Результативные совещания

на совещании не принимается никаких решений, поскольку на нем не было нужных людей.

Чтобы совещания проходили продуктивно, на них должны присутствовать нужные люди. Для этого необходимо четко сформулировать его цели. Следует пригласить менеджеров, имеющих право принимать решения и богатый опыт. Также важно, чтобы на совещании присутствовали сотрудники, которые располагают достоверными фактами о рассматриваемых процессах.

Распределите роли и обязанности. На каждом совещании должны присутствовать по крайней мере четыре человека: руководитель проекта, лидер команды / координатор, хронометрист и секретарь.

Секретарь:

записывает основные моменты совещания. Эти обязанности не следует возлагать на координатора.

Руководитель проекта:

постоянно задействован в проекте и регулярно общается с членами команды;

принимает решения по выделению команде требуемых ресурсов;

контролирует, чтобы работа команды соответствовала стратегическим целям организации;

назначает лидера команды;

решает вопросы, которые не может решить лидер;

оказывает поддержку, когда команда испытывает трудности.

Лидер команды:

способен воплотить требуемые перемены в жизнь;

наделен полномочиями руководителя или старшего сотрудника;

полностью заинтересован и активно участвует в проекте;

готовит повестку дня совещания;

выбирает новых членов команды;

хорошо понимает этапы развития команды.

Координатор команды:

следит за тем. чтобы обсуждение не уходило в сторону от основной темы;

вмешивается в ход совещания, когда говорить начинают сразу несколько человек;

следит за тем, чтобы ни один участник не доминировал над остальными;

способствует взаимодействию присутствующих друг с другом и их активному участию в совещании;

подводит обсуждение к логичному завершению.

Хронометрист:

следит за соблюдением регламента в соответствии с повесткой дня;

сообщает членам команды, когда они выбиваются из графика;

сообщает об оставшемся времени, отведенном на совещание;

помогает определить время, необходимое для следующего совещания.

Придерживайтесь правил проведения совещаний. В каждой компании своя культура. Поэтому правила хорошего тона, принятые в отношении совещаний, могут сильно отличаться в разных организациях. Ниже перечислены несколько наиболее важных правил, которые вам следует установить:

Посещаемость. Следует четко сформулировать причины, по которым сотрудникам разрешается отсутствовать, и разработать порядок информирования лидера команды, если кто-то не может прийти. Лучший способ обеспечить высокую посещаемость — проводить совещания правильно.

Продолжительность. Совещания должны вовремя начинаться и заканчиваться. Это позволяет избежать пустой траты времени и помогает каждому сотруднику вписать совещание в собственный график. Когда это правило выполняется, большинство совещаний становится короче.

Участие. Каждый участник способен внести в обсуждение ценный вклад. Подчеркните, насколько для вас важно, чтобы все присутствующие свободно выражали свое мнение и внимательно слушали других. Если члены команды принимают в совещаниях неодинаковое участие, координатор должен структурировать обсуждение так, чтобы в нем были задействованы все.

Элементарные правила вежливости. Каждый участник, независимо от занимаемой должности, должен соблюдать элементарные правила вежливости при общении. Внимательно слушайте остальных, не перебивайте, не говорите одновременно с другими, проявляйте уважение к коллегам.

Курение и перерывы. Заранее решите, когда сотрудникам можно и когда нельзя делать перерывы, выходить курить, звонить по телефону и т.п.

Другие правила. Решите, какие еще правила необходимо установить в отношении совещаний.

Рекомендуется разработать правила проведения совещаний на первой же встрече и представить их в наглядной форме.

Составьте план действий. Любое совещание должно заканчиваться составлением плана дальнейших действий. Выполнение каждого пункта следует поручить определенному сотруднику и назначить срок исполнения.

Составьте повестку дня для следующего совещания. В конце каждого совещания определяйте цели следующей встречи и составляйте «черновой» вариант повестки дня. Это займет всего несколько минут и позволит сэкономить значительное количество времени при подготовке следующего совещания.

Оцените прошедшее совещание. По завершении каждого совещания его следует оценить, даже если другие пункты повестки дня заняли больше времени, чем планировалось. В ходе оценки, помимо всего прочего, необходимо определить, выполнены ли поставленные задачи (и что способствовало или мешало этому), и решить, что следует предпринять, чтобы следующее совещание прошло более эффективно.