Содержание
Введение 3
1.Значение и сущность информации_ 4
1.1. Определение информации_ 4
1.2. Типы информации и методов её получения 5
1.3 Категории управленческой информации_ 6
2. Анализ основных методов получения информации о ситуации_ 8
2.1 Источники информации_ 8
2.2 Полезность информации_ 10
2.3 Информационные ограничения 11
2.4. Получение информации о ситуации_ 12
3. Анализ решения по внедрению концептуальной модели информационной системы для поддержки принятия управленческих решений при формировании стратегии региона в отдел «Экономического развития» при Администрации Курской области 21
3.1. Анализ предметной области_ 21
3.2. Проект информационной системы_ 26
Заключение 31
Приложение 35
Введение
Тема работы актуальна, потому что в современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Целью работы является раскрытие основных методов получения информации о ситуации при принятии управленческих решений.
Задачами работы являются: 1) выявление значения и сущности информации; 2) определение методов получения информации о ситуации принятия управленческого решения; 3) анализ конкретного решения.
Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления. Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. От этого зависит не только судьба конкретной личности или предприятия, но и, быть может, судьба России в целом, ее роль на международной арене. Для меня, как для будущего менеджера, “информационный потенциал” играет очень важную роль. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается.
1.Значение и сущность информации
1.1. Определение информации
“Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...”.[1]
Наиболее примечательное свойство информации - способность вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям. Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь ею. Сама по себе она стоит немного.
Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.
Информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией.
1.2. Типы информации
и методов её получения
Существует многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.
Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).
Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличатся от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.
Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле.
На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.
Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи занимают определенное место в информационной системе любой компании.
1.3 Категории управленческой информации
Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.
Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.
Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.
Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации (см. таблица 1), все они сталкиваются с общим “требованием” самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.
Таблица
1. Соответствие потребностей управляющих возможностям ИУС
| Уровень управления |
Управленческая ответственность |
Информация требуемая ИУС |
Как используется информация ИУС |
| Высшее управление |
Увеличение производительности, рост, накопление и использование ресурсов; выживание всей организации |
Данные о среде и тенденции, прогнозы, сводные отчеты об операциях, уведомления об исключительных проблемах |
Установление организационных целей, политики, ограничений, принятие решений, касающихся стратегических планов и управления всей организацией |
| Среднее звено управления |
Размещение ресурсов в соответствии с распределенными заданиями, установление оперативных планов, контроль операций |
Сводки о результатах операций и уведомления об исключительных ситуациях, относящихся к делу действиях и решениях других руководителей среднего звена |
Установление оперативных планов и политики, контроль процедур, составление уведомлений об исключительных ситуациях, составление оперативных сводок по распределению ресурсов, о действиях и решениях для других управляющих среднего звена |
| Нижнее звено управления |
Производство товаров или услуг в пределах бюджетов, установление потребности в ресурсах, перевозке и хранении материалов. |
Свободные отчеты о взаимодействиях, подробные отчеты по проблемам, оперативные планы и политики, процедуры контроля, действия и решения связанных между собой управляющих |
Составление уведомлений об исключительных ситуациях и сообщений о состоянии работы, определение потребности в ресурсах, составление рабочих календарных планов |
2. Анализ основных методов получения информации о ситуации
2.1 Источники информации
Среди наиболее важных видов источников информации можно выделить:
- источники внутри самой компании:
- специализированные группы сотрудников,
- деятельность специализированных групп сотрудников,
- периодические отчеты,
- всевозможные информационные связи,
- публикуемые источники, такие, как:
- отчеты правительственных агентств,
- отчеты торговых организаций,
- научные публикации,
- торговые журналы,
- справочники и списки,
- общие публикации,
- другие компании:
- поставщики,
- рекламные агентства и средства массовой информации,
- заказчики (включая дилеров и оптовиков),
- конкуренты,
- информационная индустрия:
- фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга,
- другие специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д.
В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.
Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, такие, как доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей рыночной информации.
Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.
Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских товаров может получить приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом. Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют рекламодателя: первые - в качестве части своих услуг, а последние - желая продать “время и место”. Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.
В настоящее время, все большая доля информации поставляется фирмами специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.
2.2 Полезность информации
К качеству информации предъявляются определенные требования, прежде всего требование о том, чтобы она удовлетворяла пользователей информации, иначе говоря, была полезной.
Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:
- уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;
- достоверность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;
- сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;
- доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;
- конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.
Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие уровни управления.
2.3 Информационные ограничения
Информация необходима для рационального решения проблем. Порой, однако, необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.
Если информацию получить по приемлемой цене непросто, но такая возможность скоро появится, самое правильное для руководителя - отложить принятие решения. Здесь, правда, сделано допущение, что время не является критическим фактором и потери от задержки будут более чем перекрыты выгодой от принятия более качественного решения на основе дополнительной информации. Выгода и издержки по большей части субъективно оцениваются руководителем, что, в особенности, относится к оценке руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения улучшений.
На рис. 1 проиллюстрированы три варианта обстоятельств, с которыми может столкнуться руководитель, оценивая затраты и выгоду от дополнительной информации. По варианту “А” выгода от каждой дополнительной единицы информации равна затратам на ее получение. В той мере, в какой руководство готово платить за получение дополнительной информации, оно будет иметь дополнительную выгоду. Однако ограничения временных и интеллектуальных возможностей менеджера в плане усвоения и использования все большего количества информации должны, в конечном счете, сделать покупку дополнительной информации экономически нецелесообразной.
Рис.
1. Зависимость между стоимостью информации и выгодой от ее приобретения
По варианту “В” расходы на получение дополнительной информации перекрываются выгодами до определенной точки. За нею руководству не следует стремиться к получению дополнительной информации, поскольку даже при улучшении решения с ее помощью расходы превысят выгоду.
По варианту “С” выгоды от получения дополнительной информации, очевидно, превосходят затраты на нее. В такой ситуации получение дополнительной информации явно желательно. Тем не менее, и в этом случае временные и интеллектуальные ограничения должны, в конечном счете, резко снизить пользу от приобретения информации.
2.4. Получение информации о ситуации
Современные технологии принятия управленческих решений, в том числе возможности экспертного оценивания, позволяют при выработке и принятии управленческих решений лицом, принимающим решения (ЛПР), учитывать основные аспекты взаимодействия «ситуация—ЛПР» за счет возможности использований качественных и количественных оценок как формализуемых, так и не формализуемых составляющих ситуации, в которой ЛПР осуществляет активные управленческие воздействия.
Для адекватного представления ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и данные качественного характера. Это обеспечивается с помощью широко используемых в процессе принятия решений экспертных технологий, социологических опросов.
Получаемая информация о ситуации принятия решения должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить к принятию ошибочных и неэффективных решений. Однако не меньшие трудности возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает проблема отбора информации, действительно представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого решения.
Целесообразной при получении и обработке информации о ситуации принятия решения является подготовка аналитического материала, отражающего основные особенности и тенденции развития ситуации. Естественно, что такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими достаточными знаниями и опытом в области, к которой принадлежит ситуация принятия управленческого решениям
Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).
Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.
Постоянная (условно-постоянная) информация — это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:
Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).
Плановая информация — информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
Примером плановой информации является разработка бизнес – плана предприятия на перспективный период.
Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.
Учетная информация — это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.
Оперативная (текущая) информация — это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.
Внешними источниками информации служат данные международных организаций, правительства, официальной статистики, периодической печати, а также данные, полученные в результате проведения маркетинговых исследований как самой фирмой, так и собранные другими организациями (торговыми палатами, торговыми ассоциациями, специализированными маркетинговыми организациями, исследовательскими центрами). Сюда же относится информация, полученная на выставках, ярмарках, конференциях и совещаниях; от клиентов.
Внутренние источники информации находятся в самой фирме. Это - различные документы и отчеты, сообщения торгового персонала, обзоры рекламаций потребителей и т.д.
При передаче информации из одного отдела в другой, из одной организации в другую образуются информационные потоки.
Информационные потоки - это потоки данных, передаваемых материальными носителями, то есть с помощью разного рода коммуникаций: почты, телеграфа, радио и телефона, телефакса, спутниковой связи, электронной почты, компьютерной сети и т.д.
Обычно выделяют три вида информационных потоков, касающихся положения предприятия. Прежде всего это внутрифирменная информация: портфель заказов, состояние запасов, отчетная документация, которая крайне важна для организации и должна постоянно обновляться. Эта информация ретроспективна, выражена количественно, но она не оказывает решающего влияния на стратегическое управление.
Информация, извлекаемая извне, есть по сути внешняя информация. Сюда относят сведения о проектах конкурентов, рыночных исследованиях, каталогах поставщиков и потребителей, профессиональных салонах-выставках. Данная информация нуждается в особой обработке, так как, отражая внешнюю сторону дела, она может сильно отличаться от реального положения, скрываемого конкурентом.
Наконец, информация, которая исходит от самого предприятия. В принципе, предприятие обычно закрыто для внешнего наблюдения, оно старается контролировать свой имидж. Информация, которая может быть получена на рынке - из специальной прессы, исследований конъюнктуры, банков данных и др. - обычно очень важна, но так как она в той или иной мере формализована и стандартизирована, то не совсем доступна. Намного интереснее в стратегическом плане информация, доступная в силу официальных или неофициальных связей.
Синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носителе, протоколов обмена данными и т. п. Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построением технико-экономических показателей, проектированием реквизитного состава документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования. Прагматический уровень отражает ценность информации для системы управления, ее полезность для выработки управленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потребительских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.
С понятием информации связана количественная мера информации. На синтаксическом уровне принято употреблять термин «данные», для которых используется понятие объема данных (число экземпляров документов, количество документострок, записей файлов, символов, байтов и т. п.). Данные — это «сырье» для получения информации согласно определенным целям обработки. Термин «информация» означает устранение неопределенности путем преобразования данных. Противоположный по смыслу термин — «энтропия», являющаяся мерой этой неопределенности. Информативность сообщений тем выше, чем более определенным становится для получателя информации состояние системы. Семантическая мера информации — «содержательность» основана на наличии тезауруса системы. Тезаурус содержит взаимоувязанные понятия, термины, определения, согласованные структуры данных логического уровня представления (базы данных, формы документов, технико-экономические показатели. Тезаурус выражает «знания» о системе. Новая информация воспринимается через тезаурус, который может пополняться новыми элементами. При этом информативность сообщений зависит во многом от получателя, способного расширить свой тезаурус.
В современном индустриальном информационном обществе информация — это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации:
Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, в указанном месте, в соответствующем виде.
Точность информации — это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.
Актуальность информации — это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает «скорость» получения информации. Актуальность связана с периодичностью получения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность — выбор средств сбора и передачи информации[2]
.
Для того, чтобы извлечь информацию из сообщений данных, она должна пройти как бы тройной фильтр
1. фильтр (канал связи) обладает заданной пропускной способностью. Канал связи – это часть материальной среды, по которой передается сообщение (но это не обязательно цепь и канал связи в физическом смысле).
Если орган управления (или отдельный его работник) не в состоянии воспринимать все поступающие сообщения, то часть из них теряется вследствие так называемого физического шума.
2. фильтр, где обеспечивается понимание сообщения. Все непонятные данные будут потеряны вследствие семантического шума.
3. фильтр, где оценивается полезность данных. Та часть сообщения, которая не будет признана полезной для дела, теряется из-за прагматического шума[3]
.
Таким образом, информация – новые сведения, воспринятые, понятые и оценен
Внешняя система направляет свои ИП для того, чтобы предприятие адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта[4]
.
Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом.[5]
Обучение, или формирование информационного потенциала, менеджера осуществляется с помощью ИП, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все ИП на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такого явного деления не производят.
Вырабатывая управляющие ИП, системы не заботятся о том, чтобы самим же изготавливать адекватные им обучающие ИП. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах или что какая-то другая система их уже выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.
Обучающие ИП направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими ИП и нейтральными информационными изделиями.
При подготовке управленческого решения выработка возможных вариантов должна согласовываться также и с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений зависит от вида управляющей системы.
Отношение управляющих систем к предприятию определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других - условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами - договорные отношения).
Прямой и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.
Если управляющая система регламентирует поведение предприятия только в случае соответствия его состояния определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие ИП. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие ИП можно разделить соответственно на нормативные и методические.
Информационный потенциал менеджера должен обеспечить восприятие всех видов ИП, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала[6]
.
3. Анализ решения по внедрению концептуальной модели информационной системы для поддержки принятия управленческих решений при формировании стратегии региона
в отдел «Экономического развития» при Администрации Курской области
3.1. Анализ предметной области
Процесс создания и внедрения любой ИС принято разделять на четыре последовательные фазы: анализ, глобальное проектирование (проектирование архитектуры системы), детальное проектирование и реализация (программирование). Разработка концепции ИС ограничивается первыми двумя фазами: анализ предметной области и глобальное проектирование, т.е. представление ИС в «целом». При этом фаза глобального проектирования не предусматривает детальную декомпозицию ИС и процессов, происходящих в ней.
Определение целевых рынков покупателей услуг территории. Покупателями услуг территории могут быть физические и юридические лица, которые а) очень важны для населенного пункта (например, градообразующие предприятия); б) представляют для него интерес (разовые посетители); в) не представляют для него интереса (криминальные элементы).
В целом можно выделить четыре основных целевых рынка покупателей:
1. Приезжие
2. Жители и работающие по найму
3. Отрасли экономики (промышленность, торговля и т.п.), инвесторы
4. Внешние рынки
Охарактеризуем коротко каждый из них.
Рынок приезжих складывается из деловых (бизнесмены, командировочные, коммивояжеры) и частных посетителей (туристы, путешественники, друзья или родственники).
Второй важный целевой рынок представляют жители и работающие по найму. Основной характеристикой этой группы является долговременное присутствие ее представителей на конкретной территории, что означает хорошее знание представителями этой группы региона, его проблем и возможностей.
Третью категорию целевых рынков образуют отрасли промышленности и инвесторы. Как правило, все регионы стремятся усилить свой экономический базис, чтобы привлечь инвестиции в создание новых или в развитие существующих предприятий, что позволит создать для своих жителей новые рабочие места и получить дополнительные бюджетные доходы. Предпосылкой выступает соответствие территории критериям размещения производительных сил: инвестиционному климату, качеству жизни, доступности, качеству трудовых ресурсов и т.д.
Четвертая группа целевых рынков - это отечественные инорегиональные и международные рынки, т.е. способность региона производить товары и услуги, необходимые находящимся за его пределами другим территориям, физическим и юридическим лицам.
Оценка потенциала региона. При разработке маркетинговой стратегии оценку потенциала региона целесообразно проводить комплексно, т.е. одновременно учитывать следующие составляющие:
- Экономическая ситуация в регионе;
- Социальная ситуация в регионе;
- Политическая ситуация в регионе;
- Ресурсная база;
- Экология региона;
- Уровень развития инфраструктуры;
- Законодательная база (возможности для ведения бизнеса, защищенность, гарантии);
- Культурно-историческое наследие, менталитет жителей региона.
Оценку каждой составляющей удобно проводить бальным методом единой размерности с целью более удобной графической интерпретации. Другими словами, оценивая экономический потенциал региона по двадцатибальной шкале, оценка социальной и других составляющих также должна проходить на шкале, имеющей размерность от 0 до 20 баллов. Таким образом, при формировании комплексной оценки потенциала региона необходимо разработать метод бальной оценки с учетом веса каждого показателя.
Экономическая ситуация в регионе. Комплексная составляющая, определяемая набором макроэкономических показателей, таких как объемы и качественный состав экспорта и импорта, сальдо внешнеторговых операций региона, ВРП региона, ВВП, дефицит/профицит бюджета региона, средний уровень зарплат, стоимость покупательской корзины и т.д. Предполагается выставление комплексной оценки с учетом веса каждого параметра [5,c.318].
Кроме того, целесообразно также учитывать потенциал региона в отраслевом разрезе. Другими словами необходимо показать, какие отрасли, представленные в регионе, имеют больший потенциал для развития, а какие наоборот, подвержены тенденции сокращения и, возможно, ухода из региона. При оценке потенциала региона в отраслевом разрезе также целесообразно использовать бальный метод, основанный на оценках экспертами фактических показателей деятельности предприятий отрасли.
Исходной информацией для анализа являются данные месячной, квартальной или годовой отчетности предприятия: баланс, отчет о прибылях и убытках, структура выручки и затрат на производство.
Результатом такой оценки послужит следующая диаграмма, позволяющая наглядно оценить потенциал региона в отраслевом разрезе (рисунок 2)
1. Рис.2. Пример графической интерпретации бальной оценки отраслей промышленности региона
Если же построить подобную диаграмму на основании данных соседнего региона и сопоставить с оценками потенциала рассматриваемого региона, то несложно увидеть слабые и сильные стороны по сравнению с соседним регионом. Пример такой диаграммы представлен на рисунке 3.
Информацию о потенциале региона в отраслевом разрезе целесообразно представлять вместе с бальной оценкой экономического потенциала региона.
2. Рис.3. Пример сравнительного анализа бальных оценок отраслей промышленности двух регионов
Социальная ситуация в регионе. Включает в себя уровень преступности, продолжительность жизни, уровень смертности и рождаемости, уровень образованности населения. Комплексная бальная оценка потенциала региона по этой составляющей выставляется экспертами с учетом значимости перечисленных выше параметров.
Политическая ситуация в регионе. Включает в себя политическую стабильность, включающую взаимоотношения исполнительной и законодательной властей, имидж администрации и законодательного органа, наличие/отсутствие реакционных политических сил, текучесть кадров среди высшего управленческого состава администрации региона. Экспертам, выставляющим комплексную бальную оценку, необходимо учитывать вес каждого параметра, оказывающего влияние на общую политическую ситуацию в регионе.
Ресурсная база. Принято выделять две группы ресурсов региона: наличие полезных ископаемых, доступность дешевой электроэнергии; и наличие и качество человеческого ресурса. Комплексная оценка может выставляться как общая, так и по группам ресурсов в отдельности. При оценке ресурсов, объединенных в группу «сырьевые ресурсы» необходимо учитывать как количественный, так и качественный состав, а так же доступность этих ресурсов (сложность добычи, удаленность и т.п.). При оценке человеческих ресурсов необходимо учитывать уровень образованности населения и ситуацию на рынке труда (избыток или дефицит рабочей силы).
В силу неравномерности географического распределения сырьевых ресурсов, целесообразным представляется выделение оценки обеспеченности региона такими ресурсами в отдельную группу для более корректного сравнения потенциала региона с соответствующим потенциалом соседнего, т.к. комплексная оценка не будет полностью и точно отражать ресурсный потенциал региона. Кроме того, такое выделение может преследовать и еще одну цель: оценка перспектив функционирования (или создания) предприятий отдельных отраслей, деятельность которых в значительной степени зависит от наличия конкретных сырьевых ресурсов.
3.2. Проект информационной системы
Назначение информационной системы. Исходя из анализа предметной области, включающего в себя описание методов оценки и представления результатов такой оценки, становиться возможным сформулировать назначение информационной системы:
Основным назначением разрабатываемой информационной системы является предоставление среды для расчета взвешенных экспертных оценок, представление рассчитанных оценок в графическом и текстовом виде, что обеспечит поддержку принятия следующих основных групп управленческих решений, направленных на разработку и реализацию маркетинговой стратегии, а так же анализ результатов такой стратегии:
- Решения о поддержки отдельных видов отраслей промышленности на основании рассчитанной комплексной оценки потенциала региона в отраслевом разрезе;
- Решения о развитии отдельных отраслей промышленности, до этого неразвитых или слаборазвитых на территории региона на основании рассчитанных оценок ресурсного потенциала региона;
- Решения относительно поддержки и развития перспективных экспортных направлений на основании сравнения рассчитанных экспертных оценок ресурсного и отраслевого потенциалов регионов;
- Решения относительно оздоровления экологии региона на основании полученной оценки экологического потенциала региона и аналогичного риска, который может послужить барьером получения желаемых результатов маркетинговой стратегии региона;
- Решения, направленные на изменение ситуации в социальной сфере (например, дополнительное финансирование правохранительных органов) на основании рассчитанной оценки социальной ситуации в регионе с учетом веса каждой составляющей и на основании рассчитанной оценки социального риска с учетом его значимости для каждой из целевых групп;
- Решения, направленные на укрепление и развитие законодательной базы региона на основании полученных результатов анализа существующей и оценки риска, связанного с несовершенством региональных законов;
- Решения, направленные на развитие инфраструктуры региона на основании рассчитанных экспертных оценок существующей инфраструктуры с учетом ее важности для каждой из целевых групп;
- Решения, направленные на развитие культуры региона и на поддержку культурного наследия региона. Примером таких решений может быть решение о проведении музейных выставок, поддержки этнических групп и другие. Решения принимаются на основании рассчитанной оценки культурного потенциала региона.
Кроме того, информационная система должна предоставлять удобный инструментарий для учета наиболее перспективных предприятий региона, являющихся потенциальными объектами инвестиций или уже находящихся на стадии разработки или реализации инвестиционного проекта.
Модель информационной системы должна быть основана на современных методах моделирования, а сама система – на передовых технологиях в сфере информационных технологий. Информационная система должна быть проста и удобна, предоставлять возможности дальнейшей ее доработки, т.е. иметь открытую архитектуру. Информационная система должна соответствовать современным методам защиты информации и разграничению прав пользователей, что означает необходимость создания соответствующей подсистемы. Система должна предоставлять возможность формирования отчетов по всей информации, содержащейся в ней. Особенностью системы должно являться разнообразие источников информации и взаимосвязей, большое количество информационных и аналитических материалов, широкий состав требуемых показателей, необходимость обеспечения оперативности и достоверности информации.
Данные особенности определяют основные принципы построения:
- Система строится на основе эффективной и надежной системы управления базой данных, позволяющей оперативно выполнять самые сложные запросы большого количества пользователей одновременно.
- Система обеспечивает возможность доставки информации потребителю разнообразными способами и по самым разным физическим каналам, то есть имеется возможность работы в архитектурах Intranet, клиент-сервер и в трехуровневой архитектуре.
- Система обладает информационной открытостью, т.е. возможностью расширения и углубления базы данных, добавления в процессе работы новых структур данных без нарушения функционирования работающих информационных подсистем.
- Система функционально открыта к адаптации и модернизации, что гарантирует независимость базы данных от программного обеспечения, осуществляющего доступ к данным.
- Защита информации и разграничение прав доступа к информации как на уровне данных, так и на уровне приложений.
В соответствии с назначением и требованиям к информационной системе, предлагается следующая структура:
Подсистема формирования методов оценки потенциала региона и рисков с учетом веса каждой составляющей. Модуль должен предоставлять удобный инструментарий для разработки методов оценки потенциала региона, включая возможность отдельной разработки методов оценки потенциала региона в отраслевом разрезе, а так же среду для разработки методов оценки ресурсного потенциала. Подсистема должна обеспечивать возможность разработки нескольких методов. Кроме того, подсистема обеспечивает удобную среду для заполнения главной базы данных информационной системы.
Подсистема оценки потенциала региона. Обеспечивает расчет бальной оценки потенциала региона по всем составляющим с учетом веса каждого из параметров по методу, разработанному с помощью подсистемы, описанной выше. Также, подсистема обеспечивает графическую интерпретацию полученных результатов. Кроме того, подсистема позволяет проводить сравнительный численный анализ полученных оценок с аналогичными оценками другого региона.
Подсистема оценки основных рисков обеспечивает расчет рисков по видам. Комплексная оценка основных рисков должна предоставляться с учетом важности каждого из рисков для всех целевых групп рынков.
Подсистема учета перспективных предприятий. Обеспечивает учет перспективных предприятий – потенциальных объектов инвестиций и предприятий, относительно которых уже разрабатываются или реализуются конкретные инвестиционные проекты. Использование такой подсистемы позволяет обеспечить более тщательный анализ перспективных предприятий и автоматизировать их учет. Подсистема обеспечивает хранение справочной информации о предприятиях – адреса, телефоны, реквизиты, информация об учредителях, достижения предприятия, а так же информации содержащейся в стандартных формах бухгалтерской отчетности за несколько отчетных периодов (желательно использование годовой отчетности с целью отслеживания динамики основных показателей). Подсистема обеспечивает расчет показателей ликвидности, характеризующих платежеспособность предприятия.
Предложенная концепция ИС для поддержки принятия управленческих решений основывается на последних достижениях в области информатики и моделирования сложных процессов. Безусловно, реальная ИС будет в значительной степени отличаться от описанной здесь концептуальной модели, однако основные принципы построения, требования и архитектура вряд ли претерпят значительные изменения. Концепция ИС отвечает современным требованиям, предъявляемых к программному обеспечению подобного класса.
Заключение
Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли к серьезному анализу и обобщению информации, выработали методологию и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, помогают руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.
Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.
Список
литературы
1. Афанасьев С. В., Ярошенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления. - М.: Экономика, 2004.
2. Баззел Р. Д., Кокс Д. Ф., Браун Р. В. Информация и риск в маркетинге. - М.: Экономика, 2003.
3. Борисова Р. А., Перчик В. Ф., Фридман Б. А. Информационное обеспечение управленческих решений за рубежом. - К., 2000.
4. Гаузнер Н. Теория “информационного общества” и реальности капитализма. // Мировая экономика и международные отношения. №10, 2001.
5. Герчикова И. Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2003.
6. Зурковски П. Информационный бизнес: взгляд изнутри. // Мировая экономика и международные отношения. №8, 2002.
7. Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология - миллионные прибыли: Пер. с англ. - М.: Экономика, 2000.
8. Русинов Ф., Журавлев А. Конкурентоспособность: образование, информационный потенциал, принятие управленческих решений. // Консультант директора, №2(14), январь 1996.
9. Советский энциклопедический словарь / Гл. Ред. А.М.Прохоров. - 3-е изд. - М.: Советская энциклопедия, 1985.
10. Фалмер Р. М. Энциклопедия современного управления, т. 4 М.: Финансы и статистика, 2005.
11. Фалмер Р. М. Энциклопедия современного управления, т. 4 М.: Финансы и статистика, 1992.
12. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. -3-е изд., доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. - 240 с.
Приложение
Таблица 1. Функции новых информационных технологий
| Номер функции
|
Функция
|
| 1 |
2 |
| 1 |
Общая обработка документов, их верификация и оформление |
| 2 |
Локальное хранение документов |
| 3 |
Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом |
| 4 |
Поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места |
| 5 |
Электронная почта |
| 6 |
Персональная обработка данных |
| 7 |
Составление, воспроизведение и полиграфическое |
| размножение документов |
|
| 8 |
Объединение электронной и вербальной коммуникации |
| 9 |
Обмен информацией между базами данных |
| 10 |
Ввод данных или форм |
| 11 |
Ведение персональных баз данных |
| 12 |
Генерация отчетов по обработке данных |
| 13 |
Управление ресурсами |
| 14 |
Контроль исполнения |
| 15 |
Управление личным временем |
| 16 |
Контроль автоматической корреспонденции |
| 17 |
Поддержка технического и профессионального инструктажа |
| служащих |
|
| 18 |
Передача данных |
| 19 |
Обеспечение разнообразия в наглядном представлении |
| материала |
|
| 20 |
Обеспечение стилистического качества документов |
| 21 |
Моделирование решений и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений |
| 22 |
Автоматизированное обучение |
| 23 |
Служба консультаций |
| 24 |
Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест |
| 25 |
Обмен локальной и персонализированной информацией |
| 26 |
Служба видеотекста |
| 27 |
Обмен и интеграция программных средств |
| 28 |
Перенос документов с одного носителя на другой |
| 29 |
Полиграфическое оформление документа |
| 30 |
Телефонные и телевизионные совещания |
| 31 |
Групповой контакт через терминалы |
[1]
См. Советский энциклопедический словарь / Гл. Ред. А. М. Прохоров. - 3-е изд. - М.: Советская энциклопедия, 1985, стр. 498.
[2]
Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. -3-е изд., доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. с.211.
[3]
Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология - миллионные прибыли: Пер. с англ. - М.: Экономика, 2003. с.119.
[4]
Планкетт Л., Выработка и принятие управленческих решений, М. 1999. с.124.
[5]
См. Зурковски П. Информационный бизнес: взгляд изнутри. // Мировая экономика и международные отношения. №8, 1990, стр. 96.
[6]
Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. -3-е изд., доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. с.215.