Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Филиал в г. Калуге

Курсовая работа

Тема: «Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности»

Исполнил
: студентка 3 курса

заочной формы обучения

Вечная Анна Александровна

Проверил:
Пилипчак Ю.В.

Калуга 2008 г.

Содержание

Введение

Глава 1. Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений

1.1 Автоматизированные информационные технологии, применяемые в управлении организацией

1.2 Формирование системы поддержки принятия решений

1.3 Методы и организация создания информационных систем и информационных технологий в управлении организацией

Глава 2. Анализ информационной системы типографии «Мистер Принт»

2.1 Организационно-экономическая характеристика типографии «Мистер Принт»

2.2 Оценка информационной системы, технических и программных ресурсов

Глава 3. Формирование внутрифирменной информационной сети

3.1 Описание коммуникаций и информационных потоков организации

3.2 Рекомендации по формированию внутрифирменной управленческой информационной системы

Заключение

Литература

Приложение

Введение

Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в том числе научную, техническую и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Автоматизированная информационная технология представляет собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Автоматизированное рабочее место специалиста – это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область, и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами.[6] Продуктом труда работников управления являются решения, документы, действия, посредством которых принимаются и осуществляются важные стратегические решения, даются распоряжения и создаются необходимые для предприятия документы. Начальным и конечным пунктом работы менеджера является информация и различные справочные материалы. Посредством различной техники начальные исходные данные обрабатываются и превращаются в составляющие нужной конечной информации.

Все вышесказанное убедительно доказывает актуальность изучения этой темы. Целью работы является изучение теоретических основ информационных технологий обеспечения управленческой деятельности, рассмотрение на конкретном примере основных наиболее значимых достижений информационной технологии в сфере управления организацией. Для достижения поставленной цели, были поставлены следующие основные задачи:

1. Проведение анализа организационно-экономических показателей типографии «Мистер Принт»

2. Проведение анализа информационной системы, технических и программных ресурсов типографии.

3. Проведение анализа коммуникаций и информационных потоков типографии «Мистер Принт»

4. Составление на основе анализа рекомендаций по формированию внутрифирменной управленческой информационной системы.

Предметом исследования данной курсовой работы являются информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, а объектом исследования будет являться сама типография «Мистер Принт». Теоретической основой написания дипломной работы послужили труды отечественных и зарубежных авторов области информационных технологий, информационных технологий в менеджменте, а также в области систем принятия решений. Аналитической основой работы являются внутренние документы типографии (приказы, отчеты, устав). Методологической основой в процессе написания курсовой работы являлось использование совокупности различных методов, таких как: монографический, аналитический, расчетный, дедуктивный.

Данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений. Общий объем работы 40 стр. Курсовая работа иллюстрирована рисунками, таблицами, приложением. Список используемой литературы включает в себя 20 источников.

Глава 1. Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений

1.1 Автоматизированные информационные технологии, применяемые в управлении организацией

Обоснованность и профессиональный уровень принимаемых решений определяет эффективность деятельности фирмы. Необходимость учета при принятии управленческих решений большого количества политических, экономических, социальных, юридических и моральных факторов значительно усложняет задачу выбора правильного варианта решения. В первую очередь, это связано с необходимостью сбора необходимой для принятия решения информации. В этом отношении существенную помощь руководителю оказывают современные информационные технологии. Информационная технология
— процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).[7]

Цель информационной технологии
— производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие появления нового понятия - автоматизированная
информационная технология

Автоматизированная информационная технология
— совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи.

Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

· обеспечивать высокую степень разделения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

· включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

· иметь регулярный характер.

Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “ электронную почту”. К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;

2. электронные пишущие машинки;

3. текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);

4. копировальные машины;

5. коммуникационные средства, телефонную технику;

6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7. средства для обмена информацией — “электронная почта”;

8. видеоинформационные системы;

9. локальные компьютерные сети;

10. интегрированные сети учреждений.

Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

· степень централизации технологического процесса;

· тип предметной области;

· степень охвата задач управления;

· класс реализуемых технологических операций;

· тип пользовательского интерфейса;

· способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса
ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии.

Централизованные технологии
характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта проводятся в центре обработки ИТ — центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

Децентрализованные технологии
основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Комбинированные технологии
характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет
функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, которые решаются с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По классам реализуемых технологических операций
ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса
автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной ИТ.

Способ построения сети
зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации.

1.2 Формирование системы поддержки принятия решений

Основу любой управленческой деятельности составляют решения, принимаемые органами управления на единоличной или коллегиальной основе и направленные на достижение определенных целей

Для обеспечения необходимой эффективности (сроков, обоснованности, трудоемкости, стоимости) формирования и принятия управленческих решений служат Системы поддержки принятия решений (СППР).

Системы поддержки принятия решений - одно из направлений развития информационных технологий, использующее оборудование, программное обеспечение, данные, базу моделей и труд менеджера с целью поддержки всех стадий принятия решений непосредственными пользователями-менеджерами в процессе аналитического моделирования на основе предоставленного набора технологий. [12]

Принятие управленческих решений
- особый вид целенаправленной деятельности, заключающийся в выборе одной из имеющихся альтернатив. Под альтернативами в задачах управления обычно понимаются соответствующие направления действий, оцениваемые с точки зрения их вклада в достижение поставленных целей Понятия "альтернатива" и "вариант управленческого решения" тождественны. Важнейшими компонентами процесса принятия решений (выбора из множества альтернатив) являются:

· задача (проблема) управления, подлежащая решению;

· одна или несколько целей, на достижение которых направлены рассматриваемые альтернативы;

· множество альтернатив, среди которых производится выбор;

· осуществляющий выбор элемент - лицо, принимающее решение (ЛПР), или коллективный орган, который решает задачу управления.

В настоящее время разработано большое количество методов оказания помощи лицу, принимающему решение (ЛПР), при выборе альтернативы. Исходя из изложенных принципов поддержки решений, представляется целесообразным определить три класса СППР в зависимости от сложности решаемых задач и областей применения.

СППР первого класса, обладающие наибольшими функциональными возможностями, предназначены для применения в органах государственного управления высшего уровня (администрация президента, министерства) и органах управления больших компаний (совет директоров корпорации) при планировании крупных комплексных целевых программ для обоснования решений относительно включения в программу различных политических, социальных или экономических мероприятий и распределения между ними ресурсов на основе оценки их влияния на достижение основной цели программы. СППР этого класса являются системами коллективного пользования, базы знаний которых формируются многими экспертами - специалистами в различных областях знаний.

СППР второго класса являются системами индивидуального пользования, базы знаний которых формируются непосредственным пользователем. Они предназначены для использования государственными служащими среднего ранга, а также руководителями малых и средних фирм для решения оперативных задач управления.

СППР третьего класса являются системами индивидуального пользования, адаптирующимися к опыту пользователя. Они предназначены для решения часто встречающихся прикладных задач системного анализа и управления (например, выбор субъекта кредитования, выбор исполнителя работы, назначение на должность и пр.). Такие системы обеспечивают получение решения текущей задачи на основе информации о результатах практического использования решений этой же задачи, принятых в прошлом. Кроме того, системы этого класса предназначены для использования в торговых предприятиях, торгующих дорогими товарами длительного пользования, в качестве средства «интеллектуальной рекламы», позволяющего покупателю выбрать товар на основе своего опыта применения товаров аналогичного назначения.[13]

Компоненты СППР

СППР являются основной категорией управленческих информационных систем, которые поддерживают менеджеров в процессе принятия неструктурированных и полуструктурированных решений. В СППР используются аналитические модели, специализированные базы данных, интерактивный процесс моделирования решения на компьютере, а также субъективные суждения пользователя. Иными словами СППР - это мобильные уникальные, зачастую разовые сложные системы, которые управляются и контролируются менеджерами, использующими их для принятия специфических решений. Основными компонентами СППР являются: оборудование, программное обеспечение, данные, модели и труд менеджера.

В состав оборудования СППР входят рабочие станции с телекоммуникационными возможностями для обеспечения доступа к другим ресурсам.

Специфическое программное обеспечение СППР называют СППР-генераторами. Электронные таблицы относят к ограниченным СППР-генераторам, специализированные генераторы - к развитым. Они включают программные модули управления базами данных, моделями и диалогами. Модуль управления базами данных на основе возможностей СУБД обеспечивает создание, запрос, консолидацию и поддержку базы данных СППР. Модуль управления моделями обеспечивает построение и манипулирование моделями (пакетами моделирования из состава электронных таблиц, а также специально написанными программами). Модуль управления диалогом обеспечивает созданные через команды, меню, запросы, подсказки, пиктограммы, отчеты, графики. Характерной отличительной чертой и важной составной частью СППР является использование базы моделей для поддержки решений. Кибернетика предоставляет различным наукам метод упрощения и анализа реальности с помощью построения моделей. Модели - это упрощенные абстракции реальных основных элементов системы и их отношений, существенных для принятия решения. Наряду со сферами науки и техники, в сфере менеджмента и бизнеса также широко применяются специальные модели в качестве простого способа анализа и формализации деловых проблем. Обычно эти модели имеют табличный (матричный), математический или графический вид.

Использование базы моделей существенно отличает СППР от отчетных информационных систем. База моделей для СППР - это, прежде всего специально организованный набор математических моделей (общецелевых и специфических).

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

1.3 Методы и организация создания информационных систем и информационных технологий в управлении организацией

Для наиболее эффективного управления работой предприятия необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации. Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

Информационная система управления
— совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.[8]

Главной целью создания автоматизированной информационной системы в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

В связи с этим информационная система организации должна выполнять следующие функции:

o ·определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

o ·определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

o ·централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

o ·определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение дисков, дискет, бумаги и пр.);

o ·обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

o ·разработка программных средств, прикладных программ.

Существуют различные подходы к классификации информационных систем. Но наиболее распространенными являются деления ИС по видам выполняемых работ и по типу пользовательского интерфейса.

Классификация информационных систем по виду выполняемых работ: (см. Схема 2. в приложении)

Командный интерфейс
- самый простой. Он обеспечивает выдачу на экран системного приглашения для ввода команд.

WIMP-интерфейс
расшифровывается как Windows(окно) Image(образ) Menu(меню) Pointer(указатель). На экране высвечивается окно, содержащее образы программ и меню действий.

SILK -интерфейс
расшифровывается как Speach(речь) Image(образ) Language(язык) Knowledge(знание). При использовании такого интерфейса на экране по речевой команде происходит перемещение от одних поисковых

Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. В настоящее время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в т.н. локальные вычислительные сети, однако такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения. Кроме того, к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами.

В самом обобщенном виде информационная система
- это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

1.уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

2.люди и существующая в организации культура.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных ИС. И наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология, развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

Информационная технология (ИТ)
— процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Информационные технологии управления.
Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех руководителей, имеющих дело с принятием решений. Она необходима на любом уровне управления.

ИТ управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей руководителей различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления частью.

Основная цель автоматизированной информационной технологии
— получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные ИС для ИТ — это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных.

Глава 2. Анализ информационной системы типографии «Мистер Принт»

2.1 Организационно-экономическая характеристика компании

Типография «Мистер Принт» является организацией, объединяющей подразделения, осуществляющие планирование издательской деятельности, редактирование представленных к изданию материалов, их полиграфическое исполнение, реализацию и сбыт готовой продукции.

Типография «Мистер принт» относится к числу организаций рекламно-полиграфической и сувенирной направленности, предлагающих широкий спектр услуг, занимающихся производством рекламой продукции и предоставлением типографских услуг. Форма собственности частная.

Основным видом деятельности является производство рекламно-полиграфической продукции: листовки, буклеты, пластиковые карты, конверты, визитки, сувенирная продукция, этикетки, а также изготовление наружной рекламы: баннеры, штендеры, вывески, растяжки и проч.

Физический адрес: г. Калуга ул. Ленина, 100

Юридический адрес: г. Калуга ул. Ленина, 100

Тел.: (4842) 78-77-77

Web-сайт: www. mr_print.kaluga.com.

Организационная структура управления предприятия линейно-функциональная. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность.

В структуру организации входят (рис. 1):

- редакционно-издательский отдел;

- типография;

- отдел снабжения и сбыта (реализации);

- бухгалтерия;

См Схема.1. Организационная структура типографии «Мистер Принт»

Непосредственное руководство издательством осуществляет его директор, отвечающий за результаты его деятельности.

Основными обязанностями директора издательства являются:

- выработка организационных, информационных и нормативных документов по издательскому делу;

- оснащение типографии полиграфическим оборудованием и содержание его в эксплуатационном режиме;

- организация технологического процесса издания полиграфической продукции;

- участие в формировании плана издания;

- подбор, расстановка и обучение кадров типографии;

- осуществление экономически выгодного производства и сбыта изданий, реализация печатной продукции;

- обеспечение выполнения требований по охране труда, техники безопасности и противопожарной безопасности;

- получение соответствующих лицензий на деятельность;

- организация бухгалтерского учета, учета эксплуатации оборудования;

- представление установленных отчетов.

Обязанности редакционно-издательского отдела:

- готовит материалы по плану издания;

- осуществляет редакционную подготовку издаваемой литературы;

- проводит методическую работу по вопросам изданий материалов;

- передает все необходимые сведения по отредактированным материалам бухгалтеру для составления калькуляции стоимости и формирования цены издаваемой продукции;

- ведет учет своей работы.

Типография - основное производственное подразделение организации, обязано обеспечить высокий уровень полиграфического исполнения издаваемой продукции и выпуск ее в нормативные сроки. Типография несет ответственность за эксплуатационный режим вверенного оборудования, его сохранность, и соблюдение издательского режима и учета производственной продукции. Типография производит только ту полиграфическую продукцию, которая получила оформление в редакционно-издательском отделе, стоимость и цену в бухгалтерии.

Бухгалтер издательства осуществляет бухгалтерский учет денежных и материальных средств, калькуляцию стоимости издаваемой продукции.

Отдел снабжения и сбыта (реализации) обеспечивает снабжение расходными и специальными эксплуатационными материалами типографскую деятельность, приобретает основные средства, запасные части и бумагу. Учет сбыта полиграфической продукции отдел осуществляет непосредственно через бухгалтера типографии. Отдел осуществляет маркетинг рынка печатной продукции и готовит свои предложения в план изданий и в бизнес-план типографии. Основные экономические показатели типографии «Мистер Принт» за 2006 – 2007 гг. представлены в табл. 1.

Таблица 1 Экономические показатели типографии «Мистер Принт» за 2006 – 2007 гг.

Как показывают данные табл. 1, объем товарооборота за 2006-2007гг. вырос на 5062 тыс.руб. или на 25 %. Ростом товарооборота потребовал повышения производительности труда на 158,2 тыс.руб./чел. Однодневный товарооборот предприятия увеличился на 14 тыс. руб.

Издержки обращения растут медленнее, чем товарооборот предприятия – только на 15 %. За счет этого уровень издержек обращения сократился в 2007г. по сравнению с 2006г. на 8 %.