Приложение
к Распоряжению
Архивного управления
Томской области
от 02.06.2010
№ 53
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по созданию объединенных архивных фондов
в муниципальных архивах
Томской области
I. Общие положения
1. Настоящие методические рекомендации подготовлены в целях совершенствования работы муниципальных архивов по фондированию документов, поступающих к ним на хранение от источников комплектования и от ликвидированных организаций.
В связи с тем, что оперативность и эффективность поиска информации во многом зависят от качества фондирования архивных документов, данные рекомендации призваны оказать методическую помощь в решении вопросов фондирования архивных документов в целях унификации и обеспечения единообразия в создании объединенных архивных фондов на уровне муниципального архива.
2. Объединенный архивный фонд - разновидность архивного фонда, состоящего из образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи (однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение).
В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17.01.2007 № 19, (далее – Правила) объединенный архивный фонд может быть сформирован из архивных документов:
1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;
2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;
3) организаций, объединенных объектом деятельности;
4) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их правопреемникам.
Объединенный архивный фонд может состоять из двух и более архивных фондов личного происхождения, фондообразователи которых связаны между собой родственными, профессиональными, творческими отношениями, но в связи с тем, что работу с держателями личных фондов в Томской области осуществляют только несколько муниципальных архивов, практикующие формирование отдельных фондов, более актуальным является рассмотрение вопроса о фондировании документов органов власти и организаций.
II
. Организация пофондового учета документов
органов местного самоуправления
3. В зависимости от времени образования и правового статуса фондообразователя его архивные документы принимаются в архив как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд. Изучение вопросов фондирования документов организаций, передающих документы на хранение в муниципальные архивы, показывает сложность решения конкретных вопросов, вызванных незначительным документооборотом и его неразделенностью с документами предшественников, единством выполняемых функций. При приеме документов часто встает закономерный вопрос о целесообразности создания новых фондов.
4. В соответствии с Правилами документы органов местного самоуправления составляют новые архивные фонды. Так, документы городских, районных Советов народных депутатов, действовавших по 1993 год включительно, и документы представительных органов муниципального района, городского округа (думы, советы), образованные в результате выборов после принятия Конституции Российской Федерации 1993 г., составляют отдельные фонды. Документы исполкомов городских, районных Советов народных депутатов, действовавших до 1992 года и документы администраций районов, городов, образованных в 1992 г., учитываются в разных архивных фондах. Такова практика и в муниципальных архивах Томской области.
5. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, подготовленные в 2006 году Росархивом (далее – Методические рекомендации), допускают создание объединенных архивных фондов из документов новых представительных и исполнительных органов местного самоуправления на городском, районном уровне. В Томской области данные документы были учтены по отдельным фондам до разработки данных Рекомендаций и практика показывает обоснованность этого принципа фондирования, т.к. это – самостоятельные органы власти, исполняющие свойственные им функции, создающие специфические документы, кроме того, исполнительные органы местного самоуправления (администрации) оформляют годовые разделы описи, представительные же (думы, советы) группируют дела и составляют опись за период созыва. Объединение таких документов в один фонд привело бы к расширению хронологических границ документов в описях и осложнило поиск информации.
6. При фондировании документов органов государственной власти и местного самоуправления на сельском, поселковом уровне в Методических рекомендациях предлагается создание объединенных архивных фондов из документов сельских Советов, их исполкомов и органов местного самоуправления.
В практике фондирования документов органов местного самоуправления на сельском, поселковом уровне в Томской области наблюдается продолжение фондов сельских, поселковых Советов и их исполнительных комитетов, это объясняется малым документооборотом и его неразделимостью с документами организаций - предшественников. Такие фонды являются объединенными. При фондировании документов органов государственной власти и местного самоуправления предпочтительнее составлять отдельные описи дел на документы, созданные в деятельности Советов и их исполкомов, и на документы органов местного самоуправления.
В данном случае можно использовать следующий вариант названия объединенного архивного фонда:
Органы государственной власти и местного самоуправления___ _территории___ района (города) _____ области.
7. Правилами допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления.
Например:
Муниципальные избирательные комиссии Зырянского района Томской области.
III
. Организация пофондового учета документов организаций, поступающих на хранение в муниципальные архивы
8. Правилами предусмотрены случаи, допускающие создание не отдельных, а объединенных архивных фондов из документов двух и более организаций.
В практике работы муниципальных архивов Томской области наиболее распространенным является создание объединенных архивных фондов из документов организаций, однородных по целевому назначению и функциям, таких, как сельхозпредприятия (колхозы, совхозы, предприятия по переработке льна), сельские потребительские общества, предприятия лесоперерабатывающей отрасли.
Создание объединенного фонда в таких случаях обосновано незначительным документооборотом, общностью основных направлений деятельности, единой территориальной принадлежностью организаций.
Например, в состав объединенного архивного фонда вошли документы организаций:
1. Нибегинский леспромхо
2. Белоярский лесопромышленный комбинат 1958-1993 гг.
9. Объединенный архивный фонд создаются из документов, последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их правопреемникам. При организации документов по фондам наиболее существенным фактором, влияющим на фондирование, является изменение формы собственности организации. Из архивных документов муниципальной организации, реорганизованной с изменением формы собственности, и архивных документов вновь возникшей организации – правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда, если функции полностью или в основном передавались последовательно сменявшим друг друга организациям.
Например, объединенный архивный фонд составили документы сменявших друг друга государственной и негосударственной организаций:
1. Совхоз «Зырянский» 1962 – 1992 гг.
2. ОАО «Колос» 1992 – 2006 гг.
Следует продолжать ранее принятый фонд, не создавая объединенный, если при реорганизации акционерное общество становится обществом с ограниченной ответственностью, производственным кооперативом, но форма собственности и характер деятельности не меняется.
Например:
1
. ТОО «МПМК «Асиновская» 1993-1996 гг.,
2. ООО «Асиноагрострой» 1996-2001 гг.
10. Объединенные архивные фонды создаются из документов организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории и сменивших форму собственности.
В данном случае создание объединенного фонда обусловлено двумя причинами: первая - наличие двух и более однотипных организаций, вторая - наличие последовательно сменявших друг друга организаций, изменивших форму собственности.
Например, в состав объединенного архивного фонда вошли документы:
1. Нибегинский леспромхоз 1936-1965 гг.,
2. Белоярский лесопромышленный комбинат 1958-1993 гг.
3. Открытое акционерное общество «Белоярский ЛПК» 1993-2000 гг.
11. Объединенный архивный фонд создается из документов руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на территории муниципального образования.
Например:
В состав объединенного архивного фонда вошли документы:
1. Колпашевский филиал Томского производственного авиационного объединения 1932 -2009 гг.,
2. Дочернее государственное предприятие аэропорт «Белый ЯР»,
3. Дочернее государственное предприятие аэропорт «Каргасок»,
4. Дочернее государственное предприятие аэропорт «Парабель».
Систематизация дел в описи
12. Дела, вошедшие в объединенный архивный фонд, систематизируются в единой описи по значимости фондообразователя (вначале - документы головной организации), по алфавиту названий организаций, по хронологии (в случае вхождения в объединенный фонд организаций, последовательно сменявших друг друга).
13. При оформлении отдельных описей на каждую организацию выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом документов. Для фондов однотипных организаций должна использоваться одинаковая схема систематизации дел.
Титульный лист описи
14. Титульный лист является обязательным элементом справочного аппарата для описей всех фондов архива (приложение 1). Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду, к определенному периоду времени, а так же поисковые данные.
15. На титульном листе к объединенному архивному фонду указывается его обобщенное название, переименования организаций приводятся в листах переименований, которые помещаются за титульным листом (приложение 2). Если на документы каждой организации составляется отдельная опись, то к ней прилагается лист переименований данной организации.
16. Название объединенного архивного фонда может состоять:
- из обобщенного названия включенных в него архивных фондов:
Например:
Сельскохозяйственные предприятия с.Зырянского Зырянского района Томской области (Объединенный архивный фонд).
- из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций:
Например:
Управление образования и общеобразовательные школы Молчановского района (Объединенный архивный фонд).
- из перечня названий сменявших друг друга организаций:
Например:
Сельхозартель (колхоз) «Октябрь», Колхоз «40 лет Победы», и Акционерное общество закрытого типа (АОЗТ) «Иловское» (Объединенный архивный фонд).
17. Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда.
Предисловие к описи
18. Составление исторической справки к объединенному архивному фонду требует отражения особенностей фондирования. В зависимости от способа объединения фонда следует строить и описание истории составивших его фондообразователей. В исторической справке к объединенным фондам, включающим документы организаций, связанных между собой одной системой подведомственности, вначале освещается история образования этой системы в целом, затем излагаются сведения по каждой организации в отдельности или объединенные сведения о группах однородных организаций. При этом указывается их своеобразие.
19. К описям объединенных архивных фондов может составляться как общее предисловие, так и предисловия к описям каждой организации, вошедшей в объединенный архивный фонд. В предисловия к отдельным описям вносятся сведения, относящиеся к объединенному фонду и сведения, касающиеся единиц хранения только этих описей.
20. В части предисловия, посвященной истории фонда, в случае создания объединенного фонда из документов, хранящихся в муниципальных архивах, следует отмечать следующие сведения: время объединения фондов, на основе какого документа произошло объединение, номера и название фондов, вошедших в объединенный архивный фонд. Характеристика документов строится с учетом существующих разновидностей объединения архивных фондов. Если он состоит из вышестоящей организации и подведомственных организаций, то вначале дается характеристика документов вышестоящих организаций, затем - подчиненных. Если в объединенный архивный фонд вошли документы одноименных по целевому назначению организаций, то выделяют основные виды документов, присущие всем организациям.
Библиография
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук.- М., 2007.
2. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.-М., 2006.
3. Составление архивных описей . Методические рекомендации.- М., 2003.
4. А.В Елпатьевский, Н.И. Химина. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России.- Отечественные архивы, №2, 2005 .