Діапазон комірок. Обчислення в комірках.
Виділення діапазону комірок.
Більшість команд Excel оперують з активною коміркою або діапазоном комірок. Для виділення суміжного діапазону комірок слід за допомогою вказівника миші (утримуючи ліву кнопку миші натисненою) підсвітити потрібний прямокутник комірок. Для виділення колонки або рядка слід сумістити вказівник миші із заголовком колонки або номером рядка і клацнути лівою кнопкою миші. Для виділення несуміжного діапазону комірок слід, утримуючи натиснутим клавіш [Ctrl], пересувати вказівник миші по комірках, які потрібно виділити.
Виділити всі комірки можна за допомогою команди Правка/ Виділити все. Комірки виділеного діапазону відображаються інверсним кольором, за винятком активної комірки, яка зберігає звичайний колір. Для зняття виділення слід клацнути мишею поза виділеним діапазоном.
Редагування діапазону комірок. Виділений фрагмент можна вилучити, очистити, вставити, перемістити, скопіювати. Для цього використовують буфер обміну.
Робота команд Правка/Копіювати, Правка/Вирізати, Правка/ Вставити нічим не відрізняється від аналогічних команд буфера обміну середовища Windows. Перемістити або скопіювати діапазон комірок швидше і зручніше за допомогою миші. Переміщення — встановити вказівник миші на межі виділеного діапазону (вказівник набуває форми стрілки), натиснути ліву кнопку миші й відбуксувати комірки в потрібне місце. Копіювання відбувається аналогічно, але при цьому слід тримати натиснутим клавіш [Ctrl] (вказівник набуває форми стрілки з хрестиком).
Вилучення комірок відбувається за допомогою команди Правка/Вилучити, при цьому в діалоговому вікні, яке з'явиться на екрані, слід вказати напрямок зсуву комірок таблиці.
Очистка діапазону комірок відбувається за допомогою команди Правка/Очистити. На екрані з'являється діалогове вікно, у якому слід вказати, що потрібно очистити: формат, значення, примітку.
У формулах можуть використовуватися адреси окремих комірок, а також посилання на діапазон комірок. Вказуючи діапазон комірок, задається адреса верхньої лівої клітинки й адреса нижньої правої клітинки, між ними ставиться двокрапка.
Наприклад:
Адреса виділеного діапазону комірок:
В2: В5.
| А |
В |
С |
В |
| 1 |
|||
| 2 |
|||
| 3 |
|||
| 4 |
|||
| 5 |
|||
| 6 |
|||
| 7 |
За замовчуванням встановлюється режим автоматичного обчислення, тобто зміна вмісту комірок веде до перерахунку формул, які використовують ці комірки. Для встановлення ручного режиму обчислень слід активізувати команду Сервіс/Параметри й у вкладці Обчислення встановити Ручний режим.
Посилання на комірки бувають відносні, абсолютні та змішані.
Посилання, що включає назву колонки і номер рядка, є відносним. Під час копіювання формули таке посилання модифікується. Під час копіювання формули вліво чи вправо — змінюється назва колонки.
Наприклад: формулу «= СЗ + 25» скопіювали вліво на 1 колонку, формула змінилася на «= ВЗ + 25», у випадку копіювання вправо формула почала виглядати як «= D3 + 25».
Під час копіювання формули вниз або вверх—змінюються номери рядків. Якщо скопіювати формулу на 2 рядки вгору, то номер рядка зменшиться на 2 одиниці, якщо донизу —збільшиться.
от в абсолютних посиланнях перед назвою колонки або номером рядка стоїть спеціальний символ — $. Такі посилання не модифікуються, тобто під час копіювання, переміщенні такі адреси залишаються без змін. Наприклад: адреса — $F$6.
У змішаних посиланнях абсолютною є назва колонки або номер рядка. У них модифікується тільки відносна частина посилання. Наприклад: адреси — $G3; B$3.
Якщо у формулі є посилання на комірки, які знаходяться на іншому листі, то посилання повинно містити ім'я листа, знак оклику та адресу комірки. Наприклад: ЛистЗ!В2.
Аналогічно додається назва файла, якщо у формулі є посилання на комірки іншого файла. Наприклад: Книга2!ЛистЗ!С5.
Excel дає можливість призначати імена коміркам. Робиться це за допомогою команди Вставка/Ім'я/Присвоїти... У формулі можуть використовуватися посилання на комірки, які містять не адреси, а їх імена.
3. ВМІСТ КОМІРОК. ВВЕДЕННЯ І РЕДАГУВАННЯ ДАНИХ
Кожна комірка аркуша може або бути порожньою, або містити деякі дані. У комірки аркуша можна вводити дані різних типів: числові значення, текстові рядки, дату і час, формули. За допомогою команд Excel можна змінювати спосіб розміщення та представлення даних у комірках, форматувати їх (вибирати шрифт, колір, розмір і спосіб накреслення), задавати вид (формат) виведення дати й часу, регулювати розмір комірки, захищати дані від несанкціонованого доступу, щоб запобігти випадковій чи навмисній їх зміні.
Щоб ввести число, зробіть активною необхідну комірку і наберіть число на клавіатурі. Під час введення цифр вони з'являються в активній комірці й у рядку формул. Дані, що вводяться, можна відразу редагувати. Натискання Enter фіксує введення і зберігає введене значення в комірці. При цьому за замовчуванням активізується комірка, розташована під поточною. Цей параметр можна змінити, виконавши команду Сервіс/Параметри (Сервис/Параметры). У діалоговому вікні, що відкрилося, на вкладці Виправлення (Правка) варто вибрати потрібний напрямок зсуву. Можна після закінчення
введення натиснути один із клавішів і, t, <-,->. При цьому буде
збережене введення й активізована сусідня (відповідно з натиснутою стрілкою) комірка. Відразу піс
Введення тексту аналогічне введенню числових значень. Якщо потрібно, щоб Excel сприйняла числове значення як текст (наприклад, коли числа використовуються як заголовки рядків чи стовпчиків таблиці), варто набрати символ апострофа перед числом. Наприклад, під час введення '12345 у комірці буде збережене текстове значення 12345 (без апострофа). Той самий результат буде, якщо взяти число в лапки і поставити перед ним знак рівності. Наприклад, введення '12345 еквівалентне введенню = "12345". Коли текст не поміщається в одній комірці, він виводиться, перекриваючи сусідні (хоча значення зберігається в одній комірці). Якщо вводити тепер текст у перекриту комірку, то частину введеного раніше тексту не буде видно. Якщо треба бачити весь текст, слід збільшити ширину стовпчика. Двічі клацніть на межі стовпчика в рядку заголовків (мал. 10). Ширина стовпчика автоматично настроїться на максимальну довжину значень у цьому стовпчику.
Ширину стовпчика можна змінити і «вручну», захопивши мишею його межу в рядку заголовків і протягнувши до потрібного розміру. Аналогічно можна змінювати висоту рядка. Для редагування вмісту комірки двічі клацніть на ній чи виділіть її і натисніть клавіш F2. Зверніть увагу: режим «Готово» («Готово») змінився на режим «Виправлення» («Правка»), і в комірці з'явився курсор для редагування значення. Можна просто виділити комірку і ввести в неї нове значення. Excel «зітре» старе значення, як тільки почнеться введення нового. Для відновлення старого значення до фіксації нового натисніть Esc. Якщо ж ви зафіксували нове значення, а потім зрозуміли свою помилку, скористайтеся командою меню Виправлення/Скасувати (Правка/Отменить) (комбінацією Ctrl-Z) для відновлення старого значення.
У комірки можна вводити формули. Формула являє собою арифметичний чи логічний вираз. Значенням комірки з формулою є значення відповідного арифметичного чи логічного виразу (тобто результат обчислень за цією формулою). Усі формули в Excel повинні починатися зі знака рівності. Знак рівності вказує на те, що наступні символи утворять формулу. Якщо формула введена без знака рівності, вона сприймається Excel як звичайний текст (або як число, якщо введені символи утворюють число).
Виділіть комірку, наприклад В2, і введіть = 110 *5-(48 + 150/25). Після натискання Enter у ній з'явиться значення введеного арифметичного виразу, що дорівнює 496. Якщо виділити цю комірку, то в рядку формул буде виведена відповідна формула.
Зверніть увагу:
у рядку формул завжди виводиться те, що зберігається в комірці. Значення, що зберігається, не завжди збігається зі значенням, яке відображається в комірці.
Крім чисел, у формулах можна використовувати посилання — адреси інших комірок. Наприклад, = А4 / А5 + 10 чи = В8 + Е9. У першому випадку буде обчислена частка від ділення значення комірки А4 на значення комірки А5 і результат збільшено на 10. У другому —у комірці, що містить формулу, буде відображена сума значень комірок В8 і Е9.
Якщо змінюється значення якої-небудь комірки, автоматично будуть наново обчислені значення всіх комірок, що містять її адресу.
Щоб уникнути помилок, зручно вводити адреси комірок у формули не з клавіатури, а за допомогою миші. Наприклад, щоб ввести в комірку А2 суму значень комірок А5 і В8, виконайте наступне:
— виділіть комірку А2 (куди вводиться формула) і введіть знак рівності;
— клацніть на комірці А5; навколо неї з'явиться рухлива рамка, а її адреса з'явиться у формулі;
— введіть знак плюс;
— клацніть на комірці В8; її адреса з'явиться у формулі;
— натисніть Enter чи кнопку введення.
Аналогічно можна вводити у формули адреси комірок інших аркушів книги (чи навіть інших книг*), переходячи на них і клацаючи на потрібній комірці. Адреси комірок інших аркушів випереджає ім'я аркуша зі знаком оклику. Наприклад, формула = А5 + Лист2! В8 задає суму значень комірки А5 поточного аркуша й комірки 68 другого аркуша книги. У формулах можуть брати участь і тексти. Наприклад, нехай у комірці А2 зберігається текст «Привіт», а в комірці А4 — текст «усім». Введемо в комірку В5 формулу = А2; в комірку В6 — формулу = /42 & /44, а в комірку 87 — формулу = А2 & " " & А4 & «нашим». У результаті в комірці В5 буде текст «Привіт», у комірці 66—текст «Привіт усім», а в комірці S7 —текст «Привіт усім нашим». Символ «&» позначає операцію конкатенації (додавання) рядків — приписування наступного в кінець попереднього.
Формули, що представляють собою логічні вирази, використовуються для перевірки виконання чи невиконання деяких умов. Такі формули мають одне з двох значень — істина (1) чи хиба (0). Крім того, істиною вважається будь-яке ненульове значення. Нульове значення — завжди хиба. У логічних виразах використовуються операції відношення: >, >= (більше чи дорівнює), <, <=, =, <> (не дорівнює). Наприклад, значення формули = А1 < А2 істина, якщо вміст комірки А1 менше вмісту комірки /42, і хиба — у протилежному випадку. Інші приклади формул, що є логічними виразами:
= D5 = «Привіт!» (істина, якщо вміст комірки D5 збігається з текстом «Привіт!»), = А6 * 5 + А7 <> 100.
Крім чисел, текстів і адрес комірок у формулу можуть входити вбудовані в Excel функції. Кожна функція має ім'я, аргументи, взяті в круглі дужки, і значення, що повертається. Функцію можна розуміти як заздалегідь визначену послідовність дій, яку виконують над аргументами. Результатом виконання цих дій є значення, що повертається. Аргументами можуть бути конкретні значення, адреси комірок, формули, діапазони, інші функції. Аргументи відокремлюються один від одного крапкою з комою (;). Наприклад, функція СУЩА1; В1; 100) обчислює і повертає суму трьох значень:
вмісту комірок ,4 7, В1 і числа 100;