Функція Планування

Функція "Планування".

План:

1. Зміст та принципи планування, як функції менеджменту.

2. Стратегічне планування та основні етапи процесу планування.

3. Планування реалізації стратегії.

1. Найважливішою функцією управління підприємством є планування його діяльності.

Планування
являє собою процес визначення цілей, яке підприємство передбачає досягти за певний період, а також засобів, шляхів та умов її досягнення.

Планування об'єднує структурні підрозділи підприємства загальною метою, надає усім процесам однонаправленість і скоординованість, що дозволяє найбільш повно і ефективно використовувати ресурси, комплексно, якісно та швидко вирішувати різноманітні завдання.

Під плануванням розуміють вид управлінської діяльності, який визначає перспективу та майбутній стан організації. З допомогою планування створюється орієнтир майбутньої діяльності організації.

Загальна мета внутрішньої координації діяльності підприємства скласти уяву про дійсний стан справ на підприємстві, визначити власні сильні та слабкі сторони і досягти бажаного результату.

Фахівці ринкової економіки виділяють такі позитивні результати формального планування:

- воно примушує керівників перспективно мислити;

- змушує чітко визначити свої завдання;

- робить підприємство більш підготовленим до ринкових змін;

- дає можливість застосувати контроль.

Система планування на підприємстві складається з розробки й застосування як перспективних так і поточних планів. Дехто вважає, що планувати діяльність підприємства в умовах ринкової ситуації - це марно витрачати сили і час. Проте, як свідчить досвід ефективно працюючих підприємств існує прямий зв’язок між успіхом підприємства і плануванням їхньої діяльності.

Світова практика бізнесу свідчить, що коли внаслідок стратегічних чи тактичних прорахунків збанкротує одне дрібне або середнє підприємство, соціальні наслідки можуть бути незначними. Але коли таке трапиться з індустріальним велетнем, який забезпечує роботою тисячі і десятки тисяч громадян, проблема набуває національного характеру.

Для того, щоб функція "Планування"
досягла цілей, вона повинна ґрунтуватися на таких принципах:

- а) принцип повноти.

Планування повинне охоплювати всі галузі діяльності підприємства, усі дії та операції управління. Якщо при плануванні щось випаде з сфери уваги менеджера, то неминуче виникнення зривів неузгодженості;

- б) принцип точності.

При плануванні потрібно максимально досягти високої точності в кількісних та якісних показниках.

- в) принцип безперервності.

Планування досягає поставлених цілей тоді, коли воно здійснюється безперервно.

- г) принцип масовості.

Обґрунтовані плани можуть бути розроблені тільки при залученні до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани.

Розрізняють два види планування:

- стратегічне планування;

- планування реалізації стратегії.

2. Стратегічне планування
включає встановлення місії і цілей організації, аналіз середовища та стану організацій, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії.

Стратегічне планування полягає в розробці стратегії.

Стратегія
являє собою детальний всеохоплюючий комплексний план, що розробляється на перспективу, і повинен сприяти досягненню місії організації та досягненню її цілей. Стратегія розробляється та формулюється вищим керівництвом, а її реалізація передбачає участь всіх рівнів управління, а інформаційне забезпечення для затвердження стратегії створюють продукції чи працівники, що надають роботи чи надають послуги.

Стратегічний план повинен розроблятися з точки зору перспективи усієї організації, а не якогось окремого її представника.

Стратегія планування здійснюється у спеціальному плановому відділі з невеликою чисельністю (близько 5-10 чоловік) і приймається на нарадах вищого керівництва один раз в рік.

Мескон, Альберт і Хедоурі запропонували таку схему процесу стратегічного планування.

1. Встановлення місії організації.

Основна загальна мета підприємства це чітко встановлена місія.

Місія
- це чітко виражена причина існування підприємства, тобто чим буде займатися організація.

У більшості випадків місією сучасної фірми (підприємства) можна вважати виробництво продукції (послуг) для потреб ринку і одержання максимального прибутку.

2. Визначення цілей організації.

Цілі розробляються для забезпечення місії і підпорядковуються їй. При формуванні
системи цілей необхідно дотримуватись таких вимог
:

а) бути конкретними і підлягати вимірюванню;

б) мати різну тривалість;

- довгострокові — від 1-5 років

- середньострокові - від 1 року

- короткострокові - декада, місяць, квартал

- перспективні - на невизначний період.

Необхідно не тільки точно визначити, чим організація буде займатися, а й коли буде досягнутий бажаний результат.

В першу чергу організація формує довгострокові цілі, а потім середньострокові і короткострокові для забезпечення довгострокових.

в) бути реальними, тобто яких можна досягти з тими організаційними ресурсами, що є в розпорядженні;

г) охоплювати всі рівні управління.

3. Оцінка і аналіз зовнішнього середовища.

Аналіз зовнішнього середовища допомагає отримати важливі результати та інформацію. Він дає організації час для прогнозування можливостей, час для складання плану на випадок непередбачених обставин.

4. Управлінське дослідження сильних та слабких сторін організації.

Процес, за допомогою якого здійснюється діагноз внутрішніх проблем, називається управлінським дослідженням.

Управлінське дослідження сильних та слабких сторін проводиться в напрямку вивчення стану фінансів, обліку, нормування та оплати праці, культурного рівня організації, використання робочої сили, а також позиції організації на ринку.

5. Аналіз стратегічних альтернатив групується на оцінці чотирьох можливих для організації варіантів.

• Обмежений ріст —
цілі встановлюються від досягнутого. Застосовуються тоді, коли організація задоволена своїм положенням.

• Ріст -
стратегія росту здійснюється шляхом щорічного підвищення рівня коротко і довгострокових цілей над рівнем показників попереднього року. Вона застосовується у більш розвинутих галузях, де впроваджується нова технологія.

• Скорочення -
це альтернатива, яку рідко вибирає керівник.

В рамках альтернативи скорочення може бути по таких причинах:

а) Ліквідація. Найбільш радикальним варіантом скорочення є повна розпродаж матеріальних запасів організації.

б) Відмова від зайвого. Часто фірми вважають вигідним, відокремити від себе деякі підрозділи або види діяльності.

в) Скорочення і переорієнтація. Багато фірм вважають за необхідне скоротити частину своєї діяльності, що дасть можливість збільшити прибуток.

Стратегічне скорочення повертається тоді, коли показники діяльності продовжують погіршуватись (знижуватись).

г) Поєднання попередніх альтернатив - використовують великі фірми, які активно діють в декілько

х галузях.

6. Вибір стратегії.

Після того, як керівництво розгляне стратегічні альтернативи, воно повертається до конкретної стратегії, яка максимально підвищить довгострокову ефективність організації.

Слід пам'ятати про те, що кінцевим результатом стратегічного планування будуть конкретні рішення і показники.

3. Стратегічне планування має зміст тоді, коли воно реалізується.

Обґрунтовані цілі є важливим компонентом ефективного планування.

Реалізація перетворює стратегічний план в дію. Успішна реалізація стратегічного плану потребує довгострокових та короткострокових програм, політики, процедур, правил, бюджету та управління за цілями.

Реалізація стратегії здійснюється в двох напрямках:

• За використанням економічних важелів на основі бюджету та управлінням за цілями.

• 3 використанням адміністративних важелів на основі тактики, політики, процедур та правил.

Розглянемо складові адміністративного напрямку.

Тактика
-
це плани на короткі терміни, які розробляються на рівні керівників середньої ланки.

Політика
-
загальні орієнтири для дії і прийняття рішень, які полегшують досягнення

Політика, як правило, формується вищим керівництвом на більш тривалий період часу.

Для керівництва управлінськими діями однієї політики часто буває недостатньо, В такому випадку керівництво розробляє процедури.

Процедура
-
вказівка відносно того, які дії слід приймати в конкретній ситуації.

Процедури, як правило, описують послідовність дій, які необхідно приймати в конкретній ситуації.

Правила
-
точне визначення того, що потрібно робити в конкретній ситуації.

Правила відрізняються від процедур тим, що вони розраховані на конкретне і обмежене питання.

Розробка правил та процедур сприяє досягненню намічених цілей через те, що вони:

• Вказують працівникам напрям дії, які відповідно до досліду діяльності повинні бути успішними і призведуть до бажаних наслідків;

• Підвищують ефективність діяльності шляхом виключення зайвих повторів процесу;

• Дають можливість керівникові точно передбачити, що будуть робити його підлеглі в конкретній ситуації;

• Дозволяють проводити точні порівняння з минулими результатами (оскільки аналогічні завдання виконуються, як правило, аналогічним способом, то завдання повинні виконуватись кожний раз з однаковою чи зростаючою ефективністю).

Таким чином, застосування тактики, політики, процедур та правил дозволяє створити певний організаційно-розпорядчий механізм, спрямований на забезпечення реалізації цілей.

Економічний напрямок базується на формуванні бюджету та управлінню за цілями.

Одним із основних завдань планування є можливість більш ефективно використовувати ресурси.

Для того, щоб вирішити питання, які ресурси є в наявності у підприємства, керівники використовують бюджет.

Бюджет
-
це метод розподілу ресурсів у кількісній формі.

Бюджет можна розглядати з різних позицій:

а) з позиції виявлення майбутнього стану організації;

б) з позиції відображення діяльності підприємства (розпис надходжень та видатків, які повинні бути збалансованими);

в) з позиції реалізації контрольних функцій, що характеризує формування та рівень зростання;

г) з фінансової точки зору (відображає надходження та використання коштів для забезпечення функцій організації).

бюджети класифікуються за такими ознаками:

Класифікація бюджетів підприємств

Ознаки класифікації	Види бюджетів
1. За періодом дії	Місячний, квартальний, річний
2. За об’єктом бюджетування	Бюджет виготовлення окремих виробів, бюджет робочих груп, відділів, підрозділів, зведений бюджет
3. За формою вираження	Грошовий, негрошовий
4. За відповідністю видатків та надходжень	Дефіцитний, збалансований
5. За сферами діяльності	Операційний, фінансовий, інвестиційний
6. За видами витрат	Бюджет поточних витрат, бюджет капітальних витрат
7. За моментом відображення надходжень та видатків	Бюджет на певний період, бюджет на певну дату
8. За способом врахування витрат	Поелементний, постатевий

В сучасних умовах одним із найрозповсюдженіших механізмів реалізації економічних та адміністративних важелів є управління за цілями.

Управління за цілями – це підхід згідно з яким кожен керівник організації повинен мати чіткі цілі, що забезпечить досягнення цілей керівників вищого рівня.

Процес управління за цілями здійснюється за такими етапами:

1. Встановлення цілей;

2. Планування дій;

3. Перевірка і оцінка роботи;

4. Контролювання і регулювання результатів.

Управління за цілями є достатньоефективний спосіб, але можливі невдалі програми управління за цілями.

а) відсутність вищого керівництва;

б) труднощі при формуванні цілей;

в) дефіцит часу;

г) відсутність відповідної кваліфікації у працівників;

д) відсутність індивідуальних стимулів;

е) негативний вплив зовнішнього середовища;

є) неможливо об’єднатись навколо конкретно ідеї;

є) вплив конфліктів, стресів та оцінки перемін.

Основні поняття до теми

Стратегічне планування
включає встановлення місії і цілей організації, аналіз середовища та стану організацій, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії.

Стратегія
являє собою детальний всеохоплюючий комплексний план, що розробляється на перспективу, і повинен сприяти досягненню місії організації та досягненню її цілей.