Методические рекомендации
по ведению архива проектной документации в организациях – членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство
«Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА»
1.1. Настоящие методические рекомендации направлены на оказание помощи в организации порядка учета и хранения проектной, рабочей и технической документации в архивах организаций - членов Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерства «Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА» (далее – Партнерство).
1.2. Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 21.1003-2009 «Учет и хранение проектной документации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Уставом Партнерства.
1.3. Каждый член Партнерства в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» должен обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.
2. Основные термины и определения
2.1. В настоящих методических рекомендациях применены термины, установленные законодательством Российской Федерации, а также используются следующие основные понятия:
2.1.2. электронный документ
– документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством;
2.1.3. проектный документ
- составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение;
2.1.4. подлинники в бумажной форме
- документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль;
2.1.5. подлинники в электронной форме
- электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.
2.1.6. единица хранения документации
- учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько разделов проектной документации или иной технической документации, имеющих разные обозначения. К иной технической документации отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений, исходные данные и расчеты, полученные от заказчика, другие виды документации, подлежащей учету и хранению;
2.1.7. единица учета архивных документов
- единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе;
2.1.8. инвентарный номер
- номер регистрации документа в службе хранения.
3. Общие положения
3.1. Учет и хранение проектной документации является частью процесса документационного обеспечения управления в организации.
3.2. Обеспечение сохранности и отбор документов на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» и иными нормативными правовыми актами.
3.3. Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее - подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.
3.4. Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти.
3.5. Бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.
3.4. В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:
- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;
- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;
- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;
- разрешения на внесение изменений;
- документацию повторного применения (типовую).
3.5. В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:
- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;
- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;
- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;
- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.
4. Прием, регистрация, учет и хранение подлинников
4.1. Подлинники документов, принимаемые на хранение, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.
4.2. Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.
4.3. Сроки архивного хранения некоторых видов проектной, рабочей и иной технической документации
| № |
Вид документа |
Сроки хранения документов |
Примечания |
||
| в организациях, утверждающих и согласовывающих документы |
в организациях – разработчиках/авторах документов |
в организациях –заказчиках |
|||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
| 1 |
Переписка о заключении договоров (контрактов) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы |
5л |
5л |
5л |
|
| 2 |
Договоры (контракты) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним |
5 л. <1> ЭПК |
10 л. ЭПК <1>, <2> |
10л. |
<1> После истечения срока действия договора <2> При отсутствии (не составлении) планов проектно-изыскательских работ (заказ-нарядов) |
| 3. |
Субподрядные договоры о делегировании прав на осуществление отдельных градостроительных, проектных и проектно – изыскательских работ |
5л <1> ЭПК |
5л <1> ЭПК |
5л <1> |
<1> После истечения срока действия договора |
| 4. |
Протококлы экспертно-технических совещаний по градостроительному планированию и проектированию объектов строительства, проектно-изыскательскими работам, документы (акты, справки, докладные записки, сводки замечаний) к ним |
5л. ЭПК |
Пост. |
5л. <1> |
<1> После утверждения градостроительной и/или иной проектной документации |
| 5. |
Обзоры, справки, записки, подготовленные проектантами по проектированию отдельных объектов: а) особой важности (по памятникам архитектуры, истории, культуры; по победителям международных конкурсов (тендеров); по особо охраняемым природным и административным территориям и пр.) б) одинарного характера |
Пост. 5л. <1> |
Пост. 10л. |
10л<1> 5л. <1> |
<1> После окончания проектирования |
| 6. |
Протоколы огласования с уполномоченными органами технических условий и технических требований на подключение проектируемых объектов в внешним инженерным сетям |
2г. <1> |
5л. ЭПК <1> |
2г. <1> |
<1> После сдачи объектов в эксплуатацию |
| 7. |
Технические условия на присоединение проетируемого объекта к инжененрным сетям и коммуникациям |
__ |
Пост |
__ |
|
| 8. |
Переписка об организации и проведении градостроительных, проектно-изыскательских и проектных работ, составу, разработке, согласованию и утверждению градостроительной проектной документации |
5л. <1> |
5л. <1> ЭПК |
5л. <1> |
<1> После окончания проектирования |
| 9. |
Документы (протоколы разногласий, справки, извещения, переписка) о внесении изменений в утвержденную градостроительную, проектно – изыскательскую документацию |
5л. <1> |
10л. ЭПК <1> |
5л. <1> |
<1> После окончания проектирования |
| 10 |
Наблюдательные дела проектов (копии распорядительных документов, заключения экспертизы, справки, разрешения, акты и пр.) |
__ |
До ликвидации организации или прекращения проектной деятельности |
5л. <1> |
<1> После окончания проектирования |
| 11 |
Акты-справки о ходе выполнения работ по градостроительному планированию: а) годовые б) квартальные в) месячные |
5л. 3г. 1г. |
5л. 3г. 1г. |
5л. 3г. 1г. |
|
| 12 |
Журналы регистрации замечаний по согласованию градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации |
3г. <1> |
3г. <1> |
3г. <1> |
<1>После утверждения градостроительной и/или проектной документации |
| 13 |
Каталоги, аннотированные списки и перечни проектов строительства и объектов градостроительного планирования, разработанных проектными организациями |
1г. <1> |
20л. ЭПК . <1> |
__ |
<1>После замены новыми |
| 14 |
Документы (акты, справки, переписка) о пересмотре, приостановке или прекращении разработки градостроительной, проектно-изыскательской и проектной документации |
__ |
5л. . <1> ЭПК |
5л. . <1> |
<1>После пересмотра, приостановки или прекращения разработки документации |
| 15 |
Акты сдачи-приемки заказчиками выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации |
__ |
10л. . <1> |
5л. . <1> |
<1>После завершения проектирования рабочей стадии |
| 16 |
Документы (акты, перечни, переписка) о приеме-передаче градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации зарубежными странами |
5л. . <1> |
10л. . <1> |
10л. . <1> |
<1>После окончания приема документации |
| 17 |
Заключения и отзывы заказчиков и иных организаций на градостроительную, проектную и проектно-изыскательскую документацию до ее направления на государственную экспертизу |
5л. . <1> |
10л. ЭПК . |
5л. |
|
| 18 |
Акты готовности градостроительных, проектных и проектно-изыскательских работ с приложениями |
__ |
5л. |
5л. |
|
| 19 |
Документы (акты, протоколы, справки) по рассмотрению проектов подготовленной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации и ее утверждению |
5л. . <1> |
5л. . ЭПК<1> |
5л. . <1> |
<1>После утверждения проектной документации |
| 20 |
Образцы оформления (эталоны) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации |
До замены новыми |
До замены новыми |
До замены новыми |
|
| 21 |
Документы (акты, справки, переписка) по автоматизации градостроительных и проектных работ |
__ |
5л. ЭПК |
__ |
|
| 22 |
Документы (замечания, пречни претензий) о рекламациях по выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации |
__ |
5л. |
5л. |
|
| 23 |
Журналы (карточки) учета (регистрации) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации |
__ |
До прекращения проект ной деятельности или ликвидации организации |
__ |
|
| 24 |
Генеральные схемы инженерных сетей (внутригородского водоснабжения, канализации, отопления, электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения и пр.) |
Пост <1> |
Пост |
5л. <2> ЭПК |
<1>В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми <2> После утверждения схем |
| 25 |
Совмещенные схемы – планы внутригородских подземных и наземных коммуникаций и инжененрных сетей |
Пост. <1> |
Пост. |
5л. |
<1> В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми <2>После утверждения схем |
| 26 |
Схемы внутриплощадочных инженерных сетей, необходимые для осуществления строительства предприятий, зданий и сооружений на конкретном участке (трассе): а) проект б) рабочая документация |
__ __ |
5л. <1> 20л. <2> |
5л. <1> 10л. <2> |
<1> После утверждения схем <2>После утверждения рабочей документации |
| 27 |
Ходатайства (декларации) о намерениях проектирования объектов недвижимости |
5л. |
__ |
10л. |
|
| 28 |
Задания на разработку обоснований инвестиций в строительстве предприятий, зданий и сооружений |
__ |
10л. ЭПК <1> |
5л. <1> |
<1> После утверждения обоснований |
| 29 |
Бизнес-планы по строительству и реконструкции объектов и уточнения к ним |
__ |
15л. ЭПК <1> |
15л. <1> |
<1> После окончания срока действия договора |
| 30 |
Предпроектные предложения (проработки) по строительс
тву и реконструкции объектов в различных вариантах
|
__ |
10л. ЭПК <1> |
15л. <1> |
<1> После окончания срока разработки предложений |
| 31 |
Эскизные проекты по различным вариантам проектирования и реконструкции объектов |
__ |
15л. ЭПК <1> |
5 л. |
<1> После окончания разработки |
| 32 |
Альбомы эскизных объемно-планировочных и технологических решений для строительства жилых и административных зданий |
__ |
Пост |
__ |
|
| 33 |
Проектные предложения (архитектурные концепции) по строительству и реконструкции объектов |
__ |
Пост |
10л. <1> |
<1> После окончания срока разработки предложений |
| 34 |
Технические условия на разработку специальных объектов и конструкций и их присоединение к инженерным сетям |
До замены новыми |
Пост |
5л. <1> |
<1> После окончания срока действия договора на разработку ТУ |
| 35 |
Архитектурно–планировочные задания |
5л. <1> |
Пост |
5л. <1> |
<1> После окончания разработки проекта |
| 36 |
Индивидуальные проекты на строительствл предприятий, зданий и сооружений не оконченных проектированием: а) задание на проектирование б) проект (технико экономическое обоснование) при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»; «Генеральный план и транспорт»; «Технологические решения»; «Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)» <3> в) рабочий проект при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»; «Генеральный план и транспорт»; «Технологические решения»; «Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)» г) рабочая документация |
5л.<1> 5л.<1> 5л.<5> 5л.<4> |
5л.ЭПК <1> Пост. <2> Пост. <5> 10л. <4> ЭПК |
5л.<1> 5л.<1> 5л.<5> 5л.<4> |
.<1>После истечения контракта с заказчиком .<2>При отсутствии этих частей или одной из них – 10л. .<3>Для объектов жилищно гражданского строительства при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»; «Архитектурно-строительные решения» .<4> После истечения срока действия контракта с заказчиком .<5> После истечения срока действия контракта с заказчиком |
| 37 |
Инженерно-технические паспорта проектов |
__ |
Пост |
5л. <1> ЭПК |
<1> После окончания проектирования |
| 38 |
Расчеты строительных конструкций, технологических процессов и инженерного оборудования к индивидуальным проектам на строительство предприятия, зданий и сооружений |
__ |
Пост |
5л. <1> |
<1> После передачи рабочей документации заказчику |
| 39 |
Технические заключения по инженерному обследованию существующих зданий (сооружений) для их последующей реконструкции с приложениями (обмерочные чертежи, инженерные записки, технические планы зданий и пр.) |
__ |
10л. ЭПК. <1> |
5л. |
<1> Для памятников архитектуры, истории и культуры – Пост. |
| 40 |
Типовые поекты, типовые проектные решения предприятий, зданий и сооружений: а) задание на разработку типового проекта б) проект в) рабочий проект г) рабочая документация |
5л. <1> 10л. <2> 10л. <2> 5л. |
5л. ЭПК. Пост. Пост. 5л. <3> ЭПК |
5л. <1> 5л. <1> 5л. <1> 5л. <3> |
<1> После передачи проекта заказчику <2> Для важнейших проектов, до 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост. <3> После прекращения действия проекта |
| 41 |
Рабочие чертежи типовых строительных конструкций, изделий и узлов: а) технические решения б) рабочие чертежи |
10л. <1> 5л. |
Пост. До прекращения эксплуатации проекта |
До прекращения эксплуатации проекта 3г. |
<1>Для важнейших типовых конструкций, 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост. |
| 42 |
Проекты для строительства предприятий, зданий и сооружений с применением типовых или повторно примененных частей индивидуальных проектов (проекты-привязки): а) задание на проектирование б) проект в) рабочий проект г) рабочая документация |
5л. <1> 5л. <1> 5л. <1> 5л. <3> |
5л. <1> 20л. ЭПК <2> 20л. ЭПК <1> 20л. ЭПК <3> |
5л. <1> 5л. <1> 5л. <1> 5л. <3> |
<1>После окончания срока договора с заказчиком <2>При изменении базовых конструктивных решений и подземного хозяйства основного проекта –Пост. <3> После ввода объекта в эксплуатацию |
| 43 |
Журналы авторского надзора проектантов за строительством, реконструкцией и реставрацией объектов |
__ |
20л. ЭПК <1> |
__ |
<1> После сдачи объекта в эксплуатацию |
| 44 |
Акты обследования работ по авторскому надзору за строящимися объектами |
__ |
5л.ЭПК <1> |
5л. |
<1> После сдачи объекта в эксплуатацию |
| 45 |
Опорные планы (схемы) привязки малых архитектурных форм к территории застройки |
__ |
5л.ЭПК |
5л. |
|
| 46 |
Задание на проектирование малых архитектурных форм |
5л. <1> |
10л. ЭПК |
5л. <1> |
<1> После окончания разработки проекта |
| 47 |
Художественно-эскизные проекты малых архитектурных форм |
__ |
Пост. |
5л. <1> ЭПК |
<1> После окончания проектирования |
| 48 |
Индивидуальные проекты малых архитектурных форм: а) рабочий проект (документация) |
5л. <1> |
Пост. |
5л. <1> ЭПК |
<1> После истечения срока договора с заказчиком |
| 49 |
Типовые проекты малых архитектурных форм: а) рабочий проект |
10л. <1> |
Пост. |
5л. <1> ЭПК |
<1> После передачи проекта заказчику |
| 50 |
Документы по расчету геометрии малых архитектурных форм (сводные расчеты поверхности, координатные ведомости и пр.) |
__ |
15л. <1> |
5л. <1> |
<1>По окончании проектирования |
| 51 |
Исходно-разрешительные документы на проектно-реставрационные работы (архитектурно-планировочные здания; историко- градостроительные заключения; протоколы, решения о необходимости реставрации объектов; ордера на производство археологических, земляных и иных работ и др.) |
5л. <1> |
5л. ЭПК <1> |
5л. <1> |
<1> После окончания проектно-реставрационных работ |
| 52 |
Технические требования на подготовку специальных технологических проектов нестандартного оборудования, спецсигнализации, оформительских проектов и других исходных данных для проектирования |
__ |
5л. ЭПК <1> |
5л. <1> |
<1> После утверждения проектов |
| 53 |
Строительные паспорта объектов реставрации (генпланы земельного участка с вертикальными отметками, ситуационные планы участка, геокарты и пр.) |
__ |
10л.ЭПК |
5л. <1> |
<1>После окончания проектно-реставрационных работ |
| 54 |
Технические условия на присоединение коммуникаций к объектам реставрации |
5л. <1> |
5л. <1> |
5л. <1> |
<1>После окончания проектно-реставрационных работ |
| 55 |
Акты, отчеты, справки, эскизы художественного обследования объектов реставрации |
__ |
Пост. |
До оконч. реставрации объекта |
|
| 56 |
Акты технического состояния объектов реставрации и их территории |
__ |
15л. <1> ЭПК |
20л. <1> ЭПК |
<1>После окончания проектно-реставрационных работ |
| 57 |
Итоговые отчеты по всем видам инженерного, археологического, архитектурного, фотофиксационного обследования объектов реставрации |
__ |
Пост. |
5л. <1> |
<1>После окончания проектно-реставрационных работ |
| 58 |
Эскизные проекты реставрации (приспособления) объекта и/или ремонтно-реставрационных работ |
__ |
Пост. |
До окончания проектно-реставрационных работ |
|
| 59 |
Журнал архитектурно-авторского надзора |
__ |
20л. <1> ЭПК |
20л. <1> ЭПК |
<1>После ввода объекта в эксплуатацию или прекращения работ по реставрации |
| 59 |
Заключительные отчеты, записки, справки с оценкой качества проведения проектно-изыскательских и проектных работ сторонними проектными организациями |
__ |
Пост. |
5л. <1> ЭПК |
<1>После окончания проектно-изыскательских работ |
| 60 |
Отчеты, докладные записки, справки по проверке надежности, технического состояния и эксплуатационных свойств объектов строительства, возведенных по проектам сторонних организаций |
__ |
Пост. |
10л. <1> ЭПК |
<1>После ввода объекта в эксплуатацию |
| 61 |
Каталоги авторской проектной документации, предлагаемой для рыночной реализации (приобретения) |
__ |
10л. ЭПК |
До замены новым |
|
| 62 |
Отчеты о проведении подготовительных работ по отбору и экспертизе самостоятельно разработанной проектной документации с целью инженерного сопровождения объекта в течение всего срока его эксплуатации сторонних организаций |
__ |
5л. ЭПК |
5л. |
|
| 63 |
Конспекты лекционных курсов для подготовки и переподготовки кадров в области инвестиционного и инженерного проектирования |
__ |
10л. ЭПК |
5л. |
|
Отметка "ЭПК", проставленная к конкретным видам архивных документов, означает, что часть таких документов, после истечения установленного срока временного хранения в организациях, подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Отметка "до минования надобности" означает, что архивные документы хранятся в организациях не менее 5-ти лет.
5. Восстановление подлинников
5.1. Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.
5.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
5.3. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:
- размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;
- порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
5.4. В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.
5.5. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».
5.6. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.
5.7. Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.Учет и хранение копий документов
6.1. В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.
6.2. Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома - отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.