МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
СУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ОБОВ’ЯЗКОВЕ ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ
з дисципліни «Управління проектами»
на тему:
«Основні етапи матеріально-технічної підготовки проекту»
Виконала студентка 5 курсу
факультету економіки та
менеджменту
Перевірила
Суми 2004
Зміст
стр.
Розділ 1 Матеріально-технічна підготовка проекту.......................................3
1.1 Правове регулювання договірних відносин.................................3
1.2 Етапи матеріально-технічної підготовки проекту.......................6
1.3 Вимоги до управління у циклі закупівель і поставок................18
Розділ 2 Практична частина.............................................................................21
Список використаної літератури.....................................................................
Розділ 1 Матеріально-технічна підготовка проекту
1.1
Правове регулювання договірних відносин
Матеріально-технічна підготовка є такою ж важливою фазою проекту, як і інші. Основне завдання цієї фази проекту – забезпечити надходження устаткування, конструкцій, матеріалів і послуг у точній відповідності до плану проекту.
Матеріально-технічне постачання та збут продукції виробничо-технічного призначення і виробів народного споживання як власного виробництва, так і придбаних у інших суб'єктів господарювання, здійснюються суб'єктами господарювання шляхом поставки, а у випадках, передбачених Господарським Кодексом, також на основі договорів купівлі-продажу (стаття 264 Господарського Кодексу України).
Під закупівлями і поставками розуміють заходи, спрямовані на забезпечення проектів ресурсами, майном (товарами), виконанням робіт (послуг), передачею результатів інтелектуальної творчості, пов’язаної з конкретним проектом. Економічні реформи зумовлюють зміни у державному регулюванні господарських відносин. Закупівля є частиною господарських відносин, тому зазначені зміни торкаються їхнього правового регулювання. основною правовою формою організації та регулювання відносин між учасниками (суб’єктами) при здійсненні закупівель є договір – угода сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків. Роль договору при закупівлях полягає у правовому закріпленні відносин між суб’єктами цих операцій. На основі чинного законодавства він установлює і захищає зобов’язання між ними, і визначає порядок їхнього виконання.
Існує два основних типа договорів: договір поставки і договір підряду.
Договір поставки – це договір, згідно з яким постачальник, що є підприємцем, зобов’язується в обумовлені терміни передати у власність (або повне господарське ведення, або оперативне управління) покупцю товар, призначений для підприємницької діяльності чи інших цілей, не пов’язаних з особистим споживанням, а покупець зобов’язується прийняти товар і сплатити за нього визначену ціну.
За договором поставки одна сторона - постачальник зобов'язується передати (поставити) у зумовлені строки (строк) другій стороні - покупцеві товар (товари), а покупець зобов'язується прийняти вказаний товар (товари) і сплатити за нього певну грошову суму.
Договір поставки укладається за вільним розсудом сторін, тобто, як правило, відсутній обов’язок постачальника вступати в договір. В певних випадках законодавство зобов’язує постачальника укласти договір за вимогою покупця, зокрема це стосується постачання продукції на Крайню північ або з метою державних потреб.
Предметом поставки є визначені родовими ознаками продукція, вироби з найменуванням, зазначеним у стандартах, технічних умовах, документації до зразків (еталонів), прейскурантах чи товарознавчих довідниках. Предметом поставки можуть бути також продукція, вироби, визначені індивідуальними ознаками.
Загальна кількість товарів, що підлягають поставці, їх часткове співвідношення (асортимент, сортамент, номенклатура) за сортами, групами, підгрупами, видами, марками, типами, розмірами визначаються специфікацією за згодою сторін, якщо інше не передбачено законом (стаття 266 ГКУ).
Строки та порядок поставки по договору:
· договір поставки може бути укладений на один рік, на строк більше одного року (довгостроковий договір) або на інший строк, визначений угодою сторін. Якщо в договорі строк його дії не визначений, він вважається укладеним на один рік;
· строки поставки встановлюються сторонами в договорі з урахуванням необхідності ритмічного та безперебійного постачання товарів споживачам;
· у разі якщо сторонами передбачено поставку товарів окремими партіями, строком (періодом) поставки продукції виробничо-технічного призначення є, як правило, квартал, а виробів народного споживання, як правило, - місяць. Сторони можуть погодити в договорі також графік поставки (місяць, декада, доба тощо);
· у договорі поставки за згодою сторін може бути передбачений порядок відвантаження товарів будь-яким видом транспорту, а також вибірка товарів покупцем.
· Договір підряду регулює закупівлі, необхідним об’єктом яких є результат певних дій. Суть відносин, що виникають при подібних закупівлях, полягає в тому, що одна сторона за завданням іншої зобов’язується виконати для неї за плату певну роботу (замовлення), результат якої переходить у власність замовника. Договір підряду може укладати замовник з одним підрядником або з двома і більше підрядниками.
На підставі такого роду зобов’язань здійснюють:
· створення нового майна (будівництво підприємств, доріг);
· ремонт і реконструкцію певних об’єктів (реконструкцію і капітальний ремонт будівель, споруд, обладнання, ремонт і технічне обслуговування машин, устаткування);
· реалізацію результатів творчої діяльності (виконання наукових досліджень, проектно-конструкторської документації, створення виробничих нововведень – зразка нового виробу).
Договір підряду повинен передбачати:
· найменування сторін; місце і дату укладення;
· предмет договору (найменування об'єкта, обсяги і види робіт, передбачених проектом);
· строки початку і завершення будівництва, виконання робіт;
· права і обов'язки сторін;
· вартість і порядок фінансування будівництва об'єкта (робіт);
· порядок матеріально-технічного, проектного та іншого забезпечення будівництва;
· режим контролю якості робіт і матеріалів замовником; порядок прийняття об'єкта (робіт);
· порядок розрахунків за виконані роботи, умови про дефекти і гарантійні строки;
· страхування ризиків, фінансові гарантії;
· відповідальність сторін (відшкодування збитків);
· урегулювання спорів, підстави та умови зміни і розірвання договору (стаття 318 ГКУ).
1.2
Етапи матеріально-технічної підготовки проекту
Зміна умов господарювання сприяла появі нової структури матеріально-технічного забезпечення проектів, до складу якої ввійшли такі етапи:
1.
Підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість та якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт і послуг.
2.
Планування та організація процесу закупівель.
Існують прямі, посередницькі і біржові організаційні форми закупівель, відповідно до яких передбачено:
· за прямих форм правовий зв’язок існує між двома суб’єктами закупівель; між ними укладається відповідний договір;
· за посередницьких – особа, що здійснює проект, вступаю у правові відносини з посередником, тобто з особою, що сприяє забезпеченню проекту необхідними ресурсами;
· за біржових – члени біржі здійснюють біржову торгівлю безпосередньо від свого імені і за свій рахунок, або від імені клієнта і за його рахунок, або від свого імені за рахунок клієнта, або від імені клієнта за свій рахунок. Відвідувачами біржових торгів можуть бути юридичні та фізичні особи, які є членами біржі і володіють правом на укладання біржових угод.
Захист порушених або заперечених прав та інтересів підприємства і підприємців при здійсненні закупівель є справою арбітражних (як правило) і загальних (у деяких випадках) судів.
3.
Вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками.
З розвитком ринкової інфраструктури з’явилася можливість забезпечення матеріально-технічними ресурсами такими шляхами:
· придбання на товарних ринках;
· оптова торгівля;
· лізинг;
· придбання на ярмарках, виставках, аукціонах та у промислових центрах країн.
Оптова торгівля формує збутову сферу, яка включає спеціалізовані торгові підприємства, а також філіали та відділи промислових фірм. Ця сфера є зв’язуючим ланцюгом між виробниками та широкою мережею роздрібної торгівлі. До функцій даного комплексу входять:
· закупівля великими партіями по мірі надходження заяв споживача;
· доставка товарів споживачам;
· сортування;
· стандартизація;
· розфасовка і інші види діяльності.
Використання лізингу як оренди устаткування дає певні переваги, тому що при цій формі забезпечення матеріально-технічними ресурсами на базі сучасних технологій, які відповідають вимогам міжнародного ринку, не треба початкових великих фінансових коштів. Усі затрати на першому етапі оплачує лізингова компанія.
Одним з можливих варіантів придбання ресурсів є також укладання бартерних угод. Бартерна угода – це без валютний, але оцінений і збалансований обмін товарами, який оформлюється єдиним договором (контрактом). Оцінка товарів проводиться з метою еквівалентного обміну, а також необхідна для митного обліку, визначення страхових сум, оцінки претензій, начислення санкцій. Умовою еквівалентності товарообороту є обмін товарів по договірним цінам, основою яких є світові ціни. Розраховуються по взаємним претензіям (штрафи, уцінки) при бартерних операціях, як правило, додатковими поставками чи зменшенням поставки товарів. В останній час кількість бартерних угод значно зменшилась, але все ж таки, вони мають місце.
4.
Попередній відбір учасників торгів.
Перед проведенням торгів, відбувається попередній відбір учасників. На цьому етапі обов’язковою умовою є завчасне представлення покупцю можливості ознайомитися з товарами, тому що після продажу товару ніякі претензії до якості не приймаються (окрім скритих дефектів).
5.
Підготовка документів для торгів.
Для участі у торгах учасники повинні оформити заявку и пропозицію на висунення товару на торги з указаними його найменуванням, описом, характеристикою споживчих якостей, якісних особливостях, дані про кількість екземплярів, а також відомості про власника.
6.
Проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів заявникам, що виграли торги.
Після проведення торгів, покупець ухвалює рішення про присудження контрактів певному заявнику, який виграв торги, і оформлює угоду в двох екземплярах.
7.
Розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання.
8.
Контроль за постачанням (своєчасність, комплектність, кількість і якість) із вживанням необхідних заходів у випадку відхилень.
Строки поставки встановлюються сторонами в договорі з урахуванням необхідності ритмічного та безперебійного постачання товарів споживачам, якщо інше не передбачено законодавством. Договір поставки може бути укладений на один рік, на строк більше одного року (довгостроковий договір) або на інший строк, визначений угодою сторін. Якщо в договорі строк його дії не визначений, він вважається укладеним на один рік. Сторони можуть погодити в договорі також графік поставки (місяць, декада, доба тощо). Поставки повинні бути своєчасними, в іншому випадку застосовуються відповідні заходи.
Товари повинні поставлятися комплектно відповідно до вимог стандартів, технічних умов або прейскурантів. Договором може бути передбачено поставку з додатковими до комплекту виробами (частинами) або без окремих, не потрібних покупцеві виробів (частин), що входять до комплекту.
Якщо комплектність не визначено стандартами, технічними умовами або прейскурантами, вона в необхідних випадках може визначатися договором.
У разі поставки некомплектних виробів постачальник (виробник) зобов'язаний на вимогу покупця (одержувача) доукомплектувати їх у двадцятиденний строк після одержання вимоги або замінити комплектними виробами у той же строк, якщо сторонами не погоджено інший строк. Надалі до укомплектування виробу або його заміни покупець (одержувач) має право відмовитися від його оплати, а якщо товар уже оплачений, вимагати в установленому порядку повернення сплачених сум. У разі якщо постачальник (виробник) у встановлений строк не укомплектує виріб або не замінить його комплектним, покупець має право відмовитися від товару.
Прийняття покупцем некомплектних виробів не звільняє постачальника (виробника) від відповідальності.
Загальна кількість товарів, що підлягають поставці, їх часткове співвідношення (асортимент, сортамент, номенклатура) за сортами, групами, підгрупами, видами, марками, типами, розмірами визначаються специфікацією за згодою сторін, якщо інше не передбачено законом.
Якість товарів, що поставляються, повинна відповідати стандартам, технічним умовам, іншій технічній документації, яка встановлює вимоги до їх якості, або зразкам (еталонам), якщо сторони не визначать у договорі більш високі вимоги до якості товарів.
Номери та індекси стандартів, технічних умов або іншої документації про якість товарів зазначаються в договорі. Якщо вказану документацію не опубліковано у загальнодоступних виданнях, її копії повинні додаватися постачальником до примірника договору покупця на його вимогу.
У разі відсутності в договорі умов щодо якості товарів остання визначається відповідно до мети договору або до звичайного рівня якості для предмета договору чи загальних критеріїв якості.
Постачальник повинен засвідчити якість товарів, що поставляються, належним товаросупровідним документом, який надсилається разом з товаром, якщо інше не передбачено в договорі.
У разі поставки товарів більш низької якості, ніж вимагається стандартом, технічними умовами чи зразком (еталоном), покупець має право відмовитися від прийняття і оплати товарів, а якщо товари уже оплачені покупцем, - вимагати повернення сплаченої суми.
У разі якщо недоліки поставлених товарів можуть бути усунені без повернення їх постачальнику, покупець має право вимагати від постачальника усунення недоліків у місцезнаходженні товарів або усунути їх своїми засобами за рахунок постачальника.
Якщо поставлені
У разі якщо покупець (одержувач) відмовився від прийняття товарів, які не відповідають за якістю стандартам, технічним умовам, зразкам (еталонам) або умовам договору, постачальник (виробник) зобов'язаний розпорядитися товарами у десятиденний строк, а щодо товарів, які швидко псуються, - протягом 24 годин з моменту одержання повідомлення покупця (одержувача) про відмову від товарів. Якщо постачальник (виробник) у зазначений строк не розпорядиться товарами, покупець (одержувач) має право реалізувати їх на місці або повернути виробникові. Товари, що швидко псуються, підлягають в усіх випадках реалізації на місці.
Постачальник (виробник) гарантує якість товарів у цілому. Гарантійний строк на комплектуючі вироби і складові частини вважається рівним гарантійному строку на основний виріб, якщо інше не передбачено договором або стандартами (технічними умовами) на основний виріб.
9.
Розв’язання конфліктів.
У процесі матеріально-технічної підготовки проекту можливе виникнення конфліктів, таких як поставка не тієї кількості ресурсів, що потрібна; поставка ресурсів пізніше зазначених строків чи не тієї якості тощо. В цьому випадку можуть застосовуватися наступні заходи:
· при наявності дефектів виробу, постачальник (виробник) зобов'язаний за свій рахунок усунути дефекти, виявлені протягом гарантійного строку, або замінити товари, якщо не доведе, що дефекти виникли внаслідок порушення покупцем (споживачем) правил експлуатації або зберігання виробу;
· за порушення строків виконання зобов'язання стягується пеня у розмірі 0,1 відсотка вартості товарів (робіт, послуг), з яких допущено прострочення виконання за кожний день прострочення, а за прострочення понад тридцять днів додатково стягується штраф у розмірі семи відсотків вказаної вартості;
· за невиконання або неналежне виконання зобов'язань за договором підряду винна сторона сплачує штрафні санкції, а також відшкодовує другій стороні збитки (зроблені другою стороною витрати, втрату або пошкодження її майна, неодержані доходи) в сумі, не покритій штрафними санкціями, якщо інший порядок не встановлено законом;
· недоліки, виявлені при прийнятті робіт (об'єкта), підрядник зобов'язаний усунути за свій рахунок у строки, погоджені замовником. У разі порушення строків усунення недоліків підрядник несе відповідальність, передбачену договором;
· у разі виявлення недоліків проекту підрядник зобов'язаний безоплатно переробити проект, а також відшкодувати замовнику збитки, спричинені недоліками проекту;
· у разі поставки товарів більш низької якості, ніж вимагається стандартом, технічними умовами чи зразком (еталоном), покупець має право відмовитися від прийняття і оплати товарів, а якщо товари уже оплачені покупцем, - вимагати повернення сплаченої суми, а також має право стягнути з виготовлювача (постачальника) штраф.
Законом може бути визначений розмір штрафних санкцій також за інші порушення окремих видів господарських зобов'язань. У разі якщо розмір штрафних санкцій законом не визначено, санкції застосовуються в розмірі, передбаченому договором. При цьому розмір санкцій може бути встановлено договором у відсотковому відношенні до суми невиконаної частини зобов'язання або у певній, визначеній грошовій сумі, або у відсотковому відношенні до суми зобов'язання незалежно від ступеня його виконання, або у кратному розмірі до вартості товарів (робіт,
послуг).
У разі недосягнення згоди між сторонами щодо встановлення та розміру штрафних санкцій за порушення зобов'язання спір може бути вирішений в судовому порядку.
Штрафні санкції за порушення грошових зобов'язань встановлюються у відсотках, розмір яких визначається обліковою ставкою Національного банку України, за увесь час користування чужими коштами, якщо інший розмір відсотків не передбачено законом або договором.
Розмір штрафних санкцій, що застосовуються у внутрішньогосподарських відносинах за порушення зобов'язань, визначається відповідним суб'єктом господарювання - господарською організацією.
10.
Взаєморозрахунки.
У договорі сторони визначають вартість робіт, товару (ціну договору) або спосіб її визначення. Вартість робіт за договором (компенсація витрат підрядника та належна йому винагорода) може визначатися складанням приблизного або твердого кошторису. Кошторис вважається твердим, якщо договором не передбачено інше. Зміни до твердого кошторису можуть бути внесені лише за погодженням сторін.
У разі виникнення потреби значно перевищити приблизний кошторис підрядник зобов'язаний своєчасно попередити про це замовника. Якщо постачальник не попередив замовника про перевищення кошторису, він зобов'язаний виконати роботу, не вимагаючи відшкодування понесених додаткових витрат.
Постачальник не має права вимагати збільшення твердого кошторису, а замовник - його зменшення. У разі істотного зростання після укладення договору вартості матеріалів та устаткування, які мали бути надані підрядником, а також послуг, що надавалися йому третіми особами, підрядник має право вимагати збільшення встановленої вартості робіт, а у разі відмови замовника - розірвання договору в установленому порядку.
Придбати чи заказати матеріально-технічні ресурси можна за рахунок власних коштів, кредитів банку чи відстрочки платежів за ресурси постачальників (кредиторська заборгованість постачальників).
Кредиторську заборгованість постачальникам можна розглядати як безплатний займ постачальників. Але коли рахунки одразу оплачуються зразу, то надаються значні знижки постачальниками.
В цьому випадку необхідно вирішити, користуватися знижкою і оплатити рахунки одразу чи купувати в кредит та держати кредиторську заборгованість на балансу. Якщо користуватися знижкою, то можна виграти суму самої знижки, але програти на процентах, які необхідно платити банку за займ для розрахунку з постачальниками, а також втрачає можливість отримати безплатний кредит. Користуватися знижкою вигідно тоді, коли виграш перевищує витрати.
11.
Наймання на роботу потрібних спеціалістів (підрядчиків), включаючи консультантів.
Замовник може наймати на роботу потрібних спеціалістів, консультантів.
Договір підряду на будівництво, якщо це потрібно, може укладати замовник з одним підрядником або з двома і більше підрядниками. Підрядник має право за згодою замовника залучати до виконання договору як третіх осіб субпідрядників, на умовах укладених з ними субпідрядних договорів, відповідаючи перед замовником за результати їх роботи. У цьому випадку підрядник виступає перед замовником як генеральний підрядник, а перед субпідрядниками - як замовник.
При наймі на роботу підрядчиків замовник має певні права: замовник має право, не втручаючись у господарську діяльність підрядника, здійснювати контроль і технічний нагляд за відповідністю обсягу, вартості і якості виконаних робіт проектам і кошторисам. Він має право перевіряти хід і якість будівельних і монтажних робіт, а також якість матеріалів, що використовуються.
У разі якщо підрядник не береться своєчасно за виконання договору або виконує роботу настільки повільно, що закінчення її до строку стає явно неможливим, замовник має право вимагати розірвання договору та відшкодування збитків.
Підрядник має право не братися за роботу, а розпочату роботу зупинити у разі порушення замовником своїх зобов'язань за договором, внаслідок якого початок або продовження робіт підрядником виявляються неможливими чи значно ускладненими.
Якщо договором не передбачено попередньої оплати виконаної роботи або окремих її етапів, замовник зобов'язаний сплатити підряднику зумовлену договором ціну після остаточної здачі об'єкта будівництва, за умови, що робота виконана належним чином і в погоджений строк або, за згодою замовника, - достроково.
Підрядник має право вимагати виплати йому авансу, якщо така виплата та розмір авансу передбачені договором.
У разі необхідності консервації будівництва з незалежних від сторін обставин замовник зобов'язаний оплатити підряднику виконані до консервації роботи та відшкодувати йому пов'язані консервацією витрати.
Недоліки виконання робіт чи матеріалів, що використовуються для робіт, допущені з вини підрядника або субпідрядника, повинні бути усунені підрядником за свій рахунок
Підрядник несе відповідальність за недоліки проекту, в тому числі виявлені в процесі його реалізації та експлуатації побудованого за даним проектом об'єкта.
У разі виявлення недоліків проекту підрядник зобов'язаний безоплатно переробити проект, а також відшкодувати замовнику збитки, спричинені недоліками проекту.
12.
Планування поставок.
Планування поставок здійснюєтьсяз урахуванням необхідності ритмічного та безперебійного постачання товарів споживачам. Якщо в довгостроковому договорі кількість поставки визначено лише на рік або менший строк, у договорі повинен бути передбачений порядок погодження сторонами строків поставки на наступні періоди до закінчення строку дії договору. Якщо такий порядок не передбачений, договір вважається укладеним на один рік.
У разі якщо сторонами заплановано поставку товарів окремими партіями, строком (періодом) поставки продукції виробничо-технічного призначення є, як правило, квартал, а виробів народного споживання, як правило, - місяць. Сторони можуть погодити в договорі також графік поставки (місяць, декада, доба тощо).
13.
Організація бухгалтерського обліку.
Організація бухгалтерського обліку – це система методів, засобів і заходів, які забезпечують оптимальне санкціонування такого обліку і його подальший розвиток. На етапі матеріально-технічної підготовки організація бухгалтерського обліку полягає в цілеспрямованому впорядкуванні структури та процесів. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе керівник проекту, який повинен створити необхідні умови для ведення обліку.
Основними напрямками організації бухгалтерського обліку на даному етапі: облік витрат, внутрішньогосподарський контроль матеріально-технічних ресурсів, майна і цінностей, облік розрахунків з робітниками, підрядчиками, консультантами.
14.
Доставка, приймання і зберігання товару.
У договорі поставки за згодою сторін може бути передбачений порядок доставки товарів будь-яким видом транспорту, а також вибірка товарів покупцем.
Договором може бути передбачено відвантаження товарів вантажовідправником (виготовлювачем), що не є постачальником, та одержання товарів вантажоодержувачем, що не є покупцем, а також оплата товарів платником, що не є покупцем.
Договором може бути передбачений порядок доставки недоодержаної покупцем у встановлений строк кількості товарів.
Приймання товарів оформлюється накладними відомостями, де зазначається кількість товарів, дата приймання тощо.
Строк придатності та зберігання товарів обчислюється від дня виготовлення товару. Сторониможуть погодити в договорі гарантійні строки більш тривалі порівняно з передбаченими стандартами або технічними умовами. Гарантійний строк на комплектуючі вироби і складові частини вважається рівним гарантійному строку на основний виріб, якщо інше не передбачено договором або стандартами (технічними умовами) на основний виріб. Для зберігання товарів замовник може орендувати склад.
15.
Облік і контроль доставки.
1.3 Вимоги до управління у циклі закупівель і поставок
Закупівлі і поставки займають відповідне місце у життєвому циклі проекту. На рисунку 1.1 схематично показано саме яке місце відведене операціям закупівель і поставок. західною економікою передбачено такі кроки у циклі закупівель ті поставок:
· закупівлі робіт (Procurement of works);
· закупівлі матеріалів (Procurement of goods);
· закупівлі устаткування (Procurement of equipment);
· закупівлі послуг (Procurement of services );
· закупівлі (використання послуг) консультантів проекту (Procurement of consultants).
Рисунок 1.1. Місце закупівель і поставок у життєвому циклі проекту
Вітчизняна структура закупівель близька до західної, – відмінності лише в останньому елементі (використання послуг консультантів), який поки що не знайшов у нас широкого застосування.
Щодо інших елементів закупівель, то тут помітне явне зближення підходів. Відмінність є лише в тому, що на Заході усі процедури закупівель строго регламентовані (правилами, інструкціями), тоді як в Україні це обмеження ще не набуло сили.
Існують певні вимоги у циклі закупівель і поставок, характерні для ринкової економіки.
Планування та організація:
· здійснюються на основі даних проектно-кошторисної документації;
· графіки розробляються на основі та у зв’язку із загальним планом проекту і з урахуванням тривалості розробки проектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;
· план охоплює проект у цілому;
· вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;
· у плані визначаються структури й особи, відповідальні за кожну позицію поставок.
Вибір постачальників:
· здійснюється на основі вивчення так званих кваліфікаційних анкет, які з’ясовують управлінські, технічні, виробничі та фінансові можливості;
· із замовником і керівником проекту після опрацювання анкетних даних складається список претендентів;
· за результатами торгів здійснюється остаточний вибір постачальників.
Розміщення замовлень:
· разом з проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скорочення номенклатури) закупівель;
· загальні замовлення оформляються тільки після скорочення номенклатури закупівель;
· оцінка заявок і проведення торгів передують укладенню контрактів;
· укладення контрактів провадиться в результаті додаткових зустрічей і узгоджень з переможцями торгів вимог щодо перевезення і зберігання вантажів, а також порядку платежів і преміювання.
Контроль за поставками:
· здійснюється відповідно до спеціальних графіків;
· встановлюється щодо кожного з перелічених вище видів поставок (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги);
· має за основу загальний план проекту;
· орієнтований на стандартні форми звітності;
· усі зміни вносяться в загальний графік проекту.
Вищерозглянуті роботи очолює служба керівника проекту. Вона працює в контакті з усіма підприємствами та організаціями, які забезпечують проект ресурсами. Якщо мова йде про значний проект, головний його керівник (головний менеджер) делегує відповідні повноваження менеджеру з поставок (або навіть спеціальній службі). У будь-якому випадку керівник проекту є центральною фігурою в циклі матеріально-технічної підготовки проекту.