Организация представляет собой открытую систему, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, тесно взаимодействующих с внешним миром. Таким образом, организация характеризуется внутренними переменными и определяется внешними параметрами.
Первая проблема, с которой сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем, - определение внешней среды
. Один из способов определения окружения и облегчения учета его влияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основных группы: силы прямого воздействия и силы косвенного воздействия.
Среда прямого воздействия
включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации (акционеры, конкуренты, потребители, поставщики, торговые предприятия, союзы и общества по интересам, правительственные органы, местные органы).
Под средой косвенного воздействия
понимаются факторы, которые не могут оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них (политика, право, экономика, социально-культурные факторы, технология, физико-географические условия.).
Существует мнение, что для предприятия более глобальное значение имеют факторы среды косвенного воздействия, поскольку эта среда формирует наиболее общие черты функционирования организации. Следовательно, изменение этих условий будет представлять для предприятия значительно большую опасность, нежели более мелкие изменения факторов среды прямого воздействия. Однако, если рассматривать вопрос важности с точки зрения контроля за факторами среды, то на первый план выходит среда прямого воздействия.
Фирма не может быть однозначно уверена в учете изменений внешней среды в силу того, что прогнозы изменения различных факторов этой среды имеют вероятностный характер, обусловленный ее сложностью, подвижностью и неопределенностью.
Внутренние переменные
– это ситуационные факторы внутри организации, являющиеся результатом управленческих решений.
Но не все внутренние переменные контролируются руководством, ряд внутренних факторов предстает как нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.
Основные внутренние переменные любой организации
:
а) цели;
б) структура;
в) задачи;
г) технология;
д) люди.
Рассмотрим содержание этих организационных параметров.
а) Организация рассматривается как средство достижения целей, которое позволяет людям совместно сделать то, чего индивидуально они не в состоянии выполнить.
Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.
Руководство организации, осуществляя планирование, разрабатывает цели и сообщает их другим членам организации для того, чтобы дать им возможность знать и понимать, к чему они должны стремиться в своей работе.
У организаций могут быть разнообразные цели, т.к. организации занимаются различными видами деятельности. Крупные организации имеют много целей.
Цели организации определяют ориентацию всех дальнейших решений руководства.
Цели вырабатываются не только для организации в целом, но и в отдельных ее подразделениях. Цели подразделений должны составлять конкретный вклад в цели всей организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.
б) Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
В этом определении заложены две основные концепции:
- разделение труда;
- сфера контроля.
Характерной особенностью организации является специализированное разделение труда – закрепление конкретной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше с точки зрения организации.
Во всех организациях, кроме разве самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, спец
Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне.
Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то говорят о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой.
Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее.
Необходимость в координации существует всегда. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной организации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.
в) Еще одно направление разделения труда в организации – формулирование задач.
Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.
С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.
Задачи организации традиционно делятся на 3 категории:
1) работа с людьми;
2) работа с предметами;
3) работа с информацией.
Еще два важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер, чем другие работы, и время выполнения каждого вида управленческой работы увеличивается по мере перехода этой работы от низшего уровня к высшему.
г) Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях. Это средство преобразования сырья (люди, информация или физические материалы) в искомые продукты и услуги. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задач включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.
д) И организация, и руководители, и подчиненные – ничто иное, как люди. Если руководство – отдельные менеджеры – не признают, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь поставленных целей может быть поставлена под угрозу. Руководство достигает целей организации через других людей, следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления.
Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:
1) поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя;
2) функционирование менеджера в роли лидера;
3) его влияние на поведение отдельных людей и групп.
Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.