Оглавление
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I. Процесс коммуникаций в организации как средство эффективного управления
1.1 Коммуникации: сущность и содержание
1.2 Совершенствование коммуникаций для эффективного управления и информационные технологии
ГЛАВА II. Эффективность коммуникаций на ОАО "АЗ УРАЛ"
2.1 Анализ коммуникационных процессов
2.2 Рекомендации по совершенствованию коммуникаций
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
Введение
Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.
Данная работа посвящена информации и коммуникациям — тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Актуальность представленной темы трудно переоценить. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.
Предметом изучения является влияние коммуникационных процессов на эффективность управления организацией.
Объектом является управление предприятием ОАО "АЗ УРАЛ".
Цель данной работы — изучить природу коммуникаций и выявить влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов на примере предприятия ОАО "АЗ УРАЛ".
В первой главе курсовой работы рассматривается теоретическая сторона процесса коммуникаций, вторая часть посвящена средствам коммуникации на предприятии.
Глава
I
. Процесс коммуникаций в организации как средство эффективного управления
1.1
Коммуникации: сущность и содержание
Понятие "коммуникация" прочно вошло в нашу повседневную жизнь. Чтобы лучше понять его значение рассмотрим несколько определений данного термина, которые нам предлагают такие ученые как, Адаир Д., Фатхутдинов Р.А., Мильнер Б.З.
Само слово "коммуникация" происходит от латинского глагола communicare: сообщать, участвовать, разделять. Этот глагол, в свою очередь, происходит от слова communis, которое переводится как "общий". Такое определение, к примеру, применялось к общественным землям, пользоваться которыми мог каждый. Таким образом, уже само происхождение слова коммуникация указывает на его широкое значение. И действительно, в самом начале термин коммуникация предполагал в том числе и обмен материальными объектами. С течением времени его использование ограничилось передачей нематериальных или абстрактных вещей, и именно в этом смысле мы используем его в наши дни [2, с. 507].
Коммуникация
— это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. [19,с .43]
Коммуникации
в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами [11,с.84].
Таким образом,теме нашего исследования в большей степени отвечает определение Мильнера Б.З., потому что оно рассматривается как часть организационного процесса.
Коммуникация состоит из следующих этапов (Приложение 1) [3, с.381]:
Этап отправления
. Тот, кто передает информацию, называется отправителем.
Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. За этим следует кодирование идеи.
Кодирование
— это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан.
Послание посредством передатчика
поступает в передающий канал,
доводящий его до заданного адресата. Отправленное послание обратно вернуть уже нельзя. В этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения
передаваемой информации и понимания ее значения. Канал выводит послание на приемник,
который фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается не состоявшимся. Тот, кого достигло и кому было адресовано послание, называется получателем.
Раскодирование
включает восприятие
(что получил) послания получателем, его интерпретацию
(как понял) и оценку
(что и как принял).
Обратная связь
— это термин, позаимствованный из электроники. Буквально он означает подачу на вход части выходного сигнала машины, системы или процесса. В более широком смысле обратная связь — это частичный возврат результатов процесса к его источнику. о значение, которое в настоящее время придается обратной связи, обусловлено представлением о коммуникации как о диалоге. [2, с.519]
При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.
Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях. [11, с.86]
Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. [4, с 195].
ВЫВОДЫ:
Этапы процесса коммуникации — разработка идеи, кодирование и выбор канала, передача и расшифровка. Обратная связь – это реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.
Коммуникационная сеть
— это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис. 1.2). В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения
между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами [3,с.385].
Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи
строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи
осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи
— это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление.
рис. 1.2
– Межличностная коммуникационная сеть руководителя группы в организации
Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности (Приложение № 2). В сетях типа "кружок" члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа "колесо" представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре "колеса", имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы.
Аналогичная картина наблюдается в сетях типа "Y". Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа "цепочка", в которых появляются горизонтальные связи — элемент децентрализации. "Всеканальные" сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем.
Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.
Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует "командного" подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.
Межуровневые коммуникации в организациях
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным управленческого уровня сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.
Помимо обмена по нисходящей организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.
Коммуникации руководитель - подчиненный
Мы рассматриваем этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.
Неформальные коммуникации.
Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами". [4, с.385]
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, "имиджа" организации на местном, общенациональном или международном уровне.
Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.
ВЫВОДЫ:
Совместная деятельность людей предполагает контакты между ними и обмен необходимой информацией. Только на этой основе люди, объединенные в организацию, могут достигать своих целей. Любая организация, в том числе и на уровне малой группы, обязательно имеет соответствующую систему коммуникаций (связей), которая обеспечивает обмен информацией между ее членами.
1.2
Совершенствование коммуникаций для эффективного управления и информационные технологии
Рассмотрим некоторые способы совершенствования информационного обмена в организации.
1) Регулирование информационных потоков.
Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.
2) Управленческие действия.
Руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.
3) Системы обратной связи.
Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников — еще один вариант системы обратной связи. [10, с. 152]
4) Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. [10, с. 153]
5) Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников.
6) Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах.
Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных причин возникновения проблем. [4, с 193]
Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - те, кто эффективен в коммуникациях.
Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. [11, с.84]
Для эффективного функционирования производственного коллектива необходимо наличие в нем систем как формальных, так и неформальных коммуникаций. Если организация обладает только системой формальных коммуникаций, процесс прохождения информации будет бюрократизироваться. Если же окажется превалирующей система неформальных коммуникаций, это приведет к распространению слухов и предположений, мешающих деятельности организации. Таким образом, нужен определенный баланс данных систем, оптимальное соотношение между ними.
Важной задачей управления производственными коллективами является обеспечение работников достаточным количеством информации, необходимой им для успешной производственной деятельности и хорошего самочувствия. Говоря о важности информированности каждого работника в системе управления, следует отметить, что его эффективной деятельности может мешать не только недостаток, но и избыток информации. Таким образом, важно обеспечивать работников оптимумом информации
[12, с.233].
Улучшение информированности в производственных коллективах возможно лишь на основе выявления информационных потребностей всех работников, независимо от их места в структуре управления. Отсюда следует, что определение оптимума социально-производственной информации в каждом конкретном случае должно быть результатом учета целей и потребностей как субъекта, так и объекта управления.
Информационные технологии
– это интеграция компьютеров, электроники и средств связи [4,с 212].
Мы употребляем выражение информационные технологии
(ИТ), включая в него не только компьютерные технологии (оборудование и программное обеспечение) для изготовления и хранения информации, но также и технологии связи для передачи информации.
Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Кроме того, электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных странах. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Появились компьютерные программы, обеспечивающие работу группы сотрудн
Управляющие ИТ также включают управление сетями, которые соединяют работников с другими географическими регионами, так как возможно общаться с поставщиками и клиентами через Интернет.
Информационная технология позволяет нам достичь следующих целей:
1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании).
2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).
Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).
ВЫВОДЫ:
Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия - семантики и восприятия, - представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
2. Эффективность коммуникаций на ОАО "АЗ УРАЛ"
коммуникация информационный сбор обратный связь
2.1 Анализ коммуникационных процессов
Открытое акционерное общество "Автомобильный завод "УРАЛ" основали в годы Великой Отечественной войны на базе эвакуированных цехов Московского автомобильного завода. 8 июля 1944 года с конвейера сошел первый уральский автомобиль ЗИС-5В. Этот день и стал днем рождения завода.
Сегодня на Миасском заводе города освоено серийное производство большегрузных автомобилей "Урал" с дизельным двигателем. За 65 лет существования автомобильный завод "УРАЛ" превратился в крупное предприятие машиностроения с высокоразвитой технологией производства, с современным оборудованием и квалифицированными кадрами автомобилестроиетелей.
С 2010 года ОАО АЗ "УРАЛ" вошел в состав "Группы ГАЗ".
"Группа ГАЗ" – лидер отечественного автопрома, крупный холдинг, который объединяет около 20 российских и зарубежных предприятий и производит беспрецедентно широкий спектр автомобильной техники.
Миссия
ОАО "АЗ УРАЛ" Группы ГАЗ: Производить автомобильную технику, гарантирующую нашему клиенту выгоду от приобретения, путем бескомпромиссного качества, надежности и безупречного сервиса, обеспеченных высочайшим профессионализмом сотрудников, своих партнеров-поставщиков и стремлением к совершенствованию наших процессов и продуктов.
Автомобильный завод "УРАЛ" является крупнейшим предприятием в нашем городе. На автозаводе трудится около 10 000 человек. Для эффективных коммуникаций и информированности такого количества персонала необходимо применение массовых методов. К ним относятся:
1) Печатное издание - заводская газета "Уральский автомобиль". Основное назначение издания — оперативное и объективное освещение жизни предприятия. Со страниц "Уральского автомобиля" автозаводчане и горожане узнают свежие заводские и городские новости, читают подробные материалы на самые актуальные темы.
2) Заводское радио – позволяет всем работникам предприятия быть в курсе последних событий, узнавать предстоящие мероприятия, передавать корпоративные объявления, а также дает возможность поздравить своих коллег с знаменательными датами.
З) Организованные доски объявлений в подразделениях; оформление аллеи почета.
Сильные стороны методов
• Наиболее дешевый способ доведения конкретной информации до большого количества людей;
• Оперативность (сообщения по радио, громкоговорителю);
• Минимальная вероятность того, что передаваемая информация не будет соответствовать действительности;
• Необходимое средство поддержки общения в среде руководства.
Слабые стороны
• Массовые методы не годятся для достижения понимания, потому что доске объявлений или письму нельзя задать вопрос. Теоретически, вопрос можно задать на массовом собрании; на практике же большинство людей избегают делать это на собрании, где присутствуют более 20 человек.
• Из того, что передаваемая информация соответствует действительности, не следует, что она будет воспринята правильно.
• Наиболее важные для понимания вопросы — те, которые отражаются на отдельном человеке или рабочей группе. Для этого необходимы дополнительные объяснения для каждой группы, а массовые методы затрагивают только общие аспекты.
4) все компьютеры на ОАО "АЗ УРАЛ" объединены в едином информационном пространстве домена – заводской локальной сети
Доменная почтовая система ОАО АЗ "УРАЛ" предназначена для безопасного обмена и передачи информации (документов, различных файлов) по заводской компьютерной сети.
80% информационных ресурсов предприятий сосредоточено в документах. По статистике:
- до 15% бумажных документов безвозвратно теряется;
- до 30% рабочего времени тратится на поиски;
- до 90% времени согласования документов приходится на "пролеживание"
Из чего можно сделать выводы:
1) "Бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием;
2) Необходимо целостная технология электронного (автоматизированного производства)
С целью решения вышеуказанной проблемы на предприятии ОАО АЗ "УРАЛ" разработана программа по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) Lotus.
Что дает безбумажное делопроизводство?
- Единую базу документов
- Значительное ускорение поиска и доставки документов
- Возможность реализации параллельной и последовательной обработки документа
- Значительное усиление контроля исполнения документов и поручений
- Снижение трудозатрат и ошибок, связанных с ручной обработкой организационно-распорядительной документации:
- Контроль операций с документом, разграничение доступа
- Экономия средств на бумагу
- Предотвращение потерь документов
- Повышение эффективности деловых процессов
Сотрудники организации, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их должностных обязанностей (Приложение 3).
Проект документа может быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.
Рассмотрим в качестве примера процесс согласования.
Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов: согласен, не согласен, особое мнение
Согласование может быть параллельным и последовательным.
При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно, инициатором процесса.
При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласование (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу).
После запуска процесса согласования в листе согласования появляется закладка Результаты. На ней отображается ход согласования: для каждого участника указываются имя, а также, если виза уже наложена, ее текст, дата и время визирования и значок . Щелкнув по нему, можно перейти на карточку визы и ознакомиться с материалами документа, в которые участник внес исправления.
Рис.2.1 – Ход согласования
По завершении процесса согласования (по получении виз от всех участников или после принудительного завершения процесса инициатором) создается электронное описание, называемое результатом согласования.
Рис. 2.2 – Результат согласования
2.2 Рекомендации по совершенствованию коммуникаций
Главная тема на сегодняшний день для предприятия – это создание единого коммуникационного пространства. Если понаблюдать за взаимодействием людей в реальном пространстве и времени, то можно увидеть, что не более 10% их взаимодействия и коммуникации касаются содержания, а 90% связаны с эмоциональной поддержкой, отвлечением от содержания, которые ведут к отдыху. С одной стоны, нельзя, чтобы человек постоянно находился в этом содержательном поле. С другой стороны, без постоянного нахождения в нем совершенно невозможно удерживать единый управленческий контекст. Если еще принять во внимание, что ситуация усугубляется постоянными вводными, перманентными изменениями, которые возникают, как во внешней, так и во внутренней среде организации.
Внешняя среда, в которой действует организация, находится в постоянном движении - изменяются техника и технология, клиенты, конкуренты. Изменяются сами люди - настоящие и потенциальные работники организации.
Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Для эффективных коммуникаций на предприятии в современных условиях можно предложить несколько рекомендаций:
1. Одной из главных проблем внедрения информационных технологий является замена "живого" общения виртуальным. Для ее решения можно предложить проведение периодических тренингов в каждом подразделении организации с участием непосредственных руководителей. Реальные тренинги помогут участникам возникновению идей, которые потом можно привнести в свою работу. Основным преимуществом данной методики является наличие обратной связи между руководителем – подчиненным, отработка на практике проблемных организационных моментов. Кроме того, непосредственные коммуникации способствуют сплочению коллектива, установлению более прочных связей между сотрудниками, доверительных отношений.
2. Для преодоления сопротивления персонала нововведениям можно использовать следующие способы:
• разъяснение необходимости и неизбежности перемен всем сотрудникам организации (создания чувства кризисной ситуации -"дальше так жить нельзя");
• объяснение выгод и преимуществ, которые новые методы принесут каждому сотруднику и организации в целом;
• пробное внедрение новых методов в одном из подразделений организации с целью их отработки и оценки влияния на сотрудников организации;
• целенаправленная кампания по изменению культуры организации, включающая выступления руководителей, публикации во внутриорганизационных изданиях, массовые мероприятия и т.д.
Заключение
Изучив тему "Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией" мы достигли поставленной цели: рассмотрели природу коммуникаций и выявили влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов на примере предприятия ОАО "АЗ УРАЛ".
Из данной работы можно сделать следующие выводы:
Значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться.
Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает руководителю приблизиться к решению основной задачи - получению прибыли.
На автомобильном заводе "УРАЛ" коммуникации осуществляются достаточно эффективно, благодаря внедрению в производство новейших информационных технологий (системы электронного документооборота). Однако, у данной системы кроме очевидных преимуществ есть и недостатки:
1) сопротивление персонала нововведениям;
2) дополнительные затраты предприятия, связанные с закупкой необходимых программ, оборудования и обучением персонала;
3) приостановка внедрения СЭД в связи с недостатком финансирования предприятием на фоне мирового кризиса.
В представленной работе предложены рекомендации с целью повышения эффективности коммуникационных процессов на предприятии.
Список литературы
1. Абрамешин А.Е. и др. Менеджмент инновационной организации: Учебное пособие. / Под ред. проф. Тихонова А.Н. - М.: Европейский центр по качеству, 2003. - 408 с.
2. Адаир Д. Искусство управлять людьми и самим собой. — М.: Эксмо, 2006. — 656 с.
3. Виханский О.С. Менеджмент/Виханский О.С., Наумов А. И.: Учебник. — 3-е изд. — М.: Экономистъ, 2003.— 528 с: ил.
4. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2001.– 368 с.: ил.– (Прикладные информационные технологии).
5. Елькова И.Е. Менеджмент – 4-е изд. – М.: Экзамен, 2008. – 48с.
6. Зайцев Л.Г., Соколова М.И. Стратегический менеджмент: Учебник. – М.: Юристъ, 2002. – 416 с.
7. Кравченко А. И. История менеджмента: Учебное пособие для студентов вузов. —М.: Академический Проект, 2000. — 352 с.
8. Литвинюк А.А. и др. Менеджмент: Учебное пособие. М.:НИБ, 2003.
9. Люкшинов А.Н. Стратегический менеджмент: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 375 с.
10. Мескон М. Основы менеджмента/ Мескон М, Альберт М., Хедоури Ф. – М.: Дело, 1997. – 480 с.
11. Мильнер Б. 3. Теория организации: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. –М:.ИНФРА-М, 2000. – 480с.
12. Морозов А. В. Деловая психология. Курс лекций; Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. СПб.: Союз, 2000. - 576 с.
13. Организационная психология/ под ред.Г.В.Суходольского. –Харьков: Гуманитарный Центр, 2010.-256 с.
14. Смит П. Коммуникации стратегического маркетинга/ Смит П., Бэрри К., Пулфорд А. : Учеб. пособие/Пер. с англ. под ред. проф. Л.Ф. Никулина. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 415 с.
15. Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации: Учебное пособие. — СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2002 г. — 461 с.
16. Спивак В. А. Организационное поведение и управление персоналом — СПб: Питер, 2000. — 416 с.
17. Управление персоналом. Учебник/ Под ред. А.Я.Кибанова. – М.:ИНФРА-М, 2000. – 512 с.
18. Управление персоналом: Учебник для вузов /Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М: ЮНИТИ, 2002. —560 с.
19. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: Учебник для вузов. -3-е изд., доп. - М.: Интел-Синтез, 1999. - 240 с.
20. Чуйкин А.М. Основы менеджмента: Учебное пособие / Калинингр. ун-т. - Калининград, 1996. - 106 с.
Приложение 1
.
Модель коммуникационного процесса
Приложение 2. Образцы коммуникационных сетей в группах
Приложение 3
.
Группы участников документооборота
| № | Группа сотрудников | Основные функции в СЭД |
| 1. | Делопроизводитель Управления делами | Регистрация, рассылка и контроль прохождения документов организации в целом |
| 2. | Делопроизводитель структурного подразделения | Рассылка и контроль прохождения документов своего подразделения |
| 3. | Руководитель организации | Наложение резолюций, визирование и подпись документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю |
| 4. | Руководитель структурного подразделения | Наложение резолюций, визирование и подпись документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю |
| 5. | Исполнитель | Подготовка проектов документов, направление документов на визирование и подпись, исполнение документов и резолюций |
| 6. | Контролер | Контроль прохождения и исполнения документов и резолюций, формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине |
| 7. | Экспедитор | Функции осуществляются помимо СЭД |