Введение
Организация (от позднелат. - rganize - сообщаю стройный вид устраиваю) :
1) разновидность социальных систем, объединение людей, совместно реализующих некоторую программу (цель) и действующих на основе определенных принципов и правил (например, служба занятости);
2) внутренняя упорядоченность, согласованность взаимодействия относительно автономных частей системы, обусловленная ее строением;
3) одна из общих функций управления, совокупность процессов и (или) действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого (структурными элементами системы). Понятие организация, употребляется применительно к биологическим, социальным и некоторым техническим объектам. Многообразие процессов и форм организации стимулировало попытки построить общую теорию организации. Одной из первых концепций такого рода явилась тектология (всеобщая организационная наука), сформулированная и разработанная А.А. Богдановым. Позднее обобщенный подход к проблемам организации нашел выражение в кибернетике и в общей теории систем, которые в настоящее время воздействуют на все научные дисциплины, изучающие сложно организованные системы и управление ими. Организация - устойчивая, четко структурированная система совместно работающих индивидов на основе иерархии рангов и разделения труда для достижения общих целей. Организацией традиционно называют институты, объединяющие людей для достижений, определенных целей. Организацией обладают набором следующих родовых признаков: наличие целей существования и развития, внутренней структуры и особой культуры, постоянное взаимодействие с внешней средой, использование человеческих, натуральных и материальных ресурсов. Несмотря на большое разнообразие трактовок понятия организация, сущность организации отражают следующие признаки: организация - это объединение людей, выполняющих специфические функции и роли в ней; организация создается и существует для достижения общей цели, объединяющей людей для реализации определенных потребностей и интересов; Совместная деятельность для достижения общей цели осуществляется в различных формах взаимодействия (совместное выполнение работ, их координация, обмен информацией и т.д.). Эти формы в каждой конкретной организации зависят от ее целей, видов деятельности, разделения труда и др. факторов. Взаимодействие способствует формированию организации как единого целого, имеющего качественно новые свойства, не сводимые к сумме свойств, входящих в него частей (синергетический эффект); Организация имеет определенные границы, позволяющие ей существовать автономно от др. организаций. Эти границы определяются видом деятельности, численностью работающих, капиталом, производственной площадью, территорией, материальными ресурсами и т.д. Границы организации закрепляются в документах (устав, учредительный договор, положение). Комбинация вышеприведенных признаков уникальна для каждой организации и определяет ее специфику.
В зависимости от выполняемых функций или целей организации делятся на ряд типов:
- производственные или экономические, занимающиеся созданием товаров, услуг, капиталов (обеспечивают материальное существование общества);
- поддерживающие, цель которых - социализация индивидов для выполнения ими соответствующих ролей в организации или обществе (церковь, школа, здравоохранение, благотворительность);
- адаптивные, создающие знания, разрабатывающие и проверяющие теории (обеспечивают информационную интеграцию общества);
- политические - имеют дело с общей регуляцией, координацией и контролем ресурсов, людей, отдельных подсистем в обществе (государство, общественные организации).
Некоторые организации обладают смешанными функциями. Люди играют особую роль в развитии организации. С одной стороны, они являются создателями организаци, определяют их цели, выбирают методы достижения этих целей. С др. стороны, люди - важнейший ресурс, используемый всеми без исключения организации для реализации собственных целей. В качестве персонала организации они нуждаются в управлении.
1. Организационное развитие
Организационное развитие совокупность скоординированных единой целью усилий, с помощью которых персонал организации изучается, идентифицируется, вовлекается в производство и развивается такими путями и способами, которые повышают не только общий уровень организованности экономических субъектов, но и также их способность самостоятельно планировать свою деятельность и разрешать возникающие в ходе проблемы. Организационное развитие — это особый вид деятельности, направленный на обретение качественно новой формы организации путем формирования ее новой профессиональной структуры. Принципиальная идея концепции организационного развития состоит в том, что добиться устойчивого развития можно только при наличии у организации самостоятельной стратегии, которая должна строиться и реализовываться на основе сочетания различных усилий (использование передового опыта развития, достижений науки, приглашения консультантов и специалистов) и внутренних ресурсов организации.
2. Определение понятия «Организация как функция управления»
Значение функции организации заключается в создании необходимых условий для реализации поставленных целей. Функция организации – это те задачи, которые должен выполнять менеджер в процессе организовывания работы, то есть:
• формирование, или уточнение структуры организации;
• определение способов управления;
• установление параметров организации, режимов работы ее подразделений и отношений между ними;
• обеспечение организации необходимыми ресурсами;
• создание внутренней культуры.
Структуру организации можно изобразить в виде схемы, которая отображает подразделения, их группировку и координацию и показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц организации.
Структура должна соответствовать целям предприятия, и если такого соответствия нет, то ее необходимо реорганизовать, либо заменить на новую.
При формировании структуры учитываются размеры предприятия, имеющиеся в его распоряжении технологии (поскольку от этого зависит то, каким образом служащие связываются друг с другом, обмениваются информацией и сотрудничают в процессе своей деятельности) и персонал (очевидно, что крупные компании будут иметь иную структуру, нежели небольшие). Необходимо стремиться к тому, чтобы организационная структура позволяла обеспечить эффективное взаимодействие как между сотрудниками и подразделениями внутри организации, так и взаимодействие с внешней средой. В конечном счете, структура организации должна способствовать выпуску продукции (предоставлению услуг), которая удовлетворяла бы требованиям потребителей.
Формирование структуры организации осуществляется посредством разделения ее на производственные единицы – блоки. Блоки, в свою очередь, могут объединяться в более крупные единицы. Такой процесс называется департаментализацией.
Вообще, делить организацию на блоки можно различными способами. Во-первых, по выполняемым функциям, когда за каждым блоком четко определены его задачи и обязанности – такой процесс будет называться функциональной департаментализацией.
Во-вторых, можно выстраивать блоки организации вокруг видов выпускаемой продукции – продуктовая департаментализация. Как правило, необходимость в этом возникает, когда ассортимент производимой продукции значительно увеличивается.
В-третьих, с ростом организации неизбежно образование департаментов в других городах, областях, странах. Тут уместно формировать структуру организации по территориальному признаку – географическая департаментализация.
В-четвертых, формирование блоков организации может осуществляться, ориентируясь на определенные группы потребителей. Например, магазины, торгующие канцелярскими принадлежностями, можно объединить в группы: обслуживающие или розничных покупателей, или только оптовиков и государственные учреждения – департаментализация по клиентам.
В-пятых, способ деления может состоять в формировании команд людей, специалистов в различных отраслях. Цели данных команд могут быть различными – от разработки нового вида продукции до формирования долгосрочной стратегии развития организации – командная департаментализация.
Большое влияние на структуру организации оказывает избранный способ управления. Именно он определяет ее топологию.
Способы управления подразделяются на единовластный и соучастный.
Единовластие означает, что управление производится без учета мнения коллектива. Отсюда возникает жесткая вертикаль власти.
Соучастие (партисипативное управление) призвано вовлечь работников в управление предприятием. При таком способе управления каждый член коллектива имеет право знать цели организации, ее финансовое состояние, высказывать свое мнение и свои предложения. Решающая роль в принятии стратегических решений также принадлежит коллективу. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором.
В созданной структуре организации следует задать режимы работы подразделений, а также регламентировать взаимоотношения между ними.
Для нормального функционирования созданной структуры необходимо обеспечить ее деятельность ресурсами.
Поскольку организация – это, прежде всего, люди, то для ее работы необходим персонал, а также материалы, оборудование, здания, денежные средства и др., в том числе информационные и временные ресурсы. Заметим, что организационная структура должна обеспечивать условия для наиболее рационального использования каждого ресурса.
Особо следует выделить необходимость формирования внутренней культуры предприятия, которая представляет собой систему ценностей, убеждений и норм поведения, сложившихся в организации, и проявляется в отношениях между работающими, с организацией и с внешней средой. Такая культура должна отличаться высокой чувствительностью к изменениям внешней среды, научно-техническому прогрессу и единым для организации ценностям (честность, участие, диалог, открытость, делегирование и доверие).
Организация (организовывание выполнения плана) – это одна из основных функций менеджера, то есть та деятельность, которую он обязан выполнять. Ее сущность заключается в решении следующих задач:
• формирование структуры предприятия;
• определение способов управления;
• установление режимов работы подразделений и отношений между ними;
• обеспечение организации всем необходимым;
• создание внутренней культуры.
Департаментализация – это процесс разделения организации на блоки. Различают функциональную, продуктовую, географическую департаментализацию, а также командную департаментализацию (формирование команд с перекрестными функциями) и департаментализацию по клиентам.
Управление может быть единовластным или соучастным. Особенностью последнего является то, что решающая роль в принятии стратегических решений принадлежит персоналу.
3. Этапы осуществления функции организации
Поскольку выполнение функции организации включает в себя решение несколько различных задач, действия менеджера целесообразно разделить на следующие этапы:
1. Формирование или корректировка организационной структуры;
2. Установление взаимосвязей между подразделениями в организационной структуре;
3. Обеспечение взаимодействия между подразделениями и персоналом внутри подразделений и организации путем контроля и регулирования (распорядительства) их деятельности.
На первом этапе в организации следует выделить подразделения и определить их состав. Деление происходит в соответствии с общими целями и стратегией организации. Каждое подразделение должно иметь четко определенные задачи и функции. Таким образом, под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность звеньев управления и связей между ними. В ней выделяют такие понятия, как элементы (звенья), связи и уровни. Элементами организационной структуры являются службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции. В свою очередь, между подразделениями существуют определённые связи, среди которых выделяют горизонтальные, вертикальные, линейные и функциональные связи:
Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих проблем. Они имеют ряд важных преимуществ: экономят время, повышают качество взаимодействия, развивают у руководителей самостоятельность, инициативность, мотивированность. Они обычно не формализуются в ходе проектирования организации и устанавливаются чаще всего на неформальной основе при использовании метода установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме.
Вертикальные связи – это связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. Но при этом замедляется коммуникационный процесс, возникает опасность искажения информации и замедления процессов принятия управленческих решений.
Линейные связи отражают движение управленческих решений информации между линейными руководителями. Линейные связи – отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными; эти связи идут в иерархии сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения, команды.
Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по функциям управления. Функциональные связи имеют совещательную природу, реализуют информационное обеспечение координации. Они имеют направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения (табл. 2.1).
Таким образом, на сегодняшний день выделяют следующие виды организационных структур:
1. Линейная организационная структура.
Является наиболее приемлемой для простых форм производства. Отличительными чертами этой структуры является прямое воздействие на производство и сосредоточение в одних руках всех функций руководства. Линейная ОС характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних линейных звеньев и обладает тем преимуществом, что здесь соблюдается принцип единоначалия, простота и чёткость связей в уровнях иерархии.
Таблица 2.1.
Соотношение линейных и функциональных связей с отдельными аспектами деятельности строительных организаций
| Аспекты деятельности организации
|
Линейные связи
|
Функциональные связи
|
| Подразделения, ассоциируемые со связями | Снабжение Производство Сбыт Продажи |
НИОКР Кадры Бухгалтерия Финансы |
| Задачи, решаемые посредством связей | Достижение организационных целей | Поддержка, помощь руководству в достижении организационных целей |
| Формы осуществления связей | Приказ, указание, распоряжение, задание | Совет, рекомендация, информация для решения, альтернативное решение |
| Основа прав, реализуемых в связи | Иерархическая власть | Применение «ноу-хау» |
| Этапы решения, реализуемые в связи | Принятие и выполнение решения | Разработка и подготовка решения, оценка решения |
Данная структура обладает рядом недостатков, основным из которых является необходимость для руководителя обладать разносторонними знаниями по всем направлениям деятельности в условиях отсутствия специалистов по отдельным управленческим функциям.
2. Функциональная организационная структура.
Используется так же, как и линейная, в композиции крупных систем управления и в тех ситуациях, когда особенно важным является профессиональный анализ проблем и разработка вариантов управленческих решений.
Возможно ее использование в предприятиях и фирмах малого бизнеса, но в современных условиях она практически не используется.
Главным недостатком является переплетение функциональных связей, множественность подчиненности, и как следствие, нарушение единства распорядительства и ответственности.
3. Линейно-функциональная организационная структура.
Линейно-функциональная организационная структура характеризуется разделением деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессах управления. В современных условиях линейно-функциональная организационная структура наиболее часто применяется в организациях.
4. Штабная организационная структура.
Штабная организационная структура – ее особенностью является выделение всех или большинства функциональных звеньев в штаб с собственным руководством – звеном функционально-линейного типа. Полномочия этого звена, как правило, ограничены только условиями управления функциональными звеньями, но не распространяются на нижестоящие линейные звенья.
Эта система менеджмента удачно ориентирована на решение комплексных проблем, согласование решений многофункционального типа, благоприятную организацию работы функциональных звеньев. Но при увеличивающихся объемах функциональной деятельности и при расширении масштабов управления штабы могут вырастать в параллельную структуру и, тем самым, возникает опасность потери необходимых связей функционального и линейного блоков организационной структуры.
5. Сложная линейно-функциональная система менеджмента, или линейно-функциональная система с блочной дифференциацией функциональных звеньев.
В этой системе вводятся звенья линейно-функционального типа (заместители руководителя по комплексу функций), и по этим блокам проводится дифференциация функциональных звеньев.
Такая система управления наблюдается в крупных фирмах или предприятиях. Но в условиях диверсификации производства или управления научно - производственными комплексами она становится консервативной и громоздкой, усложняются процессы координации деятельности, затрудняется оперативное управление.
6. Матричная организационная структура.
Ее особенность заключается в дифференциации связей линейной и функциональной подчиненности, что делает структуру адаптивной к изменениям окружающей среды, гибкой в использовании потенциала профессионализма и во временной организации ее функционирования.
Матричные организационные структуры имеют большое распространение в управлении современными крупными фирмами, особенно транснациональными.
После формирования организационной структуры необходимо установить взаимосвязи между её элементами – то есть перейти ко второму этапу выполнения функции организации.
Установить взаимосвязи в организации – значит определить права, обязанности и ответственность как подразделений, так и каждого исполнителя, позволяющие им осуществлять взаимосвязанную деятельность, направленную на достижение целей организации. То есть каждый работник должен знать, что ему разрешено делать, что он должен делать и чем могут обернуться последствия его деятельности для него лично, подразделения и организации в целом. Для этого разрабатываются положения о структурных подразделениях и инструкции, определяющие внутренний порядок и границы деятельности каждого подразделения и работника организации.
К задачам инструктирования относят: знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению отдельных видов работ, обеспечение информацией.
На этом этапе вырабатываются нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб.
Третий этап – этап распорядительства и контроля – является частным по отношению к функции контроля и регулирования и включает в себя предупреждение отклонений и восстановление установленных параметров процессов, происходящих в рамках заданной организационной структуры.
Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений и устных указаний. Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.
1. Выполнение менеджером функции организации предполагает осуществление следующих этапов:
• формирование или корректировка организационной структуры. Это необходимо делать, используя все шесть известных типов организационных структур. При этом необходимо учитывать, что каждая из них имеет свои достоинства и недостатки;
• установление взаимосвязей в организационной структуре между всеми подразделениями для обеспечения слаженного взаимодействия;
• обеспечение взаимодействия всех процессов организации посредством распорядительства и контроля.
2. Существуют различные типы организационных структур. Каждый тип имеет свои сильные и слабые стороны:
• линейная организационная структура – отличается простотой, соблюдением принципа единоначалия и четкостью связей и уровней иерархии. Основным недостатком, является необходимость для руководителя обладать разносторонними знаниями во всех областях деятельности, т.е. широкой специализацией;
• функциональная организационная структура – используется в тех случаях, когда особенно важен профессиональный анализ проблем и проработка управленческих решений. Основной недостаток связан со сложностью переплетения функциональных связей, и как следствие, трудности с соблюдением принципа единоначалия;
• линейно-функциональная организационная структура – является компромиссной смесью двух предыдущих. Позволяет сочетать сильные стороны линейной и функциональной структур с одновременным взаимным уменьшением влияния их недостатков;
• штабная организационная структура – эта структура ориентированна на решение комплексных проблем, связанных с согласованием деятельности подчиненных функциональных звеньев. Основным недостатком является, возможность потери связей с основной – материнской структурой, при чрезмерном расширении масштабов управления;
• сложная линейно-функциональная структура с блочной дифференциацией функциональных звеньев – подходит для крупных фирм, или предприятий. Отличается чрезвычайной громоздкостью и консерватизмом, усложняющим процессы координации деятельности и оперативного управления;
• матричная организационная структура – обладает большой адаптивностью к изменениям окружающей среды. Такая структура характерна для крупных фирм и транснациональных корпораций.
4. Принципы осуществления функции
организации
Определив содержание понятия «организация как функция управления», сформулировав основные задачи, которые стоят перед менеджером, и разделив деятельность на этапы, сформулируем принципы, которыми следует руководствоваться менеджеру при осуществлении этой деятельности. Эти принципы требуют от менеджера: непрерывно «видеть» цели предприятия; обеспечивать непротиворечивость целей каждого работника, подразделений и предприятия в целом; обеспечивать координацию порученных сотрудникам рабочих заданий; соблюдать разделение труда и нормы управляемости.
Организовывая предприятие, менеджер, первым делом, определяет цели и задачи, которые необходимо достигнуть и решить. Структура организации должна строиться, основываясь на принципе неразрывной связи с целями предприятия, которые были определены в ходе планирования.
При этом каждый сотрудник в каждом подразделении и отделе должен понимать, что работает для осуществления единой цели. Цели и задачи каждого работника и подразделения должны совпадать и не противоречить общим целям организации.
Конечно, поручая решение задач сотрудникам, необходимо координировать их действия. Координация производится посредством установления служебных (рабочих) отношений, то есть определением руководителей, сроков выполнения задания, ресурсов и информации.
Так как менеджер один не в силах решить все вопросы сразу, то определенный круг задач приходится поручать сотрудникам или формировать группы, подразделения, нацеленные на решение этих задач. Таким образом, менеджер реализует принцип разделения труда.
Осуществляя руководство сотрудниками, менеджер должен правильно оценивать свои силы и возможности, поскольку количество подчиненных, которыми он может эффективно управлять, ограничено и зависит от частоты общения и времени, проводимого с каждым из них. Это количество во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс. Практикой установлено, что количество сотрудников, деятельностью которых может эффективно управлять менеджер, может колебаться в пределах 7–12 человек. Этот диапазон может быть назван нормой управляемости. Она во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс. Выход за верхний предел этого диапазона нежелателен.
1. Неразрывная связь с целями предприятия обеспечивается менеджером в ходе планирования. На каждом шаге выполнения функции организации менеджер должен «видеть» цели, предусмотренные планами предприятия.
2. Необходимо разделять выполнение сложных задач на более мелкие подзадачи, поручая их выполнение сотрудникам. Для достижения согласованности работы отдельных звеньев организации необходимо осуществлять координацию их деятельности.
3. Каждый исполнитель в процессе своей деятельности должен работать не только во имя достижения своих целей и руководствуясь собственными интересами, но обязан действовать с учетом целей организации и целей всех остальных участников рабочего процесса.
4. Норма управляемости – это количество сотрудников, которым может эффективно управлять один менеджер.
5. Делегирование полномочий
Осознавая, что осуществление организации как функции управления носит поэтапный характер и заключается в формировании структуры, которая могла бы обеспечить эффективную и слаженную работу всего предприятия. И здесь необходимо не только произвести оптимальное разделение п
Один человек не в состоянии, даже имея в своем распоряжении все необходимые средства, обеспечить достижение общих целей – для этого необходима четкая и скоординированная работа всего коллектива, а это невозможно без определения сфер ответственности каждого работника. Определить эти сферы ответственности, а также установить их границы и позволяет делегирование полномочий.
Таким образом, мы видим, что делегирование полномочий представляется нам неотъемлемой и органичной частью организации и всего управления в целом.
5.1. Определение понятия делегирования
Делегирование полномочий означает передачу ответственности за выполнение части работы, за которую в целом, тем не менее, продолжает нести ответственность руководитель.
Таким образом, понятие делегирование полномочий включает в себя такие понятия как полномочия и ответственность, без которых оно немыслимо.
Полномочия – это ограниченное организационно закрепленное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач.
Ответственность – это обязательство выполнить поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.
Ответственность определяет круг решаемых задач, полномочия дают все необходимое для их решения.
Итак, почему делегирование является важной составляющей процесса организации как функции управления? Понять это нам поможет знание тех целей и задач, которые призвано решать делегирование.
Делегирование позволяет руководителю передать часть своих задач подчиненным. Это помогает руководителю освободить себя для решения задач, требующих большей значимости, таких, например, как стратегическое планирование и управление.
Вместе с тем, делегирование создает возможность для профессионального роста подчиненных.
Делегирование полномочий подчиненным может служить инструментом их поощрения, способом вовлечения (особенно молодых) сотрудников.
Кроме того, расширение полномочий работника повышает его автономность и дееспособность, значительно упрощая управление всем коллективом.
5.2. Концепции делегирования полномочий
Теперь мы поняли, для чего необходимо делегирование полномочий, и можем перейти к рассмотрению самой сути этого процесса.
Существует две концепции (основных взгляда) описывающие процесс делегирования полномочий: классическая и современная.
В классической концепции полномочия считаются делегированными, когда они переданы руководителем подчиненному директивно.
Современная концепция – это концепция добровольного принятия подчиненным полномочий. Здесь полномочия считаются делегированными только, когда они приняты подчиненным, а подчиненный согласен с предлагаемыми ему полномочиями.
Первый подход включает в процесс делегирования только руководителя, устанавливая его абсолютное первенство. Второй – включает в рассмотрение процесса делегирования полномочий подчиненного, наделяя его правом выбора. Таким образом, работник из простого подчиненного превращается в партнера.
Однако необходимо понимать, что любые полномочия небезграничны. Оптимальный объем делегируемых полномочий зависит от множества факторов и, прежде всего, от возможности реализации полученных полномочий (полномочия не имеют смысла, если сотрудник не может их использовать) и соответствия этих полномочий характеру решаемых задач. Каждая задача имеет собственную сферу ответственности, требующую соответствующих полномочий. И об этом необходимо помнить всегда, когда вы осуществляете делегирование.
Недостаточность собственных полномочий может вынудить подчиненного выйти за их пределы. Выход за пределы полномочий называется превышением полномочий. Несмотря на то, что превышение полномочий в любом случае нежелательно, в критических ситуациях оно бывает необходимо, так как порой является единственным выходом, позволяющим уйти от еще более негативных последствий. В этом случае подчиненный обязан проинформировать об этом вышестоящее руководство. Однако полномочия можно считать делегированными в оптимальном объеме не только, когда решение поставленной задачи не требует их превышения, но и подразумевает их полное использование.
5.3. Типы полномочий
Рассмотрим подробнее возможные типы (варианты) полномочий. Директор фирмы передает задачи и полномочия начальнику отдела. Начальник отдела в свою очередь может передать часть выполнения задачи одному из своих сотрудников, наделив его соответствующими полномочиями. Когда выполняется такая строгая структура передачи прав и обязанностей от высшего звена к низшему, такие полномочия называют линейными. Это создает иерархию уровней управления.
Один из известных примеров строго линейной передачи полномочий – это иерархия военной организации, армии.
Но, разобравшись подробнее, тут же мы можем обнаружить и другой тип полномочий – штабные полномочия, которые впервые были применены Александром Македонским, когда ему потребовалось отделить управление боевыми войсками от планирования боевых действий.
Штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.
Штабные полномочия могут быть очень ограниченными, фактически чисто консультативными, или настолько широкими, что разница между ними и линейными полномочиями практически исчезает.
Можно выделить четыре основные разновидности штабных полномочий:
1) рекомендательные – предполагается, что линейное руководство будет обращаться за консультацией к определенным специалистам, однако решение оно все равно принимает самостоятельно. Таким образом, руководство просто получает рекомендации;
2) обязательного согласования – линейные руководители должны согласовать ситуацию со штабным аппаратом, прежде чем принимать решение и действовать самостоятельно;
3) параллельные полномочия – объем полномочий аппарата расширяется, что дает ему право отклонять решения зависимого от него линейного руководства. Цель параллельных полномочий – система контроля за звеньями линейного руководства и предотвращение грубых ошибок с его стороны;
4) функциональные полномочия – аппарат, обладающий функциональными полномочиями, может как предлагать, так и запрещать какие-то действия в области своей компетенции.
Для реализации штабных функций и полномочий в организациях формируется штабной (административный) аппарат.
В течение многих лет использование штабного аппарата в современных организациях было относительно ограниченным. Но с развитием технологий и внешней среды бизнеса организациям потребовалось большое число разных квалифицированных кадров. На сегодняшний день существует множество типов штабных (административных) аппаратов. Но выделяют три основных типа (в зависимости от функций, которые он выполняет):
1) консультативный – в его обязанности входит консультирование линейного руководства в соответствующих областях знаний. Например, в области права, специальных технологий, повышения квалификации и др.;
2) обслуживающий – наиболее известный пример обслуживающего аппарата – отдел кадров. А также: отдел маркетинговых исследований, финансовый отдел и др. Эти подразделения предоставляют руководителю информацию, необходимую для принятия решений;
3) личный – аппарат, в обязанности которого входит непосредственное обеспечение деятельности руководства. К личному аппарату обычно относятся: секретарь, референт, помощник.
5.4. Принципы делегирования полномочий
Мы рассмотрели, что представляет собой процесс делегирования полномочий, для чего оно необходимо и какие бывают полномочия. Теперь прежде чем перейти к рассмотрению самого процесса делегирования, необходимо понять принципы, на которых он базируется.
Это – единоначалие, соответствие, достаточность, мотивированность и координация.
Единоначалие означает, что сотрудник должен иметь только одного непосредственного начальника, перед которым он должен нести ответственность за выполнение порученных ему заданий.
Соответствие означает, что состав и характер полномочий должен соответствовать составу и характеру задач, поручаемых работнику.
Достаточность означает, что масштабы ответственности не должны превышать индивидуальные возможности сотрудника, то есть нельзя требовать от него больше, чем он может сделать. Отчасти этот принцип связан с принципом соответствия, так как состав и характер полномочий, находящихся в распоряжении сотрудника, в значительной мере определяет весь спектр его возможностей.
Мотивированность является неотъемлемой частью делегирования полномочий, так как расширение сферы ответственности сотрудника ведет к увеличению его занятости и должно поощряться. Другое дело, что это поощрение может носить не только материальный характер.
Координация. Поскольку состав полномочий должен соответствовать решаемым задачам, он должен динамически изменяться в соответствии с новыми заданиями.
5.5. Этапы делегирования
А теперь перейдем к рассмотрению того, каким образом производится делегирование полномочий.
Процесс делегирования носит поэтапный характер и требует ряда предварительных действий.
Для начала необходимо проанализировать задачу и понять то, что требуется получить в результате ее выполнения.
Поняв сущность задачи, можно решить, кому следует поручить ее решение.
При этом если вопрос о срочности выполнения не стоит, то возможно, более правильным решением будет поручить ее менее опытному работнику – это обеспечит возможность его профессионального роста. Однако недостаточно просто поручить задачу, необходимо также объяснить работнику, какое место занимает его работа в общей иерархии целей организации, поставить крайний срок выполнения порученной задачи, установить стандарты качества, по которым будет оцениваться ее выполнение, обеспечить сотрудника необходимыми ресурсами, установить пределы его полномочий.
Если поручение носит директивный характер, то на этом процесс делегирования завершается, в противном случае необходимо убедиться, что сотрудник правильно понял порученное ему задание и может его выполнить.
Именно этот этап разделяет два основных подхода к делегированию, рассмотренных нами ранее.
И все же было бы наивно полагать, что на этом процесс делегирования завершается. Всегда следует помнить, что, поручая какое-то дело своему подчиненному, вы не снимаете с себя ответственность за правильное и своевременное его выполнение. Вот почему необходимо всячески способствовать работе своих подчиненных, оказывая им любую посильную помощь.
Необходимо также обеспечить контроль за процессом выполнения задания.
Контроль должен обеспечивать выявление скрытых ошибок, однако это не должно служить поводом для чрезмерного вмешательства, поскольку появление ошибок неизбежно. Необходимо всячески стараться действовать так, чтобы подчиненные устраняли допущенные ошибки по возможности самостоятельно. После того, как работа выполнена, необходимо произвести анализ полученных результатов, оценку и поощрение работников.
5.6. Причины, препятствующие делегированию полномочий
При реализации вышеперечисленных этапов могут возникнуть причины, препятствующие делегированию полномочий.
Обе стороны – как руководитель, так и подчиненный – имеют существенное значение для достижения успеха. Учитывая это, Уильям Ньюмен перечислил ряд причин, по которым руководители могут с неохотой делегировать полномочия, а подчиненные – уклоняться от дополнительной ответственности. Он выделил пять причин нежелания руководителя делегировать полномочия:
1. «Я это сделаю лучше».
Руководитель утверждает, что он сделает эту работу лучше. Но даже если это и верно, то он не сможет так же хорошо выполнять другие обязанности, более важные для всей организации в целом.
Кроме того, если руководитель не будет разрешать подчиненным выполнять новые задания с дополнительными полномочиями, то они не будут повышать свою квалификацию.
2. Отсутствие способности руководить, видеть перспективу.
Некоторые руководители так погружаются в повседневную работу, что не в состоянии охватить долгосрочную перспективу, и не могут полностью осознать значение распределения работы между подчиненными.
3. Отсутствие системы контроля за работой подчиненного.
Руководитель должен создать механизм контроля, и если он неэффективен, у руководства появляются основательные причины для беспокойства относительно делегирования дополнительных полномочий подчиненным.
4. Отсутствие доверия к подчиненным.
Если руководитель действует так, как будто не доверяет подчиненным, то они теряют инициативность и чувствуют необходимость часто спрашивать, правильно ли выполняют работу и начинают чувствовать себя неуверенно.
5. Боязнь риска.
Поскольку мы уже знаем, что при передаче полномочий ответственность с руководства не снимается, руководитель может опасаться, что делегирование может породить проблемы, за которые ему придется отвечать.
Теперь рассмотрим, почему же подчиненный избегает ответственности и блокирует процесс делегирования.
Выделяют 6 основных причин:
1. Неуверенность в себе.
2. Боязнь критики, нареканий.
3. Перегрузка подчиненного. У подчиненного уже больше работы, чем он может сделать.
4. Отсутствие стимулов. Подчиненному не предлагается каких-либо положительных стимулов для принятия дополнительной ответственности.
5. Отсутствие необходимых ресурсов для выполнения работы. У подчиненного отсутствуют информация и ресурсы для успешного выполнения задания.
6. Боязнь риска. Так как большая ответственность увеличивает риск совершения ошибки, подчиненный уклоняется от нее.
5.7. Пути преодоления препятствий
Как мы видим, несмотря на важность делегирования, оно часто не приносит желаемого результата, потому что бывает сложно преодолеть вышеуказанные препятствия. Посмотрим, что может сделать менеджер, чтобы делегирование стало более эффективным.
Для того чтобы руководитель мог доверять своим подчиненным, мог быть уверенным, что они правильно поймут задание и выполнят возложенную на них работу, он должен быть уверен в их профессионализме. Для этого необходимо проводить постоянное обучение персонала.
Получая новые знания и справляясь с новыми задачами, работник будет приобретать уверенность в себе, в том, что он сможет справиться с возложенными на него обязанностями и будет более инициативно принимать полномочия.
Но чтобы он мог справиться с работой, ему требуются определенные ресурсы. Зачастую, формулируя задания, руководитель забывает наделить работника полномочиями и предоставить ему необходимые ресурсы: информацию, материалы, техническое обеспечение. Это осложняет выполнение задания, или вовсе делает его невозможным.
Важный момент в достижении установленных целей – это информирование работника. Чтобы правильно понять и решить задачу, подчиненный должен адекватно понимать ситуацию, сложившуюся как внутри организации, так и вне ее. Но чтобы учитывать эти факторы, он должен быть осведомлен о них. На основании этого можем сделать вывод, что одна из задач руководителя – обеспечить информированность коллектива.
Итак: высококвалифицированный работник, обладающий необходимыми ресурсами и информацией, делает свою работу хорошо. Руководитель, несомненно, захочет расширить его полномочия и дать ему новое задание, не сомневаясь, что оно будет выполнено. Но захочет ли исполнитель принять дополнительные обязанности? Взамен он достаточно обоснованно будет ожидать вознаграждения. К сожалению, очень часто руководители забывают о системе стимулирования. Мотивация работника будет намного ниже, если он будет чувствовать, что отдает организации больше, чем получает. Стимулирование может быть в любой форме, как в виде материального вознаграждения, так и продвижения по службе или благодарности.
Несмотря на перечисленные пути преодоления неэффективного делегирования, без эффективной системы контроля у руководителя будут основательные причины для беспокойства относительно передачи дополнительных полномочий подчиненным. Создание обратной связи необходимо, чтобы выявить проблему прежде, чем произойдет непоправимая ошибка.
Таким образом, мы выделили пять основных путей преодоления препятствий:
• обучение;
• обеспечение ресурсами;
• информирование;
• стимулирование;
• контроль.
1. Делегирование полномочий означает передачу ответственности за выполнение части работы, за которую, тем не менее, продолжает нести ответственность руководитель. Делегирование, как способ установления организационных связей, является неотъемлемой частью процесса организации.
2. Роль делегирования многогранна: с одной стороны, оно может выступать как стимул – способ мотивации деятельности работников; с другой стороны, – как способ освободить управляющего от части малозначительной работы; как способ повышения эффективности деятельности сотрудников; и, наконец, как способ повышения их профессионализма, то есть как способ подготовки квалифицированных кадров.
3. Существует два основных взгляда на процесс делегирования: с позиции руководителя и с позиции подчиненного – они отражаются в концепциях делегирования.
4. Делегирование имеет в своем составе ряд элементов – этапов, без наличия которых оно теряет свой смысл. Эти этапы и делегирование в целом базируются на ряде принципов, позволяющих осмыслить и оценить эффективность делегирования.
5. Линейные полномочия – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному. Штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.
6. Можно выделить следующие виды штабных полномочий: рекомендательные, обязательного согласования, параллельные и функциональные.
7. Для консультирования и обслуживания деятельности организации создается штабной (административный) аппарат. Выделяют три основных его типа: консультативный, обслуживающий и личный.
8. Причины, препятствующие эффективному делегированию полномочий, возникают как со стороны руководителя, так и со стороны подчиненного. Со стороны руководителя это чаще всего: мнение, что он сам сделает работу лучше, отсутствие системы контроля за работой подчиненного, и, как следствие, недоверие к подчиненным. Некоторые просто не способны руководить, видеть перспективу, обучать. Поэтому, погружаясь в ежедневные мелкие заботы и избегая риска, руководитель сам создает напряжение и нервную обстановку в коллективе. А подчиненные, чувствуя проявляемое к ним недоверие, теряют уверенность в себе, боятся критики, нареканий. Но очень часто принятию полномочий работником мешает его перегрузка или отсутствие необходимых ресурсов для решения поставленных задач. Принятие полномочий и новых заданий – это всегда ответственность за их выполнение, и подчиненный просто боится риска, у него отсутствуют стимулы для выполнения дополнительной работы.
9. Но есть пути решения этих проблем, которые могут сделать делегирование эффективным. Это стимулирование, обучение, как персонала, так и самого руководителя, обеспечение необходимыми ресурсами, информирование и создание эффективной системы контроля.
Заключение
1. Организация (организовывание выполнения плана) – это одна из основных функций менеджмента (управления), задачами которой являются:
• формирование структуры предприятия;
• определение способов управления;
• установление параметров организации, режимов работы ее подразделений и отношений между ними;
• обеспечение деятельности организации ресурсами;
• создание внутренней культуры.
2. Важное значение имеет то, каким образом организация поделена на различные блоки, то есть определение её департаментализации. Различают функциональную, продуктовую, географическую департаментализацию, а также департаментализацию по клиентам и команду с перекрестными функциями.
3. Управление может быть организовано единовластным или соучастным способом. Особенностью последнего является то, что решающая роль в принятии стратегических решений принадлежит коллективу.
4. Выполнение менеджером функции организации предполагает осуществление следующих этапов:
• построение организационной структуры;
• установление в ней взаимосвязей;
• обеспечение взаимодействия посредством распорядительства и контроля.
5. В процессе формирования или корректировки структуры необходимо руководствоваться всеми основными известными типами организационных структур. Следует осознавать все их сильные и слабые стороны:
• линейная организационная структура – отличается простотой, соблюдением принципа единоначалия и четкостью связей и уровней иерархии. Основной ее недостаток –необходимость для руководителя обладать разносторонними знаниями во всех областях деятельности, то есть широкой специализацией;
• функциональная организационная структура – используется в тех случаях, когда особенно важен профессиональный анализ проблем и проработка управленческих решений. Основной недостаток связан со сложностью переплетения функциональных связей, и как следствие, трудности с соблюдением принципа единоначалия;
• линейно-функциональная организационная структура – является компромиссной смесью двух предыдущих. Позволяет сочетать сильные стороны линейной и функциональной структур с одновременным взаимным уменьшением влияния их недостатков;
• штабная организационная структура – эта структура ориентирована на решение комплексных проблем, связанных с согласованием деятельности подчиненных функциональных звеньев. Основным недостатком является возможность потери связей с основной (материнской) структурой при чрезмерном расширении масштабов управления;
• сложная линейно-функциональная структура с блочной дифференциацией функциональных звеньев – подходит для крупных фирм или предприятий. Отличается чрезвычайной громоздкостью и консерватизмом, усложняющим процессы координации деятельности и оперативного управления.
• матричная организационная структура – обладает большой адаптивностью к изменениям окружающей среды. Такая структура характерна для крупных фирм и транснациональных корпораций.
6. Неразрывная связь с целями предприятия обеспечивается менеджером в ходе планирования. На каждом шаге выполнения функции организации менеджер должен «видеть» цели, предусмотренные планами предприятия.
7. Необходимо разделять выполнение сложных задач на более мелкие подзадачи, поручая их выполнение сотрудникам.
8. После поручения задач необходимо координировать деятельность, достигая этим согласованность работы звеньев организации.
9. Согласованность работы невозможна без понимания каждым сотрудником общих целей организации.
10. Норма управляемости – это количество сотрудников, которым может эффективно управлять один менеджер.
11. Делегирование, как способ установления организационных связей, является неотъемлемой частью процесса организации. Делегирование играет неоднозначную роль: с одной стороны, оно может выступать как стимул – способ мотивации деятельности работников; с другой, – как способ освободить управляющего от части малозначительной работы; как способ повышения мобильности и эффективности деятельности сотрудников; и, наконец, как способ повышения их профессионализма, то есть как способ подготовки квалифицированных кадров.
12. Существует два основных взгляда на процесс делегирования: с позиции руководителя и с позиции подчиненного – они отражаются в концепциях делегирования.
13. Делегирование имеет в своем составе ряд элементов – этапов, без наличия которых оно теряет свой смысл. Эти этапы и делегирование в целом базируются на ряде принципов, позволяющих осмыслить и оценить эффективность делегирования.
14. Линейные полномочия – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному. Штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу. Выделяют следующие виды штабных полномочий: рекомендательные, обязательного согласования, параллельные и функциональные.
15. Для консультирования и обслуживания деятельности организации создается штабной (административный) аппарат. Выделяют три основных его типа: консультативный, обслуживающий и личный.
16. Причины, препятствующие эффективному делегированию полномочий, могут возникать как со стороны подчиненных, так и со стороны руководителя. Руководитель может думать, что выполнит работу лучше, – а это нередко говорит об отсутствии у него способностей руководить и о вероятном недоверии к подчиненным. Естественно, при отсутствии доверия возникает боязнь риска, что зачастую усугубляется несовершенной системой контроля. Подчиненный может бояться ответственности и связанным с ней риском или просто не иметь ресурсов для выполнения задачи. Он может быть перегружен или не иметь стимулов для выполнения дополнительной работы.
17. Но есть пути решения этих проблем, которые сделают делегирование эффективным. Это стимулирование, обучение (как персонала, так и самого руководителя), обеспечение необходимыми ресурсами, информирование и создание эффективной системы контроля.
Список используемой литературы
1. Бусыгин А.В. Эффективный менеджмент: Учеб. пособие – М.: Финпресс, 2000.
2. Быкова А. Организационные структуры управления. – М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест: Ин-т экон. стратегий, 2003.
3. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
4. Роббинс С.П., Коултер М. Менеджмент. – 6-е изд.: Пер. с англ. – М.: ИД «Вильямс», 2004.
5. Рос Дж., Темплар Р. Энциклопедия менеджера: Алгоритмы эффективной работы: Пер. с англ. – Альпина Бизнес Букс, 2004.
6. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 304 с.