Система кадровой документации ООО "Модерн"

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Тверской государственный университет»

Факультет управления и социологии

Кафедра документационного обеспечения управления

Дипломная работа на тему:

Система кадровой документации ООО «Модерн»

Работу выполнила студентка 4курса

группы специальности

«Документоведение и ДОУ»

Галина Викторовна Новикова

Научный руководитель:

д.и.н., проф. Т.И. Славко

Допущена к защите

____________200_г.

Зав. кафедрой документационного

обеспечения управления,

д.и.н., проф. Т.И. Славко

______________

Тверь 200_

Оглавление

Оглавление

Введение

Глава 1. Организационная структура и система управления ООО «Модерн» и место в ней отдела кадров

Глава 2. Классификация и информационная характеристика кадровой документации

Глава 3. Организационное проектирование кадровой деятельности

Заключение

Список используемых источников и литературы

Приложение

Введение

Актуальность работы: В настоящее время занимаются совершенствованием делопроизводства. Важным шагом было создание унифицированных форм документов. Для кадровой документации это было утверждено в Постановлении Госкомстата от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Создание табеля унифицированных форм документов позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, несоответствующих её организационно-правовой форме или направлением деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих утверждённые общегосударственные или отраслевые типовые унифицированные форм документов. Использование табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические и другие отношение друг с другом. Организационные отношения, складывающиеся между подразделениями и работниками аппарата управления предприятия, определяют его организационную структуру.

Под организационной структурой управления предприятием понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.

В структуре управления организацией выделяются следующие элементы:

звенья (отделы)

уровни (ступени) управления;

связи (горизонтальные и вертикальные).

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть. К звеньям управления следует относить и менеджеров, осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений.

В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи носят горизонтальный характер.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев. Отсюда возникла пирамидальная структура управления организацией.

Организационные структуры управления отличаются большим разнообразием форм, в основе которых лежат отличительные признаки, в частности размеры производственно-коммерческой деятельности организации, производственный профиль, степень финансово-экономической самостоятельности, централизация (децентрализация) управления и др.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса,
и в значении результата,
т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Классификация(лат. classik – разряд, группа) документов –
это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

Появление в делопроизводстве России бланков, которые использовались при оформлении переписки можно отнести к началу XIX в. В приложении к « Общему учреждению министерств « (1811 г.) даны образцы оформления документов, позволяющие утверждать о возникновении в указанный период постоянных реквизитов документов, использовавшихся для «сношений» между учреждениями. В 1830 г. употребление бланков на практике было закреплено законодательно.

Бланки XIX в. изготавливались типографическим способом или писались от руки. Определение «бланковой надписи» как «пометки, делаемые на левой чистой(неисписанной) стороне (ранде) странице деловой дал Н.В Варадинов в XIX в. Анализ документов XIX в. с точки зрения современного толкования понятия «бланк» позволяет выделить два вида бланков: угловой и продольный. Использование бланков с угловым расположением реквизитов было регламентировано законодательством XIX в., а бланков с продольным расположением реквизитов обусловлено ранее сформировавшимися традициями.

Со второй половины XX века термины и определения определяются в стандартах, а с середины 1990-х годов определение основных понятий стали публиковаться отдельным разделом во многих федеральных законах и законах субъектов федерации. Прежде всего потребовалось определение терминов в новой сфере – автоматизированных технологиях. К таким законам относится закон «Об информации, информатизации» от 20 февраля 1995 г. 1995 г. № 24-ФЗ. К группе законов, касающиеся информационных ресурсов можно отнести: Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ, Федеральный закон» Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. №1 – ФЗ.

Работники службы ДОУ, занимающиеся приёмом и отправкой документов, используют термины Федерального закона «О связи» от 16.01.1995 г. № 15 –ФЗ и Федерального закона «О почтовой связи» от 17.07. 1999 г. № 176 – ФЗ.

Для работающих с системой бухгалтерской документации важны понятия, зафиксированные в Федеральном законе «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 г. № 129 – ФЗ ( с последующими редакциями).

Федеральный закон «Об архивном деле от 22.10.2004 г.№ 125 – ФЗ закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документ по личному составу и другие понятия.

Для секретаря и работника службы делопроизводства на первом месте стоит ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», имеющих уже третью редакцию (Гост 16487-70 и ГОСТ 16487-83). Понятия, связанные с разработкой унифицированных систем документации, были даны в ГОСТ 6.10.2-83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения» Они были повторены в ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения» ( ГОСТ был заменён ПР 50-733-93 «Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации РФ»).

Наиболее часто в литературе, в том числе в учебной, и в практических работах по документационному обеспечению управления описываются и используются 2 стандарта: ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации»

Отношение к принудительному труду и защита труда претерпевало различные изменения. Это отражалось в различных конвенциях. Согласно конвенции МОТ №29 (1930 г.) «О принудительном труде» в ряде случаев принуждение к труду правомерно, но при определённых условиях и ограничениях. Конвенция МОТ №105 (1987 г.) ужесточает запрещение принудительного труда по сравнению с Конвенцией № 29 и расширяет круг обязательств государств по устранению принудительного труда. Конвенция МОТ 1998 г. «Об основополагающих принципах и правах в сфере труда» определила новый механизм международного контроля над соблюдением международных стандартов в обозначенной сфере. Эта конвенция, в частности, предусматривает упразднение всех форм принудительного и обязательного труда.

Среди источников российского трудового права следует отметить Конституцию РФ, принятую в 1993 году. В Трудовом кодексе 2001 г. трудовые отношения не регулируются субъектами федераций. В новом кодексе 2006 года регулирование отношений может регулироваться также субъектами федераций, через локальные нормативные акты. Изменено отношение к принудительному труду, даются гарантии на судебную защиту трудовых прав работников.

В числе наиболее крупных разработок международного уровня можно отметить стандарт ИСО 5127 - 1985 «Документация и информация», где «документ» – это «записанная информация, которая используется как единица в документационном процессе». Таким же крупным работам отнесен и Словарь архивной терминологии, подготовленный международным советом архивов (МСА) и изданный в 1984 г. В стандарте ИСО 15489-1 «Информация и документация», опубликованном в 2001 г., «документ» рассматривается как записанная информация или объект, которые могут рассматриваться как единое целое». Данная трактовка представляется авторитетной и предельно концентрированной. Однако в ней, на взгляд автора ряда статей, посвященных понятию «документ», Гельман-Виноградова К.Б., не обозначено обязательное наличие материальной составляющей документа.

Исходя из сказанного, автор предлагает вспомнить, что еще в начале 1990-х гг. было предложено следующее терминологическое решение, не противоречащее варианту ИСО: «Документ – материальный объект, содержащий запись семантической информации». Столяров Ю.Н. предлагает признать правомерность наличия разномасштабных определений документа, признать условность, относительность понятия «документ», для каждой научной или практической задачи исходить из наиболее общего определения документа, вводя соответствующие для данного случая, наиболее существенные ограничения.

Первоначальные принципы управления были сформулированы специалистами по управлению Ф. Тейлором, Ф. и Л. Гилбертамми, Г. Гаттом, Г. Фордом, Х. Эмерсоном и др. (Школа научного управления) еще в конце XIX - начале XX века:

Созданием теории формальной организации были посвящены труды Р. Мертона, Ф. Селзника, П.М. Блау, А. Эгциони, Э. Мэйо и др. Они рассматривали проблемы эффективности административных структур, механизмы функционирования власти; формально-технические составляющие бюрократии; внутриорганизационные законы и интересы; связь с социальной средой; способы и формы ограничения бюрократии.

В этой группе теорий особое место принадлежит теории Макса Вебера, сформулированной в начале 1900-х годов. Вебер предлагает бюрократическую модель организации, но в отличие, например, от представителей концепции «организация - машина» (А. Файоль, Л. Урвик), он не занимается практическим построением бюрократических отношений, он создает теоретическую модель.

Право на отдых закреплено статьёй 21 (часть первая) Трудового кодекса РФ. Конкретизируется это право в статье 114 названного кодекса, которой предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Как следует из статей 122 (части первая и четвёртая), 123 (части первая и вторая) Трудового кодекса РФ, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Исключение составляют лишь указанные в статье 124 Кодекса случаи, когда допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. Однако при этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.. Кроме того запрещается непредставление ежегодно оплачиваемого отпуска в течении 2 лет подряд. Согласно статье 126 (части первая и вторая) названного кодекса по письменному заявлению работника допускается замена части ежегодно оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней. Поэтому даже при настаивании работника с просьбой не предоставлять отпуск работодатель должен предоставить ему отдых и выплатить отпускные.

В ряде случаев согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 №225 ( с изм. На 16.04.2003 г) выдаётся дубликат трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой от 10.10.2003 г. № 69. При этом указывается когда переименовалось предприятие, наименование организации, которое существовало в момент приёма на работу, потом приводится название организации на данный момент, оттиск новой печати, отображающей наименование организации на данный момент.

Разработка организационной структуры управления осуществляется исходя из направления деятельности. Организационная структура в решающей степени зависит от производственной структуры, которая в свою очередь обусловлена специализацией и масштабами производства, уровнем технического оснащения и технологией производства. Для порядка установления и номенклатуры профессий и должностей строительной организации используется Единый квалификационный справочник работ и профессий рабочих, (выпуск 01 «Профессии общие для всех отраслей народного хозяйства» и выпуск 03 –«Строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы»)

Согласно статьи 180 Трудового кодекса РФ при сокращении штата работников работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу (вакантную должность). Стаьями 21 и 22 Трудового кодекса РФ закреплено, что работник обязан соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда. Согласно статье 76 Кодекса на работодателя возложена обязанность отстранить от работы (не допускать к работе) работника, не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда. При этом в этот период заработная плата не начисляется. Уволить работника работодатель может только при отказе работника от перевода на другую работу.

Действующие нормативные акты не содержат специальных требований к Положению об охране труда. Но организации могут в своей деятельности использовать ГОСТ Р 12.006-2002 «Общие требования к системе управления охраной труда в организации», который соответствует Международному стандарту и Рекомендации по организации работы службы охраны труда в организации. Составляя Положение об охране труда необходимо помнить, что оно должно отразить специфику предприятия, структуру выполнения всех работ по охране труда, проводимых в организации. Этот документ должен быть объёмный и детальный. Этот нормативный акт должен содержать основные разделы.

I. Общие положения

II. Основные направления работ по охране труда и распределение обязанностей по их выполнению.

III.Основные права и обязанности работников в области охраны труда.

IV.Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда.

V. Организация службы охраны труда.

VI.Мероприятия по охране труда, обеспечивающие безопасные условия труда в организации

VII. Порядок расследования и учёта несчастных случаев на производстве.

VIII. Контроль и ответственность в области охраны труда.

IX.Заключительные положения

В статье рассматривается подробно как заполнять данные положения.

Штатное расписание позволяет наглядно представить информацию о составе работников и помочь в оформлении трудового договора. Во-первых в штатном расписании указывается структурные подразделения. Для каждого структурного подразделения определяется оклад, тарифные ставки, надбавки, доплаты. Это важно при составлении трудового контракта. Используя графу « Тарифная ставка (оклад) и пр. руб. можно представить информацию об оплате труда и премировании. Совместителей рекомендуется оформлять как целую единицу, но в графе «количество штатных единиц» ставить 0.4. При изменении кадрового состава необходимо издавать приказ от имени руководителя и смело менять штатное расписание. Не рекомендуется для одних и тех же должностей ставить разный размер зарплаты, для избежания этого можно использовать мини и макси привязки.

Традиционные технологии документооборота создают немало проблем. Это огромное время на работу с документами, дублирование, потеря, большое время поиска нужных документов. Внедрение информационных технологий в какой-то мере решает проблемы традиционных технологий, но при этом создаются новые. Во-первых это проблема децентрализации документооборота. Появляются неслыханные ранее возможности для незаконного доступа к конфидициальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Не установлен и порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы. В статье приводятся общие рекомендации, позволяющие избежать типовых ошибок, при выборе автоматизированной системы документооборота. При внедрении таких систем могут возникать различные проблемы. При внедрении своими силами основной проблемой может стать недостаточная квалификация. При внедрении системы компанией продавцом или разработчиком вероятно возникновение трудностей при проведении предварительного обследования. При внедрении заказных систем заказных систем, основные проблемы основные проблемы могут быть связаны как с объективными причинами, касающимися непосредственно функционирования системы( неправильные настройки, например), так и с «внешними обстоятельствами». Решение данных проблем связано с формированием и ведением бизнес процессов, подготовка персонала к работе с системами. Также необходимо решить проблему социального статуса ИТ-специалистов. Одной из важнейших перспектив ИТ-технологий – это создание «мультимедийности"

Цель дипломной работы: Выявить систему кадровой документации организации ООО «Модерн»

Для реализации цели дипломной работы необходимо решить ряд основных задач.

Рассмотреть организационную структуру и систему управления ООО «Модерн»

Рассмотреть работу кадрового отдела и взаимосвязь с другими структурными подразделениями

Рассмотреть информационную характеристику кадровой документации

Разработка должностной инструкции

Разработка табеля унифицированных форм документов по личному составу

Использованы источники:

1. Устав ООО «Модерн»

2. Учредительный договор

3. Положение об отделе кадров

4. Инструкция по ведению делопроизводства

5. Постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. №1

6. Должностная инструкция

7. Интервью с начальником отдела кадров

Устав используется для описания организационной структуры и определение основных видов деятельности ООО «Модерн»

Учредительный договор используется при описании списка учредителей, ответственности учредителей и определении лица (генеральный директор), регулирующего деятельность организации.

Основным локальным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее – Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. №1 используется для описания информационной структуры кадровой документации и при составлении табеля унифицированных форм документов.

Должностная инструкция используется для описания функциональных обязанностей, прав, ответственности работников.

Глава 1. Организационная структура и система управления ООО «Модерн»
и место в ней отдела кадров

Предприятие ООО «Модерн» по организационно-правовой структуре является обществом с ограниченной ответственностью. (Общество с ограниченной ответственностью – это хозяйственной общество, учрежденной одним или несколькими лицами, которое отвечает перед кредиторами только своим объявленным капиталом, размер которого определяется законом; типичная форма компании одного лица.)

Главными документами предприятия являются Устав и Учредительный договор, анализ которых позволяет выделить основные положения ООО.

Устав предприятия – это зарегистрированный и утвержденный в установленном порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.2

Все виды деятельности, предусмотренные действующим законодательством как лицензионные, осуществляются на основании полученной лицензии.

Виды деятельности ООО "Модерн" являются:

- общестроительные работы

- ремонтно-строительные работы (штукатурные, малярные, обойные и облицовочные работы)

- строительно-монтажные и реставрационные работы

- электромонтажные работы

- сантехнические работы

Для достижения поставленных целей и перечисленных видов деятельности, предприятия ООО «Модерн» имеет свою организационную структуру и систему управления.

Высшим органом Общества является Совет Учредителей, который руководит его деятельностью. В совет учредителей входят: генеральный директор, главный инженер и главный бухгалтер. Текущая работа ООО " Модерн" осуществляется генеральным директором, который был избран общим собранием участников. В основной управленческий аппарат входят: главный бухгалтер, технический директор и главный инженер.

За финансово-хозяйственную деятельность отвечает бухгалтерия, руководителем которой является главный бухгалтер.

Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу коллективов людей, работающих на единую цель.

Бюрократический тип структур управления имеет много разновидностей, но наиболее распространенной является линейно-функциональная организация, до сих пор широко используемая компаниями всего мира, построенная по принципу функционального разделения управленческого труда.

Данная схема показывает, что предприятие ООО «Модерн» имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Линейно-функциональная (штабная) структура – синтез линейного и функционального управления. Здесь функциональные звенья теряют право принятия решения и непосредственного руководства нижестоящими подразделениями. Они принимают участие в постановке задач, подготовке решений, помогают линейному руководителю в реализации отдельных функций управления. Руководители функциональных служб через вышестоящего линейного руководителя взаимодействуют с основными управленческим звеньями.

Линейный принцип организации предприятия ООО «Модерн» заключается и реализуется в линейных связях генерального директора с руководителями, отделами и лицами, входящими в управленческий аппарат.

Функциональный принцип осуществляется на основе функциональных связей, где руководители функциональных подразделений распоряжаются подразделениями по вопросам, входящих в сферу их компетенции.

Данная организационная структура имеет ряд недостатков:

Частая несогласованность между различными подразделениями;

Различная степень ответственности между подразделениями, что обычно усложняет принятие оптимальных решений.

Но наряду с недостатками данная линейно-функциональная структура имеет и ряд достоинств:

Исключение дублированности в функциональных подразделениях;

Четкая координированность действий;

Данная организационная структура наиболее эффективна на сегодняшний день для предприятия.

Система управления складывается и действует не только в соответствии с содержанием функции управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых формируется система управления, а также в соответствии с присущими системе управления принципами построения, функционирования и преобразования.

Система управления распадается на подсистемы, выделение которых наглядно проявилось относительно недавно.

Первой подсистемой является то, что ранее было принято рассматривать как собственно систему управления. Это совокупность управленческих органон, подразделений и исполнителей, выполняющих закрепленные перед ними функции и решающих поставленные перед ними задачи, а также совокупность методов, с помощью которых осуществляется управленческое воздействие. Это структурно-функциональной подсистема системы управления (СФП).

Структурно-функциональная подсистема выступает как бы в роли «костяка», «остова» или же даже «тела» системы управления. Причем при определенном уровне развития управления «тело» системы управления фактически эквивалентно системе управления в целом. Но всякий развитый организм не эквивалентен только своему телу. Есть еще нечто исключительное, что условно можно назвать «душой» организма. Чем выше уровень развития организма, тем выше значимость этой его подсистемы. Что же можно считать душой системы управления? Ответ на этот вопрос можно получить, если проанализировать вторую подсистему системы управления.

Это информационно-поведенческая подсистема системы управлении (ИПП).

Реальными формами проявления данной подсистемы являются:

• управленческие теории и управленческая идеология;

• формальные и неформальные отношения управленческих работников с представителями внешнего окружения;

• уровень организационного развития, а также уровень развития каждого отдельного работника управленческого звена;

• информированность работников, носители информации, методы распространения информации.

Третьей подсистемой системы управления является подсистема саморазвития системы управления. Появление подсистемы саморазвития системы управления отражает возникновение в системе у правления таких качеств, как стремление к самосовершенствованию, гибкость и адаптивность к изменениям, ориентация на новшества, поиск и разработка прогрессивных идей и ускоренное введение их в практику функционирования системы управления.

Подсистема саморазвития системы управления может быть разделена на две части. Первая часть подсистемы ориентирует систему управления на постоянное совершенствование и развитие. Она обеспечивает потребность системы управления в изменении в направлении улучшения, а также в регулярном обновлении.

Важнейшим направлением функционирования подсистемы развития системы управления является развитие кадров системы управления. Это обусловлено тем, что единственно возможным реальным движением системы управления может быть только движение ее кадров, во-первых, по вертикали (должностное продвижение), во-вторых, по горизонтали (смена профиля работ и рабочего места) и, в-третьих, вглубь (улучшение поведения и способностей в общении, рост позитивного отношения к работе, повышение профессиональной квалификации, производственного кругозора и навыков работы, овладение смежными профессиями и современными средствами обработки и передачи информации.

Все названные подсистемы в той или иной мере присутствуют в системе управления предприятием ООО «Модерн». Попытаемся охарактеризовать органы управления данного предприятия.

Высшим органом управления общества является общее собрание участников. Общее собрание участников общества может быть очередным или внеочередным.

Каждый участник общества имеет на общем собрании участников общества число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале общества, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом.

К исключительной компетенции общего собрания участников относится:

а) определение основных направлений деятельности общества, а также принятие решения об участии в иных хозяйственных обществах, ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций;

б) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов:

в) изменение устава общества, в том числе изменение размера уставного капитала общества;

г) внесение изменений в Учредительный договор;

д) избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии общества;

е) создание и ликвидация филиалов и представительств;

ж) принятие решения о размещении обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

з) утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества;

и) избрание и досрочное прекращение полномочий директора, а также принятие решения о передаче его полномочий коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю (управляющему), утверждение такого управляющего и условий договора с ним;

к) принятие решения о реорганизации или ликвидации общества;

л) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов;

м) назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;

н) принятие решения о распределении чистой прибыли общества между участниками общества;

о) решение иных вопросов, предусмотренных Федеральным законом.

По вопросам, указанным в подпунктах «г», «к», решения принимаются при единогласии всех участников.

По вопросу, указанному в подпункте «в», решения принимаются большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов не предусмотрена Федеральным Законом.

По остальным вопросам решения принимаются большинством голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов не предусмотрена Федеральным Законом.

Вопросы, отнесенные к исключительной компетенции общего собрания участников общества, не могут быть переданы им на решение исполнительного органа общества.

Если частником общества является одно лицо, то вопросы, отнесенные к компетенции общего собрания участников, решаются им единолично и оформляются письменно.

Общее собрание считается правомочным, если на нем присутствуют участники, имеющие в общей сложности 60% голосов, а по вопросам требующим единогласия, все участники или их представители.

Решения общего собрания участников общества принимаются открытым голосованием.

Один раз в году проводится годовое собрание участников, на котором утверждаются годовые результаты работы деятельности общества. Указанное общее собрание участников общества должно проводится в любое из чисел с первого по десятое марта года, следующего за тем финансовым годом, в отношении которого утверждаются результаты работы общества.

Участники уведомляются о созыве собрания Генерального директором за 30 дней до даты его проведения. Уведомление должно содержать информацию о времени и месте проведения собрания, а также повестку дня.

Проводимые помимо годового общие собрания участников общества являются внеочередными.

Внеочередное общее собрание участников общества созывается Генеральным директором общества по его инициативе, по требованию ревизионной комиссии общества, аудитора, а также участников общества. Обладающих в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов участников общества.

Собрание проводится в порядке, устанавливаемом Правилами процедуры общества и действующим законодательством.

Исполнительным органом общества является Генеральный директор.

Генеральный директор избирается на общем собрании участников сроком на 3 года.

С Генеральным директором общества заключается контракт, который подписывается от имени общества председателем собрания и Генеральным директором.

Генеральный директор самостоятельно решает все вопросы деятельности общества, кроме тех, которые отнесены к ведению общего собрания участников, осуществляет текущее руководство деятельностью общества, принимает меры к реализации решений собрания участников, действует от имени общества без доверенности, представляет его интересы и совершает сделки (с учетом ограничений установленных учредительными документами и Федеральным законом), распоряжается имуществом, и средствами общества, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия, открывает расчетные и иные счета общества, принимает и увольняет работников, привлекает их к материальной и дисциплинарной ответственности, применяет поощрения, издает приказы и распоряжения, обязательные для работников общества.

Генеральный директор не вправе принимать решения обязательные для участников.

Генеральный директор общества несет ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу его виновными действиями (бездействием).

Проверку финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляет ревизионная комиссия, избираемая собранием участников в количестве не более трех человек сроком до пяти лет. Генеральный директор общества не может быть членом ревизионной комиссии.

Ревизионная комиссия действует по правилам, установленным действующим законодательством и проводит ежегодно не менее одной ревизии.

Контроль за правильностью ведения и отражения в бухгалтерском учете результатов хозяйственной деятельности общества осуществляет налоговая инспекция и другие государственные органы в пределах своих правомочий.

Трудовой коллектив общества осуществляет свои полномочия в соответствии с действующим законодательством.

Для проверки и подтверждения правильности годовой финансовой отчетности общества оно вправе по решению общего собрания участников ежегодно привлекать профессионального аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками(внешний аудит). Аудиторская проверка годовой финансовой отчетности общества может быть также проведена по требованию любого из его участников.

Порядок проведения аудиторских проверок деятельности общества определяется действующим законодательством.

В случае публичного размещения облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общество обязано ежегодно публиковать годовые отчеты и бухгалтерские балансы.

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и специалистов, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, табельный учет.

В положении об отделе кадров указываются права, обязанности и ответственность работников кадровой службы.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров генеральному директору организации.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

· разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

· оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

· учет личного состава предприятия;

· хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

· контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

· изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

· анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

· создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

· работа по созданию резерва на выдвижение;

· подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

· подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

· осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

· организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

· ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения» с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения

Отдел кадров находится во взаимосвязи с другими структурными подразделениями, руководителями и сотрудниками.

Учёт рабочего времени, составление отпусков, поощрения и штрафные санкции производится в тесном взаимодействии с прорабами.

Учёт явок на работу и ухода с нее в ООО «Модерн» организован в централизованном порядке и осуществляется путем отметки в табеле всех явившихся, не явившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д.

Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве не явившихся или опоздавших работников.

Кадровый отдел проводит консультации по технике безопасности, контролирует выполнение необходимых требований. Для этого составляется необходимая документация. Прорабы ведут табеля по своему участку, где учитываются прогулы, отпуска, выходные, рабочее время, коэффициент трудового участия. Кадровый отдел составляет общий табель по всем участкам.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

Ряд вопросов такие как подбор персонала, приём и увольнение с работы, оформление трудовых договоров субординирует и контролирует генеральный директор.

В отдел кадров входят: начальник отдела, менеджер по рекламе и инженер по технике безопасности. Начальник отдела кадров координирует работу отдела. В его обязанности входит:

- Подбор сотрудников с предварительным анализом их деловых, профессиональных и личных качеств, их последующий учёт с отражением подробной информации о каждом работнике в соответствии с действующим законодательством.

- Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

- Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

- Оформление трудовых договоров с работниками, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам, регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений.

- Оформление и ведение личных дел, трудовых книжек сотрудников, личных карточек работников по форме №Т-2 (утверждённым постановлением Госкомстата РФ от 04.06.2001 г.).

- Оформление иных видов установленной кадровой документации в соответствии с Инструкцией по ведению кадровой документации в организациях.

- Оформление и выдача справок с места работы, заверенных копий трудовых книжек, иных документов для предоставления по месту требования.

- Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

- Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

- Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

- Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

- Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, п

отерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

- Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

- Руководит работниками отдела.

Инженер по технической безопасности подчиняется начальнику отдела кадров. В его обязанности входит:

осуществление организационно-методического руководства деятельностью предприятий и организаций в области охраны труда, обеспечивая при этом единый порядок организации и проведения работ по охране труда и организация надзора за состоянием охраны труда в организации

- -организация обучения и проверки знаний требований охран труда руководителей, и других должностных лиц, ответственных за охрану труда

- ведение документации и составление отчетности по охране и условиям труда по установленным формам и в соответствующие сроки.

-консультирование руководителей и работников предприятий по вопросам охраны труда.

- ведение табельного учёта и контроля использования рабочего времени в соответствии с действующим законодательством

- ведение табеля унифицированных форм документов по кадровому отделу

- формирование и редактирование штатного расписания организации

- формирование и ведение непротиворечивого графика отпусков сотрудников.

- методические материалы по вопросам охраны труда;

основные технологические процессы производства продукции предприятия;

- методы изучения условий труда на рабочих местах;

- организацию работы по охране труда; систему стандартов безопасности труда;

- психофизиологические требования к работникам исходя из категории тяжести работ;

- особенности эксплуатации оборудования, применяемого на предприятии; правила и средства контроля соответствия технического состояния оборудования требованиям безопасного ведения работ;

- порядок и сроки составления отчетности о выполнении мероприятий по охране труда;

- основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства.

- Осуществляет контроль за соблюдением в подразделениях предприятия законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, за предоставлением работникам установленных льгот и компенсаций по условиям труда.

- Изучает условия труда на рабочих местах, подготавливает и вносит предложения о разработке и внедрении более совершенных конструкций оградительной техники, предохранительных и блокировочных устройств, других средств защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов.

- Совместно с другими подразделениями предприятия проводит работу по аттестации и сертификации рабочих мест и производственного оборудования на соответствие требованиям охраны труда.

- Участвует в разработке мероприятий по предупреждению профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве, по улучшению условий труда и доведению их до требований нормативных правовых актов по охране труда, а также оказывает организационную помощь по выполнению разработанных мероприятий.

- Контролирует своевременность проведения соответствующими службами необходимых испытаний и технических освидетельствований

Менеджер по рекламе подчиняется начальнику отдела кадров. Специфика строительных работ требует поиск заказчиков. Реклама способствует организации деловых отношений. Формы рекламы может быть различные. В ООО «Модерн» имеет свой сайт, также периодически даёт рекламные объявления в газете.

-организует поиск будущих работников, специалистов. Для этого используется средства рекламы и информационные технологии.

- Организует деловую переписку

Главными задачами системы управления персоналом организации являются – обеспечение кадрами, организация их эффективного использования, профессионального и социального развития. В соответствии с этими задачами и формируется система управления.

Глава 2. Классификация и информационная характеристика кадровой документации

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. В своей работе дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.

Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ). В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

Распорядительные документы.

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

Так, одним из оснований для назначения трудовой пенсии по старости является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверждается трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии - трудовым договором или справкой о трудовой деятельности.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении. От работника к руководителю отдела, от руководителя отдела к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы кадровой службы
Обязательные документы:
Правила внутреннего трудового распорядка
Инструкция по охране труда
Положение о защите персональных данных работников
Штатное расписание
Личная карточка
Табель учёта рабочего времени
График отпусков
Приказы по основной деятельности
Приказы по личному составу
Трудовая книжка
Трудовой договор
Заявления работников
Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал учёта мероприятий по контролю
Журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда
Документы имеющие рекомендательный характер:
Коллективный договор
Должностные инструкции
Положение об оплате труда и премировании
Личные дела
Справки о трудовой деятельности
Копии приказов о приёме на работу и увольнении
Докладные записки
Журналы учёта военнообязанных
Документы, зависящие от специфики организации:
Положение об охране коммерческой тайны
Журнал прохождения медицинских осмотров
График сменности
Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

- личные заявление работников предприятия;

- графики отпусков;

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.1

Сторонами трудового договора являются:

- в качестве работодателя – предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;

- в качестве работника – граждане, достигшие 16 лет;

В трудовом договоре указываются:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

- режим труда и отдыха;

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе работника:

· наименование организации;

· коды организации в соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД);

· дату прекращения действия трудового договора;

· Ф.И.О. работника;

· табельный номер;

· структурное подразделение;

· должность, специальность, профессия, разряд;

· основание прекращения трудового договора (основанием расторжения трудового договора по инициативе работника является ст. 77 п.3 ТК;

· основание для издания приказа (заявление работника);

· личная подпись руководителя организации;

· личная подпись работника;

· дата.

Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника может составляться, как индивидуально (форма Т-8), так и сводно на несколько работников (форма Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие (Приложение 3, 4).

Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника подписывается личной (собственноручной) подписью руководителя организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами. В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо, исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не отсутствующего руководителя.

Приказ, подписанный с использованием факсимиле, а также неуправомоченным лицом не имеет юридической силы.

После подписания приказ датируется и нумеруется, и обязательно работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и делается запись в трудовую книжку.

Таким образом, Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер и имеет важное значение как для работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Согласно ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1. замечание;

2. выговор;

3. увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, не допускается.

О применении дисциплинарного взыскания работодатель должен издать приказ.

Если применяется такое взыскание, как увольнение по соответствующим статьям, приказ составляется по унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а.

Поскольку унифицированная форма приказа о применении к работнику таких дисциплинарных взысканий, как замечание и выговор, пока не утверждена, то работодатель самостоятельно определяет структуру и содержание данного приказа. Приказ может составляться по простой форме, а может и по унифицированной, утвержденной в организации .

В приказе о применении к работнику дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора необходимо указать:

1) дисциплинарный проступок. Под таковым в юриспруденции понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Дисциплинарные проступки можно разделить на две группы:

а) неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных трудовыми договорами, должностными и производственными (по профессии) инструкциями;

б) нарушение дисциплины труда, т.е. нарушение обязательных для всех работников правил поведения, определенных в соответствии с ТК РФ, федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации, а также неподчинение этим правилам.

Какая-либо дифференциация дисциплинарных взысканий в зависимости от того, что имеет место - неисполнение трудовых обязанностей или ненадлежащее их исполнение, законодательством не предусмотрена. Вместе с тем, если она устанавливается в локальных нормативных актах, то следует исходить из того, что критериями надлежащего исполнения обязанностей являются:

· надлежащий способ;

· надлежащий срок;

· надлежащее место;

· надлежащий объем;

· надлежащий субъект;

· другие;

2) время совершения (обнаружения) дисциплинарного проступка. Эти сведения необходимы для того, чтобы подтвердить, что дисциплинарное взыскание применяется к работнику в пределах сроков, установленных ТК РФ. Частями 2 и 3 ст. 193 ТК РФ установлено, что дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников; дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее 2 лет со дня его совершения (в указанные сроки не включается время производства по уголовному делу);

3) вид применяемого взыскания (замечание или выговор). В данном случае следует помнить, что в соответствии с ч. 5 ст. 193 ТК РФ за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание;

4) документы, на основании которых издается приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания. В каждой организации определяется своя схема подготовки таких документов. Если имеет место дисциплинарный проступок группы «а», то факт его совершения, как правило, фиксируется в представлении руководителя структурного подразделения о применении дисциплинарного взыскания к подчиненному работнику. Совершение дисциплинарного проступка руководителем структурного подразделения может подтверждаться докладными или служебными записками руководителей структурных подразделений. Если имеет место дисциплинарный проступок группы «б», то он обычно фиксируется посредством соответствующих актов (об опоздании на работу, об отсутствии на работе и т.д.), составляемых сотрудниками кадровой службы или иного структурного подразделения;

5) документы, содержащие объяснения работника. Частью 1 ст. 193 ТК РФ установлено, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. Объяснения необходимы для того, чтобы определить вину работника, поскольку она является одним из квалифицирующих признаков дисциплинарного проступка. Как правило, объяснения работника излагаются им собственноручно в объяснительной записке. Если по факту дисциплинарного проступка составляется акт о совершении проступка, то объяснения работника могут быть приведены непосредственно в акте. В случае отказа работника дать объяснения составляется еще один акт. Указание в приказе реквизитов объяснительной записки или акта о проступке крайне желательно (они приводятся в строке «Основание» после документов, подтверждающих совершение дисциплинарного проступка).

Проект приказа о применении дисциплинарного взыскания должен визироваться начальником юридического отдела (юристом). Визированию должна предшествовать проверка приказа на предмет соответствия законодательству применяемого дисциплинарного взыскания, соблюдения сроков привлечения к дисциплинарной ответственности. Начальник юридического отдела (юрист) должен ознакомиться со всеми материалами, касающимися дисциплинарного проступка, а также объяснениями работника, на которого готовится приказ.

Кроме того, в организации может быть предусмотрено визирование проекта приказа непосредственным руководителем работника, привлекаемого к дисциплинарной ответственности.

Согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение 3 рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать такой приказ составляется соответствующий акт. Это правило в равной степени касается как приказа о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, так и приказа об объявлении замечания или выговора.

Если один дисциплинарный проступок совершен одновременно несколькими работниками (например, после праздников группа работников появилась на работе в состоянии алкогольного опьянения), можно составить приказ о применении дисциплинарных взысканий к работникам. Издание такого приказа возможно только в отдельных случаях (как правило, при совершении дисциплинарного проступка группы «б»), поскольку степень вины каждого работника должна устанавливаться отдельно.

Согласно ч. 2 ст. 194 ТК РФ работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять
его с работника:

1) по собственной инициативе. Работодатель на основе собственных наблюдений за работником может снять дисциплинарное взыскание (за безупречное поведение работника, высокие показатели труда и иные положительные характеристики). Как правило, отслеживать поведение работника после наложенного на него дисциплинарного взыскания поручается кадровой службе. Она и будет в данном случае выступать инициатором снятия дисциплинарного взыскания;

2) по просьбе самого работника. Работник, осознав свое негативное поведение, приложил максимум усилий для того, чтобы исправить последствия совершенного ранее дисциплинарного проступка, зарекомендовал себя с положительной стороны, увеличил качество и показатели своего труда и, основываясь на этом, самостоятельно подает заявление с просьбой о снятии дисциплинарного взыскания;

3) по ходатайству непосредственного руководителя работника. Инициатива непосредственного руководителя выражается в документе, озаглавливаемом «представление»;

4) по ходатайству представительного органа работников. Свое мнение представительный орган может изложить в той же форме, что и непосредственный руководитель работника, т.е. в представлении.

О снятии дисциплинарного взыскания издается отдельный приказ. Он выпускается на основании резолюции руководителя организации на документе, содержащем просьбу или предложение о снятии с работника взыскания. При этом в документах по кадровому учету (листах взыскания, журналах поощрений и взысканий, др.) проставляются соответствующие отметки. Снятие дисциплинарного взыскания означает, что работник считается не имеющим данного взыскания. Это следует помнить при составлении приказа о снятии дисциплинарного взыскания с работника, имеющего несколько взысканий. Если снимаются все взыскания, то об этом должно быть предельно точно указано в приказе; если только одно, то в приказе о снятии взыскания указывается существо проступка и даются ссылки на приказ о применении именно этого дисциплинарного взыскания.

Глава 3.
Организационное проектирование кадровой деятельности

Основной смысл должностных инструкций – в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.

Должностные инструкции работников кадровых служб являются логическим продолжением и развитием положения о кадровой службе. Они разрабатываются по каждой должности, утверждаются руководителем кадровой службы. Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрения работника. Должностные инструкции позволяют рационально распределить функциональные обязанности между работниками, улучшить социально-психологический климат, устранить конфликты, четко определить функциональные связи работника, повысить ответственность.

Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Автор разрабатывает должностную инструкцию менеджера по рекламе. В организации ООО «Модерн» такой инструкции нет и разработка её является новизной для данной организации.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

·общие положения;

·функции;

·должностные обязанности;

·права;

·ответственность;

·взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел – «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один – «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г.№37.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел «Должностные обязанности».

Особенность должностной инструкции на конкретного работника состоит в том, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Чем детальнее в разделе «Функции и должностные обязанности» будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно типа, «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией» или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со статьями Кодекса об административных правонарушениях, «Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности». За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания. В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьей 238 ТК, работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Главным нормативно-правовым документом, содержащим квалификационные характеристики, является постановление Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”. В этом справочнике содержатся квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие квалификационные характеристики утверждаются федеральными органами исполнительной власти и согласовываются с Министерством труда и социального развития. Так, Министерством путей сообщения РФ утверждены “Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке” (Указание № А-914у от 18 октября 1996 г.); Министерством общего и профессионального образования РФ – “Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования” (приказ № 463 от 31 августа 1995 г.).

К должностной инструкции предъявляются две группы требований:

· по оформлению и содержанию;

· по расположению реквизитов.

Обе группы содержатся в ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (постановление Госстандарта от 31 июля 1997 г. № 273), который вступил в силу 1 июля 1998 г.

Можно дополнить должностную инструкцию разделом «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.

Добавить пункт о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

В организации ООО «Модерн» табель форм документов разрабатывается специалистом отдела и утверждается руководителем организации. Табель форм документов на бумажном и электронном носителях (как эталонный экземпляр) хранится в отделе кадров; выписки из табеля предоставляются структурным подразделениям организации. Контроль за ведением табеля осуществляет отдел кадров. Корректировка состава табеля осуществляется при изменении нормативных правовых актов, реорганизации организации, изменений задач и функций структурных подразделений.

В Табель форм документов организации включаются: формы документов, утверждённые нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля; применяемые в организации формы документов, включённые в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); формы документов, утверждённые распорядительными документами данной организации.

Последовательности расположения форм документов в табеле определяется его структурой. Разделами табеля могут быть наименование структурных подразделений организации или наименование управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации (организация системы и процессов управления, прогнозирование и планирование деятельности, регулирование деятельности, финансовое обеспечение и другое.) Построение табеля по функциональному признаку предпочтительнее, так как исключается необходимость корректировки табеля при изменении структуры организации.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам. Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, стоящих перед организацией. Если перед организацией стоит задача регламентировать процедуры работы с документами, то табель может быть дополнен графами: вид бланка, внутреннее согласование, внешнее согласование, подпись, печать, утверждение.

Форма табеля определяется самой организацией. В табель могут входить сведения о наименовании формы документа, о присвоенной этой форме коде, о наличии общегосударственной форме документа, об условиях её заполнения.

В организации ООО «Модерн» нет табеля унифицированных документов для кадрового делопроизводства. Автор разрабатывает на основе кадровых документов табель.

Рассмотрим структуру табеля (см. приложение 2). В первой графе указываем наименование форм документов такие как:

Приказ о приёме на работу (форма Т-1) составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приёме нескольких работников особенно на временные и сезонные работы допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме Т-1а. При оформлении приказа указывается наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приёма на работу.

На основании приказа заполняется трудовая книжка в неё вносятся запись о приёме на работу и заполняется личная карточка (форма Т-2), являющая основным учётным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учёта движения кадров.

Основанием для составления приказа о поощрении (форма Т-11) служит докладная записка (представление) руководителя структурного подразделения в котором работает поощряемый работник.

Штатное расписание (Унифицированная форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск.

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок - в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Форма Т-13 применяется при автоматизированной обработке данных.

Приказ об отпуске объявляется работнику под расписку

Во второй графе пишется общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) для каждой формы документов.

Графа третья и четвёртая указывает наличие унифицированной формы. В третьей графе указывается, кем утверждена, а в четвёртой указывается дата и номер.

В пятой графе указывается, кем подписывается данный документ.

В восьмой графе указывается предоставляется документ.

Подготовленный проект табеля подписывается начальником кадрового отдела, визируется ответственными исполнителями и утверждается приказом руководителя организации. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в табель.

Наличие табеля форм документов позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, несоответствующих её организационно-правовой форме или направлением деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих утверждённые общегосударственные или отраслевые типовые унифицированные форм документов. Использование табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.