Автоматизированное рабочее место секретаря агентства "Репетитор"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования

«ИЖЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Воткинский филиал

ТЕМА: Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”

Выполнил студент группы С 6-45-3

А.Л. Иванов

Руководитель проекта

Инженер-программист К.С. Туров

Воткинск 2006

ВВЕДЕНИЕ

Каждый человек хочет получить хорошее образование. Для поступления в ВУЗ, абитуриенты должны сдать вступительные экзамены. Подготовка к ним должна быть серьезной и тщательной. Именно поэтому многие поступающие стараются заниматься дополнительно на специальных курсах или с репетиторами. Обычно поиск хорошего и опытного преподавателя занимает долгое время.

Основная задача агентства «Репетитор» - это поиск в короткие сроки преподавателя для занятий в группе или индивидуально. При этом необходимо учитывать свободное время, как преподавателя, так и ученика, а также адреса их места жительства или постоянной работы.

Поиск преподавателя по определенному предмету благодаря автоматизированному учету данных займет несколько секунд.

Улучшение работы агентства невозможно без использования компьютерной техники. Особенно важно не простое нагромождение компьютеров, а внедрение автоматизированной системы.

В настоящее время всё больше организаций стремиться автоматизировать рабочий процесс и использовать электронную информацию. Сейчас хранение, поиск и доступ к информации стали важным явлением не только для людей тесно связанных с деятельностью в сфере компьютерных технологий, но и входит в работу обычных людей (служащих, учащихся, и т.д.) помогая им сократить временные, материальные и даже физические затраты на поиск, приобретение, хранение, обмен различными материальными и нематериальными ресурсами.

До сих пор для поиска необходимых данных просматривают огромные папки с документами, а если данные потеряны по какой-либо причине, тогда приходится восстанавливать информацию заново. Иногда результаты были напрасными из-за недостатков самой организации хранения информации.

С развитием прогресса и компьютерного рынка программного обеспечения, в агентстве появилась необходимость создания программного продукта способного сократить все человеческие затраты и усилия, а главное оперативно выдавать результат необходимый работнику, а также заменить архивы на структурированное хранение в электронном виде.

Одним из возможных решений является создание автоматизированного рабочего места (АРМ), предназначенного для обработки специальной информации. Автоматизированное рабочее место секретаря (АРМС) должно облегчить труд секретаря на всех этапах по поиску и составлению отчетных документов.

Создание АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и обработке информации возлагается на вычислительную технику, работник же выполняет только определенную часть ручных операций. Конечно, в работе агентства “Репетитор” присутствует много таких рутинных, часто повторяющихся операций, которые можно автоматизировать.

Компьютер позволяет хранить, изменять, добавлять, упорядочить данные, организовать их поиск.

Хранение данных в цифровом виде более целесообразно, чем хранение в виде бумаг. Компьютер предоставляет возможность быстрого поиска по нескольким параметрам.

АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования.

Результатом создания АРМ будет:

· снижение рутиной работ,

· повышение производительности труда.

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

база документооборот таблица

1.1
Общие свойства работы агентства ”Репетитор”

Создавая автоматизированную систему агентства “Репетитор”, необходимо тщательно изучить заданную предметную область, поскольку конечный результат работы напрямую зависит от качества ее исследования. Приведенная на рисунке 1.1 структурная схема предприятия наглядно отображает взаимосвязь предприятия с внешними объектами.

Основными функциями агентства “Репетитор” являются:

1 Прием заявок от клиентов

В соответствии с полученными от клиентов заявками, с указанными требованиями, репетиторское агентство производит подбор кандидатов (преподавателе). В требованиях к кандидату (преподавателю) указывается:

· вид дисциплины (предмет)

· опыт работы преподавателя

· квалификация преподавателя

· место проживания

и т.д.

2 Прием резюме от преподавателей

Полученные резюме являются основным источником информации о преподавателе. Здесь описываются основные данные преподавателя такие как: фамилия, имя, отчество, домашний адрес, контактный телефон, вид дисциплины (предмет), образование, его квалификация, опыт работы.

3 Поиск кандидатов (преподавателей) на должность репетитора

Кандидаты (преподаватели), соответствующие требованиям

клиента отбираются из общего списка для предоставления их резюме клиенту. Клиент, на своё усмотрение, отбирает предоставленных кандидатов.

4 Выдача клиенту акта приёма-сдачи

В акте приема-сдачи указывается перечень кандидатов предоставленных работодателю и полная стоимость оказанных услуг.

5 Составление отчетных документов

Отчетными документами кадрового агентства являются:

а) Резюме преподавателя

Резюме является основным источником информации при подборе преподавателей.

б) Лист заявка.

Информация получаемая от клиента для подбора преподавателей на должность репетитора.

в) Договор с клиентом.

Документ, на основе которого производятся расчеты клиента с репетиторским агентством.

г) Акт приема-сдачи.

Документ, отражающий род работы проделанной репетиторским агентством по поиску и предоставлению преподавателей клиенту.

На рисунке 1 приведено графическое представление взаимодействия агентства “Репетитор” с внешними объектами.

1.2 Описание функций

1 Регистрация новых клиентов

Данная функция должна обеспечивать внесение информации в БД о новом клиенте и о его условиях подбора преподавателя, при этом от клиента требуется заявка и участие в составлении договора.

Рисунок 1 - Взаимодействие агентства “Репетитор” с внешними объектами.

2 Регистрация новых преподавателей

В БД вносится подробная информация о преподавателе на основе предоставленного им резюме.

3 Составление списков групп

Создаётся отчёт, в котором содержится список клиентов, у которых условия поиска преподавателя совпадают.

4 Запрос о клиентах без группы

Выводится список клиентов не занесённых ни в одну из существующих групп.

Итогом описания предметной области является таблица «Документ-Функция», в которых отображается функциональное назначение каждого из перечисленных выше документов и место их в учетной цепи. Заполнив таблицу, мы получим более полную картину описанной предметной области, а также места пересечения документов и их взаимосвязь.

Таблица 1 - «Документ-Функция»

2. Проектирование базы данных

2.1 Взаимосвязь этапов проектирования

Начальным шагом проектирования является построение инфологической модели. Предварительная инфологическая модель строится ещё на предпроектной стадии и затем уточняется на более поздних стадиях проектирования. Затем на её основе строится даталогическая модель. Физическая и внешняя модели после этого могут строится в любой последовательности по отношению друг к другу, в том числе и параллельно.

На рисунке показана зависимость этапов проектирования БД. Как видно из рисунка, при проектировании БД возможен возврат на предыдущие уровни. При этом возможны два типа возврата: первый обусловлен необходимостью пересмотра результата проектирования, второй тип вызван потребностью уточнения предыдущей модели (как правило, инфологической) в целях получения дополнительной информации для проектирования или при выявлении противоречий в модели.

Для привязки даталогической модели к среде хранения используется модель данных физического уровня. Эта модель определяет используемые запоминающие устройства и способы физической организации данных в среде хранения. Модель физического уровня также строится с учётом возможностей, предоставляемых СУБД. Описание физической структуры азы данных называется схемой хранения. Соответственно этап проектирования БД называется физическим проектированием. К числу работ выполняемых на этапе физического проектирования, относятся: выбор типа носителя, определение размера физического блока, управление размещением данных на внешнем носителе, управление свободной памятью, определение целесообразности сжатия данных и используемых методов сжатия.

В некоторых СУБД, помимо описания общей логической структуры базы данных, имеется возможность описать логическую структуру БД с точки зрения конкретного пользователя. Такая модель называется внешней, а её описание называется подсхемой. Использование подсхем облегчает работу пользователя, так как он должен знать структуру не всей БД, а только той её части, которая имеет к нему непосредственное отношение. Последовательность этапов проектирования изображена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Взаимосвязь этапов проектирования

2.2 Описание СУБД
Access

База данных – это совокупность данных (таблиц), хранящихся вместе и связанных друг с другом. Таким образом можно сказать, что база данных – это специальное электронное хранилище взаимосвязанных данных. Система управления базами данных (СУБД) представляет собой совокупность программного обеспечения, необходимого для ведения и использования баз данных.

Прежде чем начать проектирование необходимо определиться с выбором СУБД. Для разработки данного дипломного проекта мною была выбрана СУБД MSAccess. MicrosofAccessпредставляет собой реляционную СУБД с очень широкими возможностями. В настоящее время Access стала самой продаваемой в мире системой управления базами данных, потому что в ней оптимальным образом сочетаются мощность и лёгкость в использовании. Она достаточно мощна и насыщена для того, чтобы пользователи могли создать с её помощью законченные приложения с незначительным использованием примеров программирования VBA, который может использоваться для разработки более совершенных приложений. Кроме того, пакет Access достаточно лёгок в использовании, так что за короткое время новичок может научиться управлять своими собственными данными при помощи Access.

Access облегчает пользователям работу с БД. Вы можете создавать таблицы, редактировать данные и использовать запросы для поиска нужных данных, затрачивая при этом минимум усилий. Также Access включает в себя ряд специализированных программ – Мастеров, которые способны вместо программиста выполнять разработку форм ввода данных и отчётов.

Основой любой БД, создаваемой в Access, являются таблицы. В них содержится полное описание всех полей, которые содержит данная БД, с описанием типа поля и его краткой характеристикой. Создать таблицу можно как при помощи мастера таблиц, так и в режиме конструктора. Одним из условий устойчивой работы БД, разрабатываемой в Access, является правильное разбитие данных по нескольким таблицам и создание связей между этими таблицами. В БД “Репетитор” вся информация разбита на семь таблиц содержащих данные о клиентах и преподавателях.

Благодаря имеющимся связям достигаются следующие преимущества:

1. Удаётся избежать дублирования информации. Все необходимые данные можно хранить только в одной таблице. Так, например, нет необходимости для каждого счёта заново вводить наименования продуктов и адрес клиента – достаточно задать нужные связи. Это весьма облегчает работу и позволяет избежать ошибок.

2. В реляционных БД легко производить изменения. Если в таблице адресов изменить адрес конкретного клиента, то правильная информация автоматически будет связана с другими таблицами, ссылающимися на таблицу клиентов.

В реляционной БД легко избежать установления ошибочных связей между различными таблицами данных, а необходимый объём памяти сокращён до минимума.

В Access используются следующие основные типы данных:

1. Текстовый

Размер данного типа составляет до 255 символов, включая буквы, цифры и специальные символы.

2.Числовой

Этот тип содержит числовые данные, которые используются в вычислениях. Вид чисел, которые содержат поля данного типа, и точность вычислений зависят от размера, который пользователь даст числовому полю. Некоторые числовые поля содержат только целые числа, другие могут содержать числа со множеством десятичных знаков.

3.Счётчик

Содержит последовательные числа, которые Access вводит автоматически. Access помещает число 1 в первую запись поля, которую пользователь вводит в таблицу, число 2 во вторую запись и т.д. Нельзя изменить числа, которые Access вводит в это поле.

4.Дата/время

Содержит даты и время. В зависимости от формата , который пользователь присваивает полю, можно вводить в него календарные данные или значения времени в той или иной форме.

Мастер подстановок позволяет создать поле , при помощи которого пользователь может выбрать значения из списка.

Access автоматически осуществляет программную проверку ввода данных на основе типа поля. Например, в числовом поле можно ввести только числа, а в поле с датой можно ввести только действительные календарные даты. Если пользователь ввести в поле данные не того типа , то они не будут приняты и пользователь получит от Access сообщение об ошибке.

MicrosoftAccess является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения трех основных функций СУБД:

· определенные данные (описание структуры базы данных)

· обработка данных

· управление данными

Достоинством Access является то, что в отличие от других настольных СУБД, она хранит всю необходимую информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам.

2.3
Инфологическая модель

Для того чтобы спроектировать структуру базы данных, необходима исходная информация о предметной области. Желательно, чтобы эта информация была представлена в формализованном виде. Такое формализованное описание предметной области и называется инфологической моделью предметной области или концептуальной моделью.

При проектирование инфологической модели мною было использовано Case-средство ERWin. Erwin – средство концептуального моделирования базы данных. Erwin реализует проектирование схемы базы данных, генерацию ее описания на языке целевой СУБД .

2.3.1 Описание таблиц

Далее после создания схемы БД в ERWin более детально рассмотрим каждую таблицу в отдельности, где жирным и подчёркнутым шрифтом выделен первичный ключ
, а просто жирным внешний ключ
. Первичные и внешние ключи необходимы для реализации связи между таблицами.

Для полноценной работы агентства необходимы клиенты, информация о которых где-то должна хранится. В данном случае в БД информацию о клиентах содержит таблица «КЛИЕНТЫ», содержащая поля:

· № клиента

· Код группы

· Фамилия

· Имя

· Отчество

· Предмет

· Школа

· Класс

· Дата регистрации

· Улица

Рисунок 3 - Инфологическая модель.

Дом

· Квартира

Для взаимосвязи агентства и клиента необходимо составить договор:

· Код договора

· № клиента

· № договора

· Дата заключения

· ДОГОВОР

Телефоны клиентов занесены в отдельную таблицу “ ТЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ”:

· Код клиента

· № клиента

· Номер телефона

Соответственно для обучения клиентов необходимы преподаватели, данные которых находятся в таблице “ ПРЕПОДАВАТЕЛИ ” :

· № преподавателя

· Фамилия

· Имя

· Отчество

· Дата регистрации

· Улица

· Дом

· Квартира

Для взаимосвязи агентства и преподавателя необходимо составить договор:

· Код договора

· № преподавателя

· № договора

· Дата заключения

· ДОГОВОР

Телефоны преподавателей, как и телефоны клиентов занесены в отдельную таблицу “ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ”:

· Код телефона

· № преподавателя

· Номер телефона

Так как каждому клиенту невозможно подобрать индивидуального преподавателя, все клиенты разделены на группы, информация о которых хранится в таблице “ГРУППА”:

· Код группы

· № группы

· № клиента

· № преподавателя

Само собой при регистрации клиента необходимо составить договор:

· Код договора

· № клиента

· № договора

· Дата заключения

· ДОГОВОР

Аналогично необходимо составление договора и с преподавателем:

· Код договора

· № преподавателя

· № договора

· Дата заключения

· ДОГОВОР

2.4
Даталогическая модель

Даталогическая модель строится на основании инфологической модели и выполняется на языке описания данных конкретной СУБД. Каждому полю таблицы назначается имя, тип и размер. Тип данных поля таблицы определяет тип информации, которая будет размещаться в этом поле. Полям можно назначать только те типы данных, с которыми работает СУБД.

2.4.1 Описание таблиц

Таблица “ГРУППА” содержит информацию о группах клиентов.

Таблица 2 - “ГРУППА”

Рисунок 4 - Даталогическая модель

Таблица “КЛИЕНТЫ” содержит подробную информацию о клиентах

Таблица 3- “КЛИЕНТЫ”

Таблица “Договор с клиентом” содержит информацию о договоре

Таблица 4- “ДОГОВОР С КЛИЕНТОМ”

Таблица “ПРЕПОДАВАТЕЛИ” содержит информацию о преподавателях.

Таблица 5 - “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”