Содержание
Введение
Глава 1
§1 Общее ознакомление с правовой и кадровой службой. Полномочия кадровой службы.
§2 Личная карточка работника
Глава II
§1. Коллективный договор
§2. Трудовой договор
2.1. Приказ о приеме работника на работу
2.2. Трудовая книжка работника
2.3. Приказ о переводе работника на другую работу
2.4. Приказ о прекращении действия трудового договора с работником
Глава III
§1. Рабочее время и время отдыха
1.1. Приказ о направлении работника в командировку
1.2. Командировочное удостоверение
1.3. Приказ о предоставлении отпуска работнику
1.4. График отпусков
1.5. Табель учета рабочего времени
1.6. Штатное расписание
§2. Формирование дел
§3. Подготовка документов отдела кадров для архивного хранения.
Заключение
Список литературы
Введение
Я прохожу производственную практику в отделе кадров ФГОУ СПО «Челябинского юридического техникума».
Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации.
Организации большое значение должны придавать оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями организаций (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия). В результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов.
Ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора, приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.
Таким образом, основными задачами при прохождении практики являются:
1. Ознакомление с организацией справочно-кодификационной работы в отделе кадров
2. Изучение способов формирования, хранения, учета и использование законодательных и нормативно-правовых актов, регламентирующих работу отдела кадров
3. Ознакомление с локальными нормативными актами организации
4. Изучение функций отдела кадров, в которые входит:
- Учет, обработка, хранение и защита персональных данных работников в организации
- Учет и движение персонала организации
- Учет рабочего времени в организации
- Контроль соблюдения дисциплины труда в организации
- Обучение работников организации
5. Ознакомление с правилами подготовки дел к передаче в архив, с правилами хранения архивных дел.
Глава 1
§1 Общее ознакомление с правовой и кадровой службой. Полномочия кадровой службы
По общему правилу в каждой организации должна быть создана кадровая служба в форме самостоятельного структурного подразделения. Название кадровой службы может быть различным, например, отдел кадров, или, как в ФГОУ СПО «Челябинский юридический техникум» «Правовая и кадровая служба».
Если в организации работает небольшое количество работников, то кадровая служба как отдельное структурное подразделение может и не создаваться, а вводится ставка специалиста или инспектора по кадрам. Также полномочия кадровой службы могут возлагаться на одного из работников организации.
Специалист по кадрам подчиняется начальнику отдела кадров, а начальник отдела кадров непосредственно подчиняется директору ФГОУ СПО «Челябинского юридического техникума». Специалист по кадрам исполняет определенные должностные обязанности, а также должен обладать определенными знаниями.
Должностные обязанности специалиста по кадрам:
1. выполняет работу по комплектованию техникума кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации
2. принимает участие в работе по подбору, отбору и расстановки кадров
3. проводит изучение и анализ:
- должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала техникума и его подразделений
- установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников
- результатов аттестации работников и оценки деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах
- подготовки предложений по замещению и созданию резерва на выдвижение
4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребностей в кадрах, установление и поддержание прямых связей с учебными заведениями, контактов с техникумами аналогичного профиля
5. Информирует работников техникума об имеющихся вакансиях
6. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду
7. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности
8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения
9. Принимает участие в техникуме: работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений
10. Анализирует состояние трудовой дисциплины, и выполнение работниками техникума правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
11. Контролирует:
- своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников
- выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников
- соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек
- подготовку документов для установления льгот и компенсаций
- оформление пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале техникума
12. Составляет установленную отчетность
Специалист по кадрам должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
- трудовое законодательство;
- структуру и штаты техникума, его профиль, специализацию и перспективы развития;
- порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
- источники обеспечения техникума кадрами;
- положение о проведении аттестации и квалификационных испытаний;
- порядок избрания (назначения) на должность;
- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
- порядок формирования и ведения банка данных о персонале техникума;
- порядок составления отчетности по кадрам;
- основы психологии и социологии труда;
- основы экономики, техники труда и управления;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- правила и нормы охраны труда.
Полномочия кадровой службы:
1. оформление приема, перевода и увольнения работников
2. оформление, хранение и выдача трудовых книжек
3. учет личного состава работников, в том числе ведение личных дел
4. оформление личных карточек по форме Т-2
5. оформление документов для назначения пенсии
6. подготовка документов для награждения и поощрения
7. организация и проведение аттестации
8. проведение работы с образовательными учреждениями по подготовке специалистов и повышению квалификации
9. ведение установленной отчетности и предоставление ее в соответствующие органы
Кадровая служба ведет следующие учетные документы:
a) Книгу регистрации приказов по личному составу
b) Книгу регистрации трудовых договоров
c) Книгу регистрации личных дел
d) Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
§2 Личная карточка работника
Личная карточка работника (форма Т-2), заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:
- Приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1);
- Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- Трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
- Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- Документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- Документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В 1 п. указываются фамилия, имя, отчество.
Во 2 и 3 п. дата рождения, место рождения.
В 4 п. гражданство.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем»
В 6,7 п. указывается образование и профессия работника.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов (8п.)
Также указываются:
- Семейное положение (9, 10 п.)
- Паспортные данные (11 п.)
- Адрес места жительства (12 п.)
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
- Военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
- Удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
- п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
- п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
- п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
- п.5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
- п.7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
- п. 1 "Категория запаса",
- п.2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
- п. 3 "Состав (профиль)",
- п.4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
- п. 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
Глава II
§1. Коллективный договор
Коллективный договор - это нормативно - правовой акт, регулирующий социально - трудовые отношения в организации и заключаемый работниками организации, филиала и работодателем в лице их представителя.
Коллективный договор ФГОУ СПО «Челябинский юридический техникум» был принят на общем собрании трудового коллектива юридического техникума 12 ноября 2002 года. Он разрабатывался в процессе коллективных переговоров и равноправных обсуждений его условий и содержания в точном соответствии с законом.
Участники договора и их полномочия
Участниками Коллективного договора являются работники ГОУ «Челябинский юридический техникум» в лице профессионального союза работников государственных учреждений, именуемого в дальнейшем «Профсоюз», с одной стороны и администрация ГОУ «Челябинский юридический техникум», именуемая в дальнейшем «Работодатель», с другой стороны.
Работодатель признает профессиональный союз полномочным представителем трудового коллектива при ведении коллективных переговоров по вопросам регулирования трудовых отношений в ГОУ «Челябинский юридический техникум», в том числе и при заключении коллективного договора.
Профсоюз представляет интересы работников ГОУ «Челябинский юридический техникум» при проведении коллективных переговоров, заключении и изменении трудового договора, осуществлении контроля за его исполнением.
С целью соблюдения прав всех членов трудового коллектива, Профсоюз, представляя их интересы, обязан принимать во внимание мнение работников всех структурных подразделений.
От имени Работодателя Коллективный договор подписывает директор ГОУ «Челябинский юридический техникум».
От имени Профсоюза Коллективный договор подписывает председатель профсоюзного комитета ГОУ «Челябинский юридический техникум»
Срок действия договора
Договор вступает в силу со дня его подписания Участниками и действует до 1 января 2009 года. По истечении установленного срока Договор действует до тех пор, пока стороны не заключат новый или не изменят действующий.
В случае заключения нового коллективного Договора до 1 января 2009 года действие настоящего Договора прекращается с момента вступления в силу нового Договора.
Изменения и дополнения условий Договора вносятся по соглашению сторон.
Общие вопросы и сфера действия, договора.
1. Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в ФГОУ СПО «Челябинский юридический техникум», и заключаемый между Профсоюзом и Работодателем, закрепляет права и обязанности его участников, а также ответственность сторон за невыполнение его условий.
Договор признает первоочередной обязанность Работодателя и Профсоюза всецело способствовать выполнению задач юридического техникума, повышению качества и профессионального уровня обучения студентов и предоставлению социальных и экономических гарантий для каждого работника.
2. Действие Договора распространяется на всех работников техникума, включая тех, которые приняты на работу после заключения договора, а также пенсионеров, ушедших на пенсию в соответствии с пунктом 9 настоящего Договора.
3. В период действия Договора Профсоюз обязуется не объявлять и предотвращать забастовки и другие действия, направленные во вред Работодателю, по поводу условий, включенных в Договор, при условии выполнения их Работодателем.
4. Любая из сторон, подписавших Коллективный договор, вправе вносить предложения о внесении в него изменений и дополнений, которые не создают препятствий для выполнения уже принятых сторонами обязательств. Эти предложения могут быть приняты только по взаимному согласию сторон.
5. Изменения законодательства, влекущие недействительность отдельных положений Договора, а также изменение формы собственности, ведомственной принадлежности или наименования техникума, не влекут недействительность настоящего Договора и прекращение его действия.
6. Профсоюз оказывает помощь Работодателю в обеспечении нормального функционирования техникума, соблюдении работниками трудовой дисциплины, правил охраны труда и техники безопасности.
7. Вопросы, не оговоренные в настоящем Договоре,
регулируются в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ.
8. Все приложения к Договору, оговоренные в нем, являются его неотъемлемыми частями.
9. К пенсионерам, ушедшим на пенсию из юридического техникума, относятся неработающие пенсионеры по возрасту или по инвалидности, расторгнувшие трудовой договор с техникумом на основании ст. 81 п.п. 1, 2, 4, а также ст. 80 (в связи с выходом на пенсию) ТК РФ.
Найм и увольнение работников. Гарантии занятости.
1. При приеме на работу и заключении трудового договора (контракта) Работодатель руководствуется нормами трудового законодательства РФ.
Работодатель обязан заключать с работниками индивидуальные трудовые договоры (контракты), включающие в качестве обязательных условий трудовую функцию, место работы, срок, время преступления к работе, а также дополнительные условия, определяемые сторонами.
До оформления трудового договора (контракта) работник должен быть ознакомлен с Правилами внутреннего распорядка, расписанием занятий и настоящим Договором.
2. Порядок расторжения трудового договора (контракта) регламентируется трудовым законодательством РФ.
Работодатель при увольнении имеет право требовать от работника заполнения обходного листа в целях обеспечения сохранности материальных ценностей и книжного фонда техникума.
Сокращение численности и высвобождение работников согласовывается с Профсоюзом в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.
3. Изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон - любая из сторон может выступить с инициативой изменения условий.
4. Работодатель обязуется обеспечить полную занятость работающих в техникуме в соответствии с их профессией, квалификацией и трудовым договором (контрактом).
5. Работодатель обязуется всемерно содействовать повышению квалификации работников, их обучению и переобучению, предоставлять гарантии и льготы, предусмотренные трудовым законодательством для лиц, совмещающих работу с обучением, без ущерба для основной производственной деятельности.
Рабочее время и время, отдыха
Для всех работников, как с нормальной, так и с сокращенной продолжительностью рабочего времени, график работы должен обеспечивать годовой баланс рабочего времени.
В соответствии с действующим законодательством продолжительность рабочего времени устанавливается:
· для хозяйственно-обслуживающего персонала - 40 часов в неделю (8 часовой рабочий день);
· для вахтеров и дежурных по общежитию устанавливается сменный режим работы:
для вахтеров продолжительность смены 12 часов;
для дежурных по общежитию продолжительность смены 24 часа;
· для аппарата управления - 36 часов в неделю;
· для педагогического состава устанавливается суммарный учет рабочего времени, при этом ежемесячная оплата труда производится из расчета 1/10 части годовой тарификации,
Общий режим работы техникума - 6-ти дневная рабочая неделя с одним выходным днем.
Для административного и хозяйственно-обслуживающего персонала - 5-ти дневная рабочая неделя с двумя выходными днями: суббота, воскресенье. Вахтеры и дежурные по общежитию работают по графикам, составляемым непосредственными руководителями. Режим работы преподавательского состава устанавливается расписанием занятий.
Привлечение отдельных работников к работе в выходные допускается только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, с разрешения выборного профсоюзного органа. Работа в выходной день компенсируется по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме, но не менее чем в двойном размере.
Всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением рабочего места (должности) и среднего заработка. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.
Первоочередное право на получение отпуска в летнее или другое удобное для них время предоставляется работающим женщинам,
имеющим двух и более детей в возрасте до 12 лет, работникам моложе 18 лет (продолжительность не менее 31 календарного дня), работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях начального, среднего и высшего профессионального образования.
Порядок предоставления отпуска регулируется Графиком отпусков, который составляется с условием обеспечения нормальной работы техникума, согласовывается с профсоюзным комитетом и доводится до сведения работников не позднее 1 февраля каждого года.
Ежегодный оплачиваемый отпуск учебно-методическому и преподавательскому персоналу предоставляется, как правило, в период летних каникул. Продолжительность отпуска устанавливается Постановлением Правительства РФ от 13.09.1994. г. «Об отпусках работников образовательных учреждений и педагогических работников других учреждений, предприятий, организаций».
Ежегодный отпуск должен быть перенесен или продлен при временной нетрудоспособности работника, при выполнении государственных или общественных обязанностей, в других случаях, предусмотренных законодательством. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы техникума, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.
Не допускается не предоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд, а также не предоставление отпуска работникам моложе 18 лет.
Замена отпуска денежной компенсацией не допускается, кроме случаев увольнения работника, не использовавшего отпуск.
Ежегодные дополнительные отпуска предоставляются работникам с ненормированным рабочим днем продолжительностью:
- заместителям директора, главному бухгалтеру - до 12 календарных дней;
- водителям легковых автомобилей, обслуживающим аппарат техникума - до 12 рабочих дней.
- заведующей канцелярией - до 12 рабочих дней;
Список работников, имеющих право на данный отпуск, может быть уточнен директором по согласованию с профсоюзным
комитетом, но при этом данный перечень не подлежит расширительному толкованию
Дополнительный отпуск присоединяется к основному отпуску. Оплата дополнительных отпусков производится за счет экономии фонда оплаты труда.
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению, с разрешения администрации техникума, может быть предоставлен кратковременный отпуск без сохранения заработной платы. Не может быть отказано в предоставлении такого отпуска в следующих случаях:
- при бракосочетании - до 5 дней;
- при рождении ребенка (для отца) - до 5 дней;
- в случае смерти лиц, состоящих с работником в родственных отношениях - до 5 дней;
- а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством.
В необходимых случаях по соглашению сторон этот отпуск может быть отработан в последующий период, исходя из условий и возможностей техникума.
Оплата труда
Источником оплаты труда и предоставления гарантий социальной защищенности работников являются бюджетные ассигнования и внебюджетные средства.
Оплата труда каждого работника зависит от его личного трудового вклада, качества труда и максимальным размером не ограничивается. Минимальный размер месячной оплаты труда не может быть ниже установленного Федеральным законом.
Размер оплаты труда преподавательского состава устанавливается в соответствии с Единой тарифной сеткой работников бюджетной сферы.
С учетом методической работы, а также проведения внеклассных мероприятий и другой дополнительной работы трудовым соглашением устанавливается доплата к основной заработной плате за счет внебюджетных средств техникума. Размер доплат утверждается директором техникума по согласованию с Советом техникума.
В целях дифференцированной оценки количества и качества труда каждого работника администрация имеет право устанавливать надбавки и доплаты:
■ за руководство цикловой комиссией;
■ за классное руководство;
■ за сложность и высокие достижения в труде;
■ за применение в работе передовых методов организации труда;
■ за совмещение профессий;
■ за увеличение объема выполненных работ и др.
Оплата производится за счет экономии средств фонда заработной платы и внебюджетных средств на основании соответствующего Положения.
В случае направления работника в служебную командировку возмещению подлежат фактически произведенные расходы, при этом суточные оплачиваются не менее двукратного размера, установленного Министерством финансов РФ.
Заработная плата выплачивается работникам, 5-го и 20-го числа каждого месяца при наличии финансирования.
Заработная плата за дни отпуска выплачивается при наличии финансирования и внебюджетных средств. При увольнении, окончательный расчет по выплате заработной платы производится в день увольнения (день увольнения является рабочим днем).
Выплата дополнительной заработной платы осуществляется администрацией в соответствии с Положениями по ФОТ бюджетных и внебюджетных средств.
Охрана труда работников и трудовая дисциплина.
Работодатель принимает на себя обязанности:
■ Обеспечить безопасность при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, создать условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены.
■ Гарантировать работникам бесплатное оказание первой медицинской помощи в рабочее время, экстренную доставку в случае необходимости в лечебное учреждение.
■ Работников, нуждающихся по состоянию здоровья в предоставлении более легкой работы, Работодатель обязан перевести с их согласия на такую работу в соответствии с медицинским заключением временно или без ограничения срока.
При переводе по состоянию здоровья на более легкую работу за работником сохраняется прежний заработок в течение двух недель со дня перевода.
Работодатель несет в соответствии с законодательством материальную ответственность за ущерб, причиненный работникам увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением ими своих трудовых обязанностей. Порядок и размер ответственности Работодателя определяются в соответствии с ФЗ «Об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.98 г. № 125-ФЗ.
Запрещается привлекать к работе в ночное время, к сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни, направлять в командировку беременных женщин, женщин, имеющих детей до 3 лет (женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет, детей-инвалидов - до 16 лет могут привлекаться лишь с их согласия). Указанные гарантии распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.
Работодатель обязуется предоставлять другие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством для несовершеннолетних, работающих женщин и др.
В целях обеспечения нормальных условий труда и учебы для некурящих работников и студентов техникума курение в здании техникума запрещается.
Работники обязаны соблюдать инструкции по охране труда, а также установленные требования обращения с оборудованием, использовать по назначению выдаваемые средства индивидуальной защиты (спецодежда и др.)
Работники техникума обязаны:
> своевременно и точно исполнять распоряжения администрации;
> соблюдать требования по охране труда;
> соблюдать санитарно-гигиенические требования, ежегодно проходить медицинский осмотр;
> бережно относиться к имуществу техникума.
Социальное развитие трудового коллектива
Работодатель обеспечивает работу базы отдыха "Чайка" в летний период с целью оздоровления и отдыха сотрудников техникума и их семей. Стоимость путевки определяется администрацией техникума по согласованию с профсоюзным комитетом техникума. Работникам техникума, оказывающим помощь в подготовке базы к оздоровительному сезону, стоимость путевки уменьшается.
Гарантии прав профсоюза и профсоюзных работников.
Работодатель и администрация техникума соблюдает права Профсоюза и всемерно содействует его деятельности в соответствии с ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях
деятельности». Должностные лица, виновные в нарушении прав Профсоюза или препятствующие его законной деятельности и вмешивающиеся в его деятельность, структуру, несут ответственность в порядке, установленном законодательством.
Привлечение к дисциплинарной ответственности и увольнение по инициативе администрации работников, избранных в состав профсоюзных органов и не освобожденных от производственной работы, допускается помимо общего порядка лишь с предварительного согласия профсоюзного органа, членами которого они являются, а руководителя Профсоюза - райкома профсоюзов.
Увольнение по инициативе администрации без согласования с Профсоюзом лиц, избиравшихся в состав профсоюзных органов, не допускается в течение 2 лет после окончания срока их полномочий, кроме случаев ликвидации техникума или совершения работником виновных действий, за которые законодательством предусмотрена возможность увольнения.
Перевод указанных профсоюзных работников на другую работу по инициативе Работодателя не может производиться без предварительного согласия профсоюзного органа, членами которого они являются.
Медицинское и социальное страхование.
Все работники техникума подлежать обязательному государственному медицинскому и социальному страхованию в соответствии с действующим законодательством.
Работники техникума, а в соответствующих случаях и их семьи, обеспечиваются за счет средств государственного социального страхования:
■ пособиями по временной нетрудоспособности, а женщины, кроме того, пособиями по беременности и родам;
■ пособиями по случаю рождения ребенка;
■ пособиями по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет.
Средства государственного социального страхования используются также в установленном порядке на оплату санаторно-курортного лечения, отдыха и др. мероприятия.
Контроль за исполнением коллективного договора
Итоги и ход выполнения Коллективного договора проводятся на совместных заседаниях сторон.
Не реже 1 раза в год проводится отчетное собрание трудового коллектива, в ходе которого заслушивается отчет представителя администрации и представителя профсоюзного комитета о ходе выполнения Коллективного договора и итогах за прошедший год.
Ответственность за нарушение или невыполнение условий коллективного договора.
Каждая из сторон, подписавших Коллективный договор, признает ответственность за его реализацию в. пределах своих полномочий в соответствии с Законом «О коллективных договорах и соглашениях» и обязуется сотрудничать в выполнении включенных в Договор обязательств, разрешении возникающих проблем и конфликтов на принципах конструктивного согласия, социального партнерства и договоренностей.
Лица, представляющие Работодателя, уклоняющиеся от участия в переговорах по заключению, изменению или дополнению Коллективного договора или нарушившие срок ведения переговоров, а также виновные в нарушении или невыполнении обязательств по Коллективному договору подвергаются штрафу в размере до 50 минимальных размеров оплаты труда, налагаемому в судебном порядке.
Лица, представляющие Работодателя, виновные в непредставлении информации, необходимой для ведения коллективных переговоров и осуществлении контроля за соблюдением Коллективного договора, несут дисциплинарную ответственность или подвергаются штрафу в размере 50 минимальных размеров оплаты труда, налагаемому в судебном порядке.
§2. Трудовой договор
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать действующие на предприятии правила внутреннего трудового распорядка.
В трудовом договоре указываются:
· фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших договор;
· место работы (с указанием структурного подразделения);
· дата начала работы;
· наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
· права и обязанности работника;
· права и обязанности работодателя;
· характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
· режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
· условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
· виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческий и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя, а также иные условия.
Трудовые договоры могут заключаться:
1. на неопределенный срок
2. на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен федеральными законами.
Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
При заключении трудового договора работник предъявляет работодателю:
> паспорт и иной документ, удостоверяющий личность;
> трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
> страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
> документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
> документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
> справку с предыдущего места работы о заработной плате. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания
работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручения работодателя или его представителя.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается работодателем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии в кадровой службе, второй - у работника.
Заключенный трудовой договор регистрируется в «Книге регистрации трудовых договоров».
Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.
Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется.
Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручения работодателя или его представителя. В этом случае работодатель обязан заключить трудовой договор с работником в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического начала работы.
Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет.
кадровый служба трудовой договор работник
2.1 Приказ о приеме работника на работу
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу -
правовой акт, издаваемый руководителем организации, регламентирующий основные условия труда (должность, оплату труда, характер работы) поступающего работника.
Применяется для оформления и учета, принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняется форма N Т-1 - на одного работника.
Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются:
· наименование структурного подразделения
· должность (специальность, профессия)
· срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу
· условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
В приказе о приеме обязательными реквизитами, придающими ему юридическую с
Нумерация приказов по личному составу проводится в рамках календарного года. Приказ составляется кадровой службой в одном экземпляре, визируется руководителем структурного подразделения, в котором будет работать поступающий работник, юрисконсультом, главным бухгалтером, заместителем руководителя по работе с персоналом организации и подписывается руководителем организации.
Все приказы регистрируется в «Книге регистрации трудовых
Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит его подпись и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма ЫТ-54).
Приказы о приеме хранятся 75 лет.
2.2 Трудовая книжка работника
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил - военный билет.
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.
На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях.
Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.
Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек, подробно изложен в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».
В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся:
· сведения о работнике;
· сведения о работе;
· сведения о награждениях и поощрениях;
· сведения об открытиях.
При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике.
Указываются:
· фамилия, имя, отчество работника
· дата его рождения;
· образование;
· профессия или специальность.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей -подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).
Сведения о работе включают в себя:
- прием на работу
- перевод на другую постоянную работу
- увольнение
Раздел «Сведения о работе» представляют собой таблицу из 4-х граф:
графа 1 - № записи
графа 2 - дата (число, месяц, год)
графа 3 - сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);
графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).
Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.
Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
Если работник выходит на пенсию, то производится на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах.
Заполнение и подпись «Представления». Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.
В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе «Сведения о назначении пенсии». В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.
Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу регистрации трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется - приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.
Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
2.3. Приказ о переводе работника на другую работу
В соответствии с нормами трудового законодательства запрещается поручать работнику работу, не обусловленную трудовым договором, а изменение существенных условий трудового договора допускается только с согласия работника. Однако если по каким -либо причинам необходимо поручить работнику другую работу с изменением его трудовой функции или существенных условий трудового договора существует такая категория как перевод.
В трудовом законодательстве предусмотрено три вида переводов:
1. Перевод на другую работу или должность в той же организации. Этот перевод осуществляется с согласия работника и работодателя.
2. Перевод в другую местность вместе с организацией. Этот перевод осуществляется с согласия работника, а при отказе работника от такого перевода трудовой договор с ним прекращается по п.9 ст. 77 Трудового Кодекса РФ.
3. Перевод в другую организацию. Этот перевод осуществляется с согласия работника и двух работодателей.
Существуют также переводы обязательные для одной из сторон:
1. Перевод работника на более легкую работу по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением.
2. Перевод беременной женщины на работу исключающую воздействие вредных факторов.
3. Перевод на другую работу женщины, имеющей ребенка в возрасте до 1,5 лет.
4. Перевод по производственной необходимости.
Любой из вышеперечисленных переводов оформляется приказом (распоряжением) работодателя о переводе работника на другую работу по форме № Т-5.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5), применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.
Заполняется работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку.
Все приказы регистрируется в «Книге регистрации трудовых приказов».
В случае, если трудовой договор с работником не заключался и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется.
На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.
2.4 Приказ о прекращении действия трудового
договора с работником
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8), применяется для оформления и учета увольнения работника.
Составляется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Все приказы регистрируется в «Книге регистрации трудовых приказов».
В строке (графе) форм N Т-8 "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".
Глава
III
§1. Рабочее время и время отдыха
Рабочее время - время, в течении которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности , а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относится к рабочему времени.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Время отдыха - время, в течении которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
Видами времени отдыха являются.:
> перерывы в течении рабочего дня (смены);
> ежедневный (междусменный) отдых;
> выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
В техникуме в соответствии с законодательством нормальную и сокращенную продолжительность рабочего времени обеспечивает годовой баланс.
Устанавливается:
> для хозяйственно - обслуживающего персонала - 40 часов в неделю (8 часовой рабочий день);
> для аппарата управления - 36 часов в неделю;
> для педагогического состава устанавливается суммарный учет рабочего времени, при этом ежемесячная оплата труда производится из расчета 1/10 части годовой тарификации.
Общий режим работы техникума - шестидневная рабочая неделя
с одним выходным днем. Для административного и хозяйственно -обслуживающего персонала - пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями: суббота, воскресенье. Режим работы преподавательского состава устанавливаются расписанием занятий.
1.1 Приказ о направлении работника в командировку
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9), применяются для оформления и учета направления работника в командировку(и).
Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Все приказы регистрируется в «Книге регистрации трудовых приказов».
В приказе о направлении в командировку указываются:
- фамилия и инициалы
- структурное подразделение
- должность (специальность, профессия) командируемого
- цель
- время и место(а) командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
1.2 Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение (форма N Т-10) - является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт (ы) назначения и время убытия из него (них)).
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Кадровая служба, заполняя командировочное удостоверение, делает отметку о выбытии в журнале учета работников, выбывающих в командировки.
В журнале указывается:
> фамилия и должность командированного работника
> фамилия и должность лица, подписавшего командировочное удостоверение
> даты выбытия и прибытия
> подпись работника, подтверждающая получения удостоверения.
В каждой организации должен вестись раздельно журналы регистрации выбывающих и прибывающих командированных работников.
На основании приказа о направлении в командировку бухгалтером составляется смета расходов. Работник получает в кассе предприятия аванс на командировочные расходы по расходному кассовому ордеру.
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
1.3 Приказ о предоставлении отпуска работнику
Всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением рабочего места и среднего заработка.
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 28 календарных дней. Ежегодный оплачиваемый отпуск учебно-методическому составу предоставляется, как правило, в период летних каникул. Продолжительность отпуска устанавливается Постановлением Правительства РФ от 13.09.1994 года «Об отпусках работников образовательных учреждений и педагогических работников других учреждений, предприятий и организаций», как правило - 56 календарных дней.
Представление отпуска работникам оформляется приказом о предоставлении отпуска по форме № Т-6.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.
Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.
Все приказы регистрируется в «Книге регистрации трудовых приказов».
Основанием для издания приказа являются:
> заявление работника
> объяснительная и докладная записка
> справка
> график отпусков
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".
1.4 График отпусков
Порядок предоставления отпуска регулируется Графиком отпусков по форме № Т-7.
График отпусков (форма № Т-7), применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.
Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.
1.5 Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-13), применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.
Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени. Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом:
> листок нетрудоспособности
> справка о выполнении государственных или общественных обязанностей
> письменное предупреждение о простое
> заявление о совместительстве
> письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством.
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
в форме N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем
регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Форма N7-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. В табеле по форме N Т-13:
· при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
· при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники.
К таким реквизитам относятся:
· структурное подразделение
· фамилия, имя, отчество
· должность (специальность, профессия)
· табельный номер и т.п. – то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-13.
1.6 Штатное расписание
Штатное расписание (форма N Т-3), применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).
Штатное расписание содержит:
· перечень структурных подразделений
· наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации
· сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям)., по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6-8"Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
§2. Формирование дел
Формирование дел - называется группировка исполнительных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.
Правильное оформление дел необходимо:
- для оперативного поиска нужных документов;
- обеспечения сохранности документов, так как исключает возможность попадания важных документов в дела с второстепенными документами;
- облегчения проведения подготовки дел к сдаче в архив, так как не проводится переформирование дел;
- защиты персональных данных работников, так как они сосредоточены в определенных папках, подлежащих особому хранению.
За формирование дел отдела кадров отвечает специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя отдела.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатурой дел отдела кадров.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например: приказы, трудовые договоры, приказы и т.п.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
· в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
· документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
· документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
· документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
· в дело включается, как правило, один экземпляр документа;
· каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.п.);
· в дело формируются, как правило, документы одного года;
· в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики, проекты документов;
· документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, то есть только что исполненные документы будут подшиты в папку сверху (используется также расположение документов по алфавиту фамилий, порядковым номерам документов или в логической последовательности решения вопроса). Чтобы облегчить поиск нужных документов внутри дела составляется внутренняя опись дела.
Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т.п.)
Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.
При формировании дел используется скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов и на годовую подшивку документов, а также папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы (типа «Ьеуггг", "ОгапсГ, "Вапе1х" и т.п.) могут вестись на протяжении нескольких дел.
Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.
§3. Подготовка документов отдела кадров для архивного хранения
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия или уничтожить. Проведение такой работы называют научно-технической обработкой документов.
Научно-техническая обработка включает в себя весь комплекс работ по подготовки документов к сдаче в архив, включая экспертизу их ценности, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
С целью обеспечения сохранности документов и оперативного наведения справок в архивах Росархивом установлены правила подготовки и передачи дел на архивное хранение.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-5 человек.
Примерный состав экспертной комиссии:
- зам. директора
- ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров или бухгалтерии)
- секретарь-референт
Если на предприятии есть архив, то в состав комиссии входит архивист.
Главной задачей комиссии является проведение ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки, хранения которых истекли.
Первым этапом научно-технической обработки является определения наиболее подходящего времени для ее проведения. Если в организации очень напряженная пора авралов, подведение итогов, завершения срочных работ и т.п., то лучше перенести обработку на более спокойный период. Начало года или время отпусков, как правило, подходят лучше всего.
На заседании экспертной комиссии определяется место проведения научно-технической обработки. Комната или кабинет должны быть недоступны для посторонних посетителей, оборудованы средствами охранной сигнализации и находится в месте, удобном для сосредоточения документов структурных подразделений предприятия.
Экспертная комиссия решает вопрос определения хронологических рамок обрабатываемых документов.
Временные стоки хранения применяются всеми организациями, постоянный срок хранения применяется только теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры, то есть источниками комплектования архивов.
Другие организации хранят эти документы от 10 лет до ликвидации организации в соответствии с законодательством и необходимостью практического использования документов.
По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертной комиссией предприятия выносится самостоятельное решение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.
В зависимости от значимости документов устанавливается следующие сроки хранения.: 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет и постоянно. При истечении сроков хранения учитываются только годы. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы:
- документы, предназначенные для архивного хранения
- документы, подлежащие уничтожению
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве
К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся:
- приказы по личному составу
- личные карточки ф. Т-2
- личные дела
- книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги
- книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников
- книги учета выдачи трудовых книжек
- невостребованные трудовые книжки
- протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
· документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
· произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле;
· на наиболее важные документы (по личному составу или имеющие гриф ограничения доступа) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
· переплести дело или прошить его в 4 прокола;
· дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой и обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.
На документы отдела кадров, передаваемые в архив, составляется отдельная опись - опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись составляется, как правело, на документы одного года. В описи по личному составу дела располагаются в определенном порядке:
■ книги, журналы учета сотрудников (если она ведется)
■ приказы по личному составу
■ личные карточки и личные дела
■ невостребованные трудовые книжки
■ лицевые счета по заработной плате (берутся из бухгалтерии)
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем поставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
В период подготовки дел к передаче на хранения работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количество дел описи. Все выявленные при проверке недостатки экспертная комиссия обязана устранить.
Прием-передача дел в архивохранилище проводится членами экспертной комиссии и архивистом. Только после передачи документов в архив предприятию разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин, не менее чем тремя работниками предприятия.
Заключение
Пройдя практику в отделе кадров ФГОУ СПО «Челябинского юридического техникума», я выяснила, что качество ведения кадровой документации зависит от добросовестности руководителя и уполномоченных им лиц.
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж играют особую роль в жизни человека.
Трудно переоценивать важность безупречного оформления документов отдела кадров, правильного хранения и защиты персональных данный в них. Но, к сожалению, в настоящее время нет нормативного документа федерального уровня, в котором определялся бы единый подход к составу и правилам ведения и оформления кадровой документации. Если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции строгого и четкого ведения документов по личному составу, то в негосударственных организациях зачастую недооценивается роль кадровой документации, игнорируется необходимость составления отдельных видов документов, не учитываются требования контролирующих органов к документам по личному составу.
Сотрудники кадровой службы по роду своей деятельности имеют доступ к персональным данным работников предприятия и всегда должны помнить о неукоснительном выполнении требований по их защите.
Работники кадровых служб всегда должны сознавать свою ответственность перед трудовым коллективом и помнить, что за сухими буквами документов стоят живые люди.
Документы по личному составу должны быть также под пристальным вниманием инспекторов труда, архивных работников. Органы Федеральной инспекции труда действуют при каждом региональном департаменте по труду. Они вправе запрашивать у администрации предприятия любые документы, необходимые им для выполнения контрольных функций.
Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.
В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.
Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы
с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.
В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя - правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу.
Кроме прохождения производственной практики в отделе кадров я занималась оформлением зачетных книжек студентов III курса, готовила документацию к итоговым государственным экзаменам. Вся эта работа требовала внимания и усидчивости, скрупулезности.
За период прохождения практики я углубила свои знания по делопроизводству и трудовому праву, надеюсь, приобретенные на практике знания мне пригодятся и в последующем.
Список литературы
1. Конституция РФ. 1993 г.
2. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1-2.
3. Трудовой кодекс РФ. 2002 г.
4. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
5. постановление Совмина-Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их делопроизводства» от 03.03.1993 г. № 191
6. Основы законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах. Постановление Верховного Совета РФ от 07.07.1993 г. № 5342-1.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Государственная архивная служба России (Росархив). М., 1997
8. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
9. Закон Челябинской области об архивном фонде Челябинской области и архивах. Принят постановлением Челябинской областной Думы от 25.01.1996 г. № 363
10. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2002-152с.
11. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформления документов ГОСТ Р 6.30-2003. Дата введения - 01.07.2003 г.
12. М.Ю. Рогожин. Деловые документы в примерах и образцах. Новый ГОСТ Р 6.30-2003. М. МЦФЭР 2003.