Методика составления индивидуальной номенклатуры дел
Предлагаемые рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.1997г № 1153, Инструкции по ведению деловой документации в общеобразовательных учебных заведениях I-III ступеней, утвержденной приказом Министерства образования и науки Украины от 23.06.2000г. № 240.
Их целью является оказание практической помощи руководителям районных, городских органов управления образованием, общеобразовательных учебных заведений по вопросам составления и оформления номенклатуры дел.
Номенклатура дел - обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения (Закон Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993г. № 3814 -XII).
Номенклатура дел составляется в целях создания в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа по его содержанию и виду, отбора в процессе делопроизводства документов, которые передаются на государственное хранение.
Существуют следующие виды номенклатуры дел:
- типовая:
- примерная;
- индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации и является нормативным актом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел в каждом учреждении лицом, ответственным за делопроизводство, разрабатывается единая (сводная) индивидуальная номенклатура дел.
При этом может использоваться как структурный, так и функциональный принцип ее построения.
Структурный принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры дел районных, городских отделов и управлений образования. Подзаголовками разделов в такой номенклатуре являются наименования структурных подразделений.
Функциональный принцип используется в случае распределения основных направлений деятельности между структурными подразделениями, службами, отдельными исполнителями. Разделы и подразделы номенклатуры, построенной по такому принципу, отражают управленческие функции и размещаются по степени важности. Такой принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры в общеобразовательных учебных заведениях (образец представлен в приложении).
При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих правил:
- все документы учреждения группируются в дела, им присваиваются заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части);
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение – индекс, который включает:
- индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);
- порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя).
При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово - отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.
В номенклатуру дел не включаются:
- печатные издания;
- брошюры;
- справочники;
- реферативные журналы;
- экспресс-информация и т.д.
Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:
- новые дела, которые включены в номенклатуру;
- переходные дела;
- должностных лиц, отвечающих за формирование дел;
- факт передачи дел на государственное хранение.
В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.
Номенклатура дел как учреждения, так и его структурных подразделений, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:
- районных, городских отделов и управлений образования согласуется с экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива и утверждается начальником районного, городского отдела (управления) образования;
- общеобразовательных учебных заведений согласуется с районными, городскими органами управления образованием и утверждается директором общеобразовательного учебного заведения.
НАИМЕНОВАНИЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
__________№ __________ Директор______(Ф.И.О.)
на _________________год «___»_________200_г.
| индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
| ГРУППА ДЕЛ ДИРЕКТОРА |
||||
| Конституция Украины, Конституция АРК, Законы Украины «Об образовании», «Об общем среднем образовании» и другие нормативные документы, регламентирующие деятельность ОУЗ |
||||
| Устав. Справка о включении в ЕРГПОУ. Свидетельство о государственной регистрации учебного заведения. Правила внутреннего трудового распорядка. Коллективный договор и материалы проверки его выполнения. |
||||
| Материалы государственной аттестации школы |
||||
| Книга приказов по основной деятельности |
||||
| Книга приказов по кадровым вопросам |
||||
| Книга учёта и выдачи свидетельств о базовом общем среднем образовании |
||||
| Книга учёта и выдачи аттестатов о полном общем среднем образовании |
||||
| Книга учёта и выдачи Похвальных листов и Похвальных грамот |
||||
| Контрольно - визитационная книга |
||||
| Книга учёта педагогических работников |
||||
| Книга учёта результатов внутришкольного контроля |
||||
| Книга протоколов общих собраний (конференций) коллектива ОУЗ |
||||
| Книга протоколов заседаний педагогического совета |
||||
| Книга записи результатов внутришкольного контроля |
||||
| Книга учёта трудовых книжек работников школы. Трудовые книжки |
||||
| Журнал учёта заявлений и обращений граждан |
||||
| Тарификационные списки |
||||
| Перспективный план работы ОУЗ |
||||
| Концепция развития ОУЗ |
||||
| План работы на учебный год |
||||
| План работы на месяц (по необходимости) |
||||
| Акты приема-передачи ОУЗ |
||||
| Акты государственного инспектирования ОУЗ |
||||
| Акты готовности школы к новому учебному году |
||||
| Акты, предписания санитарно-эпидемиологической службы |
||||
| Акты, предписания противопожарной охраны |
||||
| Штатное расписание
|
||||
| Протоколы совещаний при директоре
|
||||
| Договоры о сотрудничестве с высшими учебными заведениями |
||||
| Документация о международном сотрудничестве школы (по необходимости) |
||||
| Документация по оздоровлению учащихся, организации питания |
||||
| Должностные инструкции работников ОУЗ |
||||
| Учебные программы по курируемым предметам |
||||
| Документация по технике безопасности, охране труда, предупреждению детского травматизма |
||||
| Документация по административно-хозяйственной деятельности |
||||
| Документация по работе с родителями, Совета школы, Попечительского Совета, Родительского комитета (в т.ч. протоколы заседаний) |
||||
| Списки учащихся школы на текущий учебный год |
||||
| Сводная номенклатура дел общеобразовательного учебного заведения |
||||
| Номенклатура дел директора общеобразовательного учебного заведения |
||||
| Акты передачи дел при увольнении заместителя директора по УВР |
||||
| Папка директора на текущий учебный год (Расписание учебных занятий, график дежурства, приёма по личным вопросам членов администрации школы. Режим работы школы. Рабочий учебный план. Сведения о наполняемости классов. Классное руководство. Аттестация учителей в текущем учебном году. Перспективный план аттестации педагогических работников. РИК. ОШ. Расписание индивидуальных и групповых занятий с учащимися 1-4, 5-11 классов. График дежурства учителей по школе. Учебные планы, расписание уроков учащихся, находящихся по индивидуальной форме обучения. Документация по организации экстерната. Расписание уроков 1-4, 5-11 классов. Расписание занятий специальных медицинских групп. Расписание работы кружков, секций, факультативов. График проведения внеклассных мероприятий. График работы психолога, библиотеки, медицинского кабинета. Список педагогических работников. Список технических работников. График работы техперсонала). |
||||
| индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
| ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО УЧЕБНО-ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ |
||||
| Нормативные документы, регламентирующие деятельность заместителя директора по УВР по организации учебно- воспитательного процесса |
||||
| План работы школы на учебный год, на неделю (по необходимости) |
||||
| Материалы педсоветов (по курируемым предметам) |
||||
| <
p>Учебные программы по курируемым предметам
|
||||
| Книга записи результатов внутришкольного контроля |
||||
| Классные журналы курируемых классов |
||||
| Классные журналы выпускных классов |
||||
| Работа с родителями |
||||
| Статистическая отчётность |
||||
| Административные контрольные работы |
||||
| Графики проведения тематических аттестаций |
||||
| Документация о результатах мониторинга уровня учебных достижений учащихся по курируемым предметам |
||||
| Документация по внеклассной работе по предметам |
||||
| Документация по оснащению кабинетов по курируемым предметам |
||||
| Документация по предметным неделям по курируемым предметам |
||||
| Документация о результатах контроля за ведением деловой документации классными руководителями |
||||
| Документация по методической работе |
||||
| Документация по курсовой переподготовке |
||||
| Документация по аттестации педагогических работников школы |
||||
| Документация по работе с одарёнными учащимися |
||||
| Документация по олимпиадам, МАН, конкурсам |
||||
| Документация по работе методических объединений (кафедр) школы |
||||
| Документация по работе Школы молодого учителя |
||||
| Документация по конкурсу «Учитель года» |
||||
| Документация по конкурсу «Ученик года» |
||||
| Рабочий учебный план. Режим работы школы |
||||
| Документы по ГИА учащихся, учебной практике учащихся ____________классов |
||||
| Журналы учёта индивидуальных часов учителей |
||||
| Документы по организации индивидуальной формы обучения |
||||
| Журнал учёта пропущенных и замененных уроков |
||||
| Документация по гражданской обороне, технике безопасности |
||||
| Расписания учебных занятий учащихся 1-4, 5-11 классов |
||||
| Журналы учёта работы кружков, секций |
||||
| Расписание работы кружков, секций |
||||
| Документация по функционированию групп продлённого дня (журналы, заявления родителей) |
||||
| Документация по организации работы по всеобучу |
||||
| Документация по формированию заказа на изготовление документов об образовании (в том числе дубликатов) для выпускников 9,11 –х классов |
||||
| Номенклатура дел заместителя директора по УВР |
||||
| индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
| ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ (ПЕДАГОГА - ОРГАНИЗАТОРА) |
||||
| Нормативные документы по организации воспитательной работы в школе, психолого-педагогические и методические рекомендации |
||||
| Нормативная документация, рекомендации по формированию здорового образа жизни. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков |
||||
| Нормативная документация, рекомендации по правовому воспитанию учащихся, формированию навыков сознательной дисциплины. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков |
||||
| Годовой план (раздел «Воспитательная работа»), план работы на неделю (по необходимости) |
||||
| Планы работы с родителями (раздел годового плана) |
||||
| Документация по деятельности ученического самоуправления, Совета школы |
||||
| Документация по работе МО классных руководителей |
||||
| Документы по работе библиотеки |
||||
| Документы по работе с учащимися, требующими особого педагогического внимания |
||||
| Графики проведения внеклассных мероприятий |
||||
| Документация по льготным категориям детей |
||||
| Документация по гражданскому воспитанию школьников |
||||
| Номенклатура дел заместителя директора по воспитательной работе (педагога - организатора) |
||||
| индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
| ГРУППА ДЕЛ СЕКРЕТАРЯ |
||||
| Сводная номенклатура дел (копия) |
||||
| Номенклатура дел секретаря |
||||
| Алфавитная книга записи учащихся |
||||
| Книга учёта движения учащихся |
||||
| Журнал учёта входящей корреспонденции |
||||
| Входящая корреспонденция |
||||
| Журнал учёта исходящей корреспонденции |
||||
| Исходящая корреспонденция |
||||
| Журнал регистрации телефонограмм |
||||
| Личные дела сотрудников школы |
||||
| Личные дела учащихся школы |
||||
| Бланки табелей успеваемости, личных дел, ученических билетов |
||||
| Журнал передачи документов на хранение в архив школы |
||||
| Перечень документов, находящихся на хранении в архиве школы |
||||
| Акты об уничтожении документов, находящихся в архиве школы |
||||
| индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
| ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО АХЧ (ЗАВЕДУЮЩЕГО ХОЗЯЙСТВОМ) |
||||
| Технический паспорт школы |
||||
| Акт на отвод и закрепление земельного участка |
||||
| Инвентарные списки основных средств |
||||
| Книга складского учёта материалов |
||||
| Ведомости выдачи материалов |
||||
| Ведомости оперативного учёта малоценных и быстроизнашиваемых материалов, которые находятся в эксплуатации |
||||
| Акты ревизий и проверки финансово-хозяйственной деятельности |
||||
| Сведения о текущем, капитальном ремонте и обслуживании здания, дефектные акты |
||||
| План работы на неделю |
||||
| Паспорта учебных кабинетов |
||||
| Проектная документация по электроснабжению, водоснабжению, теплоснабжению, канализационной системе |
||||
| Документация по охране труда и технике безопасности |
||||
| Документы о списании товарно-материальных ценностей |
||||
| Документация по уборке, озеленению школы и территории |
||||
| Документы по инвентаризации |
||||
| Номенклатура дел заместителя директора по АХЧ (заведующего хозяйством) |
||||
| индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
| ГРУППА ДЕЛ БИБЛИОТЕКАРЯ |
||||
| Книга учёта библиотечного фонда |
||||
| Читательские формуляры |
||||
| Нормативные документы по работе библиотеки |
||||
| План работы на текущий учебный год, на месяц (по необходимости) |
||||
| Номенклатура дел библиотекаря |
||||
| индекс дела |
заголовок дела (тома, части) |
количество дел (томов, частей) |
срок хранения (тома, части) |
примечание |
| ГРУППА ДЕЛ МЕДИЦИНСКОГО РАБОТНИКА |
||||
| Медицинские карты учащихся школы |
||||
| Медицинские книжки работников школы |
||||
| Документы о периодических медицинских осмотрах и прививках учащихся (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка и т.д.) |
||||
| Систематизированные данные по заболеваемости в школе |
||||
| Динамика заболеваемости по классам |
||||
| Списки учащихся специальных медицинских групп |
||||
| Документы о получении и расходовании медикаментов |
||||
| Номенклатура дел медицинского работника |
||||
Номенклатуру разработал:
_____________________ __________________________должность подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела (управления)
_______________________ (Ф.И.О.)
«____»______________ 200___г.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________году.
| По срокам Хранения |
Всего |
Переходящих |
| 1 |
2 |
3 |
| Постоянного |
||
| Временного (свыше 10 лет) |
||
| Временного (до 10 лет включительно) |
||
| ИТОГО: |