Київський Національний Університет
імені Тараса Шевченка
Реферат на тему:
„Моделювання управлінських систем”
Київ – 2009
ЗМІСТ
ВСТУП
1. Поняття „управління” та „управлінська система”
2. Характеристика елементів управлінської системи
3. Основні принципи моделювання управлінських систем
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
ВСТУП
Теперішня форма організації життя людини дуже тісно переплетена з поняттям „управління”. На сьогоднішній день кожна мисляча людина розуміє: що краще здійснюється управління, тим вище ймовірність успіху організації. Від управління залежить реальність передбачення результату, чіткість і узгодженість дій людей. А також зацікавленість людини − учасника спільної праці в загальному результаті. Ось чому починаючи з певного етапу розвитку виробництва і суспільства, все більша увага приділяється управлінню. Ставляться завдання вдосконалення управління, пошуку нових форм, визначення можливостей його розвитку, використовуючи засоби нової техніки, збагачення інформацією та інше.
Для того, щоб організація успішно функціонувала і розвивалася потрібно багато уваги приділити моделюванню управлінської системи. Сули входить визначення основних методів і процедур управління, обрання керівного складу організації, моделювання організаційної структури, визначення принципів обробки інформації, порядок прийняття управлінських рішень.
Зрозуміло, що в кожної організації повинна бути своя унікальна управлінська система, проте для того щоб уникнути помилок варто звернути увагу на дослідження в цій сфері та досвід інших організацій.
1. Поняття „управління” та „управлінська система”
У широкому розумінні
управління − це цілеспрямований вплив на певний об'єкт з метою стабілізації або зміни його стану таким чином, щоб досягти поставленої мети.
Щодо діяльності окремої організації, установи чи підприємства управління означає сукупність скоординованих заходів, спрямованих на досягнення окреслених в рамках організації цілей. Процес управління має місце там, де здійснюється організована діяльність людей з метою досягнення певних результатів.
Складність управління визначається масштабами, кількістю і структурою розв'язуваних проблем, зв'язків між ними, різноманітністю застосовуваних методів, організаційних принципів. Складність характеризується і ступенем новизни рішень, що приймаються, об'ємом необхідних змін, пошуком нетрадиційних підходів, а також визначається ступенем оперативності, самостійності, відповідальності, ризикованості рішень, які необхідно приймати.
Будь-яка організація, незалежно від її конкретного призначення, може бути описана за допомогою ряду параметрів, серед яких головними є: цілі організації, її організаційна структура, зовнішнє і внутрішнє середовище, сукупність ресурсів, нормативна та правова основа, специфіка процесу функціонування, система соціальних і економічних відносин і, нарешті, організаційна культура.
Система управління будь-якої організації є складною системою, створеною для збору, аналізу і переробки інформації з метою отримання максимального кінцевого результату при певних обмеженнях (наявності ресурсів, наприклад).
Говорячи про управління організацією, зокрема підприємством, ми вживаємо термін система. Наприклад, виробнича система, система матеріально-технічного постачання, система збуту, обслуговуюча системи.
Як правило, визначення об'єкта у вигляді системи завжди пов'язане з деякими труднощами через наявність великої кількості визначень системи і труднощами вибору єдиного визначення, що використовується при побудові реальної системи управління.
В даний час можна виділити, принаймні, п'ять типів системних уявлень: мікроскопічне, функціональне, макроскопічне, ієрархічне і процесуальне.
Кожен з цих підходів відображає певну групу характеристик системи.
Мікроскопічний підхід зображення системи заснований на розумінні її як безлічі спостережуваних і неподільних величин (елементів). Загалом абсолютно неподільних елементів немає, проте в кожному конкретному випадку проектування системи елемент приймається неподільним. Структура системи фіксує розташування обраних елементів і їхнього зв'язку.
Під функціональним зображенням системи розуміється сукупність дій (функцій), які необхідно виконувати для реалізації цілей функціонування системи.
Макроскопічне уявлення характеризує систему як єдине ціле, що знаходиться в «системному оточенні» (середовищі). Це означає, що реальна система не може існувати поза системним оточенням, а навколишнє середовище являє собою ту систему, в рамках якої вибрані об’єкти, які нас цікавлять. Отже, система може бути представлена безліччю зовнішніх зв'язків із середовищем.
Ієрархічне уявлення ґрунтується на понятті «підсистема» і розглядає всю систему як сукупність підсистем, пов'язаних ієрархічно.
І, нарешті, процесуальне уявлення характеризує стан системи в часі.
Отже, система управління володіє наступними ознаками: складається з безлічі елементів, розташованих ієрархічно; елементи систем взаємопов'язані за допомогою прямих і зворотних зв'язків; система − це єдине і нерозривне ціле, що є цілісною системою для нижчестоящих ієрархічних рівнів, є фіксовані зв'язку системи із зовнішнім середовищем.
Вивчаючи систему управління також необхідно виділяти вимоги, що пред'являються до систем управління, за якими можна оцінювати ступінь організованості систем. До таких вимог відносяться:
· детермінованість елементів системи;
· динамічність системи;
· наявність у системі керуючого параметра;
· наявність у системі контролюючого параметра;
· наявність у системі каналів (принаймні, одного) зворотного зв'язку. У системах управління детермінованість (перша ознака організованості системи) проявляється в організації взаємодії підрозділів органів управління, за якої діяльність одного елемента позначається на інших елементах системи. Якщо в організаційній структурі управління, наприклад, є відділ, дії якого не впливають на інші підрозділи, то такий відділ не реалізує жодну з цілей функціонування організації і є зайвим у системі управління. Другою вимогою системи управління є динамічність, тобто здатність під впливом зовнішніх і внутрішніх збурень залишатися певний час у певному незмінному якісному стані. Будь-які зміни в навколишньому середовищі можуть вивести систему з рівноваги. У самій системі також можуть з'явитися фактори, які прагнуть зруйнувати її «зсередини». Наприклад, в організації немає достатньої кількості кваліфікованих кадрів, відсутній з різних причин ряд відповідальних працівників, погані умови роботи і т.д. До зовнішніх збурень слід віднести укази вищестоящих організацій, зміни ситуацій на ринку, економічні та політичні чинники.
З метою забезпечення швидкого перестроювання системи в умовах зміни середовища в системі управління повинен бути елемент, що фіксує факт появи збурення; система повинна мати мінімально допустиму інерційність, щоб своєчасно приймати управлінські рішення, в системі управління повинен бути елемент, що фіксує факт впорядкування стану системи відповідно до зміненими умовами. Під керуючим параметром у системі управління слід розуміти такий її параметр (елемент), за допомогою якого можна керувати діяльністю всієї системи та її окремими елементами. Таким параметром (елементом) в системі є керівник підрозділу даного рівня. Він відповідає за діяльність підпорядкованого йому підрозділу, сприймає сигнали керівництва організації, організовує їх виконання, несе відповідальність за виконання всіх управлінських рішень. При цьому керівник повинен володіти необхідною компетенцією, а умови роботи − дозволяти виконати це доручення.
Недотримання цієї вимоги, тобто наявності керуючого параметра, призводить до прийняття суб'єктивних управлінських рішень і так званого вольового стилю керівництва. Це вимагає чіткої організаційної структури та розподілу обов'язків між керівниками підрозділів, наявності посадових інструкцій та інших документів, що регламентують їх діяльність.
Наступним, четвертим вимогою, що висуваються до систем управління, слід назвати наявність у ній контролюючого параметра, тобто такого елемента, який постійно контролював би стан суб'єкта управління. Контроль суб'єкта управління передбачає координацію обробки будь-якого керуючого сигналу, поданого на вхід даної системи. Функцію контролюючого параметра в системі управління, як правило, реалізує один зі співробітників апарату управління. Наприклад, підготовку плану найважливіших робіт курує головний спеціаліст з економіки. Будь-які управлінські рішення в системі управління повинні проходити тільки через елемент, що виконує функції контролюючого параметра.
Наявність прямих і зворотних зв'язків у системі забезпечується чіткою регламентацією діяльності апарату управління з прийому та передачі інформації при підготовці управлінських рішень.
2. Характеристика елементів системи управління
Будь-яка система є сукупністю елементів. Елемент завжди є струк-туроутворюючою частиною системи (наприклад, підприємство − елемент корпорації як системи; разом з тим підприємство − це складна сукупність елементів: цехів і служб). Елементу властиві одна або кілька якостей, які визначають його місце у внутрішній організації системи. При цьому своє призначення елемент може виконувати тільки тоді, коли він взаємодіятиме з іншими елементами системи.
Елементи системи управління можна характеризувати рядом наступних параметрів та показників:
· функції управління;
· інформація;
· технічні засоби управління;
· управлінські кадри;
· технологія управління;
· методи організації управління;
· організаційна структура управління;
· управлінські рішення.
Функції управління − специфічний вид діяльності з обґрунтування, вироблення, прийняття та виконання управлінських рішень. При моделюванні управлінської системи потрібно визначити такі параметри: склад і кількість функцій; розподіл функцій; рівень виконання функцій, рівень спеціалізації, кооперації, децентралізації і централізації виконання функцій; кількість рівнів управління; рівень дублювання функцій; рівень регламентування функцій; витрати на виконання функцій; тривалість виконання функцій та інше.
Інформація − сукупність відомостей і даних, необхідних для обґрунтування, вироблення, прийняття і виконання рішень по досягненню цілей і завдань організації. При моделюванні управлінської системи визначають: види, структура і об'єм інформації; рівень інформаційного забезпечення; періодичність надходження інформації; витрати на обробку інформації; схема інформаційних потоків; схема документообігу та інше.
Технічні засоби управління − сукупність технічних засобів, що застосовуються для збору, обробки, представлення та використання інформації кадрами управління. При моделюванні управлінської системи визначають: види і кількість технічних засобів, якість технічних засобів, вартість і ціна споживання технічних засобів, питома вага прогресивних технічних засобів, віковий склад технічних засобів, забезпеченість технічними засобами, рівень автоматизації вирішення управлінських завдань, рівень організації робочих місць та ін;
Управлінські кадри − працівники всіх рівнів управління. При побудові моделі управлінської системи визначають наступні параметри: чисельність управлінського персоналу, чисельність по підсистемах (функцій) управління, питома вага менеджерів і виконавців, професійний і віковий склад, кваліфікаційний та освітній рів
Технологія управління − сукупність взаємопов'язаних управлінських процесів, спрямованих на обґрунтування, вироблення, прийняття та виконання рішень управлінських процесів. До параметрів, які визначаються при моделюванні управлінської системи відносяться: склад і структура управлінських процесів, процедур і операцій; тривалість управлінського циклу; питома вага управлінських операцій рутинного і творчого характеру; повторюваність і тривалість процесів, процедур і операцій; рівень типових технологічних процесів управління; рівень регламентації процесів управління; ритмічність виконання процесів управління; якість виконання процесів управління; витрати на виконання процесів, процедур і операцій управління та інше.
Методи організації управління − сукупність способів і прийомів управління, що забезпечують досягнення цілей і вирішення завдань організації. При організаційному моделюванні визначається: питомі ваги організаційно-адміністративних, економічних та соціально-психологічних методів управління; забезпеченість нормативними, методичними та іншими документами; рівень обліку та контролю виконання рішень; рівень якості використовуваних методів управління; рівень мотивації праці; рівень творчої активності членів трудового колективу; рівень організації діловодства та інше.
Організаційна структура − сукупність спеціалізованих органів (підрозділів − відділів, бюро, груп) управління, взаємодіючих і взаємопов'язаних між собою для досягнення цілей і завдань організації. Моделювання організаційної структури передбачає вибір таких параметрів: склад і кількість управлінських підрозділів на ієрархічних рівнях управління; склад і співвідношення цільового, лінійного, функціонального і забезпечує управління; тип існуючої структури управління; відповідність коефіцієнта керованості нормі керованості; рівень якості організаційної структури; витрати на управління по підрозділах.
Управлінські рішення − акти, результат, кінцевий продукт управлінської діяльності, спрямовані на досягнення цілей і завдань організації: склад, структура і якість рішень; повнота і обґрунтованість рішень; своєчасність рішень; рівень виконання рішень; рівень регламентації рішень; повторюваність рішень; кількість прийнятих рішень; оперативність рішень; витрати на прийняття і виконання рішення та інше.
3. Основні принципи моделювання управлінських систем
Організаційне моделювання − це частина управлінської діяльності, спрямованої на визначення оптимальних моделей систем управління, їх основних якостей, критеріїв, характеристик, параметрів, різних відносин, процесів, ефективних з точки зору реалізації поставлених завдань, які виконують задану функцію, що передбачають втілення в процесі діяльності, і вираження їх у певній знаковій формі.
Для уникнення типових помилок при моделюванні управлінської системи рекомендується дотримуватись певних принципів. Деякі з них наведені нижче.
Принцип необхідної пропорційності керованої й керуючої підсистем. Кожна система складається із двох самостійних, але взаємозалежних підсистем: керованої й керуючої. До керованої підсистеми належать елементи, що забезпечують безпосередній процес створення матеріальних і духовних благ або надання послуг, а до керуючої підсистеми − елементи, що забезпечують процес управління, тобто процес цілеспрямованого впливу на групи людей, зайнятих у керованій підсистемі. Принцип пропорційності керованої й керуючої підсистем будь-якої системи передбачає раціональну співвідносність усередині систем, а також між ними, з метою забезпечення найбільш ефективного функціонування цих підсистем, оскільки складність або однорідність керованої підсистеми повинна відповідати такій самій складності або однорідності підсистеми керуючої.
Принцип оптимального зіставлення централізації й децентралізації управління. Рівень централізації управління змінюється в процесі розвитку організації. Для кожного етапу розвитку має бути свій оптимальний рівень централізації (децентралізації). При цьому чим вищий рівень, на якому приймається рішення, і нижчий щабель, для якого воно призначене, тим, закономірно, вищий рівень централізації управління. Децентралізація й централізація, на думку українського дослідника Б. Краснікова, тісно пов'язані з ступеневістю системи управління (одно-, двох-, трьох- і чотирьохступеневою): посилення централізації супроводжується виникненням додаткових і проміжних рівнів управління, збільшенням бюрократичного апарату, монополізацією виробництва; основними ж характеристиками децентралізації є відсутність зайвих проміжних рівнів, скорочення бюрократичного апарату, демонополізація виробництва. При цьому обидва компоненти мають як позитивні, так і негативні властивості, тому система управління буде максимально ефективною лише у разі оптимальної реалізації всіх позитивних характеристик як централізованого, так і децентралізованого менеджменту.
Принцип участі працівників в управлінні. Участь працівників в управлінні забезпечує не тільки підвищення відповідальності державних працівників, а й підвищення ефективності управління. Про справжню ефективність управління можна говорити тоді, коли витрати на управління або скоротилися, а показники управління не змінилися, або витрати не змінилися, а якість управлінської діяльності покращилася; або коли витрати збільшилися, але значною мірою покращилися й показники якості управління.
Принцип делегування і відповідальності. Делегування означає передачу задач і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Воно являє собою засіб, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повинні бути виконані для досягнення цілей всієї організації. Якщо істотне завдання не делеговано іншій людині, керівник змушений буде виконувати його сам. Це, звичайно, у багатьох випадках просто неможливо, тому що час і здібності керівника обмежені. Більш важливим є те, що сутність управління полягає в умінні домогтися виконання роботи іншими. Тому в справжньому значенні слова, делегування являє собою акт, який перетворює людину на керівника.
У великих організаціях керівники вищої ланки рідко спілкуються з підлеглими на нижчих рівнях, які фактично виконують більшість конкретних завдань. Тим не менше. вони несуть відповідальність за справи фірми і своїх підлеглих. Якщо молодший інженер зробить помилку в проекті, то саме віце-президент, який відповідає за проектно-конструкторські роботи, повинен пояснювати президентові, чому так вийшло. Можливо, Президентові доведеться звітувати перед акціонерами, чому він допустив зниження доходів. Навіть якщо президент і цей маловідомий інженер ніколи не зустрічалися. Акціонери справедливо вважають президента відповідальним за все.
Відповідальність являє собою зобов'язання виконувати задачі і відповідати за їх задовільний дозвіл. Під зобов'язанням розуміється, що від індивіда очікується виконання конкретних робочих вимог, коли він займає певну посаду в організації. Фактично, індивід укладає контракт з організацією на виконання завдань цієї посади в обмін на отримання певної винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.
Важливо усвідомити, що делегування реалізовується тільки у разі прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмивати відповідальність, передаючи її підлеглому, хоча особа, на яку покладено відповідальність за рішення якої-небудь задачі, не зобов'язана виконувати її особисто. Воно залишається відповідальним за задовільне завершення роботи. Наприклад, якщо торговий агент не виконає своїх планових завдань на рік і в результаті відділ збуту також не виконає свій план, керівник відділу збуту, а не торговий агент, повинен відповідати перед комерційним директором.
Принцип точного визначення меж повноважень. Відповідно до визначення, повноваження є обмеженим правом використовувати ресурси і командувати людьми. Всередині організації ці межі зазвичай визначаються політикою, процедурами, правилами і посадовими інструкціями, викладеними в письмовому вигляді, або передаються підлеглому усно. Особи, що виходять за ці межі, перевищують свої повноваження навіть, коли це необхідно для виконання делегованих завдань. Наприклад, робітник, уповноважений працювати тільки на певному верстаті, перевищив би свої повноваження, перейшовши за верстат іншого робітника, якщо його власний зламався
У загальному межі повноважень розширюючись у напрямку більш високих рівнів управління організації. Але навіть повноваження вищого керівництва обмежені. Голова ради директорів президент великої відкритої акціонерної компанії повинні відповідати перед акціонерам якщо затримка спочатку перевищують загальний бюджет. Не можуть також вищі чиновники фірми підвищувати собі зарплату, використовувати ресурси організації без схвалення ради директорів.
Більша частина повноважень керівника визначається традиціями, звичаями, культурними стереотипами та звичаями суспільства, в якому організація функціонує. Люди підкоряються наказам начальника частково через те, що це соціально прийнятну поведінку. Ці фактори, з одного боку, обмежують повноваження, а з іншого, підтримують їх. Керівники не можуть делегувати повноваження, які суперечать законам або культурним цінностям, принаймні, на довгий термін. Це означає, звичайно, що вони не можуть делегувати обов'язки, які потребують таких повноважень, і чекати їх виконання. Іноді ці обмеження стикаються з планами організації. Однак обмеження, що накладаються на повноваження, часто широко порушуються на практиці.
ВИСНОВКИ
Управління являє собою сукупність скоординованих заходів, спрямованих на досягнення окреслених в рамках організації цілей. Процес управління має місце там, де здійснюється організована діяльність людей з метою досягнення певних результатів.
Система управління володіє наступними ознаками: складається з безлічі елементів, розташованих ієрархічно; елементи систем взаємопов'язані за допомогою прямих і зворотних зв'язків; система − це єдине і нерозривне ціле, що є цілісною системою для нижчестоящих ієрархічних рівнів, є фіксовані зв'язку системи із зовнішнім середовищем.
В даний час можна виділити, принаймні, п'ять типів системних уявлень: мікроскопічне, функціональне, макроскопічне, ієрархічне і процесуальне.
Виділяють наступні елементи управлінської системи: функції управління; інформація; технічні засоби управління, управлінські кадри, технологія управління, методи організації управління, організаційна структура управління, управлінські рішення.
Для уникнення типових помилок при моделюванні управлінської системи рекомендується дотримуватись таких принципів як принцип необхідної пропорційності керованої й керуючої підсистем, принцип оптимального зіставлення централізації й децентралізації управління, принцип участі працівників в управлінні, принцип відповідальності за делегування, принцип точного визначення меж повноважень та інші.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Диагностика и изменение организационной культуры. / К. Камерон, Р. Куинн − СПб: Питер, 2001. − 320 с.
2. Кочеткова А.И. Введение в организационное поведение и организационное моделирование: Учеб. пособ. − М.: Дело, 2003. − 944 с.
3. Мильнер Б.З. Теория организаций: Курс лекций. − М.: ИНФРА-М, 1998. – 335 с.
4. Теория организации: Учебное пособие / А.Н. Кусков, А.П. Чумаченко − М.: МГИУ, 1999 г. − 196 с.
5. Организационный менеджмент. / А. Н. Мардас, О. А. Мардас − СПб: Питер, 2003. – 336 с.
6. Сурмин Ю.П. Теория систем и системный анализ. – К.: МАУП, 2003, −
368 с.