ПЛАН
1. Роль аналізу для внутрішньовиробничого управління.
1.1. Мета ананалітичної діяльності.
1.2. Комплексний підхід до аналітичного аналізу.
1.3. Аналіз в умовах сучасної науково-технічної революції.
1.4. Зміст аналізу як функції управління.
2. Етапи економічного аналізу і його організація.
2.1. Етапи економічного аналізу.
2.2. Оформлення результатів проведеного аналізу.
2.3. Організація аналізу господарської діяльності на підприємстві.
1. Роль аналізу для внутрішньовиробничого управління
1.1. Мета ананалітичної діяльності.
Аналіз як функція внутрішньовиробничого управління має власну метрологічну основу: принципи, функції, організаційну структуру, методи та інструменти, інформаційну базу. Аналітична діяльність спрямована на вивчення, облік попиту та вимог ринку для обґрунтованої орієнтації виробництва на випуск конкурентоздатних продуктів у раніше встановлених обсягах, що відповідають певній техніко-економічній характеристиці, реалізації, яка може забезпечити підприємству отримання найвищого прибутку. Найважливіша особливість аналізу, без якої практично не можна про нього говорити, - це певні теоретична концепція, стиль мислення, запланований підхід до прийняття науково-технічних (конструктивних) і виробничих рішень із позицій найповнішого задоволення вимог споживача, ринкового попиту. Філософія аналізу проста: виробник повинен випускати таку продукцію, що має збут і може досягти запланованого рівня рентабельності та за яку можна отримати певну суму прибутку. Враховуючи це, виробник цілеспрямовано ставить завдання в галузі науково-технічних розробок, висуває вимоги до них, орієнтовно розраховуючи витрати виробництва, рівень ціни та прибуток. Виробник визначає найефективнішу технологію виробництва, включаючи міжвиробничі та внутрішньовиробничі кооперування. Аналіз передбачає широкий пошук, творчий підхід до вирішення конкретних завдань виробничої діяльності. До функцій керівників виробництва належать створення необхідних організаційних, технічних, економічних умов для творчих ідей і найголовніше -застосування у виробництві нововведень на підставі зацікавленості працівників. Кінцева мета аналітичної діяльності - розробка аналітичних програм, що є вихідним пунктом, передумовою планування виробництва, оскільки вони дають змогу визначити оптимальну структуру (номенклатуру, асортимент та ефективність виробництва). На основі аналітичної діяльності укладають міжнародні комерційні угоди, проводять комерційні операції.
1.2. Комплексний підхід до аналітичного аналізу
Важливим принципом аналізу є комплексний підхід для погодження мети з ресурсами та можливостями підприємства, визначення шляхів її досягнення, що реально лише в результаті розробки програм аналізу виробів і кожного господарського підрозділу підприємства зокрема. Методи розробки таких програм потребують орієнтації на максимальне використання потенційних можливостей підприємства та резервів виробництва. Характерним для аналізу принципом також є досягнення оптимального поєднання в управлінні фірмою централізованих та децентралізованих починань, постійний пошук нових форм та інструментів для підвищення ефективності виробництва, стимулювання творчої ініціативи працівників, спрямованої на створення необхідних умов для широкого впровадження нововведень, підвищення якості продукції, скорочення витрат виробництва. На реалізацію принципів аналізу зорієнтовані його функції, а саме: - найповніший облік вимог ринкового попиту і запитів споживачів, їх вимог до якості, техніко-економічних параметрів, новизни, дизайну та іншого на основі комплексного дослідження ринків, розробки технічної політики і проведення науково-дослідних робіт; - визначення оптимального асортименту випускної продукції та структури виробництва на основі економічного розрахунку: витрат виробництва (собівартості) продукції, ефективності капітальних вкладень, можливості забезпечення виробництва матеріалами, фінансовими та трудовими ресурсами, рівня прибутку; - прийняття обґрунтованих рішень, ефективність яких визначаютья за кінцевим результатом діяльності підприємства; - розробка збутової політики на основі визначення максимально вигідних каналів збуту, системи руху товарів, організації технічного обслуговування, системи стимулювання збуту та формування потреб споживачів. Реалізація цих чинників передбачає встановлення зворотного зв'язку з ринком для коригування розрахунків у рамках аналітичних програм, на основі яких приймають рішення на відповідних рівнях управління. Особливо гостро в аналізі як у системі внутрішньовиробничого управління ставиться завдання забезпечення високоефективної взаємодії на різних рівнях управління таких його функцій, як планування, контроль, організація, керівництво. У сучасній системі внутрішньовиробничого управління усі його функції тісно пов'язані між собою, й аналіз виступає як передумова планування, як передпланова діяльність. Забезпечуючи визначення кожного продукту мети та напрямків розвитку виробничо-збутової діяльності, аналіз стає вихідним пунктом планування, спрямованого на створення сприятливих умов для максимального використання виробничих ресурсів і випуск продукції з раніше заданими економічними та технічними параметрами. Отже, внутрішньовиробниче планування зорієнтоване на забезпечення відповідних умов для досягнення мети, яку задають ззовні шляхом реалізації функції аналізу. Виняткове значення у сучасних умовах, особливо при виході на міжнародні ринки, мають підприємства, що суворо контролюють якість продукції, яку випускають, реалізацію заходів, організацію збуту, здійснюють післяреалізаційне технічне обслуговування, надання технічних та інших послуг, проведення рекламних кампаній. Усі ці заходи належать до організації і техніки комерційних операцій, що мають за мету доведення аналітичної діяльності до логічного завершення - одержання кінцевого результату. Це свідчить і про те, наскільки продумані складена програма аналізу та план-бюджет на поточний рік і наскільки успішно вони реалізовані.
Головний критерій оцінювання - досягнення визначеної мети: отримання максимального та стабільного прибутку, міцне закріплення на ринку або проникнення на нові ринки. Велике значення має практика відпрацювання організаційної структури, що стимулює проведення аналізу на підприємствах. Ця структура має принципові відмінності середніх і малих компаній від великих. Характер, форма та методи аналітичної діяльності мають суттєві відмінності залежно від виду продукту, на який спрямована ця діяльність. Так, при поставках складного обладнання комплектуючих підприємств відносини між виробником та споживачем мають тривалий, стійкий характер, вони починаються задовго до укладення комерційного контракту і тривають багато років після введення підприємства в експлуатацію або в умовах гарантійного технічного обслуговування за додаткову оплату. Важлива особливість аналізу як системи внутрішньовиробничого управління полягає в тому, що вона заснована на прийнятті рішень на базі багатоваріантних економічних розрахунків і зорієнтована на створення організаційних, економічних та юридичних умов для високоефективного функціонування та розвитку фірми загалом.
1.3.
Аналіз в умовах сучасної науково-технічної революції.
Аналіз в умовах сучасної науково-технічної революції став не тільки необхідним, об'єктивно закономірним, а й можливим. Науково-технічний прогрес, породжуючи нові потреби, одночасно створює відповідну базу і математичний апарат аналізу та прогнозу для здійснення багатоваріантних розрахунків і вибору за їх результатами оптимального варіанта вирішення. Проведення таких розрахунків - невід'ємна риса сучасного аналізу. Його застосування передбачає широке використання економіко-математичних моделей на основі електронно-обчислювальної техніки. Завдяки досягненням науки та техніки стало можливим заздалегідь проводити підрахунок платоспроможного попиту на конкретних ринках, визначаючи ефективність виробництва і його кінцеві результати – отримання прибутку з кожного продукту, який випускають, й асортименту фірми в цілому. Таким чином, аналіз як система внутрішньовиробничого управління повинен мати цілеспрямований підхід до вирішення головного завдання - створення та виробництва високоякісної, конкурентоспроможної продукції з мінімальними витратами для отримання заздалегідь визначеного прибутку (стабільного, максимального тощо). Новий підхід до системи внутрішньовиробничого управління знайшов вираження у теоретичному обґрунтуванні маркетингу, який розглядають як інструмент регулювання виробництва та збуту, а звідси - і ринкових відносин. Зміст дії такого механізму полягає в тому, що споживач диктує свої умови на ринку, а виробник до них пристосовується. В умовах сучасної науково-технічної революції, безпосередньо пов'язаної зі швидкозмінними умовами ринку, появою найскладнішого наукомісткого продукту, виникає взаємопов'язаний, постійно діючий процес безперервного впливу споживача на виробника. Споживач активно впливає на визначення мети виробництва в умовах змінних вимог до товару. Сучасна реалізація науково-технічних досягнень служить невід'ємним засобом формування нових потреб. Важливе значення має розмежування суті аналізу та особливостей його застосування залежно від характеру товару, які задовольняють ті або інші потреби кінцевого споживача, бо форми та методи аналітичної діяльності, зорієнтовані на виробниче призначення, суттєво відрізняються від форм і методів аналітичної роботи, зорієнтованої на виробництво продукції споживчого призначення. Аналітична робота підприємств спрямована на те, щоб обґрунтовано, спираючись на попит ринку визначати конкретну поточну і, головним чином, довготермінову (стратегічну) мету, напрямки та реальні джерела ресурсів господарської діяльності, а також асортимент і якість продукції, її пріоритети, оптимальну структуру виробництва та очікуваний прибуток. Аналіз як управлінська ланка діяльності включає: - вивчення попиту (поточного та перспективного) на конкретний товар на певному ринку, вимог споживачів до товару: його якості, новизни техніко-економічних та естетичних характеристик, рівня ціни та інших орієнтирів, включаючи можливі канали збуту; - складання, враховуючи комплексний облік ринкового попиту, програми аналізу продукту (або групи продуктів), в якій на основі аналізу всіх необхідних чинників розглядають можливі витрати виробництва конкретного продукту, в тому числі враховують необхідні капітальні вкладання, витрати на науково-дослідні роботи, на освоєння товару при виробництві, збуті, транспортні витрати, витрати на рекламу, технічне обслуговування та ін; - встановлення верхньої межі ціни товару та рентабельності його виробництва; - розробка на основі програм аналізу асортиментної та інвестиційної політики підприємств, розрахунок повних витрат виробництва та рівня рентабельності на підприємстві загалом; - визначення кінцевого результату господарської діяльності підприємства, загального доходу та чистого прибутку після вирахування матеріальних витрат, оплати праці, сплати всіх видів податків та відрахувань, включаючи відсотки за кредит.
1.4.Зміст аналізу як функції управління.
Така сукупність видів діяльності в межах системи аналізу означає якісно новий підхід до управління виробництвом. Суть цього підходу в тому, що вихідним пунктом визначення можливостей конкретного виробництва, його інтенсифікації та підвищення ефективності став аналіз платоспроможного ринкового попиту на відповідні товари та потреби споживача. Здійснення аналітичної роботи стає об'єктивною необхідністю орієнтації науково-технічної, виробничої та збутової діяльності підприємства на облік ринкового попиту і вимог споживачів. Тут відображається і постійно діюча тенденція до планомірної організації виробництва з метою підвищення ефективності функціонування підприємства взагалі і його окремих виробничо-господарських підрозділів зокрема. Головний зміст аналізу як функції управління полягає у сприянні визначенню мети та стратегії розвитку фірми загалом і її оперативно-господарської ланки - виробничих дільниць. Тому найважливішого значення набувають відпрацювання та прийняття рішень щодо конкретних видів аналітичної роботи, а саме: - доцільності розробки подальшого освоєння та випуску продукції, зорієнтованої на конкретний ринок або кінцевого споживача з урахуванням їх вимог та потреб у продукції; - доцільності проведення науково-дослідних робіт самостійно або закупівлі технологічного досвіду, патентів та ліцензій в інших підприємств; - доцільності освоєння та випуску продукції у встановлених обсягах (у натуральному та вартісному виразах) з урахуванням життєвого циклу товару; - будівництва нових цехів (їх розташування, технологічного оснащення), реконструкції наявних виробничих потужностей або заміни їх новими, доцільності фінансових витрат та їх окупності; - на основі багатоваріантного розрахунку прийняття рішень про джерела забезпечення матеріальними ресурсами (сировиною, матеріалами, обладнанням), форми забезпечення доступу до розробки сировинних ресурсів інших країн (утворення філій, дочірніх компаній, спільних підприємств) та умови постачання; - прийняття рішень за конкретної умови угод з постачальниками обладнання та технології на основі узгодження техніко-економічних характеристик, вартості, термінів постачання, умов фінансування; - прийняття оптимальних рішень про основні напрямки кадрової політики для забезпечення виробництва заздалегідь визначеними категоріями робітників і фахівців (інженерно-технічного та управлінського персоналу); - на основі моделювання організаційної системи збуту конкретного продукту та проведення багатоваріантних розрахунків з урахуванням існуючої структури управління збутовою діяльністю підприємства прийняття рішень про проведення певних комерційних операцій, спрямованих на забезпечення збуту конкретного продукту. На підприємствах, де зовнішньоекономічна діяльність становить вагому частку, аналіз набуває пріоритетного значення. Тому на основі результатів аналітичної діяльності укладають міжнародні комерційні угоди, проводять комерційні операції на світовому ринку. Укладання комерційних угод та здійснення операцій передбачають відпрацювання певних принципів та правил, застосування нових методів роботи на ринку. Виробникові необхідно заздалегідь визначити можливості ринку за номенклатурою конкретних видів продукції. При цьому він не може обмежитися дослідженнями та розробками сьогоднішнього дня, виробник мусить визначити перспективу, зорієнтувати дослідження в найперспективніших напрямках розвитку науки та техніки і пропонувати споживачам найперспективніші види продукції. Практика свідчить, якщо аналіз затверджується на завданнях вирішення поточного ринкового попиту, то він, по суті, втрачає свої переваги. Його головне призначення - вивчати тенденції та резерви розвитку потреб споживачів і здійснювати певний вплив на формування цих потреб, конкретного ринкового попиту. Тому аналіз - це діяльність, перш за все, зорієнтована на перспективу. У цьому зацікавлені споживач, і виробник. Думаємо, що в процесі вибору партнерів на зовнішньому ринку необхідне скрупульозне вивчення їх організаційної структури управління, розташування та функціонування маркетингових служб, характеру маркетингової діяльності, внутрішньофірмового планування та контролю. Це однаковою мірою стосується експортної та імпортної діяльності. Відзначаючи специфіку комерційної справи та її зв'язок з аналізом, важливо підкреслити, що аналіз включає в себе розробку збутової політики, яка визначає канали та методи збуту кожного конкретного виду продукту на певному ринку; підрахунок можливих витрат на організацію збуту, рекламу, транспортування та на доставку. У сучасних розвинених капіталістичних фірмах, що мають децентралізовану структуру управління, апарат, який здійснює діяльність, як правило, включає відділ маркетингу на виробничих дільницях та центральну службу маркетингу. Відділ маркетингу у виробничому відділенні здійснює координацію всіх аспектів виробничо-збутової діяльності відділення за кожним товаром або групою закріплених за ним товарів. Як правило, він має в своєму складі такі сектори: комплексного вивчення ринку, розробки програм маркетингу, організації збуту, реклами, технічного обслуговування. Діяльність цих секторів спрямована на максимальну орієнтацію продукції, яку пускають виробничі відділення, на вимоги конкретних ринків та запити споживачів і виконання встановлених показників з прибутку. Функції відділу маркетингу тісно пов'язані з функціями інших підрозділів виробничого відділення: відділами внутрішньофірмового планування, фінансування та цін, а також з центральною службою маркетингу, що здійснює координаційну діяльність усіх виробничих відділень фірми. Центральна служба маркетингу є основним органом, через який реалізується ця функція управління. Центральна служба маркетингу розробляє мету та стратегію фірми на основі програм маркетингу щодо кожного продукту, одержаного від виробничих відділень. Ця служба тісно пов'язує свою діяльність з центральними службами планування, фінансів, контролю, що забезпечує комплексний підхід при вирішенні питань, які стосуються організації виробничо-збутової діяльності фірми. Рішення щодо найважливіших питань маркетингової діяльності приймає вища ланка управління - рада директорів або правління за участю провідних фахівців у галузі підприємництва. На невеликих фірмах, що мають центральну структуру управління, апарат, який здійснює маркетингову діяльність, як правило, обмежується службою маркетингу, що координує діяльність самостійно виділених відділів або секторів з вивчення ринків, відділів реклами, а також відділів планування, забезпечення виробництва та інших підрозділів. Таку службу очолює керуючий з маркетингу або віце-президент компанії. Вони, як правило, несуть відповідальність за такі напрямки діяльності компанії, як розробка програм маркетингу щодо продукту, дослідження ринку, розробка нових видів продукції та товарних запасів, визначення цін на продукцію, проведення реклами та обслуговування споживачів, організація збуту, транспортування товарів, загальне керівництво маркетинговою діяльністю.
2. Етапи еконоімчного аналізу і його організація
2.1. Етапи економічного аналазу.
Для забезпечення ефективності аналітичної роботи її потрібно добре продумати, спланувати й організувати.
При здійсненні аналізу діяльності підприємств і об'єднань виділяють три етапи роботи.
Перший етап (підготовчий) включає в себе роботи організаційного характеру, що гарантують достатню глибину й оперативність аналізу (планування, визначення об'єктів аналізу, складання програми та ін.); другий - основний етап - це власне аналітичні роботи (збір і обробка даних, їх систематизація і зіставлення, виявлення впливу факторів і т. д.); на третьому (підсумковому) етапі узагальнюють і оформлюють результати аналізу, а також розробляють пропозиції щодо їх реалізації. Думаємо, варто детальніше зупинитися на особливостях і змісті кожного з названих етапів.
Підготовчий етап передбачає визначення мети й об'єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об'єктів, складання плану аналізу і графіка його проведення, розробку програми і всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т. д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу і попереднього ознайомлення з нею.
Про можливу мету аналізу, згідно з якою потрібно будувати всю підготовчу роботу ще на початку, йдеться в інших частинах даного посібника (оцінювання напруженості й обгрунтованості плану; оцінювання результатів діяльності, враховуючи ефективність використання ресурсів; підведення підсумків внутрішнього розрахунку і т. д). Об'єкти аналізу відбирають такі, вивчення яких дало б змогу отримати відповіді на поставлені запитання (залежно від мети аналізу).
Ознайомлення з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за окресленою програмою чи відібраними об'єктами дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подальшому плануванні допущені раніше помилки і недоліки.
Планування аналізу охоплює широке коло питань. До них належать не лише встановлення термінів виконання окремих робіт, переліку виконавців і розподілу обов'язків між ними, а й складання самої програми аналізу, визначення його інформаційної бази.
Графік виконання аналітичних робіт має передбачати найстисліші терміни, бо чим оперативніший аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні виробництвом.
Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу і від термінів його проведення. Розподіл обов'язків між виконавцями потребує диференційного підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш чи менш технічний характер (збір, систематизація, обробка даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки і вручну без участі найкваліфікованіших робітників. Інша частина робіт -безпосередній аналіз оброблених і згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій - потребують участі в них добре підготовлених теоретично і практично фахівців.
Розробка програми і вибір методики аналізу - один з важливих етапів підготовчого періоду, що значною мірою визначає кількість та ефективність всієї аналітичної роботи. У програмі потрібно відобразити мету, об'єкти й основні напрямки аналізу, період, який він охопить, ступінь деталізації і глибину вивчення окремих сторін діяльності, використані приклади аналізу, його інформаційне і технічне забезпечення. Відображення у програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від того, який аналіз проводять - повний (комплексний) чи тематичний (цільовий), за який період часу (місяць, квартал, рік, п'ятирічка), на якому рівні управління (виробниче об'єднання чи його підрозділ, ВПО, міністерство), хто є суб'єктом аналізу (відділи і служби об'єднання, контролюючі органи) і т. ін. У ряді випадків програма передбачає заходи щодо поповнення додатковою інформацією.
Можливості використання при аналізі обчислювальної техніки знаходять відображення у програмі залежно від того, хто і якою технічною базою володіє. В усіх випадках потрібно передбачити максимальне використання техніки для аналітичної обробки інформації, оскільки це не лише полегшує працю фахівців, звільняє їх від рутинної роботи, а й дає змогу поглибити, пришвидшити аналіз.
Програма аналізу передбачає розробку макетів аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення, методичних вказівок виконавцям щодо використання конкретних джерел даних, технічних прийомів аналізу й оформлення результатів проведеної роботи.
Планування аналітичної роботи містить два аспекти: складання комплексного плану організації і проведення всієї аналітичної роботи в госпорганах та складання планів для різних тематичних аналізів, передбачених комплексним планом. Незважаючи на те, що в обох випадках основні елементи плану (мета, об'єкти, терміни, виконавці, програма, інформаційне і технічне забезпечення аналізу) однакові, зміст їх значно відрізняється.
У першому випадку мова йде про планування на рік (квартал) постійно діючої розгалуженої системи комплексного аналізу (з визначеною метою, об'єктами, системою аналітичних показників, суб'єктами аналізу, інформацією і т. д., що відображають специфіку окремих структурних підрозділів і функціональних служб). При цьому необхідно забезпечити осіб, які приймають рішення (ОПР) у встановлені терміни, у достатньому обсязі потрібною аналітичною інформацією для господарського керівництва.
У такому комплексному плані доречно використати сіткові графіки для зв'язку черговості, термінів і виконавців окремих аналіт
У плані-описі організації і проведення аналізу в цілому по об'єднанню повинні бути передбачені заходи, пов'язані з методичним керівництвом аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказівниками й інструктивними матеріалами) і з контролем за її ефективністю (систематичні наради з обговорення виконання плану аналізу, використання в управлінні виробництвом його результатів).
Плани тематичних (цільових) аналізів складають відповідно до можливостей з метою глибокого вивчення окремих сторін діяльності об'єднання (підприємства).
Другий - власне аналітичний - етап роботи включає в себе збір і перевірку достовірності використаної в аналізі інформації, а також систематизацію накопичених матеріалів; обробку отриманих даних і заповнення аналітичних таблиць; вивчення напрямків і причин відхилення фактичних показників від планових; визначення факторів на зміни показників діяльності, виявлення резервів збільшення ефективності виробництва і т. ін.
Достатня і достовірна інформація - головна умова успішності аналітичної роботи, тому даний етап починається з підбирання, перевірки повноти і якості використовуваної в аналізі інформації. Впевнившись в останньому, починають обробляти зібрані дані, що полягає у: зіставленні показників (за оцінкою, структурою, принципами побудови і т. ін.), статистичній обробці (вираховування середніх, відносних величин групування показників і т. ін.), складанні аналітичних розрахунків і заповненні таблиць. Аналітичні розрахунки можна виконувати окремо і в самих таблицях. Взагалі роль складених аналітичних таблиць буває різною. Вони можуть служити ілюстративним матеріалом для написання різних аналітичних записок, відображати всі необхідні дані за відсутності текстового оформлення результатів проведеного аналізу.
Вивчення оброблених і розміщених у таблицях цифрових даних потрібно для оцінювання досягнутого рівня показників порівняно з планом, минулими періодами, передовими підприємствами і середньогалузевими даними; для встановлення взаємної дії показників, виявлення факторів, що впливають на їх зміни і т. д. Для обробки і вивчення показників діяльності об'єднань (підприємств) використовують весь арсенал технічних прийомів аналізу.
По закінченні етапу на основі проведеного аналізу дають оцінку ефективності роботи колективу об'єднання, узагальнюють досягнення і недоліки його господарської діяльності (з визначенням причин і винуватців мінусових відхилень від встановлених планових завдань), виявляють наявні резерви для ліпшого використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.
На третьому (підсумковому) етапі проводять глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів виробництва, визначають заходи з реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у наказах по об'єднанню. Обов'язковим елементом даного етапу є систематичний контроль за виконанням рішень, прийнятих за результатами аналізу.
2.2. Оформлення результатів проведеного аналізу.
Варто конкретніше зупинитися на оформленні результатів проведеного аналізу. Реалізацію цієї частини підсумкового етапу аналізу здійснюють по-різному - залежно від суб'єктів аналізу, його мети і призначення вихідних документів.
Так, за результатами аналізу діяльності виробничого об'єднання вищестояща організація і контролюючі органи (заклади банку, фінансові і т. ін.) складають висновок про його роботу. Саме об'єднання подає в контролюючі організації звітність з додаванням аналітичної записки, що має назву "пояснювальної." Про результати тематичного (цільового) аналізу для керівництва об'єднання може бути складена доповідна записка.
Всі названі варіанти аналітичних записок є прикладом текстового способу оформлення результатів аналізу, і їх зміст повинен відповідати встановленим загальним вимогам.
Якомога більший обсяг аналітичних записок сприяє вичерпному, всебічному висвітленню результатів аналізу, надає конкретності, лаконічності, наочності і переконливості викладеному матеріалові. Починати записку потрібно із загальної кінцевої оцінки діяльності об'єкта, який вивчають, і лише потім переходити до поглиблення, деталізації висловлених пропозицій. Висновки, подані у записці, мають бути добре обґрунтовані, переконливо викладені, підкріплені відповідними цифрами і, перш за все, відносними показниками. Для наочності можна використовувати у тексті короткі аналітичні таблиці, графіки, схеми. Громіздкі таблиці у дуже обмеженій кількості додаються у вигляді додатків до записки. Зрозуміло, що вся цифрова ілюстрація має випливати з раніше виконаних аналітичних розрахунків.
Якість та ефективність аналізу визначаються конкретністю, дієвістю сформульованих на його основі висновків і пропозицій, які (з необхідними поясненнями) є невід'ємною і важливою частиною будь-якої аналітичної записки. Аналітичну записку потрібно складати літературною мовою.
Масового поширення набув безтекстовний (табличний) спосіб оформлення результатів аналізу. При його застосуванні особи, які приймають рішення, у відведені терміни й у встановленому обсязі отримують аналітично оброблену інформацію у вигляді збірників техніко-економічних показників (або інформаційно-аналітичних збірників, бюлетенів) про роботу об'єднання за визначений період з вітчизняними, а також закордонними партнерами. Безтекстова форма подання результатів аналізу характерна, перш за все, для оперативного аналізу.
Вище були розглянуті етапи робіт, виконуваних при здійсненні аналізу господарської діяльності на будь-якому рівні управління виробництвом.
Відмінна риса всіх трьох етапів - зіставлення різних видів робіт, у результаті чого отримують аналітично обґрунтовану інформацію, що є основою для прийняття керівниками відповідно рішень.
Доволі складне поєднання різних робіт, з яких складається аналіз, велика кількість його об'єктів і високі вимоги до глибини та якості аналізу потребують серйозної уваги до питань організаційного забезпечення аналізу. Ці питання виходять далеко за межі організаційної підготовки проведення окремих тематичних аналізів і навіть епізодично виконуваного повного (комплексного) аналізу, про що йшлося при характеристиці першого (підготовчого) етапу аналітичної роботи.
2.3. Організація аналізу господарської діяльності на підприємстві
Організація аналізу господарської діяльності на підприємстві, у галузі і в господарстві загалом - питання першочергової важливості в умовах досконалості господарського механізму, всеосяжної інтенсифікації виробництва і підвищення його ефективності.
Один із фахівців з аналізу господарської діяльності характеризує поняття організації аналізу; як організацію економічного аналізу розуміють як систему раціональних, скоординованих дій для вивчення об'єкта спостереження відповідно до визначеної мети. У межах галузі організаційне забезпечення аналізу пропонує вирішення таких основних питань:
а)визначення органів і посадових осіб, які здійснюють загальне керівництво аналізом, тобто органів і осіб, відповідальних за планування, координацію, методологічне забезпечення і проведення аналітичної роботи, а також за підвищення її ефективності;
б) визначення функцій окремих ланок єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності, а також кола виконавців, які відповідають за проведення попереднього, оперативного і послідовного аналізів, а також здійснення тематичних (цільових) аналізів;
в)встановлення форм зв'язку між ланками єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності та іншими органами управління;
г)визначення переліку необхідної вхідної і вихідної інформації;
д) регламентація аналітичної роботи.
На всіх рівнях управління виробництвом потрібна посадова особа, відповідальна не лише за планування, координацію і проведення аналізу на даному рівні управління, а й за повне і вчасне забезпечення необхідною інформацією осіб, які приймають рішення, і зацікавлених служб аналітичної інформації, що випливає з результатів проведеного аналізу. Як така відповідальна особа, на рівні міністерства і ВПО повинен виступати один із заступників начальника планово-економічного управління (планового відділу), у виробничому об'єднанні (на підприємстві) - заступник директора з економічних питань (головний економіст).
Робочим органом з методичного керівництва аналізом, узагальнення на рівні галузі і підгалузі можуть бути лабораторії (сектори) аналізу галузевих і підгалузевих НДІ, а на рівні об'єднання (підприємства) - бюро (група) економічного аналізу. Кожен з перелічених робочих підрозділів здійснює свою діяльність з аналізу під методичним керівництвом відповідного підрозділу вищого рівня і, перш за все, галузевої лабораторії з аналізу господарської діяльності.
Галузева лабораторія аналізу здійснює наукове і методичне керівництво проведенням попереднього, оперативного і подальшого (як комплексного, так і тематичного) аналізів на всіх рівнях управління. З цією метою розробляють макети аналітичних таблиць, які потрібно обов'язково заповнити на тому чи іншому рівні управління; пропонують єдину методику виконання аналітичних розрахунків і загальні принципи оцінювання результатів господарської діяльності, виявлення і узагальнення запасів виробництва; визначають обсяги, зміст і форми подання результатів аналізу ЛПР на кожному рівні управління. Для реалізації останнього лабораторія систематично вивчає вимоги ЛПР щодо аналітичної інформації, коригує перелік і зміст вирішальних аналітичних завдань, визначає шляхи досягнення досконалості аналізу в галузі.
Галузева лабораторія з аналізу господарської діяльності має також готувати положення про діяльність служб аналізу на всіх етапах управління; виявляти й узагальнювати передовий досвід організації аналітичної роботи; готувати галузеві матеріали для керівництва щодо організації і методів аналізу (враховуючи розробку питань регламентації аналітичної роботи в галузі); підвищувати кваліфікацію працівників, які займаються аналізом.
Лабораторія (сектори), бюро (групи) аналізу планують аналітичну роботу (теми, програми, виконавців аналізу і т. ін.) на своєму рівні управління, погоджуючи її з планами аналітичних підрозділів вищого і нижчого рівнів, а також з функціональними службами (при плануванні тематичних аналізів). Ті ж робочі органи на різних рівнях управління організовують проведення всіх видів аналізів; узагальнюють, розмножують і доводять його результати у визначені терміни до зацікавлених осіб; здійснюють загальне і методичне керівництво всіма, хто займається виконанням аналітичних робіт, включаючи функціональні служби (за тематичними аналізами), структурні виробничі підрозділи, громадське бюро економічного аналізу і т. д. На ці органи також покладено обов'язок вивчати ефективність аналітичної роботи на даному і нижчому рівнях, систематично контролювати реалізацію результатів аналізу.
Однією з ланок галузевої системи економічного аналізу є функціональні служби, що виконують тематичні (цільові) аналізи під загальним і методичним керівництвом лабораторії, сектора чи бюро (групи) економічного аналізу відповідного рівня керівництва. Основні функції цих служб такі:
- розробка переліку питань, враховуючи вимоги ЛПР, необхідність підвищення
- ефективності виробництва, які потребують спеціального вивчення відповідно до
- черговості тематичного аналізу;
- підготовка спільно з лабораторією (сектором, бюро, групою) економічного аналізу програми винаходів (досліджень) за окремими темами;
- участь у проведенні тематичного аналізу і консультації для співробітників різних підрозділів з аналізу (лабораторій, секторів і т. д.) щодо виконання тематичного аналізу й узагальнення отриманих результатів;
- участь у підготовці тематичних розділів у інформаційно-аналітичних збірниках, бюлетенях та інших видах вихідної аналітичної інформації за профілем функціональної служби;
- керівництво функціональними службами нижчого рівня з питань проведення тематичних аналізів.
На нашу думку, неправильною є точка зору фахівців, які відносять проведення економічного аналізу суто до функцій економічних служб підприємств і об'єднань. Показовий розподіл основних питань економічного аналізу між відділами підприємств і об'єднань можна навести наступним чином.
На тих підприємствах, де нема спеціального бюро чи групи економічного аналізу, розробку основних напрямків його проведення та узагальнення результатів здійснює економічний відділ (ЕВ) разом з головною бухгалтерією. У цьому випадку ЕВ зобов'язаний проаналізувати на підприємстві виконання плану і динаміку змін усіх основних техніко-економічних показників, ефективність виробничої діяльності підприємства та результати внутрішнього господарського розрахунку, систематизувати й узагальнити дані оперативного аналізу щодо закріпленого за ним кола показників.
Бухгалтерія разом із ЕВ не лише спрямовує аналітичну роботу на підприємстві й узагальнює її результати, а й здійснює оперативний аналіз всіх основних і накладних витрат, контролює рівень собівартості всієї товарної продукції і окремих виробів за даними аналітичного і синтетичного бухгалтерського обліку, аналізує фінансовий стан підприємства, стан його розрахунків з окремими організаціями й особами, величину і склад наявних на підприємстві запасів товаро-матеріальних цінностей і т. ін.
Фінансовий відділ проводить аналіз виконання фінансового плану показників реалізації продукції, фінансових результатів діяльності, рентабельності підприємства (об'єднання) та окремих виробів, вивчає взаємовідносини підприємства з бюджетом і банком.
Відділ праці і заробітної плати (за участю відділів кадрів із загальних питань забезпечення і руху трудових ресурсів) аналізує виконання плану щодо зростання виробництва праці, використання фонду заробітної плати відповідно до категорій робітників, чисельності, складу і використання працівників за категоріями персоналу, використання робочого часу, організації праці, трудомісткості виробів і її зниження, стану нормування праці і якості чинних норм.
Відділ матеріально-технічного забезпечення проводить аналіз виконання договорів про доставку матеріалів, закупних напівфабрикатів і палива, контролює відпуск сировини і матеріалів, палива у виробництво, вивчає стан запасів окремих видів матеріалів.
Відділ збуту вивчає "портфель замовлень", тобто забезпечує план реалізації товарів договорами (угодами, контрактами) з покупцями, аналізує виконання плану збуту продукції відповідно до обліку зобов'язань щодо поставок, комплектність виробів на складах і величину залишків готової продукції.
Виробничий відділ проводить аналіз роботи окремих структурних підрозділів об'єднання щодо комплектності і ритмічності виробництва продукції, її асортименту та якості, вивчає стан запасів окремих видів продукції.
Технологічний відділ (відділ головного технолога - ВГТ) разом з відділом головного механіка (ВГМ) вивчає виконання завдання щодо введення нової техніки, механізації й автоматизації технологічних процесів, аналізує заходи, спрямовані на зменшення матеріаломісткості виробів і підвищення їх якості (разом з відділами головного конструктора і технічного контролю).
Конструкторський відділ (відділ головного конструктора - ВГК) разом з відділом головного технолога проводить аналіз виконання заходів щодо введення у виробництво нових видів продукції, використання нових видів сировини і матеріалів та підвищення технологічності й економічності виробів, поліпшення їх експлуатаційних властивостей, їх частковості щодо показників якості продукції - надійності та міцності.
Відділ технічного контролю (ВТК) вивчає якість продукції, дотримання технологічної дисципліни, причину браку, аналізує рекламації щодо якості продукції, спільно з ВГТ і ВГК розробляє заходи щодо усунення недоліків продукції, яку випускають, і підвищення її якості.
Відділ головного механіка (ВГМ) здійснює аналіз зростаючого складу і прогресивності наявного обладнання, його використання за часом і потужністю, проводить аналізи виконання плану щодо механізації й автоматизації виробництва, зменшення затрат ручної праці, завдання щодо модернізації обладнання і його капітального ремонту.
Відділ головного енергетика (ВГЕ) разом з ВГМ аналізує виконання завдання встановлення нового енергетичного обладнання, ефективність його використання, виконання плану капітального ремонту і модернізації цього обладнання, спільно з ВГТ проводить аналіз норми витрат енергетичних ресурсів (електроенергії, палива, пари і повітря).
Відділ капітального будівництва (ВКБ) аналізує все, що пов'язано з капітальними вкладеннями, тобто з будівництвом, технічним переоснащенням, розширенням діючих потужностей, аналізує екологічну ефективність капітальних вкладень, у тому числі витрат, пов'язаних з охороною навколишнього середовища, контролює повноту і вчасність уведення в експлуатацію об'єктів.
Юридичний відділ здійснює роботу з розгляду претензій, цікавиться тим, які витрати має платити підприємство через порушення контрактних зобов'язань.
У виробничих підрозділах об'єднань потрібно здійснювати глибокий, систематичний, оперативний аналіз, а тоді - аналіз всіх показників їх діяльності.
При організації аналізу господарської діяльності в об'єднанні складають повний перелік аналітичних робіт (завдань) із вказуванням відповідальних за них виконавців і співвиконавців. Для цього розробляють спеціальний "Табель аналітичних робіт і матеріалів" (див. табл. 5).
Таблиця 5 Табель аналітичних робіт і матеріалів
Розподіл завдань аналізу відповідно до органів управління проводять разом з обліком специфіки роботи кожного функціонального відділу чи служби. Групування аналітичних робіт (завдань) за відділами і службами відображають у документі поданої нижче форми (див. табл. 6).
Таблиця 6
Розподіл завдань аналізу господарської діяльності за органами управління виробничими об'єктами
Ще однією ланкою в системі аналізу на всіх рівнях управління можуть стати обчислювальні центри, забезпечені ЕОМ. Перекладення аналізу господарської діяльності на ЕОМ, використання в аналізі економіко-математичних методів дають змогу не лише поліпшити його проведення і підвищити оперативність, а й звільнять фахівців у майбутньому від рутинної обчислювальної роботи з перетворення початкової інформації у вихідні аналітичні машинограми. Роль фахівців аналітичного і функціонального відділів та служб буде зведена (крім методологічного боку справи) до уніфікації поданих обчислювальними центрами машинограм, вироблення на їх основі багатоваріантних рекомендацій з регулювання господарської діяльності, вибору шляхів реалізації виявлених ресурсів.
Із вищесказаного випливає, що на основі узагальнення результатів аналізу, виконуваного органами управління одного рівня, потрібно забезпечити комплексний аналіз всієї господарської діяльності виробничого об'єднання, міністерства.
Взаємозв'язки ланок системи аналізів мають бути не лише горизонтальними, а й вертикальними. Нижчі рівні виробництва сприяють формуванню показників лише високого ступеня, тому результати аналізу нижчого рівня необхідно використовувати в елементах системи тільки вищого рівня.
Зворотний зв'язок "згори вниз" передбачає видачу завдань з проведення аналізу й обміну аналітичною інформацією, отриманою в результаті аналізу на вищому рівні управління.
Описаний вище розподіл обов'язків щодо аналізу господарської діяльності між різними органами управління на різних його рівнях нині набув масового поширення. При комплексній системі аналізу, виконуваній навіть за єдиним планом, багато недоліків, пов'язаних з дублюванням робіт різними функціональними відділами і службами. До того ж вносять пропозиції про виділення в системі аналізу на кожному рівні управління одного органу, що буде здійснювати збір і обробку необхідної інформації для вирішення всього комплексу аналітичних завдань. В обов'язки одного органу входило би забезпечення всіх зацікавлених осіб і служб у відведені терміни в передбаченому обсязі високоякісною аналітичною інформацією для виконання різних функцій управління.
Особливе місце у здійсненні аналітичних робіт належить громадським бюро економічного аналізу (ГБЕА), куди, крім економістів, робітників, інженерів і службовців, входитимуть працівники, не пов'язані за своєю основною роботою з виконанням аналітичних функцій. Вперше ГБЕА виникло на заводі "Уралмаш" у 1960 р. Нині вони набули широкого розповсюдження в усіх галузях народного господарства. На Третій науково-практичній нараді з питань організації і методів економічного аналізу в промисловості наводили такі дані: на 1 січня 1983 р. кількість ГБЕА в Україні становила 93105, у роботі яких були задіяні 788170 осіб. Така активна участь громадськості у проведенні аналізу господарської діяльності підприємств і об'єднань пояснюється, по-перше, прийнятими постановами з інтенсифікації і підвищення ефективності виробництва; по-друге, високим науковим рівнем багатьох учасників виробництва, у тому числі й робітників. Роботу ГБЕА теж ведуть за планом, узгодженим з адміністрацією і громадськими організаціями, а також з органами управління, що займаються аналізом.
Залучення до участі в ГБЕА робітників і фахівців різних профілів, завдяки проведеному ними техніко-економічному аналізу (починаючи з робочих місць), дає змогу виявити значні резерви зростання виробництва, економії ресурсів, підвищення якості продукції.
Функціонуючі на підприємствах групи і пости народного контролю, постійно діючі виробничі наради та інші форми участі працівників в управлінні виробництвом доповнюють і поглиблюють вивчення різних сторін діяльності об'єднань (підприємств), яке здійснюють перераховані вище ланки системи аналізу.
Одним з важливих питань, пов'язаних з організацією аналізу, є його регламентація (хоча б у масштабах галузі) шляхом створення галузевих стандартів. У стандартах аналізу за рівнями управління мають бути відображені такі положення:
- загальна структура галузей системи економічного аналізу;
- види обов'язкової для кожного рівня управління аналітичної роботи;
- розподіл праці між ланками галузей системи аналізу і функціональними службами управління, у тому числі порядок організації, розподіл обов'язків і координація дій при проведенні тематичних аналізів, пов язаних зі здійсненням цільових програм;
- обсяг і форми подачі аналітичних матеріалів залежно від несення осіб, які приймають рішення;
- періодичність аналізу;
- інформаційна база аналізу;
- облік і використання аналітичної інформації у ланках одного з різних рівнів управління в загальній галузевій системі аналізу;
- методи аналізу важливих показників;
- уніфікація макетів робочих і вихідних аналітичних таблиць;
- перелік каналів зв'язку.
Регламентація аналізів і ведення галузевих стандартів включають у себе також розробку матеріалів для керівництва з економічного аналізу, положень про окремі ланки галузевої системи економічного аналізу згідно з рівнем управління для окремих ланок галузевої системи аналізу.