Министерство общего и профессионального образования Свердловской области
ГОУ СПО СО «Уральский колледж строительства архитектуры предпринимательства»
Реферат
по дисциплине «деловое общение»:
Деловая переписка
Выполнил студент
Преподователь
п. Бобровский
2009г.
Содержание
1. Виды деловых писем
…………………………………………………………..3
2. Оформление делового письма
………………………………………………..3
3. Стандартные фразы деловой переписки
…………………………………...5
4. Структура делового письма
………………………………………………….7
4.1 Обращение……………………………………………………...……………8
4.2 Преамбула……………………………………………………………………8
4.3 Основной текст………………………………………………………………8
4.4 Заключение…………………………………………………………………..9
4.5 Подпись………………………………………………………………………9
4.6 Постскриптум………………………………………………………………..9
4.7 Приложения…………………………………………………………..……..10
5. Этические нормы деловой переписки
……………………………………...10
6. Образцы писем
…………………………………………………………………11
6.1 Благодарность………………………………………………………………..11
6.2 Гарантийное письмо…………………………………………………………13
6.3 Информационное письмо……………………………………………………15
6.4 Письмо-запрос………………………………………………………………..16
6.5 Письмо-ответ…………………………………………………………………16
6.6 Письмо-подтверждение……………………………………………………...18
6.7 Письмо-претензия……………………………………………………………19
6.8 Поздравление…………………………………………………………………19
6.9 Пресс-релиз………………………………………………………………...…20
6.10 Приглашение…………………………………………………………………20
6.11 Резюме……………………………………………………………...………...21
6.12 Рекомендательное письмо…………………………………………………..22
6.13 Соболезнование……………………………………………………………...23
1. Виды деловых писем
Деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю.
| Внешняя | Внутренняя | |
| Официальная | Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз. | Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная. |
| Личная | Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность. | Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность. |
Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами:
на бумажных носителях;
по электронной почте.
Свой реферат я посвящу правилам ведения внешней деловой переписки на бумажных носителях.
Обычно правила внутренней официальной и личной переписки каждая организация устанавливает самостоятельно, поэтому мы не будем разбирать их.
2. Оформление делового письма
Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.
Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
название организации;
физический адрес организации;
телефон и факс;
web-сайт и e-mail.
Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.Пример:Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.Пример:
Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.
Уважаемый Павел Ильич!
Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» – «Вставить автотекст» – «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.Пример:К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
счёт-фактуры.
С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н.К.
3. Стандартные фразы деловой переписки
Извещения
Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
Извещаем, что мы…
Доводим до Вашего сведения, что…
Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
Модели выражений, объясняющих мотивы
(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).
В соответствии с протоколом …
В целях усиления охраны имущества…
В ответ на Вашу просьбу…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
В подтверждение нашей договоренности …
В порядке оказания технической помощи …
В связи с тяжелым положением …
В связи с проведением совместных работ…
В соответствии с письмом заказчика…
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
От третьего лица единственного числа, например:
Завод «Заря» не возражает …
Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …
Кооператив «Наив» гарантирует…
От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …
От первого лица множественного числа:
Просим…
Подтверждаем…
Сообщаем…
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
От первого лица единственного числа, например:
Довожу до Вашего сведения …
Прошу…
Ставлю Вас в известность …
От первого лица множественного числа, например:
Одобряем…
Мы получили Вашу телеграмму …
Поздравляем…
Поддерживаем…
Просьба
Просим вас проверить ход выполнения работ…
Прошу принять меры …
Прошу сообщить данные о производительности …
Отправка документов или материальных ценностей
Направляем чертежи сборки машин …
Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …
Высылаем подписанный с нашей стороны договор …
Подтверждение
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
Подтверждаем получение спецификаций на …
Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …
Предложение
Мы можем предложить Вам …..
Предлагаем Вам приобрести…
Мы можем рекомендовать Вам ….
Приглашение
Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …
Просим принять участие в обсуждении проблемы …
Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …
Отказ и отклонение предложения (проекта)
Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.
Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …
Напоминание
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …
Гарантии
Оплату гарантируем.
Сроки выполнения гарантируем.
Качество изделий гарантируем.
Интерпретация собственной позиции
Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
Возражений против конструкции не имеем.
Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…
Интерпретация действий другой стороны
Такая задержка может привести …
Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
Данные Вами обещания не выполняются.
Заключительные слова
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С пожеланиями успехов.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
4. Структура делового письма
Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:
экономия Вашего времени и времени адресата;
гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
получение вразумительного, четкого ответа.
Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
Обращение
Преамбула
Основной текст
Заключение
Подпись
Постскриптум
Приложения
4.1 Обращение
Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение “Уважаемый”, которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: “Уважаемый Андрей Петрович”, не знаете – “Уважаемый господин Смирнов”. Кстати, в обращении к человеку слово “господин” сокращать до “г-н” нельзя. И ни в коем случае нельзя писать “Уважаемый господин Смирнов А. П.”. Либо “Андрей Петрович”, либо “господин Смирнов”. Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: “Уважаемый товарищ полковник”, даже если этот полковник – женщина. А вот обращение “Дамы и господа” является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение “Уважаемые господа”. В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Пример:
Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.
Уважаемый Павел Ильич!
или
Уважаемый господин Добровольский!
4.2 Преамбула
Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.
4.3 Основной текст
Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.
Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.
4.4 Заключение
Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.
4.5 Подпись
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.
Пример: С уважением,
Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.
4.6 Постскриптум
Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи – довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!
Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.
4.7 Приложения
Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
5. Этические нормы деловой переписки
Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, т
Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:
начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: “Прошу изучить и решить вопрос положительно” или “Прошу утвердить эту кандидатуру”;
побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами “срочно”, “незамедлительно”, “в более короткие сроки”. Лучше воспользуйтесь этикетными формулами “Прошу Вас ответить до такого-то числа”, “Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении”;
намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа “Предлагаю внимательно изучить…”.
Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:
отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;
оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.
Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.
6. Образцы писем
Благодарность
Гарантийное письмо
Информационное письмо
Письмо-запрос
Письмо-ответ
Письмо-подтверждение
Письмо-претензия
Поздравление
Пресс-релиз
Приглашение
Резюме
Рекомендательное письмо
Соболезнование
6.1 Благодарность
Формат «Благодарность» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение благодарности адресату. Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки.
Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата.
Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.
Пример:
Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.)
«Весьма Вам благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».
6.2 Гарантийное письмо
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.
Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово “гарантия” вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.
Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: “Настоящим письмом гарантирую…”. В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: “Оплату гарантируем” или “Своевременную и полную оплату гарантирую”.
Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.
В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:
Гарантируем…
Гарантируем, что…
Фирма “Партнер” гарантирует…
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…
Оплату гарантируем…
Настоящим гарантируем…
6.3 Информационное письмо
Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.
Нередко информационные письма носят типовой характер. Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов,
Также информационные письма могут содержать приложения.
6.4 Письмо-запрос
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
6.5 Письмо-ответ
Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.
В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.
Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо (”На Ваше письмо от_______№__…”). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа
Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: “В связи с…”, так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
6.6 Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)».
При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
6.7 Письмо-претензия
Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)».
При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
6.8 Поздравление
Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки. Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению.
Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом). В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!». При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).
6.9 Пресс-релиз
Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ.
Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:
в шапке документа должно быть указано слово «Пресс-релиз» и проставлена дата его рассылки;
заголовок пресс-релиза должен максимально четко отражать его тему, посыл информационного сообщения;
более подробно суть заголовка пресс-релиза может быть раскрыта в подзаголовке (при этом его наличие необязательно);
первый абзац пресс-релиза должен обязательно содержать следующую информацию: что, где и когда произошло (произойдет);
объём пресс-релиза не должен превышать полутора страниц машинописного текста. При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации;
в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров – ответственных спикеров организации;
пресс-релиз составляется на бланке организации;
в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: телефон (желательно мобильный), e-mail, номер ICQ.
Приоритетным способом рассылки пресс-релиза является электронная почта. Также можно направить документ по факсу. При массовой рассылке пресс-релиза с помощью e-mail адреса журналистов ставятся в поле «Скрытая копия», чтобы избежать оглашения всей базы Ваших контрагентов.
6.10 Приглашение
Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки. Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.
Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии. В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.
Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.
6.11 Резюме
Резюме – это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю. При составлении резюме следует чётко соблюдать ряд правил:
Представьтесь
Цель
Образование
Опыт работы
Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда?
Надо ли указывать дополнительные сведения о себе?
Нужны ли личные подробности?
Адаптируйте резюме к требованиям работодателя
Отношение к командировкам
Наличие рекомендаций
Сопроводительное письмо
Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.
Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. Не оставляйте «белых пятен» в своем резюме. А самое главное – резюме должно быть коротким: не более одной – полутора страниц. Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать – показатель высокого уровня общей культуры.
Наличие фотографии на резюме приветствуется.
6.12 Рекомендательное письмо
Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.
Рекомендательное письмо обязательно должно содержать в себе следующую информацию:
Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого. Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала.Пример: Сидоров Владимир Александрович работал в компании “Вектор” с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г. – в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. – в должности старшего менеджера того же отдела. Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера – в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством.
Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т. д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, умения справляться с выполнением определенных задач. Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества.Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.Пример: Самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. п
Причины изменения места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.
Выводы. Краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей (в ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой Вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете).Пример: Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией… (имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением… или …может самостоятельно работать с корпоративными клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.
Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.Правила оформления рекомендательного письма соответствуют общим правилам оформления деловых писем
6.13 Соболезнование
Формат «Соболезнование» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.
При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе. При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.
Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.