Оглавление.
Введение …………………………………………………………………....3
Глава I. Коммуникации в системе управления. ………………………….6
1.1.Сущность и виды коммуникаций. ……………………………………6
1.2.Элементы и этапы коммуникационного процесса. …………………10
1.3.Межличностные и организационные коммуникации……………….16
1.4. Роль информационных технологий в совершенствовании
коммуникационного процесса………………………………………..21
1.5. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну………..27
Глава II. Анализ коммуникационного процесса и пути
его совершенствования. ……………………………………………30
2. 1. Краткая характеристика и анализ технико-экономических
показателей деятельности АО «СИГМА»…………………………30
2.2. Анализ организационных коммуникаций на АО «СИГМА»……....43
2.3 Анализ информационного обеспечения системы управления………46
2.4. Совершенствование коммуникационного процесса в
современных организациях………………………………………….51
2.5. Расчет экономической эффективности мероприятий по
совершенствованию коммуникационных процессов на АО «СИГМА»..55
Заключение …………………………………………………………………..64
Библиографический список литературы. ……………………………….…68
Приложения. …………………………………………………………………70
ВВЕДЕНИЕ
Коммуникации в организациях и между организацией и её средой вместе составляют то, что называется организационной коммуникацией. Приступая к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникаций между людьми, нужно сказать, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченный и обусловленный определенной регламентацией и предсказуемостью.
Один из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард отмечал, что в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому данная тема представляется весьма актуальной.
В данной работе была поставлена следующая цель: проанализировать сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса на примере конкретного предприятия.
Для достижения данной цели были поставлены задачи:
· Проанализировать сущность коммуникаций в организации,
· Исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса на АО «Сигма», применяя метод анкетирования,
· Выявить недостатки организационных коммуникаций на АО «СИГМА»,
· Предложить мероприятия по совершенствованию коммуникационных процессов на АО «СИГМА».
Процессы коммуникации, в которых учувствуют работники аппарата управления, являются жизненно важным связующим звеном между руководителем и его подчинёнными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от Различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчинённых, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.
Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельные индивидуумам и институтам за её пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.
Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким то образом ликвидировать потоки сообщений в организации то она прекратит своё существование.
Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные Решения относительно их использования.
Ответственность менеджера в области этих технологий - обладание техникой личной Работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические Решения по Развитию информационных систем организаций.
Мы должны уметь управлять информацией и улучшать свое дело
с помощью правильного её использования для повышения эффективности работы, производства товаров, обслуживания клиентов, для улучшения качества управления. Большинство преуспевающих организаций используют много информации и делают это с помощью автоматизированных информационных технологий.
Коммуникации - это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Поэтому я и выбрал для своей дипломной работы эту наиглавнейшую тему и, что самое главное - это даст мне возможность грамотно применять и пользоваться полученными знаниями в моей дальнейшей работе.
Глава
I
. Коммуникации в системе управления.
1.1 Сущность и виды коммуникаций.
Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.
Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций
. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.
Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями признан весь процесс производства и управления.
Коммуникации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой и между уровнями управления и подразделениями.
К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранной, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов и т.д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.
В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т.е. существует множество способов коммуникаций.
Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.
В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях текущие задачи, конкретные задания, рекомендации. Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей.
Не менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.
Для координации задач и действий подразделений организации требуется обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.
Две трети всей деятельности на предприятии – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель – подчиненный». Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д.
Поскольку подчинённые объединены в Рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для
достижения эффективности управления. участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации.
Определённую роль играют также коммуникации с неформальными. Группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность понимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.
Информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности
коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация
может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.
1.2.Элементы
и этапы коммуникационного процесса.
Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией:
· отправитель - лицо, которое собирается или отбирает информацию и передает её;
· сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов;
· канал - средство передачи информации;
· получатель - лицо, которому предназначена информация и которое её воспринимает.
Отправитель и получатель в процессе обмена информацией
взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами являются составления сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли и восприняли исходную идею. Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен.
Этими этапами являются: формирование идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование.
Рис.1.Коммуникационный процесс.
В практике Управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы
Коммуникационный процесс начинается с отбора информации
/формирование идеи/. Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Именно на этом этапе чаше всего возникают противоречия, так как многие руководители пытаются передать идею, не обдумав её. Идея ещё не преобразована в ту форму, в которой она может достичь своей цели, не трансформирована в слова, которые послужат обмену информацией. В начале зарождения идеи отправитель только решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы, то он должен четко понимать, что речь пойдет о сильных и слабых сторонах личности работника или группы людей. В таких случаях нельзя говорить только хорошо или только плохо.
Часто неприемлемую форму передачи информации руководители
избирают, подражая вышестоящим начальникам. В таких случаях руководители высшего звена являются примером ролевой модели для руководителей низового звена. Ощущая принуждение со стороны своего начальства или ограниченность информации, руководитель низового звена может поступать идентично по отношению к своим подчиненным. Bтаких случаях нельзя забывать, что нижестоящий руководитель находится в другом положении и в других отношениях со своимиподчиненными, и действовать в стиле своего начальника вовсе не обязательно. На этапе зарождения идеи необходимо глубоко осознать ее до подачи получателю,а также соответствие этой идеи сложившейся обстановке и поставленной цели.
На втором этапе идею необходимо превратить в сообщение, т.е.
закодировать ее с помощью символов - слов. интонацию, жестов. Типу символов должен соответствовать канал передачи информации. Общеизвестными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, видеоленты, видеоконференции. Для удобства иногда рассылают памятные записки, которые затем обсуждается на групповых собраниях. Независимо от канала передачи сообщения более эффективными является официальные коммуникации /прямые разговоры, письменные приказы./
Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, пользуются двумя - тремя каналами связи. Так, напримep, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным по почтовой связи. Эффективность двух, трехканальной связи подтверждается исследованиями. Но все жебез крайней необходимости увлекаться письменными коммуникациями не рекомендуется, чтобы не увеличивать потони бумаг.
Эффективность коммуникаций зависит от важности исвоевременности возникновения идеи, умения ее правильно закодировать и после выбора оптимального начала связи донести до получателя. Для этого ее передают по выбранному каналу связи. Это чисто физическая передача сообщения. Ее не следует отождествлять с процессом коммуникаций.
Получив сообщение, адресат декодирует его. В процессе декодирования происходит превращение символов отправителя в мысли
получателя. Если символы отправителя и получателя совпадают, получатель осознает идею отправителя, т.е. что отправитель имел в виду, формируя свою идею. На этом процесс обмена информацией завершается, но только в том случае, когда реакцию на идее не требуется.
Но понимание идеи получателем может быть и иным, чем у отправителя. Отправитель считает процесс коммуникации эффективным,
если произошло понимание идеи получателем и последний произвел действия, которые ожидал отправитель.
Для подтверждения /неподтверждения/ ожидаемого результата
необходима обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Теперь получатель становится отправителем ответного сообщения, которое в обратном порядке проходит все стадии коммуникационного процесса. Обратная связь позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение.
В результате боратной связи повышается эффективность коммуникационного процесса. Она способствует подавлению /Уменьшению/ шума, под которым понимают всё то, что искажает смысл сообщения. Его источником может быть язык и различия восприятия.
Из-за них изменяется смысл сообщения в процессах кодирования и декодирования. В виде помех могут выступать так же организационные неполадки между руководителями и подчинёнными. Они затрудняют точную передачу информации.
Преодоление шумовых помех дает возможность более или менее
точно передать сообщение. Но слишком высокий уровень шума может привести н полному нарушению информационного процесса, a следовательно, и снижению управляемости.
1.3.
Межличностные
и организационные коммуникации.
Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самый распространённый тип коммуникации. Bмежличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом её передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип межличностной коммуникации.
Внутриличностная коммуникация возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, егo мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как какал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь- это то, что дополняет информацию или отвергает её.
Коммуникация в малой группе каждый индивидуум имеет paвный шанс Участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10-12 чел. малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этими возникает болтая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для неё те же. Часто в организациях малые группы называются "командами". Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо Работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.
Вобщественной коммуникации выступающий /источник информации/ передает послание аудитории /получателям информации/.Общественная коммуникация возникает, когда
группа слишком большая, чтобы все её члены могли эффективно участвовать в её работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе /взгляд и звук/,однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию /диаграммы, диапроекторы и т.a./. Возможности обратной связи тем не менее ограничены. Большинство образовании, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.
Внутренняя оперативная коммуникация- этоструктурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с её непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг. примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчёты отдела реализации продукции или ведомости складского учёта, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.
Внешняя оперативная коммуникация - связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне её. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от её внешней среды, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации.
Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она, тем не менее, важна.
Нужно особо отметить важность восприятия как определяющего момента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:
- информация, не находящаяся в области опыта получателя /руководителя, подчинённого, работника одного Уровня/, будет воспринята медленнее, чем знакомая информация;
- в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для её оценки;
- коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта работника;
- даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;
- несоответствие кодирования и расшифровки информации вытекает из различий в опыте её источника и получателя;
- один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки информации.
Возможные препятствия на пути коммуникаций показаны на рис. 1. Известны многочисленные руководства и правила, направленные на обеспечение эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникаций. Основной упор в них делается на то, чтобы снять все помехи и барьеры, относящиеся к поведению лиц, получающих деловую информацию.
Исходная информация
Информация искажена
Рис. 2. Препятствия на пути коммуникаций.
Особенно важно, чтобы в процессе коммуникаций была обеспечена обратная связь. В организации обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи. Например, снижение эффективности производства, увеличение количества прогулов и текучести кадров или плохая координация между подразделениями могут указывать на ухудшение коммуникаций.
Таблица 1 . Характеристика коммуникационных сетей
Существуют различные виды сетей коммуникаций. Некоторые виды зависят от конкретного Фактора, например от качества и объема информации. На рис.3 показаны четыре типа коммуникационных сетей. Экспериментальные данные показали, что в целом различия между видами сетей следующие. Сеть коммуникаций в виде круга является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляет собой другую крайность: она менее активна, имеет определённого лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена. Нужно упомянуть и о многоканальной сети, представляющей собой то же колесо, но со связью между подчинёнными.
Очевидным становится то, что структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворённости её членов. Она является важным компонентом в типах взаимодействия внутри организаций, в способности группы направлять общие усилия на выполнение определенных задач. С этих позиций структура в виде колеса считается наиболее простой для организации. В отдельных группах она оказывается эффективной, а других - нет.
Между менеджерами выработалась тенденция сообщать вышестоящим руководителям только положительную информацию. желание сообщать только хорошие новости или же то, что руководитель хочет услышать. также приводит к искажению реальной информации.
В настоящее время потоки информации столь велики, что может
произойти перегрузка информационного канала. Одновременная переработка информации и необходимость вести информационный обмен приводят к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он отсеивает ту информацию, которая ему кажется менее важной. Но это личная точка зрения. У другого руководителя она может оказаться иной.
Преградой в эффективности коммуникационного процесса может выступать и неудовлетворительная структура организации, определяется как логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Но структуры создают люди, а логика у различных людей разная. Если взаимосвязь структурных элементов продумана плохо, уменьшаются возможности эффективного управления.
Чем больше уровней управления, тем большая вероятность информационных искажений в связи с корректировкой и фильтрацией сообщений на каждом уровне. Отрицательное влияние на коммуникационный процесс могут оказывать плохие отношения между подразделениями предприятий, а также конфликтные ситуации между ними и отдельными работниками.
Объемы информационных потоков регулируются только в тех случаях, когда руководители Различных уровней хорошо себе подставляют, какая информация необходима для эффективного управления и что значит "слишком мало" или "слишком много" в информационном обмене. Информационные потоки поставлены в прямую зависимость от целей, понимаемых решений и способа оценки работы руководителя или руководимого им подразделения, поэтому на различных уровнях управления требуются разные объемы информации.
Управленческие действия не ограничиваются только регулированием информационных потоков. Применяются также непосредственные контакты с одним или группой подчинённых для обсуждения производственных вопросов. Те же вопросы могут обсуждаться на общих собраниях коллектива подразделения или еженедельных совещаниях.
Как и в межличностном обмене информацией, в организационных
коммуникациях огромное значение имеют системы обратной связи, которые являются частью контрольно - управленческой информационной системы. Примером обратной связи может быть направление представителей отделов и служб для обсуждения отдельных вопросов в подразделения организации или командировки этих представителей на другие предприятия и в организации. Подобным образом руководитель организации или её подразделения может посетить цех или производственный участок, чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. в данном случае он преодолевает разрыв между собой и подчинёнными. В качестве варианта обратной связи может быть использован опрос работников, который проводится лично или по опросным листам, по заранее продуманной системе или без неё.
Для улучшения процесса поступления информации на верхние
уровни управления применяется система сбора предложений. предусматривается, что подавать идею по совершенствованию любого управленческого решения может каждый работник предприятия. На многих предприятиях устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке. Недостатком такого способа является то, что предложения не всегда рассматриваются, а если рассматриваются, то принятые предложения не стимулируются.
Более эффективный способ-это адресные предложения с гарантией стимулирования. Иногда предприятия устанавливают телефонную связь для подачи предложений или вопросов, а ответы печатаются в специальных бюллетенях. Вопросы, имеющие взаимный интерес, могут обсуждаться на встречах группы работников и менеджеров.
Крупные организации практикуют выпуск ежемесячных бюллетеней с информацией по совершенствованию Управленческих отношений и перспектив развития организации.
Важным современным средством информационного обеспечения
является видеозапись. Видеоленты демонстрируют раз в квартал. Они содержат как производственную, управленческую,так и финансовую информацию и позволяют работникам формировать собственное мнение об отдельных руководителях и организации в целом.
1.4. Развитие информационных технологий. Их роль в совершенствовании коммуникационного процесса.
Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий.
Развитие информационных технологий - переход от технологии обработки данных и технологиям обработки знаний.
Новые информационные технологии включают:
-новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров /ПЭВМ/ и, специализированных Рабочих мест;
-Новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
-технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
-новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными -формами представления моделируемых ситуаций
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
О широких возможностях -новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения.
Функции новых информационных технологий следующие:
- общая обработка документов, их верификация и оформление;
-локальное хранение документов;
-обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документами;
-поддержка, способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места;
-электронная почта;
-персональная обработка данных;
-составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
-обмен информацией между базами данных;
-ведение персональных, баз данных;
-управление ресурсами;
-контроль исполнения;
- контроль автоматической корреспонденции;
-поддержка технического и профессионального инструктажа служащих;
-передача данных;
-обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
-моделирование решение и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений;
-автоматизированное обучение;
-служба консультаций;
-обмен локальной и персонализированной информацией;
-служба видеотекста;
-обмен и интеграция программных средств;
-перенос документов с одного носителя на другой;
-полиграфическое оформление документов;
-телефонные и телевизионные совещания;
-групповой контакт через терминалы.
Информационная технология - система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации
Каждая из перечисленных в определении информационной технологий фаз преобразования; и использования информации. Реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации.
Информационные, технологии реализуются в автоматизированном и традиционном; бумажном, видах. Обьем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.
Новая информационная технология /компьютерная информационная технология/ - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой информационной технологии является один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет постичь поставленную пользователем цель.
Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых- в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.
Основные
характеристики новых информационных технологий
. Таблица 2.
| методология
|
Основной признак
|
результат
|
Принципиально Новые средства Обработки информации |
«встраивание» в технологию управления | Новая технология коммуникаций |
| Целостные технологические системы | Интеграция функций специалистов и менеджеров | Новая технология обработки информации |
| Целенаправленные создания, передача, хранение и отображение информации | Учет закономерностей социальной среды | Новая технология принятия управленческих решений |
Если paссматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными; информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, oбeспeчивaющиx весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов - от проектирования до утилизации.
Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надёжность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.
Появление больших производственных ЭВМ позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования "электронной" или "компьютерной " технологии. известно, информационная технология управления должна содержать как минимум три важнейших компонента обработки информации: Учёт, анализ и понятие решений. Эти компоненты Реализуются в "вязкой " среде - бумажном "море" документов, которое становится с каждым годом всё более необъятным.
Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини-и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. при этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляются удобными интерфейсами "человек - ЭВМ", не требующими специальной подготовки /диалоги на естественном языке, Речевой ввод-вывод информации и т.п./. Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.
Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно -технологические процессы. Вceбольшая часть работ пои составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления.
Кроме того, чётно согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроляв тои числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.
В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций /участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях/, оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчинёнными и вышестоящими органами.
Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.
Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - "электронногоофиса". Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта.
Отличительной чертой перехода к "электронному офису" является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, в электрическую и передают её от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации /если и не вкрадется ошибка или не помешает шум/. тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.
В "электронном офисе" техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.
1.5. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну /КТ/ предприятия.
КТ - производственная, научно - техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей /получение прибыли, предотвращение, ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами/, которую предприниматель считает конфиденциальной.
К конфиденциальной информации относятся сведения прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т.п.
Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена. к КТ, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:
-действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицом;
-отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании
-принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.
Обеспечение сохранности конфиденциальности коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:
-определение сведений, составляющих КТ предприятия; -обеспечение порядка их защиты.
Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не , будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.
Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока: научно- техническая /технологическая/ информация; деловая информация.
Научно- техническая информация включает: сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства /особенно о вновь разрабатываемых изделиях; новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПЭВМ.
Деловая информация включает:
-сведения. о .финансовой стороне деятельности предприятия, за исключением финансовых отчетов /состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п./;
-сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции и др.;
-планы развития, предприятия /тактические и стратегические/;
-планы и объемы реализации продукции /планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров/;
-анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;
-планы рекламной деятельности;
-списки торговых и других клиентов, представителей. посредников, конкурентов, свeдeния о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимыxоперациях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактах и др.
Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки кконфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила её использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов - аналитиков.
Органы государственной власти и местного самоуправления вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой, тайны предприятия; за исключением случаев, предусмотренных законом.
Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить её утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.
Глава
II
. Анализ коммуникационного процесса и пути
его совершенствования.
2. 1. Краткая характеристика и анализ технико-экономических показателей деятельности АО «СИГМА».
Акционерное Общество «СИГМА» является правопреемником объединения «СЧЕТМАШ», которое ранее входило в состав Министерства радиопромышленности СССР, специализировалась на производстве аналоговых вычислительных и цифровых электронных машин.
В былые времена Производственное Объединение «СЧЕТМАШ» являлось монополистом в производстве аналого-вычислительных машин, которые находили применение для расчетов в научно-исследовательских институтах, космическом центре. Кроме этого основной продукцией предприятия являлось – выпуск специальной цифровой вычислительной техники для оборонных отраслей промышленности, объемы, производства которых составляли более 90.0% в общем, объеме производства.
В течение своей деятельности предприятие накопило производственный и технический потенциал в области радиоэлектроники.
В настоящее время осуществляется производство кассового аппарата с фискальной памятью ««СИГМА» - 1000 Аф», радиоприемника «СОНОР-202», «СОНОР-204», и других радиоприборов.
Общество располагает следующими видами производства:
А) Основное производство:
o Механико-заготовительное производство;
o производство гальванических и лакокрасочных покрытий;
o производство печатных плат;
o сборочно-механическое производство;
Б) Вспомогательное производство;
В) инструментальное производство;
электромеханическая служба с ремонтным производством;
Г) аккредитованная испытательная.
На базе данных производств созданы дочерние предприятия, учредителем которых является Акционерное Общество «СИГМА».
Общество располагает 50-тью городскими телефонными номерами с выходом на международные линии. На балансе в рабочем состоянии имеется квазиэлектронная телефонная станция на 1024 номера. Здесь проблемы информационного менеджмента успешно решены. Любой менеджер в организации на любом уровне управления может получить требуемую информацию для своей эффективной работы. У завода нет проблем с информацией сегодня и руководство уверенно, что их не будет и в будущем. Такой результат достигнут благодаря тому, что информационная система интегрирована в бизнес, а характер её работы отражается на клиентах и заказах, а значит и на прибыли.
Рассмотрим структуру управления Акционерного Общества «СИГМА». приложение №1
Привлечение акционерного капитала позволило АО «СИГМА» создать более конкурентоспособное производство на относительно высокой базе, потому, что произошла централизация капитала акционеров, а непосредственно заинтересованное участие акционеров стимулирует экономное использование ресурсов, всемерное превышение эффективности производства.
В условиях акционерного предприятия происходит слияния личных и коллективных интересов трудящихся. С одной стороны, здесь реализуется коллективная форма собственности и каждый заинтересован в наивысших конечных результатах своего труда. С другой стороны, участвуя своей долей акций в капитале общества, каждый акционер проявляет творческую активность в меру своих возможностей – хозяйственную предприимчивость, что способствует повышению эффективности производства и реализации продукции, позволяет материально поощрить каждого. Акционерная форма хозяйствования раскрывает широкие возможности участия каждого работника в управлении делами предприятия. В условиях акционерного предприятия появляется возможность развития самых разнообразных форм самоуправления, воспитания чувства подлинного хозяина производства. Становится возможным принятие оригинальных решений, развитие творческой инициативы.
Каким же образом осуществляется управление Акционерным Обществом?
Высшим органом АО «СИГМА» является общее собрание акционеров /совет кредиторов/. Общее собрание утверждает устав общества, избирает членов правления, наблюдательного совета, ревизионную комиссию. Они определяют основные направления деятельности общества, утверждают годовые отчеты, определяют условия оплаты труда.
Нужно отметить, что права голосования на общем собрании у акционеров разные. Тот, кто приобрел одну акцию, имеет право только одного голоса, имеющий десять акций- располагает десятью голосами.
Правление /генеральный директор/ -исполнительный орган акционерного общества, он организует выполнение на практике решений общество собрания акционеров, может представлять акционерное общество.
Важную роль в осуществлении контроля за финансовой и хозяйственной деятельностью общества играет ревизионная комиссия. Проверки финансово-хозяйственной деятельности правления ревизионная комиссия может проводить как регулярно, так и эпизодически. Обязательным при утверждении годового отчёта и баланса общим собранием служит заключение ревизионной комиссии.
Одной из основ успешной деятельности АО «СИГМА» является широкое информирование контрагентов, включая акционеров, об этой деятельности. Особенно важна информация о состоянии имущества и финансовых результатах работы общества, т.е. данные, формируемые бухгалтерским учетом и напрямую затрагивающие интересы практически всех контрагентов.
Возможны разные способы коммуникации АО с внешним миром. Одним из основных является годовой отчёт общества.
Значение годового отчёта АО можно рассматривать в нескольких аспектах. Во-первых, он обеспечивает отчётность администрации перед акционерами об эффективном использовании и сохранности вверенного обществу имущества. Во-вторых, годовой отчёт является информационным источником разного рода аналитических исследований и расчетов: анализа результатов работы за несколько лет, выявления положения общества среди предприятий общества, отрасли, сравнительных исследований по корректных проблемам, статистических данных и др. В-третьих, он может способствовать укреплению и поддержанию соответствующей репутаций АО на фондовом рынке, поскольку включённая в отвёт информация позволяет определится потенциальным инвесторам при выборе направлений вложения средств. Сведения, почерпнутые из отчета, могут подтолкнуть контрагентов общество к принятию определённых управленческих решений. Наконец, годовой отчёт- своеобразный способ рекламы деятельности общества и его продукций.
Обычно годовой отчёт АО состоит из пяти частей: отчёта администрации /дирекции/, бухгалтерского отчёта, аудиторского отчёта, статистических данных, справочной информации. В совокупности все они позволяют внешнему пользователю составить достаточно полное представление об имущественным и финансовым положении общества, перспективах и проблемах его развития. Основным принципом формирования годового отчёта следует считать то, насколько информация, включённая в него, способствует благоприятным решениям и действиям в отношении к обществу со стороны юридических инвесторов, кредиторов, поставщиков, покупателей, а также общественности в целом.
Далее рассмотрим все службы АО которые участвуют в управлении заводом и непосредственно починяются генеральному директору:
Конструкторское технологическое бюро – это служба, которая занимается на предприятии, также обеспечивает сопровождение, разрабатывает стандарты, сертификаты качества, техническим условием технологической подготовки являются опытные образцы опытных изделий. Это бюро подчиняется непосредственно главному инженеру предприятия.
Производственный участок /ПУ/- это служба, которая занимается изготовлением всех изделий на предприятии, запуска производства до задачи готовых изделий.
Бюро материально-технического обеспечения /БМТО/- это служба основной задачей которой является обеспечение предприятия всеми необходимыми материальными ресурсами для выпускаемой продукции, а также других материально- технических служб.
Группа комплектации и комплектующих изделий /ГК и КИ/ - это служба выполняет основные задачи обеспечения предприятия комплектацией комплектующих изделий.
Служба оперативного управления энергохозяйством /СОУЭ/- это служба вспомогательная, которая обеспечивает предприятие всеми видами энергоносителей: электроэнергией, теплом, газом, воздухом и водой. Телефонами /МОЛДТЕЛЕКОМ/. Они также занимаются капитальным и текущим ремонтом всего оборудования предприятия.
Отдел техники безопасности и пожарной безопасности /ОТБ и ПБ/- это система занимающаяся разработкой стандартов, инструкций по охране труда и технике безопасности и пожарной безопасности. Здесь проводится вводный инструктаж вновь принятых на работу.
Служба бухгалтерского учёта /СБУ/- служба, которая осуществляет учёт материальных ценностей предприятия. Расщет заработной платы составленный инженерами. Балансовый отчёт –начисление заработной платы.
Экономический отдел /ЭО/ -это система, которая занимается разработкой бизнес-плана. Составление калькуляции, расщет цен на выпускаемые цены, разработка планов разрезана на год по месяцам штатных расписаний.
Бюро сбыта, маркетинга и рекламы /БСМ и Р/ -эта служба занимается изучением сбыта и реализации готовой продукции, составляет контрольные проекты на подготовку изделий выпускаемой продукции, проводит маркетинговые исследование по рынку сбыта готовой продукции и рекламой.
Бюро технического контроля /БТК/ - Осуществляет:
1. Входной контроль поступающего сырья, материалов, комплектующих изделий, предназначенных для основного производства, в соответствии со стандартами предприятия СТП.
2. Совместно с работниками других подразделений участвует в проведении квалифицированных, периодических и типов испытаний.
3. Осуществляет проведение приемо-сдаточных испытаний продукции с оформлением документов, удостоверяющих соответствие принятой готовой продукции установленным требования.
4. Осуществляет контроль маркировки продукции, качества тары, консервации и упаковки продукции, а также качество изготовления и комплектность эксплуатационной документации, сопровождающей продукцию.
5. Принимает участие в испытаниях новых и модернизированных образов продукции, в подготовке и проведении аттестации продукции в соответствии со стандартом предприятия СТП 1е0.091.019.
6. Принимает участие в организации сбора, проведение анализа и обобщения данных об эксплуатационных и потребительских свойствах выпущенной на АО «СИГМА» продукции, в анализе причин возникновения дефектов продукции в процессе её производства, атак же в разработке мероприятий по устранению выявленных конструктивных недостатков продукции и предупреждению брака.
7. Представляет предложения по повышению качества изготавливаемой и потребляемой АО продукцию
Административный отдел /АО/ - табельный учёт рабочего времени, дни болезни, оформление очередных отпусков на работников, учет трудовых книжек.
Юридическая правовая группа /ЮПГ/ - служба, которая следит за соблюдением законодательства на предприятии, занимает видное место на предприятии в связи с тем, что экономическое положение требует защиты интересов предприятия в судебных инстанциях.
Служба охраны и транспорта /СОТ/ -служба, которая обеспечивает соблюдение пропускного режима на предприятии, занимается охраной всего имущества –то есть всей территорией владеющей АО «СИГМА» и дочерними предприятиями, которые платят за аренду помещений.
Штаб ГЗ- эта служба обеспечивает безопасность гражданской зоны, в случае если будет тревожная ситуация: пожар, землетрясение.
Важным аспектом работы должны стать подготовка и повышение квалификации руководителей и специалистов акционерных предприятий, систематический обмен опытом акционерного предпринимательства, подготовка и внесение в государственные органы предложений по совершенствованию действующего законодательства в области акционерной деятельности.
Основные условия успешной деятельности акционерного общества это: квалифицированно, компетентно готовить и вести дела, вовлечь в активную деятельность каждого работника предприятия, максимально соблюдать принципы социальной справедливости, совершенствовать коммуникационный процесс в управлении производством, постоянно информировать пайщиков о состояние дел.
Главная цель Акционерного Общества «СИГМА» - повышение рентабельности. Это достигается благодаря хорошо налаженным коммуникациям в системе управления. Завод обладает информационной системой управления технологическим процессором – это компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по управлению технологическим процессами с заданной дискретностью и в рамках определённого периода управления.
Завод отчисляет больше средства для совершенствования коммуникационных систем, надежность оборудования и, что очень важно на защиту своей информации.
Техническое обеспечение Акционерного Общества находится на высоком уровне. Это позволяет заводу обеспечить:
· Организацию эффектной связи между подразделениями завода, размещенных в разных район города;
· Организацию эффектной связи между подразделениями завода и мобильными группами;
· Обеспечение координированной распределённой обработки всей документации.
Основные показатели деятельности АО «Сигма».
Таблица 3
| № | Наименование показателей | Единица измерения | 2000 | 2001 | 2002 |
| 1 | Общая площадь занятых предприятием | га | 7,5 | 7,5 | 7,5 |
| 2 | Площадь занятых под строительством зданий | м² | 26566 | 26566 | 26566 |
| 3 | Общая площадь от строительства (блоков) вообще | м² | 54996,9 | 54738,9 | 54758,9 |
| 3.1 | Производственный | м² | 51833,1 | 51594,1 | 51594,1 |
| 3.2 | Спомогательное производство | м² | 3163,8 | 3163,8 | 3163,8 |
| 3.3 | Административный | м² | |||
| 4 | Общая площадь сдаваемый в аренду | м² | 6409,7 | 6478,7 | 7372,1 |
| 5 | Численность занятых в производстве | человек | 127 | 128 | 132 |
| 5.2 | Рабочие | человек | 53 | 41 | 71 |
| 5.3 | Инженерно техниче
ские работники и служащие |
человек | 74 | 84 | 61 |
| 5.4 | Количество работников занятых маркетингом и рекламой | человек | 2 | 2 | 3 |
| 6 | Средняя зарплата на одного рабочего | лей | 374,0 | 533,5 | 832,7 |
| 7 | Количество новых рабочих мест | мест | ----- | ----- | 7 |
В таблице N3 указывается площадь А0, вместе с его дочерними предприятиями и количество работников.
Завод расположен на 7,5 гектарах и за три года не увеличил, но и не уменьшил количество своих площадей.
Нужно отметить, что некоторое увеличение коснулось только в объемах сдаваемой объемах сдаваемой под аренду, а именно на 863м2
Есть некоторое увеличение численности рабочих, и в тоже время уменьшение численности инженерно- технический работников.
Средняя заработная плата существенно увеличилась, судя по показателям этих трёх лет, но памятуя о темпах роста инфляции, можно сказать, что это увеличение сведено на нет.
Чистые продажи предприятия, которые увеличились на 4356 тыс лей по сравнению с предшествующими годами.
Необходимо отметить существенное уменьшение выпуска радиоприемников «СОНОР», а кассовые аппараты вообще были сняты с производства.
Обеспечение предприятия технологическим оборудованием находится на недостаточном уровне. Просматривается явная тенденция к уменьшению его количества. В наличии имеется большое количество оборудования со сроком более 10-ти лет, что показывает большой процент его изношенности. За последние два года завод ре занимался обновлением своей технической базы, что несомненно скажется в дальнейшем на выпускаемой продукции.
Структура затрат в себестоимости продукции
Таблица 4
| № | Виды затрат | Единица измерения | 2000 | 2001 | 2002 |
| 1 | Материалы | % | 24,5 | 56,5 | 49,4 |
| 2 | Энергоресурсы | % | ----- | ----- | ----- |
| 3 | Электроэнергии | % | 19,4 | 29,2 | 31,4 |
| 4 | Теплоэнергии | % | 0,8 | 2,9 | 3,2 |
| 5 | Газ | % | ----- | ----- | ----- |
| 6 | Вода | % | 0,3 | 0,8 | 1,6 |
| 7 | Заработная плата | % | 43,0 | 10,0 | 14,4 |
Структура затрат в себестоимости продукции отражена в таблице N4, из которой следует, что неоправданно завышенные расценки на электроэнергию, теплоэнергию, воду, ложатся тяжким бременем на себестоимость продукции и тем самым пагубно влияют на конкуренцию выпускаемой продукции.
Объем выпускаемой продукции отражён в таблице N5. В ней ведется некоторые улучшение в общем объеме выпускаемой продукции и особенно в выпуске специальной техники. Нужно отметить так же увеличение выпуска бытовой техники: радиоприемников, магнитол.
Из этого следует, что завод находится в творческом поиске по выпуску новых изделий рынка их сбыта.
Финансово – экономическое состояние предприятия.
Таблица 5.
| № | Платежи | Единица измерения | 2000 | 2001 | 2002 |
| 1 | Кредиторская задолжность всего | Тыс.лей (мил.) |
2459,9 | 3732,4 | 1104,9 |
| 1.1 | Расчеты с бюджетом | Тыс.лей (мил.) |
313,0 | _____ | 0,5 |
| 1.2 | Расчеты по соц. страхованию | Тыс.лей (мил.) |
200,4 | 175,3 | 137,8 |
| 1.3 | Расчеты под заработной платы | Тыс.лей (мил.) |
114,6 | 72,1 | 70,7 |
| 1.4 | Прочие задолжности | Тыс.лей (мил.) |
1189,7 | 3488,5 | 895,9 |
| 2 | Дебиторская задолжность всего | Тыс.лей (мил.) |
2288,8 | 1781,1 | 2549,0 |
| 3 | Затраты на 1 лей выпускаемой продукции | бань |
1,05 |
1,0 |
13,1 |
| 4 | Затраты на 1 лей реализованной продукции | бань |
1,54 |
1,25 |
25,48 |
| 5 | Остатки готовой продукции | Тыс.лей (мил.) |
3344,5 | 3155,0 | 3053,3 |
| 6 | Прибыль (убытки) | Тыс.лей (мил.) |
(8979,3) | (8949,8) | (6308,0) |
Финансово- экономические состояние предприятия включая: кредиторскую задолженность, по заработной плате и социальному страхованию. Изучив эти цифры, можно отметить некоторое улучшение входа из прорыва, это видно по 1-му пункту таблицы N5 о кредиторской задолженности.
Основа технико-экономические показатели деятельности А0 «СИГМА» за 2000-2002 годы сведены в одну таблицу. По этой таблице можно дать общую оценку деятельности этого предприятия.
Эффективность деятельности предприятия оценивается значительным числом показателей. Для полноценного проведения анализа деятельности предприятия необходимо представить анализ основных технико-экономические показателей и их значения на АО «СИГМА» представлены в таблице N8.
Основные технико–экономические
Показатели деятельности АО «СИГМА»
За 2000-2002 год
Таблица № 6
| № | Наименование продукции | Ед. изм. | 2000 | 2001 | 2002 |
| 1 | Товарная продукция | Тыс.лей | 1238,5 |
342,0 | 4882,5 |
| 2 | Объем реализованной продукции | Тыс.лей | 581,0 | 644,7 | 4937,7 |
| 3 | Среднесписочная численность рабочих | Чел. | 256 | 255 | 206 |
| 4 | Средняя заработная плата на одного рабочего | лей | 374,0 | 533,5 | 832,7 |
Один из первых показателей, представленных в таблице является: объем товарной продукции в 2000 году, по сравнению с 2001 годом снизился на 72б3%, что в денежном выражении составляет:
1238,5тыс лей – 342,0тыс лей = 896,5тыс лей
896тыс лей *100%
____________________________ =72,3
12385
Безусловно, что снижение объема товарной продукции это отрицательный фактор. Нужно отметить, что руководство Акционерного Общества «СИГМА» мобилизовало все организационные усилия для ввода и 2001 году технологической линии по производству радиоприемников «СОНОР». На данный момент это обеспечило, в конечном итоге рост объема товарной продукции. Однако и 2002 году объем товарной продукции вновь снизился из-за сбоев в поставках сырья и др. В 2002 году планирует увеличить по сравнению объемом товарной продукции 2001г. Данный показатель составляет 28ю4%, что в денежном выражении составлен 3644 тыс. лей.
4882,5 -1238,5=3644
3644*100%
______________ =28,4%
1238,5
Такое значительное увеличение планируется достигнуть за счет количественных ассортиментных сдвигов: за счет увеличения производства специальной техники.
Объем реализованной продукции в 2002году по сравнению с 2001 годом уменьшился на 28,4%, что в денежном выражение составляет 637 тыс лей.
6447- 5810 =637 тыс лей
637тыс лей *100%
___________________=9,8%
6447
Из всего этого можно вделать вывод, что Акционерного Общества «СИГМА» переживает свои не лучшее времена.
В настоящее время А.О «СИГМА» находится в процедуре реоргонизации. Все функции управления возложены на Совет кредиторов, администратора и генерального директора.
2.2. .Анализ организационных коммуникаций на АО «СИГМА».
Анализ данных, полученных в результате проведенного мною анкетирования на АО «СИГМА» (см. приложение 2) для выявления состояния организационных коммуникаций и путей их совершенствования показал : что инженерно-технические работники много побочной, не свойственной их квалификации работе и трое из пяти специалистов высказали пожелание освободить их от лишних работ, путём передачи их специальному подразделению. И, что самое главное, почти все сотрудники указали на недостаточно обеспечение информацией.
Таким образом, можно обозначить основные пункты для улучшения работы в управлении предприятием - это:
1. Создать специальное подразделение /для освобождения ИТР от несвойственной их квалификации работе/;
2. Поднять на должной уровень обеспечение информацией;
3. Подключение к Интернету;
4. Исключить отвлечения от основной работы.
Здесь можно высказывать ряд рекомендаций для улучшения работы, потому, что мы видим –большое значение имеет система коммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, летучек /участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях/, оперативной информации.
Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчинёнными и вышестоящими органами. И в нашем случае инженер по информатики Дунькина Т.С. в анкете не сетовала бы на то, что её более трёх раз в день отвлекают на совещания.
Остальные вопросы можно было бы снять применив творческий подход к решению управленческих задач, развитию стратегического мышления руководителей, использованию новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.
В «Электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Но успех микро-компьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникации и, самое главное программами, которые при выполнении функций аппарата управления.
Эффектность работы АО достигается за счёт хороших информационных систем:
· Системы обработки текстов, платёжных ведомостей, счётов, базы данных покупателей, улучшения доступа к основной производственной информации для всех, предоставления финансовой информации о каждом деловом секторе, базы данных о обратной связи с покупателем.
Для анализа коммуникационных систем в сфере управления АО «СИГМА», мною было проведено анкетирование инженерно-технический работников. В опросе участвовало 5 человек, которым было предложено ответить на 13 вопросов, затрагивающих их профессиональную деятельность:
1. Руководитель экономической группы- Иову С.И.
2. Зам.главного бухгалтера Жовлиер В.П.
3. Инженер-программист Кокирка А.А.
4. Бухгалтер Митриюк О.В.
5. Инженер по информатики Дунькина Т.С.
Проанализировав полученные ответы, можно сделать выводы: что большая нагрузка ложится на заместителя главного бухгалтера, которой приходится выполнять большой объем работ, /согласно анкете/ она выполняет 5 пунктов из 6, когда в её обязанности входит только 3 пункта/ ответ на 1-ый вопрос анкеты/. Для улучшения обеспечения информацией в отделе, было высказано желание подключения к интернету /12-й вопрос анкеты/.
Бухгалтер Митриюк О.В. высказала желание, чтобы у квалифицированных работников не было бы много отвлечений. Для этого нужно создать специальное подразделение, которое бы выполняло все вспомогательные функции. Для полного обеспечения информацией бухгалтер высказала пожелание о дополнительной выписки экономических журналов.
Инженер программист пожелал назначить в отдел машинистку, и посетовал на неправильный режим рабочего дня, а так же он высказал пожелание подключится к интернету.
Руководитель экономической группы так же согласен, что нужно создать специальное подразделение, чтобы освободить квалифицированных работников от занятий, которые не выходят в их обязательности.
Он отметил, что информация поступающая к ним недостаточна, а именно:
1. Отсуствует информация и подборки по конкретных темам;
2. Недостаток литературы по отечественному и зарубежному опыту;
3. Несовременное поступление информации;
4. Для улучшения обеспечения информацией необходимо приобретение литературы.
Инженер по информатики указала, что её очень часто отвлекают от работы /более трёх раз в день/ по причине:
· совещания /внеплановые/;
· вызов к руководителю;
· вызов в цеха и другие отделы.
Несомненно, что коммуникации
являются жизненно важной системой любой организации, они пронизывают все виды деятельности предприятий, это самый главный рабочий инструмент для обеспечения восприятия людьми своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. В нашем случае Акционерное Общество «СИГМА» является развитой сетью каналов коммуникаций, которые служат для сбора, систематизации и анализа информации, для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.
2.3. Анализ информационного обеспечения системы управления.
В процессе анализа потоков информации определяется степень
её сбора, обработки и хранения. Такой анализ проводится с целью обеспечения однозначности и однородности фиксации информации, тождественности её отражения на разных носителях.
При анализе информационных потоков необходимо рассмотреть
движение информации по иерархическим уровням системы управления
и в рамках одного уровня /горизонтальное/.Анализ движения по иерархическим уровням выявляет преемственность информации, её уплотнение, усреднение и выход.
Анализ степени преемственности информации позволяет определить сквозные параметры и показатели, проходящие через все уровни управления, и выбирать те из них, которые характерны для одного явления на разных уровнях, т.е. появляется возможность унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения состава информационного обеспечения на разных иерархических уровнях.
Анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающих, которые отражают общие закономерности изменения явлений для передачи на более высокий уровень управления.
Степень усреднения информации предполагает анализ перехода от индивидуальных характеристик к усреднённым, в частности анализ компоновки групп объектов и явлений, характеризуемых одним показателем /обоснование признаков одного реквизита/.
Анализ выхода информации в большей мере характеризует её полезность. В этом случае рассматривается выход информации в вышестоящую организацию /отчетно-результативная информация/ и выход информации в виде параметров и показателей воздействия на управляемый объект. Это по существу степень активности информации.
Горизонтальное движение информации, т.е. передача её внутри отдельного функционального подразделения и между ними, проводится путем сопоставления схемы разработки и принятия решений и схем движения информации, так как её маршрутизацию определяют процессы разработки решений.
Наиболее приемлемым методом анализа маршрутов носителей информации является сетевой анализ, где в качестве событий рассматривается принятие конкретных решений, а пути представляют собой потоки информации. В ходе анализа отыскиваются наиболее короткие пути для обеспечения всех необходимых решений. такой графический анализ дает наиболее полное представление о рациональности информации.
Для оценки рациональности построения потоков информации целесообразноиспользовать ряд показателей: а/ прямоточность движения информации, б/ ритмичность, в/ специализация потоков информации, г/ плотность /интенсивность информационных потоков, д/ параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвления и слияния:
-взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной полсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;
-иерархическую направленность движения информации; -направленность и виды оформления выходной информации. Для этой цели успешно используются информационные модели
объектов и происходящих в них процессов. АСУП создает возможность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления и построению информационной модели управления в целом для предприятия.
Пои помощи этих моделей становится возможно:
-анализировать плотность информационных потоков по основным каналам управления;
-выявлять специализацию информационных потоков для соответствующих функциональных подразделений управления;
-определять маршрутизацию информационных потоков с указанием и устранением "узких мест" их движения.
Пои обосновании направлений и характера движения в рамках
блоков информационного обеспечения необходимо базироваться на следующих основных принципах организации массивов информации:
1.Принцип объединения данных по их входимости в задачи управления; основное преимущество этого принципа заключается я том„
что исходные массивы, разработанные для систематизации и размещения переменных данных в памяти, в то же время могут служить в качестве рабочих массивов задач; недостаток принципа - в многократном дублировании данных между исходными массивами.
2.Принцип объединения данных по времени их возникновения;
преимущество данного принципа заключается в отсутствии в под- системе информации какого-либо дублирования данных; однако трудоемкость образования Рабочих массивов задач при этом настолько велика, что рассматриваемый принцип может быть малоэффективным;
3.Принцип объединения данных по частоте обращения к ним; он также характеризуется полным отсутствием дублирования данных; организация массивов по этому принципу очень эффективна при создании информационно – поисковых систем научно – технической информации, в меньшей степени – для постановки экономических задач;
4.Принцип объединения данных по внутримассивным адресным связям; он широко распространен при размещении данных в оперативной памяти ЭВМ; многократное дублирование данных предопределяет низкую эффективность рассматриваемого принципа при организации исходных массивов.
Целенаправленное использование перечисленных принципов позволяет по-разному и наиболее эффективно организовать блоки информации. Затраты по их осуществлению достаточно велики. Как правило, они связаны с развитием технической базы процесса управления и развитием математического обеспечения. Однако часть расходов связана прямо с изменением информационного обслуживания. К ним относятся затраты:
- на формирование информации, необходимой определённым группам объектов, которые включают стоимость организации запросов, трудоёмкость их удовлетворения, расходы по коммуникациям;
- на рационализацию форм отражения необходимой информации, прежде всего по рационализации состава и форм документов;
- на организацию банков данных в конкретных объектах или межобъектных банков данных отрасль, регион и др.
Первая группа затрат всегда связана с совершенствованием информационного обеспечения достаточно большой группы объектов и при оценке эффективности рационализации информационно обеспечения на конкретном объекте учитывается в некоторой доле.
Вторая группа затрат может носить характер непосредственно объективный, групповой или общий. В последнее время сделан существенный шаг в сторону стандартизации документов, что превратило затраты по совершенствованию документов в одноразовые применительно к целым отраслям.
Затраты на организацию банков данных, как правило, связаны с отдельными объектами и зависят от цели, задачи, круга принимаемых решений и структуры объекта. Однако и в этом направлении в последние годы появилось тенденция к унификации. Так сделана попытка разработки стандартов поведения, т.е. типовых информационных блоков под типичные управленческие решения. Такой подход создает реальную основу для индустриального метода проектирования информационного обеспечения: компоновка его из типовых блоков.
Таким образом, результаты анализа информационного обеспечения системы управления оказывают непосредственное влияние на подготовку предложений по рационализации управленческих процессов (технологии управления), распределению состава работ по уровням и подразделениям аппарата управления, а в ряде случаев – по совершенствованию организационных структур управления.(Приложение 3). В тоже время анализ информационного обеспечения прямо связан с изучением состава и методов обоснования управленческих решений разного типа, т.е. с содержанием работ по управлению.
2.4. Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях.
Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях вызывает отрицательное отношение людей к этим нововведениях. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в, зависимости от: уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных операций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.
В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих функции производства и появление новых
структурных, подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.
Совершенствование коммуникационного процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев внутри организации и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а так же между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению "организационной структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.
При совершенствовании коммуникационного процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.
Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы. коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.
Основной недостаток: такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам.
Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.
Вторая концепция- ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.
Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.
К основным её недостаткам относятся:
-существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепций и обследованием всех подразделений фирмы; -наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.
Достоинствами такой стратегии являются:
-рационализация организационной структуры фирмы;
-максимальная занятость всех работников; -высокий профессиональный уровень;
-интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.
Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.
Успех или провал являются результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в бизнес или организацию.
Деловая стратегия организации и стратегия в области информационных технологий связаны таким образом.
Рис.4. Связь деловой стратегии и информационной технологии.
Бизнес-стратегия организации формируется путём анализа различных внутренних. и внешних входных сигналов с использованием ряда,.воэможностей для, создания планов целей, политики и действий. Некоторые из этих процессов потребуют развития или улучшения информационных систем. Установление потребностей /что должно быть. сделано/ должно быть затем. переведено в решения, основанные на технологии /как потребности могут быть удовлетворены/.
Потенциальное влияние ИС/ИТ на организацию в её деловой среде будет зависеть не только оттого, что она хочет сделать, но также оттого, что делают другие, или на что они способны.
ИС/ИТ могут и должны быть учтены в процессе формулирования
стратегии, в условиях которой они могут содействовать деловой стратегии.
Важнейшим условием совершенствования технологий принятия и реализации решений является автоматизация этого процесса на основе компьютерной техники и автоматизированных систем.
Огромное значение для совершенствования коммуникаций в организации имеет современная информационная технология. Уже давно широко распространён персональный компьютер как средство аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире применяется электронная почта- эффективное средство связи между людьми. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими респондентами. Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах.
2.5. Расчет экономической эффективности организации
обработки информации и коммуникационных
процессов на АО «СИГМА».
Экономическая эффективность от совершенствования организации управленческого труда рассчитывается на этапе с анализа с целю определения целесообразности перестройки организации труда, на этой этапе оптимизации – с целю выбора наиболее рационального варианта проектных решений /расчетная эффективность/ и, наконец, на этапе функционирования, когда определяется фактическая эффективность. Расчет экономической эффективности необходим также для установления возможного размера одного из источников вознаграждения за работу и внедрение НОУТ.
Для оценки эффективности мероприятии по совершенствованию организации труда существует несколько методик. В качестве основных общих показателей экономической эффективности в них рассматриваются: рост производительности труда, годовой экономический эффект /приведенная экономия/.
В силу специфики управленческого труда и сложности определения его результатов расчет производительности труда для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации управленческого труда и коммуникационных процессов практически невозможен.
Годовой экономический эффект /Эг
/ можно рассчитывать по формуле: Э= /С1
- С2
/ * В2
- Ен
*3 ед
Где С1 и
С2
- себестоимость единицы продукции в целом или отдельные её элементы до и после внедрения мероприятия; применительно к оценке эффективности мероприятий по НОУТ С1 и
С2
отражают стоимость единицы работы до и после внедрения мероприятия в которой учитываются только трудовые затраты.
В2
- годовой объем работ после внедрения в натуральном выражении /документов, чертежей, строк и т.п./
Ен
- нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности /величина, обратная нормативному сроку окупаемости Тн
/;
Ен
для мероприятий по НОТ устанавливается равным 0.15,
Т н
- 6,7года;
Зед
- единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятием.
Порядок определения стоимости единицы работы С1 и
С2
следущий. Сначала рассчитываются необходимые затраты времени на вполне единицы работы. Для этого нужно тем ли иным методом /ФРД, хронометраж и др./ Установить среднее время, затрачиваемое на единицу этой работы /в часах или минутах/ до внедрения мероприятия НОУТ и после него. Затем находят стоимость одного часа работы работников, участвующих в данной работе до и после внедрения мероприятия. Это могут быть разные категории работников. Например, до внедрения рационального разведения труда выполнялась инженером, после –техническим исполнителем или техником. Рассчитывается стоимость часа работы путем деления годового фонда заработной платы работников соответствующей категории, на годовой фонд рабочего времени /в часах/ . Стоимость единицы работы получается перемножением стоимости часа работы и соответствующего количества часов.
Единовременные затраты / Зед
/ -капитальные затраты на приобретение оргтехники и оборудования, необходимы для осуществления мероприятия, а также затраты, связанные с разработкой новых методов работы, оплатой труда исследователей, оргпроектантов и др.
Данный метод позволяет с достаточной степенью точности определить эффективность от внедрения какого-либо одного мероприятия.
В случаях, когда на рабочем месте или в подразделение осуществляется организационное нововведения сразу по нескольким направлениям, выделить эффект от каждого мероприятия затруднительно и даже невозможно. По некоторым направлениям совершенствования организации труда эффект проявляется в формах, не поддающиеся количественной оценке /например, улучшение условий труда и др./. Существенным ограничением использования этого метода является и то, что по некоторым видам управленческого труда выразить объем работы /В2
/ в натуральном выражении невозможно.
В связи с этим НИИ труда рекомендует использовать более укрупнённый метод оценки, согласно которому экономическая эффективность мероприятий по НОУТ может быть определена по следующей формуле:
Э= ЭВ
+ЭД
.С.
+ЭТ
-З
Где ЭВ
- общая экономия, достигнутая за счёт всех мероприятий по совершенствованию организации труда /леи/.
ЭД.С.
- экономия, достигнутая за счёт изменений должностной
структуры управленческих работников функциональных и производственных службах /леи/.
ЭТ
- экономия, полученная за счёт широкого и рационального использования средства оргтехники, экономии канцелярских и других материалов /леи/.
З - сумма средства, затраченных на осуществление мероприятий по совершенствованию организации труда.
Особенность этого метода расчета в отличие от рассмотренного выше заключается в том, что каждая составляющая экономии – это эффект не от одного, а от многих мероприятий по НОУТ. Так, экономия за счёт высвобождения численности может быть достигнута благодаря совершенствованию разделения труда, рационализации методов выполнения работ, использованию новой вычислительной техники и др. Изменение должностной структуры, а следовательно, и экономия могут возникнуть за счёт совершенствования квалификационного разделения труда, внедрения новых технических средств обработки информации, внедрения новых видов оборудования /копировальные машины, оборудование для обработки корреспонденции и др./.
Для расчёта экономии, достигаемой за счёт высвобождения численности, ЭВ
пользуется формулой :
n
ЭВ
=∑Ni
высв
*ЗΠ,
1
n
где ∑Ni
высв
–численность высвобождаемых ратников /чел/;
1
ЗΠ -среднегодовая заработная плата одного работника с
Начислениями /леи/;
Экономия, достигнутая за счёт изменения должностного состава
ЭДС
рассчитывается следующим образом :
ЭДС
= ФЗ.Д.
- ФЗ.П.
,
Где ФЗ.Д.
и ФЗ.П
-соответственно годовой фонд заработной платы /с
начислениями/ до и после пересмотра должностной
структуры /леи/.
Здесь следует внести уточнение. Если в подразделении /отделе службе/, по которой ведется расчёт, проведены мероприятия, обеспечивающие одновременно и высвобождение численности и совершенствование должностной структуры, во избежание повторного счёта рассчитывается только ЭДС
. Экономия за счёт высвобождения численности ЭВ
рассчитывается только для тех служб, в которых совершенствования организации труда не затрагивает должностную структуру . Можно рассчитывать ЭВ
и ЭДС
в любом случае, но тогда ЭДС
определяется только по оставшимся работникам после высвобождения численности.
Расчёт экономии благодаря лучшему использованию оргтехники, среств механизации и экономии материалов производителя по формуле:
П П
ЭТ
=∑ С - ∑С1
1
1
где П
∑С -стоимость технических и канцелярских принадлежностей до
1
проведения мероприятий по их более рациональному
использованию или изменению их числа /количества/, леев.
∑С1
- то же, после осуществления мероприятий по более
1
рациональному их использованию ,леи. /в сравнимых ценах.
Затраты на осуществление мероприятий НОУТ в расчёте на год /З/ включают : затраты на механизацию труда /3М
/, затраты на стимулирование работников /3С
/, затраты на проведение исследований и прочие затраты /ЗП
/.
Рассмотренный метод расчёта экономической эффективности достаточно прост в применении, основан на использовании имеющейся на предприятиях /в организациях/ информации и не требует проведения дополнительных исследований. Тем не менее иногда возникает необходимость в проведении дополнительных расчётов.
Дело в том, что по этому методу рассчитывается лишь экономия, достигаемая в сфере управления. Между тем экономическая эффективность от совершенствования организации управленческого труда образуется не только в сфере управления, но и в сфере производства. Внедрение ряда мероприятии по НОУТ, даже не приводя к экономии управленческого труда, позволяет улучшить работу производственных участков и тем самым добиться экономии живого и овеществленного труда непосредственно в производстве /уменьшения численности рабочих, роста производительности труда, экономии материалов /, а следовательно, и снижения себестоимость продукции. Поэтому в тех случаях, когда есть возможность определить влияние отдельных мероприятий на себестоимость, экономия в производстве ЭПР
может быть подсчитана по следующей формуле:
n
i
i
Э = ∑ (С1
– С2
) * В i
1
где С1
и С2
- себестоимость единицы продукции соответственно до и после
внедрения мероприятий НОТ;
В I
- годовой выпуск данного вида продукции /в натуральных
единицах/ после внедрения мероприятия.
Рабочие места служащих оснащены письменными столами и стульями устаревшей конструкции и недостаточным набором средств оргтехники. Совершенствование организации их труда предполагает оснащение 20 рабочих мест столами специальной конструкции, оборудованных ящиками разной емкости и соответствующих характеру располагаемых в них документов. Это позволяет упростить и ускорить поиск нужных документов. Одновременно увеличивается набор средств малой оргтехники, упрощающей обработку корреспонденции и скрепление документов. Приведем данные затрат времени и средств:
1. Затраты на внедрение ЗеД
лей 40000
2. Затраты времени/годовые/,ч:
а. на поиск документов:
до внедрения мероприятии Т1
220
после внедрении Т2
100
б.на обработку корреспонденции и документов.
до внедрения мероприятии Т3
60
после внедрении Т4
20
3. Среднечасовая заработная плата работников
ЗП лей 8,4
4.Отчисление на соцстрах, пенсионный
фонд и другие % 39
5.Амортизационные отчисления, % 7
6.Затраты на текущий ремонт 2000
Расчеты:
· экономия рабочего времени /ч/
/220+60/*20-/100+20/*20=3200;
· относительная экономия фонда заработной платы
3200*8.4=26880
· экономия по отчислениям
26880*0.39=10483.2
· увеличение амортизационных отчислении
40000*0.07 =2800
· экономическая эффектность
Эг = 26880 + 10483.2-2800- /0.15*40000/-2000=26363.2
Предлагаемые мероприятия и планируемый эффект от их внедрения. Таблица №8
Планированируеммые мероприятия |
Планируемый эффект от внедрения |
| 1. реализация мероприятий по НОТ / научной организации труда/ мест современными средствами оргтехники. | Затраты 40000 леев. Затраты (чел. /час) на: а/ поиск документов. -до внедрения –200, -после внедрения –100. б/ на обработку корреспонденции и документов. -до внедрения –60, -после внедрения –20. Суммарная экономия рабочего времени, ч.-3200. Относительная экономия /ФЗП/, леев -26880. Экономическая эффективность, леев -26363,2 |
2. Совершенствование организационной структуры управления. · отделение производственной функций, · уточнение функций зам. Ген. Директора по перспективному развитию. · создание специального подразделения, обработки входящей информации. |
-перевод конструкторского бюро в отдел новой техники и технологий. -регулирования информационных потоков. -эффективное перераспределение поступающей информации. -исключение отвлечение работников от выполнения функциональных обязанностей. |
3.Подключение к сети «Интернет» |
-более глубокое решение производственных проблем -совершенствование методов перспективного развития. |
Заключение
В условиях стремительного развития техники и технологии производства, динамичных изменений потребительских свойств продуктов и услуг, беспрецедентного роста коммуникаций и взаимозависимостей в управлении принципиальную важность приобретает стремление к организационным переменам и инновациям как к возможности препятствовать застою и обеспечивать эффективное использование всех имеющихся ресурсов. Главным источником всех этих возможностей становятся управление, деятельность, компетентность и предприимчивость руководителей, их умение эффективного использования коммуникационными средствами для достижения поставленных задач.
Аппарат управления - это "фабрика информации", с выходом продукции двух типов:
-информации /данные, документы, устная информация/;
-решений /краткосрочных и долгосрочных/.
К звеньям аппарата, производящим продукцию перового типа /информацию/, относятся:
-подразделения, которые занимаются подготовкой технических Инструкций;
-бухгалтерия и финансовые подразделения;
-подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся:
-подразделения по управлению продажами;
-аппарат высшего руководства.
Звенья аппарата, производящие продукцию и того, и другого типа. включают:
-технические подразделения;
-офисы, занимающиеся кадровыми вопросами;
-маркетинговые подразделения.
Современный уровень анализа организационной эффективности предусматривает учёт фактора времени, когда организация рассматривается как элемент большей системы /внешней среды/. Вoвременном отрезке организация понимает, перерабатывает и возвращает ресурсы большей системе. И соответственно окончательная проверка организационной эффективности состоит в том, может ли организация поддерживать себя во внешней среде. Поэтому выживание является предельной или долгосрочной мерой организационной эффективности. В нашем случае производство отражает способность организации выпускать такое количество продукции и такого качества, которое требует потребительский рынок.
Значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для руководителей по следующим причинам:
1/ руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2/ Коммуникации необходимы для эффективности управления;
3/ Коммуникации необходимы для Утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4/ Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.
Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчинённость, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т.д.
Для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. большое значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с её ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.
Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Нужно различать коммуникации: 1/несловесные персональные; 2/словесные устные; 3/письменные персональные; 4/ письменные групповые внутри организации и за её пределами. На современный подход к коммуникациям в большой степени повлияло развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчинённых, контролирует результаты действий подчинённых и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решений.
Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе /получателях/ информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на её источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. то есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а так же значение обратной связи.
Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим "общность" в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в её кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации Разрушаются. Н.Винер назвал эту проблему энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т.п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки. В современной организации информация передается напрямую без посредников. Отношения отчужденности, формальности и неравенства заменяются отношениями открытости, честности и относительного равенства.
Библиографический список литературы.
1. Постановление Правительство РФ от 12.02.02 №100 «об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг».
2. Порядок проведения сертификации продукции. Постановление Госстандарта России от 16.05.02 №3.
3. Закон РФ «О защите прав потребителей» от 16.05.04.
4. Закон РФ «О стандартизации» от 16.05.03.
5. Закон РФ «Об обеспечении единства измерении согласно Конституции РФ о правах гражданина №10 15.01.01. г.
6. Альтов А.С. Письмо зарубежному партнеру. Санкт-Петербург: Издательство «Судостроение». 2000 г.
7. Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие –м.: Издательство «Высшая школа» 2001 г.
8. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник м: «Высшая школа», 2000 г.
9. Перчникова И.Н. Менеджмент, Учебник, 2-е издание-м: Банки и биржа ЮНИТИ, 2001 г.
10. Дункан У. Джек. Основополагающие идеи в менеджменте. Пер. с англ. –м: Дело 2002 г.
11. Евланов Л.Г. Теория и практика принятия решений. –м: Экономика 2000 г.
12. Жизнин С.Э. Предпринимательство и деньги. м 2001 г.
13. Зайцева О.А., Радугин А.А. и др. Основы менеджмента м:Центр 2001 г.
14. Иенекенс Ж. Менеджмент в условиях рыночной экономики. Теория и практика –м: 2001 г.
15. Кунц Г.О., Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческого решения Т.1-2. _м: Прогресс, 2001 г.
16. Лэнд П. Менеджмент –искусство управлять. –м: ИНФА-М, 2000 г.
17. Мильнер Б.З. Проблемы управления в современной Америке.-м: Знание, 2002 г.
18. Оучи У. Методы организации производства: Японские и Американские подходы: Пер. с анг. Научный редактор Б.З. Мильнер и И.С. Олейник –м: Экономика, 2002 г.
19. Питерс Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления, опыт лучших компаний. Пер. с анг. –м: Прогресс, 2000г.
20. Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбнрдин Р.З. и др. Менеджмент организации: Учебник пособие. –м: ИНФРА –м, 2002 г.
21. Страссман П. Информация в век электроники. Пер. с анг. –м: Экономика 2001 г.
22. Таусенд Р. Секреты управления, или как удержать компанию от подавления прибыли. –м. Прогресс –м: Прогресс 2000 г.
23. Уотерман Р. Фактор обновления. –м: 2002 г.
24. Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 2002, 01 №24 ФЗ. Собрание законодательства РФ №820.05.02 оф. Изд.
25. Хачатуров С.Е. Организация производственных систем /теоретическое основание организационной науки/ - Тула: Шар, 2001 г.
26. Чекурова М.В. Попырин В.И. Внешэкономическая деятельность предприятия. Под ред. Е.Г. Ищенко. Новосибирск 2001г.
27. Шамхалов Ф.И. Американский менеджмент, теория и практика –м: Наука 2000 г.
28. Шадилова С.Н. Малый бизнес: с чего начать. М: 2000 г.
29. Эванс Дж., Р. Берман Б. Маркетинг: Сокр. Пер. с анг. /авт. Предисловия и научный редактор А.А. Горячев М.: Экономика 2001 г.
30. Якова М. Карьера менеджера /пер. с анг. –м: Прогресс 2001 г.
СТУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ АО «SIGMA» Приложение №1
Утверждаю:
Генеральный директор АО «SIGMA»_____________А.С.Ницу
Приказ№_________от ____»_________________200____
Приложение 2
А Н К Е Т А
Просим вас ответить на следующие вопросы .
Спасибо за содействие!
1.Приходится ли Вам выполнять следующие работы более низкой квалификации / заполняется руководителями и специалистами/?
Печатание ПК |
Счётную | Работу корр-ей | Оформление отчетов |
Работу курьера |
Не приходится |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
2.Что из перечисленных работ входит в круг Ваших обязанностей /укажите цифры/?
3. Какие, Вы считаете, надо принять меры, чтобы у квалифицированных работников таких отвлечений не было /передать эти работы специальному подразделению, иметь в отделе машинистку, оформителя
и т.п. / ?
4. Приходится ли Вам выполнять работы за других сотрудников Вашего отдела /бюро/ , не входящие в круг Ваших непосредственных обязанностей / да-1, нет – 0 / ? Если да, по какой причине /обведите кружком цифры ответа, можно несколько/ :
а. неправильного планирования работы
/по времени и объему/ 1
б. неправильного распределения обязанностей
за работниками в отделе 2
в. отсутствия строгого закрепления обязанностей
за работниками 3
г. Недостаточной квалификации отдельных
работников 4
д. отвлечения работников на общественную
работу 5
е. отвлечения работников на хоз-работы 6
ж. занятости или часто отсутствия
руководителей рабочего отдела 7
5. Как часто Вас отвлекают от основной работы?
| Один-два раза в день | Три раза и более в день | Не прерывают |
| 1 | 2 | 3 |
6. Причины отвлечений от работы:
а. совещания /внеплановые/ 1
б. общественная работа в рабочее время 2
в. вызов к руководителю 3
г. Вызов в цеха и другие отделы 4
д. другое /указать, что/ 5
7. Период, в которой чаще всего бывает отвличения
| Первая половина дня | Вторая половина дня | В первую и вторую половину дня |
| 1 | 2 | 3 |
8. Снижают ли производительность Вашего труда следующие факторы:
а. шум в рабочем помещением 1
б. недостаток площади 2
в. неудачная планировка рабочих мест 3
г. Недостаточная освещённость 4
д. Недостаточная вентиляция 5
е. плохие условия 6
ж. напряженность в коллективе 7
з. отсутствие или недостаток необходимых
приборов, канцелярских принадлежностей,
заготовленных форматов 8
и. неправильные отношения между работниками 9
к. недостаток справочной литературы в отделе,
на рабочем месте 10
л. Неправильный режим рабочего дня 11
Какими средствами оргтехники Какими средствами оргтехники
Вы пользуетесь? Вы считаете, необходимы отделу
дополнительно /отметьте знаком/
а. логарифмическая линейка 0 0
б.микрокалькулятор
электронный 1 1
в. персональный
компьютер
2 2
г. чертёжные приборы,
приспособления 3 3
д. чертежи, заготовки,
аппликации 4 4
е. диктофон 5 5
ж. конвертоклеечная
машина 6 6
з. печатная машинка 7 7
10. Достаточна ли для работы поступающая к Вам информация?
Да-1. Нет-0
11. Если нет, то каковым недостатки в обеспечении Вас необходимой информацией /можно отметить несколько причин/:
а. недостаточное количество экземпляров. 1
б. хранится в месте, неудобном для пользователя. 2
в. отсутствует информация и подборки по
конкретным темам 3
г. Отсутствует списки рекомендованной литер-ры 4
д. недостаток литературы по отечественному
и зарубежному опыту 5
е. снабжение информацией не упорядочено 6
ж. несовременное поступление информации 7
12. Что по Вашему мнению, необходимо для улучшения обеспечения информацией в Вашем отделе, предприятии:
13. Какой режим труда и отдыха применятся у Вас в отделе?
а. длительные периоды работы и длительный отдых
/10-15 мин/
б. короткие периоды работы /1-1,5ч/ 1
и короткие перерывы /5 мин/ 2
в. не придерживаются какого-либо регламента 0
Приложение 3
Предлагаемая организационная структура управления.