Организация разработки и принятия управленческих решений в современных бизнес-структурах

Министерство Образования Республики Беларусь

Учреждение образования

«Брестский государственный технический университет»

Экономический факультет

Кафедра менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Основы менеджмента»

на тему: Организация разработки и принятия управленческих решений в современных бизнес-структурах
Выполнил студент

3 курса, группы ФИ-6 Бычик Д.В.

Руководитель работы Кривицкая Т.В.

Брест 2006г.

РЕФЕРАТ

Организация разработки и принятия управленческих решений в современных бизнес-структурах / Курсовая работа: 25 01 04, УО БГТУ; Бычик Д.В.; кафедра менеджмента – 30 с.; 1 приложения.

Ключевые слова:
управленческие решения, менеджер, руководитель, организация, структура, выбор, альтернатива, информация, процесс, решение, ситуация, управление, методы, контроль.

Цель работы:
выявление признаков, характерных для управленческих решений, а также в анализе организации разработки и принятия решения руководителем предприятия.

Курсовая работа состоит из разделов:

1. Теоретический аспект организации разработки и принятия управленческих решений.

2. Анализ организации разработки и принятия управленческих решений на примере ООО «АКАНТИТ»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………4

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ Организации разработки и принятия управленческих решений………………………………..5

1.1 Организации процесса разработки и реализации управленческих решений………………………………………………………………….………….5

1.2 Формирование информационной базы………….……….…………….6

1.3 Планирование процесса реализации решений и создание условий для его эффективного выполнения………………………………..…………………….8

1.4 Типовой алгоритм формирования организационно-функциональной структуры механизма реализации решений………………………………………11

1.5 Организация контроля реализации решения…………………………12

1.6 Сущность и виды ответственности руководителей………………….14

2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАЗРАБОТКИ И ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧИСКИХ РЕШЕНИЙ НА ПРИМЕРЕ ООО «АКАНТИТ»………..17

2.1 Основные формы разработки управленческих решений……..……...17

2.2 Основные формы реализации управленческих решений……………19

2.3 Принятие решения в процессе производства………………………...22

2.4 Методы принятия управленческих решений………………………....23

2.5 Практическое использование технологии принятия решения………24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………………29

ПРИЛОЖЕНИЕ А………………………………………………………………….30

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любого руководителя связана с выполнением управленческих функций, в том числе по планированию, организации, координации и контролю каких-либо процессов. Эта деятельность реализуется в форме распоряжения, деловой беседы, инструкции и др. Мы часто слышим о том, что директор принял решение, начальник отдела подписал инструкцию. В обобщенном виде эта деятельность связана с решениями. Разрабатывают решения специалисты, а тех, кто эти решения оценивает, называют экспертами.
Решение – это результат мыслительной деятельности человека, приводящий к какому-либо выводу или к необходимым действиям, например, полное бездействие, разработка какого-либо действия или выбор действия из набора альтернатив и его реализация.
Управленческое решение – это результат коллективного творческого труда, оно всегда носит социальный, общественный характер; даже когда руководитель один разрабатывает решения, то коллективный интеллект неявно влияет на этот процесс. Труд по разработке управленческих решений должен быть высоко профессиональным, использующим теоретические и методические наработки отечественных и зарубежных ученых, а также накопленный и систематизированный практический опыт.
Актуальность выбранной темы контрольной работы обуславливается тем, что в настоящее время независимо от должности, каждый человек должен принимать свои управленческие решения.

Задачей этой курсовой работы является выявление процесса формирования управленческих решений, формы их разработки и реализации.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ Организация разработки и принятия управленческих решений

1.1 Организации процесса разработки и реализации управленческих решений

Необходимо иметь надежную методику организации работ по подготовке и реализации управленческих решений. Одна­ко, учитывая, что эффективность управленческих решений зависит от множества различных факторов, установить общую процедуру, пригодную для всех случаев принятия и реализации решений, не­возможно. Эта проблема может быть упрощена при разделении ее на части. Во-первых, следует выделить сугубо технологическую часть содержательной работы по формированию и принятию реше­ния; во-вторых, рассмотреть орга­низацию процессов подготовки и реализация решений.

Организация первой (технологической) части работ наглядно представлена в виде технологической схемы и моделей (приложение А). Они содержат конкретные практические рекомен­дации, хотя субъективный подход конкретного лица, принимаю­щего решение (ЛПР), может существенно повлиять на принятие окончательного решения.

Вторая часть также субъективна и в сильной степени зависит от содержания проблемы и характеристик решения, а также от условий принятия такого решения. В силу названных причин можно дать только общие рекомендации по организации выра­ботки и реализации решений.

1. На эффективность принимаемых решений наибольшее вли­яние оказывает информационная база, которая используется при анализе проблемы и принятии решения.

2. Не менее важным элементом рассматриваемой проблемы является доведение решений до исполнителей. Основные реко­мендации по решению этой части проблемы могут быть сформу­лированы в следующем виде:

а) не допустить искажения содержа­ния решения при его доведении исполнителям (на различных уровнях управления реализацией этого решения);

б) обеспечить координированные действия всех исполнителей на достижение целей принятого решения.

3. После доведения принятого решения до исполнителей ус­пех его реализации во многом зависит от правильного выбора ис­полнителей.

4. Для эффективного исполнения всеми исполнителями дол­жны быть созданы определенные благоприятные условия.

5. Для обеспечения достижения желаемого результата при ре­ализации управленческого решения немаловажную роль играют контроль и обратная связь, в том числе установленная процедура внесения изменений в принятое решение и подведение итогов.

Для успешной и эффективной организации, исполнения и контроля принятого решения мероприятия по его реализации, как правило, оформляются приказом или распоряжением соот­ветствующего руководителя.

1.2 Формирование информационной базы

Информационная база должна включать:

1. Информацию о наиболее типичных управленческих проблемах.

2. Информацию о всех имевших место управленческих решениях, принятых в организации по конкретным проблемам.

3. Готовые управленческие решения по стереотипным пробле­мам, в том числе по проблемам, требующим незамедлительного действия (например, стихийное бедствие, угроза жизни и т.д.).

При формировании информационной базы можно руковод­ствоваться следующими рекомендациями по ее структуре и соста­ву (содержанию).

1. Исходная информация о проблеме должна включать: опи­сание проблемной ситуации (желаемое состояние управляемого объекта в фиксированный момент времени, соотношение желае­мого и реального состояния объекта); конкретные условия для ре­шения проблемы (наличие материальных, трудовых, информаци­онных и других ресурсов); содержательное описание самой про­блемной ситуации (симптомы проявления проблемы, полнота и достоверность информации, содержательная формулировка про­блемы); время и необходимые ресурсы для принятия решения.

Подобная информация накапливается путем заполнения соот­ветствующих карточек (формуляров) проблем. Эти проблемы формируются с помощью ЭВМ на машинных носителях либо на твердых носителях традиционными методами и заносятся в об­щую информационную базу.

2. Информация о решениях, принятых в конкретных услови­ях, должна отражать последовательность и результаты действий ЛПР по поиску наилучшего решения (то есть информация содер­жит готовый продукт ЛПР как результат его мыслительной дея­тельности в строгой технологической последовательности разре­шения конкретной проблемы). Эта информация особенно важна, если для решения проблемы привлекался компетентный эксперт.

Форма представления может быть произвольной, но обычно та­кая информация заносится в информационную базу в виде струк­турированной технологической карты управленческого решения, в которой должна отражаться информация по трем разделам: при­знанная часть, основная часть и мероприятия по реализации ре­шения.

3. Готовые управленческие решения по стереотипным проб­лемам. Информация этого раздела информационной базы также формируется в виде структурированной карточки решения на ос­нове разрабатываемой технологической карты процесса решения, включающей: признанную часть, принятое решение и методоло­гию по его реализации.

Призначная часть решения включает назначение (наименова­ние) решения, проектное описание проблемной ситуации и пос­ледствия от непринятия решения. Принятое решение содержит сведения о ЛПР (должностном лице, принимающим решение), подразделении, которое готовит решение, необходимой исходной информации для подготовки решения, содержании принимаемо­го решения и кто должен его согласовать (с кем необходимо согла­совать решение). Методология по реализации решения определя­ет исполнителей (подразделения), должностное лицо, контроли­рующее решение, форму доведения решения до исполнителей и ожидаемый результат решения.

1.3 Планирование процесса реализации решений и создание условий для его эффективного выполнения

Планирование реализации решения. Как отмечалось выше, основными элементами этой проблемы являются: возможность искажения сути решения (цели решения) при доведении его до исполнителей и необходимость скоординированных усилий ис­полнителей для достижения желаемого результата.

Обе эти проблемы могут быть решены путем детального пла­нирования выполнения решения. Для этого используется общая модель процесса планирования. В дополнение необходи­мо обеспечить выполнение следующих требований:

1. План должен быть конкретным, то есть содержать ответы на вопросы: кто, где, когда и каким образом выполнит ту или иную задачу.

2. В решении должна быть четко определена зона действия данного решения.

3. Все мероприятия, предусматриваемые решением, должны быть разделены по объектам, задачам и времени.

Форма плана может любой, принятой на предприятии, в том числе табличной или в виде сетевого графика.

Табличная форма планасодержит следующие реквизиты: код работы, содержание работы, сроки исполнения исполнитель (исполнители), ответственный за контроль реализации решения. Преимущества табличной формы — наглядность, простота сос­тавления и корректировки, удобство обработки на ЭВМ и т.п. Основной недостаток — табличная форма не позволяет отразить свя­зи между различными работами по реализации решения и поэто­му может эффективно применяться только для сравнительно про­стых решений.

Сетевой графикдает возможность поэтапно проследить реа­лизацию того или иного варианта решения и спрогнозировать достижение соответствующих результатов (конечных, промежуточных). Кроме того, сетевой график позволяет наглядно представить и проанализировать взаимосвязи между исполнителями и работами, организовать эффективный контроль хода реализации решения. Сетевой график дает графическое изображение процес­са реализации решения, где все действия и мероприятия показа­ны в технологической последовательности с необходимыми взаи­мосвязями. График имеет временную (календарную) ось, а также необходимые зоны по видам работ и исполнителями (горизон­тальные и вертикальные зоны).

Сетевой график содержит два основных элемента: событие (результат работы) — отображается в виде кружка, и сама рабо­та — в виде стрелки между событиями. Работа представляет пред­усмотренный решением процесс, требующий затрат времени и ре­сурсов. В работу также входит процесс ожидания (процесс, требу­ющий затрат времени без соответствующих материальных и тру­довых ресурсов).

Основными элементами сетевого графика являются: событие, работа, исходное событие, завершающее событие, путь, критичес­кий путь. Критический путь определяет наибольшую продолжи­тельность выполнения совокупности работ для достижения опре­деленного результата.

Создание условий для эффективного выполнения решения. Кроме общих должностных требований к исполнителям управ­ленческих решений предъявляются дополнительные (специаль­ные) требования. Исполнители должны обладать:

1. Высокой компетентностью в вопросах, относящихся к реа­лизуемому решению.

2. Правомочностью исполнения конкретных работ, преду­смотренных решением. В том числе исполнители должны быть наделены необходимыми полномочиями и правами, которые со­ответствующий руководитель делегирует им по должности или на период исполнения решения (в этом случае такое делегирование должно тоже отражаться в самом решении).

3. Способность осуществлять контроль. Деление сотрудников аппарата на руководителей и исполнителей часто является условным, так как исполнение решения, как правило, требует приня­тия соответствующих дополнительных управленческих решений. Таким образом, исполнитель выступает одновременно и в роли лица, принимающего решения.

Для эффективного исполнения решений в этих условиях крайне важно создать общие условия для исполнителей, в том числе:

— Обеспечить информированность исполнителей (они должны четко представлять цели и особенности принятого решения, а также иметь доступ ко всей информации, необходимой для реали­зации решения).

— Обеспечить правомочность исполнителей, т.е. предоставить необходимые возможности и средства для осуществления реше­ний или проведения конкретных мероприятий, связанных с эти­ми решениями. Абстрактной схемы распределения прав и ответ­ственности не существует. В каждом случае распределение прав и ответственности должно соответствовать характеру проблемы.

—Обеспечить мотивацию исполнителей, т.е. создать условия для согласования интересов исполнителя с целями решения. За­дача вышестоящего руководителя — создать условия для работы подчиненных, в том числе обеспечить соответствие их деятель­ности общим интересам решения и свободную реализацию инте­ресов каждого звена управления в рамках созданных условий.

— Допустимость конкретных мероприятий решения, то есть мероприятия по реализации решения не должны нарушать норм права и морали.

1.4 Типовой алгоритм формирования организационно-функциональной структуры механизма реализации решений

Алгоритм формирования организационно-функциональной структуры механизма реализации решений включает следующие процедуры (модули):

1. Структуризацию целей решения (определение целей и за­дач для всех исполнителей реализации решения).

2. Конкретизацию целей и задач в технико-экономических по­казателях работы объекта управления (предприятия, структур­ного подразделения, конкретного исполнителя).

3. Формулирование основных проблем, требующих решения для достижения поставленных целей.

4. Определение возможных путей и способов разрешения сформулированных проблем.

При реализации приведенного алгоритма необходимо выпол­нение определенных условий. Во-первых, необходимо установить степень важности конкретных целей решения (провести их ранжирование) в силу того, что эти решения, как правило, носят много­целевой характер. Во-вторых, обязательно осуществляется струк­туризация целей и задач реализации решения по горизонтали (по видам деятельности) и по вертикали (по уровням управления). В-третьих, формируемая система целей, которая должна быть со­поставимой, полной, взаимоувязанной, определенной и реальной (то есть они должны быть соотнесены с конкретными функциями управления, иметь объективную привязку к подразделению и ис­полнителю, а так же иметь временную определенность).

Обычно формирование целей (п. 2 алгоритма) осуществляется в виде графа (дерева) целей или в виде матрицы целей. По стол­бцам и строкам такой матрицы приводятся одни и те же цели, взаимосвязи элементов матрицы оцениваются 1 или 0 по следую­щему правилу: при наличии взаимосвязи значение элемента мат­рицы принимается равным 1, при отсутствии — 0.

Структуризация целей позволяет:

а) Выделить основные функции и задачи, ориентированные на достижение соответствующих целей.

б) Выявить недостатки в существующей системе управления, которые могут помешать выполнению решения.

в) Рационально распределить функции и задачи на разных уровнях управления между службами и должностными лицами.

г) Установить рациональную технологию выполнения работ (оп­ределить соответствующие мероприятия) по реализации решения.

д) Оценить эффективность различных вариантов реализации.

Наиболее важным аспектом этого процесса является выбор средств и методов реализации решения, адекватных поставлен­ным целям.

1.5 Организация контроля реализации решения

Организация контроля реализации решения является обяза­тельным этапом принятия управленческого решения. Причиной контроля является не только (и не столько!) безответственность исполнителей из-за отсутствия контроля, а возможность и необ­ходимость выявления и решения возникших проблем, которые требуют своих новых решений. Главная цель этого этапа заклю­чается в организации эффективной обратной связи при принятии решения, способствующей обеспечению его реализации и необходимого развития для достижения желаемого результата деятель­ности предприятия.

Процедура контроля организуется в рамках алгоритма реали­зации функции контроля менеджмента (в том числе установление показателей, измерение и определение их отклонений от установ­ленных показателей, устранение несоответствий). Контроль поз­воляет выявить причины отклонений и дает возможность при­нять соответствующие дополнительные решения относительно хода реализации решения, а также извлечь уроки на будущее. При этом контроль по завершении реализации решений дополни­тельно позволяет:

1) стимулировать хорошую работу исполнителей;

2) получить удовлетворение от хорошо выполненной работы;

3) организовать учебу исполнителей;

4) своевременно устранить возникшие в процессе реализации решений отклонения и несоответствия;

5) принять решение о внесении изменений в ранее принятое решение;

6) оценить потенциальные возможности, выявить резервы и упущенные возможности, которые могут быть использованы в бу­дущих решениях;

7) оценить действующую систему принятия решений и разра­ботать мероприятия по ее совершенствованию.

Причинами корректировки принятого решения могут быть: ошибки, допущенные в самом решении, изменения в обстановке, происшедшие с момента принятия решения, вызванные непред­виденными внутренними и внешними факторами, неудовлетво­рительная организация исполнения решений, выявление (появ­ление) дополнительных возможностей, позволяющих перекрыть запланированные результаты. Неизмененное решение (при воз­никновении такой необходимости) становится не только не эф­фективным, но и превращается в фактор дезорганизации про­изводства.

При необходимости изменения ранее принятого решения воз­можны два варианта: внесение необходимых изменений в ранее принятое решение и принятие нового решения в соответствии с новой обстановкой.

Корректировка решения имеет и негативные последствия из-за потери темпов реализации и трудозатрат аппарата управле­ния вследствие несущественных изменений, постоянно вносимых в принятое решение. Всякая целесообразность улучшения решения требует всестороннего изучения и оценки. Стремление быст­ро внести изменения при неудовлетворительном его выполнении может породить новые ошибки. Поэтому всякой корректировке должны предшествовать: предоставление возможности самим ис­полнителям найти пути устранения возникших помех (проблем), а также тщательный анализ, как самого решения, так и хода его реализации с учетом новой обстановки.

Завершающим этапом реализации решения является подведе­ние итогов его выполнения. Эта процедура является обязательным элементом эффективного контроля и направлена в большей степени на совершенствование системы принятия решений на предприятии в целом.

В процессе подведения итогов следует: проанализировать все этапы процесса подготовки, принятия и реализации решения; оценить успехи, рассмотреть выявленные в работе исполнителей недостатки и зафиксировать внимание работников на вновь воз­никших проблемах.

Подведением итогов заканчивается управленческий цикл. В то же время следует всегда иметь в виду, что подведение итогов реализации конкретного решения служит началом нового управ­ленческого цикла, так как создает исходную базу для новых ре­шений.

1.6 Сущность и виды ответственности руководителей

Полномочия и права, делегируемые руководителю, форми­руют круг проблем, которые он должен решать, разрабатывая и реализуя управленческие решения. За эту работу руководитель получает согласно до­говору материальное и моральное вознаграждение. Полномочия и права немыслимы без обязанностей и ответственности за вы­полненную работу.

Обязанность — это круг действий, возложенных на кого-нибудь и обязательных для выполнения. Выделяют служебные, общественные и всеобщие воинские обязанности.

Ответственность — это необходимость, обязанность отда­вать кому-либо отчет в своих действиях, поступках. Ответствен­ность может быть официальная и личная (чувство ответственно­сти как черта характера).

Многообразие сфер деятельности различных организаций сформировало следующий типовой набор видов ответственности: профессио­нальная, юридическая (в том числе уголовная), социальная, эко­логическая, экономическая, этическая, дисциплинарная, административная и материальная.

В качестве профессиональной ответственности могут приме­няться меры юридической, дисциплинарной и экономической от­ветственности. В настоя

щее время все большее распространение находит страхование экономических рисков профессиональной ответственности. Например, страхование профессиональной от­ветственности нотариуса, водителя автомобиля, аудитора.

Юридическая ответственность частично или полностью ка­сается тех видов ответственности, в которых закреплены регла­менты, входящие в состав государственных законов и норм государственного регулирования, например, в Гражданский и Уго­ловный кодекс, Трудовой кодекс. Юридическая ответственность реализуется в форме замечания, выполнения предписанных действий, заключения под стражу, ареста.

Дисциплинарная ответственность за бездействие или ненад­лежащее выполнение задания реализуется в форме взыскания, замечания, выговора, перевода на другую работу, увольнения.

Административная ответственность наступает за соверше­ние административного правонарушения, нарушения прав и свобод граждан. Базой для реализации административной ответ­ственности является административное и гражданское право и другие регламенты.

Экономическая ответственность призвана компенсировать полный или частичный ущерб от управленческих решений, нанесенный руководите­лем в материальной или денежной форме.

Этическая ответственность наступает в случае нарушения ру­ководителем этических норм, представляющих собой систему об­щих ценностей и правил этики, соблюдение которых обязательно для всех работников организации. Этические нормы включают оценки смысла жизни, назначения человека, содержания добра и зла, морального долга, нравственных принципов и идеалов (благо­родство, вежливость, выдержка, гуманизм, доверие, единство слова и дела, искренность, правдивость, принципиальность, самооблада­ние, скромность). Ответственность реализуется в форме изменения общественного мнения о руководителе, вынесении ему обществен­ного порицания, объявления о его несоответствии должности по этическим соображениям.

Материальная (имущественная) ответственность обычно представлена в Республике Беларусь Гражданским кодексом, который регламентирует права и обязанности физических и юридических лиц и ответственность за их исполнение, или неисполнение.

Все вышеперечисленные виды ответственности можно классифицировать по трем критериям:

— уровням ответственности (международный, государственный, уровень компании и ее подразделений и уровень собственного Я (перед самим собой);

— времени ответственности (за прошлые, на­стоящие или будущие результаты уже принятого решения).

— ущербу, вызванному ошибочными решениями (ответ­ственность за существенный ущерб и имеющая сроки дав­ности; ущерб, ответственность по которому имеет срок давности — обычно 3 или 5 лет, — и ущерб, ответствен­ность по которому не предусмотрена).

2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАЗРАБОТКИ И ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧИСКИХ РЕШЕНИЙ НА ПРИМЕРЕ ООО «АКАНТИТ»

2.1 Основные формы разработки управленческих решений

В зависимости от условий разработки и реализации управленческих решений могут использоваться различные формы разработки: приказ, распоряжение, указание, акт, протокол, инструкция, договор, соглашение, план, контракт, оферта, акцепт, положение, правила, модель.

Указание — решение, носящее методический, технологический характер. Указание реализуется в форме наставления или разъяснения.

Акт — решение широкого круга государственных и общественных организаций. Например, акт о передаче чего-либо в собственность.

Приказ (письменный или устный) — это решение руководителя, обличенного властью в организации или крупном ее подразделении. Приказ обязателен для исполнения его подчиненными и может готовиться по вопросам, входящим в компетенцию руководителя. Это нормативный документ, который должен храниться в архиве; он может быть обжалован в более высоких управленческих инстанциях или в суде.

Распоряжение — это решение руководителя, не наделенного административными функциями. Распоряжение обычно касается вопросов технологии, организации труда и техники безопасности. Оно обязательно для исполнения непосредственными подчиненными руководителя. Обжаловать решение можно у линейного руководителя данного подразделения или организации.

Протокол — решение об отражении каких-либо событий, обстоятельств, правил. Например, протокол прошедшего собрания, совещания.

Инструкция — решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий, например, инструкция по составлению бизнес-плана, инструкция по работе с персоналом, должностная инструкция.

Договор — решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств в коммерческих и некоммерческих сферах деятельности, например, договор о портфельных инвестициях, договор кооперации с зарубежным производителем, учредительный договор о создании компании.

Соглашение — решение, формирующее общую позитивную инфраструктуру для какой-либо деятельности.

План — решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации. Например, бизнес-план, план мероприятий по реформированию и реструктуризации компании.

Контракт — решение, обычно коммерческого характера, о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств. Контракт является подвидом соглашения. Например, контракт на поставку компьютеров, брачный контракт, контракт купли-продажи.

Оферта — решение, обычно коммерческого характера, о предложении конкретному (любому) лицу заключить сделку на указанных условиях. Оферта является одной стороной контракта. Например, оферта на оптовые закупки холодильников для реализации, оферта на оптовую продажу бумаги.

Акцепт — решение о приеме предложения о заключении сделки на предложенных в оферте условиях. Акцепт – это вторая сторона контракта, оферта и акцепт составляют контракт.

Положение — решение, представляющее собой набор законов, правил и инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность. Например, положение о главном инженере, положение об отделе территориального развития.

Правила — решение, учитывающее традиции организации и представляющее набор предлагаемых для исполнения устоявшихся норм поведения и деятельности определенных групп работников. Например, правила внутреннего распорядка, правила дорожного движения.

Модель какого-либо процесса или явления — решение, включающее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса или явления на входные воздействия.

2.2 Основные формы реализации управленческих решений

Формы реализации — это деловая беседа, предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, личный пример, обучение, совет, деловые игры (тренинги), совещание, заседания, деловое слово.

Предписание — официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приведенного решения в определенный, установленный срок.

Деловая беседа — специально организованная руководителем встреча с подчиненным, группой подчиненных или приглашенными специалистами для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для компании. Деловая беседа является наиболее часто используемой формой реализации управленческого решения, так как личное общение заинтересованных лиц всегда эффективней влияет на решение поставленной задачи.

Убеждение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью добиться у подчиненного требуемых прочных взглядов или понятий по содержанию управленческого решения для его выполнения (например, убеждение в необходимости соблюдения техники безопасности на предприятии, убеждение в необходимости использования более современных информационных технологий при разработке управленческого решения).

Разъяснение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание управленческого решения.

Принуждение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью осознанно заставить работника выполнить управленческое решение путем угроз или повышенного вознаграждения.

Наставление — деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения управленческого решения.

Сообщение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для успешного выполнения управленческого решения.

Личный пример — действия руководителя в среде подчиненных по заранее подготовленному сценарию для развития у них эффекта подражания авторитетам в технике выполнения управленческого решения.

Обучение — деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения управленческого решения.

Совет — деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами на пути выполнения управленческого решения. Совет не является обязательным для исполнения подчиненным, однако в личных отношениях руководитель всегда будет заинтересован в подчиненном, который прислушивается к его советам.

Деловая игра (тренинг) — специально организованная интенсивная деятельность работников по разработке и реализации управленческих решений на основе имитационных моделей реальных процессов. В процессе закрепляются навыки реализации управленческих решений многократным повторением однотипных ситуаций, методов и технологий реализации управленческих решений.

Совещания — коллективные деловые беседы, проводимые руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач, использования коллективного разума, обмена информацией и накопленным опытом для выполнения важных управленческих решений.

Заседания — узко профессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.)

Отчет — решение специалиста о результатах индивидуальной или коллективной проделанной работы по выполнению управленческого решения. Отчет может быть письменным или устным.

Деловое слово — твердое решение руководителя, данное подчиненному в устной форме, подкрепленное авторитетом руководителя как среди подчиненных, так и среди вышестоящего руководства.

В качестве примера рассмотрим только одну форму реализации управленческого решения – деловую беседу. В деловой беседе принимают участие, с одной стороны, руководитель или команда специалистов, с другой – потенциальный исполнитель или группа исполнителей. Деловая беседа включает 6 этапов:

1) создание взаимно заинтересованной обстановки беседы;

2) согласование основных целевых установок будущего задания;

3) ознакомление исполнителей с необходимой информацией;

4) обоснование задания и аргументирование неясных положений;

5) корректировка заданий с учетом предложений исполнителя;

6) принятие окончательного решения.

Д. Карнеги рекомендует для эффективного проведения деловой беседы соблюдать следующие принципы:

— внимательно выслушивайте собеседника до конца – это не только знак внимания, но и профессиональная необходимость;

— избегайте недоразумений и неверных толкований;

— изложение должно быть ясным, наглядным, систематизированным, сжатым, простым и понятным;

— уважайте личность собеседника;

— будьте вежливыми, дружелюбными и дипломатичными;

— любыми способами постарайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших предложений как не навязанных ему.

2.3 Принятие решения в процессе производства

До сих пор принятие решения рассматривалось как рациональный процесс, т.е. как серия стадий и этапов, через которые менеджер должен пройти от начала и до конца, чтобы дойти до полного выполнения решения и устранения возникшей проблемы. В реальной жизни не совсем так, т.к. существует целый ряд ограничений внешних факторов, препятствующих применению рациональной модели в процессе принятия решения:

— часто менеджеры не знают, что проблема существует. Они либо перегружены, либо проблема хорошо скрыта от них;

— не представляется возможности собирать вокруг проблемы всю имеющуюся информацию по техническим или стоимостным причинам;

— ограничения во времени заставляют принимать не лучшие решения;

— во многих случаях рассматриваются не все альтернативы, а при их оценке и выборе трудно учесть качественные факторы;

— выполнения решения не многими менеджерами связывается с самим решением, что позволяет проблеме продолжать развиваться;

Однако общие механизмы принятия решения в реальной жизни сохраняются.

Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие - как процесс, ведущий к появлению этого продукта. Принятие правильных решений - это область управленческого искусства. Способность и умение делать это развивается с опытом, приобретенным руководителем на протяжении всей жизни. Совокупность знания и умения составляют компетентность любого руководителя и в зависимости от уровня последнего говорят об эффективно или неэффективно работающем менеджере.

Теоретически существует четыре типа ситуаций, в которых необходимо проводить анализ и принимать управленческие решения, в том числе и на уровне предприятия: в условиях определенности, риска, не определенности, конфликта.

Анализ и принятие управленческих решений в условиях не определенности. Эта ситуация разработана в теории, однако на практике формализованные алгоритмы анализа применяются достаточно редко. Основная трудность здесь состоит в том, что невозможно оценить вероятности исходов. Основной критерий - максимизация прибыли - здесь не срабатывает, поэтому применяют другие критерии:

—максимин (максимизация минимальной прибыли)

—минимакс (минимизация максимальных потерь)

—максимакс (максимизация максимальной прибыли) и др.

Анализ и принятие управленческих решений в условиях конфликта. Наиболее сложный и мало разработанный с практической точки зрения анализ. Подобные ситуации рассматриваются в теории игр. Безусловно, на практике эта и предыдущая ситуации встречаются достаточно часто. В таких случаях их пытаются свести к одной из первых двух ситуаций либо используют для принятия решения неформализованные методы.

Оценки, полученные в результате применения формализованных методов, являются лишь базой для принятия окончательного решения. При этом могут приниматься во внимание дополнительные критерии, в том числе и неформального характера.

2.4 Методы принятия управленческих решений

Существует множество методов, с помощью которых может быть принято управленческое решение. Вот некоторые из них.

1. Декомпозиция. Представление сложной проблемы, как совокупности простых вопросов.

2. Диагностика. Поиск в проблеме наиболее важных деталей, которые решаются в первую очередь. Используется при ограниченных ресурсах.

3. Экспериментальные оценки. Формируются какие-либо идеи, рассматриваются, оцениваются, сравниваются.

4. Метод Делфи. Экспертам, которые не знают друг друга даются вопросы, связанные с решением проблемы, мнение меньшинства экспертов доводится до большинства. Большинство должно либо согласиться с этим решением, либо его опровергнуть. Если большинство несогласно, то их аргументы передаются меньшинству и там анализируются. Этот процесс повторяется до тех пор, пока эксперты не придут к общему мнению, либо перейдет к тому, что выделятся группы, которые не меняют своего решения. Этот метод используется для достижения наивысшей эффективности.

5. Метод неспециалиста. Вопрос решается лицами, которые никогда не занимались данной проблемой, но являются специалистами в смежных областях.

6. Линейное программирование.

7. Имитационное моделирование.

8. Метод теории вероятности.

9. Метод теории игр. Задачи решаются в условиях полной не определенности.

10. Метод аналогий. Поиск возможных решений проблемы на основе заимствования из других объектов управления.

2.5 Практическое использование технологии принятия решения

К сожалению, в Беларуси служба менеджмента практически не развита, управленческие решения принимаются, как правило, руководителями предприятий на основе их личного опыта, то есть сугубо субъективно. Обратная связь – контроль за выполнением решений практически отсутствует. Но, как ни странно, чаще всего принятие правильного управленческого решения подчиняется всем описанным в работе процессам, и вне зависимости от знаний принимающих решение, проходит через все три стадии, но гораздо более сложным путем.

Практическое использование технологии принятия управленческого решения я хотел бы рассмотреть на примере ООО «АКАНТИТ».

ООО «АКАНТИТ» занимается несколькими видами деятельности: монтаж, ремонт и сервисное обслуживание отопительных котлов, а также оборудования для производства стройматериалов; сдача в аренду помещений и т.д.

На этом предприятии в одно время возникла необходимость повышения эффективности работы. Для увеличения получаемой предприятием прибыли необходимо снижать себестоимость продукции предприятия, т. е. вводить эффективный контроль над издержками.

Первым шагом на этом пути является создание системы получения оперативной, точной и достоверной информации о деятельности предприятия – системы управленческой отчетности.

Управленческая отчетность представляет собой проблему практически для всех руководителей предприятий из-за отсутствия соответствующей системы фиксирования, обработки и представления данных. Часть руководителей просто не знают, какие виды информации нужны им для более эффективного контроля работы подчиненных и более производительной работы предприятия. Часто решения принимаются на основе налоговой системы отчетности. На многих предприятиях существуют параллельно две системы учета — бухгалтерский и практический, т. е. служащий обеспечению выполнения повседневных рабочих задач сотрудников и руководителей предприятия.

Следствием такого подхода к формированию системы отчетности является то, что, как правило, возникает конфликт между той информацией, которую хочет получить руководство, и теми данными, которые могут предоставить исполнители. Причина этого конфликта очевидна: на разных уровнях иерархии предприятия требуется разная информация, а при построении системы отчетности «снизу вверх» нарушается основной принцип построения информационной системы — ориентация на первое лицо. Исполнители обладают либо не теми видами данных, которые нужны руководству, либо нужными данными не с той степенью достоверности.

Для того чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, нужно строить систему отчётности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Только такой подход обеспечивает получение. Фиксирование на самом низшем исполнительском уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству предприятия ту информацию, в которой оно нуждается. Важнейшими требованиями к системе управленческой отчетности являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия.

Очевидно, что эти требования наиболее полно могут быть реализованы с помощью автоматизированной системы. Использование технологии электронной системы учета сулило серьезные преимущества по скорости получения, обработки информации, а, следовательно, и серьезные преимущества по скорости принятия управленческих решений.

Принятие решения о создании системы отчетности возлагалось на отдел автоматизации, который был занят и другими проблемами.

Налицо – проблема, ее непонимание со стороны руководства и полное отсутствие готовых вариантов решения.

Отдел автоматизации выполнил первую стадию принятия управленческого решения: был осуществлен сбор всей информации, касающейся данной проблемы, а именно, были изучены имеющиеся на рынке специализированного программного обеспечения продукты, их недостатки и достоинства. Было разработано несколько вариантов собственной автоматизированной системы отчетности.

В результате, на стол руководителя легли несколько проектов. Он не стал принимать единоличное решение, а собрал всех специалистов отделов, работавших над данной проблемой. На совместном совещании было выработано приемлемое для всех решение, а именно, выбран один из проектов, и отдел автоматизации разработал необходимое программное обеспечение.

В данном примере четко прослеживаются все три стадии принятия управленческого решения: уяснение проблемы, оставление плана решения (разработка альтернативных вариантов решения) и выполнение решения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По мере написания курсовой работы, мне удалось выявить несколько важных закономерностей. Любому решению руководителя, будь оно коллективным, или единоличным, формализованным или неформализованным, присуще свойство проводникового материала – подобно электрическому току, бегущему по проводам, мысли, намерения, указания и воля руководителя воплощается через принятое им решение.

Естественно, у любого решения есть и обратная сторона – это ответственность за его принятие и дальнейшее исполнение. Этот фактор, на мой взгляд, является базовым в принятии оперативного управленческого решения, так как он подталкивает менеджера, тем самым, заставляя его рационально и целесообразно определять возможные критерии выбора в той или иной ситуации, и, прежде всего приоритетом в принятии решения должна является всегда сама организация. Любое управленческое решение должно быть конкретным, содержательным, рациональным и одновременно эффективным и качественным. Помимо этого, оно должно соответствовать и всецело опираться на закрепленную за ним ресурсную базу.

Безусловно, ситуационный подход играет базовую роль в процессе принятия и дальнейшего исполнения управленческого решения. Однако в любой ситуации любое управленческое решение обязано содержать в себе определенный набор качеств и свойств, его характеризующих. Стабильность, устойчивость с одной стороны и предотвращение возможных угроз с другой – вот те качества и свойства, которые должно содержать в себе рациональное и качественное управленческое решение менеджера.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Абчук В. А. Менеджмент; СОЮЗ; СПб. — 2002.

2. Гончаров В.И. Менеджмент: учебное пособие; Мисанта; Мн. — 2003.

3. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента; Новое знание; Мн. —2001.

4. Седегова Р.С. Основы менеджмента и маркетинга; Вышэйшая школа; Мн. — 1995.

Приложение А