Отчет по производственной практике
Организация системы управления предприятием общественного питания 1 категории кафе-бар «Фараон»
Содержание
1. Изучение учредительных документов предприятия – базы практики
2. Изучение и анализ организационной структуры управления предприятием
3. Ознакомление с системой планирования деятельности предприятия
4. Исследование системы управления предприятием
5. Проведение анализа организации рабочего дня руководителя
6. Участие в проведении оперативных мероприятий на предприятии
7. Организация информационного обеспечения деятельности менеджеров
Список использованной литературы
1. Изучение учредительных документов предприятия – базы практики
Устав предприятия утвержден Общим собранием участников (Протокол №2 от 22.01.2003г.) в связи с увеличением уставного капитала и приведением его в соответствие с Законом ПМР «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 153-3-Ш от 10.07.2002г.
Общие положения
1.1Общество с ограниченной ответственностью "СЭВЭН СИС-БАР" (в дальнейшем именуемое "ОБЩЕСТВО") создано и действует в соответствии с учредительным договором о создании, согласно Гражданскому Кодексу Приднестровской Молдавской Республики, Закону «Об обществах с ограниченной ответственностью».
1.2 Наименование Общества:
на русском языке полк: с: Общество с ограниченной ответственностью «СЭВЭН СИС-БАР»; на русском языке сокращенное: ООО «СЭВЭН СИС-БАР».
1.3 Место нахождение Общества: ПМР г. Тирасполь, ул. К. Либкнехта, дом 174"аи
.
1.4 Почтовый адрес: 3300 ПМР г. Тирасполь, ул. К. Либкнехта* дом 174"а".
Цель создания и предмет деятельности
2.1 Общество является коммерческой организацией. Целью Общества является более полное удовлетворение потребностей в осуществлении предмета деятельности для получения прибыли в интересах Участников на основе долевого объединения материальных, финансовых и других средств физических (юридических) лиц.
2.2 Предметом деятельности Общества является:
- торгово-закупочная;
- коммерческое посредничество;
- открытие в соответствии с действующим законодательством торговых точек, магазинов, создание оптовых и мелкооптовых торговых баз, посредническая деятельность;
- приобретение, хранение, переработка и реализация сельскохозяйственной продукции;
- открытие аптечных киосков, торговля фармацевтической продукцией: лекарственными препаратами, средствами ухода за больными и т.п.
- организация общественного питания, открытие кафе, баров, ресторанов, закусочных и т.п.;
- производство и реализация товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;
- проектирование, строительство, реставрация, оборудование, ремонт и эксплуатация объектов различного назначение, в том числе жилых домов, объектов производственно-технического назначения, гостиниц, культурно-бытовых, медико-профилактических комплексов, медицинских учреждений, и других объектов;
-осуществление, агентских, маркетинговых, дилерских, брокерских и дистрибьюторских услуг;
- рекламно-информационная и издательская деятельность;
- проведение проектных, научно-исследовательских, технических, технико-экономических и иных экспертиз и консультаций;
- оказание бытовых услуг физическим и юридическим лицам;
- внешнеэкономическая деятельность
Общество наделено общей правоспособностью и может заниматься любой деятельностью, не запрещенной законом. Для осуществления видов деятельности, подлежащих лицензированию, Общество обязано получить необходимую лицензию в установленном порядке
Юридический статус Общества
3.1 Общество обладает правами юридическою лица с момента его государственной регистрации в установленном порядке. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на официальных языках и указание на место нахождения Общества. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории ПМР и за ее пределами, иметь штампы и бланки установленного образца, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации
3.2 Общество руководствуется в своей деятельности Гражданским кодексом Приднестровской Молдавской Республики, Законом ПМР «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также Учредительным договором о создании Общества и настоящим Уставом
3.3 Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять могущественные и личные неимущественные права, дести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде
3.4 Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенные законами, в соответствии с целью и предметом деятельности, указанными в ст. 2 настоящего Устава
3.5 Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом
3.6 Общество не отвечает по обязательствам своих участников
3.7 Участники Общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов
Любой бизнес начинается с некоторого количества денег, которые обращаются в ресурсы для производства. Затем из производственной формы оборотный капитал переходит в товарную, а на стадии реализации - в денежную. Кругооборот оборотного капитала непосредственно связан с основными хозяйственными операциями:
- покупки приводят к увеличению запасов сырья материалов, товаров и кредиторской задолженности;
- производство ведет к росту дебиторской задолженности и денежных средств в кассе и на расчетном счете;
Все эти операции многократно повторяются и сводятся к денежным поступлениям и денежным платежам.
Таким образом, движение денежных средств охватывает период времени между уплатой денег за сырье, материалы и поступлением денег от продажи готовой продукции. На продолжительность этого периода влияют: период кредитования предприятия поставщиками, период кредитования предприятия покупателей, период нахождения сырья и материалов в запасах, период производства и хранения готовой продукции на складе.
Анализ движения денежных средств по видам деятельности проводится по данным формы №4 “Отчет о движении денежных средств” и бухгалтерского учета двумя методами - прямыми и косвенными.
Для оценки движения денежных средств прямым методом составим аналитическую таблицу 1.
Таблица 1. Движение денежных средств по текущей деятельности за 2007 год
| Наименование показателя | Код стр. | Сумма, руб. | по тек. деят., руб. | всего, % | Уд. Вес тек. деят., % | Всего по тек. деят., % |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1. Остаток денежных средств на начало года | 010 | 63 | х | х | х | х |
| 2. Поступило денежных средств всего | 020 | 202205 | 202205 | 100,0 | - | 100,0 |
| в том числе:выручка от реализации товаров, продукции, работ и услуг | 030 | 178716 | 178716 | 88,4 | х | 88,4 |
| прочие поступления | 110 | 23489 | 23489 | 11,6 | х | 11,6 |
| 3. Направлено денежных средств, всего | 120 | 202268 | 202268 | 100,0 | 90,6 | 100,0 |
в том числе: на оплату приобретенных товаров, оплату работ, услуг |
130 | 110991 | 110991 | 54,9 | х | 54,9 |
| оплату труда | 140 | 42441 | х | 20,9 | х | 20,9 |
| отчисления на социальные нужды | 150 | 3799 | х | 1,9 | х | х |
| на выплату подотчетных сумм | 160 | 6131 | 6131 | 3,0 | х | 3,0 |
| прочие выплаты, перечисление | 250 | 38906 | 38906 | 19,2 | х | 19,2 |
| Остаток денежных средств на конец отчет отчетного периода | 260 | - | - | - | - | - |
Как видно из таблицы, сумма поступивших денежных средств составила 202205 руб., что полностью приходится на текущую деятельность. Отток денежных средств организации в отчетном периоде составил 202268 руб. Из них 90,6 % - средства, приходящиеся на текущую деятельность, а остальная часть средств в сумме 3799 руб. направлено на социальные нужды. Из всей поступившей за отчетный период суммы денежных средств наибольший удельный вес приходится на выручку реализации - 88,4 %. Направлено больше всего денежных средств в отчетном году было на оплату приобретенных товаров, оплату работ, услуг - 54,9 %, что объясняется значительным увеличением производственных запасов на конец года и оплату труда. Это в свою очередь, свидетельствует о стремлении предприятия оплачивать труд своих работников. Отсутствие в деятельности предприятия инвестиционной деятельности вполне объяснимо, во-первых, ограниченностью свободных средств на таком предприятии как кафе-бар «Фараон» и, во-вторых, невыгодностью в настоящее время давать или брать кредиты, вследствие экономической и политической нестабильностью в стране, несовершенной правовой базы и постоянно меняющейся ставки рефинансирования ЦБ.
2. Изучение и анализ организационной структуры управления предприятием
Основные критерии создания и организации работы предприятий различной организационно-правовой формы предусмотрены в Законе о предпринимательстве и предприятиях. Обществом с ограниченной ответственностью (ООО) признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на определенные доли, участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, только в пределах внесенных вкладов. ВоФранцииОООназываютsocietearesponsabilitelimitee, вИталии — societaaresponsabilitalimitata, вГермании — Gesellschaft mit beschrankter Haftung, вАнглии — private company, вСША — close corporation. В большинстве стран ссылки на ограниченную ответственность при использовании названия компании являются обязательными. Во всех системах права признается юридическим лицом. Общество с ограниченной ответственностью может быть учреждено одним или несколькими лицами. Число участников ООО не должно превышать предела, установленного законом, в противном случае общество с ограниченной ответственностью подлежит преобразованию в акционерное общество. Учредители ООО подписывают учредительный договор и утверждают устав общества. Если общество учреждается одним лицом, его учредительным документом является устав.
Учредительный договор включает обычно следующие положения: наименование общества, его местонахождение, а также сведения об учредителях;
- цели создания ООО;
- порядок образования имущества;
- уставный капитал, размер, состав, порядок внесения вкладов участниками;
- права и обязанности членов ООО;
- распределение прибыли общества;
- сведения о прекращении деятельности ООО;
- срок заключения договора.
В отличие от учредительного договора устав общества с ограниченной ответственностью должен содержать более подробную информацию по указанным вопросам. Кроме того, в него обычно включаются такие положения:
- обязательства общества и его членов;
- компетенция органов управления ООО;
порядок принятия решений органами общества, в том числе вопросы, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
- возможность передачи вклада третьему лицу;
- порядок принятия и исключения членов;
- распределение средств ООО после его ликвидации;
- сведения о дочерних предприятиях, филиалах и представительствах, а также некоторые другие положения.
Для регистрации общества с ограниченной ответственностью обычно требуется заявление о регистрации и заверенные копии учредительных документов. Обществом с ограниченной ответственностью может быть признано только предприятие, имеющее разделенный на доли уставный капитал. Размер долей определяется учредительными документами. Нижняя граница величины уставного капитала обычно оговаривается национальным законодательством. Кроме того, государственные нормы могут предусматривать возможность внесения вклада с рассрочкой, минимальный размер оплаты участниками уставного капитала (не менее чем наполовину по российскому законодательству) на момент регистрации, срок полной оплаты (в течение первого года деятельности). Предприятие в форме общества с ограниченной ответственностью отвечает по своим обязательствам всем имуществом, а вкладчики рискуют понести потери только в пределах вклада.
Участник вправе продать или иным образом уступить принадлежащую ему долю (часть доли) одному или нескольким другим участникам общества. Допускается отчуждение доли третьим лицам, если иное не предусмотрено уставом общества. Возможен переход доли к правопреемникам, если в соответствии с уставом не требуется общего согласия участников общества. Участник вправе выйти из общества независимо от согласия других участников. Ему должна быть выплачена стоимость части имущества общества, соответствующая доле в уставном капитале. В отдельных случаях (это должно быть отражено в уставе) высшим органом управления может быть предусмотрено увеличение уставного капитала (после внесения всеми участниками вкладов в полном объеме) и внесение участниками дополнительных взносов. Возможно также уменьшение величины уставного капитала ООО, что должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Поскольку уставный капитал определяет минимальный размер имущества общества, гарантирующий интересы его кредиторов, его уменьшение допускается после уведомления всех кредиторов. Органами управления общества с ограниченной ответственностью являются распорядители (правление, дирекция) и общее собрание участников. Общее собрание участников — высший орган ООО. Количество голосов участников на собрании определяется пропорционально размеру их долей в уставном капитале. К компетенции собрания участников обычно относятся следующие вопросы:
- определение основных направлений развития общества;
- утверждение годовых отчетов и балансов;
- распределение прибыли и убытков;
- изменение устава, изменение размера уставного капитала, образование исполнительных органов и досрочное прекращение их полномочий;
- избрание ревизионной комиссии (ревизора) общества;
- утверждение внутренних документов ООО, а также его структуры;
- создание филиалов, дочерних фирм и представительств;
- принятие решений о прекращении деятельности общества, исключение участников и некоторые другие вопросы.
Решения по тем или иным вопросам могут быть приняты как единогласно, так и простым большинством голосов. В определенных случаях допускается принятие решений по итогам письменного опроса. Собрание участников созывается с определенно периодичностью (обычно не реже 1 раза в год). Обсуждению на общем собрании подлежат вопросы, включенные в повестку дня. Повестка дня заранее рассылается участникам. Текущее руководство в обществе с ограниченной ответственностью, осуществляет исполнительный орган (коллегиальный или единоличный), подотчетный общему собранию участников. К компетенции распорядителей отнесены вопросы, не решаемые общим собранием. Число распорядителей, срок их деятельности и полномочия определяются общим собранием. Распорядителями 000 могут быть как члены общества, так и приглашенные лица. В России может быть создано также общество с дополнительной ответственностью. В отличие от участников общества с ограниченной ответственностью, которые отвечают по обязательствам (долгам) общества только в пределах своих вкладов, участники общества с дополнительной ответственностью совместно несут дополнительную (или так называемую субсидиарную) ответственность по его обязательствам (долгам) своим имуществом. Размер ответственности определяется в одинаковом для всех участников кратном размере, который в обязательном порядке указывается в учредительных документах общества, и исчисляется к стоимости вклада каждого участника. Во всем остальном — порядке организации, регистрации, деятельности и управления — для общества с дополнительной ответственностью действуют те же нормы, что и для общества с ограниченной ответственностью.
3. Ознакомление с системой планирования деятельности предприятия
Роль планирования финансово-экономической деятельности предприятий
. В настоящее время в бурно протекает процесс формирования и совершенствования работы действующих предприятий различных форм собственности. Планирование является важнейшей частью предпринимательской деятельности. Понятие «планирование деятельности фирмы» имеет два смысла.
Первый – общеэкономический, с точки зрения общей теории предприятия, ее природы. Второй – контрольно-управленческий. Здесь планирование – одна из функций менеджмента, умение предвидеть будущее предприятия и использовать это предвидение. Обе стороны планирования тесно связаны между собой. Возможность планирования, как конкретного вида деятельности, вытекает из природы фирмы, напрямую определяется общими условиями хозяйствования. Как показала практика, применение планирования создает важные преимущества:
· делает возможной подготовку к использованию будущих благоприятных условий;
· проясняет возникающие проблемы;
· стимулирует менеджеров к реализации своих решений в дальнейшей работе;
· улучшает координацию действий в организации;
· создает предпосылки для повышения образовательной подготовки менеджеров;
· увеличивает возможности в обеспечении фирмы необходимой информацией;
· способствует более рациональному распределению ресурсов;
· улучшает контроль в организации.
Можно было бы предположить, что планирование ведет к достижению фирмой экономического успеха, который может быть выражен в высоких величинах оборота, прибыли, роста и других впечатляющих финансовых показателях. Некоторые специалисты по планированию пытаются найти конкретные примеры, которые могли бы подтвердить такую зависимость. Однако дальше отдельных предположений дело обычно не идет. Напротив, как показывает опыт, быстрый рост и большой успех фирмы очень часто не связаны с формальным планированием, а скорее являются следствием предпринимательского таланта, энергичного и решительного руководства фирмой. Более того, многие предприятия, в том числе и украинские, начинают применять планирование в тот период своего развития, когда уже прошел этап бурного роста, когда проявляются проблемы в закреплении достигнутого успеха, обеспечении стабильности.
Для украинских предприятий можно очертить две сферы, нуждающиеся в применении планирования:
1 Вновь созданные частные фирмы. Бурный процесс накопления капитала привел к увеличению и осложнению деятельности многих из этих фирм, а также к возникновению других факторов, создающих потребность в формах планирования, адекватных современному рыночному хозяйству. Главная проблема, связанная с применением планирования в этой сфере, - недоверие к формальному планированию, основанное на мнении, что бизнес ¾ это умение «крутиться», правильно ориентироваться в текущей обстановке, а отсюда недостаточное внимание даже к не очень отдаленному будущему. Тем не менее, многие из крупных фирм начали создавать подразделения планирования, или, по крайней мере, ввели должность финансиста-плановика.
2 Государственные и бывшие государственные, ныне приватизированные предприятия. Для них функция планирования является традиционной. Однако их опыт планирования относится в основном к периоду централизованной экономики. Отсюда планирование на этих предприятиях носило вторичный характер, отражало плановую деятельность на центральном и отраслевом уровнях, и, следовательно, не предполагало серьезного умения анализировать и предвидеть собственные цели развития.
Поэтому, как организациям первого типа, так и государственным и приватизированным предприятиям необходимо заново осваивать опыт внутрифирменного планирования.
Современный рынок предъявляет серьезные требования к предприятию. Сложность и высокая подвижность происходящих на нем процессов создают новые предпосылки для более серьезного применения планирования. Основными факторами возрастающей роли планирования в современных условиях являются:
· увеличение размеров фирмы и усложнение форм ее деятельности;
· высокая нестабильность внешних условий и факторов;
· новый стиль руководства персоналом;
· усиление центробежных сил в экономической организации;
Возможности планирования в экономической организации предприятия ограничены рядом объективных и субъективных причин. Наиболее важными из них являются:
· неопределенность внешней (рыночной) среды;
· возможность слияния или поглощения другой фирмой;
· возможность монопольного установления цены реализации продукции;
· контрактные отношения;
Но в качестве выхода из такого положения можно предложить развитие и более тесное активное взаимодействие менеджеров и плановиков, как в процессе плановой деятельности, так и в обсуждении общих вопросов работы фирмы.
Бизнес-план, как метод осуществления финансово-экономической деятельности предприятия
Планирование, бесспорно, необходимый элемент эффективной деятельности фирмы на рынке. Существует несколько подходов к разработке бизнес-плана. Между ними очень много общего, однако, отдельные различия все-таки существуют. Возможен, в частности, вариант, характеризуемый схемой (рисунок 1).
|
КОРРЕКТИВЫ
|
Рисунок 1. Схема разработки бизнес-плана
На первое место в данном случае ставится определение личных целей бизнесмена. После оценки ситуации как вне, так и внутри компании определяется главная цель. Затем можно перейти к разработке стратегии, которая представляет собой процесс конкретизации главной цели, разбивку ее на задачи и подзадачи. На каждом этапе реализации выбранной стратегии целесообразно вносить в план определенные коррективы, которые диктует реальный ход событий. Таким образом, вырабатывается оперативный план. На основе долгосрочных тенденций и оперативного плана разрабатывается долгосрочный план.
Замысел плана всегда нуждается в тщательном обосновании и проверке на осуществимость. С этой целью его разворачивают в систему частных стратегий: товарно-рыночную, НИОКР (научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы), систему развития потенциала и финансовую систему, которая реализуется на втором этапе планирования. Стратегия НИОКР является ведущей. Она выявляет и формирует комплекс разработок, наиболее актуальных для потребителя и соответствующих научно-техническому потенциалу предприятия. По итогам разработки различных вариантов стратегии уточняются как ожидаемые размеры прибыли, так и потребности в капитальных вложениях. Эта информация поступает на вход финансовой стратегии, предназначенной для окончательного балансирования финансовых потребностей и определения размеров и форм привлечения заемных средств. На третьем этапе формирования стратегического плана результатные данные по каналам обратной связи поступают на вход замысла плана с целью его корректировки. Окончательный вариант плана вместе с результатами анализа внешней среды, а также возможностей фирм оформляются в виде глобальной стратегии развития. В целом можно сделать вывод, что перечисленные методики планирования весьма сходны и в основном дополняют друг друга, рассматривают бизнес-планирование с разных сторон и выделяет различные этапы планирования в качестве основных.
Особую роль в формировании бизнес-плана играют планы маркетинга. Раздел, посвященный маркетингу, является одной из важнейших частей бизнес-плана, поскольку в нем непосредственно говорится о характере намечаемого бизнеса и способах реализации проекта, благодаря которым можно рассчитывать на успех предприятия. Иными словами, цель этого раздела – разъяснить как предполагаемый бизнес намеревается воздействовать на рынок и реагировать на складывающуюся на нем обстановку, чтобы обеспечить сбыт товара или услуг. Предприниматель должен представить здесь свой бизнес как привлекательную возможность для инвестиций, как кредитный риск с заманчивыми перспективами. Маркетинг-план может быть сформирован по-разному в зависимости от вида бизнеса и сложности рынка. Планы маркетинга обязательно включают в себя описание общей стратегии маркетинга, политики ценообразования, тактики рекламы продукции, ее реализации и послепродажного обслуживания, а также прогнозы объемов продаж. При изложении тактики реализации продукции, целесообразно указать методы реализации (собственная торговая сеть, торговые представители, посредники), которые фирма могла бы использовать в ближайшее время и в долгосрочной перспективе, а также, любые специальные требования для реализации продукции. В бизнес-плане должно быть указано, как будет проводиться реализация, включая методы, транспортировку, страхование, кредитование, таможенные сборы и др.
В разделе «Реклама» составитель бизнес-плана должен указать, каким образом компания собирается привлекать внимание покупателей к выпускаемой продукции.
Немалое место в бизнес-плане отводится производственному планированию. Нужно, прежде всего, уделить должное внимание анализу продукции или услуг, характерных для данного бизнеса, поскольку вне зависимости от стратегических соображений бизнес не будет успешным, если не обеспечить привлекательность для рынка его товаров и услуг. Одна из задач этой части плана ¾ характеристика в сжатой форме основных параметров товаров и услуг, предлагаемых данной фирмой. Важно, чтобы их привлекательные черты были освещены в простой и ясной форме (использование и привлекательность товаров и услуг, их разработка и развитие). Иногда бывает полезно представить список экспертов или потребителей, которые знакомы с упомянутым товаром или услугами и могут дать о них благоприятный отзыв. Такие сведения могут быть представлены в форме письма или отчета и включены в виде приложения. Основной целью производственного плана является предоставление информации по обеспеченности с производственной стороны выпуска продукции и разработка мер по поддержанию и развитию производства. В этот раздел необходимо включить такие сведения, как местоположение предприятия, виды требуемых производственных мощностей, необходимые производственные помещения, потребность в основных производственных фондах и рабочей силе. В финансовом плане рассматриваются вопросы финансового обеспечения деятельности фирмы и наиболее эффективного использования имеющихся денежных средств на основе анализа текущей финансовой информации и прогноза объемов реализации продукции на рынках в последующие периоды. Цель финансового плана – сформулировать и представить всеобъемлющую систему формулировок и проектировок, отражающих финансовые результаты деятельности компании. Этот раздел является наиболее важным для инвестора, т.к. именно из него он узнает, на какую прибыль он может рассчитывать.
В финансовый план обязательно включается оперативный план, отчет о доходах, отчет о денежных потоках и балансовый отчет.
Разработка бизнес-плана «Организация и планирование управления кафе-баром «Фараон»
Резюме
Кафе-бар «Фараон» создается с целью быстрого и качественного обслуживания посетителей, с максимальным вниманием к нему и предложением наиболее качественных изделий, которые ничем не отличаются от блинчиков домашнего приготовления. В настоящее время изменился темп жизни и многие хозяйки все реже и реже имеют возможность и время для приготовления по-настоящему вкусных аппетитных, ароматных блинчиков с разнообразной начинкой.
Многие из нас вспоминают с легкой грустью в душе блинчики, которые готовили для нас наши бабушки и мамы. Кафе «Фараон» дает возможность вернуть прежние воспоминания с чашечкой горячего чая или стаканом молока и восхитительными, как у бабушки, блинчиками. Наш ассортимент поначалу будет не особенно широк, однако это ни в коем случае отрицательно не отразится на качестве изделия. Все блюда приготавливаются только из натуральных продуктов. В будние дни основными посетителями нашего кафе будут студенты, школьники, работники различных организаций, а в курортный сезон добавляются отдыхающие. В выходные и праздничные дни наше кафе прекрасно подходит для отдыха всей семьей. Уютный интерьер, приветливый персонал и вкуснейшие блюда создадут прекрасную, незабываемую атмосферу, и вам захочется еще не однажды посетить наш кафе-бар. Также в нашем кафе вы сможете отметить памятные вам и вашим друзьям и знакомым даты и праздники. Суть данного проекта заключается в том, чтобы обеспечить население и гостей курорта хорошими, качественными, всегда свежими изделиями из теста.
Описание фирмы
В связи с тем, что в настоящее время существует огромное количество конкурентов в сфере обслуживания, пристальное внимание следует обратить на месторасположение кафе «Фараон». Необходимые условия: нужно, чтобы месторасположение было как можно более удобным для жителей и гостей города – будущих посетителей, но в то же время необходимо учитывать и месторасположение конкурентов, а также стоимость и наличие необходимых площадей в данном районе.
4. Исследование системы управления предприятием
Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде. Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Это:
- рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;
- рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг;
- финансовый рынок;
- рынок труда;
- окружающая природная среда.
Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии; применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.
В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.
Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:
- обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий - больше;
- быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;
- учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
- учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;
- учитывать изменение структуры издержек производства;
- принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.
Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения. Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений. Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.
Структуризация методов исследования систем управления в кафе – баре «Фараон»
Эффективность исследования систем управления во многом определяется выбранными и использованными методами исследования. Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований. Их грамотное применение способствует получению достоверных и полных результатов исследования возникших в организации проблем. Выбор методов исследования, интеграция различных методов при проведении исследования определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих исследования. Всю совокупность методов исследования можно разбить на три большие группы: методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов; методы формализованного представления систем управления (методы формального моделирования исследуемых процессов) и комплексированные методы. Первая группа - методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опытных специалистов-экспертов, использовании их опыта и нетрадиционных подходов к анализу деятельности организации включают: метод "Мозговой атаки", метод типа "сценариев", метод экспертных оценок (включая SWOT-анализ), метод типа "Дельфи", методы типа "дерева целей", "деловой игры", Морфологические методы и ряд других методов. Вторая группа - методы формализованного представления систем управления, основанные на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. Среди них можно выделить следующие классы:
-аналитические (включают методы классической математики - интегральное исчисление, дифференциальное исчисление, методы поиска экстремумов функций, вариационное исчисление и другие, методы математического программирования, теории игр);
-статистические (включают теоретические разделы математики - математическую статистику, теорию вероятностей - и направления прикладной математики, использующие стохастические представления - теорию массового обслуживания, методы статистических испытаний, методы выдвижения и проверки статистических гипотез и другие методы статистического имитационного моделирования);
-теоретика множественные, логические, лингвистические, семиотические представления (разделы дискретной математики, составляющие теоретическую основу разработки разного рода языков моделирования, автоматизации проектирования, информационно-поисковых языков);
-графические (включают теорию графов и разного рода графические представления информации типа диаграмм, графиков, гистограмм и т.п.). Наибольшее распространение в экономике в настоящее время получили математическое программирование и статистические методы. Правда, для представления статистических данных, для экстраполяции тенденций тех или иных экономических процессов всегда использовались графические представления (графики, диаграммы и т.п.) и элементы теории функций (например, теория производственных функций). Однако целенаправленное применение математики для постановки и анализа задач управления, принятия экономических решений разного рода (распределения работ и ресурсов, загрузки оборудования, организации перевозок и т.п.) началось с внедрения в экономику методов линейного и других видов математического программирования. Привлекательность этих методов для решения формализованных задач, какими обычно являются названные выше и другие экономические задачи на начальном этапе их постановки, объясняется рядом особенностей, отличающих методы математического программирования от методов классической математики. При стремлении более адекватно отобразить проблемную ситуацию в ряде случаев целесообразно применять статистические методы, с помощью которых на основе выборочного исследования получают статистические закономерности и распространяют их на поведение системы в целом. Такой подход полезен при отображении таких ситуаций, как организация ремонта оборудования, определение степени его износа, настройка и испытание сложных приборов и устройств и т.д. Все более широкое применение находит статистическое имитационное моделирование экономических процессов и ситуаций принятия решений. В последнее время с развитием средств автоматизации возросло внимание к методам дискретной математики: знание математической логики, математической лингвистики, теории множеств помогает ускорить разработку алгоритмов, языков автоматизации проектирования сложных технических устройств и комплексов, языков моделирования ситуаций принятия решений в организационных системах. В настоящее время в экономике и организации производства применяются практически все группы методов формализованного представления систем. Для удобства их выбора в реальных условиях на базе математических направлений развиваются прикладные методы и предлагаются их классификации. К третьей группе относятся комплексированные методы: комбинаторика, ситуационное моделирование, топология, графосемиотика и др. Они сформировались путем интеграции экспертных и формализованных методов. Несколько в стороне стоят методы исследования информационных потоков.
Специалист по системному анализу должен понимать, что любая классификация условна. Она лишь средство, помогающее ориентироваться в огромном числе разнообразных методов и моделей. Поэтому разрабатывать классификацию нужно обязательно, но делать это следует с учетом конкретных условий, особенностей моделируемых систем (процессов принятия решений) и предпочтений, которым можно предложить выбрать классификацию.
5. Проведение анализа организации рабочего дня руководителя
Высшим руководящим органом фирмы OOO «Сэвэн Сис-Бар» является собрание ее участников. Исполнительным органом Кафе-бара «Фараон» является администрация фирмы, возглавляемая ее директором. Полномочия трудового коллектива фирмы реализуются общим собранием и его выборным органом. Отношения между участниками фирмы и трудовым коллективом регулируются коллективным договором. Каждая служба и работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций работников, сог
Основные задачи служб и отделов коротко можно изложить в следующем виде:
Производственный отдел – обеспечение поточной организации работ, ритмичности и повышения эффективности производства и обслуживания потребителей, улучшение качества оказываемых услуг, оформление различных договоров.
Рассмотрим организационную структуру кафе бара «Фараон»
Изучим затраты времени на примере руководителей высшего и среднего уровней, а именно директора (высший уровень) и менеджера по продажам (средний уровень).
Во главе исполнительного органа находится директор. В обязанности директора входит управление всеми структурами и подразделениями фирмы, организация функционирования, постановка целей, распоряжение имуществом и средствами, заключение и расторжение договоров, открытие счетов в банках, стимулирование подчиненных руководителей, принятие решений, и всего что необходимо для эффективного функционирования организации. Обслуживание клиентов, работа с поставщиками, анализ объема продаж - это основные функции которые выполняет менеджер по продажам, занимающий среднее положение в структуре управления. От него во многом зависит количество клиентов, объёмы продаж, качество обслуживания, расширение клиентурной базы. Это не менее ответственная должность чем, директор фирмы, поэтому он должен обладать всеми необходимыми качествами для успешной работы. И не малое значение имеет рациональное использование рабочего времени. Для анализа затрат рабочего времени руководителей будем использовать метод «Фотография рабочего дня», чтобы можно было судить о рациональном и не рациональном использовании рабочего времени.
Фото рабочего дня директора фирмы «Сэвэн Сис-бар»
| № п/п | Наименование вида работ | Продолжительность | Время, мин. |
| 1 | Приход, подготовка рабочего места | 8:00-8:15 | 15 |
| 2 | Координация рабочих по телефону | 8:15-8:35 | 20 |
| 3 | Просматривает документы | 8:35-8:55 | 20 |
| 4 | Личные нужды | 8:55-9:00 | 5 |
| 5 | Проведение совещания | 9:00-9-30 | 30 |
| 6 | Анализ мощности фирмы | 9:30-9:50 | 20 |
| 7 | Работа с текущей документацией | 9:50-10:30 | 40 |
| 8 | Приём посетителей | 10:30-11:30 | 60 |
| 9 | Личная нужды | 11:30-11:35 | 5 |
| 10 | Подготовка договоров | 11:35-11:55 | 20 |
| 11 | Личный звонок | 11:55-12:00 | 5 |
| 12 | Деловая встреча | 12:00-12:45 | 45 |
| 13 | Обход отделов, сбор информации у сотрудников | 12:45-13:00 | 15 |
| 14 | Обед | 13:00-14:00 | 60 |
| 15 | Разработка плана совершенствования нормирования расходов | 14:00-14:35 | 35 |
| 16 | Обработка документов, их рассмотрение и подписание | 14:35-15:05 | 30 |
| 17 | Разговор с менеджером по продажам | 15:05-15:30 | 25 |
| 18 | Личная нужды | 15:30-15:40 | 10 |
| 19 | Обсуждение заказа с поставщиками по телефону | 15:40-16:00 | 20 |
| 20 | Разговор с руководителем отдела снабжения | 16:00-16:15 | 15 |
| 21 | Составление указаний и распоряжений на следующий день | 16:15-16:30 | 15 |
| 22 | Анализ дня и составление планов на завтра | 16:30-17:00 | 30 |
Фото рабочего дня менеджера по продажам фирмы «Сэвэн Сис-бар»
| № п/п | Наименование затрат рабочего времени | Продолжительность | Время (мин) |
| 1 | Приход, подготовка рабочего места | 8:00-8:10 | 10 |
| 2 | Обслуживание клиента | 8:10-8:30 | 20 |
| 3 | Получение и ознакомление с электронной почтой | 8:30-9:00 | 30 |
| 4 | Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ним | 9:00-9:15 | 15 |
| 5 | Проверка наличия оплаченных товаров на складе | 9:15-9:35 | 20 |
| 6 | Обслуживание клиента | 9:35-9:45 | 10 |
| 7 | Личные нужды | 9:45-9:50 | 5 |
| 8 | Составление заказа поставщикам | 9:50-10:15 | 25 |
| 9 | Обслуживание клиентов | 10:15-12:55 | 160 |
| 11 | Личная нужды | 12:55-13:00 | 5 |
| 12 | Обед | 13:00-14:00 | 60 |
| 13 | Обслуживание клиентов | 14:00-16:00 | 120 |
| 14 | Уход по личным надобностям | 16:00-16:05 | 5 |
| 15 | Отдых | 16:05-16:10 | 5 |
| 16 | Разговор с сослуживцем на личную тему | 16:10-16:25 | 15 |
| 17 | Обслуживание клиентов | 16:25-16:40 | 15 |
| 18 | Составление плана на следующий день | 16:40-17:00 | 20 |
Для наглядности, упрощения и выражения в процентах, объединим данные затрат времени в группы:
1). Инструктаж, контроль и управление;
2). Организационно-административная деятельность;
3). Социально-бытовая деятельность;
4). Затраты на личные нужды.
Составим сводные таблицы затрат.
Затраты времени директора составили:
Затраты времени директора составили:
№ |
Наименование группы | Время, мин. | % |
| 1 | Инструктаж, контроль и управление производственным процессом | 370 | 77 |
| 2 | Организационно-административная деятельность | 70 | 15 |
| 3 | Социально-бытовая деятельность | 5 | 1 |
| 4 | Личные надобности | 35 | 7 |
| Итого: | 480 | 100 | |
Затраты времени менеджера по продажам составили:
| № | Наименование группы | Время, мин. | % |
| 1 | Инструктаж, контроль и управление производственным процессом | 360 | 75 |
| 2 | Организационно-административная деятельность | 75 | 16 |
| 3 | Социально-бытовая деятельность | 15 | 3 |
| 4 | Личные надобности | 30 | 6 |
| Итого: | 480 | 100 | |
Сравним затраченное время по группам с нормативами затрат времени по тем же группам.
Видно расхождение затрат времени и у директора и у менеджера по продажам по всем группам. По некоторым группам у них излишек затраченного времени, а значит, они перерабатывают, выполняя отдельные функции. Можно сделать вывод, что им нужно оптимизировать затрачиваемое время, в противном случае пользы от их деятельности будет мало. Полученные данные так же можно проанализировать с помощью системы специальных коэффициентов, которые составляют единый комплекс. Его обычно предлагают выполнить руководителям или специалистам после завершения периода наблюдения для анализа эффективности своей деятельности.
Общая оценка использования рабочего времени включает в себя оценку распределения рабочего времени с точки зрения эффективности его использования. Для этого определим для каждого из руководителей:
1)Степень экстенсивного использования рабочего времени, который оценивается величиной коэффициента экстенсивности Кэ
, рассчитываемого по формуле
Кэ
= (Ф - П) /Ф = 1 - П /Ф
где Ф - фонд рабочего времени с учетом обеденного перерыва(мин),
П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин).
Кз
=1-(35+60)/540=0,83 (директор)
Кз
=1-(30+60)/540=0,84 (менеджер по продажам)
Данный коэффициент показывает степень загруженности работой руководителя. Как видно из расчетов, руководители, т.е. директор фирмы и менеджер по продажам загружены работой на 83 и 84 процента соответственно.
2) Определим К отл
, т. е. показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы. Он рассчитывается по формуле:
К отл
= ОТЛ/Ф
где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин)
К отл
=(5+5+10+60)/540=0,15 (директор)
К отл
=(5+5+5+60)/540=0,14 (менеджер по продажам)
3) Рассчитаем коэффициент потерь рабочего времени по вине работника, используя формулу:
Кпрв
= ПР / Ф
где, ПР – перерывы, зависящие от работника
Ф – фонд рабочего времени без учета обеденного перерыва
Кпрв
=5/480=0,01 (директор)
Кпрв
=15/480=0,03 (менеджер по продажам)
Загруженность рабочего дня у директора и менеджера по продажам находится в нормальных пределах, но 83 и 84% это все-таки маловато и есть что изменить для наиболее лучшего использования рабочего времени. Показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы составил 15% и 14% это говорит нам о том, что эти руководители используют свое рабочее время вполне эффективно и процент времени, затраченного на регламентированные перерывы, не так уж велик. У обоих руководителей существуют потери рабочего времени по их собственной вине. Эти показатели нежелательны и поэтому их нужно постараться устранить и использовать своё рабочее время более рационально.
6. Участие в проведении оперативных мероприятий на предприятии
Развитие системного анализа неразрывно связано с такими понятиями, как "мозговая атака", "сценарии", "дерево целей", морфологические методы и т.п. Перечисленные термины характеризуют тот или иной подход к активизации выявления и обобщению мнений опытных специалистов-экспертов (термин "эксперт" в переводе с латинского означает "опытный"). Иногда все эти методы называют "экспертными". Однако есть и особый класс методов, связанных непосредственно с опросом экспертов, так называемый метод экспертных оценок (так как при опросах принято проставлять оценки в баллах и рангах), поэтому названные и подобные им подходы иногда объединяют термином "качественные" (оговаривая условность этого названия, так как при обработке мнений, полученных от специалистов, могут использоваться и количественные методы). Этот термин (хотя и несколько громоздкий) в большей мере, чем другие отражает суть методов, к которым вынуждены прибегать специалисты, когда они не только не могут сразу описать рассматриваемую проблему аналитическими зависимостями, но и не видят, какие из рассмотренных выше методов формализованного представления систем могли бы помочь получить модель. Для принятия решения. Возникновение перечисленных терминов, как правило, связано с конкретными условиями проведения исследований, или даже с именем автора подхода. Однако варианты последующего применения методов настолько разнообразны, что сейчас трудно говорить об однозначности использования приведенных терминов.
Дадим краткий обзор экспертных методов
Концепция мозговой атаки получила широкое распространение с начала 50-х годов как "метод систематической тренировки творческого мышления", направленный на "открытие новых идей и достижение согласия группы людей на основе интуитивного мышления". Методы этого типа известны также под названиями мозгового штурма, конференций идей, коллективной генерации идей (КГЦ). Обычно при проведении мозговой атаки, или сессий КГИ, стараются выполнить определенные правила, суть которых сводится к тому, чтобы обеспечить как можно большую свободу мышления участников КГИ и высказывания ими новых идей; для этого рекомендуется приветствовать любые идеи, даже если они вначале кажутся сомнительными или абсурдными (обсуждение и оценка идей проводится позднее), не допускается критика, не объявляется ложной идея и не прекращается обсуждение ни одной идеи. Требуется высказывать как можно больше идей (желательно нетривиальных), стараться создавать как бы цепные реакции идей. В зависимости от принятых правил и жесткости их выполнения различают прямую мозговую атаку, метод обмена мнениями, методы типа комиссий, судов (когда одна группа вносит как можно больше предложений, а вторая - старается их максимально критиковать) и т.п. В последнее время иногда мозговую атаку проводят в форме деловой игры. На практике подобием сессий КГИ являются разного рода совещания - конструктораты, заседания ученых и научных советов, специально создаваемых временных комиссий. В реальных условиях достаточно трудно обеспечить жесткое выполнение требуемых правил, создать "атмосферу мозговой атаки", на конструкторатах и советах мешает влияние должностной структуры организации: трудно собрать специалистов на межведомственные комиссии. Поэтому желательно применять способы привлечения компетентных специалистов, не требующие обязательного их присутствия в конкретном месте и в конкретное время и устною высказывания своих мнений.
Методы типа "сценариев"
Методы подготовки и согласования представлений о проблеме или анализируемом объекте, изложенных в письменном виде, получили название сценариев. Первоначально этот метод предполагал подготовку текста, содержащего логическую последовательность событий или возможные варианты решения проблемы, развернутые во времени. Однако позднее обязательное требование временных координат было снято, и сценарием стали называть любой документ, содержащий анализ рассматриваемой проблемы и предложения по ее решению или по развитию системы, независимо от того, в какой форме он представлен. Как правило, на практике предложения для подготовки подобных документов пишутся экспертами вначале индивидуально, а затем формируется согласованный текст. Сценарий предусматривает не только содержательные рассуждения, помогающие не упустить детали, которые невозможно учесть в формальной модели (в этом собственно и заключается основная роль сценария), но и содержит, как правило, результаты количественного технико-экономического или статистического анализа с предварительными выводами. Группа экспертов, подготавливающая сценарий, пользуется обычно правом получения необходимых справок от предприятий и организаций, необходимых консультаций. На практике по типу сценариев разрабатывались прогнозы в отраслях промышленности. Разновидностью сценариев можно считать комплексные программы научно-техническою прогресса и его социально-экономических последствий. Роль специалистов по системному анализу при подготовке сценария - помочь привлекаемым ведущим специалистам соответствующих областей знаний выявить общие закономерности системы; проанализировать внешние и внутренние факторы, влияющие на ее развитие и формирование целей; определить источники этих факторов; проанализировать высказывания ведущих специалистов в периодической печати, научных публикациях и других источниках научно-технической информации; создать вспомогательные информационные фонды (лучше автоматизированные), способствующие решению соответствующей проблемы. В последнее время понятие сценария все больше расширяется в направлении как областей применения, так и форм представления и методов их разработки: в сценарий вводятся количественные параметры и устанавливаются их взаимозависимости, предлагаются методики подготовки сценария с использованием ЭВМ (машинных сценариев), методики целевого управления подготовкой сценария.
Сценарий позволяет создать предварительное представление о проблеме (системе) в ситуациях, когда не удается сразу отобразить ее формальной моделью. Но все же сценарий - это текст со всеми вытекающими последствиями (синонимия, омонимия, парадоксы), связанными с возможностью неоднозначного его толкования разными специалистами. Поэтому такой текст следует рассматривать как основу для разработки более формализованного представления о будущей системе или решаемой проблеме.
Методы экспертных оценок
Изучению возможностей и особенностей применения экспертных оценок посвящено много работ. В них рассматриваются формы экспертного опроса (разные виды анкетирования, интервью), подходы к оцениванию (ранжирование, нормирование, различные виды упорядочения и т.д.), методы обработки результатов опроса, требования к экспертам и формированию экспертных групп, вопросы тренировки экспертов, оценки их компетентности (при обработке оценок вводятся и учитываются коэффициенты компетентности экспертов, достоверности их мнений), методики организации экспертных опросов. Выбор форм и методов проведения экспертных опросов, подходов к обработке результатов опроса и т.д. зависит от конкретной задачи и условий проведения экспертизы. Однако существуют некоторые общие проблемы, которые нужно помнить специалисту по системному анализу. Остановимся на них подробнее. Возможность использования экспертных оценок, обоснование их объективности обычно базируется на том, что неизвестная характеристика исследуемого явления трактуется как случайная величина, отражением закона распределения которой является индивидуальная оценка специалиста-эксперта о достоверности и значимости того или иного события. При этом предполагается, что истинное значение исследуемой характеристики находится внутри диапазона оценок, получаемых от группы экспертов, и что обобщенное коллективное мнение является достоверным. Однако в некоторых теоретических исследованиях это предположение подвергается сомнению. Например, предлагается разделить проблемы, для решения которых применяются экспертные оценки, на два класса. К первому классу относятся проблемы, которые достаточно хорошо обеспечены информацией и для которых можно использовать принцип "хорошего измерителя", считая эксперта хранителем большого объема информации, а групповое мнение экспертов - близким к истинному. Ко второму классу относятся проблемы, в отношении которых знаний для уверенности в справедливости названных предположений недостаточно; экспертов нельзя рассматривать как "хороших измерителей", и необходимо осторожно подходить к обработке результатов экспертизы, поскольку в этом случае мнение одного (единичного) эксперта, больше внимания уделяющего исследованию малоизученной проблемы, может оказаться наиболее значимым, а при формальной обработке оно будет утрачено. В связи с этим к задачам второго класса в основном должна применяться качественная обработка Результатов. Использование методов осреднения (справедливых для "хороших измерителей") в данном случае может привести к существенным ошибкам. Задачи коллективного принятия решений по формированию целей, совершенствованию методов и форм управления обычно можно отнести к первому классу. Однако при разработке прогнозов и перспективных планов целесообразно выявлять "редкие" мнения и подвергать их более тщательному анализу. Другая проблема, которую нужно иметь в виду при проведении системного анализа, заключается в следующем: даже в случае решения проблем, относящихся к первому классу, нельзя забывать о том, что экспертные оценки несут в себе не только узкосубъективные черты, присущие отдельным экспертам, но и коллективно-субъективные черты, которые не исчезают при обработке результатов опроса (а при применении Дельфи-процедуры даже могут усиливаться). Иными словами, на экспертные оценки нужно смотреть как на некоторую "общественную точку зрения", зависящую от уровня научно-технических знаний общества относительно предмета исследования, которая может меняться по мере развития системы и наших представлений о ней. Следовательно, экспертный опрос - это не одноразовая процедура. Такой способ получения информации о сложной проблеме, характеризующейся большой степенью неопределенности, должен стать своего рода "механизмом" в сложной системе, т.е. необходимо создать регулярную систему работы с экспертами. Следует обратить также внимание на то, что использование классического частотного подхода к оценке вероятности при организации проведения экспертных опросов бывает затруднительным, а иногда и невозможным (из-за невозможности доказать правомерность использования представительности выборки). Поэтому в настоящее время ведутся исследования характера вероятности экспертной оценки, базирующиеся на теории, размытых множеств Заде, на представлении об экспертной оценке как степени подтверждения гипотезы или как вероятности достижения цели. Одной из разновидностей экспертного метода является метод изучения сильных и слабых сторон организации, возможностей и угроз ее деятельности - метод SWOT-анализа. Методы типа "Делъфи". Метод "Дельфи", или метод "дельфийского оракула", первоначально был предложен О. Хелмером и его коллегами как итеративная процедура при проведении мозговой атаки, которая способствовала бы снижению влияния психологических факторов при повторении заседаний и повышении объективности результатов. Однако почти одновременно "Дельфи"-процедуры стали средством повышения объективности экспертных опросов с использованием количественных оценок при оценке "дерева цели" и при разработке "сценариев". Основные средства повышения объективности результатов при применении "Дельфи"-метода - использование обратной связи, ознакомление экспертов с результатами предшествующего тура опроса и учет этих результатов при оценке значимости мнений экспертов. В конкретных методиках, реализующих процедуру "Дельфи", это средство используется в разной степени. Так, в упрощенном виде организуется последовательность итеративных циклов мозговой атаки. В более сложном варианте разрабатывается программа последовательных индивидуальных опросов с помощью анкет-вопросников, исключающих контакты между экспертами, но предусматривающих ознакомление их с мнениями друг друга между турами. Вопросники от тура к туру могут уточняться. Для снижения таких факторов, как внушение или приспособление к мнению большинства иногда требуется, чтобы эксперты обосновали свою точку зрения, но это не всегда приводит к желаемому результату, а напротив, может усилить эффект приспособляемости. В наиболее развитых методиках экспертам присваивают весовые коэффициенты значимости их мнений, вычисляемые на основе предшествующих опросов, уточняемые от тура к туру и учитываемые при получении обобщенных результатов оценок. В силу трудоемкости обработки результатов и значительных временных затрат первоначально предусматриваемые методики "Дельфи" не всегда удается реализовать на практике. В последнее время процедура "Дельфи" в той или иной форме обычно сопутствует любым другим методам моделирования систем - морфологическому, сетевому и т.д.
В частности, весьма перспективная идея развития методов экспертных оценок, предложенная в свое время В.М. Глушковым, состоит в том, чтобы сочетать целенаправленный многоступенчатый опрос с "разверткой" проблемы во времени, что становится вполне реализуемым в условиях алгоритмизации такой (достаточно сложной) процедуры и использования компьютерной техники. Для повышения результативности опросов и активизации экспертов иногда сочетают процедуру "Дельфи" с элементами деловой игры: эксперту предлагается проводить самооценку, ставя себя на место конструктора, которому реально поручено выполнять проект, или на место работника аппарата управления, руководителя соответствующего уровня системы организационного управления и т.д. Идея метода дерева целей впервые была предложена У. Черменом в связи с проблемами принятия решений в промышленности. Термин "дерево" подразумевает использование иерархической структуры, полученной путем разделения обшей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляющие, которые можно называть подцелями нижележащих уровней или, начиная с некоторого уровня, - функциями. Как правило, термин "дерево целей" используется для иерархических структур, имеющих отношения строго древовидного порядка, но сам метод иногда применяется и в случае "слабых" иерархий. Поэтому в последнее время все большее распространение получает предложенный В.М. Глушковым термин "прогнозный граф", который может представляться и в виде древовидной иерархической структуры, и в форме структуры со "слабыми" связями.
При использовании метода "дерево целей" в качестве средства принятия решений часто вводят термин "дерево решений". При применении "дерева" для выявления и уточнения функций управления говорят о "дереве целей и функций". При структуризации тематики научно-исследовательской организации удобнее пользоваться термином "дерево проблемы", а при разработке прогнозов - термином "дерево направлений развития (или прогнозирования развития)" или упомянутым выше термином "прогнозный граф". Метод "дерева целей" ориентирован на получение полной и относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений, т.е. такой структуры, которая на протяжении какого-то периода времени мало изменялась при неизбежных изменениях, происходящих в любой развивающейся системе. Для достижения этого при построении вариантов структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы и методики формирования иерархических структур целей и функций. Наиболее эффективными методами овладения новыми знаниями, методами хозяйствования и управления, являются деловые игры. Деловые игры - метод имитации выработан для принятия управленческих решений в различных ситуациях путем игры по заданным правилам группы людей или человека и компьютера.
Деловые игры позволяют с помощью моделирования и имитации процессов выйти на анализ, решение сложных практических задач, обеспечить формирование мыслительной культуры, управления, мастерства общения, принятия решений, инструментальное расширение управленческих навыков. Деловые игры выступают как средства анализа систем управления и подготовки специалистов. Разработку деловой игры необходимо начинать с четкой формулировки ее назначения. После этого можно приступать к формировании) схемы игры и основных ее правил. В выбранной схеме функционирования надо предельно точно отразить опыт работы реальных систем, обратив особое внимание на структуру системы, целевые функции подсистем и системы в целом, на выбор управляющих воздействий и т.д. Одна из основных сложностей построения модели исследуемой ситуации заключается в том, что стремление к наиболее полному отражению исследуемой ситуации может привести к излишней детализации модели, которая в свою очередь повлечет за собой усложнение информационного обеспечения построенной модели.
В результате этого увеличивается время, затрачиваемое на игру, затрудняется понимание происходящих процессов. Все это приводит к тому, что эффективность проведения игры снижается. Лучший способ избежать такого рода опасности заключается в том, чтобы постоянно помнить о конкретной цели проектируемой игры. Но при этом следует учитывать, что ситуации, анализируемые в игре, не должны быть упрошены до такой степени, что необходимое решение можно было бы найти непосредственно без глубокого анализа протекающих процессов, так как в этом случае результаты, полученные при анализе хозяйственной деятельности, будут носить поверхностный характер.
Формирование правил игры должно включать в себя описание методов оценки степени достижения целей игры. Если деловая игра моделирует системы, в которых цели могут формироваться только качественно, либо при количественном выражении трудно указать в явном виде связь степени достижения цели с истинными возможностями подсистем, то при построении игры особое внимание следует уделить разработке методов степени оценки достижения цели.
7. Организация информационного обеспечения деятельности менеджеров
В экономике возникают, распространяются и развиваются три основных информационных потока:
· информация, которая существует в виде овеществленных знаний в наукоемкой продукции;
· информация, отражающая человеческие профессиональные знания, частично фиксируемые в виде изобретений, патентов, лицензий, но главным образом в виде производственных навыков и приемов;
· информация по искусству, методам и технологии практического решения задач управления современным производством, по вопросам завоевания рынков сбыта при производстве даже высококачественной продукции.
Все эти потоки информации содержатся в результате интеллектуальной составляющей труда наиболее квалифицированной и творческой части работающих. Особенностью и важнейшей чертой современности является то, что свой вклад в информационную составляющую вносят все профессиональные группы работающих – от рабочих до управляющих высших рангов.
Разрыв любого звена в цепи производственных отношений производителей приводит к потере информации и, как следствие, к ухудшению качества продукции. Философы определяют знание как проверенный практикой опыт познания окружающего мира, отражение действительности в мышлении человека. Знание – то, что принадлежит человеку. «Информация, по определению Н. Винера, - это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспособления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности в этой среде». Информация - это знания для других, отчужденные от их первоначального живого носителя (генератора) и ставшие сообщениями (в той или иной степени переработанными). К ним относятся знания, сконцентрированные в статьях, книгах, патентных описаниях, устных сообщениях, в управленческих документах, проектной документации, моделях, алгоритмах, программах и т.д.
Практически каждый предприниматель имеет свой стиль управления, поэтому успешно функционирующее знание в одном месте может оказаться непригодным в другом. Это же относится к феномену интернационализации знаний: интернационально только общенаучное знание. На основе синтеза многих подходов можно дать следующее определение термина «информации», учитывающее, в том числе его современное правовое звучание: информация – это отчужденное знание, записанное на определенном языке в виде знаков на материальный носитель, доступное для воспроизведения без участия автора и переданное в каналы общественной коммуникации.
Количество информации
С обыденной точки зрения количество информации мало связано с длительностью речи или объемом текста. Информационное сообщение принимается и интерпретируется в зависимости от контекста. Однако число знаков алфавита или число страниц текста принято как эталон количества информации, например в полиграфии. В технических информационных системах каждый новый сигнал требует ресурсов для своего отображения. Поэтому длина сообщений есть мера количества информации, чтобы измерить информационный сигнал, следует выбрать этот эталон.
Он обоснован стремлением свести весь алфавит технического языка к двум знакам: точка, тире; закрыто, открыто; красный, зеленый; да, нет; «1» и «0». Чтобы закодировать буквы, числа и иные символы, нужны последовательности «1» и «0», называемые двоичными числами. В виде эталона информации в технических системах используются восьмиразрядные двоичные числа, называемые байтами. И вводится простое правило измерения количества информации – количество байтов для представления текста равно числу знаков естественного языка этого текста. Одна единица информации – байт – состоит из восьми двоичных единиц, иначе называемых битами. Поэтому практически в технических информационных системах используются два равноправных эталона количества информации – бит и байт.
Качество информации
Этот показатель является важным, но неоднозначным. Одна и та же информация имеет различные значения (ценность) для одного и того же человека, но в разное время или для нескольких людей. Вообще информация со временем не сохраняет, как правило, свою ценность, хотя есть знания как бы постоянной значимости (например, фундаментальные законы природы, дни рождения…).
Приняты три подхода (критерия) к оценке качества информации: по снижению состояния неопределенности, по достижению цели и по приращению тезауруса.
Статистическая теория информация исходит из того, что информация принимается как мера уменьшения неопределенности после получения сообщения. Следовательно, получение сообщения эквивалентно получению дополнительного знания, которое меняет ранее созданную картину. Очевидно, что чем менее вероятна априорная информация о сути полученного сообщения, тем большие изменения она вызовет. Здесь важно отметить, что передаваемая информация – сообщение должна быть передана в коде, который понимается принимающей стороной. Знание кода позволит правильно принять и интерпретировать информацию даже при некотором искажении информации в канале связи.
Для систем с ясно выраженной целью ценность информации можно выразить через приращение вероятности достижения цели. Прагматическая ценность информации в экономических системах исключительно высока: для увеличения производительности экономической системы в k раз необходимо расширить пропускную способность каналов и объем создаваемых, передаваемых и обрабатываемых сообщений приблизительно в k+k раз.
Сообщение является формой передачи знания – упорядоченного отражения объектов и процессов в понятиях, суждениях и образах понятий. Чтобы воспринять и усвоить сообщение, необходимо обладать определенным запасом знаний, который с системе представляется в виде тезауруса – систематизированного словаря понятий с указанием смысловых связей между ними. Полученное сообщение сопоставляется с тезаурусным, после чего:
a) При полном несовпадении – не понимается;
b) При полном совпадении – ничего к нему не добавляется и не рассматривается как информативное;
c) При частичном совпадении – обогащает тезаурус, добавляя новые понятия и связи.
Следовательно, под ценностью информации понимается мера расширения, развития тезауруса воспринимаемой стороной при приеме и интерпретации сообщения. Выделяя из общего потока актуально полезную информацию, способствующую принятию решений и достижению поставленных целей, посредством когнитивного (смыслового) фильтра специалиста, оценивающего информацию, предприниматель устанавливает границы возможностей по реализации своей предпринимательской идеи. Сегодня в дополнение к высокой производительности машин электронное распространение знаний обеспечивает высочайшую гибкость, программную перестраиваемость производства, возможность эффективного изготовления малых серий и оперативного выполнения сложных индивидуальных заказов.
Базы данных
На предприятии Кафе-Бар «Фараон» в компьютерном виде накапливается и сохраняется информация о проектах, выполняемых данным предприятием; о деталях, блоках, узлах, компонентах, используемых в проектах; о поставщиках и складах, где размещаются детали; о служащих и отделах, которые являются исполнителями проектов. В таких базах данных могут быть записаны любые информационные массивы, и по аналогии базы данных можно считать электронными библиотеками. Такие электронные библиотеки обеспечивают совершенно новые информационные возможности: возможности выбирать факты и фрагменты текста, а не книги (журналы) целиком. В машине нет «полок», поэтому возможно прямо заглянуть внутрь книги и вывести на экран дисплея (монитора) только ту часть книги, которая интересна пользователю.
Экспертные системы
Важным шагом в развитии информационных систем является построение экспертных систем. Экспертная система должна задавать вопросы пользователю, производить оценку ситуации и получать решения, представляемое в каком-либо виде пользователю. Кроме того, от экспертной системы могут потребоваться демонстрация способа, которым получено решение, и его обоснование. Экспертная система моделирует мыслительный процесс человека-эксперта, который является специалистом по решению определенного типа проблем. С помощью экспертных систем решаются задачи, относящиеся к классу формализованных, слабоструктурированных задач. Алгоритмизированное решение таких задач или не существует в силу неполноты, неопределенности, неточности, расплывчатости рассматриваемых ситуаций и знаний о них, или же такие решения неприемлемы на практике в силу сложности разрешающих алгоритмов. Основная разница между информационно-поисковой и экспертной системами заключена в том, что первая осуществляет поиск имеющейся в ней информации по заданной теме, а вторая – логическую переработку информации с целью получения новой информации, которая в явном виде в нее не вводилась. При этом на основе базы знаний машины автоматически определяются не только факты, как в базе данных, но генерируются новые знания путем логического вывода. Экспертные системы способны в сложных ситуациях дать квалифицированную консультацию (совет, подсказку, ориентацию). Помогающую предпринимателю или специалисту принять обоснованное решение. Экспертная система может создаваться для какого-либо конкретного пользователя, и тогда при ее создании учитываются специфические требования заказчика, его вкус и наклонности. К таким системам можно отнести различные автоматизированные рабочие места.
Структурно-экспертные системы содержат подсистемы логического вывода, базы знаний и интеллектуальных интерфейс – программы «общения» с машиной. Базы знаний – это свод эмпирических правил истинности заключений (высказываний) по данной теме (проблеме); базы эмпирических данных и описания проблем, а также вариантов их решений.
Список использованной литературы
1. Ершов А.Н., Юрченко А.Ф. «Справочник руководителя ПОП», М. «Экономика», 1981 год.
2. Никуленкова Т.Т., Маргелов В.Н. «Проектирование предприятий общественного питания»: М. «Экономика» 1987.
3. «Сборник рецептур блюд и кулинарных изделий для ПОП», М. «Экономика», 1981 год.
4. В.В. Усов «Организация обслуживания в ресторанах», Москва, высшая школа 1990 год.
5. Справочник работника предприятия общественного питания, Москва, экономика 1981 год.
6. Е.Д. Аграновский, Б.В. Дмитриев «Основы проектирования и интерьер предприятий общественного питания», Москва Экономика 1982 год
7. Справочник работника общественного питания, Москва. экономика 1989 год.
8. В.П. Золин «Технологическое оборудование предприятий общественного питания», Москва 2000 год.