Міністерство освіти та науки України
Житомирський державний технологічний університет
Кафедра менеджменту
Контрольна робота
з курсу “Організація праці менеджера”
Тема: Організація інформаційного обслуговування менеджера. Методи матеріального заохочення. Документація
управлінської діяльності
Виконала: студентка V курсу
групи ЗМО-07-1с
Карпінська Н. В.
зал. книжка № 20107126
Перевірила:Рєвнівцева О. В.
Житомир
2009
План
1 Організація інформаційного обслуговування менеджера
2 Методи матеріального заохочення
3 Документація управлінської діяльності
Список використаної літератури
Додатки
1
Організація інформаційного обслуговування менеджера
Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вивченні потреб менеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характеру управлінських рішень, що приймаються.
Для визначення потреб у необхідних даних треба враховувати можливі нестандартні ситуації, коли слід не тільки приймати рішення, а й правильно поставити завдання підлеглим.
Окрім відомостей, які потрібні безпосередньо для рішення поточних і стратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхідна інформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністю задовольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсь момент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту, який вони можуть дати при обґрунтуванні рішення. Інформація, яка надходить до менеджера повинна відповідати вимогам, показаним на рисунку 1.
Рис.1. Вимоги до інформації, що надходить до менеджера [2, с. 115].
При неефективності даних створюється ілюзія інформованої. Тому менеджер повинен забезпечити перевірку їх достовірності шляхом одержання її із різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних.
Актуальність даних тісно пов'язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стану до невикористання даних про нього.
Оперативні дані втрачають свою актуальність дуже часто і використовуються тільки один раз. Відомості узагальненні, аналітичного характеру зберігають свою актуальність протягом довгого періоду і використовуються багаторазово.
Своєчасність даних — це властивість, близька до актуальності, але все ж таки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються щодо оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно — не означає завчасно, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність.
Своєчасність інформації забезпечується використанням сучасних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних.
Дуже важливим є вимога до змістовності і доступності їх сприймання. Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем тощо. У документах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тут важливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення, а шляхом узагальнення і виділення важливих чинників.
Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені показники, доповнені характеристикою чинників, які обумовили їх зміну. Це можна показати графічним відображенням і коротким коментарем до таблиць і діаграм.
Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їх поєднувати. Головним джерелом інформації для нього є письмові документи (внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістами апарату управління.
Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагальненої, аналітичної інформації про стан справ в організації.
Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чином відфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якого рангу мають велике значення такі джерела інформації, як [2, с. 116]:
• безпосереднє спостереження;
• усні бесіди;
• наради.
А при обґрунтуванні стратегічних рішень можуть використовуватися спеціальні обстеження окремих структурних підрозділів.
Залежно від рангу і кола обов'язків менеджер повинен відібрати найбільш важливі дані, з якими слід знайомитися обов'язково, і менш важливі відомості, ознайомлення з якими бажано.
Випадкові, непередбачені відомості, оперативні данні повинні надходити до менеджера тільки тоді, коли він компетентний у вирішенні питань щодо цих даних.
При організації інформаційного обслуговування менеджерам слід відповідним чином організувати працю спеціалістів функціональних служб, канцелярії, секретаря, які повинні мати навички обробки, аналізу і оформлення інформації, у тому числі з використанням комп'ютера.
Робота з документами займає значне місце у структурі робочого часу менеджера.
Організація цієї роботи повинна йти за такими напрямами:
1. Попередній розподіл одержаної документації і кореспонденції за адресами ще у канцелярії, на основі чітко фіксованого в інструкції по діловодству розподілу функцій і видів робіт в апараті управління.
2. Передавати права підписування вихідних документів відповідальним виконавцям, що не тільки розвантажує керівників організацій, а й підвищує ініціативу та відповідальність підлеглих.
3. Використання методів скорочення, що дає можливість прискорити процес ознайомлення з документами, особливо з тими, які не потребують досконалого вивчення.
4. Використання раціональних прийомів і методів редагування проектів документів, їх сутність полягає у тому, що з початку проект документа слід уважно прочитати, виявити повторення і логічні невідповідності, потім усунути повторення, розбити текст на частини, на графи і абзаци, використовуючи загальноприйняті знаки скорочення, усунути логічні неточності тощо.
2 Методи матеріального заохочення
Серед методів впливу менеджера важливу роль відіграє матеріальне заохочення підлеглих. Як відомо, заробітна плата, як основна форма розподілу за працю, залежить від кількості і якості праці, витраченої на виконання визначеної роботи. Ця залежність забезпечується використанням посадових окладів і систем преміювання та надбавок.
Диференціація посадових окладів здійснюється на основі схем посадових окладів, які передбачають перелік посад і “вилку" між мінімальним та максимальним розміром окладів за кожною посадою. При встановленні конкретного окладу працівнику береться до уваги його ділові якості, обсяг та якість виконаних ним функцій, ступінь його відповідальності, рівень кваліфікації, досвід та знання.
Важливим засобом матеріального стимулювання є премія, яка відіграє роль додаткового стимулювання за працю; забезпечує гнучку та оперативну залежність між конкретними результатами праці і заробітною платою працівника.
Працівники преміюються за основною системою для зацікавлення в поліпшенні загальних результатів роботи організації і за додатковими системами, які стимулюють виконання визначених видів робіт. Додаткові системи передбачають стимулювання інноваційної діяльності, економії ресурсів, дострокове виконання важливих робіт, стимулювання за результатами роботи за рік, проведення оглядів, конкурсів та ін.
Менеджери в організації мають права матеріального стимулювання. Вони призначають працівника на конкретну посаду і таким чином визначають підхід до оплати праці. З урахуванням ділових якостей та підсумків роботи, вони можуть змінити оклад працівника у межах наявної "вилки" окладів. Окрім того, вони мають право вводити надбавки до посадових окладів.
За результатами господарської діяльності менеджер здійснює преміювання працівників, визначає розмір підвищення, зниження, повної або часткової невиплати премій за невиконання показників та умов преміювання, виробничі недоліки у роботі.
При здійсненні матеріального стимулювання працівників менеджер повинен враховувати наступне [2, с. 65]:
• взаємозв'язок з виконаною роботою, досягнутими результатами кількості і якості роботи;
• співвідношення різних форм матеріального стимулювання між собою;
• простоту, ясність та чіткість системи стимулювання щодо заохочення та покарання;
• характер сприйняття матеріального стимулювання виконавцями робіт;
• поєднання матеріального стимулювання з іншими видами керівництва (організаційним впливом).
Найбільш важливим є використання матеріального стимулювання для впливу на підсумки роботи та досягнуті результати. Але тут виникає кілька проблем.
Перша проблема. Завдання, які видаються менеджером, різної складності, а звідси і різні критерії його оцінки. Тому складно звести в один показник результати роботи.
Друга проблема полягає в тому, що результати роботи можуть бути базою для оцінки тільки у випадку, коли оцінено не тільки цей результат, а й можливості, які мав працівник, якщо врахувати напруженість завдання.
І третя проблема. Результати роботи можуть бути досягнуті у складних зв'язках з іншими підрозділами або колективами працівників організації. Тому у висновку треба враховувати ці обставини.
Труднощі з оцінкою результатів роботи призводять до того, що виникає необхідність оцінювати не результат праці, а сам труд: його складність, кваліфікацію, ступінь відповідальності тощо.
І останнє. При виконанні методів матеріального заохочення менеджер повинен слідкувати за тим, щоб вони не дублювали і не суперечили б один одному.
Важливою проблемою є проблема гнучкості системи матеріального заохочення. Якщо посадовий оклад є по суті погодинним і з оперативною роботою пов'язаний мало, то преміювання —то більш оперативний і гнучкий вплив. Але і воно не завжди організовано так, щоб кожне велике завдання мало оцінку у вигляді премії. При теперішній системі преміювання, особливо в кінці року, не завжди точно враховується скільки і яких завдань виконав працівник, і, головне, сам виконавець не бачить гнучких зв'язків окремих завдань і премії.
Надбавки до посадових окладів повинні бути особливим видом заохочення. Вони повинні залежати від виконання конкретних обов'язків, що постійно реалізуються, або від постійних досягнень даного працівника.
Менеджер повинен розуміти, що матеріальне заохочення є одним із методів керівництва, який слід узгоджувати, пов'язувати з адміністративними заходами, а також з методами соціального впливу та морального стимулювання.
3
Документація управлінської діяльності
Документація –– це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.
У торговельних підприємствах використовують такі види документації [1, с. 154]:
· нормативно-технічна –– комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), Уніфікована система документації (УСД);
· проектна –– документи, які використовують при проектуванні підприємства: будівельні норми і правила, норми технологічного проектування та ін.;
· конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;
· виробнича (технологічна) –– технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.
· Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.
Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.
Для оформлення організаційно розпорядчих документів використовують спеціальні бланки.
Бланк –– це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.
Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.
На чистих аркушах паперу можна складати другорядні документи, які не виходять за межі підприємства.
Застосування бланків прискорює фіксування і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для використання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру роботи з ними.
На кожному підприємстві або в установі використовують два види бланків –– для листів і загальний бланк для оформлення інших видів організаційно-розпорядчих документів.
При складанні і оформленні документів використовують реквізити.
Реквізит –– елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.
Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.
Воно визначає порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів.
Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблюється згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документаційного забезпечення.
Загальне керівництво роботою служби документаційного забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом обов'язків (див. Додатки 1, 2).
Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті організації відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов'язковими для всіх працівників апарату організації.
Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.
Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори).
На період відсутності діловода структурного підрозділу (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), а також у структурних підрозділах, де за штатним розписом не передбачено посаду діловода, ведення діловодства покладається за вказівкою керівника структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу.
Посадові особи та працівники організації зобов'язані знати і дотримуватися вимог щодо виконання розробки, оформлення, реєстрації, порядку проходження зберігання документів і використання службової документації.
Керівники структурних підрозділів зобов'язані знайомити всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства в організації.
Особи, прийняті на посаду секретаря, діловода, інспектора-діловода структурного підрозділу, зобов'язані протягом трьох днів після призначення їх на посаду пройти інструктаж з питань ведення діловодства.
При звільненні працівника структурного підрозділу з роботи або у разі відпустки, відрядження тощо всі невиконані ним службові документи передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу для виконання та зберігання особі, яка його заступає з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних картках, а справи (документи, література), що були взяті з архіву (бібліотеки), підлягають поверненню. У разі необхідності їх отримує в архіві (бібліотеці) призначений працівник.
При звільненні або переміщенні діловодів структурних підрозділів складається акт здачі і приймання всіх справ, що знаходяться в поточному діловодстві всіх закінчених справ, які підлягають здачі до архіву. Акт складається у двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу (додаток 3). Один примірник акту залишається у справах структурного підрозділу, другий — передається до Управління справами (канцелярії).
При звільненні начальника структурного підрозділу і призначенні нового у приймально-здавальному акті поряд з іншими питаннями висвітлюється стан діловодства (кількість документів, які знаходяться на виконанні, зокрема, прострочених, а також звернень громадян, стан архіву тощо).
При звільненні керівника діловодної служби всі документи, печатки, штампи, бланки, засоби оргтехніки передаються новій призначеній особі згідно з актом, який затверджується керівником організації.
Керівники структурних підрозділів зобов'язані [2, с. 118]:
• вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування. Забороняється листування між структурними підрозділами з питань, які не потребують документального оформлення і можуть вирішуватися в оперативному порядку;
• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та додержання правил ведення діловодства в підпорядкованих структурних підрозділах;
• не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, які не передбачені правовими актами і не викликаються необхідністю;
• здійснювати контроль за додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодства, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію;
• сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати заходів щодо забезпечення діловодної служби сучасним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (Е
• забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби для підвищення кваліфікації.
Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню можуть знайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відомостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організації.
Публікація службових документів у пресі, оголошення по радіо, телебаченню, використання в доповідях, лекціях, виступах здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію".
Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин з органами державної виконавчої влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами є українська мова. У випадках, передбачених законами, мовою діловодства, документації та взаємовідносин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з українською мовою може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій в процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто, у створенні управлінських документів.
Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.
Для забезпечення належної організації документування керівництвом визначається конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації.
Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджується її керівником.
Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, яке здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими організацією у межах своєї компетенції.
Згідно з статутом організація видає розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.
Підставою для прийняття розпорядчих документів у діяльності організації є [2, с. 119]:
• Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
• здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до своєї компетенції;
• потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління. Розпорядчі документи видаються обов'язково:
• з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, відміни, зміни та призупинення дії раніше виданих наказів;
• з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;
• з питань фінансування, при затвердженні звітів, зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;
• з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.
В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.
Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викладається, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються у розпорядженнях керівництва організації.
Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіального органу.
З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Вони приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.
Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений в самому документі, доводяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом, і може здійснюватися, зокрема, шляхом:
• видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;
• розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань для його виконання або надісланий до відома;
• ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний документ, під розпис.
При потребі документи вищих органів розсилаються структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).
Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.
У тих випадках, коли засідання стенографується, розшифрована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.
Перебіг засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.
Рішення доводиться до відома виконавців шляхом надіслання їм витягів з рішень або їх копій. При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції організація може направляти листи, які мають право підписувати керівництво згідно з розподілом обов'язків.
Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.
Список використаної літератури
1. Балабанова Л.В. Сардак О.В. Організація праці менеджера: Навчальний посібник. –– К.: ВД “Професіонал”, 2004. –– 304 с.
2. Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шкапова О.М. Організація праці менеджера: Навч. посіб.для студ. екон. вузів. –– К.: Кондор –– 2003. –– 414 с.
3. Гупалов В.К. Управление рабочим временем. –– 2-е изд., перераб. и доп. –– М.: Финансы и статистика, 1998. –– 240 с.
4. Довгань Л.Є. Праця керівника, або Практичний менеджмент: Навч. посіб. –– К.: Екс об, 2002. –– 384 с.
5. Крушельницька Я.В. Фізіологія і психологія праці. Підручник.: –– К.: КНЕУ, 2003. – 267 с.
6. Матвеева В. Кадровая документация. –– 3-е изд.перераб. и доп. –– Харків: Фактор, 2002. –– 332 с.
7. Твердохліб М.Г., Шарапов О.Д. Організація інформування керівників: Навч. посібник. –– К.: КНЕУ, 1997. –– 180 с.
Додаток 1
ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ
про службу діловодства організації
1. Загальні положення
1.1. Служба діловодства є самостійним структурним підрозділом організації і підпорядковується її керівникові.
1.2. Служба діловодства керується законами України, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями інструкції по діловодству, вказівками архівних органів, іншими нормативними документами.
1.3. До складу служби діловодства входять: секретаріат, підрозділи (або ділянки роботи) по обліку і реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг), експедиційно-копіювально-розмножувальне бюро, архів. Організаційно і методично службі діловодства підпорядковані секретарі (діловоди, інспектори) структурних підрозділів.
1.4. Найменування посад працівників служби діловодства встановлюється згідно зі схемою посадових окладів організації.
1.5. Служба діловодства має круглу печатку із зазначенням свого найменування.
2.Завдання і функції
2.1. Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами, документаційне забезпечення діяльності організації, на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.
2.2. Відповідно до цих завдань служба діловодства:
- здійснює розробку інструкцій з діловодства, номенклатуру та опису справ і типових номенклатур;
- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів з питань, що відносяться до її компетенції, забезпечує їх оформлення і випуск;
- організовує і забезпечує документаційне і організаційно-технічне обслуговування роботи організації;
- організовує друкарське виготовлення, копіювання й тиражування документів;
- здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
- здійснює контроль за якістю підготовки і оформлення документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення-строків проходження і виконання документів, узагальнює й аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
- здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук документів, їх доставку;
- забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереженості, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності організації, для передачі на державне зберігання;
- удосконалює форми та методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки, засобів обчислювальної техніки;
- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах;
- організовує підвищення кваліфікації працівників в роботі з документами;
- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інструкцію з діловодства;
- засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією по роботі з документами в організації.
3. Управління
3.1. Службу діловодства очолює керівник, який призначається і звільняється наказом керівника організації.
3.2. Керівник служби діловодства повинен мати вищу освіту без вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту зі стажем роботи в службі діловодства не менше трьох років.
3.3. Керівник служби діловодства за характером діяльності знаходиться в тісній взаємодії:
- з керівниками структурних підрозділів організації — з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і ведення необхідних керівництву документів, використання інформації в службовій діяльності;
- з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
- зі службами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації співробітників у роботі з документами;
- зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутовим обслуговуванням працівників служби.
3.4. Керівник служби діловодства у межах своєї компетенції підтримує взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.
4. Права, обов'язки і відповідальність керівника
служби діловодства
4.1. Для виконання обов'язків керівникові служби діловодства надається право:
- контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи в організації;
- доповідати керівництву про стан роботи з документами для розгляду;
- вносити на розгляд керівництву подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і накладення на них стягнень;
- залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
- запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
- вживати заходів і здійснювати контроль за скороченням зайвої документаційної інформації;
- підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
- застосовувати санкції у всіх випадках порушення працівниками і посадовими особами встановлених правил роботи з документами;
- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;
- затверджувати положення про структурні підрозділи служби і посадові інструкції її працівників;
- брати участь у засіданнях, нарадах, які проводить керівництво організації.
4.2.На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність щодо:
- забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації;
- виконання вказівок і доручень керівництва, плану роботи і дотримання необхідних умов праці працівників служби;
- дотримання трудової і виробничої дисципліни.
Додаток 2
Приблизна посадова інструкція діловода
структурного підрозділу організації
1 .Загальні положення
1.1. Діловод структурного підрозділу (далі — діловод) є працівником цього підрозділу і здійснює функції діловодного обслуговування роботи керівника та працівників підрозділу.
1.2. Діловод підпорядковується безпосередньо керівнику структурного підрозділу.
1.3. На посаду діловода призначаються особи, які мають середню спеціальну освіту або середню освіту і досвід практичної роботи.
1.4. Діловод призначається на посаду та звільняється з посади керівником організації за поданням керівника підрозділу.
1.5. Діловод повинен знати:
- накази, інструкції, правила ведення діловодства в організації;
- основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД);
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
- структуру організації та її підрозділів;
- порядок контролю за проходженням службових документів;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- основи наукової організації праці;
- правила охорони праці, техніки безпеки, протипожежної безпеки.
1.6. Діловод у своїй діяльності керується: положенням про підрозділ; основними положеннями ЄДСД; інструкцією з діловодства, затвердженою керівником організації; цією посадовою інструкцією.
2. Посадові обов'язки
2.1. Головним завданням діловода є:
- забезпечення встановленого порядку проходження кореспонденції, що надходить до підрозділу;
- контроль за дотриманням термінів виконання документів;
- формування закінчених діловодством документів у справи та передача їх до архіву на зберігання;
- здійснення функцій діловодного обслуговування роботи керівника та підрозділу.
2.2. Відповідно до зазначених завдань діловод:
- отримує вхідну кореспонденцію в канцелярії та передає її на доповідь керівнику підрозділу;
- відповідно до резолюції керівника передає документи на виконання;
- веде облік вхідної та вихідної кореспонденції;
- перевіряє правильність оформлення реквізитів вихідної кореспонденції і передає її на відправку в канцелярію;
- вносить відповідні записи у реєстраційні картки і підшиває виконані документи у справи;
- окремо веде діловодство з розгляду заяв, скарг та пропозицій громадян та організацій;
- здійснює контроль за строками виконання доручень керівника структурного підрозділу з виконання документа, регулярно інформує його про стан їх виконання;
- щотижня подає керівникові підрозділу та до канцелярії інформацію про невиконані документи за встановленою формою;
- веде облік внутрішніх документів структурного підрозділу;
- оформляє контрольно-реєстраційну картку для вихідних документів, на які очікується відповідь;
- веде картотеку проходження та виконання документів;
- дає необхідні довідки за документами, що проходять через підрозділ;
- формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх передачу у встановлені строки до архіву;
- систематизує і зберігає документи поточного архіву;
- друкує матеріали.
З. Права
Діловод має право:
- вимагати від працівників структурного підрозділу довідки, матеріали та інформацію про виконання доручень керівника;
- не приймати на відправку вихідної кореспонденції від виконавців, оформлену з порушенням вимог інструкції з діловодства;
- вносити пропозиції керівнику структурного підрозділу з питань, які стосуються компетенції діловода.
4 .Відповідальність
Діловод несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених цією інструкцією.
Ця посадова інструкція не звільняє від виконання інших робіт за дорученням керівника підрозділу, що випливають із завдань підрозділу та не виходять за межі компетенції керівника підрозділу.
Додаток 3