Пример должностной инструкции секретаря-референта

ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.96№ 3

секретаря-референта генерального директора

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов

01.03.96

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.
Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,принимается и увольняется директором.

1.2.
Основными задачами секретаря-референта являются организационноеи документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3.
Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4.В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

—приказами (указаниями) руководства предприятия;

—нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5.На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, среднимспециальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, нопри условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6.
Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

—организации работы с документами, составления документации;

—организации управленческого труда;

- применения средств вычислительной и организационной техники;

- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческогопартнера;

- культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- оказания первичной медицинской помощи.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1.
Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2.
Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводствав структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3.
Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4.
Оперативно-организационное обслуживание
руководства.

2.5.
Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ

2.6.
Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут­ствия инспектора по персоналу).

2.7.
Ведение учета рабочего времени сотрудников.

2.8.
Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен;

3.1.
Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан­сово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2.
Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3.
Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласованияи утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4.
Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное ихвыполнение.

3.5.
Осуществлять организацию

подготовки, принятия решения и доведения ихдо непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предо­ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6.
Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком­ мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам теку­щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

3.7.
Вести прием посетителей.

3.8.
Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель­ности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;— оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9.
Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10.
Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.

3.11.
Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или науничтожение. •

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

3.13.
Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2.
Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителями специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на­рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-96),международных правил оформления документов (ISO).

4.4.
Визировать документы управленческой деятельности в рамках своейкомпетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форми методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6.
Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения
служебных обязанностей
и сохранности всех
документов, образующихся в деятель­ности предприятия.

4.7.
Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".

4.8.
Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9.
Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)
предприятия по во­просам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимойинформации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1.
Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2.
Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

5.3.
Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф
"Кон­фиденциально" или "КТ".

Зам. директора

подпись

С. Р. Сегедин

Юрисконсульт

подписьО.С. Васильева

28.02.96