Определив организацию как систему в менеджменте и рассмотрев человека как основной элемент этой системы, необходимо перейти к рассмотрению внутренней среды организации.
Предметом науки и практики управления выступают организации как обособившиеся в результате общественного разделения труда хозяйственные звенья, способные самостоятельно или во взаимодействии с внешней средой удовлетворять потребности потенциальных потребителей с помощью производимых ими товаров и услуг.
Целостность организации и ее открытость как системы обусловливают четкое разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими.
Каждая организация имеет как внутреннюю, так и внешнюю среду. Внутренняя среда организации объединяет все функциональные элементы внутри системы, взаимосвязанные между собой, для достижения общей цели. При всем многообразии типов организаций у них существуют общие, универсальные элементы (внутренние переменные).
Все организации имеют миссию (общественное назначение фирмы) и преследуют достижение определенных целей. Именно цели являются исходным этапом жизнедеятельности организации Цели – желаемый конечный результат деятельности. А миссия организации – это четко выраженная причина существования организации. Это социальный статус фирмы. Организация не может успешно существовать в конкурентной деловой среде, если она не имеет определенных ориентиров, указывающих на то, к чему она стремится и чего хочет добиться. Такие ориентиры и задаются с помощью миссии. Большинство российских руководителей не заботятся о выборе и формулировании миссии своей организации, считая это ненужным. Однако, как показывает практика, организация, где есть ясное представление о цели ее существования, имеет больше шансов на успех, чем та, где его нет.
Миссия имеет большое значение для деловой среды. Она влияет на имидж организации, привлекает потребителей, партнеров, акционеров, так как информирует о том, что представляет собой фирма, к чему она стремится, какова ее философия, какие средства готова использовать.
Миссия придает организации определенность и индивидуальность. Она является основой для выработки целей и стратегии организации, определяет ее организационную структуру, оказывает влияние на формирование организационной культуры, так как персонал организации должен разделять основную цель, осознавать и вносить свой вклад в ее достижение, а также разделять ценности и принципы, которые часто отражаются в миссии. Она предъявляет требования к сотрудникам, позволяет отбирать определенный тип работников, необходимых для организации. Например, миссия факультета менеджмента одного из российских вузов могла состоять в том, чтобы «быть международно признанным лидером в менеджмент-образовании и научных исследованиях в области менеджмента».
На основе миссии, сформулированной в общих чертах, определяются цели организации, которые отражают разнообразные конкретные направления ее деятельности с указанием сроков их выполнения. Это могут быть долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели экономического, социального, производственного, организационного характера, направленные на рост и развитие организации, стабилизацию или сокращение.
Таким образом, цель есть тот желаемый результат, на достижение которого направлены усилия организации. Ориентация российских организаций на принципы рыночной экономики нацеливает их на получение и рост прибыли.
Стратегия – это программа эффективных мероприятий и способов обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей. В основе стратегии – определение конкурентного преимущества организации, что отличает ее от конкурентов и что конкретно будет определять ее конкурентоспособность. Если цели определяют то, к чему стремится организация, что она хочет получить как результат своей деятельности, то стратегия дает ответ на вопрос, каким способом, с помощью каких средств и действий организация сможет достичь своих целей в условиях изменяющейся внешней среды.
В менеджменте рассматривают несколько видов стратегии. Портфельная, или общекорпоративная стратегия, определяет на перспективу общее направление деятельности организации; деловые стратегии-то, как организация будет конкурировать на тех рынках, где она продает свои продукт; функциональные стратегии (маркетинговая, финансовая, производственная, исследований и разработок, управления персоналом) – то, какие продукты будет разрабатывать и производить компания, как она будет их продавать, как будут распределяться ресурсы, необходимые для выполнения поставленных целей.
Все внутриорганизационные процессы протекают в рамках организационной структуры, которая отражает сложившиеся в организации разделение труда, связи и отношения между подразделениями. Организационная структура закрепляет задачи, функции, права и обязанности за каждым структурным подразделением, обеспечивает их взаимодействие в процессе работы. Организационная структура – это наиболее оптимальное соотношение вертикальных уровней управления и горизонтальных звеньев управления. Это система взаимосвязи функциональных подразделений организации по горизонтали и вертикали, обеспечивающая достижение конечных результатов.
Организационная структура – это совокупность управленческих подразделений, между которыми установлена система взаимосвязей, призванных обеспечить реализацию различных видов работ, функций и процессов для достижения определенных целей. Существуют различные варианты построения организации – от жестко централизованной до гибкой, динамичной От выбора типа организационной структуры и своевременного проведения изменений во многом зависит эффективность организации в целом.
Технология – процесс преобразования ресурсов в конечный продукт деятельности (конкретные продукты или услуги). Технологии оказывают значительное влияние на внутреннюю среду организации, определяя требования к уровню образования и квалификации персонала, оказывая влияние на мотивацию, методы стимулирования, нормы поведения, организационную структуру, культуру. Например, применение простых технологий, включающих рутинные стандартные операции, требующих невысокой квалификации, может снижать мотивацию работников.
Используемые технологии влияют и на положение, которое занимает организация во внешней среде, ее конкурентоспособность, имидж. Это влияние усиливается с появлением высоких технологий, позволяющих производить сложные высококачественные продукты.
Ресурсы организации – это наличные или необходимые средства, возможности, ценности, запасы, обеспечивающие стабильную работу организации для достижения ее основных целей Организация должна располагать следующими видами ресурсов:
♦ человеческими (люди);
♦ материальными;
♦ энергетическими;
♦ финансовыми;
♦ информационными;
♦ технологическими;
♦ временными.
Действительно, главенствующее место среди всех групп ресурсов занимают человеческие ресурсы. Их можно определить как запасы творческой энергии личности. Они неисчерпаемы, и не случайно их запасы сравнивают с запасами атомного ядра.
Немаловажное значение имеют и другие ресурсы. Особо следует выделит
Движение финансов в целом, распределение их между подсистемами и элементами организации, финансирование инвестиционных проектов, расчеты с поставщиками и потребителями, формирование денежных ресурсов и др. является ежедневной задачей менеджмента.
Возможность использования тех или иных энергетических и материальных ресурсов в организации зависит от ее финансового состояния. Доля затрат на энергетические и материальные ресурсы в себестоимости продукции за последний период резко возросла. Эти ресурсы включают энергоносители (электроэнергия, пар, газ и другие виды топлива), сырье, полуфабрикаты и др.
Необходимо подчеркнуть, что эффективность использования всех ресурсов организации зависит от применяемых технологий производства и управления, что определяется ее технологическими ресурсами. Технология включает технические средства в определенной комбинации. Появление совершенно новых технологий (мембранных, информационных, биотехнологий и др.) требует новых подходов к управлению. Дело не только в повышении производительности и эффективности, не менее важно влияние технологий на климат в организации, на организационную культуру.
Время – это ограниченный источник, как сырье, материалы, финансы. Оно необратимо, и его невозможно растянуть или восстановить. Для руководителя имеет фундаментальную важность управление как собственным временем, так и временем других людей.
В целом мировая экономика имеет ресурсные циклы, в которых особое внимание уделяется той или иной группе ресурсов. Появляются ресурсосберегающие, энергосберегающие технологии и т.д.
Задача руководителя в конкретной ситуации добиться такого соотношения и мобилизации ресурсов, которые привели бы к достижению цели с минимальными затратами.
Организационная культура – это система коллективно разделяемых ценностей, убеждений, традиций, принципов и норм поведения работников внутри и вне организации.
Ценности, социальные установки, нравственные принципы, деловая этика, мотивация работников, организация труда, стиль руководства, коммуникации, принятие решений – все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации.
Важный элемент культуры – это ценности, т.е. общие убеждения по поводу того, что хорошо, что плохо или что безразлично в жизни. Ценности приобретаются при воспитании, образовании, социальных контактах и т.п.
Организационная культура используется в рекламных целях, а главным образом служит в качестве внутреннего организующего начала, своего рода морального кодекса или общественного договора, добровольно заключенного персоналом фирмы. Это основа имиджа фирмы, помогающая сохранять целостность и достигать намеченных целей.
Культура каждой организации уникальна, и это именно то, что отличает одну организацию от другой, даже если они производят одни и те же продукты, работают в одной отрасли, близки по размерам и используют стандартные технологии. Сильная организационная культура позволяет организации существовать как единому целому, что способствует достижению целей организации, помогает ей выжить и развиваться. Однако она же может создавать и дополнительные трудности при проведении в организации необходимых изменений.
Несмотря на важность всех элементов внутренней среды организации, особое место в ней занимают люди. От их способностей, образования, квалификации, опыта, отношения к труду, мотивации, поведения зависят в конечном счете результаты работы всей организации. Осознание того, что организация – это, прежде всего, работающие в ней люди, что они являются главным богатством организации, меняет отношение к персоналу. Менедокеры уделяют большое внимание подбору людей, включению их в организацию, организуют обучение и повышение квалификации работников. Люди – персонал фирмы (руководители, менеджеры, специалисты, вспомогательный персонал).
Не познав сущности организаций, не поняв, зачем они нужны, из чего состоят, на каких принципах строятся, не изучив, как они создаются и развиваются, нельзя эффективно управлять ими, использовать их в интересах работающих в них людей и на благо общества в целом. Современная деловая организация должна обладать следующими характеристиками:
♦ целенаправленность;
♦ эффективность;
♦ социальная ответственность;
♦ открытость;
♦ динамичность;
♦ адаптивность;
♦ автономность;
♦ стабильность;
♦ целостность.
Названные выше элементы внутренней среды организации находятся в постоянном взаимодействии и образуют таким образом систему. Поэтому помимо элементов внутренняя среда организации представлена функциональными областями, общими для всех типов предприятий.
Кадровая функция – обеспечение производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка кадров). Выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма.
Финансы и бухгалтерский учет – денежные аспекты бизнеса, включая управление средствами (расход, изменение денежных масс), бухгалтерский учет – сбор, обработка и анализ финансовых данных.
Обеспечение ресурсами – осуществление и совершенствование системы материально-технического снабжения организации материалами и полуфабрикатами, машинами и энергетическими ресурсами.
Производственная функция – обеспечение функционирования производственного процесса в зависимости от цели производственной функции. Принятие решений в сфере технологий, организации, календарного планирования, запасов производства, а также контроля качества (все эти многочисленные задачи включены в оперативно-производственное управление).
Функция развития продукта и процесса производства – организация проведения исследований и развития процессов, разработка высоких технологий, компьютеризация, (совершенствование организации процессов). Изучение долгосрочной динамики развития продукта как основного фактора конкуренции на рынке, осуществление инновационной политики фирмы.
Функция развития материально-технического обеспечения производства – развитие инструментального хозяйства, ремонтных служб и служб технологической оснастки с целью обеспечения рациональных сроков физического и морального износа технических систем.
Маркетинг – особый вид деятельности по прогнозированию, осуществлению, выявлению и удовлетворению желаний потребителя. Выполнение этих функций для одной организации называют микромаркетингом, в целом для общества – макромаркетингом. При изучении поведения покупателя следует учитывать его социальные, психологические, культурные, образовательные, возрастные и многие другие факторы. Они определяют необходимость создания продукта, проблему поиска информации о нем, оценку альтернатив, принимают решения о покупке продукта и оценивают его качество при его эксплуатации.
Знание менеджерами элементов и функциональных областей внутренней среды организации позволит грамотно и эффективно построить систему управления современной организацией.