Дмитрий Швец, Анна Рожнова
Над десятилетиями казавшейся незыблемой американской автомобильной «большой тройкой» — General Motors, Ford и DaimlerChrysler — нависла опасность. В августе 2003 г. впервые в истории японская Toyota продала в Америке больше автомобилей, чем американский Chrysler, а в третьем квартале 2003 г. по количеству проданных автомобилей обогнала и Ford. Ей пришлось проделать большой путь, кропотливо наращивая производительность, и сегодня лидерство Toyota более чем устойчиво. Оно основано на уникальной по эффективности производственной системе, принципы которой оказали огромное влияние на производственную философию и сегодня берутся на вооружение компаниями самых разных стран и отраслей — от металлургии до розничной торговли.
Западных менеджеров и экономистов всегда интересовали секреты эффективности японских производителей. Когда японские компании со своими недорогими и качественными автомобилями впервые заняли существенную долю американского рынка, считалось, что залог их успеха заключается в особенности японских рабочих, способных трудиться без сна и отдыха. Но когда японцы построили свои заводы в Америке и добились тех же потрясающих успехов — в эффективности производства и качестве продукции, — но уже с американскими рабочими, американские конкуренты были совершенно обескуражены. Оказалось, что весь секрет — в уникальной по эффективности организации производства. При ближайшем рассмотрении выяснилось, что японцы очень много внимания уделяют таким, казалось бы, очевидным вещам, как удовлетворение потребностей клиентов, качество продукции, экономия, исключение лишних операций. Но эти гениально простые принципы, позже составившие основу концепции «стройного производства» (lean manufacturing)1, оказались столь эффективными, что американским компаниям пришлось осваивать их, чтобы не отстать в конкурентной борьбе.
Стройное производство открывает колоссальные возможности для развития бизнеса в сферах, на которые раньше с этой точки зрения никто не обращал внимания. Сегодня считается, что увеличить производительность в самых разных отраслях может в первую очередь именно стройное производство. И хотя известно, как трудно прививаются его принципы, их берут на вооружение не только производственные компании, но и предприятия сферы услуг и благодаря им вырываются на лидерские позиции в отрасли.
Таичи Оно, основатель стройного производства и исполнительный вице–президент Toyota Motor с 1975 г. сформулировал основные принципы производственной системы Toyota, на которых она стоит вплоть до сегодняшнего дня.
1. Производить только то, что нужно, и только тогда, когда нужно. Правило распространяется на запчасти, на организацию, на характеристики продукции. Все прочее — расточительство.
2. При появлении ошибки следует сразу же найти ее причину, устранить ее и не допустить ее появления в будущем. Цель: отсутствие ошибок.
3. Все сотрудники и поставщики должны постоянно повышать качество продукции и совершенствовать производственный процесс.
Вынужденная эффективность
Необыкновенная эффективность стройного производства во многом объясняется историей его возникновения: его родоначальники просто вынуждены были искать необычные, парадоксальные технологические решения. Начав с производства текстильных станков в конце XIX в., владельцы компании Toyota — семья Тойода — в конце 1930–х годов переключились на выпуск грузовиков для нужд набиравшей обороты военной машины, а после войны решили создать полноценную автомобильную компанию. Казалось, все складывалось так, чтобы этот замысел не осуществился. На слишком маленьком внутреннем рынке и без того хватало производителей автомобилей всех классов, для выхода на внешний компания еще не набрала сил. Найти средства на полноценную модернизацию производства было практически невозможно: японскую экономику совершенно истощила война. Toyota охотно делала бы автомобили по традиционной тейлоровской системе, но дорогостоящая конвейерная сборка была ей не по карману. Главный инженер компании Таичи Оно понимал: им нужно найти собственный путь. И он стал искать его, изучая самое современное и крупное производство того времени — завод Rouge компании Ford. Адаптируя производственные решения к условиям своей стесненной в средствах компании и стараясь избежать излишнего расточительства, гениальный технолог одно за другим совершал открытия, в буквальном смысле перевернувшие философию производства.
Прежде всего финансовое положение Toyota обязывало найти недорогое производственное решение. Крупные автопроизводители для штамповки деталей использовали множество больших дорогих прессов, и при миллионных объемах производства это было оправданно. Но Toyota в то время выпускала лишь несколько тысяч автомобилей в год. Теоретически она могла приобрести один пресс и менять на нем пресс–формы для изготовления деталей, но при существовавшей технологии это было невозможно. У американцев на смену многотонной формы уходило не меньше дня, даже небольшие ошибки в установке приводили к серьезным поломкам, поэтому крупные производители предпочитали пореже менять их, а для этого устанавливали как можно больше прессов и штамповали огромные партии деталей. Таичи Оно разработал технологию быстрой смены пресс–форм. Купив несколько подержанных американских прессов, он поставил пресс–формы на ролики и придумал простые механизмы фиксации, чтобы менять их не раз в три месяца, а каждые два–три часа. Постоянно совершенствуя технологию, он сумел сократить время смены пресс–форм с одного дня до трех минут! Обходясь всего несколькими прессами, компания вполне справлялась с производством всего необходимого набора комплектующих.
И тут Таичи Оно сделал неожиданное открытие: оказалось, что производить детали мелкими партиями выгоднее, чем крупными. Во–первых, сокращались издержки на их перевозку и хранение, а во–вторых, что даже более важно, можно было выявить брак еще до того, как детали уходили на сборку. Когда Таичи Оно изучал конвейеры американских компаний, его поразили масштабы потерь. Американцы ориентировались на два основных показателя: соответствие объемов выпуска плану и качество автомобилей на выходе. Руководители производства знали, что если они произведут меньше, чем запланировано, у них будут проблемы. К тому же автомобили все равно дорабатывали перед отгрузкой потребителю, поэтому главным было — ни в коем случае не останавливать конвейер.
Даже если на каком–либо этапе возникала ошибка или появлялся брак, автомобиль все равно собирали до конца, и только уже сошедший с конвейера продукт проверяли на качество и устраняли дефект, тратя на это много сил, ресурсов и времени. Производство деталей малыми партиями позволяло избежать таких потерь.
Но на практике создать систему, при которой детали производятся маленькими партиями точно в соответствии с производственной необходимостью, с минимальной долей брака во время сборки, оказалось делом нелегким: для этого нужно было, чтобы рабочие сами стремились постоянно повышать качество.
Тейлоровская система исключала возможность такого отношения рабочих к своему труду, и найденное в Toyota решение нанесло еще один удар по идеологии массового производства. Конвейер Форда, основанный на принципе «Один рабочий — одна функция», предполагал максимальное разделение труда, и каждый вид деятельности на нем, будь то уборка помещения, ремонт или контроль качества продукции, выполнял отдельный человек. Но японский инженер, изучив организацию труда на конвейере, счел, что многочисленные специалисты, стоявшие за спиной конвейерных рабочих, практически не добавляют реальную стоимость к автомобилю, и это притом, что рабочие, теоретически способные выполнять множество операций, но вынужденные монотонно делать одно и то же, находятся в самом униженном положении («Мы держим их только потому, что пока не можем заменить автоматами», — говорили американские менеджеры) и их абсолютно не заботит качество продукта.
Вернувшись в Японию, Таичи Оно начал эксперимент. Он разбил рабочих на команды, за каждой закрепил определенный участок работы, на котором необходимо было выполнять сразу несколько функций, поставил перед ними конкретные задачи и обязал делать все вспомогательные операции — уборку, ремонт и даже контроль качества. Тем самым он не только устранил лишних сотрудников, но и добился того, что рабочим стали небезразличны результаты их труда. Воспитывая в них чувство ответственности, Таичи Оно стимулировал рабочих постоянно оптимизировать трудовой процесс, принимая рационализаторские советы по поводу не только их участка, но и всего завода.
Наконец, гениальный производственник взялся за брак. Чтобы искоренить порочную практику, при которой брак устраняется не сразу, а проходит одну производственную стадию за другой, усугубляя ошибку, Таичи Оно решился реализовать главный кошмар американского производственника: он приказал каждой команде в случае появления брака останавливать линию на время, необходимое для его устранения. Не удивительно, что конвейер стал останавливаться ежеминутно. Но реформатор, несмотря на недовольство рабочих, пошел до конца: если на Западе ошибку исправляли и забывали про нее, надеясь, что она больше не повторится, то Оно заставлял рабочих тщательно анализировать породившие ее причины. Затем весь технологический процесс тщательно стандартизировали и описывали, чтобы предотвратить появление подобной ошибки в будущем.
Уменьшению количества брака способствовало и объединение производства в общий поток (см. схему 1). В результате качество готовой продукции заметно улучшилось, а заодно практически отпала необходимость исправлять брак. Благодаря этому в плане производительности Toyota заметно оторвалась от автомобилестроителей, работавших по традиционной схеме, на заводах которых «работа над ошибками» занимала почти четверть времени, не говоря уже о том, что для этого требовалось не меньше одной пятой производственных площадей.
Схема №1 Особенности непрерывного потока
| Традиционная организация | Непрерывный поток |
Работники разделены и не имеют возможности помогать друг другу в работе Разбивка на этапы проводится по процессам (прессирование, сверление и т п) Разбивка создает сложное расписание работ и схему движения продукта Схема "Один рабочий - одна операция" сама по себе эффективна, но перевозка материалов и ожидание увеличивают общее время работ Дефекты распространяются на всю партию |
Рабочие трудятся вплотную, что способствует взаимодействию и гибкости Упрощенная система сокращает время изготовления Размер запасов в процессе производства минимален Снижается процент брака Повышается возможность эффективно использовать рабочих с широкой квалификацией Легко определяется источник проблемы Стандартизация работ упрощает внесение изменений |
Рамки статьи не позволяют нам во всех подробностях описать развитие производственной системы Toyota, тем более что последние полвека она постоянно эволюционировала, распространяясь на все новые направления деятельности предприятия, пока не превратилась в единый отлаженный поток, включающий все звенья — от поставщиков до потребителей. Но даже краткая история возникновения идеологии стройного производства дает возможность понять, на каких трех китах оно стоит: это умение искать новые возможности там, где никто не ищет; ставить под сомнение очевидное; отказываться от привычного и устоявшегося ради более эффективных решений. В конце концов, последовательно проводя свою линию, Toyota преодолела представлявшийся неизбежным компромисс между качеством, временем и издержками: оказалось, что качественно — это не обязательно дорого и долго. Доказав на деле, что можно снижать издержки и одновременно повышать качество, Toyota опровергла традиционную производственную философию и стала образцом для всех производственных компаний мира. Ее решения были столь эффективны, что другим автомобильным компаниям не оставалось ничего другого, как внедрять ее методы, позволяющие на 10—15% повысить объемы продаж и доходы акционеров, на 30% — производительность труда и в два раза сократить срок выпуска на рынок нового продукта (от концепции — до производства).
Именно последний фактор стал очень важным в условиях, вынуждавших компании гибко реагировать на спрос. Массовое производство было эффективно до тех пор, пока автомобильные компании могли заявлять: «Какой цвет ни пожелаете, если он — черный!» Тогда совершенно оправданными были и огромные запасы, и долгосрочное планирование. Но с середины ХХ в. ситуация начала изменяться, и сегодня компаниям приходится удовлетворять все более прихотливые, следующие быстротечной моде запросы клиентов. В 1990 г. Toyota, производя в два раза меньше автомобилей, чем GM, предлагала столь же широкий модельный ряд.
Кроме того, автомобили постоянно усложняются, и потому их качество становится все более важным. Если Ford «Т» можно было починить в любой кузнице, то отремонтировать современный автомобиль, напичканный электроникой, куда труднее, поэтому Toyota, уделяя такое внимание качеству, оказалась «на коне».
Принципы стройного производства
Со временем на основе производственной системы Toyota сложились принципы стройного производства. По существу, его цель вкратце можно сформулировать так: максимально удовлетворять нужды потребителей, устраняя три основных препятствия к повышению эффективности производства: потери, отклонение от стандарта и отсутствие гибкости.
Под потерями подразумевается любая деятельность, которая, не создавая стоимость, увеличивает издержки, застопоривает поток продукции или информации и мешает удовлетворять потребности клиентов. Иными словами, это та деятельность, за которую клиенты не должны платить. Выделяют восемь видов потерь (см. схему 2): перепроизводство, ненужные передвижения и перевозки, ремонт любого рода, избыточная обработка, простои, вызванные ожиданием (пока доставят нужные комплектующие или машина завершит цикл обработки), избыток материально–производственных запасов, неполное использование интеллектуальных ресурсов. Максимально исключив потери, компании могут снизить издержки и получить конкурентное преимущество.
Отклонение от стандарта в технологических процессах, организации труда, работе оборудования и в комплектующих также приводит к потерям.
Наконец, из–за отсутствия гибкости в системе производства компании не всегда могут в полной мере удовлетворить запросы клиентов. Если они, например, устанавливают минимальный размер заказа и сроки исполнения, то автоматически теряют клиентов, которых не устраивают эти условия. Стройное производство позволяет компаниям быстрее реагировать на изменения спроса.
Схема 2. Виды потерь
Чтобы постоянно снижать потери и повышать качество, в организации производства нужно последовательно проводить несколько принципов, составляющих основу концепции стройного производства.
Борьба с потерями — дело каждого. Если в традиционных производственных системах в повышении качества и внедрении инноваций заинтересованы только руководители, то концепция непрерывного совершенствования — кайдзен — подразумевает вовлеченность в процесс всех работников. Рационализаторские предложения быстро распространяются на отдельных участках и на всем предприятии, а постоянное совершенствование становится частью корпоративной культуры, что в долгосрочном периоде позволяет добиться значительных улучшений в производительности за счет снижения трудозатрат и брака. В Toyota, например, за четыре года число занятых в покрасочных цехах сократилось с восьми до трех человек потому, что в соответствии с рекомендациями сотрудников удалось сократить расстояния, которые они проходят за рабочий день.
Контроль за качеством на всех этапах. В традиционных производственных системах качество выполненной работы проверяют только по ее завершении. Технология стройного производства предусматривает контроль за качеством на каждом этапе процесса. В отдельных случаях рабочие имеют право остановить конвейер2, при этом они руководствуются жесткими инструкциями, основная цель которых — обеспечить единый стандарт выполнения работ и обслуживания техники, чтобы минимизировать поломки и прочие сбои в работе оборудования. В идеале любой дефект должен быть устранен до того, как продукция перейдет на следующий этап обработки. Это уменьшает количество дорогостоящих доделок и повышает ответственность работников. Система стройного производства рассматривает остановку оборудования как потерю, поэтому на производственных предприятиях действует так называемая система общего превентивного обслуживания. Ее цель — за счет постоянного контроля со стороны работников не допустить поломок оборудования и простоя.
Контроль за качеством распространяется и за пределы организации — на поставщиков компании, поскольку от них также зависит эффективность производственного процесса и удовлетворенность клиента. Основная цель совместной деятельности с поставщиками — снизить издержки и сократить количество деталей и узлов. Благодаря тесному взаимодействию с поставщиками автопроизводители могут передать большинство работ, связанных с разработкой и контролем качества комплектующих, самим поставщикам и тем самым снизить трудозатраты на своих предприятиях. В последние годы Toyota запустила общую с поставщиками программу, чтобы радикально уменьшить количество этапов, необходимых для производства автомобиля. За 2002 г. компания сократила производственные издержки на 2,6 млрд долл., ожидаемая экономия на 2003 г. — 2 млрд долл.
Новая программа компании предполагает на 30% сократить издержки на все основные компоненты новых моделей, что невозможно без непосредственного участия производителей комплектующих.
Точно вовремя и в нужном количестве. При системе производства, организованного по этому принципу, каждый этап работы обеспечивается строго необходимым в данный момент количеством комплектующих или услуг. Наладив непрерывный поток, то есть устранив простои на всех этапах технологического процесса и между ними, гораздо проще сокращать запасы, предотвращать потери на перевозках и выявлять бракованную продукцию. Кроме того, принцип «точно вовремя и в нужном количестве» предполагает, во–первых, бoльшую гибкость, что достигается через сокращение времени на запуск нового производства, эффективную загрузку мощностей, подготовку персонала для управления несколькими смежными процессами, а во–вторых — минимум производственных запасов, что обеспечивается за счет использования эффективных способов отслеживания объема запасов на складах и сокращения трудозатрат, расчета поставок материалов в зависимости от потребности, особой компоновки производственных помещений и т.д. В идеале производственная система должна чутко реагировать на сигналы спроса и производить только то и в таком количестве, чтобы гарантировать сбыт, — этому способствует специальная методика планирования производства Pull.
Сбалансированное производство (распределение загрузки). При равномерном распределении операций между производственными участками можно оптимально загружать мощности и предельно сокращать время работ по каждому циклу. Соответственно, значительно вырастает производительность и сглаживаются пики и провалы в объемах выпускаемой продукции. Сбалансировать производство невозможно без специальных техник планирования, таких как «время ТАКТ» и стандартизованные рабочие карточки.
«Время ТАКТ» — это оптимальное время, необходимое для производства одной единицы продукции с учетом текущего объема спроса. Допустим, продолжительность рабочего дня составляет 8 часов (480 минут), а дневной спрос — 960 единиц продукции. Значит, на производство одной единицы должно уходить не больше 1/2 минуты (480/960). Если над продуктом последовательно работают пять рабочих и каждый из них выполняет одну операцию, то неизбежны простои и потери драгоценного времени, поскольку разные операции требуют разных затрат времени. С помощью методики «время ТАКТ» легко оценить потребность в рабочей силе и сбалансировать загрузку: например, можно оставить только трех рабочих, научить их выполнять смежные функции и поровну распределить время между ними, чтобы избежать простоев. В Toyota благодаря постоянному совершенствованию и точной сбалансированности загрузки время на выполнение некоторых операций рассчитывается посекундно и постоянно сокращается.
Вслед за первооткрывателем
До сих пор стройное производство ассоциируется главным образом с автомобильной промышленностью, но у этой концепции появляются приверженцы в других отраслях, и не только в промышленности, но и в сфере услуг.
В США метод стройного производства в качестве средства повышения производительности начали использовать в 1980–х годах. Тогда бизнесу приходилось приспосабливаться к неблагоприятной экономической конъюнктуре, но уже после первых финансовых и производственных успехов таких компаний, как Donnelly Corp., Freudenberg–NOK, Wiremold, NUMMI, интерес к стройному производству резко возрос во всем мире. Отлаженное, эффективное производство позволяет любой компании добиться стратегически важных целей. Так, Dell в считанные дни поставляет компьютеры, собранные с учетом индивидуальных пожеланий клиента, Toyota уже десятилетиями удерживает самый высокий стандарт в производстве автомобилей, алюминиевый гигант Alcoa увеличивает свои доходы вне зависимости от колебаний рыночной конъюнктуры (см. схему 3).
Схема 3. Стройное производство позволяет создать конкурентные преимущества
Говоря о самых успешных примерах внедрения стройного производства в металлургии, обязательно называют Alcoa. В середине 1990–х годов компания столкнулась с проблемой снижения рентабельности, поскольку попала в зависимость от изменчивых спотовых цен на алюминий.
Тогда менеджмент компании разработал стратегию повышения производительности по всей цепочке создания стоимости — от сырья до поставок потребителям — и направил все усилия на ликвидацию потерь, усовершенствование взаимодействия с клиентами и сокращение запасов. После долгих консультаций со специалистами по стройному производству, в том числе и из Toyota, Alcoa, по аналогии с производственной системой Toyota, разработала свою производственную систему Alcoa Production System, то есть набор стандартов, инструментов и мероприятий, которые способствуют постоянному сокращению потерь.
Внедрение стройного производства дало хороший результат. Среднегодовой темп роста продаж Alcoa с 1996 по 2000 г. составил 15%, чистый доход в этот период увеличивался на 30%, а соотношение капитальных расходов к продажам сократилось на 35%. Экономия от внедрения системы стройного производства за три года достигла 1 млрд долл. Alcoa вырвалась из цикла, в котором ее чистый доход был привязан к спотовым ценам на алюминий. Кроме того, благодаря заложенной в метод стройного производства нацеленности на удовлетворение потребностей клиента Alcoa открыла новый перспективный рынок.
Еще в конце 1980–х годов алюминий не использовали в автомобильной промышленности — слишком дорогой металл могли позволить себе только авиастроители. Однако Alcoa, владея технологиями, отработанными за время долгого сотрудничества с ведущими авиаконцернами, предложила Audi проект по созданию автомобиля из алюминия с использованием космических и авиационных технологий. В результате совместной работы был спроектирован автомобиль с меньшим, чем прежде, количеством узлов и деталей, что позволило сократить расход металла и себестоимость продукции. В 1994 г. в серию был запущен первый в мире полностью алюминиевый автомобиль — Audi–A8. С тех пор алюминий все шире применяется в автомобильной промышленности, а Alcoa по праву занимает ведущие позиции в ею же созданном сегменте рынка.
Значительные преимущества в обслуживании клиентов, в основном связанные с повышением гибкости, метод стройного производства дает и сталелитейным компаниям. Так, один финский концерн, освоив фиксированный производственный цикл, предусматривающий переналадку прокатного стана за 12 минут, увеличил ассортимент продукции до 2000 наименований и сократил объем минимального заказа до 2 т. Сделав свое производство более гибким и внедрив систему электронного обмена данными с заказчиками, он смог поставлять свою продукцию заказчикам не за 70 дней, как прежде, а всего за 14 (его главный конкурент — за 42 дня). Благодаря этому компания расширила долю рынка и увеличила свои доходы, поскольку самые выгодные клиенты предпочитали иметь дело именно с ней.
Не только производство
Поначалу считалось, что метод стройного производства подходит только для производственных компаний, но по мере того как все больше предприятий сферы услуг стали понимать, что им необходимо повышать производительность операционной деятельности, и начали искать новые способы выделиться среди конкурентов, они обратили внимание на методики, применяемые производственными компаниями, в том числе на стройное производство. И, как оказалось, не напрасно: ведь по сути любые компании — и производственные, и непроизводственные — осуществляют некий набор операций и процессов и преследуют одну конечную цель — предоставить клиенту стоимость в виде товара или услуги. Практика показала, что стройное производство может значительно повысить производительность предприятий сферы услуг: страховых компаний, банков, магазинов.
Так, только за счет повышения качества обслуживания покупателей, стандартизации процессов, параллельного снижения объема запасов и ужесточения контроля за тем, чтобы в торговом зале всегда хватало востребованных категорий товаров, многие магазины добились роста продаж на 5—10% при снижении издержек до 20% и запасов до 35%.
Самый простой пример применения методики стройного производства в сфере услуг — оптимизация кассового обслуживания покупателей.
Большинству супермаркетов знакома проблема неравномерности потока покупателей. В часы пик в кассы выстраиваются очереди, отпугивающие многих потенциальных покупателей
Результаты не заставили себя долго ждать: очереди в часы пик стали гораздо меньше, а производительность предприятия выросла на 15—20%. В другой торговой сети за счет более гибкого подхода к управлению кадрами очереди в кассу сократились в среднем с пяти до двух человек, а количество незадействованных касс — с 15 до 7%.
Подход стройного производства становится все популярнее и в финансовой сфере. Как показывают наши исследования, среднестатистический розничный банк вполне может добиться разового увеличения производительности на 5%, если, например, в нем будут применять методы стройного производства к процессу рассмотрения и одобрения заявок на получение кредитов или к работе колл–центра.
Принесет дополнительный долгосрочный прирост производительности и пристальное внимание к операционной эффективности. Благодаря методам стройного производства банки смогут снизить потери при выдаче кредитов. Чем быстрее и аккуратнее банк будет обрабатывать запрос о кредите, тем ниже станут издержки на выдачу кредита и тем лучше — положение компании.
Сейчас многим заявителям приходится подолгу ждать решения о выдаче кредита, потому что работники кредитных отделов при заполнении документов делают ошибки и потом им приходится звонить заявителям, чтобы внести недостающие данные. По мере того как заявка рассматривается, корректируется и частично обрабатывается повторно, дорожает сама операция и, что понятно, растет раздражение заявителей. Проблема осложняется еще и тем, что часто в филиалах и отделениях банков процессы не приведены к единому стандарту. Стройное производство может многое изменить в кредитных организациях, находящихся в подобном положении.
Меньше чем через год после внедрения принципов стройного производства в одном крупном американском банке прямые издержки при прохождении заявки на получение кредита снизились примерно на 30%. Банк добился таких результатов благодаря нескольким усовершенствованиям: в нем были установлены стандарты услуг и процессов, утверждена процедура проверки качества уже на первом этапе заполнения заявок, упрощена работа с базами данных, а также обеспечена экономия на масштабе — это стало возможным за счет централизации обработки заявок. В результате среднее время обработки заявок сократилось на 20—30%, кроме того, многие заявки теперь стали обрабатываться непосредственно в торговых точках.
Создав для клиентов преимущества в скорости и удобстве, банк увеличил свою долю рынка потребительского кредитования.
Как становятся стройными
При всей привлекательности стройного производства очень немногие компании смогли создать полноценные, постоянно развивающиеся и совершенствующиеся системы. Чаще всего компании внедряют лишь отдельные инструменты, останавливаются на этом и не добиваются долгосрочных преимуществ. Некоторые аналитики объясняют это тем, что, по их мнению, создать систему, подобную Toyota, могут только японцы, у которых традиционно личный успех каждого определяется вкладом в общее дело, полезностью для коллектива. Однако мы убеждены, что создать такие системы под силу и компаниям из другой культурной среды. Но для этого руководству придется не только радикально пересмотреть свои взгляды на привычные процессы, но и убедить сотрудников в полезности нового подхода. Слишком часто компании применяют технологические решения, и лишь когда от этого ничего не улучшается, становится ясно, что новые решения не будут «работать», пока не изменятся сами основы управления.
Одна из важнейших особенностей стройного производства заключается в том, что оно требует по–новому взглянуть на привычные вещи и помогает найти действительно колоссальные возможности для рывка там, где их никто никогда не замечал.
Рассмотрим вкратце общий алгоритм действий при внедрении методов стройного производства.
Этап первый: диагностика. Внедрение стройного производства начинается с диагностики организации: определения уровня существующей операционной эффективности, выявления источников потерь и потенциальных возможностей по всей цепочке создания стоимости — от снабжения до потребителя. На этом этапе составляют карту процессов (например, движение кредитной заявки из отдела в отдел в банке), отслеживают, где возникают простои, где недозагружены мощности и где можно сократить лишние операции и потери, оценивают производительность труда, соотношение операций, создающих и не создающих добавленную стоимость.
Часто менеджеры считают, что операционная эффективность их предприятия находится на максимально высоком уровне и эффект от дополнительных усилий будет незначительным. Но анализ, как правило, показывает, что многие виды деятельности не создают добавленную стоимость или вообще осуществляются не так, как предполагают менеджеры. Диагностика ситуации через призму концепции стройного производства в производственных компаниях выявляет такие безобидные на первый взгляд явления, как хаотичная организация рабочего пространства, скапливающиеся у станков материалы, долгие наладки оборудования.
На многих предприятиях нет стандартов для тех или иных операций, нет общедоступной информации о результативности работы, поэтому одни трудятся в поте лица, а другие ничего не делают. Сходные симптомы недостаточной эффективности часто обнаруживаются и в непроизводственных компаниях. Это могут быть и запутанная схема офиса, и долгая обработка документов, и отсутствие у сотрудников навыков перекрестной работы.
Стройное производство и финансовые результаты
Недавно Центр разработки производственных систем McKinsey провел опрос британских компаний, чтобы понять, как в них применяют идеи стройного производства. Взяв за образец опыт самых успешных компаний, мы оценивали их уровень как «высокий», «средний», «низкий» или, если методы стройного производства не использовались вовсе, как «нулевой». Ни один респондент не получил высшую оценку, среди них не оказалось и тех, кто совсем не применяет методы стройного производства.
Мы также изучили динамику изменения финансовых показателей этих компаний за последние пять лет по уровню рентабельности используемого капитала (ROCE) и условно разделили компании на работающие эффективно (ROCE более 12%) и неэффективно (ROCE менее 12%).
Оказалось, что чем лучше в компании понимают суть стройного производства и чем шире применяют эту концепцию, тем выше ее финансовые показатели.
И наоборот: мы обнаружили, что шесть из десяти предприятий, имеющих очень хорошие стабильные показатели, эффективно использовали идеи стройного производства.
Три из десяти успешных компаний получили среднюю оценку, а одна из десяти — плохую. Семь из десяти неэффективных компаний характеризовались низким уровнем внедрения идей стройного производства.
Руководители одного банка решили изучить такой ключевой процесс, как движение заявки на получение кредита, с начала до конца — от первого взаимодействия с клиентом до получения им извещения.
Специалисты составили карту движения заявки. В ней отмечали время, которое заявка находилась в работе или ждала своей очереди, возможные «ответвления» процесса (например, когда приходилось уточнять информацию) и препятствия на его пути. Среди показателей, на основе которых проводился анализ, были общий объем кредитов, число кредитов и время, потраченное на обработку заявки. Оказалось, что на протяжении всего процесса на ожидание (или простой) уходило больше времени, чем собственно на работу, и что трудовые ресурсы, участвующие в этом процессе, можно сократить на 50%, повысив при этом качество услуг.
Подход стройного производства позволяет по–новому взглянуть на привычные вещи и в розничной торговле. Приняв точку зрения покупателя, можно обнаружить множество недочетов — от неудачного расположения товаров на полке до очередей в паркинге — и сделать соответствующие выводы. Так, одна западная розничная сеть выяснила, что почти треть потенциальных клиентов ничего не покупает.
Несостоявшиеся покупатели назвали одну из основных причин: они не уверены в том, что представленные в магазинах товары — это именно то, что им нужно. Значит, для таких покупателей очень важно вовремя получить консультацию продавца. Тогда были опрошены сотрудники магазина: по их оценкам, на общение с покупателями у них уходило от 65 до 80% рабочего времени.
На практике же оказалось, что цифра гораздо меньше — до 30%.
Более того, несмотря на существующие правила и инструкции, продавцов не было поблизости, когда покупателям требовался совет.
Этап второй: определение желаемого состояния. Оценив ситуацию, основные источники потерь и потенциал улучшений, компании определяют цели, которых они хотят достичь в результате внедрения стройного производства. Для этого они разрабатывают концепцию организации, увязанную со стратегией бизнеса и конкретными целями. Без связи планируемых преобразований со стратегией создать общую нацеленность организации на повышение эффективности невозможно.
Один из ключевых принципов стройного производства — создание четкой, прозрачной системы оценки деятельности каждого сотрудника на каждом уровне иерархии. Поэтому на втором этапе для всех уровней организации разрабатываются ключевые показатели эффективности (КПЭ), устанавливаются кратко– и долгосрочные цели, составляется план действий топ–менеджмента и до каждого сотрудника доводится информация о предполагаемых изменениях.
Так, одна страховая компания, чтобы эффективнее управлять спросом, решила оптимизировать схему организации труда3. Для этого в ней разработали несколько KПЭ: точность и полнота заполнения новых заявок на страхование, время обработки заявки, степень соответствия стандартам качества работы менеджмента и сотрудников, занимающихся непосредственным обслуживанием клиентов.
Преследовалась следующая задача: вдвое сократить время обработки заявки и одновременно с этим на 15% сократить общие издержки на обработку. Долгосрочной целью было названо создание корпоративной культуры высокой производительности.
Alcoa проводила такого рода работу на поглощаемых предприятиях, которые ей приходилось «подтягивать» до своего уровня. Еще на этапе due diligence (анализа кандидата на поглощение на основе внутренней информации) представители Alcoa оценивали соответствие поглощаемой компании своим стандартам производительности, издержек и безопасности4 и, если обнаруживались пробелы, разрабатывали первоначальный план по их восполнению.
Затем Alcoa последовательно обучала сотрудников: сначала руководство поглощаемых предприятий (их посылали на стажировку на заводы Alcoa), а затем линейных менеджеров и рабочих. В результате совместными усилиями, с учетом показателей работы предприятия до вхождения в состав Alcoa, разрабатывались цели улучшения показателей каждого завода и отслеживалось, как каждое предприятие достигает этих целей.
Этап третий: внедрение принципов стройного производства. На этом этапе осуществляется ряд мер, направленных на совершенствование материальных и информационных потоков, обеспечение их непрерывности и устранение тех видов деятельности, которые не создают добавленную стоимость. Как правило, все эти меры поначалу затрагивают лишь несколько заранее определенных сфер деятельности или процессов на предприятии.
Наш опыт работы с финансовыми организациями показывает, что значительно поднять эффективность многих процессов, связанных с обработкой бумаг, можно, например, всего лишь модернизировав офис. Дело в том, что во многих старых финансовых институтах организация пространства в большей степени — дань традиции, чем соображениям эффективности, поэтому изменение схемы работы в таком учреждении может дать хорошие результаты, хотя, вероятно, и вызовет неприятные эмоции у многих работников. В одной страховой компании преобразования велись таким образом, чтобы реализовать принцип «точно вовремя»: все процессы были объединены так, чтобы заявки и страховые требования попадали от одного работника прямо в руки к другому и не скапливались горы бумаг.
Эффективным оказывается и сбалансирование загрузки на основе расчетов «времени ТАКТ». Привести все функции процесса в соответствие с его скоростью или ритмом помогает также стандартизация процедур. Благодаря этой мере территориально распределенные предприятия сферы услуг могут во всех филиалах и в любое время дня оказывать услуги одинаково высокого качества, поскольку все работники следуют единой методике.
На производственных предприятиях стандартизация процедур позволяет сократить время наладки, избежать ошибок, установить четкие показатели выполнения каждой операции.
Внедрение методов стройного производства предполагает появление новых показателей эффективности деятельности, что связано с изменением давно устоявшихся методов работы и представлений персонала об эффективности труда. Так, например, в колл–центре страховой компании одним из немногих показателей эффективности было общее число обработанных звонков.
Ориентация на этот показатель вела к тому, что звонки обрабатывались быстро, но недостаточно качественно, и клиентам приходилось звонить повторно. По существовавшим стандартам колл–центр работал вполне результативно, однако стремление соответствовать им усугубляло проблему низкого качества обслуживания клиентов. Руководители решили сменить этот «показатель успеха» на другой: количество обработанных звонков, после которых клиентам не нужно звонить снова. Как только был введен новый измеритель, мгновенно сменился акцент, и в течение недели выявились передовики и отстающие.
Этап четвертый: институционализация подхода стройного производства. Стройное производство отличается от всех других методик повышения производительности труда прежде всего своим долгосрочным и целостным характером.
До сих пор мы в основном приводили примеры оптимизации отдельных процессов, но внедрять стройное производство в каком–то одном цеху или отделе — бессмысленно. В этом случае борьба ведется лишь с некоторыми симптомами низкой эффективности, а не с причинами «болезни». Добиться существенных долгосрочных преимуществ можно, лишь комплексно применяя принципы стройного производства по всей цепочке создания стоимости — от поставщиков до потребителей. На уровне производства такая система позволяет снизить издержки, оптимально использовать трудовые и капитальные ресурсы, а на уровне всего предприятия — находить новые производственные возможности, совершенствовать взаимоотношения с поставщиками, побеждать в конкурентной борьбе.
При этом внедрить стройное производство сразу на всем предприятии невозможно. Как правило, внедрение начинается с оптимизации отдельной области, процесса или бизнес–единицы и лишь затем постепенно распространяется на всю организацию. Так, Alcoa начала внедрять принципы стройного производства на заводе в городе Лафайет, штат Индиана. Основное внимание уделялось повышению производительности в цепочке снабжения, для чего были созданы системы контроля за производственным процессом и качеством, были сделаны инвестиции в обучение персонала. И только когда проект хорошо зарекомендовал себя, на предприятии в Индиане компания начала масштабную программу подготовки руководителей всех бизнес–единиц и заводов компании из разных стран, чтобы в следующие два года запустить программу стройного производства на всех своих заводах.
Есть еще один важнейший момент, игнорируя который многие компании не могут получить долгосрочный эффект: в организации должна прижиться культура высокой производительности, заинтересованности в постоянном совершенствовании.
Внедряя систему стройного производства, руководству необходимо создать в компании условия, при которых успехи новой системы постоянно закреплялись бы и развивались. Для этого на всех уровнях организации нужно воспитывать особое отношение к работе и, провозглашая удовлетворение потребностей клиентов главной целью компании, строить производство в соответствии с общей стратегией.
Все сотрудники — от топ–менеджера до рабочего — должны ясно понимать суть и принципы стройного производства и иметь стимул добросовестно работать. Необходимо так управлять процессом преобразований, чтобы изменились сами поведенческие модели сотрудников — только так можно добиться цели.
Эффективность управленческой системы и приверженность менеджеров принципам стройного производства проверяется тем, насколько им удалось «заразить» его принципами рядовых работников. В большинстве компаний, которые успешно реформировали производство, руководители предприятий не только объясняют сотрудникам идеи стройного производства, но и постоянно работают «на местах». Так президент компании, обслуживающей военные самолеты, запуская сложную программу внедрения стройного производства, ежедневно проводил короткие встречи прямо в ангаре. За полтора года производительность возросла на 50%, потому что сотрудники всех уровней, прежде скептически воспринимавшие происходящее, осознали всю важность постоянного совершенствования.
Руководители самых успешных компаний часто — не реже раза в месяц — измеряют, насколько успешно работает их предприятие и достигаются целевые показатели. Те подразделения, которые добиваются высоких результатов, вознаграждаются бонусами, автономией, продвижением сотрудников по служебной лестнице.
Свою эффективность доказала такая несложная методика, как «визуальный менеджмент», когда информация об успехах работы того или иного отдела обновляется ежедневно или даже ежечасно, вывешивается в людных местах на предприятии и обсуждается в коллективе. Так, страховая компания разработала адаптированные к конкретным условиям количественные показатели по всем сферам деятельности, и информация о них висела на стенде, чтобы с ней могли ознакомиться все сотрудники. Менеджеры вместе с директором по операционной деятельности в конце каждого месяца анализировали оценочные ведомости и передавали результаты своего анализа генеральному директору. Размер вознаграждения зависел от достигнутых результатов, поэтому те сотрудники, которые работали лучше всех, получили повышение в должности и их подразделениям предоставили автономию, а те, кто сопротивлялся переменам, были представлены к увольнению.
Комплексное применение стройного производства позволяет не только постоянно оптимизировать технологический процесс, но и создать особую, ориентированную на постоянное совершенствование корпоративную культуру. Во многом именно благодаря ей Toyota добилась успеха, и именно ее не учитывают большинство компаний, которые пытаются внедрить у себя систему стройного производства. Освоив отдельные методики стройного производства, они увеличили производительность, снизили издержки и сократили сроки выполнения заказов и поставок. Но почти везде эти достижения либо оказывались «скоропортящимися», либо не повлекли за собой последующих изменений. При механистическом подходе, когда оптимизируется работа лишь одного подразделения или цеха, участники процесса не представляют себе систему производства в целом и потому не всегда правильно понимают всю его сложность, хотя именно от этого во многом и зависит успех предприятия. В конце концов, стройное производство — не цель, не конечный результат, а настоящая философия, и тот, кто принимает ее, может устранить препятствия, мешающие развитию, и улучшить всю систему производства.
Путь самурая
Артур Смолли, бывший сотрудник офиса McKinsey в Orange County и один из первых иностранных сотрудников Toyota Motor Corporation, рассказывает об особенностях производственной системы Toyota и применимости принципов стройного производства в западных компаниях.
Почему вы стали работать в японской Toyota?
Среди 27 тысяч сотрудников я был седьмым иностранцем. В то время все производство Toyota находилось в Японии, но в концерне уже планировали глобальное расширение и хотели обучить американцев своей корпоративной культуре, чтобы мы могли управлять новыми заводами в США. Меня учили, как налаживать поточные линии и пускать в строй предприятия, как готовить персонал, как перевести производство в США.
Как проходило обучение?
Как и всем новичкам в компании, знание давалось мне потом и кровью. Я прошел через все. Больше всего меня тогда потрясло, что меня, выпускника престижного колледжа, на несколько месяцев отправили работать на конвейер! Но это составная часть производственной культуры. Каждый, будь он хоть сыном топ–менеджера, должен сначала научиться собирать машины. Целый год я в основном осваивал инженерное дело, техническое обслуживание и систему контроля качества. Первые месяцы я только собирал моторы по стандартному плану. Я должен был научиться выполнять операцию так, чтобы уложиться в строго отмеренное время, а если ошибался, то останавливал конвейер и звал на помощь мастера. Это было настоящей борьбой за выживание.
Многие компании разных стран пытаются перенять модель Toyota, но все равно не могут работать так же эффективно. Почему?
Потому, что почти все они пытаются перенять некие приемы, а этого совершенно недостаточно. Производственная система Toyota — это особая философия, а не набор приемов. Многим компаниям понравилась идея, они перестроили производство, по–новому организовали работу конвейера, оптимизировали некоторые технологические процессы, в целом добились прироста производительности. И остановились на этом.
В Toyota к делу подходят иначе. Неустанное совершенствование и стремление минимизировать издержки — один из законов ее жизни. Никто и никогда не останавливается на достигнутом — это начальники смены внушали мне с первого же рабочего дня. Если сейчас на операцию уходит 60 секунд, то что нужно сделать, чтобы уложиться в 57? Если станок в прошлом месяце выходил из строя 10 раз и в целом не работал 5 часов, то как сократить это время хотя бы на 10%? Если за месяц произвели 100 бракованных деталей, то как добиться, чтобы их стало не больше 70? Все, что можно измерить в параметрах качества, издержек, сроков поставки, постоянно находится в центре внимания и должно совершенствоваться. Снова и снова задаются вопросы: где мы простаиваем, почему, как избежать повторения ошибки?
Оптимизация касается всего и всех — и на уровне цеха, и на уровне завода, и на уровне концерна. Этим и объясняется постоянно крепнущее конкурентное преимущество Toyota. Она ежегодно на 5% снижает цены по всей цепочке поставок. Закупки материалов обходятся ей на 40% дешевле, чем европейским конкурентам. На производство аналогичного объема продукции у нее уходит в два раза меньше рабочего времени. В США у Toyota срок поставки не превышает двух недель, а у других компаний он исчисляется месяцами. И вот вам результат: при крайне неблагоприятной конъюнктуре в 2002 г. Toyota получила операционную прибыль свыше 8 млрд долл. — почти на 40% больше, чем в 2001 г.
Восприимчива ли эта система к нововведениям?
Вполне. Каждый работающий иностранец поначалу пользовался ее инструментарием, чтобы объяснить суть системы стройного производства другим представителям нашей западной культуры. Но потом мы и сами начали предлагать нововведения. К примеру, в Японии принято всю жизнь работать в одной компании и очень долго учиться. На подготовку рабочего высокой квалификации уходит от 5 до 10 лет. В США же, наоборот, никто не работает на одном месте больше 5—10 лет. Я помогал адаптировать систему к условиям США. Перед нами стояла задача обучить конвейерного рабочего за 6—12 месяцев, а специалиста — за 1—2 года. Мне приходилось убеждать японцев, что необходимо ускорить процесс обучения, и оказалось, что сократить срок обучения вполне возможно.
Годится ли производственная система Toyota для предприятий разных отраслей?
Я бы сформулировал вопрос иначе: почему эта система не распространяется гораздо быстрее? Почему компании получают от нее лишь часть стоимости? Система — продуманный способ управления предприятием, и она требует сильных руководителей, объединенных общими целями. Не бывает так, чтобы серьезные перемены случайно зарождались внизу и «прорастали» наверх, наоборот, в 80% случаев они идут сверху вниз.
В США стройное производство было успешно внедрено только на тех предприятиях, где руководитель проникся духом этой системы, понял ее и кропотливо работал над ее внедрением.
Но в чем тогда причина неудач западных компаний?
Может быть, потерпевшие фиаско предприятия неправильно расставляют приоритеты. Основное внимание они уделяют механизмам стройного производства, хотя не менее важное значение имеют принципы изменений. Руководители должны думать о том, как быстрее всего пройти путь от заказа до поставки при минимальных издержках в работе и ресурсах. Этого, например, достигла Dell Computer, причем, мне кажется, они не ставили перед собой задачу копировать производственную систему Toyota. В Dell знают, как сократить потери до минимума, как собрать заказы и получить деньги. Их метод даже называется не стройным производством, а Dell Direct. Но это не имеет значения: по существу, Dell делает с компьютерами то же самое, что Toyota — с автомобилями.
1 Сам термин впервые был применен в книге James P. Womack, Daniel T. Jones, Daniel Roos.
The Machine That Changed the World. Harper Collins Publishers, 1991.
2 Некоторые производители, внедрившие методики стройного производства, используют станки, которые автоматически останавливаются, если в детали появляется дефект.
3 См.: Max Allway, Stephen Corbett. Shifting to Lean Service: Stealing a Page from Manufacturers’ Playbooks // Journal of Organizational Excellence, April 2002.
4 Безопасность в Alcoa понимают в трех смыслах: профессиональная, физическая и так называемая эмоциональная безопасность.