Создание базы данных сотрудников в MS Access

- «Сотрудники» - для корректировки, ввода и удаления данных о сотрудниках (рис.1.11);

- «Запросы» - для формирования запросов по БД (рис.1.12);

- «Отчеты» - для формирования отчетов по запросам (рис.1.13).

рис. 1.11 Форма Сотрудники

рис.1.12 Форма запросы

рис.1.13 Форма Отчеты

Форма «Сотрудники» служит для корректировки, ввода и удаления данных о сотрудниках. На форме имеются пять кнопок для удобной работы с БД:

- внести новую запись;

- сохранить запись;

- удалить запись;

- найти запись;

- выход из формы в Главную форму.

Каждой кнопке назначен свой макрос.

Например: выход из формы:

Рис. 1.14 Макрос для кнопки «выход из формы»

Аналогично данной кнопке, остальные кнопки выполняют свои макрокоманды.

1.5 Создание запросов

Запрос – это средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Его удобно использовать и в качестве «буфера» между таблицами и формой. В запросе можно сортировать и отбирать данные. При этом информация в исходных таблицах остается неизменной.

Форма «Запросы» в БД « Кадры» предназначена для работы по запросам. На ней имеются пять кнопок:

- «найти по табельному номеру» - выполняется запрос «Поиск сотрудника по табельному номеру».

рис.1.15 Создание запроса в режиме конструктора

Запрос создан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники», «СотрАдр» и «Должность» (см рис. 1.15). В поле условие отбора задан параметр отбора сотрудников по табельному номеру из БД (см. рис.2.16)

рис. 2.16 Запрос «Поиск по Таб.Ном»

В результате запроса открывается форма «ТабНом», где отражается результат (см.рис.1.17).

рис.1.17 Форма ТабНом

- кнопка «Найти по фамилии» предназначена для поиска сотрудника в БД по фамилии и выполняет запрос «Фамилия», который создан аналогично запросу «ТабНом». Запрос создан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники», «СотрАдр» и «Должность» (см. рис. выше). В поле условие отбора задан параметр отбора сотрудников по фамилии из БД.

В результате запроса открывается форма «Фамилия» (см.рис.1.18.)

рис. 1.18 Форма Фамилия

- кнопка «Сортировать по алфавиту» - активизирует запрос сортировки БД по алфавиту с проставлением семейного положения сотрудникам и выдает форму СемПол (см. рис.1.19). Запрос создан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники и СотрАдр». В поле сортировка задан параметр по возрастанию, т.е. БД сортируется по алфавиту (см. рис.1.20).

рис.1.19 Создание запроса «СемПол»в режиме конструктора

рис. 1.20 Форма СемПол

- кнопка «Отобрать по должностям» активизирует запрос «Должн», который также создан в режиме конструктора с помощью таблиц «Сотрудники» и «Должность» (см. рис 1.21), причем поле «Должность» из таблицы «Сотрудники» не выводится на экран, но по нему выполняется запрос (см. рис.1.22).

рис. 1.21 Создание запроса «должность» в режиме конструктора

рис. 1.22 Запрос на выборку по полю «Должность»

В результате запроса на экран выводится форма «Должн» выдающая список сотрудников из БД « Кадры», с соответствующими должностями (см.рис.2.23.)

рис. 1.23 Форма «Должн»

- кнопка СТОП – выход из формы «Запросы» в Главную форму.

1.6 Создание отчетов

Форма «Отчеты» служит для работы с отчетами, на ней имеются четыре кнопки:

- кнопка «Списки по должностям»- выводит на экран файл отчета, созданный на основе запроса «Должн».

Отчет «Списки по должностям» создан в режиме конструктора (см. рис.1.24)

рис.1.24 Создание отчета в режиме конструктора

Данный отчет выводит на просмотр, а при необходимости и на печать Отчет Списки по должностям (см. рис.1.25)

рис.1.25 Отчет «Списки по должностям»

- кнопка «Личная карточка сотрудника» - активизирует файл отчета «Фамилия», созданный на основе запроса «Фамилия» и выдает отчет «Личная карточка сотрудника», Отчет создан в режиме «Конструктора» аналогично отчету «Должность».(см. рис. 1.26)

рис. 1.26 Отчет «Личная карточка сотрудника»

- кнопка «Списки» сотрудников активизирует файл отчета «Сотруд», созданный на основе запроса «Сотруд», и выдает для просмотра и печати отчет «Список сотрудников». Данный отчет создан в режиме конструктора аналогично предыдущим отчетам (см.рис.1.27.)

.

рис.1.27 Экранная форма отчета «Список сотрудников»

- кнопка СТОП – выход из формы Отчеты в главную форму.

З
аключение

«Учет трудовых ресурсов и управление ими – необходимая составляющая в общем планировании ресурсов любой организации».[2]

Однако по мере роста организации для обеспечения оперативной обработки документации по личному составу и эффективной работы с персоналом возникает необходимость в средствах автоматизации.

Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации.

Внедрение программ на крупных предприятиях позволяет значительно улучшить условия труда работников кадровых служб, плановых и расчетных подразделений.В данной контрольной работе предложен один из способов реализации задачи « Автоматизированное рабочее место» работника службы кадров и использование БД «Кадры».

Программа позволяет распечатать большое количество документов, необходимых при работе с кадрами, тем самым, экономя рабочее время сотрудника. Данная программа имеет удобный пользовательский интерфейс, дешевую себестоимость, небольшие требования к аппаратному обеспечению.

Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса.

Список литературы

1. «Секретарское дело». Ежеквартальный журнал. М., 2001. №1

2. Д. Вейскас «Эффективная работа с Access 97”.

3. А. Гончаров «Компьютер для менеджера». Самоучитель – СПб: Изд-во «Питер».2000

4. Ф. Новиков, А. Яценко. Microsoft Access 2000. – ВНV – Санкт-Петербург – 1999.

5. Р. Селеста « Access 2000: Учебный курс”.М., 2000.

[1]
А Гончаров «Компьютер для менеджера». Самоучитель-СПб: Изд-во «Питер» 2000 с.408

[2]
«Секретарское дело». Ежеквартальный журнал, М., 2001, №1, стр. 44.