Содержание
1. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления
2. Организационные документы. Требования к составлению и оформлению
3. Практическое задание
Список использованной литературы
1. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления
Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.
Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.
Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.
Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:
- организационные документы – устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;
- распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание, инструкция;
- информационно-справочные документы – протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.
Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.
Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.
Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или издания”.
Стандарты на формуляры – образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.
Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Формуляр – образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром – образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.
В перечень реквизитов ОРД входят следующие: [2, c. 34]
1 Государственный герб.
2 Эмблема организации, учреждения, предприятия.
3 Изображение наград.
4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5 Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
6 Наименование министерства или ведомства.
7 Наименование учреждения, организации, предприятия.
8 Наименование структурного подразделения.
9 Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.
10 Название вида документа.
11 Дата.
12 Индекс.
13 Ссылка на индекс и дату входящего документа.
14 Место составления или издания.
15 Гриф ограничения доступа к документу.
16 Адресат.
17 Гриф утверждения.
18 Резолюция.
19 Заголовок к тексту.
20 Отметка о контроле.
21 Текст.
22 Отметка о наличии приложения.
23 Подпись.
24 Гриф согласования.
25 Визы.
26 Печать.
27 Отметка о заверении копий.
28 Фамилия исполнителя и номер телефона.
29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
30 Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31 Отметка о поступлении.
32 Предупредительный знак.
Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.
Пример:
Иванова 222 21 23
Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые располагаются ниже данной отметки.
При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом TimesNewRoman обычный, размер 9 пунктов. [1, c. 11]
2. Организационные документы. Требования к составлению и оформлению
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.
Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94]
• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• местонахождение (почтовый адрес);
• предмет и цель деятельности;
• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
• порядок распределения прибыли;
• порядок образования учреждения (организации, предприятия);
• порядок управления и прекращения деятельности;
• органы управления (внутренняя организационная структура).
В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:
• для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;
• для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
Текст устава может содержать следующие разделы:
• Общие положения.
• Акционерный капитал (уставной фонд).
• Порядок деятельности.
• Управление.
• Учет и отчетность, распределение прибыли.
• Прочие накопления.
• Прекращение деятельности.
Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:
• наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);
• наименование вида документа – УСТАВ;
• дата;
• регистрационный номер, место издания (город);
• гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
• текст;
• подпись.
Положения
– правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структуратекста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.
Текст положения включает следующие разделы:
• Общие положения;
• Цели и задачи;
• Функции;
• Права и обязанности;
• Руководство;
• Взаимоотношения с другими подразделениями.
Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.
Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.
Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).
Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.
Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
• Общие положения;
• Должностные обязанности;
• Права;
• Ответственность;
• Взаимоотношения.
Штатное расписание
– документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.
Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:
• статус коллегиального или совещательного органа;
• порядок планирования работы;
• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
• внесение материалов на рассмотрение;
• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
• ведение протокола заседания;
• оформление решений коллегиального или совещательного органа;
• порядок доведения решений до исполнителей;
• материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:
• наименование учреждения (организации);
• вид документа;
• заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);
• вид документа;
• дата;
• место составления;
• гриф утверждения;
• текст, подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.
3. Практическое задание
1. Исходящее деловое письмо:
ООО « СТАРТ» Директору 115218, г. Минск Выставочного Центра ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес» тел.__________________ г-ну Страхову Ю.В. факс_________________ 110020, г. Минск р/счет________________ ул. Вострякова, 118 15.09.08г. № 25/08-15 На № ______ от ________ Об участии в выставке Уважаемый Виктор Сергеевич! Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в №5 «Экономической газеты» от 10.09.08г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра. Просим включить наше предприятие в число участников выставки. Приложение: на 3л. в 2 экз. Директор предприятия Подпись О.Н.Некрасов Петров 181 07 09 |
2. Приказ по личному составу
Министерство образования Республики Беларусь Белорусский государственный университет П Р И К А З 20.09.2008 г. № 25-л г. Минск О приеме на работу О переводе Об увольнении с работы 1. ПРИНЯТЬ: 1.1. Егорова Александра Михайловича на должность экономиста с 25.09.2008г. с должностным окладом … рублей в месяц согласно заключенному контракту. Основание: контракт № ______ от _______________ С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата 1.2. Иванову Нину Петровну на должность кассира управления бухгалтерского учета и финансов с трехмесячным испытательным сроком с должностным окладом … рублей в месяц. Основание: заявление Ивановой Н.П., трудовой договор С приказом ознакомлена: Личная подпись Дата 2. ПЕРЕВЕСТИ: Глебова Николая Петровича, бухгалтера управления бухгалтерского учета и финансов, на должность ведущего бухгалтера этого же управления с 20.09.2008г. с должностным окладом в размере … рублей в месяц. Основание: заявление Глебова Н.П., докладная записка начальника управления бухгалтерского учета и финансов Ефимовой Н.А., трудовой договор С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата 3. УВОЛИТЬ: Соколову Нину Павловну, делопроизводителя канцелярии 20.09.2008г. в связи с истечением срока контракта (п.2 ст.35 ТК Республики Беларусь). Основание: контракт №_____ от _______ С приказом ознакомлена: Личная подпись Дата Ректор университета Подпись А.В.Соколов Визы согласования |
Таким образом, данные документы оформлены в соответствии с требованиями с использованием необходимых реквизитов.
Список использованной литературы
1. СТБ 6.38.2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн., 1999. – 143 с.
3. Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства. - Мн.: Право и экономика, 1998. – 92 с.
4. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2002. – 271 с.
5. Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству. - Мн., 1993. – 330 с.
6. Москалев В.А. Современное делопроизводство. - М.: Инфра–М, 2000. – 214 с.
7. Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. - Мн.: Выш. шк., 1999. – 142 с.
8. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002. – 252 с.