Задание 1.
Организации представляют собой группу наиболее старых общественных образований на Земле.
Организация может рассматриваться как процесс либо как явление. Как процесс организация – это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Как явление организация – это объединение элементов для реализации программы или цели и действующих на основании определенных правил и процедур
ООО «STF Media» фирма, занимается рекламной деятельностью.
Данной фирме характерна матричная структура управления, представленная на схеме 1.
Сами процессы как совокупность тех или иных действий присутствуют в любой организации. В данном случае процессы протекающие в организации делятся на две большие группы: материально-вещественные и информационные. Первые связаны с преобразованием ресурсов в организации. Например, использование творческого потенциала каждого работника при работе над проектами.
Информационные в общем виде можно представить как процессы управления:
- первичные - совокупность процессов, которая носит производственный характер (процесс преобразования ресурсов в конечные услуги, маркетинг-обеспечение продвижения услуг компании)
- вторичные - это те процессы, которые обеспечивают поддержание бесперебойной работы все организации, а именно, офис - менеджмент, обеспечение коммуникационных средств (телефон, Интернет), транспортное обеспечение производственной деятельности).
Для того чтобы взаимосвязь между элементами совершенствовалась в компании предпринимаются следующие шаги:
- Проведение тренингов и коллективного обучения
- Создание здоровой психологической рабочей атмосферы в коллективе
- Поощрение эффективной совместной работы
В матричной организационной структуре члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает, так называемыми, проектными полномочиями. Эти полномочия могут варьировать от почти всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до практически чистых штабных полномочий.
Руководители проектов в матричной структуре отвечают в целом за интеграцию всех видов деятельности и ресурсов, относящихся к данному проекту. Для того чтобы они смогли добиться этого, все материальные и финансовые ресурсы по данному проекту передаются в их полное распоряжение. Руководители также отвечают за планирование проекта, за составление графика, проверяют ход выполнения проекта. Руководители функциональных отделов делегируют руководителю проекта некоторые из своих обязанностей, решают, как и где должна быть сделана та или иная работа. Руководство функциональных отделов контролирует также ход выполнения задач.
Основной недостаток матричной системы – её сложность. Очень много проблем возникает из-за наложения горизонтальных и вертикальных полномочий, что подрывает принцип единоначалия.
Матричные системы применяются в организациях, которые занимаются творческими проблемами (маркетинговые компании и т.п.). В матричной структуре усилены линейные (горизонтальные связи), единоначалие нарушается еще больше, в таких структурах значимость имеет профессионализм, квалификация и общее признание в данной сфере деятельности.
Эти структуры являются гибкими и адаптивными.
Схема 1.
В рамках производственной программы
основные элементы организации объединяются с целью создания продукта-услуги в области рекламной деятельности.
В производственной программе принимают участие такие структурные элементы как:
Студия дизайна, отдел маркетинга, рекламный отдел, транспортный отдел. Их объединение происходит при осуществлении проектов, по изготовлению рекламной продукции или услуги.
Маркетинговая программа
- имеет своей целью создание и вывод продукта на рынок и доведение его до конечного потребителя.
Финансовая программа
– учет и распределение финансовых потоков, правильное и своевременное их использование, финансовое планирование и бухгалтерский учет.
«STF Media» является коммерческой организация, так как ставит своей целью получение прибыли в интересах учредителей, а не удовлетворение общественных потребностей, как в некоммерческих фирмах, где полученная прибыль идет не учредителям, а используется на развитие организации (прибыль не облагается налогами).
Задание 2
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.
| Характеристика коммуникационного процесса | Процесс 1 Запрос отчета |
Процесс 2 Утверждение сформированного бланка приказа |
Процесс 3 Исправление неполадок в компьютере |
| Отправитель | Руководитель организации | Секретарь | Менеджер |
| Кодирование | Устный запрос по телефону | Устный вопрос | Запрос по электронной почте |
| Получатель | Начальник отдела | руководитель | Администратор компьютерной сети |
| Раскодирование | Прием запроса, формирование отчета | Ра
ссмотрение бланка |
Чтение сообщения |
| Обратная связь | Предоставление отчета | Просьба исправить недочеты | Исправление неполадок и инструкции по дальнейшему использованию компьютера |
Задание 3
Отдел маркетинга, отдел рекламы, студия дизайна
Последовательные и круговые связи:
Прямые и косвенные связи:
Последовательные, параллельные и обратные связи:
Прямые и обратные связи в организации:
Задание 4.
Закон синергии:
для любой организации существует такой набор элементов, при котором её потенциал всегда будет либо существенно меньше простой суммы потенциалов, входящих в неё элементов, либо существенно больше.
Ряд признаков достижения синергии в организации:
- позитивное настроение в коллективе;
- снижение заболеваний ОРВИ и сердечно-сосудистыми заболеваниями;
- поддержка коллективной оплаты труда вместо сдельной;
- сокращ. технологического цикла;
- частичный отказ от услуг сторонних организаций;
- выработка и поддержка традиций организации;
- усиление технологической и организационной дисциплины;
- усиление лояльности к своей организации и непосредственному руководству.
Для успешной реализации закона синергии в описываемой компании применяется ряд методов: «вопросы и ответы», «конференция идей», «мозговая атака», «кейс-метод» и др. Чаще всего применяется метод «мозговая атака» при выполнении проекта. Идеи и предложения, то есть результат деятельности, нескольких менеджеров, работающих вместе, намного превышает результат деятельности этого же количества менеджеров, но порознь.
Если взять техническую сторону, то примером закона синергии может служить абсолютное взаимосоответствие техники и оборудования.
Закон композиции и пропорциональности.
Каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).
В результате соблюдения данного закона в организации проявляется постоянное совершенствовании системы производства и управления, создание команды единомышленников, существенное снижение издержек производства.
Использование этого закона требует использование принципов, правил организации:
- принцип планирования (каждая организация для обеспечения пропорциональности должна разрабатывать систему планов – долгосрочных (более 5 лет), среднесрочных (2-5 лет), оперативных (1 год))
- принцип координации (органы управления должны своевременной выявлять отклонения, которые возникают между отдельными элементами организационной системы).
Закон информативности и варианты его реализации
Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).
В результате соблюдения данного закона в организации информированность менеджеров перешла в их компетентность.
Задание 5.
Жизненный цикл «STFMedia связан с жизненным циклом продукции —
временным интервалом, включающим в себя несколько стадий. На данный момент фирма находится на этапе формализации. Но можно предположить, что будет с компанией на последних этапах.
Этап предпринимательства
.
Организация находилась в стадии становления, в этот момент формировался жизненный цикл продукции. Цели являлись нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу произошло благодаря стабильному обеспечению ресурсами.
Этап коллективности
.
Развивались инновационные процессы предыдущего этапа. Формировалась миссия организации. Коммуникации в рамках организации и ее структура оставались, в сущности, неформальными, менеджеры затрачивали много времени на развитие механических контактов и показывали высокие обязательства.
Этап формализации и управления
.
Структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает для нее серьезной опасности.
Этап выработки структуры
.
Организация станет увеличивать выпуск продукции и расширять рынок оказания услуг. Руководители будут выявлять новые возможности развития. Механизм принятия решений будет децентрализован.
Этап упадка
.
В результате конкуренции, сокращающегося рынка организация столкнется с уменьшением спроса на ее продукцию или услуги. Руководители будут в поиске пути удержания рынков и использования новых возможностей. Увеличится потребность в работниках. Возможно, вырастет число конфликтов. К руководству придут новые люди, предпринимающие попытки сдержать тенденцию к упадку. Механизм выработки и принятия решений централизован.