературі. Ю. Н. Столяров запропонував прийняти загальним критерієм ефективності роботи наукових бібліотек повноту обслуговування ними користувачів [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855, 3]. В основі цього критерію лежить забезпечення повноти документного фонду: саме фонд є накопичувачем як ретроспективної, так і поточної інформації, і від його стану залежить задоволення ІП користувачів.
Питання повноти фондів грунтовно розробляв Ю. В. Григор’єв, ряд інших бібліотекознавців. При цьому головна увага зверталася на розкриття сутності поняття «повнота фондів». Ю. В. Григор’єв ввів два визначення: вичерпна повнота—придбання до фонду всієї літератури по всіх галузях знання, зі всіх країн і на всіх мовах (без якого-небудь відбору), і відносна повнота — «комплектування фондів кожної бібліотеки максимально можливою кількістю дійсно необхідних їй творів друку та інших матеріалів. Наявні розробки страждають зайвою абстракцією, відсутністю спроб визначити показники вимірювання повноти [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855, 3].
В кінці 1980-х рр. повноту ДФ запропоновано розглядати ще в одному аспекті— як інформаційну і документну. (В. І. Терешин). Поняття інформаційної повноти відноситься до семантичного змісту документів, до об'єму тієї інформації, яку вміщує ДФ. Поняття документної повноти розповсюджується на зовнішні характеристики ДФ, перш за все на число документів, що містять в собі ідентичну інформацію. Ясно, що при хорошому відборі мінімальним числом документів можна надати максимум інформації (вимога мінімакса), тоді як при поганому, навпаки, велике число документів може містити в собі мало інформації — якщо вона повторюється, непрофільна, застаріла і т.д.
Поки що довести висловлену ідею до стадії втілення не представляється можливим — через відсутність доступної методики обчислення ступеня того чи іншого виду повноти. Не у всіх випадках це і можливо — наприклад, коли інформаційне навантаження несе власне документна складова (скажімо, рік видання). Та і потрібно це не завжди. Так, якщо встановлено, що з отриманням нових документів раніше придбані не збільшують інформаційної повноти фонди, то це ще не підстава для негайного їх виключення. Воно може виявитися економічно або технологічно невиправданим, до того ж, можливо, ці документи підвищують рівень корисної надмірності фонду.
Проте ідея розділяти інформаційну і документну повноту виключно перспективна, вона дозволяє різко обмежити можливості задоволення інфопотреб власним фондом, одночасно широко використовуючи сукупний інформаційний потенціал суспільства. Ідея інформаційної повноти добре узгоджується і з концепцією розсіяної повноти [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с50, 91].
Передумовою нового розуміння суті бібліотечної роботи, перш за все в частині формування ДФ, була комп'ютеризація бібліотек. Д. Шира, що поставив в американській бібліотеці в середині 50-х рр. перший комп'ютер, з'явився в громадській думці бібліотекарів як «руйнівник бібліотечної справи». Тим часом саме це нововведення поступово призводить до якісного перетворення всієї бібліотечної діяльності. З розвитком інформації стає недоцільним насичувати всіма документами власний фонд. Ту ж інформацію виявляється простіше і дешевше доставити абоненту з віддалених автоматизованих банків даних і баз знань. Фонд все більше починає цінуватися не по документарній, як зараз, а по інформаційній повноті. Акцент на цьому її вигляді спричинить за собою корінні зміни в технології ФДФ, обліку ДФ, взагалі всій політиці і практиці бібліотечного обслуговування. Розподіл бібліотечних абонентів на «своїх» і «чужих» втратить значення, документи оброблятимуться і берегтимуться переважно по місцю їх виробництва, в їх тиражуванні необхідність відпаде. Кваліфікація фондовика полягатиме переважно в знанні того, де з'явилася і територіально зосереджена профільна інформація; у володінні інструментарієм оперативного входу по телеканалах зв'язку в потрібний інформаційний банк (тобто видозмінений ДФ). З'явиться значення відбирати і берегти лише документи, що містять унікальну інформацію, тобто таку, яку інакше нізвідки одержати. Питання про величину фонду, а вслід і класифікація фонду, та і самих бібліотек по цій ознаці втратить нинішнє значення, набагато вище цінуватимуться повнота, багатоаспектність розкриття і оперативність оновлення відомостей про місцезнаходження інформації, що з'являється, доступність її подання на термінали, причому розташовані бажано не в бібліотеці, а вдома, на робочому місці, в транспорті, місці відпочинку користувача.
Як відомо, границі фонду закладені в його моделі, яка є своєрідним еталоном при його створенні. «Модель фонду - це уявне або матеріально реалізоване відтворення складу або структури фонду». Це образ, який дає уявлення про сутність і параметри фонду, що розвивається.
Модель фонду може бути повною по одним характеристикам і не повною по другим. Також повнота фонду залежить, з одної сторони, від того, наскільки повно показані його характеристики (параметри, границі) в його моделі, а з іншої - наскільки адекватно до моделі відбираються документи.
Повнота фонду в процесі заповнення його документами у відповідності з моделлю може розглядатися в двох аспектах: перший - забезпечення фонду документами за всіма його параметрами (характеристиками), другий -відображення в границях фонду всіх існуючих в світі (країні) документів. Повнота - це діалектична система відношень цих аспектів.
Багаточисельні дослідження, показали, що користувачам потрібні не так самі документи, як розміщена в них інформація. Тому має сенс замість документальної повноти говорити про інформаційну повноту БФ. Під інформацією (з бібліотечної точки зору) розуміються теорії, концепції, факти та інші відомості, які створюються або виявляються людиною, фіксуються (на папері, мікроплівці, магнітній плівці тощо) і в такому вигляді включаються у фонд і доводяться до користувача. Інформація може бути фактографічною, суспільною, оригінальною (новою) і вже відомою читачам [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855, 7].
Процес досягнення повноти, тобто наповнення фонду можна виразити формулою:
Р=m/M;
де Р — показник ступеня наповнення фонду, m — масив елементів-наповнювачів, М — потреба фонду в певній кількості цих елементів [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Кн. палата, 1991. -271 с70, 36].
Значення Р може бути рівне, менше або більше одиниці. Повнотою називатимемо тільки таке положення, коли Р = 1, тобто m=М. Якщо Р<1 (m<М), то слід говорити про неповноту. У випадку, якщо Р>1 (m>М), виникає ситуація переповнювання. Показник Р, таким чином, визначає, в якому положенні знаходиться процес досягнення повноти [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855, 4].
На практиці основна маса бібліотек бере орієнтир не на повноту представлення у своїх фондах документів, як таких, а на повноту інформації за профілем комплектування. Для позначення ступеня відображення інформації в фонді, можна, ввести формулу: Р =ті
/Мі
, де ті
- масив інформації, в фонді; Мі
-масив інформації, в світі [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855; 6].
Яке ж відношення між документною та інформаційною повнотою фонду? Можливі два варіанти: в кожному окремо взятому документі є оригінальна інформація, тобто, Рд
= Рі
; або оригінальна інформація є не у всіх документах, тобто, документів більше ніж інформації (Ро
> Рі
). Бібліотека, зрозуміло, віддає перевагу не документам, як таким, а закладеній у них інформації і тому веде відбір, який порушує документну повноту фонду. Включення у фонд документів, які несуть оглядову, узагальнену інформацію в галузі науки (дисертації, звіти про НІР, тощо), довідників, словників, енциклопедій дозволить підвищити ступінь інформаційної повноти і компактності фондів. Одна книга, яка повністю подає тему в цілому, може замінити, в фонді сотні інших, які висвітлюють окремі проблеми.
Потрібно відмітити, що фонд (особливо публічної бібліотеки) бере не тільки джерела з оригінальною інформацією, але і документи, дублюючі, коментуючі, популяризуючі тему (науково-популярні видання, навчальні посібники, пропагандучі брошури тощо). Таке комплектування не потрібно розглядати як надмірне, тому що воно відповідає завданням бібліотек як організаторів суспільного користування книгами та іншими документами і виражається в моделі фондів.
Питання про відношення оригінальної і неоригінальної інформації в фонді бібліотеки - важке, і в кожному типі бібліотек потрібно щоб вирішувалося по своєму. Наприклад, для національної бібліотеки, виконуючій окрім бібліотечних функцій, функцію архіву творів друку, кожен документ є інформативним - з точки зору змісту, видавничого оформлення або з точки зору його появи саме в даний період. Тому в фондах національних бібліотек вичерпно збирається вітчизняна література на базі обов'язкового примірника [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации / В.И. Терешин //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-855, 7].
Звичайно, можна було б комплектувати фонд без відбору, орієнту0ючись на вичерпуюче представлення в ньому документів, що, в свою чергу, підвищує імовірність його інформаційної повноти. Але подібний підхід призведе до створення гігантських бібліотек, чого можна уникнути шляхом відбору літератури. Дослідження показали, що інформація має властивість розсіюватись, дублюватись в різних документах, багато із яких не містять оригінальних відомостей (перепечатки, перевидання, науково-популярні матеріали тощо). Документи, які містять нову інформацію, складають приблизно 25% від всіх наявних. Тому нема необхідності брати в документний фонд всі видання по темі, достатньо придбати 25% (але оригінальних!) і тим самим забезпечити наявність майже стовідсоткової інформаційної повноти.
Відповідно, ДФ потрібна не просто профільна, а оригінальна профільна інформація. Загальна формула ступеня інформаційної повноти фонду бібліотеки буде виглядати:Ріориг
= ті ориг
/Мі ориг.
Інформаційна повнота можлива при ті
ориг
= Мі
ориг
. Досягти її дуже важко по ряду причин. До них відносяться: розсіювання інформації, неповноти відбиття її в бібліографічних матеріалах, важкості пошуку, наявності бар'єрів економічного, мовного характеру тощо. Окрім того, поки інформація публікується, поступає у бібліотеку, обробляється, вона втрачає новизну. З'являється новіша. А це унеможливлює досягнення вищого ступеня наповнення фонду інформацією. Кожна бібліотека навіть отримуючи безплатний обов'язковий екземпляр, постійно переживає незмінне становище неповноти фонду і прямування до недосяжного вичерпуючого його наповнення.
Бібліотеки роблять інтенсивні спроби наблизитись до інформаційної повноти фондів: широко йдуть на кооперацію між собою, з органами наукової інформації, створюють єдині довідково-інформаційні фонди, ведуть головні довідкові картотеки, які відображають інформацію, наявну в світі, але не наявну в фонді даної бібліотеки; підключаються до міжнародних систем інформації [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации / В.И. Терешин //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-8.55, 7].
Відмічаючи неможливість забе
1) Необхідні всім бібліотекам;
2) Необхідні окремим категоріям бібліотек;
3) Необхідні деяким або окремим бібліотекам у визначений період часу. На думку автора, таке комплектування дозволить сформувати раціональну систему фондів і забезпечити повноту задоволення запитів читачів.
Керуючись ідеєю інформаційної повноти фондів, бібліотеки розширили їх документально-видовий діапазон. Окрім книг і періодичних видань, вони приймають документи, які несуть тільки оригінальну інформацію (описи винаходів, стандарти, цінники, прейскуранти тощо), що дозволяє бібліотекам підтримувати відповідність між документною і інформаційною повнотою за рядом параметрів моделі фонду [Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации / В.И. Терешин //НТБ. – 1984. - №6. – С.3-8.55, 7].
Концентрація профільної оригінальної інформації в ДФ відбувається як при первинному відборі в процесі поточного і додаткового комплектування, так і при вторинному в масиві раніше введених у фонд документів. Припустимо, що при первинному відборі в спеціальній бібліотеці в період актуальності теми N у фонд були включені наукові, науково-популярні, довідкові, навчальні видання. Через деякий час тема N перестає бути актуальною, попит на літературу по ній падає до нуля. У фонді проводиться вторинний відбір: залишаються видання, в яких інформація подається в повному вигляді (наукові, довідкові), виключаються видання, які не мають оригінальної інформації (науково-популярні, навчальні). Видання першої групи (в меншій кількості екземплярів) потрапляють в ядро ДФ, де відбувається концентрація ретроспективної інформації: фонд зжимається в фізичному об'ємі при зберіганні повноти інформації. Таке явище називається «властивістю концентрації інформації в ДФ».
Концепція інформаційної повноти в концентрації фонду дозволила розглядати комплектування як двосторонній процес вводу-виводу інформаційних матеріалів і вважати його завданням «створення мінімального фонду максимальної користі» [Терешин В.И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации/ В.И. Терешин // Науч. и техн. б-ки. - 1984. - №6. - С. 3-855, 8].
Дослідження показали, що з точки зору повноти оптимальним можна вважати такий фонд, який в стані задовольнити 95% профільних запитів читачів наукової бібліотеки. Підвищення ступеня задоволення запитів ще на 5% привело б збільшення об'єму фондів в декілька разів, тому доцільніше використовувати МБА або направляти читачів в інші бібліотеки.
Цікавим і допустимим для всіх бібліотек (окрім національних і депозитаріїв) є показник ефективності використання розділу фонду. Він являє собою відношення коефіцієнту використання даного розділу фонду до коефіцієнту використання всього фонду. Оптимальним вважається фонд, в якому у всіх розділах показник ефективності використання складає 0,7-1,3. Якщо він менше 0,7, то фонд укомплектований надмірно. Запропонований показник дає об'єктивну картину інформаційного наповнення фонду в рамках його моделі і допомагає встановити оптимальний об'єм фонду конкретної бібліотеки [Терешин В.И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации/ В.И. Терешин // Науч. и техн. б-ки. - 1984. - №6. - С. 3-855; 4].
Об'єм фонду зумовлюється його призначенням, яке закладається в модель. Не розростаючись в крупний масив, фонд може бути забезпечений документами, які мають всю повноту інформації в рамках моделі (наприклад, довідкова бібліотека).
Усвідомлюючи перенесення акценту бібліотечної діяльності на інформаційну повноту, ЮНЕСКО ще в 1980-го рр. Програму загальної доступності видань перейменувало в Програму загальної доступності інформації. Окрім неї реалізується програма «Всесвітня передача даних». Її відмінність від програми Загальної доступності інформації полягає в тому, що вона направлена на передачу (тимчасову) з бібліотеки в бібліотеку не саме інформації, а джерел, в яких така інформація укладена. Інакше кажучи, це програма міжнародного МБА. Бібліотечний працівник, з погляду американських фахівців, - це «інформейшн брокер» — інфопосередник між документом і споживачем укладеної в документі інформації.
Його задача — кваліфіковано знайти ту базу або банк даних, де є джерело або сама інформація, що цікавить абонента, вибрати технічні засоби для доступу до інформації (кабельне, касетне, дискове або супутникове телебачення) і оперативно їх використовувати.
Отже, співвідношення інформаційної і документної повноти БФ— одна з найактуальніших проблем бібліотечного фондознавства[Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с50,92].
Розділ 2. Інформаційний потенціал ДФ Рівненської ДОБ
2.1 Кількісний і якісний склад ДФ
Бібліотека — установа (або частина якої-небудь установи, підприємства, організації), яка утворена для збирання творів писемності в цілях їх збереження і створення умов для суспільного, корпоративного або особистого використовування. При такому підході характер використовування ДФ від діяльності відходить у область приналежності бібліотеки до конкретної сфери суспільних відносин, до її місця в макроструктурі суспільства, держави [Шилов В.В. Об измерениях в учёте библиотечных фондов // НТИ. – Сер.1. – 2008. - №3. – С. 17-2361, 18].
ДФ — це освоєний масив документів, що є основою роботи РДОБ і являє собою зібрання різних документів, підібране відповідно до профілю бібліотеки, її завдань, інтересів і запитів читачів, організоване певним чином. Важливою ознакою фонду є його відбиття у ДПА. Згідно з теорією системного підходу, ДФ є підсистемою більш загальної, чим він сам, системи — бібліотеки в цілому, де кожна з підсистем виконує власні функції.
Враховуючи те, що у ДФ зосереджується значний інформаційний потенціал суспільства, всі духовні багатства, накопичені людством, якість і обсяги роботи будь-якої бібліотеки в значній мірі залежать від підбору книг, журналів та інших документів у її фонді. Саме ДФ є основою роботи бібліотеки. Саме вони визначають зміст, повноту і якість задоволення та розвитку ІП користувачів [Цимбалюк П.І. Інформаційний ресурс Бібліотеки. – Стратегічна основа її життєдіяльності [Електронний ресурс]. – Режим доступу: 56].
В інформаційному суспільстві повністю зберігаються основоположні принципи формування фонду і обслуговування користувачів, проте організація і технологія того і іншого якісно змінюються.
Обсяг, склад структура БФ змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливає на них через задоволення та формування ІП користувачів. Ядро БФ — це необхідний мінімум документів, який повністю відображає функції, профіль, тип даної книгозбірні. Сюди входять найзначніші видання, які користуються постійним попитом читачів і на які припадає значний відсоток усіх видач за читацькими запитами [Бібл. вісн. – 2004. - №5. – С.15-2041, 17].
Крім того, масивам документів притаманна така властивість, як пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюдження. Структура документного потоку у процесі його розповсюдження по різних соціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності розміщення, оптимальності використання та ін. Документний потік осідає у фондах з обмеженим простором. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, переведення фізично та морально застарілих видань до фондів допоміжного зберігання.
Як відомо, усі ДФ поділяються на дві групи:
1. Активні, які збирають документи інтенсивного попиту. Документи малого попиту та застарілі поступово направляються у фонди допоміжного зберігання (депозитарні, книгообмінні тощо). Ядро фонду при цьому зберігається.
2. Депозитарні фонди зберігають по профілю усі документи незалежно від року видання та інтенсивності попиту на них у даний період. Зберігають їх вічно, у зв'язку з чим фонд набуває функції державного архівного зберігання документів [Самохіна Н. Організація інформаційних ресурсів для оптимізації їх використання Бібл. вісн. – 2004. - №5. – С.15-2041, 17].
З точки зору кінцевої мети бібліотечної діяльності, найбільш важливою функцією фонду є його використання користувачами книгозбірні.
Найхарактернішою роботою, що відобразила дану тенденцію, є стаття І.Б. Іванової 1976 р. [Иванова И.Б. Качество формирования фондов и библиотечная статистика // Перспективы развития фондов библиотек: Сб. науч. тр. / ГПНТБ СО АН СССР.— 1976.— Вып. 28.— С. 135-13822, 136], де була висловлена вдосконалена методика аналізу складу і використання фондів: в її основі — отримання даних про запити і видачу конкретних видань, вимірювання відповідності складу фондів читацькому запиту, вихід на оцінку якості формування фондів. Отримання відповідних даних, за визнанням автора, вимагає значних витрат часу і можливе тільки при впровадженні автоматизованої системи збору і обробки даних про склад фонду і використання конкретних документів. Позитивні сторони даної методики (які дійсно є) — вагомий аргумент, на думку І. Б. Іванової, для введення в бібліотечну статистику трьох додаткових показників: число документів фонду, число запитаних і число виданих документів. Але бібліотечна статистика — це не тільки облік фонду. По суті, І. Б. Іванова запропонувала метод аналізу якості фонду на основі даних статистичних вимірювань [Шилов В.В.Об измерениях в учёте библиотечных фондов // НТИ. – Сер.1. – 2008. - №3. – С. 17-2361, 20].
Зазначимо, що інтенсивність функціонування ДФ, рівень відповідності їх складу потребам користувачів вимірюються такими кількісними показниками як документовидача, читаність, обіг і книгозабезпеченість. Ці показники є основними критеріями оцінки якості ДФ, орієнтованих на задоволення поточних ІП користувачів.
За стандартом ІФЛА, книгозабезпеченість одного жителя має становити 2-3 томи. В Україні цей показник значно вищий (див. дод 1).
Стандарт ІФЛА з книгообертаності дорівнює 5. Тобто кожна книга з фондів щорічно повинна пройти через руки п'яти читачів. Середній показник книгообертаності в Україні складає 0,9 (у Німеччині, наприклад, - 2,5).
Такий стан свідчить про наявність великих за обсягом фондів, котрі протягом багатьох років комплектувалися нераціонально, через що значний відсоток документів практично не використовується.
Виникає суперечлива ситуація: книжок забагато, а читати нема чого. Фонди багатьох публічних бібліотек перевантажені морально застарілими документами, котрі придбано ще за радянських часів, та дублетними примірниками. "Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ", затверджена спільним наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 10.08.01 за № 142/181 передбачає можливість списання матеріальних цінностей (у т. ч. бібліотечних фондів) як таких, що:
* непридатні для подальшого використання;
* виявлені в результаті інвентаризації як недостача;
* морально застарілі;
* фізично зношені;
* пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані) [Вилегжаніна Т. Публічні бібліотеки України крізь призму міжнародних стандартів ІФЛА // Бібл. планета. - 2006. - №4. - С. 4-712, 5].
Ще один стандартний показник ІФЛА стосується нових надходжень. На 1 000 жителів має бути 250 нових видань щорічно, або 0,25 нового видання на одного жителя (не примірників, а саме видань). У такому разі оновлення книжкового фонду за 5 років повинно становити 40% від загального фонду публічної бібліотеки.
Уважно проаналізувавши надходження до публічних бібліотек у кожній області, за даними 2005 року, можна зробити висновок, що деякі регіони України вже наближаються до міжнародного стандарту (див. дод. 2).
Найбільший показник - 0,39 нових видань на одного жителя - у Рівненській області. Це пояснюється тим, що в регіоні проводився експеримент з об'єднання мережі публічних і шкільних бібліотек. Зазначимо, що такі утворення міжнародним стандартом не передбачені (див. дод. 2).
Ще один показник показує, якою мірою відповідає міжнародним стандартам оновлення ДФ публічних бібліотек України (див. дод. 3).
Із наведеної таблиці видно, що в Україні тільки у м. Києві оновлення фондів бібліотек відповідає міжнародному стандарту, а саме - щорічному 5% - му надходженню нових видань. В інших регіонах оновлення фондів публічних бібліотек у середньому в 2,5 рази нижче світового стандарту [Вилегжаніна Т. Публічні бібліотеки України крізь призму міжнародних стандартів ІФЛА // Бібл. планета. - 2006. - №4. - С. 4-7ё12, 6].
Рівненська державна обласна бібліотека на теренах області - єдина велика багатогалузева публічна бібліотека. Це означає, що вона доступна різним верствам населення для ознайомлення з вітчизняними і зарубіжними документами, які представлені на різних носіях. Тому формування повноцінного ресурсного потенціалу для задоволення широких потреб користувачів є її головним завданням.
У 2003 р. спостерігалась тенденція збільшення кількості надходжень документів (майже у 1,5-2 рази), стабілізувалось надходження кількості назв і становило близько 4 тисяч щорічно. Сприяла цьому дія обласної Програми комплектування БФ, відповідно до якої у 4 рази було збільшено обсяги бюджетних коштів на придбання книг та періодичних видань [Ярощук В.П. Рівненська державна обласна бібліотека – головна бібліотека регіону // Бібліотеки Рівненщини: інновації, досвід роботи. –Рівне; Перспектива, 2004. –С.3-1264, 4].
ДФ РДОБ на 1.01. 2008 складає близько 585.102 тис. одиниць зберігання. За 2006 р. надійшло 7 793 одиниць зберігання; за 2007 р. надійшло 7 764 одиниці зберігання, що свідчить про незначне зменшення (0, 37%) кількості надходжень. В той же час у 2006 р. вибуло 8 762 одиниці зберігання, а у 2007 р. вибуло 9 002 одиниці зберігання, що свідчить про ріст (2, 87%) вибування фонду. Таким чином, за 2 роки з 1.01.2006 по 1.01. 2008рр. фонд зменшився з 587 309 до 585 102, що становить (0, 38%).
За результатами статистичних даних РДОБ документовидача на 1.01 становила відповідно: у 2006 р. - 811 303; у 2007 р.- 834 100 і у 2008р.- 807 398 одиниць зберігання, а кількість читачів по роках відповідно складала 42 114, 42 291, 35 650 (див. дод. 4, Табл.1).
Сьогодні поповнення і оновлення ДФ відстають від темпів старіння. У багатьох бібліотеках оновленість фонду (ОФ) практично відсутня.
В РДОБ нові надходження складають за 2007 р. склали 7 764 одиниці, що становить 1,32% фонду.
Визначимо такі показники як документообіг, читаність та книгозабезпеченість станом на 1.01.2006, 2007, 2008 роки. Результати розрахунків приведено в таблиці 2 (див. дод.4.,Табл 2).
За результатами розрахунків збудовано діаграми (див. дод.5).
На діаграмах наглядно видно, що книгообертаність за останній рік в РДОБ зменшилась з 1, 423 до 1,380, повернувшись до рівня, який був на 1.01. 2006 р. (1,381), в основному за рахунок зменшення книговидачі.
З діаграми (див. дод.5) видно, що читаність станом на 1.01.2008 р. значно зросла. На 1.01. 2006 р. вона складала 19,264; На 1.01. 2007 р. вона складала 19,723; На 1.01. 2008 р. вона складала 22,648. Причиною різкого росту читаності стала різке зменшення кількості читачів (з 42 291на 1.01 2007р. до 35 650 на 1.01 2008р.).
Книгозабезпеченість виросла з 13,864 (станом на 1.01.2007р.) до 16,412 (станом на 1.01.2008р.).
Для розрахунку оптимального розміру комплектування можна користуватися методикою, яка базується на показнику книговидачі з фонду.
Суть методики полягає у визначенні оптимальних розмірів поточного комплектування на рік без урахування докомплектування. Вони розраховуються як 3,8 % до прогнозуємих розмірів книговидачі. Потрібно книговидачу (807 398 за 2007р.) помножити на 3,8% і це дорівнює 30 681 примірник.
Щоб розрахувати оптимальні розміри поточного поповнення фондів взято фактичну книговидачу з фондів та фактичне їх поповнення за 2 роки.
З таблиці (див. дод. 6) видно картину недоукомплектування по бібліотеці за 2 останніх років. Тобто це видання, які ще не встигли застаріти і досі потрібні користувачам наших бібліотек.
Якість ДФ визначається його типо-видовою, тематичною і хронологічною структурою, кількісним наповненням, ступенем відповідності фонду проблематиці й досягненням культурного процесу, досконалістю організації. Можна виділити як складові елементну і функціональну якості ДФ. Перша зумовлена його структурою і складом, функціональна - пов'язана зі спрямованістю на ефективне забезпечення всіх видів інформаційного обслуговування. Для досягнення оптимальної відповідності функціональної і елементної якості фонду необхідне вирішення ряду питань, пов'язаних із:
· з'ясуванням регіонального спектру ІР;
· визначенням причин і умов їх появи;
· розробкою принципів внутрішньої ієрархії, класифікації даних IP;
· вивченням середовища споживачів інформації, змісту і функціональних особливостей їх ІП;
· визначенням методів керівництва раціональним розвитком усіх структурних підрозділів ДФ.
Як пріоритетний метод вирішення згаданих проблем доцільно використовувати багатофакторний моніторинговий аналіз, сутність якого полягає «в постійному спостереженні за об'єктом, збиранні фактів щодо його характеристик, аналізі поточного стану і прогнозуванні майбутнього на основі виявлених закономірностей»[Терешин В.И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации/ В.И. Терешин // Науч. и техн. б-ки. - 1984. - №6. - С. 3-855, 36]. Моніторингова технологія вивчення якості ДФ потребує визначення характеристик об'єкта, дослідження яких стане першочерговим. Розглянемо в зв'язку з цим типову структуру ДФ.
Формуванню наукового світогляду читачів, озброєнню їх знаннями закономірностей розвитку суспільства сприяють офіційні документи. Загальноосвітній характер фондів обласної універсальної бібліотеки зумовлює найбільший обсяг документів наукового та науково-популярного характеру, які допомагають пропагувати наслідки досліджень із різних наук, досягнення видатних діячів науки і техніки. Особливо широко науково-популярні видання представлені у розділах з питань природознавства, медицини, техніки і мистецтва [Васильченко М.П. Бібліотечні фонди. – Х.:Вид-во « Основа», 1993. – 150с.11, 17].
Чимало у фондах обласної універсальної бібліотеки документів виробничого характеру. Тут переважають масові видання для робітничих кадрів, середнього технічного персоналу, на допомогу оволодінню основами професії і підвищенню кваліфікації, про передовий досвід підприємств тощо. Ці документи, призначені переважно для спеціалістів сільського господарства, промисловості, зв'язку, для працівників охорони здоров'я, освіти і культури.
Серед навчальної літератури тут переважають підручники і посібники для середніх загальноосвітніх шкіл, технікумів, професійно-технічних училиш, вузів. Ці видання мають допомагати читачам у самоосвітній роботі щодо вивчення окремих питань, проблем, дисциплін. Основне місце посідають підручники з суспільних, загальнонаукових, загальнотехнічних дисциплін: філософії, політичної економії, історії, літературознавства, іноземних мов, радіотехніки тощо.
Довідкові видання представлені у фонді обласної універсальної бібліотеки універсальними та галузевими енциклопедіями, довідниками, словниками, призначеними для широких кіл читачів і фахівців певної галузі. Широко комплектує свої фонди обласна універсальна бібліотека також бібліографічними покажчиками, які використовуються для пропаганди знань. Отже, фонд обласної універсальної бібліотеки характеризується наявністю різноманітних типів видань.
Фонд обласної універсальної бібліотеки також різноманітний за видами документів, що його складають. Основне місце у ньому традиційно посідають книги і брошури. Книга — неперіодичне текстове видання обсягом понад 48 с., а брошура-—від чотирьох до 48 с. Книга є носієм найповніших, узагальнених і систематизованих знань і фактів. Для неї характерна широта тематичного діапазону та цільового читацького призначення.
У фонді обласної універсальної бібліотеки збираються газети і журнали. [Васильченко11, 18]. Неодмінно обласна універсальна бібліотека передплачує фахові журнали і газети.
Складовою частиною фонду обласної універсальної бібліотеки є кінофотофонодокуменги: кінофільми, діафільми, діапозитиви, магнітні фонограми, грамплатівки, СD. Їх тематичний склад відповідає складу книжкового фонду, тобто є універсальним.
Нормативно-технічні і технічні документи з стандартизації, патентні документи, промислові каталоги й інші документи цього характеру обласної універсальної бібліотеки збирають у своїх фондах в обмеженій кількості, якщо в регіоні є спеціальні бібліотеки.
За характером інформації і цільовим призначенням інформаційні видання поділяються на бібліографічні, реферативні і оглядові. Бібліографічними є видання, які надають інформацію у вигляді описів творів друку. Обласна універсальна бібліотека придбає переважно бібліографічні покажчики, які дають змогу слідкувати за виходом нової літератури [Васильченко11, 19].
До реферативних видань відносяться реферативні журнали, реферативні збірники, експрес-інформації, які розкривають зміст публікацій. Найчастіше обласна універсальна бібліотека придбає експрес-інформацію, яка містить розширені реферати опублікованих зарубіжних і неопублікованих вітчизняних документів про найважливіші досягнення науки і техніки. Оглядові видання містять концентровану інформацію, здобуту внаслідок відбору, аналізу, систематизації та узагальнення відомостей з первинних документів з певної теми за певний час. Усі вони в сукупності забезпечують повну оперативну і диференційовану (за видами і тематикою) вторинну інформацію про світовий потік різноманітних документів.
Для читачів-науковців і фахівців різних галузей знань призначені універсальні фонди наукового характеру, зосереджені в обласних універсальних бібліотеках.
Універсальним вважається ДФ, якщо в ньому представлені документи по всіх галузях знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, навчальні, довідкові і т.п.) і видів документів (видання, кінофото-фонодокументи, документи на новітніх носіях інформації, неопубліковані документи і т.п.).
Основну частину ДФ обласних універсальних бібліотек складають різноманітні видання: твори друку, поліграфічно самостійно оформлені, що пройшли редакційно-виробничу обробку, мають вихідні дані та призначені для передачі певної інформації.
Документи кожного виду всередині фонду групуються окремо, у підфонди, що утворять структуру БФ. Чим крупніша бібліотека, тим складніше структура її ДФ. Обласна універсальна бібліотека складена із підфондів різних докуменальних потоків (див. дод.7).
Галузеві підфонди бібліотек. Підфонди соціально-економічної, технічної, художньої, педагогічної і т.д. літератури в структурі бібліотеки оптимально самостійні, однак вони обов'язково доповнюють один одного, формуються взаємозалежно, і це сприяє інтегральності і цілісності загального фонду бібліотеки [Терешин В.И. Библиотечный фонд. – М., 1994. –173с.54, 135].
ДФ суспільно-політичної та економічної направленості в РДОБ складають найбільший відсоток – 154 369 (26, 4%) на 1.01.2008р. ДФ з художньої літератури складає 112 128 (19,2%). ДФ з техніки складає 107 269 (18,3%) (див. дод.8).
Документи що мають малий попит, рекомендується ділити на:
· ті, що мають інформативну цінність для абонентів, і які можуть бути включені в діючий активний фонд;
· застарілі з точки зору сучасної науки, і які можуть бути направлені у фонд депозитарного зберігання;
· ті, що втратили інформаційну цінність, і які можуть бути переведені до обмінно-резервного фонду.
Необхідність зберігати застарілу літературу пов'язана з тим, що вона потрібна для досліджень, які дозволяють простежити розвиток тих чи інших проблем. Дуже часто с часом виникає підвищений попит абонентів на старі видання. Ця закономірність була виявлена ще у 30-ті роки ХХ ст. Щороку з пасивних фондів наукових бібліотек в активні повертається велика кількість документів [
Самохіна Н.Ф. Організація інформаційних ресурсів для оптимізації їх використання // Бібл. вісн. — 2004. — N 5. — С. 17-2041, 18].
Сучасна бібліотека виконує функції збору загальнодоступної електронної інформації, її впорядковування, формування колекцій ЕД, їх запису на комп’ютерні носії постійного зберігання.
На даний момент бібліотека знаходиться в ситуації, коли співіснують традиційна і автоматизована технології.
Є два напрями в роботі з ЕР:
· Створення власних ресурсів; ведення ЕК.
· Використання запозичених.
В інформаційному просторі бібліотеки ЕК – це єдиний засіб доступу до фондів, засіб пошуку необхідних даних та формування додаткової тематичної інформації. ЕК – це не лише підвищення оперативності пошуку інформації, але й надання ряду сервісних послуг для користувачів бібліотеки (підготовка тематичних покажчиків літератури, списків нових надходжень, тематичних довідок, рекомендованих списків літератури з навчальних дисциплін).
Центральне місце серед електронних форм посідає ЕК та ЕКС, які створені в бібліотеці 1991 і 1993 рр.
ЕК розглядається як система певним чином організованих БД і комплексу технічних, програмних, лінгвістичних і інформаційно-технологічних засобів, розрахованих на формування ведення БД, пошуку інформації в них, обробки, видачі її користувачам у необхідному вигляді.
Обсяг ЕК становить 43935 записів; в електронну картотеку статей влито 153 180 записів. Крім того, ведеться краєзнавчий ЕК та БД опису видань з іноземної літератури.
РДОБ працює з інтегрованою бібліотечно-інформаційною системою «ІРБІС», яка підтримує всі міжнародні формати обміну бібліографічних записів. Це докорінно змінює усталені форми бібліотечно-інформаційного обслуговування, надає нові можливості якісного та швидкого пошуку необхідної інформації.
Виходячи з вищевикладеного саме бібліотека забезпечуює вирішеня проблеми акумуляції, обробки, постійного зберіганя і поширеня наукових ІР.
2.2 Задоволення ІП користувачів засобами ДФ
ІП — це комплекс наукових відомостей, необхідних споживачу інформації (фахівцю або групі фахівців, з'єднаних спільністю професійних, наукових або виробничих інтересів) для досягнення в певний час найефективніших результатів діяльності.
ІП діляться різними ученими на суспільні, колективні і індивідуальні [Евтюхина Е.А. Классификация информационных потребностей в библиотеке //Библиография. – 2008. - №1. – С.42-4720, 42].
Потреба включає наступні два основні моменти: 1) відчуття браку чогось і прагнення заповнити цей брак (стан потреби); 2) наявність уявлень, хоча б приблизних, про те, яка інформація потрібна (зміст потреби). В змісті потреби, у свою чергу, можна виділити вже відому інформацію (по якій здійснюється пошук) і ту інформацію, яка в даний момент часу невідома суб'єкту, але необхідна для задоволення наявної потреби. Ця інформація є предметом ІП суб'єкта.
Проведений аналіз процесу формування ІП показав, що стан потреби виникає, коли є у суб'єкта інформації недостатньо для побудови ідеальної моделі діяльності. Уявлення про необхідну інформацію формуються на базі тієї, що вже є у суб'єкта інформації про компоненти і умови діяльності, тобто на підставі його інформаційного потенціалу (тезауруса) в певній області.
Таким чином процес формування ІП йде одночасно як би по двох взаємозв'язаних напрямах. З одного боку, в ході «базової» діяльності виникає стан потреби, створююче внутрішнє поле потреби. З іншого - інформаційний потенціал, що є у суб'єкта, засвоєні їм суспільні норми і способи дії ведуть до того, що стан потреби получає спрямованість на інформацію певної тематики і вигляду. При цьому спостерігається прямий зв'язок між багатством інформаційного потенціалу і досвіду суб'єкта і змістом його ІП: чим багатше і глибше знання і досвід споживача в якій-небудь області діяльності, тим точніше, його уявлення про потрібну інформацію; відсутність відповідного інформаційного потенціалу і досвіду веде до того, що уявлення суб'єкта про необхідну інформацію бувають, як правило, невизначені і неадекватні.
Дослідження характеру ІП, високий рівень забезпечення якими веде до підвищення рівня інформаційної культури спеціаліста, його правової та загальної культури, має на меті визначити закономірності їхнього формування, вплив об'єктивних і суб'єктивних факторів, динаміку розвитку [Кононученко Л. Становлення та розвиток теорії інформаційних потреб користувачів документально- інформаційних установ /Л.Кононученко //Вісн.Кн. палати. - 2004. - №7. - С. 42-4327, 42].
Структура документарних потреб неоднозначна і може залежати від їх змісту, ступені складності і від характеру діяльності особи [Селиверстова Е.Т. Функциональный характер потребностей как основа типологии библиотек /Е.Т. Селиверстова // Научн. и техн. б-ки.- 1991. - №4. - С. 6-12.43, 6].
На характер ІП, загалом, впливають такі фактори як рівень інформаційної культури, запас інформації, а вони в свою чергу залежать від освіти, характеру роботи, її стажу, віку, наукової кваліфікації. Потім у рамках кожної групи відбувається подальша диференціація споживачів з урахуванням професійних, індивідуальних та інших факторів.
Протягом останнього десятиріччя під впливом соціокультурних, соціодемографічних. економічних, політичних та правових факторів суттєво трансформувалася сучасна бібліотека як інформаційний заклад. Зазнали змін не лише функції бібліотеки, але й склад читачів та цілі відвідування публічної бібліотеки, форма і зміст запитуваних послуг [Слесаренко Л44, 26]. Невипадково в цій ситуації бібліотека стає предметом спеціальних досліджень, серед яких важливе місце посідає вивчення її читацької аудиторії та якість ІО користувачів.
Нова роль РДОБ характеризується посиленням її інформаційної функції, зумовленої тим особливим місцем, яке посідає бібліотека як основний національний носій і хранитель документальних та інформаційних масивів.
Відповідно до нових суспільних процесів, ІП та технологічних змін система інформаційного обслуговування користувачів РДОБ зазнала видозмінень та вдосконалення.
На сучасному етапі система обслуговування характеризується низкою таких основоположних ознак:
♦ галузеве і міжгалузеве забезпечення документами і інформацією через систему читальних залів і ДБО;
♦ комплексність обслуговування, тобто забезпечення користувачів всіма видами документів і інформації, що зберігається в фондах;
♦ повнота і оперативність обслуговування;
♦ диференційований підхід;
♦ комфортність обслуговування;
♦ доступність документів і інформації як в межах бібліотеки, так і поза неї: Інтернет, МБА).
Система обслуговування читачів РДОБ розглядається на сучасному етапі як складна інформаційна система, яка має 4 рівні обслуговування:
І - до контрольно-пропускного пункту;
II - оперативне обслуговування;
III - обслуговування основними фондами;
IV - обслуговування спеціалізованими фондами.
Сектор бібліотечної статистики і реєстрації користувачів як самостійний підрозділ бібліотеки з 1994 року почав працювати над створенням електронних баз даних (ЕБД) читачів книгозбірні. У результаті впровадження новітніх технологій у секторі створене автоматизоване робоче місце (АРМ) пункту запису, відповідне програмне забезпечення якого дозволяє: зареєструвати нового читача у БД; перевірити і відкоригувати відомості "минулорічного читача"; перереєструвати "минулорічного читача": вивести списки та статистичні форми про склад читачів, інтенсивність читацьких потоків протягом дня, місяця, року на екран та роздрукувати їх; здійснювати автоматизовану видачу індивідуального читацького квитка на паперовому бланку; вивести списки боржників; виключити читачів із бібліотеки з подальшим визначенням терміну позбавлення права користуватися бібліотекою[Слесаренко Л. Користувач як об”єкт соціологічного дослідження / Л.Слесаренко // Пріоритети діяльності Рівненської державної обласної бібліотеки: Збірник статей з досвіду роботи. – Рівне: Волинські обереги, 2006. – С.27-32.44, 27].
Завдяки створенню нової БД для бібліотеки з'явилася можливість детальнішого і ґрунтовнішого аналізу й вивчення читацької аудиторії як головного об'єкта бібліотечної діяльності з диференційованим обліком її складу.
З цією метою до БД вносяться відомості про кожного користувача під час його реєстрації: прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, місце роботи, посада, освіта, місце навчання, паспортні дані, телефон. На підставі цих даних користувачу в автоматизованому режимі видається читацький квиток, який містить таку інформацію: категорія читача; номер читацького квитка; рік видачі; прізвище, ім'я, по батькові; освіта; рід занять: прізвище реєстратора.
На зворотній стороні квитка розміщується фото читача і ставиться печатка бібліотеки.
Згідно зі структурою індексів спеціалізації та соціальною ознакою кожному читачеві присвоюється категорія, яка вирізняється певною послідовністю шифрів, зокрема:
А — наукові працівники, викладачі вузів, аспіранти;
В — інженерно-технічні працівники, економісти;
Г — вчителі середніх навчальних закладів;
Д — працівники культури, мистецтва, друку;
Е — фахівці сільського господарства:
Ж — медичні працівники;
ПС — інші спеціалісти:
2 — робітники;
3 — працівники сфери обслуговування;
4 А — студенти вищих навчальних закладів;
4 В — учні середніх спеціальних навчальних закладів;
5 — пенсіонери, інші читачі.
Щоденно до ЕБД вносяться відомості з 400-500 контрольних листків з визначеними позиціями обліку, основними з яких є: книговидача за галузями знань, за мовами, кількість виданих кіно-фотофонодокументів, код бібліотекаря. Це досить трудомісткий процес, який у результаті дає вичерпні дані у вигляді статистичних таблиць кількісного складу читачів, відвідувань кожного структурного підрозділу книговидачі, кількості нових читачів у відділах, складу читачів за категоріями, освітою, віком, книговидачі за галузями знань, мовами, а також щомісячні та щорічні звіти про виконання планових показників загалом та у відсотковому співвідношенні.
З метою вдосконалення системи ІО в РДОБ проводиться вивчення ІП користувачів для покращення інформаційного обслуговування.
Опитування найбільш уживаний метод збору соціальної інформації. За допомогою опитування можна отримати повну картину функціонування громадської думки щодо проблем соціальної практики, про запити, потреби, інтереси та орієнтації, мотиви поведінки різних груп населення. Використання методу опитування дозволяє отримувати інформацію про сьогодення, про оцінку подій, які відбувались багато років тому, а також про плани на майбутнє. Інформація, яка буде отримана за допомогою опитування, досить легко піддається кількісному аналізу, а також інтерпретації після обробки.
Ціленаправлене удосконалення ІО користувачів в РДОБ - це постійний і важкий процес, яхкй заснований на бібліотекознавчих дослідженнях і включає вивчення складу фонду та його розвитку, співвідношення фонду ІП та контингенту читачів, враховуючи, що всі згадані фактори знаходяться у тісному взаємозв'язку.
Відділом методичної роботи та маркетингу з ціллю вивчення ІП користувачів, було проведено ряд локальних досліджень, спрямованих на поліпшення роботи бібліотек регіону та самої РДОБ: "Вивчення потреб і стану задоволення запитів вчителів історії та філологів літературою з питань національного відродження", "Стан використання періодичних видань читачами обласної бібліотеки", "Читацькі потреби та стан їх задоволення в Рівненській державній обласній бібліотеці".
Необхідність проведення дослідження викликана потребою визначити рівень обслуговування ІЗ користувачів згідно їх ІП.
Метою дослідження було вивчення потреб читачів обласної бібліотеки на книгу і бібліотеку, використання ДФ, визначення ступеня задоволеності інформаційних, змістовно-мовних потреб читачів - спеціалістів в літературі у видовому та тематичному аспектах і вироблення на цій основі конкретних науково-обгрунтованих рекомендацій щодо поліпшення стану обслуговування читачів.
Були використані переважно соціологічні методи з урахуванням специфіки та організаційної структури бібліотеки і категорії читачів.
В ході дослідження передбачалося одержати відповіді на такі важливі запитання: з якою метою читачі відвідують бібліотеку?; Наскільки задовільняють їх ДФ бібліотеки; Основні причини відмовлення на їх запити.
Одержана за допомогою різних методів вивчення інформація дала можливість виявити позитивні і негативні сторони в роботі інформаційного закладу з користувачами та визначити реальні перспективи для якісних змін в роботі по їх обслуговуванню.
Аналіз кількісного та якісного складу користувачів РДОБ свідчить, що найчисельнішою групою є студенти - 5809 (2007р.) респ. Другу позицію у структурі складу читацької аудиторії займають фахівці - 3232 (2007р.) респ., третю – школяри і службовці – 515 і 515 (2007р) респ.; науковці складають лише 255 (2007р) респ. (див. дод. 9,10).
Дослідження потоку запитів та частоти відмов бібліотеки дає відомості про надійність фонду і його інформаційної цінності. Зіставляючи кількість відмов В і запитів З, можна зробити висновок про якість комплектування фонду. Коефіцієнт частоти відмов фонду в обслуговуванні визначається за формулою
К = В/З 100 %.
Якщо, наприклад, фонд відмовив у 20 з 400 запитів, то коефіцієнт частоти відмов складає 5 %. Таким чином, статистичний аналіз БФ дає важливу інформацію, яка дозволяє значно підвищити надійність фонду.
Управління плануванням фондів та формуванням системи їх документопостачання повинно спиратися на зворотні зв’язки бібліотек з користувачами, видавцями ЕД, власниками веб-сайтів, передплатними агентствами, що розповсюджують БД та інші електронні видання [Cоляник А.А. Система поставок документов электронных ресурсов библиотек: организационно-управленческий аспект.
Слід зазначити, що практично для кожної книги існує період росту кількості запитів на неї, який доходит до максимуму. "Пік" наступає не завжди після видання книги, а часто через рік-два, а потім попит поступово за 3-4 роки падає іноді до нуля.
Основна ідея, яка лежить в основі динамічної бібліотеки, полягає у залученні досвіду користувача для покрашення обслуговування та удосконалення організації масивів документів. В умовах реальної бібліотеки процес модифікації простору ІР можна вважати постійною властивістю цієї системи. Якщо інтереси користувачів зміщаються в інші галузі або стають популярними нові предмети, організація масиву документів буде поступово змінюватися з урахуванням нових умов [Застосування сучасних технологій у поліпшенні бібліотечно-інформаційного обслуговування наукового та навчального процесів.
При вирішенні питань про переведення документів до підсобних фондів в умовах динамічної бібліотеки виникає багато проблем. Підходи, що основані на обчислюваннях (тобто підрахування кількості посилань на даний документ в подальших публікаціях, кількість запитів на даний документ, яка вимірюється частотою його видачі з книгосховища або часом, впродовж якого документ знаходився в обігу, вік документу), складно здійснити на практиці, тому що точні значення цих параметрів одержати, як правило, неможливо (за винятком віку документу). По-перше, невідомо, які періоди спостережень і які об'єми вибірок документів потрібні для одержання надійних результатів. По-друге, кожне вимірювання залежить від конкретних умов, які притаманні даній бібліотеці. По-третє, важливо відрізняти наукове використання документу від його використання для оглядів або інших ретроспективних цілей. Тобто стратегія переводу видань малого попиту до підсобних фондів, яка базується на показниках, що не можуть бути точно визначені, не може бути успішною. Тому пропонується алгоритм, який безпосередньо використовує динамічне середовище, у якому знаходяться документи і оснований на таких факторах:
· кількість книговидач даного документа;
· ранг даного видання в списку документів, які видані у відповідь на даний запит;
· думка користувача, яку він виносить відносно корисності документа з точки зору задоволення його ІП умов [Застосування сучасних технологій у поліпшенні бібліотечно-інформаційного обслуговування наукового та навчального процесів.
Тобто такий алгоритм оцінює не тільки старіння, але й якість документу тому що негативні оцінки користувачів можуть означати, що документи некорисні, а не застаріли. Ідея ж цього алгоритму полягає в тому, що ті документи, які мають досить високі показники вищезгаданих факторів, повинні бути переведені до зон оперативного обслуговування читачів, і навпаки видання з низькими показниками цих факторів можуть бути переведені до фондів допоміжного зберігання.
Виходячи з цього, було проведено дослідження з відповідності складу ДФ ІП користувачів на основі використання ДФ за класифікацією ББК 78.36 «Бібліотечні фонди і їх формування».
Було проаналізовано декілька підрозділів ДФ з використання користувачами бібліотеки за останні 2 місяця, а саме: 78.361 «Комплектування бібліотечного фонду»; 78.364 «Організація бібліотечного фонду»; 78.368 «Бібліотечні фонди спеціальних зібрань».
За роздільником 78.36 «Бібліотечні фонди і їх формування» нараховано всього 55 книг. Серед цієї кількості книг найбільш популярні видання підручників «Бібліотечні фонди» (автори Васильченко М., Кушнаренко М., Столяров Ю., Терешин В.), а також документи з формування бібліотечного фонду, з документних ресурсів бібліотеки.
Менше користуються попитом документи зі збереження бібліотечних і архівних фондів у неспрятливих екологічних умовах, забезпечення збереження фонду УНБ, репрографічного відтворення бібліотечних і архівних документів, старіння документів, бібліографічної моделі ядра ЦБС, рукописної та книжкової спадщини України.
Взагалі не запитувались книги з комплектування фондів Державної бібліотеки СРСР ім. Леніна, академічні видання в фондах бібліотеки Російської АН, методичні рекомендації з подальшого ефективного використання фондів неопублікованих БП 1985р., з організації продажу населенню документів з БФ.
За роздільником 78.364 «Організація бібліотечних фондів» нараховано 12 примірників. З них найбільший попит мають книги з проблем та теорії і практики збереження книжкового фонду.
Найменш користуються попитом документи з питань гігієни і реставрації ДФ, удосконалення організації депозитарної системи збереження ДФ.
Кількість видань за роздільником 78.368 «Бібліотечні фонди спеціальних зібрань» складає всього 27 примірників.
Найбільшим попитом користуються видання з організації і використання дисертацій в наукових бібліотеках світу, з краєзнавчої роботи в бібліотеках.
Найменшим попитом користуються книги про роботу з рідкими та цінними виданнями, найбільші газетні фонди наукових бібліотек країни (СРСР), фонди рідких та цінних видань в бібліотеках Російської Федерації.
Більшість видань з фонду видавались в 1985-1995 рр. На даний момент вони вже втратили свою актуальність. Але наукові видання мають інформаційну цінність для науковців і повністю відповідають профілю бібліотеки. З таблиці видно, що науковці складають невисокий процент з кількості читачів, а найбільший складають студенти. Тому ця частина фонду не користується попитом. Найбільшим попитом користуються підручники, а їх відсоток невеликий. Часто кількість примірників підручників у ДФ не відповідає ІП користувачів.
Щоб задовільнити ІП користувачів у документах за даною тематикою фахівці бібліотеки ведуть СКС. За розділом 78.36 «Бібліотечні фонди і їх формування» користувачам запропоновано 32 назви з періодичних видань за даною темою.
За роздільником 78.361 «Комплектування бібліотечних фондів» знаходиться 118 назв. Кількість періодичних видань з «обов’язкового примірника» становить 21 назв; зі «збереження фондів» - 87 назв; з фондів рукописів і стародруків, рідкісних видань – 38 назв; з ЕД – 33 назв.
Тобто, ми бачимо, що фонд періодичних видань може частково задовільнити користувача із запитів по даній темі.
Середня документозабезпеченість користувача, ступінь задоволення фондом запитів користувачів бібліотеки розраховується за формулою К =з/З, тобто шляхом порівнювання кількості задоволених запитів на документи з якоїсь теми — з до загальної кількості запитів, що поступили до книгозбірні з даної теми — З. Оптимальним вважається К = 1, тобто задоволення кожного запиту або документами з даного фонду (не менш ніж 75-80 % запитів).
Визначимо цей показник за даними РДОБ за 2 місяця. Впродовж двох місяців надійшло 336 запитів. Із них було задоволено 245. К =з/З = 245/336 х 100% = 72,9%. Тобто, задоволення кожного запиту або документами з даного фонду близький до оптимального.
Висновки
Отже, у період становлення інформаційного суспільства інформація стає одним із основних економічних ресурсів і структуруючим соціальним фактором. Збереження, розвиток і раціональне використання цього стратегічного IP майбутнього є завданням величезного значення для будь-якого суспільства і держави. На сьогодні бібліотеки є кумуляторами цих ресурсів, відсоток котрих невпинно зростає. Однак, і сьогодні ще не сформульовані наукові засади і не опрацьовані бібліотечні технології, котрі дозволятимуть кваліфіковано здійснювати формування фонду IP та їх використання. Саме цим визначається актуальність теми.
Дана тема добре опрацьована такими відомими фахівцями з бібліотечної справи та документознавства як М.П. Васильченко, Г.Г. Воробйов, Л.Й. Костенко, А.А. Соляник,, Ю.Н. Столяров, В.І. Терешин,
Мета даного дослідження - аналіз та вивчення ДФ як ІР на прикладі РДОБ. На цій основі вироблення конкретних науксво-обгрунтованих рекомендацій що до поліпшення формування ДФ обласної бібліотеки.
Перший розділ роботи розкриває поняття про документ як основний елемент ДФ, інформативність як функцію і властивість ДФ, документну та інформаційну повноту ДФ.
У другому розділі проаналізовано ДФ Рівненської ДОБ: досліджено кількісний і якісний склад ДФ, його використання та задоволення ІП користувачів засобами ДФ.
В дослідженні підкреслено, що підтримка інформативності фондів представляє важливу задачу в умовах обмеженого фінансування наукових бібліотек. Один з ефективних шляхів її рішення полягає в розробці системи оцінки і відбору видань для формування фонду. Одна з найактуальніших проблем бібліотечного фондознавства - співвідношення інформаційної і документної повноти ДФ.
Одержана інформація сприятиме прогнозуванню формування ДФ бібліотеки, підвищенню якості обслуговування, забезпеченню ІП користувачів РДОБ, залученню нових відвідувачів, утвердженню позитивного іміджу бібліотеки.
Отже, на основі проведених досліджень можна зробити такі висновки:
1. Сучасні тенденції, яких набуває бібліотечна практика, стосуються багатьох аспектів діяльності книгозбірень і трансформують звичні для них догми і правила. Зокрема, змінюються політика і технологія комплектування, формування фонду в цілому, підходи до вдосконалення його зберігання, організуються численні доступи до документа. Крім того, сучасні ІТ дали змогу не тільки розпочати широкомасштабне переведення накопиченої людством інформації в електронну форму, а й створення значної кількості нових IP відразу в електронному вигляді. Така форма представлення інформації, крім істотного прискорення комунікативних процесів, дозволяє на якісно новому рівні організувати процеси виробництва, збереження і поширення інформації.
2.Поряд з виконанням суто бібліотечних, інформаційних і документорозповсюджуючих функцій бібліотека інформаційного суспільства проводить наукові дослідження в галузі інформаційних наук. Вони спрямовані на вивчення структури та загальних властивостей інформації, аналіз закономірностей інформаційних комунікацій і розробку теоретичних засад кумуляції, аналітико-синтетичної переробки, збереження й використання даних і знань для задоволення ІП суспільства. Розв'язання комплексу цих проблем дозволить створити інтелектуальні технології продукування нових знань безпосередньо в бібліотеці.
3.ДФ обласної бібліотеки універсальним вважається, якщо в ньому представлені документи по всіх галузях знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, навчальні, довідкові і т.п.) і видів документів (видання, кінофото-фонодокументи, документи на новітніх носіях інформації, неопубліковані документи і т.п.).
4.Сучасна бібліотека виконує функції збору загальнодоступної електронної інформації, її впорядковування, формування колекцій ЕД, їх запису на комп’ютерні носії постійного зберігання.
5.Призначення планування ЕР — оптимізувати сукупність різних видів діяльності, які сприяють розвитку ЕІР, дослідженню необхідних ресурсів (у виправданих з суспільної точки зору об'ємах), їх раціональному розміщенню та наповненню для ефективного використання на користь якнайкращого задоволення потреб населення в отриманні, необхідної інформації з ЕІР. Можна визначити такі основні ЕІР, які використовуються у ДБО бібліотеки:
· ЕК та ЕКС;
· ЕБ;
6.На прикладі РДОБ можна прослідити розвиток ДФ:
· забезпечення необхідного рівня оновлюваності фондів для підтримки його постійної актуальності і відповідності сучасним ІЗ;
· передплата обов’язкового примірника видань з пріоритетних галузей знань;
· створення обов’язкового примірника видань авторів області для колекції бібліотеки;
· формування ДФ ІР бібліотеки шляхом доповнення до традиційного фонду повнотекстових ЕД та інформаційних БД;
· аналіз стану збереження фондів, створення необхідних умов для подальшого зберігання;
· перебудова структури організації фонду відповідно до нових завдань.
7.Підсумовуючи аналіз стану формування і використання ДФ РДОБ, слід визначити, що в умовах нестабільного комплектування бібліотечних фондів взагалі неможливо якісно і оперативно формувати ДФ.
8.На основі аналізу ДФ РДОБ, можна зробити висновки, що за 2 роки з 1.01.2006 по 1.01. 2008рр. численність ДФ зменшилась з 587 309 до 585 102, що становить (0, 38%). Відповідно документовидача теж зменшилась з 811 303 (2006р.) до 807 398 одиниць зберігання.
Число документовидач – це показник реального використання ДФ, його активності. Він виходить з того, що ІП знаходять своє більш чи менш повне відображення в зверненні до фондів, їх використанні. Чим більше навантаження на фонд, тим більше фізичне зношення, тим сильніше він потребує оновлення. Як слідство, гостріше потребує фінансування та бібліотека, в якій показники використання фондів вищі.
Книгообертаність за останній рік в РДОБ зменшилась з 1, 423 до 1,380.
За разрахунками РДОБ видно картину недоукомплектування по бібліотеці за 2 останніх років.
ДФ суспільно-політичної та економічної тематики в РДОБ складають найбільший відсоток – 154 369 (26, 4%) на 1.01.2008р.
Отже, якщо вважати, що такі кількісні показниками як документовидача, читаність, обіг і книгозабезпеченість є основними критеріями оцінки якості ДФ, орієнтованих на задоволення поточних ІП користувачів, то ДФ РДОБ бажано приділити більшу увагу з комплектування, використання, а також збереження ДФ.
Враховуючи те, що значний відсоток усіх видач за запитами користувачів припадає на невелику частку видань основного фонду, ефективна організація та керування документними масивами потребують адекватної реакції на зміни в задоволенні ІП користувачів книгозбірні.
Значна частина ЕР бібліотек поповнюється нині методом автокомплектування, тобто скануванням найцінніших традиційних документів з власних фондів, а також створенням окремих документів та БД, що не мають паперових аналогів. РДОБ використовує новітні технології в формуванні ДФ. ЕК — це система, призначена для зберігання, каталогізації та пошуку документів з застосуванням ЕОМ. ЕК РДОБ забезпечує доступ до ІР не тільки користувачів бібліотеки, але й віддалених абонентів. ЕК є одним з найважливіших бібліотечних ресурсів, який набуває особливої цінності тоді, коли знаходиться у всесвітній мережі, що дозволяє забезпечити цілодобовий доступ до відомостей про БФ.
У 2007 році розроблена концепція ЕБ, яка ставить на меті обґрунтування основних засад та напрямків розвитку ЕБ РДОБ. Концепція визначає політику формування та представлення ЕБ і є основою для розробки профілю її комплектування, визначає пріоритети у відборі видань для переведення в електронний вигляд, вирішення технологічних проблем.
В Україні вже давно назріла потреба створення центру корпоративної каталогізації з єдиною системою лінгвістичного та методичного забезпечення, що сприяло б зменшенню витрат бібліотек України на каталогізацію та формування повноцінних каталогів. А поки що окремі бібліотеки самотужки створюють власну локальну мережу корпоративної каталогізації.
Враховуючи особливості регіону, технічні, технологічні, інформаційні ресурси, кадровий потенціал, на Рівненщині в 2004 році створено модель корпоративної каталогізації. Функції центру корпоративного об'єднання покладено на РДОБ.
Для більш якісного формування ДФ бажано запропонувати фахівцям бібліотеки:
1. вести облік відмов користувачам в документах, який на даний момент не ведеться;
2. продовжити роботу з вивчення ДФ на предмет відповідності читацьким запитам, наявності застарілої, зношеної, дублетної, непрофільної літератури,
3. посилити вплив на місцеві органи влади щодо додержання основних параметрів фінансування “Програм поповнення бібліотечних фондів на період до 2010 р.”;
4. активізувати пошук додаткових джерел фінансування з метою більш якісного комплектування ДФ;
5. ретельно вивчати вітчизняний книжковий ринок з метою придбання необхідної учбової, науково-популярної літератури, творів художньої літератури, з питань історії, права, техніки, педагогіки, особливо методики викладання предметів в загальноосвітній школі, документознавства, документних фондів, інформаційної діяльності, психології, особливо практичної тощо;
6. при передплаті періодичних видань особливу увагу приділяти вітчизняним, місцевим виданням з різних галузей знань;
7. з метою удосконалення тематичного складу ДФ для більш повного задоволення ІП користувачів РДОБ бажано організовувати моніторинги, цікавитись думками користувачів бібліотеки щодо прогалин у тематичному складі ДФ. На даний час відділи обслуговування поповнюють картотеку докомплектування ДФ, що відповідає ІЗ користувачів;
8. в роботі по формуванню фонду документів бажано використовувати можливості комп’ютерних технологій, мережі Інтернет;
9. з метою більш активного використання ДФ вести широку рекламну діяльність, запроваджувати інноваційні форми популяризації вітчизняної книги і періодичних видань. Наприклад, підтримувати рекламу книги в Інтернеті на Web-сайті.
Список використаної літератури та неопублікованих видань
1. Про інформацію: Закон України № 2657-XII від 2.10.1992 // Голос Укр. – 1992. – 13 лист.
2. Про науково-технічну інформацію: Закон України від 25 червня 1993 р. № 3322. // Відомості Верх. Ради Укр. - 1993. - № 33. - Ст.345.
3. Про Національний архівний фонд та архівні установи: Закон Укр. від 24.12.1993 р. // Відомості Верх. Ради Укр.- 1994. - № 15. –Ст.86.
4. Про музеї та музейну справу: Закон Укр. від 29.06.1995 // Відомості Верх. Ради Укр.- 1995. - № 25. –Ст.191.
5. Про Національну програму інформатизації: Закон України від 4 лютого 1998 року N 74/98-ВР // Відомості Верх. Ради Укр. – 1998.- N 27-28. -Ст.181.
6. Про Концепцію Національної програми інформатизації: Закон Укр. від 4.02.1998р. // Відомості Верх. Ради Укр.- 1998. - № 27-28. –Ст.182.
7. "Про Загальнодержавну програму "Електронна Україна" на 2005 – 2012 роки": Проект Закону України [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.stc.gov.ua/ukrainian/info/el_ukraine
8. Антоненко І. Електронні ресурси як об'єкт каталогізації: історія питання, термінологія, форматне забезпечення / І.Антоненко, О.Баркова // Бібл. вісн. — 2004. — N 2. — С. 11-22.
9. Баркова О.В. Електронні ресурси як об"єкти універсальної бібліотеки /О.В. Баркова // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія - 2004. - №2. - С. 75-80.
10. Басенко С. Інформаційні ресурси: створення, використання, доступ/ С. Басенко // Бібл. планета. - 2005. - N4. - С. 31-35.
11. Васильченко М.П. Бібліотечні фонди / М.П. Васильченко– К.,1993. -167с.
12. Вилегжаніна Т. Публічні бібліотеки України крізь призму міжнародних стандартів ІФЛА / Т.Вилегжаніна // Бібл. планета. - 2006. - №4. - С. 4-7.
13. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ / Г.Г.Воробьев. – М., 1973. – 255с.
14. Гальперин И.Р. Текст как объект лингвистического исследования /И.Р. Гальперин– М., 1981. – С. 27 – 28.
15. Гранчак Т. Електронна інформація: вдосконалення організації та використання / Т. Гранчак //Бібл. вісн.- 2005. - №6. - С. 22-25.
16. Давидова І. Бази даних як інформаційний продукт / І. Давидова // Вісн. Кн. палати. –2000. - №1.- С.19-21.
17. Давыдова И. Фонды электронных документов в библиотеках / Н. Давыдова // Научн. и техн. библиотеки. - 2005. - N2. - С. 60-66.
18. Добко Т. Використання електронних інформаційних ресурсів у довідково - бібліографічному обслуговунні / Т. Добко //Вісн. Кн. Палати.- 2003. - №6. - С. 25-28.
19. Дубай С. Рецепты создания электронных ресурсов / С. Дубай // Библиотека. - 2007. - №5. - С. 58-61.
20. Евтюхина Е.А. Классификация информационных потребностей в библиотеке /Е.А.Евтюхина // Библиография. – 2008. - №1. – С.42-47
21. Застосування сучасних технологій у поліпшенні бібліотечно-інформаційного обслуговування наукового та навчального процесів [Електронний ресурс].- Режим доступу: http://209.85.135.104/search?q=cache:JW5N_hleaJkJ:sevntu.com.ua:8000/bibl/templates/static/
22. Иванова И. Б. Качество формирования фондов и библиотечная статистика / И.Б. Иванова // Перспективы развития фондов библиотек: Сб. науч. тр. / ГПНТБ СО АН СССР.— 1976.— Вып. 28.— С. 135-138.
23. Ільганаєва В.О. Бібліотека в сучасному інформаційному середовищі: основні стратегії розвитку / В.О.Ільганаєва // Вісник ХДАК: Збірник наукових праць.- Х.,1999.- Вип.1.- С. 30-37.
24. Каптерев А.И. Документ в библиотеке: ресурс и продукт / А.И. Каптерев // Научн. и техн. б-ки. – 1992. - №7. – С. 6-15.
25. Коваль Т. Читач у системі обслуговування електронними інформаційними ресурсами наукової бібліотеки / Т. Коваль //Бібл.. форум. - 2006. - №2. - С. 22-23.
26. Козлова Е.И. Формирование оптимальной подписки на научные журналы [Електронний ресурс].- Режим доступу: http://www.benran.ru/SEMINAR/SB-IK/99/DOC/Dokeik.htm
27. Кононученко Л. Становлення та розвиток теорії інформаційних потреб користувачів документально- інформаційних установ / Л.Кононученко // Вісн.Кн. палати. - 2004. - №7. - С. 42-43.
28. Корнієнко А. Електронні інформаційні ресурси бібліотек - на розвиток суспільства / А. Корнієнко // Бібл. планета. - 2001. - N4. - С. 4-5.
29. Костенко Л. Онлайнові ресурси бібліотеки: створення, використання"/ Л. Костенко // Бібл. вісн. – 2003. - №1. – С.18-29.
30. Курас І. Інтеграція інформаційних ресурсів - стратегічний напрям забезпечення інформаційних потреб суспільства / І. Курас //Бібл. вісн. - 2004. - №6. - С. 50-52.
31. Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н.Кушнаренко.- К., 2000.- 460 с.
32. Литвинова Н. Электронные документы: отбор, использование и хранение/ Н. Литвинова //Библиотека - 2005. - №6. - С. 6-9.
33. Нежурбіца Г. Електронні ресурси: законодавче забезпечення формування фонду та використання в бібліотечно-інформаційній практиці / Г. Нежурбіца // Наук. праці Нац. Бібл. України імені В.І.Вернадського. – Вип.. 9. –К.,2004. – С.508-515.
34. Організація інформаційних ресурсів для оптимізації їх використання [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/articles/2004/04snfrov.html
35. Павлуша І.,Електронні бібліотеки: системний підхід до формування фондів / І.Павлуша // Бібл. вісн. -2000. - №2. – С.16-19.
36. Поберезська Г.Г. Категорія інформативності у текстах службових документів [Електронний ресурс].- Режим доступу: http://www.rusnauka.com/8._NPE_2007/Philologia/21104.doc.htm
37. Польовик С. Формування документного фонду як процес управління // Наук. праці Нац. бібл. України імені В. І. Вернадського. Вип. 11 / НАН України. Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського. АБУ; Редкол.: О. С. Онищенко (гол.) та ін. - К., 2003. – С. 126-132.
38. Рассохіна Н. Бібліотечні фонди, проблеми поповнення, збереження та вивчення / Н. Рассохіна //Бібл. палата - 2004~№5. - С. 17-19.
39. Самохіна Н. Адаптивно-інформаційна технологія бібліотечного обслуговування / Н. Самохіна // Бібл. вісн. – 2003. - №2. – С.27-29.
40. Самохіна Н. Моделювання використання розподілених інформаційних ресурсів бібліотек / Н. Самохіна //Бібл. вісн. - 2006. - №1. - С. 5-8.
41. Самохіна Н. Організація інформаційних ресурсів для оптимізації іх використання / Н. Самохіна //Бібл. вісн. - 2004. - №5. - С. 17-20.
42. Самохіна Н. Розвиток процесів інтергації бібліотечно - інформаційних ресурсів/ Н. Самохіна // Бібл. вісн. - 2005. - №2. - С. 20-22.
43. Селиверстова Е.Т. Функциональный характер потребностей как основа типологии библиотек /Е.Т. Селиверстова // Научн. и техн. б-ки.- 1991. - №4. - С. 6-12.
44. Слесаренко Л. Користувач як об”єкт соціологічного дослідження / Л.Слесаренко // Пріоритети діяльності Рівненської держ. обл. б-ки: Зб. стат. з досвіду роботи. – Рівне: Волинські обереги, 2006. – С.27-32.
45. Соляник А. Пріоритетні напрями вдосконалення докуменнтопостачання бібліотек України / А. Соляник // Вісн. Кн. Палати. - 2000. -№ 1. –С.7-10.
46. Cоляник А.А. Система поставок документов электронных ресурсов библиотек: организационно-управленческий аспект [Електронний ресурс].- Режим доступу: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2002/trud/sec1114/Doc60.HTML
47. Соляник А. Термінологічний аспект проблем документопостачання бібліотечних фондів / А. Соляник // Вісн. Кн. палати: - 2006. - №6. - С. 30-33.
48. Стародубова Н.З. Официальные документы в библиотеках России: состав фондов, организация работы и перспективы использования / Н.З. Стародубова // Науч. техн. б-ки. - 2000.- №7. – С.38-48.
49. Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система //Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №11.- С. 5-11.
50. Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник / Ю.Н. Столяров. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.
51. Столяров Ю.Н. Документный ресурс / Ю.Н. Столяров. – М., 2001. – 110с.
52. Столяров Ю.Н. Теория относительности документа /Ю. Н. Столяров // НТБ. – 2006. - №7. – С.73-78.
53. Сукиасян Э.Р. От документа — к ресурсу /Э.Р Сукиасян // Науч.техн. информ. – Сер.1. - 2007. - №7. – С.28-29.
54. Терешин В.И. Библиотечный фонд: 2-е изд., исправ. и доп. / В.И. Терешин. - М.: Профиздат, 2001. - 176с.
55. Терешин В. И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации / В.И. Терешин //Науч. техн. б-ки. – 1984. - №6. – С.3-8.
56. Цимбалюк П.І. Інформаційний ресурс Бібліотеки. – Стратегічна основа її життєдіяльності [Електронний ресурс]. – Режим доступу:
57. Швецова-Водка Г. Документ и информация в свете теории комуникации / Г.Швецова-Водка // Бибилиография. – 1997. - №4. – С.39-48.
58. Швецова-Водка Г. Документ и книга в системі соціальних комунікацій / Г.Швецова-Водка. – Рівне, 2001. – 438с.
59. Шемаєва Г. Електронні ресурси бібліотек України в інформаційному забезпеченні науки: стан та перспективи розвитку / Г. Шемаєва //Вісн. Кн. Палати.--2006. - №8. - С. 29-32.
60. Шерепа Т. Система галузевих серій електронних видань: основні концептуальні положення / Т. Шерепа // Бібл. вісник. – 2004. -№1. – С.26-29.
61. Шилов В.В. Об измерениях в учёте библиотечных фондов / В.В. Шилов // Науч. техн. информ. – Сер.1. – 2008. - №3. – С. 17-23.
62. Шукюров Ф.М.Один из методов оценки качества фонда / Ф.М. Шукюров // Науч. техн. б-ки. – 1982. - №1. – С.20-23.
63. Яковлєва Ю. В. Оцінка інформативності документів у пошукових системах наукових бібліотек // Науково-техніч. інформ.. — К., 2004. — № 4— С. 52-54.
64. Ярощук В.П. Рівненська державна обласна бібліотека – головна бібліотека регіону // Бібліотеки Рівненщини: інновації, досвід роботи. –Рівне; Перспектива, 2004. –С.3-12.
Додаток 1
Книгозабезпеченість одного жителя України
| Області (регіони) | Кількість населення (тис.) |
Бібліотечний фонд (тис.) | Книгозабезпеченість |
| Рівненський | 1 155,5 | 12 223,99 | 11 |
| Вінницький | 1 697,0 | 17 577,57 | 10 |
| Хмельницький | 1 370,1 | 12 323,65 | 9 |
| Черкаський | 1 337,9 | 12 206,71 | |
| Чернігівський | 1 163,9 | 10 776,69 | |
| Миколаївський | 1 216,9 | 9 295,26 | 8 |
| Полтавський | 1 550,5 | 12 469,43 | |
| Житомирський | 1321,1 | 10 778,78 | |
| Кіровоградський | 1 063,4 | 8 880,86 | |
| Волинський | 1 039,0 | 6 956,21 | 7 |
| Одеський | 2 397,0 | 15 910,64 | |
| Сумський | 1 222,4 | 8 918,76 | |
| Тернопільський | 1 109,9 | 7 918,86 | |
| Чернівецький | 907,2 | 6 371,26 | |
| Херсонський | 1 123,5 | 7 039,71 | 6 |
| Івано-Франківський | 1 387,6 | 8 962,44 | |
| Київський | 1 760,5 | 10 871,70 | |
| АР Крим | 1 981,2 | 11 824,52 | |
| Дніпропетровський | 3 439,1 | 17 241,33 | 5 |
| Закарпатський | 1 244,4 | 6 623,93 | |
| Запорізький | 1856,6 | 9 364,41 | |
| Львівський | 2 573,1 | 13 454,08 | |
| Харківський | 2 822,8 | 15 045,52 | |
| Донецький | 4 609,9 | 19 183,81 | 4 |
| Луганський | 2 400,9 | 10 507,33 | |
| м. Київ | 2 695,9 | 5 049,45 | 1,9 |
| м. Севастополь | 378,9 | 1 961,3 | 5,2 |
Додаток 2
Кількість нових видань на 1 жителя України (за даними 2005 р.)
| Області (регіони) | Чисельність населення (тис.) |
Кількість надходжень (тис. прим.) | Кількість нових видань на 1 жителя |
| Рівненська | 1 155,5 | 452,91 | 0,39 |
| Харківська | 2 822,8 | 614,10 | 0,22 |
| Волинська | 1 039,0 | 154,58 | по 0,14 |
| Житомирська | 1 321,1 | 187,52 | |
| Полтавська | 1 550,5 | 220,16 | |
| Чернігівська | 1 163,9 | 169,76 | |
| Хмельницька | 1 370,1 | 180,10 | 0,13 |
| Запорізька | 1 856,6 | 239,96 | по 0,12 |
| Черкаська | 1 337,9 | 167,48 | |
| Миколаївська | 1 216,9 | 132,60 | по 0,10 |
| Сумська | 1 222,4 | 127,20 | |
| Кіровоградська | 1 063,4 | 112,09 | |
| Вінницька | 1 697,0 | 159,96 | по 0,09 |
| Одеська | 2 397,0 | 230 03 | |
| Херсонська | 1 123,5 | 99,82 | по 0,08 |
| Чернівецька | 907,2 | 75,43 | |
| Івано-Франківська | 1 387,6 | 120,98 | |
| Київська | 1 760,5 | 155,10 | |
| Тернопільська | 1 109,9 | 85,98 | по 0,07 |
| Дніпропетровська | 3 439,1 | 252,55 | |
| Донецька | 4 609,9 | 367,96 | |
| Луганська | 2 400,9 | 189,07 | |
| Львівська | 2 573,1 | 196,06 | |
| Закарпатська | 1 244,4 | 64,04 | 0,05 |
| м. Київ | . 2 695,9 | 254,87 | 0,09 |
| м. Севастополь | 378,9 | 42,73 | 0,11 |
Додаток 3
Щорічне оновлення бібліотечних фондів публічних бібліотек України
| Області (регіони) | Кількість нових надходжень (%) |
| АР Крим | 1,4 |
| Вінницька | 0,9 |
| Волинська | 2,2 |
| Дніпропетровська | 1,5 |
| Донецька | 1,9 |
| Житомирська | 1,7 |
| Закарпатська | 1,0 |
| Запорізька | 2,6 |
| Івано-Франківська | 1,3 |
| Київська | 1,4 |
| Луганська | 1,8 |
| Львівська | 1,5 |
| Миколаївська | 1,4 |
| Одеська | 1,4 |
| Полтавська | 1,8 |
| Рівненська | 3,7 |
| Сумська | 1,4 |
| Тернопільська | 1,4 |
| Харківська | 4,1 |
| Херсонська | 1,4 |
| Хмельницька | 1,5 |
| Черкаська | 1,4 |
| Чернівецька | 1,2 |
| Чернігівська | 1,6 |
| м. Київ | 5,0 |
| м. Севастополь | 2,2 |
Додаток 4
Таблиця 1. Обсяг фонду, документовидача та кількість читачів РДОБ на 01/01 2006-2008 р.р.
| На 1/01/2006 | На 1/01/2007 | На 1/01/2008 | |
| 1) Фонд | 587309 | 586340 | 585102 |
| 2) Книговидача | 811303 | 834100 | 807398 |
| 3) Читачів | 42114 | 42291 | 35650 |
Таблиця 2. Книгообіг, читаність та документозабезпеченність РДОБ станом на 01/01 2006-2008 р.р.
| Обіг | Читаність | Книгозабезпечення | |
| на 1/01/2006 | 1,381 | 19,264 | 13,946 |
| на 1/01/2007 | 1,423 | 19,723 | 13,864 |
| на 1/01/2008 | 1,380 | 22,648 | 16,412 |