Введение
1. Государственные архивы
1.1 Государственные архивы Алтайского края
1.2 Хроника развития государственных архивов на Алтае
2. Правовая база архивного дела
2.1 Проект Федерального Закона «Об архивном деле» (2003 г.)
2.2 Основные правила работы государственных архивов РФ
3. Задачи и функции государственных архивов
3.1 Комплектование архивов
3.2 Обеспечение сохранности и учет документальных материалов
3.3 Экспертиза научной и практической ценности документов
4. Научно-техническая обработка документальных материалов
4.1 Научно-справочный аппарат
5. Доступ к архивным документам и их использование
Заключение
Список использованных источников
Литература
Введение
Роль архивов в современном мире, возможность и целесообразность превращения архивных учреждений в научно-исследовательские центры для общества – вопросы, которые вызывают интерес и порождают дискуссии в мировом архивном обществе в последние годы, начиная с конгресса архивов в Севилье в сентябре 2000 года, до симпозиума муниципальных архивов в Бразилии в июле 2002 года. Эти вопросы поставили архивисты развитых стран. В России целесообразность размещения архивов по соседству с торговыми и культурно-просветительскими центрами всерьез не обсуждается. Архивисты привыкли относиться к архивам как к научно-исследовательским учреждениям. Тем не менее усиление социальной роли архивов – это реальность. Данная тенденция набирает силу в первую очередь там, где архивы находятся в относительно благоприятных условиях. Одним из таких немногих мест является Алтайский край. Краевая архивная служба при поддержке краевых властей добилась определенных результатов, позволивших ей строить свою работу исходя из интересов края и его жителей.
В работе рассмотрена специфика работы архивов, на основе сведений из источников, рассмотренных мной по данной теме. Изучая источники, я выделила, на мой взгляд, наиболее важные вопросы, касающиеся рассмотрения данной темы.
По вышеуказанной теме была использована литература и источники, в которых отчетливо проявляется картина изучения данной проблемы, начиная с 1890-х (проект коренной реформы всего русского архивного дела, подготовленный московским археологическим обществом) и на протяжении 1960-1980-х гг. (в период централизованного управления архивной отраслью), а также в 1990-е гг. (в период проведения архивной реформы в России) и до наших дней. В работах Кутафина О.Е. и Фадеева В.И., а также в определенных статьях журналах Алтайский архивист и Отечественные архивы сформулированы общие принципы и критерии теории описания, разработаны важные для описания понятия, раскрыта сущность дифференцированного подхода к описанию архивного дела.
Объектом исследования данной курсовой работы является государственные архивы Алтайского края как научно-исследовательские учреждения, задачами которых являются теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела.
Предметом исследования являются основные функции и задачи, свойственные государственным архивам. Основной задачей, которых является унификация документной информации Архивного фонда государственных архивов Алтайского края, рассматриваемая как набор методов, способов и приемов строгой регламентации работы с архивными материалами.
Хронологические рамки исследования обусловлены становлением и развитием архивного дела на Алтае, начиная с 1920 г. и до наших дней.
Целью данной работы является исследование становления, и развития в Алтайском крае архивного дела на базе изучения работ В.Н. Автократова, М.И. Автократовой, О.Е. Кутафина, А.Г Черешня.
Изучая источники и литературу, я выделила, на мой взгляд, наиболее важные вопросы, касающиеся рассмотрения данной темы.
Сначала в работе рассмотрены государственные архивы Алтайского края в целом и хроника развития государственных архивов в Алтайском крае. Архивное строительство на Алтае началось с создания губернского управления архивным делом 16 апреля 1920 года на основе Декрета о реорганизации и централизации архивного дела от 1 июня 1918 года. Отношение к архивам за эти годы со стороны государства и общества менялось, изменилась суть и место архивистов в обществе.
Сегодня архивы края – это крупнейшие хранилища документов Архивного фонда края, в которых хранится свыше 2,5 млн. единиц хранения. Начиная с 1744 г. Архивы края заняли достойное место в системе государственных органов края, благодаря ним удается успешно проводить в жизнь законы РФ о пенсионном обеспечении граждан. Реабилитации жертв политических репрессий и др. документы Архивного фонда края широко используются в научно-исследовательской и практической деятельности вузов, учреждений и организаций всех отраслей края.
В своей практической деятельности государственные архивы руководствуются архивным законодательством РФ. В работе проанализированы первостепенные из нормативных и методических документов по основным направлениям деятельности государственных архивов. Это проект Фз «Об архивном деле» (2003 г.)и Основные правила работы государственных архивов. Законодательство РФ об архивном деле состоит из Федерального закона «Об архивном деле в РФ», других федеральных законов, а также принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов РФ, законов и иных нормативных правовых актов субъектов РФ.
Законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ, нормативные правовые акты органов местного самоуправления об архивном деле не должны противоречить Федеральному закону «об архивном деле в РФ». В случае расхождения между Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» и указанными актами действуют нормы Федерального закона.
Данный Федеральный закон регулирует отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от форм собственности на них, а также по управлению архивами в интересах граждан, общества и государства.
Также, в данном Фз четко определена основная терминология архивного дела. Основные из терминов: архивное дело - деятельность органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ и других архивных документов; архивный документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, подлежащая хранению в силу ее значимости для граждан, общества и государства; особо ценный документ - документ Архивного фонда РФ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения; архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; государственный архив - государственная организация, создаваемая Правительством РФ, органом исполнительной власти субъекта РФ для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов; собственник архивных документов - РФ, субъект РФ, муниципальное образование, юридическое или физическое лицо, реализующее права владения, пользования, распоряжения архивными документами; и др.
Также основным нормативно-методическим документом, содействующим успешному и эффективному выполнению возложенных на государственные архивы задач и функций, являются Правила работы государственных архивов. Правила работы государственных архивов подготовлены на основе творческой переработки ранее действовавших Правил, изучения и обобщения накопленного опыта архивной работы в современных условиях, с учетом требований, предъявляемых к учреждениям государственной архивной службы РФ.
В Правилах изложены требования, единые и обязательные по отношению ко всем государственным архивам. В правилах закреплены требования по обеспечению сохранности документов, их государственному учету, комплектованию и экспертизе ценности документов, использованию документов в интересах общества. Вместе с тем Правила создают возможность для совершенствования методов и технологии проведения тех или иных видов работ с учетом использования накопленного опыта. В Правилах применяется современная терминология, установленная соответствующими государственными стандартами. Правила обязательны для всех государственных архивов, а также распространяются на отраслевые государственные фонды и архивы организаций, учреждений.
В работе показаны основные задачи и функции свойственные государственным архивам. Это комплектование, обеспечение сохранности и, как один из путей к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и практической ценности документальных материалов, научно-техническая обработка документальных материалов, создание архивного научно-справочного аппарата. Данные задачи и функции определяются законодательством.
В последнем вопросе представлена такая функция государственных архивов как доступ к архивным документам и их использование. Данная функция регулируется Правилами работы государственных архивов. В восьмом разделе Правил определяется порядок обеспечения доступа пользователей, представлены функции читальных залов архивов. Эта же функция регламентируется Фз «Об архивном деле в РФ».
1.
Государственные архивы
1.1 Государственные архивы Алтайского края
Проявляя большую заботу о сохранении документальной памяти истории народа, в стране решением правительства был создан Государственный архивный фонд СССР, являющийся собственностью государства. В документах Государственного архивного фонда СССР нашли отражение все стороны общественной, социально-экономической, научной, культурной деятельности народа с древнейших времен до наших дней. Для хранения Государственного архивного фонда СССР, а также постоянного пополнения и использования его в интересах общества образованы государственные архивы. Архивное строительство на Алтае началось с создания губернского управления архивным делом 16 апреля 1920 года на основе Декрета о реорганизации и централизации архивного дела от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». Алтайское губернское управление архивным делом находилось в ведении коллегии губернского дела народного образования, с 30 января 1922 года – исполнительного губернского комитета.
На основании постановления ВЦИК от 22 ноября 1922 года Управление архивным делом переименовано в Алтайское губернское архивное бюро при секретариате губисполкома.
С образованием Алтайского края в 1937 году создано алтайское краевое архивное управление с непосредственным подчинением ЦАУ РСФСР. При управлении были организованы исторический архив и архив октябрьской революции и социалистического строительства. В 1938 году Архивное управление реорганизовано в отдел и передано в ведение Управления НКВД по Алтайскому краю.
В 1941 году принято «Положение о Государственном Архивном фонде СССР». На основании Положения исторический архив и архив Октябрьской революции и Социалистического строительства были объединены в Государственный архив Алтайского края. В его состав вошли отдел дореволюционных фондов, отдел фондов Октябрьской революции и социалистического строительства и научно-справочная библиотека. Эта структура госархива сохранилась без изменения до настоящего времени.
В государственном архиве Алтайского края сконцентрированы документальные материалы за период с 1747 и до сегодняшних дней.
В отделе дореволюционных фондов архива хранятся различные фонды управлений, заводов, контор. Материалы этих фондов содержат разносторонние сведения о промышленности, положении мастеровых и приписных крестьян.
Фонды земских управлений раскрывают систему землепользования, характер заводских отработок. Виды повинностей и другие вопросы сельского хозяйства. В архиве хранятся документальные материалы строительных организаций, промышленных предприятий, колхозов, совхозов и МТС. Одним словом Государственный архив Алтайского края содержит документы, в которых отражена деятельность общества от древнейших времен до наших дней.
В сегодняшние дни в органах управления архивным делом городов и районов края проходят различные мероприятия. Так, в городах и районах края продолжается практика привлечения работников в архивные учреждения через отделы Департамента федеральной службы занятости населения на общественные работы. Впервые привлеченные работники использовались на обработке неописанных документов по личному составу. Исполнении запросов социально-правового характера. Работали на компьютере. В 2001 году осуществлялось, активное применение закона «Об административной ответственности за нарушения архивного законодательства в Алтайском крае». Регулярно проводятся совещания-семинары, посвященные проблемам в работе органов местного самоуправления и путей их решения. За последнее время такие совещания были проведены в Бийском, Поспелихинском и Павловском районах. В городах и районах в течение 2002 года удалось добиться новых помещений под архивохранилища архивным отделам администраций 4-х муниципальных образований – Зонального, Родинского, Рубцовского районов, расширения архивохранилищ – в трех районах, городах – г. Заринске, г. Змеиногорске и в Павловском районе.
В архивных отделах администрациях городов и районах края принимаются организационно-распорядительные документы и проводятся мероприятия, например: в архивном отделе администрации Алейского района открыта коллекция документов самостоятельных поэтов, жителей Алейского района, приняты на госхранение стихотворения, фотографии, вырезки из газет и другое. В отделе по делам архивов администрации Ключевского района: принято постановление администрации района от 28.05.2002 № 144/1 «Об образовании районной комиссии содействия архивному делу». В архивном отделе администрации Завьяловского района образована коллекция документов по истории района, на госхранение поступили документы от сельских и районной администраций, предприятий сельского хозяйства. В архивном отделе администрации Смоленского района были проведены экскурсии на тему «Архив вчера и сегодня» для учащихся 8-10 классов и пенсионеров; а также др. мероприятия.
Архивными учреждениями края проводятся комплексные, тематические и контрольные проверки состояния делопроизводства и архивов учреждений – источников комплектования. Значительная часть их состоялась в рамках проведения краевого смотра конкурса обеспечения сохранности документов по учреждениям здравоохранения.
Управлению архивного дела администрации края удалось включить в трехстороннее Соглашение между краевыми объединениями работодателей, краевым Советом профсоюзов и администрацией Алтайского края на 2002 – 2004 года пункт, который предусматривает, что в целях обеспечения социально-правовых интересов работников предприятий. Признанных по решению арбитражного суда банкротами. Документы по личному составу передаются на хранение учредителю ликвидируемого юридического лица, либо иному лицу, к которому перешло право собственности на имущество ликвидированного юридического лица.
Архивная служба также осуществляет постоянный контроль за разработкой и внедрением обязательных нормативно-методических документов учреждений. В архивах городов и районов края вновь образовываются или пополняются коллекции документов или личных фондов: первоцелинников, участников Великой Отечественной войны и тружеников тыла, ветеранов труда и кавалеров правительственных наград и почетных званий по истории города. Района. Председателей женсоветов и советов ветеранов и другие1
.
Данные об этих и иных документах поступают в управление архивного дела администрации края из фондов всех архивов края. Один из таких архивов находится в Павловском районе. Документы архивного отдела администрации Павловского района обрабатываются и описываются впервые за период 1988-1997 годы. В полном объеме вошли в опись годовые отчеты отдела, анализы упорядочения, годовые планы, графики согласования номенклатур.
С 1995 года имеются договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства между архивом и негосударственными организациями. До 1995 года договора не заключались. Дела фондов, контрольные экземпляры описей дел, рабочие экземпляры описей дел, описи фотодокументов, дело фонда по формированию коллекции фотодокументов, описи дел находящихся на ведомственном хранении – на каждое учреждении заведены отдельным делом и хранятся в архивном отделе.
Инвентарная книга для записи книжного фонда отдела была заведена в 1999 году. Документы в описи отсистематизированы по хронологически – номинальному принципу1
.
1.2 Хроника развития государственных архивов на Алтае
В XIX веке в России существовало уже достаточно разветвленное архивное дело. Далеко не сразу, однако, было осознано значение архивов как собрания исторических источников, необходимых для нужд науки.
Одним из первых деятелей архивного дела был Николай Васильевич Калачев. С 1865 по 1885 год Н.В. Калачев был управляющим московским архивом Министерства юстиции. На I и II археологических съездах в Москве в 1869 и 1872 годах он обратил внимание общественности на научное значение архивов и выдвинул свой проект архивной реформы, одним из главных пунктов которой было учреждение центральных архивов. До него на архивы смотрели как на придатки учреждений. Склады дел, законченные производством.
В конце 1890-х годов Московское археологическое общество подготовило проект коренной реформы всего русского архивного дела; имелось в виду учреждение центрального архивного управления, «ведению которого подлежали архивы по всем вопросам их жизни. А именно: о штатах, помещениях, о порядке и правилах регистрации и контроля архивной службы и т.п.». Предусматривалось образование центрального единого государственного архива, под ним «лежала вторая ступень архивов – это так называемые центральные областные архивы, расположенные в 12 крупных городах России». Под ними должен был находиться третий слой – центральные губернские архивы, которые предполагалось открыть во всех провинциальных главнейших городах, где не было областных архивов.
Поступив на рассмотрение министра внутренних дел, проект дальнейшего движения так никогда и не получил. Но, во всяком случае, архивисты стремились задержать уничтожение ценных документов.
На Алтае архивы начали образовываться лишь в 1920 году, в соответствии с декретом от 1 июня 1918 года. А 16 апреля этого же года было организовано Алтайское губернское управление архивным делом.
В первую очередь оно приступило к собиранию архивов по губернии, очистке их от макулатуры, приведению в систему, постановки на учет уцелевших архивных материалов. До 30 января находилось в ведении коллегии губернского отдела народного образования. Со второй половины 1920 года в губархив начали поступать руководящие материалы. В июле из Сибархива поступила инструкция, регламентирующая отношения ведомственных архивов и архивных органов, а позже – «Положение о губернских архивных фондах», утвержденное СНК 31 марта 1919 года.
3 июля в газете «Алтайский коммунист» опубликован приказ Алтайского губревкома № 92 «О строгих и энергичных мерах по охране архивов». 3 июля, согласно циркуляру Бийского уездисполкома, началось заполнение опросных листов о состоянии архивов учреждений. По 28 архивам губернии взяты на учет до 7000 единиц хранения.
В течение 1921 года продолжалось собирание архивов по губернии, постановка их на учет. К концу года в Барнауле и Бийске на учете состояло 50 фондов, по губернии 37. весной этого же года было организовано отделение алтайского губернского управления архивным делом в г . Бийске, в составе 4 человек.
В течение 1921 года продолжалось собирание архивов по губернии и постановка их на учет. К концу года в Барнауле и Бийске на учете состояло 50 фондов, по губернии - 37. Весной 1921 года было организовано отделение Алтайского губернского управления архивным делом в г. Бийске, в составе 4 человек.
30 января ВЦИК утвердил Положение о Центральном архиве (Центрархиве) РСФСР. Архивная система вошла в подчинение высшего органа власти. Создано управление Центрархивом РСФСР. 9 июля ВЦИК издал циркуляр о мерах борьбы с истреблением архивов. Принято постановление Алтайского губисполкома № 55 от 2 июня 1922 года по докладу о работе губархива.
Затем, на протяжении всего времени, в Алтайском крае образовывались государственные архивы. Так, например, Павловский районный архив был образован в августе 1935 года. На основании решения исполкома Алтайского краевого Совета депутатов трудящихся от 2 февраля 1945 года, № 86 Павловский районный архив стал называться районным государственным архивом со штатной должностью – заведующей архивом.
2.
Правовая база архивного дела
2.1 Проект Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»
На сегодняшний день положение основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, безоговорочно включающее в систему Федеральной архивной службы России органы управления архивным делом городов и районов стало не конституционным. По конституции РФ и действующему законодательству органы МСУ1
не входят в систему органов государственной власти, хотя могут выполнять отдельные государственные функции, наделяться государственными полномочиями для решения вопросов местного значения. К ним, согласно Фз: «Об общих принципах организации МСУ в РФ», относятся организация и содержание муниципальных архивов.
Согласно Гл. 1., ст. 7: «законодательство РФ об архивном деле состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов субъектов РФ.
Законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ, нормативные правовые акты органов МСУ об архивном деле не должны противоречить настоящему закону. В случае расхождения между настоящим Фз и указанными актами действуют нормы настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от форм собственности на них, а также по управлению архивами в интересах граждан, общества и государства»2
.
Проект Федерального закона отражает в себе главным образом управление архивным делом в РФ, состав архивного фонда РФ, создание архивов, доступ к архивным документами их использование, хранение и учет архивных документов, финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела. В нем также четко оговорены обязанности органов государственной власти, органов МСУ, и иных юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и другие их права и обязанности.
Проект Федерального закона «Об архивном деле в РФ»2
в сравнении с предыдущими3
не только имеет преимущества общего характера (более широкая сфера применения, отсутствие деления Архивного фонда страны на государственную и негосударственную части и др.), но и уделяет больше внимания муниципальному архивному звену. Но вместе с тем проект закона содержит некоторые изъяны, пробелы и противоречивые формулировки. В его последней публикации1
имеется четыре концептуально спорных момента, которые затруднят практическое применение закона после его официального утверждения.
В основном, при чтении многих статей проекта закона заметно предпочтение, оказываемое документам, относимым к Архивному фонду Российской Федерации, по сравнению с теми, которые в него не входят. Между тем в 1970 - 1980-е годы рядом архивистов, в том числе и А. Т. Черешней, проводились примерные подсчеты, согласно которым ежегодно создававшиеся документы Государственного архивного фонда (без учета личного состава) составляли от 4 до 6 % всех вновь образующихся документов в СССР. Думается, что в современных условиях, когда около 70 % имущества находится в частной или иной негосударственной собственности, этот процент соотношения между документами постоянного и временного хранения, соответственно входящими и не входящими в состав Архивного фонда Российской Федерации, стал еще меньше. Безусловно, историко-культурное значение общероссийского архивного фонда велико. Еще Конвенцией ООН от 14 мая 1954 г. архивные документы такого рода были определены как абсолютные ценности, имеющие особое значение для культурного наследия нации. Все же оттеснять на второй план вопросы сохранности и использования документов, не вошедших в состав Архивного фонда Российской Федерации, было бы серьезным заблуждением.
В условиях социально-экономических реформ увеличился массив документов долговременного хранения, подтверждающих право на имущество предприятий и граждан. Такого вида документация должна храниться до сноса зданий десятки, сотни лет.
Другой признак правового неравенства состоит в самой конструкции разделов проекта закона и формулировании базовых понятий. Например, при определении понятия «архивное дело» (ст. 3) говорится об Архивном фонде Российской Федерации и «других архивных документах». Что подразумевает термин «другие архивные документы» не ясно; скорее всего, документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации. Такие же формулировки есть в ст. 4 и ряде других статей проекта.
Формулировки, относящиеся к «другим архивным документам», рассредоточены по разным разделам проекта, часто в весьма спорных истолкованиях. На мой взгляд, и юридически, и архивоведчески было бы правильней вслед за главой II «Архивный фонд Российской Федерации» дать специальную главу III «Архивные документы, не входящие в состав Архивного фонда Российской Федерации» с соответствующими статьями об обеспечении их сохранности, условиях доступа и использования, порядке уничтожения или передачи другим собственникам.
И все-таки составители проекта пошли по другому пути, что привело к весьма частому несоответствию наименования разделов закона и содержания статей в них. Например, в ст. 11, относящейся к разделу «Архивный фонд Российской Федерации», говорится о защите прав собственности на архивные документы, и по контексту статьи, очевидно, что речь идет также и о документах, не входящих в его состав. Также несколько выпадают из главы II ст. 7-9, поскольку далеко не все документы государственной, муниципальной и, особенно, частной, а также иных форм собственности относятся к Архивному фонду Российской Федерации. Правда, в ст. 6 уточняется, что «документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основе экспертизы их ценности».И это лишний раз подчеркивает, что право собственности на документы - понятие, выходящее за рамки Архивного фонда российской Федерации и охватывающее всю совокупность архивных документов разных сроков хранения, создающихся на территории страны.
Исходя из этого, для большей юридической чистоты закона следует образовать самостоятельную главу «Собственность на архивные документы», поместив ее перед главой «Архивный фонд Российской Федерации». Подобная конструкция закона логичнее прежней конструкции.
Другой существенный недочет обсуждаемого проекта применительно к праву собственности на документы связан с недостаточным правовым обобщением практики выполнения работ хозяйствующими субъектами. Есть случаи, когда государственные организации в процессе работ, выполняемых по заказу негосударственных структур и частных лиц, создают аудиовизуальные и другие документы, которые затем по условиям договора в полном комплекте (подлинники и копии) передаются заказчику. В этом случае их правомерно рассматривать как архивные документы частной собственности. Так как в соответствии со ст. 6 федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»: «физические и юридические лица являются собственниками тех документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования». Исходя из этой правовой нормы, наверное, нуждаются в корректировке ст. 7 и 9 проекта, в которых следовало бы указать, что архивные документы, созданные государственными органами и организациями за счет средств физических и юридических лиц на базе имущества, находящегося в частной собственности, не относятся к архивным документам государственной собственности.
Как ни странно, в проекте обнаруживаются неточности и небрежности и тогда, когда речь идет непосредственно об Архивном фонде Российской Федерации или о формулировании важных норм, призванных укрепить правовое положение государственных архивов. В ст. 5 проекта - особое недоумение вызывает та ее часть, где перечисляются категории и виды архивной документации, которые неправомерно образуют единый логический ряд. После общеупотребительных категорий документов (управленческие, научно-технические, аудиовизуальные, электронные) идут отдельные, не вполне взаимосвязанные и далеко не исчерпывающие весь круг образующихся в стране видов документов, их наименования.
Во-первых, здесь надо было бы отметить, что в состав Архивного фонда РФ включена наиболее ценная (в соответствии со ст. 3) часть архивных документов, образовавшихся и образующихся на территории России, а также в государственных организациях Российской Федерации, находящихся за границей. Тем самым была бы внесена полная ясность в вопрос о том, что вся совокупность архивных документов делится на две группы, качественно и количественно отличающихся друг от друга: образующих Архивный фонд Российской Федерации и не относящихся к нему.
Во-вторых, здесь не стоит перечислять категории и виды документов из-за их неполноты (есть еще медицинская, производственная, судебная документация и т. п.) тем самым устранить хаотичность построения этой статьи.
Недостаточно обоснованы, на мой взгляд, сроки временного хранения документов до их передачи в госархивы, зафиксированные в ст. 22 проекта. В архивных законах большинства европейских стран установлен единый срок временного хранения документов в организациях без подразделения по уровням управления. Например, по датскому закону об архивах документы общегосударственного уровня передаются на хранение в Национальный архив, а регионального – в провинциальные архивы через 30 лет после их создания1
.
Формулировка ст. 25 проекта нуждается в уточнении. Из нее ни как не следует, что гражданин может обжаловать ограничение или отказ госархива в доступе к документам, однако такая возможность ему предоставлена Федеральным Законом «Об обжаловании в суде действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» от 15 апреля 1933 г.. В этом случае в проект архивного закона целесообразно включить норму о том, что граждане (пользователи) могут в установленном федеральным законодательством порядке обжаловать в суде отказы в предоставлении архивных документов, если считают их необоснованными. Одновременно и на пользователях архивных документов должны лежать обязательства и ответственность за раскрытие какой-либо информации, способной нанести ущерб интересам, а также правам | других лиц, в процессе ознакомления по специальным разрешениям с ограниченно доступными архивными фондами. Определенная ответственность должна быть закреплена и за архивистами2
Здесь выявлены далеко не все недочеты и пробелы данного проекта, а высказанные суждения и рекомендации носят во многом дискуссионный характер. Однако они могут способствовать уточнению отдельных положений, дополнить и охарактеризовать ряд статей проекта закона «Об архивном деле в РФ».
2.2 Основные правила работы государственных архивов РФ
Осенью 2001 года коллегия Росархива обсудила и в целом одобрила проект Основных правил работы государственных архивов РФ, подготовленный творческим коллективом из сорока специалистов Росархива, ВНИИДАТ и архивных учреждений.
Эти правила стали третьими по счету сводом норм отечественного архивного дела, соответствующие требованиям настоящего времени. Так, Правила 1962 г. Закрепили процессы либеризации деятельности архивов по использованию документов архивов и доступу к ним. Правила 1984 г. Способствовали решению задач в области комплектования и экспертизы, с одной стороны, обеспечив мощный приток на постоянное хранение управленческой документации, с другой – отразив тем самым усиление процессов бюрократизации государства и нивелировки личности.1
Новые Правила разработаны с учетом изменений в общественно – политической и экономической жизни страны (появление различных форм собственности, становление МСУ, бурное развитие информационных технологий и др.) и перемен в архивной сфере (образование Архивного фонда РФ, включение в его состав архивов бывшей КПСС, активное рассекречивание документов, формирование новых архивов, изменение приоритетов в области комплектования и пр.)
Со слов руководителя Росархива В.П. Козлова,2
при подготовке настоящих Правил была поставлена задача сохранения традиций и преемственности профессиональных основных теоретических положений отечественного архивоведения и практики архивного дела. Одновременно Правила, синтезируя опыт отечественного архивоведения, закрепляют применимые для всех государственных архивов страны унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в РФ в соответствии с современными регалиями
В чем же принципиальные отличия новых Правил от Правил 1984 г.? Новые Правила во многом отличаются от предыдущих. Они опираются на новую правовую базу деятельности государственных архивов, учитывают различные формы собственности на архивные документы, влияющие на организацию работы с ними.
Правила стали более универсальными – их требования рассчитаны на государственные архивы с различным объемом и составом документов, включая архивы, которые хранят аудиовизуальную и научно-техническую документацию. Но уровень этого универсализма получился не достаточно высоким, вследствие этого для специализированных архивов кинофотофонодокументов пока продолжают действовать Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М., 1980), детально раскрывающие особенности технологических процессов.
Правила впервые регламентируют некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией. Отсутствие достаточного опыта работы с ЭД вынудило составителей ограничиться минимальными требованиями.
Правила не касаются работ, технология которых подробно освещена в учебных и методических пособиях и инструктивных документах архивной отрасли. В соответствии с действующим законодательством Правила не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища документов муниципальной собственности.
Задавая себе вопрос: учитывают ли Правила международные нормы и стандарты по архивному делу? узнаем, что в Правила впервые включены принятые международным сообществом архивом вопросы профессиональной этики, а также основные требования Общего международного стандарта описания архивных документов ISADCG.
Правила состоят из 8 разделов, отражающих правовую базу и существующую типологию архивов (вводный), регулирующих работу по фондированию (2-й), организации архива (3-й), обеспечению сохранности документов (4-й), их учету (5-й), комплектованию и экспертизе (6-й), описанию и созданию НСА (7-й), использованию (8-й). В данных Правилах в самостоятельные разделы не выделены вопросы организационно-методического руководства и контроля за работой в ведомственных архивах и делопроизводства учреждений, а также организации научно-исследовательской и методической работы.
Новые правила не касаются вопросов классификации документов Архивного фонда РФ, поскольку общепринятый порядок, базировавшийся на ушедших в прошлое идеологических постулатах их деления на фонды советской и досоветской эпохи, а также имевших общесоюзное, республиканское и местное значение, перестал соответствовать современным требованиям. Поэтому в них рассмотрен порядок организации документов в пределах Архивного фонда РФ в зависимости от форм собственности на них, видов носителей, способов и техники закрепления информации, а также архивных фондов госархивов согласно степени их ценности и доступа к ним.
В Правилах по-новому трактуются вопросы категорирования архивных фондов, которое в прежнем виде в значительной мере носила идеологизированный и конъюктурный характер.
Очень важным и новым моментом, отраженным в первом разделе, является закрепления роли архивов, как части информационных ресурсов государства и тесно связанных с ним принципов информационной безопасности архивов.
Во втором разделе, посвященном вопросам организации и фондированию документов Архивного фонда РФ, целиком, базирующемся на теоретических положениях отечественного архивоведения, закреплена уже апробированная методика создания архивных фондов коллекций, подробнее изложены основные требования фондирования документов современных организаций с учетом новых государственно-правовых и социально-экономических ситуаций.
В третий раздел (организация работы архива) вошли новые положения о выполнении государственным архивом платных работ и услуг, правовой защите информационной продукции архивов, применении информационных технологий.
В четвертом разделе, касающемся обеспечения сохранности документов, усилены требования к контролю за их техническим состоянием, более детально изложен порядок выдачи из хранилища и контроля за их сохранением и возвратом. Новыми стали положения по страховой оценке и страхованию документов, вывозу их за рубеж, выявлению уникальных документов для включения в Государственный реестр и др.
В пятом разделе помещены нормы учета уникальных и рассекреченных документов, более полно раскрыты особенности учета копий на правах подлинников, документов личного происхождения и по личному составу, а также принятых на депозитарное хранение, изложены основные требования к ведению учетных баз данных, более обстоятельно освещены вопросы хранения и учета документов фонда пользования.
Шестой раздел, посвященный работе по комплектованию архивов и экспертизе ценности документов, определяет правовые основы приема документов на временное депозитарное хранение, от ликвидированных организаций. Также шестой раздел освещает порядок комплектования архивов продукции инициативного документирования, взаимоотношений государственных архивов и негосударственных организаций.
В седьмом разделе порядок описания архивных документов и создания научно-справочного аппарата к ним изложен с учетом принятого МСА международного стандарта и содержит принципы многоуровнего описания. Построение и некоторые фо
В последнем, восьмом разделе Правил новыми являются вопросы рассекречивания архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа, и выдачи архивных справок на них. Здесь определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам, изложены детали копирования документов по запросам пользователей, усилены положения по юридическому положению информационных документах архива. Зато более сжато, представлены функции читальных залов архивов, освященные в Правилах работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ 1998 года.
Выход правил в свет зависит от Министерства юстиции РФ, где Правила должны пройти сложную процедуру регистрации. Я считаю, что Правила нужно применить в работе каждого государственного архива. Там, где позволяют ресурсы, необходимо использовать нормы Правил активно, но аккуратно, творчески, с обязательным информированием Росархива о возможных погрешностях данного документа.
3. Задачи и функции государственных архивов
В первые годы существования государственных архивов, когда они были заняты, главным образом научно-технической обработкой документальных материалов, их организационное устройство было следующим. Все документальные материалы были по подведомственно-тематическому принципу распределены между несколькими отделами, и каждый из этих отделов проводил над своими материалами все основные виды работ: хранение, научно-техническую обработку, организацию использования и т. д. только для публикации документов в большинстве архивов создавались специальные отделы или группы. Такое организационное устройство позволяло направить наибольшие силы для решения основной задачи. Но оно имело и недостатки: создавался параллелизм в работе, было трудно добиться применения единых методов и приемов при проведении одних и тех же видов работ, рассредоточенных по разным отделам, квалификация научных сотрудников, вынужденных заниматься разными видами архивной деятельности, по настоящему не повышалась, и им трудно было решать конкретные теоретические задачи.
В 1950-х годах, по мере завершения научно-технической обработки документальных материалов, государственные архивы получили возможность направлять свои силы на решение других важных задач. В связи с этим организационное устройство государственных архивов стало меняться. В настоящее время структура большинства государственных архивов, в особенности центральных, приведена в соответствие с основными направлениями их деятельности.
Законодательство определило государственные архивы как научно-исследовательские учреждения, задачами которых являются практическая и теоретическая деятельность в области архивного дела. В связи с этим государственным архивам свойственен ряд функций. Основными из них являются: комплектование, обеспечение сохранности и, как один из путей к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и практической ценности документальных материалов, научно-техническая обработка документальных материалов, а также создание научно-справочного аппарата.
Рассмотрим данные функции поподробнее.
3.1 Комплектование архивов
В широком значении под комплектованием архивов понимается вся система мероприятий, цель которых отбор и передача документальных материалов на государственное хранение и распределение их по сети государственных архивов.
Согласно ст. 19 проекта Федерального закона «Об архивном деле в РФ» органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, передают эти документы на постоянное хранение государственные и муниципальные архивы, в этом качестве органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в списки источников комплектования организаций, созданных на базе имущества, находящегося в частной собственности. Собственности общественных и религиозных объединений и организаций, а также граждан, осуществляется на основе договора (соглашения).1
Делопроизводственные документальные материалы дореволюционного периода уже давно нашли свое место в государственных архивах (центральных и местных), а также в специальных архивах соответствующих ведомств и учреждений. Сложнее обстоит дело с образовавшимися до революции личными, семейными и родовыми фондами. Подавляющее большинство их также находится на государственном хранении, однако многие из них рассредоточены между разными государственными архивами, отделами рукописей, музеями и т. д., что затрудняет их использование.
Основными задачами в области комплектования архивов документальными материалами дореволюционного периода является: исправление отдельных случаев неточности в распределении фондов между архивами; выявление и прием на государственное хранение (в виде подлинников и микрофотокопий) представляющих научную ценность документов личного происхождения, все еще находящиеся в частных руках, в том числе и зарубежом, выявление документальных материалов ведомственного происхождения, хранящихся в зарубежных архивах (главным образом о внешней политике, экономических и культурных связях с другими странами), и получение их микрофотокопий; розыски материалов ГАФ СССР, похищенных во время Великой Отечественной войны немецко-фашистскими захватчиками.
Комплектование архивов в наши дни производится непрерывно и планомерно, главным образом за счет текущего делопроизводства учреждений и организаций. Более сложным в этом случае является выявление и сбор материалов личного происхождения, которые нередко уничтожаются ввиду того, что современники не всегда представляют себе их значение как источников для изучения истории общества.
Архивные органы и государственные архивы ведут в этом плане большую разъяснительную и информационную работу, которая дает ощутимые результаты.
3.2 Обеспечение сохранности и учет документальных материалов
Обеспечение сохранности документальных материалов сосредоточенных в государственных архивах, осуществляется посредством целого ряда мероприятий, т.е. в государственных архивах должен проводиться определенный комплекс взаимосвязанных работ. Основными среди них являются постройка хранилищ и оснащение их установками кондиционированного воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим оптимальный температурно-влажностный режим хранения.
Хранилище принимается по акту, акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим, один экземпляр остается у заведующего архивохранилищем (хранителем фонда), а второй – у заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.
При приеме хранилища заведующий архивохранилищем сверяет по учетным документам наличие фондов и учетно-справочного аппарата, в необходимых случаях проводится проверка наличия и состояния принимаемых фондов.
Заведующий архивохранилищем несет полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.
Большая часть материалов размещается на стеллажах в коробках, предохраняющих их от механических повреждений и световых лучей, а также обеспечивающих легкость их выемки и подкладки. Все документы размещаются в хранилищах по фондам, единицы, хранения которых располагаются в порядке возрастания их инвентарных номеров (учет ведется с лева на право и сверху вниз). Важное значение имеют мероприятия по предохранению документальных материалов от плесени и других видов биологического воздействия – дезинфекция и дезинсекция. Эти мероприятия архивы проводят регулярно, уделяя особое внимание профилактике.
Одним из средств обеспечения физической сохранности документальных материалов являются переплетные и реставрационные работы, осуществляемые в специальных реставрационных лабораториях под наблюдением специалистов: архивистов, химиков, биологов и т. д.
Большое внимание уделяется поддерживанию в хранилищах чистоты и порядка. Доступ туда имеют только те сотрудники архива, которые непосредственно работают с документальными материалами.
В целях предохранения архивных документов от случайных повреждений и износа в процессе использования проводится микрофотокопирование наиболее ценных из них. Микрофотокопии в виде пленок (в рулонах) выдаются для использования взамен оригиналов.
Большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах данных об их количестве и составе. Согласно ст. 18 проекта Фз «Об архивном деле в РФ»: «Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется правилами и нормами, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».1
Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, не входят в состав имущества, отражаемого на балансе этих архивов.
Учету подлежат все документальные материалы, входящие в ГАФ РФ. Основными объектами учета являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируется в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями. Единообразно по всем государственным архивам.
В каждом государственном архиве есть структурное подразделение. Которое осуществляет работу по учету его документальных материалов. Такие же подразделения имеются и в учреждениях. Ведающих архивами. Роль учета документальных материалов определяется не только задачей обеспечения их сохранности: данные учета составляют основной источник информации о количественном и качественном составе документальных материалов архива. Без чего не мыслима организация их использования.
Основным документом учета единиц хранения является инвентарная опись – перечень единиц хранения одного фонда или его части, составленный в той же последовательности, в какой они расположены в хранилищах. Если фонд имеет ряд описей, то они получают порядковые номера. Каждая опись снабжается итоговой записью, которая содержит сведения о числе включенных в нее единиц хранения. После любого изменения в описи делается новая итоговая запись.
Документы, входящие в каждую единицу хранения, нумеруются по листам (а не по страницам, как это принято для разного рода изданий), число которых оговаривается в специальной заверительной надписи.
Учетные данные о составе и числе материалов в фонде в целом содержатся в «листе фонда», который включает следующие сведения: номер и название фонда (с указанием всех имевших место переименований), объем, состав и крайние даты материалов по каждой описи раздельно и по фонду в целом.
Состав фондов каждого архива фиксируется в «списке фондов», где указываются присвоенные им в архиве номера и официальные наименования. Фонды каждого государственного архива состоят на учете и в Главном архивном управлении. Наименования и номера фондов изменяются только в исключительных случаях.
Учетным документом, суммирующим данные о материалах по государственному архиву в целом, является «паспорт архива», содержащий сведения о количестве фондов и объеме их на 1 января каждого.
Рассматривая все вышесказанное видно, какое большое значение имеет учет в обеспечении сохранности архивных материалов.
3.3 Экспертиза научной и практической ценности документов
Экспертиза ценности и отбор документов для последующего их хранения, уничтожение ненужных документов, а также комплектование архивных фондов почти во всех странах мира входят в компетенцию государственных архивов и архивистов. Для выполнения этой работы от них требуются высокий профессионализм и предельная объективность, на которую ни в коей мере не должны влиять политика, идеология, религия, экономическая ситуация или субъективные факторы.
До середины XX в. архивист, в задачи которого входили, прежде всего, собирание, оформление, описание и хранение архивных документов, являлся лишь «слугой истории». И только после того, как архивисты начали проводить экспертизу ценности и отбор документов, они стали своего рода «модельерами истории».
Отбор документов должен проводиться с помощью соответствующих методических пособий, в первую очередь перечней документов, подлежащих хранению, или перечней документов, подлежащих уничтожению. В этой связи можно говорить о различных моделях экспертизы ценности, применяемых в разных странах, но важно отметить, что разработка основных моделей ведется в направлении так называемого "положительного метода", направленного на отбор документов для хранения. Касаясь определений экспертизы ценности документов, отбираемых на хранение, видим, что в литературе часто встречается разделение «первичной» и "вторичной" ценности документов, начало, которому положил Т. Шелленберг. Поскольку в теории архивоведения и в практике экспертизы ценности специалисты по-разному объясняют это понятие, следует обратиться к немецкому изданию известной работы Шелленберга 1990 г. Во введении к нему Анжелиной Мене-Хариц дано определение двух видов ценности документов, которые могут также послужить исходными точками для проведения экспертизы ценности.
Таким образом, первичное значение документов для фондообразователей связано с практическим оперативным их характером. Вторичную ценность приобретают документы в том случае, если в процессе экспертизы будет установлено их большее значение для истории, науки или культуры.1
Под понятием экспертиза научной и практической ценности документов понимается определение политического, научного, историко-культурного значения документальных материалов, осуществляемое в целях установления сроков их хранения и отбора для включения в состав Государственного архивного фонда. Согласно ст. 6 Фз «Об архивном деле в РФ»: «Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и отнесением их к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется экспертно-проверочной комиссией уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, экспертно-проверочными комиссиями органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в пределах их компетенции.
Экспертиза ценности документов осуществляется органом управления архивным делом, государственным, муниципальным архивом совместно с владельцем или собственником документов.
Экспертизе ценности подлежат все документы на любых видах носителей, образовавшиеся в деятельности органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, созданной на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъекта РФили муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Отнесение документов частной и иных форм собственности к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании договора (соглашения) собственника (владельца) с государственным, муниципальным архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской Академии наук».1
Необходимость экспертизы объясняется различным значением документальных материалов. Одни из них являются источником более или менее важных сведений, имеющих общее значение, другие содержат данные, необходимые лишь для текущей практической деятельности самих учреждений - фондообразователей или отдельных лиц в связи с их материальными или правовыми интересами.
Основными критериями, определяющими ценность документальных материалов, являются, прежде всего, их содержание (значимость фактов, событий, лиц, вопросов о которых говорится в документах). Также одним из важных критериев авторская принадлежность документальных материалов, время и место их образования, а также поглощенность содержания документов (в делопроизводственных фондах нередко попадаются документы, содержание которых поглощается составленными на их основании свободными документами; хранение первых из них в этом случае может быть нецелесообразным). Указанные критерии при производстве экспертизы учитываются как в отдельности, так и в комплексе.
Одним из результатов работы по экспертизе является выделение документальных материалов, не подлежащих хранению. Решение участи архивных документов является очень ответственным делом, поэтому к производству экспертизы допускаются наиболее квалифицированные научные сотрудники архивов.
Работа по экспертизе каждого фонда тщательно подготавливается и оформляется особыми актами. Все материалы экспертизы в государственных архивах рассматриваются специальными экспертными, а затем экспертно-проверочными комиссиями. Проведение экспертизы научной и практической ценности документальных материалов приводит к изменению объема архивных фондов, что фиксируется в описях, т.е. ставится штамп «Выбыло» против каждой выделенной единицы хранения и посредством новой итоговой записи, и во всех других документах.
В настоящее время постепенно сокращается число сторонников сохранения документов с бумажной основой, и увеличивается число сторонников комплексного хранения новых видов документов с магнитными и видеоносителями. Однако последние не видят долгосрочных проблем, связанных с хранением и использованием новых видов документов под влиянием быстрого развития информационной технологии. Именно по этой причине их долговременное комплексное хранение невозможно и нецелесообразно. Невозможно все компьютерные записи постоянно переписывать для использования на непрерывно прогрессирующем материальном и программном обеспечении. С увеличением объема сведений и информации, содержащихся, например, в компьютерной базе данных, для пользователей она становится плохо просматриваемой и неуправляемой. Поэтому экспертизу ценности и отбор таких документов необходимо проводить согласно принципам и критериям, предусмотренным для традиционных документов с бумажной основой.
На мой взгляд, основная цель экспертизы ценности документов, отбираемых на государственное хранение, заключается в объективном определении оптимального объема сведений и информации. Потому как для отбора документов на долговременное хранение архивисты должны определить наличие в них достоверных сведений, оптимальный объем информации, содержащейся в документах, с помощью "функционального анализа фондообразователя и его документов". Это значит, что нужно не анализировать значение отдельных документов, а заранее определять документные комплексы с учетом функций, компетентности и деятельности их фондообразователей.
Таким образом, суть экспертизы ценности и отбора документов на хранение заключается в сохранении оптимального объема достоверных сведений и информации при минимальном объеме документов, т.е. при минимальном количестве архивных документов обеспечивается максимум информации.
4. Научно-техническая обработка документальных материалов
Научно-техническая обработка документальных документов является одной из важнейших задач деятельности архивов. Здесь подразумевается приведение документальных материалов в такое состояние, которое обеспечивало бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего использования.
Научно-техническая обработка включает ряд основных операций: фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава единиц хранения, их описание и систематизацию в пределах фонда. В большинстве государственных архивов документальные материалы в настоящее время находятся в полном порядке, описаны и доступны для использования (обработке подвергаются лишь текущие поступления). Выше я уже указывала, что архивные документы хранятся в составе фондов, т.е. комплексов, исторически сложившихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий или лиц. В подавляющем большинстве документальные материалы поступают на государственное хранение, будучи уже объединены в фонды. Однако в организации этих фондов имеются иногда ошибки и неточности, заключающиеся в том, что отдельные единицы хранения и даже целые группы их оказались в составе не тех фондов или частей фондов, в которых они должны находиться. Некоторые ошибки получаются случайно и их не трудно исправить, но иногда происходят ошибки вследствие каких-то в свое время обоснованных и необходимых отклонений в делопроизводстве фондообразователей. В тоже время в архивах могут быть материалы неустановленной фондовой принадлежности (дела и отдельные документы) и вследствие этого временно находящиеся вне фондов.
Выяснение и исправление всех этих недостатков, производимое на основе специальных исследований, и составляет содержание работы архивов по фондированию документальных материалов. Особенно большую работу по фондированию приходится выполнять архивам советской эпохи, ввиду многих преобразований, которые происходили в организации центрального и местного управлений и территориальном делении.
Решение задач фондирования документальных материалов производится на основе изучения истории учреждения-фондообразователя: его компетенции. Организационного устройства, функциональных связей. Главным источником необходимых для этого сведений являются материалы самих фондов, литература по истории учреждений, издание законов; для фондов личного происхождения таким источником являются материалы самих фондов и биографическо-справочная литература.
Как правило, документальные материалы учреждений и организаций поступают в государственные архивы в виде сформированных дел, которые становятся в архивах единицами хранения. Уточнение состава документов, включаемых такими единицами хранения, производится довольно редко. По-другому обстоит дело с фондами личного характера. На долю архивистов зачастую выпадает большая и сложная работа по формированию из разрозненных документов этих фондов единиц хранения. Иногда единицу хранения образует один документ (например, беловой экземпляр литературного или научного произведения), иногда несколько (черновые наброски к одному литературному или научному произведению), иногда целый ряд документов (все письма одного корреспондента к фондообразователю). Хранение архивных материалов и их использование крайне затруднено, если они не описаны или их содержание не раскрыто в справочном аппарате архива. Описание документальных материалов составляет одну из важных функций архивов.
Основным объектом описания является единица хранения. Назначение работы по описанию единицы хранения – дать правильное представление о ее составе содержания. Основными элементами описания единиц хранения являются: заголовок, крайние даты входящих в ее состав документов (или если документ один, то его дата), количество листов, архивный шифр. Все эти данные указываются и на обложке единицы хранения и описи. Заголовок должен содержать по возможности полную обобщенную характеристику состава и содержания единицы хранения (дело, сборник) или видов составляющих ее документов (письма, отчет), указание автора и адресата этих документов и, главное, вопроса, которому они посвящены.
При описании материалов личного характера, а также единиц хранения, сформированных в архиве из разрозненных документов, архивистам приходится составлять новые заголовки.
В большинстве государственных архивов описание единиц хранения первоначально производится на карточках. Такой метод работы имеет много преимуществ; в частности, он весьма облегчает поиски наилучшей системы расположения единиц хранения в пределах фонда, кроме того, составленные при описании карточки, если эта работа производится с соблюдением соответствующих правил, с успехом используются в последующем – при каталогизации документальных материалов.
4.1 Научно-справочный аппарат в государственных архивах
Поиски архивных материалов возможны лишь при наличии специальных пособий. Каждый архив имеет систему таких пособий. Основные принципы построения и использования этой системы являются общими для всех архивов, но при этом каждый из них разрабатывает для себя конкретные формы практического осуществления данных принципов, исходя из состава, содержания и состояния своих документальных материалов, объема, характера и перспектив их использования.
Работу по созданию системы своих справочных пособий архивы ведут, строго соблюдая соотношение между отдельными ее звеньями, каждое из которых должно информировать о составе и содержании документальных материалов с определенной точки зрения.
Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных материалов. Наряду с этим архивы ведут и специальные работы по созданию и усовершенствованию справочных пособий. В частности, редактированием описей и составлением предисловий и вспомогательных указателей к описям повышаются их справочные качества. Все большее место в работе архивов над системой справочных пособий занимает создание каталога. Каталогизация осуществляется и как самостоятельная работа. И попутно с другими видами архивной работы (научно-технической обработки документальных материалов, проверкой их наличия и состояния, экспертизой их научной и практической ценности и др.).
Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материалов, подлежащих отражению в каталоге. И составление на них карточек. Эта операция называется тематической разработкой фондов. Она выполняется по инвентарным описям с просмотром дел в натуре в тех случаях, когда заголовки в описях не содержат всех сведений, необходимых для каталога.
Для проведения специальной каталогизации в «Основных правилах» предлагается форма предметно-тематической карточки. Однако, во многих архивах в процессе многолетней научно-технической обработки документальных материалов, а также их каталогизации сложились и вошли в практику свои формы карточки, отличающиеся от предлагаемой «Основными правилами» лишь содержанием или расположением отдельных второстепенных рубрик.
В настоящее время в каждом государственном архиве имеется структурное подразделение. В котором сосредоточены научно-справочные пособия. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы этих пособий и организацию их использования, а также теоретические исследования в области источниковедения и ряда вспомогательных исторических дисциплин, наиболее тесно связанных с архивным делом. Методическая деятельность архивов имеет целью выяснение путей наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы. Наиболее распространенной формой методической подготовки является составление специальных пособий: инструкций, рабочих указаний, схем, памяток, которые нередко существенным образом дополняют, конкретизируют общие правила.
Поиски архивных материалов неосуществимы без применения специальных справочных пособий, часть которых одновременно является и документами учета архивных материалов.
Архивные поиски в большинстве случаев осуществляются в направлении от более крупных, более широких в тематическом отношении и емких комплексов к более узким группам материалов с постепенным приближением к искомым. Объектом поиска могут быть либо материалы, относящиеся к той или иной теме, либо определенная единица хранения, либо единичный документ.
В настоящее время издаются архивные справочные пособия, которые содержат в себе научную информацию о документальных материалах государственных архивов. Эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, позволяют научно-исследовательским учреждениям планировать тематику своих работ с учетом наличия документальной базы. Опубликованные справочные пособия дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план своей будущей работы в архиве по месту проживания исследователя.
Таким образом, создание архивных справочных пособий занимает очень важное место в государственных архивах, т.к. эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, и наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы.
5. Доступ к архивным материалам и их использование
Рассматривая вопрос о доступе к архивным материалам и их использованию, думаю, что целесообразно будет обратиться сначала к проекту Фз «Об архивах». Так в ст. ст. 24 – 251
говориться, что пользователь имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы в соответствии с законодательством РФ.
Доступ пользователя к архивным документам обеспечивается предоставлением ему справочно-поисковых средств и информации о них, а также подлинников и копий необходимых ему документов.
Условия доступа к архивным документам частной и иных форм собственности за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ и настоящим Федеральным законом, и устанавливаются их собственниками или владельцами самостоятельно.
Доступ пользователя к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Федеральным законом, международными обязательствами РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов частной и иных форм собственности.
Ограничения доступа к архивным документам независимо от форм собственности на них распространяются на архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную и иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, конфиденциальную информацию, а так же на подлинники уникальных и особо ценных архивных документов и архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничений на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну и иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ограничения доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, устанавливаются на срок 75 лет со времени их создания, если иное не оговорено законодательством. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти - его наследников, архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, могут быть открыты ранее 75 лет со времени создания таких документов. В случаях, если гражданин, собственник или владелец при передаче архивных документов в государственный и муниципальный архив, музей, библиотеку, организацию Российской Академии наук не оговорил ограничения доступа к указанным документам, доступ к ним является открытым.
Пользователь имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, их копии для любых законных целей и любым законным способом. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской Академии наук бесплатно обеспечивают пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Собственник или владелец архивных документов частной и иных форм собственности бесплатно обеспечивает пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов, связанных с его социальной защитой.
Органы государственной власти, органы местного самоуправления, иные юридические лица при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан.
Государственные и муниципальные (кроме структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской Академии наук, а также организации, созданные на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, могут на основе имеющихся у них справочно-поисковых средств и архивных документов оказывать пользователю платные информационные услуги, заключать с пользователем договоры (соглашения) о коммерческом использовании архивных документов и справочно-поисковых средств к ним.
Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется правилами и нормами, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук, в органах государственной власти, органах МСУ, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, устанавливается ими в соответствии с законодательством Российской Федерации по согласованию с соответствующим уполномоченным органом в области архивного дела.
Таким образом, мы видим, что доступ к использованию архивных документов четко регламентируется Фз «Об архивном деле», и при использовании архивных материалов это нужно учитывать в обязательном порядке.
Заключение
Итак, что же такое – архивы и архивные материалы? Слова эти употребляются в разных значениях, да к тому же значения эти менялись во времени. В конце века под архивным материалом подразумевалось совокупность всех тех рукописных, изобразительных и печатных документов, которые в официальном порядке оказывались в стенах государственного учреждения – приказы, циркуляры, отношения. Официальная переписка – словом все бумаги, отражающие деятельность учреждения и попавшие на государственное хранение.
Название «архив» появилось в русском законодательстве впервые при Петре 1. в «генеральном регламенте коллегиям» предписано было иметь два архива – один, общий для всех петровских министерств, в специальном ведении коллегии иностранных министерств. Второй – финансовый. Было постановлено, чтобы в канцеляриях и конторах оконченные дела хранились не более трех лет, а затем сдавались в архив под расписку архивариуса.
В конце 1980-х годов Московское археологическое общество подготовило проект коренной реформы всего русского архивного дела. Предусматривалось образование центрального единого государственного архива, под ним лежала вторая ступень архивов – центральные областные архивы, расположенные в 12 крупных городах России. Под ними должен находиться третий слой – губернские центральные архивы, которые предполагалось открыть во всех главнейших провинциальных городах, где не было областных архивов. но поступив на рассмотрение министра внутренних дел. проект дальнейшего движения так и не получил.
Архивисты стремились, во всяком случае, задержать уничтожение ценных документов.
После революции с государственными архивами Российской империи произошли крупные изменения. Декретом от 1 июня 1918 года все архивы правительственных учреждений ликвидировались и становились частью единого Государственного архивного фонда. Было создано множество государственных архивов – центральных, краевых, областных, городских и т.п.
Рассматривая содержание данной работы, видим, что в трудные 20-е начался отсчет работы архивной службы Алтайского края, и все последующее время проходило в нелегких условиях. Прошедшие годы были наполнены кропотливой работой архивистов по сбору документов, созданию научно-справочного аппарата в целях широкого использования бесценного богатства алтайских государственных архивов, большой информационной деятельностью.
На сегодняшний день архивная служба края представляет собой единую сложившуюся систему, способной обеспечить сохранность документов даже в сложных экономических условиях. Документы архивного фонда края широко используются в научно-исследовательской и практической деятельности вузов, учреждений и организаций всех отраслей края. Архивный фонд края, его богатое содержание, доступность хранящейся в нем информации – главный итог работы алтайских архивистов.
Список использованных источников
1. Проект Федерального закона «Об архивном деле в РФ»
2. Основные правила работы государственных архивов РФ
3. КАФАК ф.703, оп.1, д.28, 117, 132, архивный отдел администрации с. Павловска: ф.1, оп.1, д.83, 412, 250а, 595.
Литература
1. Алтайский архивист. 2002. №1 (3).
2. Отечественные архивы. 2002. №1.
3. Отечественные архивы. 2002. №3.
4. Отечественные архивы. 2002. №6.
5. Отечественные архивы. 2003. №6.
6. Кутафин О.Е., Фадеев В.Н. муниципальное право РФ. Учебник. М., 1997.
7. Международное гуманитарное право в документах. М., 1996.
1
Алтайский архивист // 2002. – № 1 (3). – С. 168-176.
1
КАФАК ф.703, оп.1, д.28, 117, 132, архивный отдел администрации с. Павловска: ф.1, оп.1, д.83, 412, 250а, 595.
1
Кутафин О.Е., Фадеев В.И. Муниципальное право РФ. Учебник. М., 1997. С. 158.
2
Отечественные архивы// 2002. - № 6. - С. 3.
1
Отечественные архивы.// 2002. - № 6. - С. 3 – 18.
2
Отечественные архивы.// 2002. - № 3. - С. 3.
3
Отечественные архивы.// 2003. - № 6. - С. 3 – 18.
1
Международное гуманитарное право в документах. М., 1996. С. 418 – 419.
2
Отечественные архивы // 2003. – №6. – С. 16 – 18.
1
Отечественные архивы// 2002. -№ 1. - С. 3 – 4.
2
Там же.
1
Отечественные архивы // 2002. -№6. - С. 12.
1
Отечественные архивы // 2002. – № 6. – С. 12.
1
Отечественные архивы// 2000. – № 4. – С. 3 – 10.
1
Отечественные архивы // – 2002. - № 6. С. 6 – 7.
1
Отечественные архивы// 2002. – № 6. – С. 15-16.