Ардальон Яковлевич Кибанов, доктор экономических наук, профессор, заслуженный деятель науки РФ, заведующий кафедрой управления персоналом Государственного университета управления.
Основной целью отбора персонала является стремление работодателя установить пригодность возможного будущего работника. Принципиально пригодность налицо, если прослеживается достаточное соответствие между требованиями, обусловленными работой, и предпосылками успеха, продемонстрированными кандидатом. Однако часто кандидат представляется другим, чем он есть на самом деле: он предстает или в «выгодной окраске» или ведет себя очень осторожно.
В зависимости от статуса вакантной должности на предприятии, помимо профессионализма, стараются оценить три вида поведения кандидата:
выразительность поведения (мимика, жесты, манера разговора);
рабочее поведение (организаторские способности, умение вести переговоры, способность к руководству);
социальное поведение (коммуникабельность, способность включиться в рабочую группу, умение приспосабливаться).
Для осуществления этой процедуры многие работодатели используют ступенчатую систему отбора, проводя один или два предварительных и затем — окончательный этап, применяя при этом различные методы — от аналитических до медико-психологических. Руководствуясь собственными соображениями об отборе, каждое предприятие использует либо полный набор отборочных методов, либо некоторые из них.
Предприятие чаще всего начинает знакомство с кандидатами заочно: через изучение присланных ими заявительных документов. Обстоятельный анализ каждой из поданных бумаг позволяет составить первичную картину о претенденте и определить необходимость «контактного» общения, а также сэкономить время работников службы управления персоналом, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.
Классический пакет заявительных документов включает:
Заявление.
Автобиографию (резюме).
Свидетельства.
Анкеты.
Фотографии.
Рекомендательные письма.
Медицинское заключение.
Письменное заявление о приеме на работу — первый документ, свидетельствующий о намерении заявителя стать сотрудником данного предприятия или организации. При разных точках зрения относительно информационной весомости заявления или его использования лишь для соблюдения формальностей, большинство специалистов все же склоняется к тому, что в нем «часто больше, чем в биографии, ощущается личность кандидата». Здесь есть возможность сообщить о своих особенных желаниях относительно работы, обосновать смену рабочего места, объяснить причину, почему нанимается в эту, а не в другую фирму. Уже по внешней форме заявления и способу выражения мыслей в нем можно получить первичное заключение о кандидате.
Придерживаясь в целом единой философии отбора персонала, каждое из предприятий, однако, оставляет право решения этого вопроса за собой. Одни разрабатывают комплексные требования, другие дают лишь единичные рекомендации, третьи просто знакомят претендента с образцом желаемого заявления, четвертые расширяют степень свободы и диапазон творчества нанимаемого до его личного определения, что должно быть в заявлении и как оно должно выглядеть.
Кандидаты, со своей стороны, тоже проявляют неоднозначное отношение к письму-заявлению, в некоторых случаях затрудняясь заполнить отдельные строки высланного предприятием шаблона; при «вольном» же написании или дают очень скудную, или, наоборот, излишне обширную, но и в том, и в другом вариантах невыгодную для себя информацию. Заявление представляет относительно бессистемную информацию об ищущем работу. Однако именно этот документ, за редким исключением, обязательно подвергается анализу, в соответствии с чем каждое предприятие формирует и использует определенную систему оценочных критериев.
Идеальное заявление, по форме, построению и способу формулировок является серьезным деловым письмом и одновременно — сжатым «проектом продажи собственного дела» нанимаемого. Это письмо должно быть подчинено тому, чтобы в нем отразилось все, что находится в мыслях и распоряжении кандидата.
В большинстве реальных случаев при анализе заявления на предприятии обращается внимание на четыре основных момента:
1. внешний вид, или оформление;
2. содержание;
3. точность;
4. стиль.
Составляющие анализа внешнего вида заявления
| Составляющие внешнего вида | Комментарии |
| Способ выполнения за явления. | Стандартное требование: машинописное заявление, разрешается написанное от руки. Ксерокопированные экземпляры от анализа отклоняются. Причина: тот, кто экономит свои затраты на таком важном шаге, как найм, уверенность в завтрашнем дне, тем более «экономит» на ежедневной работе. |
| Длина изложения письма на бумаге | Заданная размерность заявления: оптимальная длина около одной-полутора страниц стандартного формата исходит из того, что хороший кандидат опирается прежде всего на весомые факты, а последние в длинных толкованиях не нуждаются. |
| Вид, формат бумаги и цвет чернил | Установлено, что необычный формат бумаги, непривычное ее качество и редко употребляемый цвет чернил могут указывать на отклонения кандидата от нормы (эффектоманию) или такую степень наивности, которая не позволяет ему предположить негативную реакцию менеджера по персоналу на присланный изыск. |
| Эстетическое оформление заявления | Чистота и аккуратность письма, его пространственное расположение на бумаге. |
| Структура заявления | Ясное и логичное расчленение излагаемого на функциональные составляющие. Шаблонность воспроизведения мыслей принадлежит личностям с несвободным, «нормированным» мышлением, в целом пригодным занимать средние и низкие должности. |
Внешний вид заявления должен дать первое представление о личности нанимаемого и серьезности его намерения.
Благоприятно зрительно воспринимаемое заявление однако еще не является показателем позитивности его автора как потенциального работника. Ясность структуры и аккуратность оформления заявления могут исходить как от квалифицированного работника, так и от неуверенного кандидата, педанта или очковтирателя. Тем не менее прослежена закономерность: из неряшливо оформленного заявления следует, что личность кандидата маловыразительна, он также в малой степени готов напрягаться в выполнении задания. Чаще всего такие заявления принадлежат перу эгоцентрика, который не способен следовать требованиям упорядоченной жизни и труда.
Признак небрежности в заявлении может быть адресован работникам технического, сбытового и творческого секторов. Замечено, что именно эти категории персонала мало внимания уделяют внешней форме своих документов. Причина этого видится в особой манере держать себя и исповедовать особую жизненную или профессиональную установку. Специалистами отмечена также тесная взаимосвязь между небрежно оформленными бумагами и самомнением их автора, который хочет показать, что фирма должна быть рада уже заявлению, полученному от него.
Содержание заявления должно информировать о нанимаемом с позиций специфики должности и быть рассчитано на информационные ожидания предприятия, названные в объявлении или в опубликованных условиях замещения вакантной должности. При разном отношении к глубине содержания заявления специалисты все же единодушны в том, чтобы особо помечать или вовсе выбраковывать те из них, где «спрятана некоторая неискренность или испробован маневр захватить врасплох через хвастовство или вуалирование».
Некоторые организации видят необходимость в лаконичном содержании заявления и даже подсказывают его желаемое информационное наполнение. Другие предприятия хотят иметь более развернутую информацию о заявителе, считая, что прежде всего заявление должно ответить на следующие вопросы:
Каковы основания заявителя при найме
Где был занят нанимаемый ранее (последнее место работы)
Какие особые способности имеет нанимаемый
Выполнял ли нанимаемый ранее подобные задания
Величина дохода нанимаемого на прежнем месте работы
Ожидает ли кандидат такого же дохода
Под проверкой точности информации подразумевается выяснение способности, готовности и согласия кандидата соответствовать обозначенным в профиле пригодности требованиям. Подход к этой работе различается в зависимости от того, к исполнительской или руководящей группе относится вакантная должность. Проверка может быть сфокусирована, во-первых, на выявлении прямого или косвенного несогласия кандидата с оговоренными позициями требований. Во-вторых, в случае несоответствия фактического и требуемого заявления по форме — на распознании намеренности действия кандидата (непроизвольная защита или протест) или его «простой забывчивости» (небрежности). В-третьих, на возможном отклонении между прошлой и предполагаемой должностями (профилем требований). Каждые из выясненных неточностей или сомнений проверяются или уточняются в процессе дальнейших контактных методов отбора.
Стиль заявления.
Большинство ученых и специалистов склоняются к исследованию стиля письма по двум направлениям — статическому и динамическому. П. Рюдигер, например, считает оба стиля крайностями и поясняет, что крайность динамического — в дисгармонии личности, хаотичности рассуждений и поведения. Крайность статического — та же дисгармония, однообразность мышления, упрямство и чрезмерность.
Внутри каждого из направлений предполагается выделение «чрезмерно динамического» и «чрезмерно статического» стилей. Первый — знак (помимо названных) одухотворенности и решительности кандидата, второй — больших упорядоченности и проявления однопорядкового мышления. Динамический стиль можно распознать по живому и ясному воспроизведению мыслей, статический — по более формальному и деловому повествованию. Анализ заявления можно произвести по классификации стилей, представленных парно-противоположными направлениями.
Оценочная шкала Рюдигера, наиболее широко используемая в практике анализа, исходит из таких составляющих стиля, как обороты речи, построение предложения, сочетания предложений и запас слов.
Составляющие анализа заявления по оценочной шкале Рюдигера
| Стиль | Характерные признаки текста | Оценка кандидата |
| Обороты речи (выражения, экспрессия). | Преобладающе глагольный стиль | Живой, бодрый, непритворяющийся, непринужденный |
| Преобладающе активный (деятельный) стиль | Энергичный | |
| Преобладающе пассивный стиль | Действующий выжидающе, присматривающийся | |
| Преобладающе субстантивный (с существительными) стиль | Дистанцированный до чопорности, неповоротливый, жеманный, вычурный | |
| Построение предложения. | Преобладающе простое построение предложения | Скромный, простой, прямой |
| Преобладающе «нагроможденное» построение предложения | Нерасторопный, обстоятельный, странный, заносчивый | |
| Сочетание предложений. | Свободное | Подвижный, интеллигентный |
| Жесткое | Неумелый, слабо приспосабливающийся, со слабой интуицией | |
| Запас слов. | Большой | Разносторонний |
| Малый | Нерасторопный, односторонний, неподвижный |
Специалисты склоняются к тому, что наиболее вероятное, согласно этому подходу, к позитивной оценке заявление, включающее живость повествования с преобладанием динамического стиля, активное использование глаголов, простые, но точные выражения, отсутствие вычурных и небольшое количество чужеродных слов.
Биография, или описание жизни в хронологическом порядке, согласно выводам исследователей и практическому опыту специалистов по персоналу, является наиболее пригодным документом для достаточно быстрого обзора профессионального и личностного развития и становления кандидата. При интенсивном изучении она может быть «сокровищницей» для выводов, которые в соединении со свидетельствами и позже — с собеседованием существенно облегчает оценку нанимаемого.
Одной из наиболее дискутируемых остается проблема внешнего вида биографии. От нанимаемого сегодня в большинстве случаев требуется ее табличная форма, что объясняется «наглядностью и возможностью наиболее хорошо обработать и оценить данные». Европейская версия табличной формы — это традиционное хронологическое представление событий, начиная с рождения и продолжая образованием, первой профессиональной занятостью до последнего перед наймом рабочего места и статуса. Американская — события, начиная с сегодняшнего статуса, спускаются далее по наклонной в прошлое. «Обратный» порядок жизнеописания был положен также в основу одного из сравнительно новых заявительных документов — резюме.
Биография содержит важную информацию об отличительных чертах, социальной подоплеке и о профессиональном развитии претендентов на должность. Рассмотрев ее вместе со свидетельствами, можно судить о том, пригоден ли заявитель для данного места или нет. Полезность биографии многим ученым видится в возможности использования ее как базы для подготовки установочного интервью. Есть мнение о том, что биография помогает выявлению противоречий между устными и письменными данными кандидата или что из некоторых биографий сразу можно узнать, что кандидат не соответствует требуемым условиям.
Содержание биографии, как таблично построенной, так и представленной в свободном изложении, должно по своей полноте, точности и даже по характеру языковых выражений удовлетворять ожиданиям предприятия. Большинство специалистов склоняется к практически единой структуре биографий, которые содержательно различаются числом обозначенных позиций.
Варианты структур и содержания биографий кандидатов при найме
| По Штейнбуху и Олферту | По рекомендациям Союза предпринимателей Баварии |
Имя, фамилия Место жительства Дата рождения, место рождения. Семейное положение Школьное образование Профессиональное образование Экзамены Профессиональная деятельность Профессиональные способности Повышение квалификации |
Имя, фамилия Данные о рождении Гражданство Семейное положение Школьное образование (с результатами экзаменов) Профессиональное образование (с результатами экзаменов) Работа по профессии Профессиональный опыт Языковые знания |
Схема анализа биографии
| Анализ | Объекты исследования |
| Хронологический порядок | а) смена рабочего места: частота смен, возраст кандидата, профессия кандидата, отрасли, смена с понижением или повышением. б) пробелы в биографии |
| Должность | Должностные повышения и понижения. Профессиональная ломка (смена профессии). Смена сферы труда. |
| Фирмы и отрасли | Отраслевые знания. Конкурирующие предприятия. Большое или малое предпринимательство. |
| Непрерывность | Смена множества различных профессий. Осмысленное построение профессионального развития. |
Полученные из этого анализа результаты есть частичная — профессионально ориентированная информация в рамках общей биографии. На основании этой информации должна быть выстроена личностно-социальная философия становления кандидата, которая включает:
общую тенденцию и качественные изменения в совершенствовании личности;
социокультурный уровень и фон развития;
существенную тематику судьбы, т.е. характерологические и судьбоносно-психологические элементы.
«Пробелы» в биографии (чаще всего вуалирующие длительную болезнь кандидата, безработицу или занятость в «невыигрышных» сферах, отбывание в местах заключения, привлечение к уголовной ответственности) вместе с неоднородным развитием и становлением кандидата, согласно опытным данным, выдают его недисциплинированность, непоследовательность или авантюристическую натуру.
Кандидат не всегда в своем развитии виноват сам, поэтому во избежание необъективной оценки логично установление экспертом тех помех, которые повлияли на те или иные жизненные события. Например, неожиданная смерть одного из родителей, финансировавшего образование, может быть сначала причиной прекращения образования и затем — противоречий между однажды выбранной им карьерой и недостаточными для ее достижения знаниями. Серьезным моментом анализа является также возраст кандидата, допускающий совершенно различные толкования и оценку для смены профессионального направления, должности и работодателя.
До сих пор не установлено точно, какова оптимальная отдача человека в количественном и качественном измерении. Бюллер, например, выдвинул тезис, с которым трудно не согласиться: отдача наступает тем раньше, чем больше в человеческом труде играет роль материальное начало и тем позднее, чем больше — духовное. Значит, есть логика в том, что общество (а значит, и работодатель) должно «запастись терпением» и ориентироваться на неодинаковые инкубационные сроки созревания специалистов разных уровней и направлений. Терпеливое ожидание, согласно опытным данным, вознаграждается по заслугам. Установлено, что при наступлении устойчивой оптимальной профессиональной отдачи часто дальнейшее профессиональное развитие происходит по двум направлениям. У специалистов «материального начала» смены профессий происходят чаще, в то время как у ориентированных на «духовность» — становление непрерывно продолжается.