Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Реферат
Требования к составлению служебных писем в образовательных учреждениях.
Выполнила
Студентка 1 курса магистратуры
Аксенова В.Н.
Деловая переписка между партнерами может многое рассказать – не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности. Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средством общения между юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату.
Классификация служебных писем
Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.
Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.
Классификация служебных писем.
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:
Просим Вас сообщить…
Просим Вас предоставить…
Просим Вас предоставить данные о…
Способы передачи документа могут быть разными: в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями. Служебные письма оформляются на бланке письма. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.
При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем, следует опираться на следующие документы:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;
ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».
При составлении рекомендаций следует опираться на локальные нормативные акты, регламентирующие полномочия должностных лиц и процедуру согласования и подписания проектов документов в вашей компании (в случае если такие документы существуют на вашем предприятии).
В каждом учреждении со временем складывается своя практика отнесения письма к той или иной разновидности, что определяет порядок оформления, согласования и подписания. Устойчиво сложившуюся практику целесообразно закрепить в виде инструкции или иного локального нормативного акта. По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем: в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов власти и органов власти субъектов федерации; в адрес структурных подразделений; коммерческие письма, направляемые сторонним организациям.
Для составления служебных писем используется специальный бланк1 . Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать следующие реквизиты:
03 – эмблема или товарный знак организации (01 – Государственный герб РФ или 02 – герб субъекта РФ);
08 – наименование организации;
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
09 – справочные данные о предприятии (среди справочных данных обычно указывают юридический адрес, телефон, факс, адрес интернет-сайта и электронной почты);
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа2 .
Реквизит «10 – наименование вида документа» в письмах не оформляется. И объяснение здесь простое. Письма имеют свой, отличный от других видов документов бланк.
Реквизит «18 – заголовок к тексту». Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Ему отводится не более пяти строк, хотя и этот объем можно считать избыточным с точки зрения здравого смысла. Лучше постараться уложиться в одну–три строчки, которые печатаются через один межстрочный интервал. Заголовок должен: грамматически согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?», писаться с прописной («большой») буквы и без кавычек, точка в конце не ставится. Формулировка заголовка лаконична и отвечает на вопрос «письмо - о чем?». Об оказании материально-технической помощи; О предоставлении информации; О невыполнении договорных обязательств.
Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).
Реквизит «11 – дата документа». Данный реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные отметки.
Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится. Когда в тексте какого-либо документа необходимо сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце – заголовок. И если реквизит «11 – дата документа» допускает только ци
Например: письмом от 28.07.2007 № 25/3923 «О списании учебных пособий» либо письмом от 28 июля 2007 г. № 25/3923 «О списании учебно-методических пособий».
Реквизит «12 – регистрационный номер документа». Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия. Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.
Реквизит «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа». Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».
Следует обратить внимание на то, что одной из распространенных ошибок при составлении ответов на письма является повторение в тексте письма ссылки на реквизиты входящего документа. Ведь наличие отдельного реквизита, где данные об инициирующем документе сразу видны, избавляет от необходимости дублирования этой информации в тексте письма. И тогда вместо фразы «На ваше письмо от 28 июля 2007 г. № 25/3923 сообщаем…» в начале текста будет красоваться:
В связи с вашим предложением…;
В соответствии с вашими рекомендациями…;
Сообщаем, что с вашим предложением о закупке выпускаемой продукции с учетом сезонных скидок мы ознакомлены…;
Реквизит «15 – адресат».
При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа.
При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки. Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила: инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже; наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже; иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:
улица,
номер дома,
офис или квартира (в случае наличия в адресе),
населенный пункт (обычно это город),
могут указываться район и область,
может стоять наименование страны,
почтовый индекс пишется в обязательном порядке.
Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам. Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте – они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.
Итак, главная цель делового письма – убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма – от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.
При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.
Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную. Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо).
Вводная часть может начинаться словами:
В связи с тем что…;
Ввиду поступления с большим опозданием…;
На основании приказа от… №…;
Согласно договору от… №…;
Нами рассмотрены Ваши предложения…;
В соответствии с Вашей просьбой…
В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба. Какую форму обращения выбрать? При обращении к группе работников или ко всему коллективу компании используется форма обращения:
Уважаемые господа!
Уважаемые коллеги!
Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин депутат!
Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:
Господин Смирнов!
Уважаемый господин Чернов!
В служебных письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть); от третьего лица единственного числа (компания не возражает). Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:
когда письмо оформляется на должностном бланке (а не на бланке организации);
когда письмо носит конфиденциальный характер и оформляется не на бланке письма.
При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.
Существуют два основных способа композиции текста письма:
исторический;
систематический.
При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия. При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах – все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.
В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.
В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:
– Оказать содействие (а не содействовать);
– Произвести учет (а не учесть);
– Осуществить деятельность по… (а не сделать).
Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением». Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза «С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.
В реквизите «20 – текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 – 14. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию. Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма, в которых используется одинарный межстрочный интервал.
Реквизит «21 – отметка о наличии приложения» Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два–четыре межстрочных интервала.
Реквизит «22 – подпись» Подпись является обязательным реквизитом письма и состоит из: наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать и наименование предприятия; личной подписи и ее расшифровки (инициалов с фамилией). Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.
Реквизит «25 – оттиск печати» Печать на документы на нашем предприятии ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом директора. По общим правилам печать не ставится на документах, оформленных на бланках. Это правило родом из советского делопроизводства, когда бланки документов изготавливались типографским способом и доступ к ним был ограничен так же, как и к печати. Но сейчас ситуация изменилась, большинство документов изготавливаются при помощи компьютера и принтера, поэтому распечатка документа на бланке уже не может давать прежних гарантий. Поэтому на гарантийных письмах оттиск печати необходим. Он заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется так, чтобы не «затмить» личный росчерк, который должен хорошо читаться. Оттиск печати должен захватывать несколько последних букв наименования должности и при возможности – край личного росчерка.
Реквизит «27 – отметка об исполнителе». Данный реквизит включает: инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем. Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем.
Список литературы.
1 ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».
2 ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;
3ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
4 Чуковенков А.Ю. Виды служебных писем //Секретарь-референт, №3, 2007
5 http://zam-director.mp.minsk.edu.