ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РГПУ им. А.И.Герцена
Реферат на тему:
«Внутренние аудиты
системы менеджмента качества».
Руководитель работы:
Венедиктова С. К.
Исполнитель работы:
Санкт – Петербург
2010
Содержание:
Введение…………………………………………………………………………...3
Глава 1. Сущность и функции внутреннего аудита…………………………….4
Глава 2. Цели внутренних проверок……………………………………………..6
Глава 3. Планирование аудиторских проверок………………………………….7
3.1. Состав процесса планирования, принципы и этапы………………………..7
3.2. Оценка системы внутреннего контроля……………………………………..9
Глава 4. Организация и проведение проверки………………………………….11
Глава 5. Анализ результатов проверок………………………………………….13
Заключение………………………………………………………………………..14
Список используемой литературы………………………………………………15
Введение
В соответствии с Временными правилами аудиторской деятельности в РФ аудит представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов, а также оказанию иных аудиторских услуг.
Слово «аудит» происходит от латинского «audio», что означает «он слышит», «слушатель». Это подчеркивает особую доверительность во взаимоотношениях аудитора со своими клиентами, внимательность, доброжелательность, участливость, заинтересованность в делах клиента, обратившегося за услугами к аудитору. Задача аудитора – проверить состояние финансово-хозяйственной деятельности предприятия за определенный период, сформулировать объективные выводы, дать необходимые рекомендации.
Аудит, по мнению зарубежных специалистов, - это вид деятельности, заключающийся в сборе и оценке фактов, касающихся функционирования и положения экономического субъекта, осуществляемый компетентным независимым лицом. Он направлен на снижение до приемлемого уровня информационного риска, то есть вероятности того, что в финансовых отчетах содержатся ложные и неточные сведения для их пользователей.
Основным принципом, регулирующим аудит, является совокупность определенных этических и профессиональных норм: независимость, честность и объективность аудитора, его профессионализм, компетентность и добросовестность, конфиденциальность информации, ответственность.
Цель аудита – решение конкретной задачи, которая определяется законодательством, системой нормативного регулирования аудиторской деятельности, договорными обязательствами аудитора и клиента. В частности, целями аудита могут быть: оценка состояния бухгалтерского учета, проверка достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, подтверждение проспекта эмиссии ценных бумаг, проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности и подготовка рекомендаций по укреплению финансового состояния клиента, оптимизация затрат, консультирование по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения, хозяйственного права и др.
1. Сущность и функции внутреннего аудита.
Эффективность системы внутреннего контроля в известной степени зависит от его места в организационной структуре предприятия. На предприятии в соответствии с его учредительными документами или правилами внутреннего распорядка может быть назначен ревизор, создана ревизионная комиссия или служба внутреннего аудита. Если внутрихозяйственный контроль возложен на ревизора или ревизионную комиссию, работающих на общественных началах, то, как показывает практика, руководство может игнорировать систему контроля, искажать данные финансовой отчетности. Иначе обстоит дело, когда внутрихозяйственный контроль осуществляется службой (отделом, группой) внутреннего аудита, являющейся самостоятельным подразделением аппарата управления. Такая служба создается с целью проверки эффективности контрольных методов и процедур на предприятии, оказание помощи администрации в контроле за работой всех подразделений и защита законных имущественных интересов собственников. Условием успешной работы службы внутреннего аудита является ее независимость от других подразделений, что достигается путем прямого подчинения это службы руководителю предприятия.
Основными функциями службы внутреннего аудита на предприятии являются:
- проверка достаточности и соответствия действующим нормативным актам и учредительным документам системы внутренних регламентов и процедур контроля (приказов, распоряжений, инструкций и др.);
- экспертиза правильности организации, достоверности бухгалтерской отчетности;
- анализ внешних факторов и оценка их влияния на деятельность предприятия;
- организация подготовки к проведению внешнего аудита, проверок налоговых и других контрольных органов.
Для выполнения своих функций служба внутреннего аудита должна быть укомплектована квалифицированными и заслуживающими доверия специалистами.
Служба внутреннего аудита действует на основании положения, утверждаемого руководителем предприятия или собранием учредителей (акционеров). На должность руководителя и ведущих специалистов службы целесообразно назначать высококвалифицированных специалистов с высшим экономическим образованием, Сотрудниками службы могут быть квалифицированные специалисты по другим профилям для осуществления контроля за технологическими процессами производства. Должностные инструкции для внутренних аудиторов должны предусматривать общие положения, конкретные должностные обязанности, права и персональную ответственность.
В практической работе служба внутреннего аудита руководствуется законодательными и нормативными актами РФ, министерств и ведомств, органов местного самоуправления, правилами (стандартами) аудита, а также учредительными документами, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, инструкциями, положениями и т.п.
Деятельность службы внутреннего аудита должна осуществляться в соответствии с планом внутреннего аудита. Такой план разрабатывает руководитель службы, а утверждает руководитель предприятия. Служба внутреннего аудита должна иметь следующие права:
- проверять первичные документы, учетные регистры, планы, сметы и другие документы по финансово-хозяйственной деятельности;
- обследовать территорию предприятия, складские, производственные, хозяйственные и служебные помещения, объекты строительства;
- требовать проведения и проводить лично полную и частичную инвентаризацию имущества и обязательств предприятия, при необходимости опечатывать сейфы, кассы, склады, архивы и другие места хранения ценностей и документов;
- наблюдать за правильностью отражения операций;
- подготавливать предприятие к внешнему аудиту и налоговому контролю, представлять при необходимости имущественные интересы предприятия в суде и арбитражном суде.
Служба внутреннего аудита должна нести ответственность за:
- обоснованность и своевременность представления заключений о состоянии отчетности, о соответствии учредительных и внутрихозяйственных документов действующему законодательству;
- обоснованность представленных предложений по улучшению организации системы контроля, материальной ответственности должностных лиц, распределения прибыли, создания и использования средств различных фондов и др.;
- правильность консультаций, оказываемых учредителям, руководителям, специалистам и работникам аппарата управления предприятия по вопросам организации производства, системы управления.
Практика аудита свидетельствует, что на тех предприятиях, где созданы и эффективно функционируют службы внутреннего аудита, значительно выше уровень сохранности имущества, использования ресурсов, организации бухгалтерского учета и достоверности отчетности.
2.
Цели внутренних проверок.
Сегодня соревнуется уже не продукция, а системы управления предприятиями. Все в мире имеет свойство изменяться и устаревать, в том числе и система менеджмента качества (СМК) предприятия. Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования проводятся внутренние проверки (далее – проверки). Организация, координация, руководство системой проверок должна возлагаться на представителя руководства предприятия по качеству (как правило, директора по качеству). Типичная ошибка допускается тогда, когда эти функции выполняет начальник службы качества, так как в этом случае он частично проверяет и свою работу.
Внутренние проверки проводятся со следующими целями:
- оценка эффективности функционирования СМК и определение возможностей и путей ее улучшения;
- выявление несоответствий в СМК (процедурах, процессах, продукции) установленным требованиям;
- определение всех причин выявленных несоответствий (основных, дополнительных, сопутствующих);
- проверка и оценка эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих проверок.
Проверки могут осуществляться как персоналом службы качества (это характерно для крупных предприятий, где в структуре службы качества имеется отдел внутренних проверок), так и специально создаваемыми группами с привлечением подготовленных и аттестованных аудиторов по внутренним проверкам.
3. Планирование аудиторской проверки.
3.1. Состав процесса планирования, принципы и этапы
Аудиторская проверка ограничена во времени. Поэтому для обеспечения высокого качества работы к ней следует тщательно подготовиться. Необходимым средством такой подготовки является всесторонне продуманное планирование, которое создавало бы уверенность у исполнителей в том, что используются наиболее эффективные и действенные процедуры аудита. Четкое планирование необходимо также для выбора предполагаемых подходов к достижению целей аудита; выполнения и контроля работы; убежденности в том, что внимание привлечено к главным аспектам, что работа выполнена полностью.
Названным проблемам посвящено российское правило (стандарт) «Планирование аудита» Стандарты аудиторской деятельности. Учебное пособие. М: 2001., с.134. В нем подчеркнуто, что требования данного стандарта являются обязательными для всех аудиторских организаций при осуществлении аудита, предусматривающего подготовку официального аудиторского заключения, за исключением тех его положений, где прямо указано, что они носят рекомендательный характер.
Для других случаев эти требования носят рекомендательный характер (при проведении аудита, не предусматривающего подготовку по его результатам официального заключения, а также при оказании сопутствующих аудиту услуг).
В случае отклонения при выполнении конкретного задания от обязательных требований данного правила (стандарта) аудиторская организация в обязательном порядке должна отметить это в своей рабочей документации и в письменном отчете руководству экономического субъекта, заказавшего аудит и (или) сопутствующие ему услуги.
Планирование, являясь начальным этапом проведения аудита, состоит в разработке аудиторской фирмой общего плана с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также в разработке программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.
Планирование должно проводиться в соответствии с общими принципами проведения аудита, а также с учетом следующих частных принципов: Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту, М: 1998, с.16
- комплексности;
- непрерывности планирования;
- оптимальности.
Принцип комплексности предполагает обеспечение взаимосвязанности и согласованности всех этапов планирования - от предварительного планирования до составления общего плана и программы аудита.
Принцип непрерывности выражается в установлении сопряженных заданий группе аудиторов и увязке этапов планирования по срокам и по смежным хозяйствующим субъектам (структурным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, филиалам, представительствам, дочерним организациям).
При планировании на длительный период в случае аудиторского сопровождения экономического субъекта, в течение года аудиторской фирме следует своевременно корректировать планы и программы проведения аудита с учетом изменений в финансово - хозяйственной деятельности клиента и результатов промежуточных аудиторских проверок
Принцип оптимальности планирования аудита заключается в том, что в процессе планирования следует обеспечить вариантность планирования для возможности выбора оптимального варианта общего плана и программы на основании критериев, определенных самой аудиторской фирмой.
При планировании следует выделить такие этапы:
- предварительное планирование;
- подготовка общего плана аудита;
- составление программы аудита.
Для эффективного планирования аудита до написания письма-обязательства и до заключения договора о проведении аудита аудиторская фирма должна согласовать с руководством экономического субъекта основные организационные вопросы, связанные с проведением аудита.
На начальном этапе аудитор должен ознакомиться с финансово-хозяйственной деятельностью экономического субъекта и иметь информацию о внешних и внутренних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта.
Аудитору следует ознакомиться с:
- организационно-управленческой структурой клиента;
- видами хозяйственной деятельности;
- структурой капитала;
- технологическими особенностями производства;
- уровнем рентабельности;
- основными покупателями и поставщиками;
- существованием дочерних и зависимых организаций. Источниками получения информации об организации для аудитора должны являться:
- устав клиента;
- протоколы заседаний совета директоров, собраний акционеров либо других аналогичных органов управления;
- учетная политика;
- бухгалтерская отчетность;
- внутренние отчеты контролеров;
- материалы налоговых проверок;
- материалы судебных и арбитражн
- беседы с руководством и исполнительным персоналом;
- информация, полученная при осмотре основных участков, складов клиента.
На этапе предварительного планирования оценивается возможность проведения аудита. Если аудиторская организация положительно решает вопрос, она переходит к формированию штата для проведения аудита и заключает договор с экономическим субъектом.
С помощью проведения аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита.
В процессе подготовки общего плана и программы аудиторская организация оценивает эффективность системы внутреннего контроля и производит оценку риска системы внутреннего контроля. Эти вопросы подробнее будут рассмотрены в следующих параграфах данной работы.
В процессе аудита могут возникнуть основания для пересмотра отдельных положений общего плана аудита. Вносимые изменения, а также причины изменений аудитору следует подробно документировать.
В общем плане аудиторская организация должна предусмотреть сроки и составить график проведения аудита, подготовки отчета (письменной информации руководству клиента) и аудиторского заключения. В процессе планирования затрат времени необходимо учесть:
- реальные трудозатраты;
- расчет затрат времени в предыдущем периоде (в случае проведения повторного аудита) и его связь с текущим расчетом;
- уровень существенности;
- проведенные оценки рисков аудита.
В случае решения провести выборочный аудит аудитор формирует выборку в соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Аудиторская выборка».
В общем плане рекомендуется предусмотреть:
- формирование группы с учетом квалификации аудиторов;
- инструктирование всех членов команды об их обязанностях, ознакомление их с финансово-хозяйственной деятельностью клиента, а также с положениями общего плана аудита;
- контроль руководителя за выполнением плана и качеством работы ассистента аудитора, за ведением ими рабочей документации и надлежащим оформлением результатов аудита;
- разъяснение руководителем аудиторской группы методических вопросов, связанных с практической реализацией аудиторских процедур;
- документальное оформление особого мнения члена аудиторской группы (исполнителя) при возникновении разногласий в оценке того или иного факта между руководителем аудиторской группы и ее рядовым членом.
Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.
3.2. Оценка системы внутреннего контроля.
В ходе аудиторской проверки аудитор обязан разобраться в системе бухгалтерского учета, которая применяется на проверяемом им экономическом субъекте, и при этом изучить и оценить те средства контроля, на основе которых он собирается определить суть, масштаб и временные затраты предполагаемых аудиторских процедур.
Масштаб и особенности системы внутреннего контроля, а также степень их формализации должны соответствовать размерам экономического субъекта и особенностям его деятельности.
Особенности системы внутреннего контроля могут способствовать в получения достаточной убежденности в том, что система бухгалтерского учета достоверно (или недостоверно) отражает хозяйственную деятельность проверяемого экономического субъекта.
В том случае, если аудитор убеждается, что он может опереться на соответствующие средства. контроля, он получает возможность проводить аудиторские процедуры менее детально н (или) более выборочно, чем он делал бы в противном случае, а также может внести изменения в суть применяемых аудиторских процедур и в предполагаемые затраты временя на их осуществление.
При оценке эффективности и надежности системы внутреннего контроля в целом, контрольной среды и отдельных средств контроля аудиторская организация обязана использовать не менее трех следующих градаций: высокая, средняя, низкая.
Изучение и оценка, особенностей бухгалтерского учета, изучение и оценка системы внутреннего контроля должны в обязательном порядке документироваться аудиторскими организациями в ходе аудиторской проверки. При проведении и документировании этой работы рекомендуется использовать следующие формы:
а) специально разработанные тестовые процедуры;
б) перечни типовых вопросов для выяснения мнения руководящего персонала и работников бухгалтерии;
в) специальные бланки и проверочные листы;
г) блок-схемы и графики;
д) перечни замечаний, протоколы или акты.
Аудиторские организации самостоятельно разрабатывают методики и порядок изучения и оценки системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля, а также планируют процедуры аудиторской проверки в зависимости от результатов такого изучения и оценки. Автор предлагает следующий тест для оценки эффективности системы внутреннего контроля организации:
4
. Организация и проведение проверки
Вначале проводится предварительное совещание с руководящим составом и ИТР проверяемого подразделения, на котором руководитель проверки сообщает о целях, объеме, плане и методике проверки, представляет аудиторов. На этом совещании определяются формы взаимодействия между аудиторами и персоналом подразделения (предоставление необходимых документов, информации, средств измерения и т.д.), за отдельными направлениями плана проверки закрепляются соответствующие специалисты подразделения, согласовывается дата итогового совещания.
В ходе проверки аудитор должен получить информацию, на основе которой можно будет сделать обоснованные выводы по следующим направлениям:
- состояние проверяемого объекта (процедуры, процесса, продукции) и причины несоответствий;
- наличие, правильное понимание и применение персоналом «Положения о подразделении», должностных инструкций, стандартов предприятия (СтП), рабочей документации;
- соответствие применяемых СтП и технической документации целям предприятия в области качества.
Все наблюдения фиксируются и анализируются. После сбора и накопления информации о состоянии объекта проверки, рабочая группа проводит анализ и обобщение результатов с тем, чтобы выявить фактические несоответствия и выработать рекомендации и мероприятия по их устранению. Все выявленные несоответствия регистрируются в протоколах несоответствий, которые должны быть подписаны аудитором и представителем проверяемого подразделения. В случае несогласия представителя подразделения данное несоответствие рассматривается на итоговом совещании. При выявлении критического несоответствия* руководитель проверки оперативно доводит его до сведения руководителя подразделения и представителя ОТК, которые должны приостановить изготовление продукции и принять корректирующие меры, оформив их в протоколе несоответствия.
* Критическое несоответствие – несоответствие, которое привело или может привести к изготовлению продукции, не отвечающей установленным требованиям, и требует принятия оперативных корректирующих мер.
После окончания проверки и до подготовки отчета проводится итоговое совещание. Его основная цель -- представить и разъяснить все заносимые в отчет результаты проверки, согласовать сроки проведения необходимых мероприятий. Протокол совещания приобщается к материалам проверки. На совещании по всем выявленным несоответствиям даются необходимые пояснения для того, чтобы обеспечить четкое понимание руководством подразделения существа несоответствий, их важности и влияния на стабильность качества продукции, услуг, процессов. Здесь же выясняется, насколько случайный или систематический характер имеют эти несоответствия, рассматриваются рекомендации по совершенствованию документации системы качества и разработке корректирующих мер.
Ответственность за составление отчета, его точность и полноту несет руководитель проверки. Форму отчета следует, насколько возможно, формализовать. Отчет должен включать в себя:
- наименование проверки и проверяемого подразделения;
- основание для проверки;
- дату утверждения плана проверки;
- фамилии членов группы проверки;
- результаты проверки;
- заключение о выполнении корректирующих мероприятий по результатам предыдущей проверки;
- выводы и рекомендации;
- приложение (протоколы несоответствий);
- подписи аудиторов, а также руководителя подразделения после ознакомления с отчетом. Чтобы избежать ошибок и недопонимания проект отчета до представления на утверждение анализируется руководством проверяемого подразделения.
В разделе «Выводы» дается оценка того, насколько проверяемое подразделение способно обеспечить достижение целей в области качества, заявленных в политике и «Руководстве по качеству»; насколько деятельность персонала соответствует требованиям СМК; эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих проверок; какова оперативность устранения критических несоответствий (в случае их наличия).
В разделе «Рекомендации» указывается:
- необходимость и срок разработки корректирующих мероприятий на уровне подразделения или предприятия;
- несоответствия, которые необходимо устранить до разработки плана мероприятий;
- предложения для включения в план корректирующих мероприятий;
- рекомендации по совершенствованию документов системы качества.
После оформления отчета руководитель проверки дает оценку каждому аудитору. Работу руководителя группы проверки оценивает директор по качеству. Эта информация в дальнейшем используется для улучшения подбора аудиторов, повышения уровня их подготовки, а также для выявления недостатков в деятельности аудиторов.
5.
Анализ результатов проверок
Копии утвержденного отчета направляются в подразделение, где производилась проверка, и в подразделения, для которых имеются рекомендации. Руководитель подразделения организует работу по выявлению причин каждого несоответствия, подготовке плана корректирующих и(или) предупреждающих мероприятий, контролю его выполнения и информированию службы качества. После получения информации о выполнении мероприятия служба качества проверяет его фактическое выполнение и оценивает эффективность. Если мероприятие выполнено неполно или некачественно, оказалось неэффективным, то об этом сообщается руководству предприятия и оформляется акт.
Информация о результатах внутренней проверки включается в повестку дня ежемесячных совещаний по качеству, используется для анализа и принятия руководством предприятия соответствующих решений, предупреждения аналогичных несоответствий в тех подразделениях, где еще не проводились проверки.
Служба качества периодически (но не реже одного раза в год) анализирует результаты внутренних проверок и представляет их в виде отчета для утверждения и принятия решений. В отчет целесообразно включать следующую информацию:
· результаты проверок, сгруппированные по элементам системы качества и подразделениям;
· оценку динамики изменения зарегистрированных данных;
· среднее количество несоответствий, приходящихся на одну проверку;
· описание повторяющихся критических несоответствий, место их выявления;
· анализ эффективности корректирующих и предупреждающих мероприятий;
· предложения по совершенствованию стандартов предприятия;
· оценку эффективности функционирования СМК;
· предложения по совершенствованию СМК предприятия.
Результаты анализа директор по качеству докладывает на ежегодном совещании по качеству. Также результаты анализа используются службой качества и другими подразделениями при разработке текущих и перспективных планов, программ по повышению качества продукции и услуг.
Заключение
В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятии приобретает особенно важное значение. В частности, система внутреннего аудита актуальна для Открытых Акционерных Обществ с разветвленной сетью филиалов и структурных подразделений, региональных сетевых компаний, холдингов, объединяющих в себя большое количество юридических лиц, а также компании, составляющие свою финансовую отчетность.
Рост конкуренции на рынке, а также работа компаний в условиях крайней нестабильности, приводит к необходимости постоянно снижать издержки предприятия, изыскивая потенциальные резервы на всех стадиях производства и реализации продукции. В условиях постоянно развивающегося российского рынка наблюдаются следующие тенденции:
· отход собственников предприятий от управления и передача управленческих функций наемным менеджерам;
· укрупнение предприятий, вследствие чего разрастается их структура, увеличивается численность сотрудников и количество сделок;
· появление новых технологий, миграция кадров.
Все это делает крайне трудным сохранение прозрачности бизнеса для руководителей и собственников предприятия. Таким образом, внутренний контроль является одной из составляющих эффективного функционирования и управления предприятием.
Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ИСО 9001:2000, а также требованиям, разработанным самой организацией. Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ИСО 9000.
Список используемой литературы
1. Артемьева М.Н. Использование опросных листов при проведении внутренних аудитов. - Все о качестве. Отечественные разработки. - Вып. 11. - М.: НТК "Трек", 2002. - С. 18-21.
2. Бурцев В.В. Внутренний контроль в организации: методологические и практические аспекты. // Аудиторские ведомости, 2002, №8.
3. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту, М: 1998.
4. Научно-методическая конференция «Аудит в соответствии с МСА». Сборник методических материалов, М: 2002.
5. Ситникова В.А. Разработка аудиторскими организациями внутрифирменных стандартов. //Аудиторские ведомости, 2002, №7.
6. Стандарты аудиторской деятельности. Учебное пособие. М: 2001.
Интернет источники:
1. http://revolutionaudit/00009553_0.html
2. http://ru.wikipedia.org/wiki/Внутренний_аудит
3. http://revolutionaudit/00040597.html
4. http://www.tsak-audit.ru/servises/73-vnutrenniycontrol.html
5. http://quality.eup.ru/SERTIFIC/anprvaud.htm