Содержание
ВВЕДЕНИЕ
РАЗДЕЛ 1. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1 Технологии и средства автоматизации
1.2 Автоматизация хранения и поиска документов
1.3 Обработка документов с использованием офисных пакетов
РАЗДЕЛ 2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ГУФСИН
2.1 Анализ схемы документооборота
2.2 Ведение отчетности
РАЗДЕЛ 3. ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВ ГУФСИН
3.1. Проектирование банка данных сотрудников ГУФСИН
3.2 Составление схемы баз данных
3.3 Основные результаты предлагаемых мероприятий
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.
В современной организации основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Целью курсовой работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию информационной системы Управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
· изучение организационной структуры Управления кадров;
· анализ документооборота (информационных потоков) Управления кадров;
· изучение технических и программных средств, используемых в деятельности сотрудников Управления кадров;
· разработка комплекса мер по совершенствованию информационной системы и оценка эффективности проектных мероприятий.
Раздел 1. Автоматизация работы с документами в государственных и муниципальных организациях
1.1 Технологии и средства автоматизации
Применение компьютерных технологий для автоматизации государственных и муниципальных организаций позволяет значительно повысить производительность и качество работы как отдельных сотрудников, так и служб документационного обеспечения управления в целом.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации работы с документами, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Рассмотрим средства автоматизации работы организаций с точки зрения их комплексного использования по этапам технологического процесса обработки информации, в общем виде включающего:
· ввод информации в систему;
· хранение и поиск документов;
· обработка документов;
· коллективная работа с документами;
· вывод информации из системы.
Технологии автоматизации ввода информации
Автоматизация работы с документами невозможна без средств ввода их в компьютер. До недавнего времени текстовые документы вводились лишь при помощи клавиатуры, изображения сканировались и хранились в виде файла в графическом формате. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации.
Альтернативными способами ввода документов в компьютер стали системы распознавания изображения и распознавания голоса.
Работы над созданием системы распознавания изображения
велись очень давно. Для ввода данных в настоящее время используются технологии интерпретации изображения, называемые системами автоматического распознавания (например, ABBYYFineReader), чье дальнейшее развитие связано с распознаванием не только печатных, но и написанных от руки символов.
При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).
Десятилетиями ученые и инженеры искали способы, которые позволили бы людям общаться с компьютером так же, как они общаются между собой, а не заставлять пользователей приспосабливаться к языку, который понятен машине. Речь - это самое прямое, непосредственное и интуитивное средство общения между людьми, которое могло бы стать мостом между человеком и машиной.
В общих чертах технология компьютерного распознавания речи
реализуется следующим образом: при помощи воспринимающих (микрофона) и оцифровывающих устройств и машинной обработки фиксируется акустический (речевой) сигнал и преобразуется в цифровую форму. Затем цифровой сигнал разбивается на неделимые интервалы, называемые фонемами. Фонемы представляют собой элементарные единицы звука. Последовательность фонем составляет слоги, слоги составляют слова, слова составляют предложения, которые представляют сообщения, идеи и команды.
Для англоязычных программ уже реализована функция распознавания голоса в некоторые системы и текстовые процессоры. Коммерческие программы распознавания голоса работают в системах речевых услуг, от справочных столов до записи медицинских процедур.
В 1996 г. была представлена голосовая мышь. Это система, имеющая то же назначение, что и обычная мышь, но позволяющая вводить команды голосом. Произнесенные команды распознаются специальной программой, в памяти которой содержится несколько сотен слов-команд для различных Windows-приложений. Последовательность действий, задаваемая каждой командой (клавиатурный макрос), определяется пользователем. Качество распознавания команд составляет 98%.
1.2 Автоматизация хранения и поиска документов
Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и анализа документов. Для этого ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных операционных системах типа Windows есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий лапок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.
Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования (рис. 1.1). Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.
Рис. 1.1 Способы хранения и поиска документов
Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.
Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания.
На основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа. Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.
В реляционных СУБД реализованы другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста.
Распределенный гипертекст составляет основу широко внедряемой Web - технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или Корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в Internet применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web-сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.
1.3 Обработка документов с использованием офисных пакетов
Офисные пакеты представляют собой набор программ, подготовленный производителем для автоматизации решения наиболее распространенных задач. Эти программы работают как единый программный комплекс, разрешена проблема совместимости между разными программами. Сами изготовители программного обеспечения дали такому комплекту название «офисный пакет», прочно прижившееся среди пользователей. Лидерысредиофисныхпакетов - Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect Office.
В последние годы в мире говорят также о пакете StarOffice компании Sun, разработанном для операционной системы Linux. Компания Sun поддерживает проект OpenOffice.org, который в рамках концепции открытого кода - исходного текста компьютерных программ (opensource), позволяет пользователям всего мира свободно (бесплатно) получить операционную систему Linux и вместе с ней офисный пакет OpenOffice (он работает также на платформах Windows и Unix). Данный проект смог привлечь к разработке опыт тысяч талантливых программистов со всего мира, что позволяет операционной системе Linux и офисному пакету StarOffice/OpenOffice конкурировать с Microsoft. Главное различие платной и бесплатной версий StarOffice - то, что Sun осуществляет техническую поддержку и обучение пользователей StarOffice, и то, что StarOffice содержит некоторые дополнения, отсутствующие в OpenOffice, такие как специальные шрифты и база данных.
Отечественные фирмы также предлагают решения для автоматизации отдельных видов работы офиса и занимают конкретные ниши благодаря своим расширенным возможностям, таким как совместимость с определенными видами данных, поддержка национальных особенностей или специфических аппаратно-программных платформ. В России получил распространение офисный пакет «Русский Офис».
Традиционный набор программ для организации офисной работы представлен в таблице 1.2. Все представленные пакеты обеспечивают работу с Internet.
Таблица 1.2
Офисные пакеты различных производителей
| Microsoft
|
Corel
|
Lotus
|
Sun
|
АрсеналЪ
|
|
| Офисный пакет
|
Office | WordPerfectOffice | SmartSuite | StarOffice | Русский Офис |
| Текстовый процессор
|
Word | WordPerfect | WordPro | Writer | Лексикон |
| Электронная таблица
|
Excel | Quattro Pro | 1-2-3 | Calc | |
| Презентация
|
Power Point | Perfect Presentations | Freelance Graphics | Draw | |
| СУБД
|
Access | Paradox | Approach | ||
| Электронный органайзер
|
Outlook | Info Central | Organizer |
Лидером на рынке офисных приложений является корпорация Microsoft. По разным оценкам, она контролирует сейчас 80-95% рынка офисных пакетов в западных странах, а в России эта цифра еще выше. В то же время во Франции, Германии, Италии, Португалии, Китае и Японии лидируют продукты CorelPerfect.
Коллективная работа с информацией
Концепция современного «электронного офиса» предполагает обязательную совместную работу всех сотрудников. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware (командная работа) и workflow (поток работ).
Технологии командной работы
ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организаций работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:
· сетевой доступ к файлам и базе данных;
· локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
· терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
· просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологии управления потоком работ служат для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях и для них характерно:
· поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
· четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.
Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (например, по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.
В современных офисных пакетах имеются развитые средства поддержки коллективной работы.
В MicrosoftWord возможно использование режима записи исправлений, в котором разными цветами отображаются исправления, сделанные разными пользователями, рецензирования и отправки документа по маршруту с использованием электронной почты. Также возможно сравнение и сохранение версий документа в одном.
Раздел 2. Анализ структуры документооборота
ГУФСИН
2.1 Анализ схемы документооборота
Управление кадров ведёт учёт сотрудников, как самого Управления, так и подразделений, непосредственно подчинённых ГУФСИН (исправительные колонии, следственные изоляторы и т.д.), расположенных по всей территории Иркутской области.
Личные дела младшего начсостава подразделений формируются и хранятся в подразделениях, там же оформляются приказы по младшему начсоставу, составляются графики отпусков, заполняется служебная карточка формы № 2, на основе которой ведется картотека, как в самом подразделении, так и в Главном управлении и другие документы.
Личные дела офицерского состава подразделений, оформляются в подразделениях и пересылаются в Главное управление. Служебная карточка на лиц офицерского состава ведется в каждом подразделении и Главном управлении. Таким образом, офицерский состав ГУФСИН учитывается в Главном управлении, независимо от того, где проходит службу сотрудник. Поэтому при дальнейшем описании документооборота Управления кадров приказ по личному составу подразумевает офицерский личный состав (от младшего лейтенанта до полковника).
В таблице 2.1 приведена схема документооборота, в которой представлены основные процессы деятельности Управления кадров.
Таблица 2.1
Схема документооборота
Продолжение таблицы 2.1
Ежегодно в декабре месяце кадровыми работниками подразделений проводится сверка своих данных с данными Главного управления. С данными подразделений сверяются личные дела (обновление справки-объективки, сверяется специальное звание сотрудника, должность, изменения в социальном статусе, месте жительства и т. п.) офицерского состава и служебная карточка формы № 2 на младший начсостав, которые ведутся в Управлении. На сверку данных всех подразделений уходит 2 месяца (по 2 дня на одно подразделение).
Все документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника заполняются в Отделе кадров. После этого Отдел кадров передаёт личное дело в Хранилище. При увольнении сотрудника личное дело 1 год хранится в Хранилище, а затем передаётся в Архив. В хранилище хранится 3 700 личных дел офицерского и младшего начсостава Главного управления, остальные личные дела хранятся в подразделениях. Личные дела занимают 7 высоких стеллажей.
Практически документационная деятельность Управления кадров не автоматизирована. В трёх отделах, инспекции и хранилище установлено по 1 компьютеру. Компьютеры не соединены в локальную сеть. С помощью ПК печатаются приказы, справки, отчёты в MSWord. Никаких автоматизированных БД не ведётся.
Для более полного представления о деятельности Управления кадров и работы с личным составом, его документооборота удобно построить DFD-диаграммы.
На рисунке 2.1 представлена контекстная DFD-диаграмма, которая показывает внешние по отношению к системе адресаты и адресанты данных, с которыми система взаимодействует.
Рис. 2.1 Контекстная DFD-диаграмма
Внешняя сущность Отделы кадров подразделений ГУФСИН моделирует инспекторов отделов кадров подразделений ГУФСИН непосредственно ведущих учёт и работу с младшим начсоставом подразделений, а также формирующих личные дела офицерского состава подразделений.
Внешняя сущность Кандидат моделирует физическое лицо, которое претендует на офицерскую должность в ГУФСИН.
Внешняя сущность Сотрудник моделирует физическое лицо, которое в настоящий момент является сотрудником; уволенного сотрудника; начальников отделов ГУФСИН.
Внешняя сущность Бухгалтерия моделирует бухгалтерский учёт движения кадров.
Внешняя сущность Юридическая служба моделирует службу, входящую в состав Организационного управления ГУФСИН, осуществляющую юридический контроль оформления документов и визирование приказов по личному составу.
Внешняя сущность Архив моделирует подразделение ГУФСИН, осуществляющее хранение личных дел уволенных сотрудников.
Внешняя сущность ФСИН России моделирует головную организацию (г. Москва), осуществляющую контроль над деятельностью ГУФСИН по Иркутской области.
Оформление движения кадров при приёме на работу, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, увольнении и т.п. Движение кадров оформляется приказом по личному составу, который включает в себя такие пункты как принять, перевести, назначить на должность, откомандировать, предоставить отпуск (инспекторы Отдела кадров оформляют отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам) уволить, уволить в связи со смертью, установить стаж, надбавку, внести изменения в учётные документы и др.
Инспекторы Отдела кадров формируют сводные приказы по личному составу на основании поступающих сведений, документов от подразделений ГУФСИН, а также документов наработанных внутри Отдела кадров.
Ведение документации по делопроизводству включает в себя ведение карточки формы №1, карточки формы № 3, штатно-должностной книги, книги учета трудовых книжек, книга учета приказов по личному составу и др.
Отдел прохождения службы и передает в Отдел кадров данные, для внесения изменений по званию в карточку формы № 1.
2.1 Ведение отчетности
Ведение отчётности – оформление и предоставление ежемесячной отчётности в ФСИН России (отчет о составе кадров, отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров и другие).
Отчетность формируется путем сбора информации из учетных документов, картотек, которые ведутся в отделе, а также справочных данных картотеки служебной карточки формы № 2 Хранилища личных дел. В таблице 2.2 представлена периодичность предоставления некоторых отчетов в Федеральную службу исполнения наказания, расположенную в Москве.
Таблица 2.2
Периодичность предоставления отчетности Отделом кадров Главному управлению кадров ФСИН
| Наименование представляемого документа | Периодичность представления | Сроки представления |
| Алфавитная карточка формы № 1 | постоянно | Одновременно с представлением на присвоение специального первого звания среднего и старшего начальствующего состава, воинского звания офицерского состава или о зачислении в кадры ФСИН России |
| Сведения о движении начальствующего и офицерского состава | постоянно | 10 числа каждого месяца |
| Отчет о составе кадров ГУФСИН и его подразделений | годовой | 5 января |
| Отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров | годовой | 5 января |
При нарушении служебной дисциплины подчиненным сотрудником начальник учреждения или органа уголовно-исполнительной системы обязан предупредить его о недопустимости таких действий, а при необходимости, в зависимости от тяжести совершенного проступка и степени вины, провести служебную проверку, наложить на виновного дисциплинарное взыскание или передать материалы о проступке на рассмотрение суда чести.
Дисциплинарное взыскание должно соответствовать тяжести совершенного проступка и степени вины. При определении вида и меры взыскания принимаются во внимание: характер проступка, обстоятельства, при которых он был допущен, прежнее поведение сотрудника, допустившего проступок, признание им своей вины, его отношение к службе, знание правил ее несения и другое.
При нарушении дисциплины совместно несколькими лицами дисциплинарные взыскания налагаются на каждого виновного в отдельности и только за совершенное им нарушение (с учетом степени вины сотрудника в совершенном проступке).
Увольнение из уголовно-исполнительной системы является крайней мерой дисциплинарного взыскания.
Для снятия дисциплинарного взыскания, наложенного старшим начальником, непосредственный начальник возбуждает соответствующее ходатайство по инстанции.
Все поощрения и дисциплинарные взыскания, за исключением объявленных устно, подлежат учету. Учет поощрений, дисциплинарных взысканий, решений судов чести ведется сотрудниками кадровых подразделений в журналах по учету взысканий и поощрений.
Формирование приказов о поощрениях и наказаниях включает в себя:
1. Оформление приказа на основании данных рапортов начальников отделов, материалов выездной комиссии.
2. Передача копии приказа в заинтересованные подразделения: бухгалтерию, отделы кадров подразделений ГУФСИН, Хранилище.
Подготовка материалов служебных расследований по травмам, увечьям и гибели сотрудников на основании отчётов о дисциплинарной практики, поступающих из отделов кадров подразделений ГУФСИН.
Рис. 2.2 Декомпозиция второго уровня «Воспитательный отдел»
Сводный график отпусков подписывается ответственным инспектором Отдела прохождения службы и наград и утверждается руководителем ГУФСИН.
Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.
Содержательная часть графика отпусков (реквизит «Текст») представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.
При необходимости переноса срока отпуска на другое время инспектором ОПСиН с согласия работника и руководителя отдела, где он работает, вносятся изменения в график отпусков.
В цёлях сокращения количества внутренних документов уточнение времени отпуска рекомендуется проводить в оперативном порядке, без составления заявления. В течение года в график вносятся фактические сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков.
Также ОПСиН занимается формирование кадрового резерва. Кадровый резерв – группа специалистов, обладающих способность к управленческой деятельности, отвечающих требованиям, предъявляемым должностью, подвергшихся отбору и прошедших подготовку.
Начальник отдела подает рапорт на рассмотрение кандидатуры для занесения ее в кадровый резерв (резерв функционирования – на руководящую должность). На аттестационной комиссии проводится аттестация сотрудника, по решению которой его зачисляют или не зачисляют в кадровый резерв. Оригинал бланка аттестации и рапорт приобщаются к личному делу сотрудника.
Деятельность Инспекции по личному составу заключается в Проведении служебных расследований и Формировании отчетности для ФСИН России (рис. 2.2).
По рапорту сотрудника проводится служебное расследование. Оно заключается в сборе объяснительных со свидетелей факта нарушения, формирования заключения служебного расследования и вынесения решения по жалобе: либо снятие взыскания с сотрудника или отказ в этом.
Сотрудники, признанные в установленном порядке незаконно или необоснованно перемещенными по службе, отстраненными от замещаемой должности либо пониженными в должности, сниженными в специальном звании, а также незаконно уволенными со службы из уголовно-исполнительной системы, подлежат восстановлению соответственно в должности, специальном звании, на службе.
Восстановление в прежнем специальном звании сотрудников, состоящих в должностях рядового и младшего начальствующего состава, производится приказами начальников, принявших ранее решение о снижении их в звании, либо вышестоящих начальников.
Рис. 2.3 Декомпозиция второго уровня «Инспекция по личному составу»
Сотрудники, признанные незаконно уволенными, восстанавливаются на службе приказами начальников, которым предоставлено право назначения на должность, либо вышестоящих начальников. Основанием для издания приказов о восстановлении на службе являются утвержденные указанными начальниками заключения служебных проверок, а также вступившие в силу решения суда о признании увольнения незаконным.
В заключениях о восстановлении сотрудников на службе и специальном звании указываются периоды, засчитываемые в выслугу лет, дающую право на пенсию, а также на получение процентной надбавки за выслугу лет, в выслугу в специальном звании. Засчитываемые в службу периоды указываются в приказе о восстановлении сотрудника на службе и специальном звании.
Заключения по материалам служебных проверок, а также копии
Представления к восстановлению сотрудников в прежних специальных званиях направляются: для лиц младшего начальствующего состава - в кадровые подразделения, начальники которых приняли решение о снижении в специальном звании; для лиц среднего и старшего начальствующего состава - в управление кадров ГУФСИН России.
Сотрудникам, незаконно или необоснованно перемещенным по службе, пониженным в должности и т. п. выплачивается денежное довольствие по должности, с которой они были уволены, и по специальному званию, в котором они состояли, за период до их восстановления в должности, специальном звании или на службе.
В приказах о восстановлении сотрудников в должности, специальном звании, на службе, указываются их должности, должностные оклады и установленные надбавки и периоды, за которые им выплачивается денежное довольствие.
Также Инспекция формирует отчеты о дисциплинарной практике: о взысканиях сотрудников.
В таблице 2.3 приведен небольшой перечень документов, оформляемых Управлением кадров при осуществлении своей деятельности (с разбивкой на процессы), и технические средства, используемые при этом. Знак «Б
» означает использование бланка документа, напечатанного в типографии.
Таблица 2.3
Технические средства, используемые в делопроизводстве Управления кадров
| Документы | Технические средства |
| 1 | 2 |
| Прием на работу нового сотрудника | |
| 1. Заявление кандидата | Ручка |
| 2. Анкета кандидата | РучкаБ
|
| 3. Автобиография | РучкаБ
+ ПК |
| 4. Обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну | РучкаБ
|
| 5. Копия свидетельства о браке | Ксерокс |
| 6. Копия документа об окончании образовательного учреждения | Ксерокс |
| 7. Справка о здоровье (заключение врачебной комиссии) | ПК |
| 8. Заключение о приеме на работу | РучкаБ
|
| 9. Контракт (в 2-х экземплярах) | ПК |
| 10. Бланк присяги | РучкаБ
|
| 11. Приказ о назначении на должность | ПК |
| 12. Служебная карточка формы № 2 | РучкаБ
|
| Присвоение первоочередного звания | |
| 1. Представление к присвоению специального звания | ПК |
| 2. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ
|
| Присвоение очередных специальных званий | |
| 1. Представление | ПК |
| 2. Приказ | ПК |
| 3. Копии приказа (для Хранилища, Бухгалтерии, Отдела прохождения службы и наград) | Ксерокс |
| 4. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ
|
| Аттестация | |
| 1. Характеристика аттестуемого сотрудника | ПК |
| 2. Бланк аттестации | РучкаБ
|
| Перемещение сотрудников | |
| 1. Рапорт (заявление) сотрудника или представление к перемещению | РучкаБ
|
| 2. Приказ о перемещении | ПК |
| 3. Копии приказа о перемещении (Бухгалтерия) | Ксерокс |
| 4. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ
|
| Увольнение | |
| 1. Рапорт (заявление) сотрудника | Ручка |
| 2. Лист собеседования | РучкаБ
|
| 3. Представление на увольнение | ПК |
| 4. Приказ об увольнении | ПК |
| 5. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ
|
| 6. Копии приказа об увольнении | Ксерокс |
| 7. Обходной лист | РучкаБ
|
| 8. Выписка об увольнении предоставляемая сотруднику | ПК |
| Формирование ежемесячной отчетности для Минюста РФ | |
| 1. Отчеты (о составе кадров, о состоянии профессиональной подготовки кадров и др.) | ПК |
| Предоставление отпуска | |
| 1. График отпусков | ПК |
| 2. Отпускное удостоверение | ПК |
Данные таблицы 2.3 показывают, что с помощью персонального компьютера оформляются в основном приказы, отчеты, графики отпусков и др. Но все еще имеются документы, оформляемые на бумаге: очень часто происходит внесение новых сведений в карточку № 2, оформленную на бумажном бланке с помощью ручки. Оформление карточки на ПК позволило бы инспекторам Хранилища личных дел оптимизировать свою работу.
Существенным ограничением введения автоматизированного документооборота является существующее законодательство, которое требует обязательного ведения документации (личных дел, приказов, отчётов и т.п.) в бумажном виде. Но использование автоматизированной БД карточек для справочно-поисковой работы, компьютерных форм документов не запрещается. Поэтому проектными предложениями являются:
1) проектирование необходимой для работы базы данных сотрудников ГУФСИН (на основе данных служебной карточки формы №2) на компьютере;
2) организация локальной сети Управления кадров, с выделенным сервером;
3) покупка необходимых для работы факсов (табл. 2.6).
Таблица 2.6 Перечень проектных мероприятий
| Недостатки действующей информационной технологии | Проектные предложения | Описание действий/документов |
| Отсутствие базы данных сотрудников на ПК | Проектирование базы данных под управлением СУБД MSAccess | Проектирование структуры данных, интерфейса служебной карточки формы № 2 |
Отсутствие локальной сети: а) отсутствие необходимых технических средств; б) отсутствие необходимых программных средств для организации локальной сети |
1. Использование существующих технических средств путём добавления необходимых, но отсутствующих в конфигурации элементов. 2. Установка необходимых программных средств с учётом их последующего востребования на каждом конкретном рабочем месте |
Выбор топологии сети, перечень необходимых деталей с указанием цен Перечень необходимых программных средств с указанием цен |
| Отсутствие двух необходимых в работе факсов | Покупка 2 факсов | Выбор оптимальной цены |
Таким образом, изменение существующей информационной технологии будет происходить по вышеуказанному перечню мероприятий.
РАЗДЕЛ 3. ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВ ГУФСИН
3.1 Проектирование банка данных сотрудников ГУФСИН
Автоматизацию работы базы данных обеспечивает система управления базами данных (СУБД), которая манипулирует с конкретной моделью организации данных на носителе. При построении логической модели данных выбирается один из трех подходов моделирования: иерархический, сетевой, реляционный.
В данном проектировании ставится задача компьютерного учёта служебной карточки формы № 2, которая фактически представляет собой сокращённое личное дело сотрудников ГУФСИН и его подразделений. Объект исследуемой предметной области - сотрудник
. Атрибутами данного объекта является набор его характеристик, указанных в строках служебной карточки (СК). Перечислим все имеющиеся атрибуты с указанием ограничений на значения при заполнении СК (табл. 3.1).
Таблица 3.1
Поля служебной карточки
| Поле
|
Ограничение
|
Поле
|
Ограничение
|
| Личный номер | А – ххх ххх; уникален | 9.Какими иностранными языками владеете | Хорошо – читает и может объясняться; владеет свободно. Слабо – читает и переводит со словарём. |
| Личное дело № | уникален | 10.Какими языками народностей РФ владеете | Хорошо, слабо. |
| 1.ФИО | нет | 11.Участие в войнах и других боевых действиях | нет |
| 2.Год, месяц и число рождения | нет | 12.Ранения и контузии | нет |
| 3.Место рождения | Если посёлок, село, указывается область. | 13.Был ли в плену, окружении | нет |
| 4.Гражданство | Российское | 14.Госдарственные награды | нет |
| 5.Национальность | Территория РФ | 15.Семейное положение | нет |
| 6.Образование (специальность, учебное заведение, год окончания) | нет | 16.Адрес местожительства семьи | нет |
| 7.Специальность по образованию | нет | 17.Трудовая деятельность | Работа в гражданских организациях, учреждениях и на предприятиях. |
| 8.Присвоено специальное (воинское) звание (приказ и дата) | нет | 18.Служба в ВС РФ, Военно-Морском Флоте, в войсках и органах ФСК и МВД | Служба в ВС и федеральных органах исполнительной власти. |
Из трёх подходов моделирования выбирается реляционная модель. Данные о сотрудниках можно представить в виде таблицы, в которой каждому виду данных соответствует свой столбец, а каждому конкретному сотруднику – строка. Каждая строка этой таблицы (отношения) называется записью
, а её отдельный элемент, отвечающий тому или иному столбцу, - полем
. Если представить себе служебную карточку в виде таблицы, то можно обнаружить ряд недостатков:
Во-первых, некоторые поля являются достаточно сложными и включают в себя данные, которые можно (и нужно) разбить на более мелкие компоненты (это поля, в которые входят фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование и др.)
Во-вторых, для удобства работы с базой данных необходимо разделить исходную таблицу «Служебная карточка» на совокупность нескольких таблиц. Например, таблица «Персоналии», таблица «Образование», «Иностранные языки» и т.п.
Такие действия по представлению данных в теории и практике создания БД называется нормализацией
.
Нормализация - это обратимый пошаговый процесс декомпозиции исходных таблиц в более простые, избавленные от нежелательных функциональных зависимостей, порождающих проблему контроля избыточности данных.
После исправления недостатков получаем следующую совокупность таблиц:
· Таблица 1 «Персоналии» - личный номер, личное дело №, фамилия, имя, отчество, год рождения, месяц рождения, день рождения, место рождения, национальность, семейное положение; логические поля – владеет иностранными языками, участвовал в боевых действиях, имеет награды, был в плену, имеет детей, дело находится в архиве.
· Таблица 2 «Образование» - личное дело №, образование, специальность по образованию, учебное заведение, год окончания.
· Таблица 3 «Иностранные языки, языки народностей РФ» - личный номер, владеет хорошо, владеет плохо.
· Таблица 4 «Боевые действия» - личный номер, когда, где, количество дней, ранения и контузии.
· Таблица 5 «Награды» - личное дело №, дата награждения, наименование ордена, медали.
· Таблица 6 «Плен» - личный номер, при каких обстоятельствах, где, сколько.
· Таблица 7 «Семья» - личный номер, ФИО жены, мужа, год рождения жены, мужа, адрес местожительства семьи, № дома, № квартиры.
· Таблица 8 «Дети» - личный номер, ФИО детей, годы рождения.
· Таблица 9 «Звание» - личный номер, звание, кем издан приказ, № приказа, дата приказа.
· Таблица 10 «Трудовая деятельность» - номер трудовой книжки, дата поступления, дата ухода, наименование учреждения, адрес, должность.
· Таблица 11 «Служба» - номер трудовой книжки, личный номер, дата вступления, дата ухода, должность, с указанием органа, части, местонахождение, наименование органа, издавшего приказ, № приказа, дата.
Поля «личный номер», «личное дело №», «номер трудовой книжки» повторяются не случайно, они являются ключевыми полями:
· Поле «личный номер» является первичным ключом в таблицах №1 и №7, вторичным ключом в таблицах №3, 4, 6, 8, 9, 11.
· Поле «личное дело №» первичный ключ в таблице №1, вторичный ключ в таблицах №2, 5.
· Поле «номер трудовой книжки» первичный ключ в таблице №11, вторичный в таблице №10.
Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать запись в базе данных.
3.2 Составление схемы баз данных
Выделенные объект и его атрибуты необходимо описать в терминах СУБД Access. В Access данным соответствует определённый тип:
· числовой;
· логический;
· текстовый;
· поле дата/время;
· денежный;
· поле MEMO и другие.
Приведём сортировку полей 11 таблиц по типу данных (табл. 3.2).
Таблица 3.2
Сортировка полей таблиц по типу данных
| Текстовые поля | Числовые поля | Логические поля/поле дата/время | Текстовые поля | Числовые поля | Логические поля/поле дата/время |
| Таблица «Персоналии»
|
Таблица «Образование»
|
||||
| ФИО; месяц рождения; место рождения; национальность; семейное положение | Личный номер; личное дело №; год рождения; день рождения | Владеет ин. языками, языками народностей РФ; участвовал в боевых действиях; был в плену; имеет награды; имеет детей; дело находится в архиве | Образование; специальность по образованию; учебное заведение | Личное дело №; год окончания | нет |
| Таблица «Иностранные языки, языки народностей РФ»
|
Таблица «Боевые действия»
|
||||
| Владеет хорошо; владеет плохо | Личный номер | нет | Когда; где; ранения и контузии | Личный номер; сколько времени находился | нет |
| Таблица «Награды»
|
Таблица «Плен»
|
||||
| Наименование ордена, медали | Личное дело № | Дата награждения | При каких обстоятельствах; где? | Личный номер; сколько? | нет |
| Таблицы «Семья», «Дети»
|
Таблица «Служба»
|
||||
| ФИО жены, мужа; адрес местожительства семьи; ФИО детей | Личный номер; год рождения жены, мужа; № дома; № квартиры; годы рождения детей | нет | Должность с указанием органа, части; местонахождение; наименование органа, издавшего приказа | № трудовой книжки; личный номер; № приказа | Дата вступления в должность; дата ухода; дата приказа |
| Таблица «Трудовая деятельность»
|
Таблица «Звание»
|
||||
| Наименование учреждения; адрес; должность | № трудовой книжки | Дата поступления; дата ухода | Звание; кем издан приказ | Личный номер; номер приказа | Дата приказа |
Поля таблиц также различаются по типу элемента управления: «поле», «список», «поле со списком». Для удобства работы с таблицами служебной карточки для некоторых полей целесообразно ввести список или поле со списком (табл. 3.3).
Таблица 3.3
Списки и поля со списком служебной карточки
| Список | Поле со списком | Значения | Примечание |
| - | Звание | Младший лейтенант, лейтенант, старший лейтенант, капитан, майор, подполковник, полковник | - |
| - | Владеет иностранным языком хорошо/владеет плохо | Английский, немецкий, французский, китайский, бурятский | Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями |
| - | Образование | Высшее, н/высшее, общее, среднее специальное, н/среднее, военное, высшее с аспирантурой, школы и курсы МВД | - |
| Специальность по образованию | Педагог, менеджер, юрист, экономист, бухгалтер, инженер, медик, журналист | Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями | |
| Месяц рождения | - | 12 месяцев. | - |
| Национальность | Русский, бурят, украинец, азербайджанец, белорус | Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями | |
| Семейное положение | - | Замужем, не замужем, женат, не женат, разведён, разведена | - |
Построение всех 11 таблиц необходимо осуществлять в режиме Конструктора. В приложении 2 представлена схема данных служебной карточки формы № 2.
СУБД Access позволяет устанавливать связи между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчёты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания таблицы «Персоналии» и таблицы «Награды», следует создать связь между полями «Личное дело №». Поле «Личное дело №» отображается в двух таблицах – как поле первичного ключа и как внешний ключ.
Существует три способа определения связываемых полей:
· Отношение «один-ко-многим» создаётся в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса (наиболее часто используемый тип отношений).
· Отношение «один-к-одному», когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.
· Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.
В базе данных служебной карточки все связанные поля (кроме отношения таблиц «Семья» и «Персоналии») имеют тип отношения «один-ко-многим». Также для связанных полей в MSAccess установлены следующие параметры: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. В связанных полях базы данных «Служебная карточка» использованы все три параметра.
Интерфейс -
это взаимодействие между системой и средой между двумя системами или двумя компонентами системы. MSAccess имеет достаточно удобный интерфейс, справочную систему. Пользователям, освоившим работу с MSWord, Excel, не составит особого труда освоить и данный продукт.
Для того чтобы пользователям базы данных «Служебная карточка» было удобно вводить данные в таблицы необходимо создать форму (приложение 3). Для этого нужно создать формы всех 11 таблиц базы данных. Это делается очень просто с помощью Мастера. Затем в режиме Конструктора необходимо открыть форму «Персоналии» и с помощью элементов управления поместить туда две подчинённые формы «Звание» и «Служба», т.к. они наиболее часто используются. Для остальных форм необходимо создать кнопки с названиями таблиц. При нажатии на кнопку будет открываться определённая форма. Это достигается с помощью макросов (макрокоманда «открытие формы»), которые необходимо создать для 8 форм. С помощью кнопки будет открываться формы «Трудовая деятельность» и «Образование». Остальные будут открываться, если на соответствующем логическом элементе щелкнуть мышкой. Например, если на поле «Был в плену?» щелкнуть мышкой откроется соответствующая форма «Плен».
Приведённые в пункте 2.4. технические средства достаточны для комфортной работы с базой данных. Жёсткого диска, оперативной памяти для работы с БД вполне достаточно, принтер позволит распечатывать отчёты, необходимые выборки сведений, имеется CDRW, который позволит записывать архивные части БД на диск и переносить информацию с одного ПК на другой, источник бесперебойного питания позволит вовремя завершить работу с БД, не потеряв введённых сведений.
Затратив один раз время на создание базы данных, достигается значительная экономия времени в процессе дальнейшей работы. А именно: при ручном поиске карточки в среднем уходит 7 минут. Автоматизированная картотека не только позволит быстрее проводить поиск карточки, но и позволит одновременно искать несколько карточек, выдавать оперативно сводки данных по нескольким карточкам и т.п. На создание макета базы данных уйдёт приблизительно 1-1,5 часа. Количество служебных карточек в картотеке 5300, скорость заполнения автоматизированной картотеки 10-12 карточек/день. Так как количество рабочих дней инспектора хранилища 251 день, на заполнение БД уйдёт 1 год 8 месяцев. Начинать введение данных в ПК необходимо с карточек тех сотрудников ГУФСИН и его подразделений, личные дела которых находятся в архиве.
В MSAccess предусмотрена защита от несанкционированного доступа к базе данных. Это система паролей и ограничений прав работы с БД. Так как вносить, изменять сведения БД, предоставлять справки, отчёты будет ответственный инспектор хранилища личных дел, то ему необходимо создать пароль, который будет знать он и старший инспектор хранилища (администратор БД). Администратор может установить режим «справочной системы» для заинтересованной группы пользователей, без риска изменения/удаления записей и т.п. Создание макета базы данных и техническое обслуживание планируется осуществить силами Центрального инженерно-технического отдела ГУФСИН.
3.3 Основные результаты предлагаемых мероприятий
В таблице 3.9 приведен анализ трудоемкости и периодичности выполнения отдельных процедур инспекторами хранилища личных дел, до и после внедрения проекта.
Таблица 3.9
Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур
| Процедура | Трудоемкость | Периодичность | |
| До внедрения проекта, чел/часов | После внедрения проект, чел/часов | ||
| Поиск карточки формы № 2 в картотеке | 0,12 | 0,05 | Каждый день по 5 раз |
| Внесение изменений в карточку формы № 2 (подбор приказа, внесение сведений приказа в карточку) | 1 | 0,4 | Каждый день по 5 раз |
| Формирование сводной справки по нескольким служебным карточкам (5-6 штук) | 3 | 0,20 | Два раза в неделю |
| ИТОГО: | 4,12 | 0,65 | |
До внедрения проекта на работу со служебной карточкой инспекторы хранилища (при пятидневной рабочей неделе и 9 часовом рабочем дне) тратили 34 часов в неделю (76% недельного рабочего времени; 1768 часов в год). После внедрения проекта инспекторы будут тратить приблизительно 12 часов рабочего времени в неделю (624 часа/год), что приблизительно в три раза меньше затрачиваемого времени до внедрения проекта. Годовая экономия составит 1144 часа, при сменном фонде рабочего времени 2259 часов ((365-104-10)*9) и годовом фонде рабочего времени 1 инспектора Хранилища 1809 часов ((365-104-10-50)*9). Если до внедрения проекта на выполнение работы со служебной карточкой требовалось 5 (списочная численность) человек, то после внедрения проекта достаточно 3 человек.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью данной курсовой работы является совершенствование существующей информационной системы управления кадров и работы с личным составом ГУФСИН.
В работе были решены следующие задачи:
1. Проанализирована структура документооборота Управления кадров ГУФСИН по Иркутской области, программное и техническое обеспечение деятельности инспекторов управления кадров, выявлены существующие недостатки.
2. Предложен вариант построения автоматизированной БД на основе служебной карточки формы № 2, на основании которой в ГУФСИН формируется алфавитная картотека личного состава. В отсутствие личного дела позволяет получить основные биографические данные сотрудника, сведения о его службе в органах внутренних дел, Вооруженных Силах, работе в гражданских учреждениях, организациях, на предприятиях и т.п.
3. Приведено проектирование базы данных служебной карточки с использованием MSAccess. Разработана структура базы данных, на основе которой можно создать определенное количество таблиц, в которых буде хранится информация по личному офицерскому и младшему начальствующему составу ГУФСИН.
4. Предложен вариант организации сети Управления кадров с выделенным сервером, а также проведен расчет затрат на программные и технические средства, необходимые для локальной сети.
5. Проведен расчет эффективности внедрения АИС.
Использование автоматизированной базы данных сотрудников ГУФСИН и его подразделений даст определённый управленческий эффект: повысится скорость предоставления отчётов, сведений об укомплектованности штата, качественном составе кадров и др.
Внедрение проекта позволит сократить численность инспекторов Хранилища на 2 человека. Срок окупаемости проекта автоматизированной информационной системы составит приблизительно 3 месяца.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 20 февр. 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 № 15-ФЗ).
2. О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)»: Постановление Правительства РФ от 28 янв. 2002 г. № 65 (ред. от 26.07.2004, с изм. от 21.10.2004).
3. Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний: Указ Президента от 13 окт. 2004 г. № 1314.
4. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов и др. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 239 с.
5. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с.
6. Архипова З.В., Пархомов В.А. Информационные технологии в экономике: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2003. – 184 с.
7. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. – М.: ГУ-ВШЭ, 2000. – 688 с.
8. Бахтаирова Е.А, Шестаков С.С. Автоматизированные информационные системы государственного и муниципального управления: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. – 152 с.
9. Братищенко В.В. Проектирование информационных систем: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. – 84 с.
10. Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учебник для вузов. 2-е изд. – СПб: Питер, 2004. – 703 с.: ил.
11. Бурдуковская А.В., Ведерникова Т.И., Деревяшкина Н.М., Пешкова О.В. Компьютерные информационные технологии: Учеб. Пособие – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2002. С. 112-135.
12. Вишневский А. WindowsServer 2003. Для профессионалов. – СПб: Питер, 2004. – 767 с.: ил.