МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ГЕОДЕЗИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
Л.В. Тишкова
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические рекомендации по курсу «Документирование управленческой деятельности» для студентов заочного отделения, обучающихся по специальности 060800 «Экономика и управление на предприятии»
Новосибирск 2003
УДК
Рецензенты:
Кандидат технических наук, доцент кафедры геодезии СГГА Малиновский А.Л.
Заместитель директора института оптики и оптических технологий Харитонова Г.А.
Тишкова Л.В. Документирование управленческой деятельности: Методические рекомендации. - Новосибирск: СГГА, 2003. – 43 с.
Методические рекомендации подготовлены на кафедре экономики и менеджмента старшим преподавателем Тишковой Л.В. для студентов заочного факультета, изучающих курс «Документирование управленческой деятельности». Рекомендованы к изданию методической комиссией Института геодезии и менеджмента 2003 г. Методические рекомендации разработаны на основе государственного образовательного стандарта специальности 060800 «Экономика и управление на предприятии». Содержат программу курса, практические задания (типовые задачи), контрольные задания, тесты, вопросы для подготовки к зачету, методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях.
Печатается по решению редакционно-издательской коллегии СГГА
© Сибирская государственная геодезическая академия (СГГА), 2003
© Тишкова Л.В., 2003
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение.............................................................................................................. 4
1. Программа курса «Документирование управленческой деятельности»...... 5
2. Комплексное практическое задание............................................................... 7
3. Тесты по курсу «Документирование управленческой деятельности»........ 19
4. Вопросы для подготовки к зачету................................................................ 25
5. Методические рекомендации по изучению курса........................................ 27
Список рекомендуемой литературы................................................................ 28
Приложения ...................................................................................................... 29
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Методические рекомендации по курсу «Документирования управленческой деятельности» подготовлены для студентов экономического факультета СГГА на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов.
Основной целью дисциплины является - формирование у студентов умений и навыков в области организации документирования управленческой деятельности на предприятии. Особое внимание в учебном пособии уделяется подготовки и оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД), как базовому процессу в реализации всех управленческих функций.
Учебный процесс по курсу "Документирования управленческой деятельности" организован в виде лекционных и практических занятий. Для закрепления изучаемого материала предлагается выполнение комплексных заданий по всем основным разделам дисциплины.
Проверка знаний у студентов осуществляется с помощью тестов и контрольных вопросов.
В результате освоения учебного материала студент должен:
- знать нормативную базу, регламентирующую организацию и технологию документационного обеспечения управления на предприятии;
- уметь составлять и оформлять наиболее важные организационно-распорядительные документы;
- владеть основными терминами и понятиями делопроизводства;
- знать технологию организации документооборота, а именно регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу по документам, организацию текущего хранения, проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения;
- уметь пользоваться современными компьютерными технологиями в оформлении и составление управленческих документов.
1. ПРОГРАММА КУРСА «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»
Введение
Цели, задачи и содержание курса.
Тема 1. Сущность и требования современного делопроизводства.
Роль информации в управленческой деятельности организации. Документ и его функции. Унифицированная система документации. Современное государственное регулирование делопроизводства ЕСДОУ.
.
Тема 2. Управленческие документы и их классификация.
Требования к составлению и оформлению ОРД. Унифицированные системы документации. Состав и расположение реквизитов. (ГОСТ Р. 6-30-2003)
Тема 3. Составление и оформление организационно-распорядительных документов.
Организационные документы – уставы, положения, инструкции. Издание распорядительных документов как важнейшего аспекта управленческой деятельности.
Тема 4. Составление и оформление информационно-справочных документов.
Служебное письмо. Нормы официально-делового стиля. Реквизиты служебного письма. Оперограмма подготовки и оформления протокольной документации в организации. Полный и краткий протокол. Особенности оформления докладных записок, актов, справок и служебных.
Тема 5. Ведение документации по личному составу.
Законодательная и нормативно- методическая рекомендация кадровой деятельности. Документирование кадровой деятельности – штатное расписание, структура и штатная численность. Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений. Оформление приказов по личному составу, трудовых контрактов, трудовых книжек, личных карточек. Особенности составления и оформления личного дела.
Тема 6. Документы по внешнеэкономической деятельности.
Стандартные фразы и выражения, правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами. Составление и оформление договоров, контрактов.
Тема 7. Организация оперативной работы с документами.
Понятие «документооборота», его развитие и нормативно-методическая рекомендация. Основные правила организации документооборота. Общая схема организации работы с документами. Регистрация документов. Автоматизированные системы регистрации. Контроль исполнения документов Формы контроля. Работа с письмами и обращениями граждан. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
Тема 8. Организация текущего хранения документов.
Оформление номенклатуры дел. Формирование и хранение дел. Передача документов на архивное хранение.
Тема 9. Компьютерные технологии в делопроизводстве.
Использование пакета программ Company Media и Office Media, их принципиальные особенности.
2. КОМПЛЕКСНОЕ ЗАДАНИЕ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Приказы по основной деятельности
1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.1998 № 1118-р, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.
2. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского хозяйства. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части, и другие реквизиты укажите самостоятельно.
3. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах проведенной ревизии на предприятии с 01.02.200_ по 01.09.200_. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.
4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.
5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
6. Составьте приказ об итогах работы с документами в 200_ г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению организации документооборота на предприятии.
7. Напишите проект приказа директора завода Точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
8. Напишите и оформите приказ по НПО «Агроприбор» об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в праздничные дни. В распорядительной части укажите следующее: коменданту здания проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации, начальнику отдела кадров представить в секретариат список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни, контроль за исполнением приказа возложить на гл. инженера Жарова Л.В.
9. Напишите проект приказа по А/О «Космос» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения, В акте ревизии были указаны следующие недостатки:
- в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы;
- в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности;
- в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям не подтверждена актами о выполнении работ.
10. Составить и оформить приказ по филиалу ЗАО «Ротор» о проведении аттестации специалистов. Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. составить график. Реквизиты указать самостоятельно.
11. Составить решение общего собрания акционеров ОАО "Акцент" в связи с перерегистрацией акционерного общества. В распорядительной части утвердить новую редакцию Устава с перечисленными изменениями, исполнительному органу общества поручить зарегистрировать ОАО "Акцент" в соответствии с гражданским законодательством до 15.02.200_г.
12. Составить распоряжение об отпуске товаров торговому дому "Русь" акционерным обществом "Эрмон". В распорядительной части укажите ассортимент, количество, цену. Реквизиты самостоятельно.
13. Напишите проект приказа по ЗАО "Акрус" об изменении графика работы. В констатирующей части укажите основание для издания приказа. В заключительной части предложите начальнику технического отдела Волкову М. И. организовать работу в праздничные дни, главному бухгалтеру подготовить предложения по оплате сверхурочных дней, главному инженеру организовать контроль за исполнением приказа.
14. Составить распоряжение о внедрении стандарта на предприятии "Системы управления предприятием. Организационно-распорядительная документация" (СТП-02-60) во всех службах и структурных подразделениях. Зам. директору по общим вопросам Сомову Г. К. организовать занятия по изучению данного стандарта с 15.02.200_ г. и возложить на него контроль за исполнением. Зав. канцелярией Вороновой Н. П. организовать тиражирование унифицированных форм документов.
15. Составить распоряжение ЗАО "Эталон" о проведении ремонтных работ в связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе №3, назначить ответственного. Контроль возложить на начальника цеха №3 Антонова Ю. В.
16. Составить указание ЗАО «Эталон» о графике отпусков на 200_ г., где предложить руководителям структурных подразделений представить списки сотрудников с указанием срока очередного отпуска. Начальнику кадров составить сводный график отпусков на 200_ г. и представить его на утверждение.
17. Составить распоряжение ЗАО "Ивушка" об отпуске товаров ЗАО "Маис" в соответствии с заключенным договором от 25.01.200_ г. № 132-у. В распорядительной части обязать зав. складом Чайкина В. П. отпустить экспедитору ЗАО "Маис" Иванову И. В. товар согласно накладной №002018 от01.12.200_г.
18. Составить распоряжение ЗАО "Форум" о проведении служебного расследования в связи с фактом утраты документов, имеющих гриф "Конфиденциально" в управлении делами. Предложить начальнику управления делами И. П. Крамскому подготовить план мероприятий по усилению обеспечения сохранности документов. Контроль за исполнением распоряжения возложить на зам. директора В. И. Федорова.
19. Составить приказ по ОАО «НовЭЗ» о выбранной проверки остатков электродов Д 500-550 мм на складе цеха управления реализации по состоянию на 01.02.200_ гг. Для проведения инвентаризации назначить комиссию. Контроль за исполнением приказа и подготовкой результатов инвентаризации возложены на начальника отдела анализа и ревизии.
20. Составить проект приказа по ЗАО «Гранит» об организации работы с документами, содержащими конфедициальную информацию. В приложении к приказу привести перечень данных документов.
21. Составить приказ ГУП «Союзводопроекта» на основе постановления правительства Москвы от 08.02.200_г. № 27-ПП по координации, разработке и внедрению новой технологической системы очистки водопровода. Утвердить состав рабочей группы проекта, представить план экспериментальных испытаний технической системы «Родник».
22. Составить проект приказа ЗАО «Пилот» о предоплате по контракту № 28/17.
23. Составить приказ ОАО «Электромаш» об организации занятий по повышению квалификации ИТР предприятия. Утвердить контингент работников согласно прилагаемому списку, установить день занятий.
Письма
1. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.
2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
3. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.
4. Составьте договорное письмо о подписании коммерческого контракта ОАО «Сарни» с ЗАО «Алекс» на поставку строительных материалов.
5. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.
6. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альт» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево.
7. Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебопродукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 200_—200_ гг. зерно.
8. Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобётонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 200_ г для треста «Запсибтрансстрой».
9. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.
10. Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внешне-экономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 200_ г.
11. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 200_ г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгоргаз».
12. Составьте письмо-просьбу ОАО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.
13. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.
14. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.
15. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания.
16. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организаций встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры
17. Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.
18. Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.
19. Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной Ш общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 200_ г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить вы годные сделки.
20. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейритекс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.
Протоколы
1. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб. Остальные данные определите по своему усмотрению.
2. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 3151 тыс. руб.
3. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода Медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпром-финплана на 200_ г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
4. Составить и оформить полный протокол собрания трудового коллектива ЗАО «Темп». Обсуждались следующие вопросы: 1) о развитии сотрудничества с ЗАО «Электрон»; 2) о переходе на новый режим работы. Реквизиты и решение протокола самостоятельно.
5. Составить и оформить полный протокол совещания редакции информационного обеспечения выставок об участии в подготовке компьютерных программ для оснащения российских выставок за рубежом. Остальные данные определите по своему усмотрению
6. Составить и оформить полный протокол общего собрания членов инициативной группы об организации ООО и утверждении его наименования и Устава. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
7. Составить и оформить полный протокол собрания кредиторов «Импэкс-банка» для: 1) утверждения конкурсного управляющего банком Бочарова И.Е.; 2) переизбрания комитета кредиторов.
8. Составьте протокол заседания Совета директоров ЗАО "Реал-контракт" об организации филиала предприятия в г. Дубне. Общее собрание постановило — подготовить, необходимую документацию для организации филиала до _____ (отв. М.И. Шувалов) - доработать бизнес-план с учетом дополнений до _____ (отв. И.С. Караев),
9. Составьте полный протокол общего собрания коллектива ОАО "Статус" о переходе на новую систему премирования с _______ 200_г. Принятые решения изложить самостоятельно.
10. Составить полный протокол заседания дирекции ООО "КОНСАЛТИНГ". В повестке дня указать вопрос о ходе рекламной компании в III квартале 20_ г., об изменениях в системе налогообложения. Принятые решения изложить самостоятельно.
11. Составить полный протокол производственного совещания АОЗТ "Возрождение" о подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы "Крафт" о дальнейшем сотрудничестве. Подготовить предложения для обсуждения на переговорах. Ответственным назначить начальника производственного отдела Шишкина С.Д. Срок — 25.11.200_г.
12. Составить протокол общего собрания трудового коллектива ЗАО "Прогресс" о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 200_ - 200_ гг. Подготовить комплексный план развития сотрудничества. Ответственным назначить зам. директора Голубева И.П. Срок - 15.04.200_ г.
13. Составьте протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.
14. Составьте протокол общего собрания учредителей ООО «Нептун» о его ликвидации в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили создать ликвидационную комиссию в количестве ____ человек, в составе: _________ и поручить ей в _____ срок в соответствии с уставом общества и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам ООО _____ срок для заявления своих претензий к обществу; заключенные на 200__г. договора исполнить до 00.00.00, по остальным – сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в _______ срок выплатить им компенсацию в связи с условиями договора. Голосование проводилось открытым (закрытым) путем. Результаты подсчета голосов: «За» – ____ человек, «Против» – ____ человек, «Воздержались» – _____ человек. Общее собрание постановило принять все предложения для прекращения деятельности ООО путем ликвидации.
15. Составить и оформить полный протокол собрания членов инициативной группы по созданию ООО «Ксимар». Повестка дня: 1) Организация общества с ограниченной ответственностью (ООО), утверждение его наименования и устава. Принятые решения изложить самостоятельно.
16. Составить и оформить протокол производственного совещания ОАО «Энергосбыт». Повестка дня: 1) финансирование проекта строительства жилого дома на 200_ г. Принятые решения изложить самостоятельно.
17. Составить и оформить протокол собрания трудового коллектива ОАО «НовЭЗ», где обсуждались следующие вопросы: 1) выполнение коллективного договора за 200_ год и обсуждения проекта на 200_-200_ гг. 2) выбор делегатов на городскую конференцию.
18. Составить и оформить полный протокол заседания совета директоров ЗАО «Прогресс» о разработке и утверждении бизнес-плана. Другие данные в тексте и реквизиты указать самостоятельно.
19. Составить и оформить полный протокол о результатах работы транспортного цеха, где выявлены факты серьезных нарушений технологической дисциплины.
20. Составить и оформить протокол заседания Ученого Совета института гигиены труда г. Санкт-Петербург о ходе подготовки к научной конференции (проф. В.М. Галкин), о работе аттестационной комиссии (проф. И.Д. Егорова).
Докладные записки, акты, договоры
1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.200_ о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.200_ «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 200_ года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 200_ г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.
2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фонда заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.
3. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
4. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
5. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного предоставления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
6. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.
7. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
8. Напишите докладную записку на имя руководителя ЗАО «Вымпел» о командировании в г. Белгород старшего инженера планово-экономического отдела Добролюбова П.В, с 00.00.00 сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров».
9. Составить докладную записку начальнику отдела рекламы о дополнительном финансировании заказа №174/45 ООО «Ченелл и С» в связи с ростом цен на полиграфические услуги. Остальные данные укажите самостоятельно.
10. Составьте объяснительную записку преподавателя директору центра «Кадры» Н. И Иванову о срыве занятий в группе секретарей-референтов. Причина — присутствие только 3 слушателей из состава группы 19 человек.
11. Составьте объяснительную записку горного мастера производственного объединения «Промчермет» начальнику шахты К. Е. Матвееву о нарушении производственной дисциплины.
12. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору ООО "Полимер" о применении штрафных санкций к московскому филиалу АОЗТ "Спецоснастка", задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные напоминания.
13. Составьте докладную записку менеджера ООО "Консультант" директору М. П. Устиновой об опоздании на работу.
14. Составить докладную записку о командировании инженера Лоскутовой Е. В. в ЗАО "Спецстрой" в связи с необходимостью уточнения объемов выполненных работ по договору №10-23.
15. Составить служебную записку нач. отдела маркетинга по работе с клиентами начальнику отдела снабжения ЗАО "Каримос" А. В. Дощину о заказе новых бланков документов в связи с производственной необходимостью в количестве 1000 экземпляров
16. Составьте акт о списании товароматериальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 00.00.00 № _ «О проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей». В акте установлено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы поименованные ниже ценности, подлежащие списанию и исключению из учета.
17. Составьте акт приема-передачи ПЭВМ из отдела снабжения ОАО "ИНФАКАП" в отдел рекламы. Основанием является - докладная записка начальника отдела рекламы Правова И. С. В акте установлено, что ПЭВМ передается в отдел снабжения на срок выполнения работ по контракту №22/47. Реквизиты самостоятельно.
18. Составить акт о проверке сохранности документов в комитете по культуре. Основание: приказ председателя комитета от 20.04.20_ г. № 102 "О проверке сохранности управленческих документов". Комиссия провела организацию и условия хранения управленческих документов. Фактов утраты, порчи и незаконного уничтожения документов не установлено.
19. Составить акт ЗАО "Медприбор" о проверке работы с документами в отделе маркетинга. Основанием является приказ директора от 01.04,200_ г, №23 "О совершенствовании документационного обеспечения деятельности" ЗАО "Медприбор". В результате проведенной проверки установлены существенные недостатки; несвоевременно формируются в дела исполненные документы; заголовки дел не всегда соответствуют номенклатуре дел.
20. Составить акт о ревизии кассы ЗАО "Фрост". Указать сроки проведения и результаты ревизии.
21. Составить акт о нецелевом использовании бурильной установки "Вепрь" ОАО "Балтстрой". Указать сроки поломки. Бригадой Э. И. Самойлова установка использовалась в нерабочее время в личных целях без соблюдения требований инструкций по эксплуатации, материальный ущерб предприятия составил 18750 рублей.
22. Составить и оформить акт ОАО «Прогресс» по результатам проверки мер безопасности на складе готовой продукции. Основанием является приказ генерального директора № 48 «О мерах по предупреждению хищений». В решении комиссия указала:
- модернизировать имеющуюся систему охранной сигнализации, установить видеокамеры наружного наблюдения.
- сложившуюся на складе практику мер безопасности считать удовлетворительной.
* Составьте договор аренды (имущественного найма). В качестве аренды может быть предложено здание (оборудование, транспортное средство и т.п.) В договоре обязательно укажите данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее аренды. Определите срок аренды, цель аренды, порядок, условия и сроки внесения арендной платы (можно предусмотреть сочетание нескольких форм арендной платы).
Кадровая документация
1. Напишите заявление и приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу экономистом. Оформить запись в трудовой книжке.
2. Составьте приказы и заявления: а) о приеме на работу бухгалтером Иванову И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Оформить запись в трудовой книжке. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
3. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ». Составьте приказ о приеме. Оформить запись в трудовой книжке.
4. Оформите запись в трудовой книжке на основании приказа об увольнении Вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия. Указать статью увольнения. Составьте приказ и заявление.
5. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия. Напишите заявление и оформите запись в трудовой книжке.
6. Составить заявление и приказ о приеме на постоянную работу Конина Ивана Демьяновича с 13.11.200_ г. с двухмесячным испытательным сроком в бухгалтерию на должность экономиста с окладом __ руб. в месяц. Сделать запись в трудовой книжке.
7. Составить заявление и приказ о приеме на работу Солодовникову Марию Владимировну временно, на два месяца с 12.10.200_ г. в отдел сбыта экспедитором с окладом ___ руб. в месяц. Оформить запись в трудовой книжке.
8. Составить заявление и приказ о переводе на другую работу Вершинина Аркадия Гавриловича, с его согласия, с 15.01.200_ г. с должности бухгалтера бухгалтером-кассиром с окладом ___руб. в месяц. Оформить запись в трудовой книжке.
9. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Киселева Кирилла Игоревича, юрисконсульта, с 15.01.200_ г. по собственному желанию. Указать статью увольнения. Оформить запись в трудовой книжке.
10. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Анохина Петра Кузьмича, учетчика, с 10.02.200_ г. по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по старости, ст. __ ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
11. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Пронькина Игоря Валентиновича, грузчика кормоцеха, с 31.08.200_ г. по собственному желанию в связи с поступлением в Вуз на очную форму обучения, ст. __ ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
12. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Суслопарова Андрея Романовича, инженера отдела механизации, с 25.01.200_ г. в связи с ликвидацией предприятия, п. __ ст. __ ТК РФ. Предоставить гарантии и компенсации, установленные ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
13. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Галибина Алексея Ивановича, юрисконсульта, с 15.01.200_ г., с согласия профкома (протокол № _ от __ ) в связи с сокращением его должности и отказом от другой работы п __ ст __ ТК РФ. Предоставить льготы и компенсации, предусмотренные ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
14. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Моисеевой Тамары Георгиевны, экспедитора, с 21.01.200_ г. за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без у
15. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Лапшина Михаила Ивановича, сторожа, с 1.02.200_ г. за прогул без уважительных причин 29.01.200_ г., п. __ ст. __ ТК РФ. Основание: докладная руководителя. Оформить запись в трудовой книжке.
16. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Курочкина Сергея Алексеевича, инженера цеха № 2, с 5.03.200_ г. за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, п __ ст __ ТК РФ. Основание: акт, справка о медицинском освидетельствовании, докладная начальника цеха. Оформить запись в трудовой книжке.
17. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Жукова Михаила Алексеевича, водителя транспортного цеха, с 4.04.200_ г. в связи с призывом на военную службу, п. __ ст __ ТК РФ, с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка. Основание: повестка из военкомата, заявление Жукова М.А. от 2.04.200_ г. Оформить запись в трудовой книжке.
18. Составить заявление и приказ об увольнении с работы Шерстневой Светланы Алексеевны, бухгалтера центральной бухгалтерии, с 25.02.200_ г. в связи с истечением срока трудового договора п. __ ст. __ ТК РФ. Оформить запись в трудовой книжке.
19. Составьте приказ и напишите заявление о приеме на работу, в котором укажите структурное подразделение, должность, при необходимости особенности в работе (неполный рабочий день, почасовая оплата и т.п.). Оформите запись в трудовой книжке.
20. Напишите заявление и составьте приказ о переводе на другую работу, в тексте укажите наименование структурного подразделения, в которое переводится сотрудник, и причину перевода. Оформите запись в трудовой книжке.
* Вы устраиваетесь на работу в коммерческую фирму. Оформите резюме, автобиографию. Заполните унифицированные формы документов:
а) личную карточку формы Т-2;
б) приказ о приеме на работу Т-1;
в) приказ о переводе на другую работу Т-5;
г) о прекращении трудового договора с работником Т-8.
Составьте трудовой контракт о приеме Вас на работу. Должность выбрать самостоятельно.
3. ТЕСТЫ ПО КУРСУ «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»
Укажите правильный вариант ответа.
Темы 1,2
1. Каковы основные характеристики организационно - делового стиля, используемого при составлении документов:
а) краткость и точность изложения
б) конкретность содержания и последовательность аргументации
в) жесткое соблюдение грамматических норм
г) все вышеперечисленное
2. Какие виды бланков устанавливает ГОСТ Р6.30-2003?
а) бланк конкретного вида документа
б) общий бланк
в) бланк протокола, акта, докладной записки, приказа.
г) бланк письма, конкретного вида документа, общий бланк.
3. Каким реквизитом отличается бланк письма от общего бланка:
а) государственный герб РФ, место составления,
б) справочные данные об организации
в) наименование организации
г) эмблема
д) код формы документа
4. Формуляр-образец документа – это:
а) обязательный элемент, присущий определенному виду документов
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов
в) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами.
5. В основу унификации документов положен принцип:
а) общей модели документа
б) оформления и создания трафаретных текстов
в) учета и хранения документа
6. По каким признакам классифицируются управленческие документы:
а) по видам, срочности
б) по срокам хранения, унификации, стандартизации
в) по типу, стадиям обработки
г) по месту прохождения, содержанию, срокам хранения, гласности, видам.
7. Что обеспечивает единство правил документирования управленческой деятельности:
а) ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»
б) общероссийский классификатор управленческой документации
в) ГСДОУ и УСД
г) типовая инструкция по делопроизводству.
8. Какие реквизиты являются обязательными для всех ОРД:
а) герб, эмблема, код организации
б) справочные данные об организации, место составления, дата
в) наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
г) ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.
Тема 3
1. Организация считается созданной:
а) со дня государственной регистрации;
б) с момента утверждения устава.
2. Наличие устава является обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций:
а) да;
б) нет.
3. В каком документе определяется фонд заработной платы организации:
а) в штатной численности;
б) в штатном расписании.
4. Какой документ обсуждается на собрании трудового коллектива:
а) должностные инструкции;
б) правила внутреннего распорядка;
в) положения о структурных подразделениях организации.
5. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации:
а) положения о структурных подразделениях;
б) должностные инструкции;
в) штатное расписание;
г) правила внутреннего распорядка;
д) все перечисленные документы.
6. На основании какого документа разрабатываются структуры организации и определяется ее штатная численность:
а) на основании Положения об организации;
б) на основании Устава организации.
7. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации:
а) в Уставе организации;
б) в договоре учредителей;
в) во всех перечисленных документах.
8. При поступлении граждан на работу в организацию их обязательно должны познакомить с:
а) уставом организации;
б) положением о структурном подразделении, куда поступает на работу граждан;
в) должностной инструкцией;
г) всеми перечисленными документами.
Тема 4
1. Какие распорядительные документы принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов:
а) приказы;
б) указания;
в) постановления;
г) решения;
д) все перечисленные документы.
2. Какие документы рассылаются членам коллегиального органа перед заседанием:
а) извещения;
б) повестку дня;
в) проекты решений;
г) информационные справки;
д) все перечисленные документы.
3. Кто имеет право внести изменения в повестку дня заседания:
а) председатель коллегиального органа;
б) секретарь коллегиального органа.
4. Что является датой протокола:
а) дата заседания;
б) дата подписания протокола;
в) дата регистрации.
5. Кто подписывает протокол:
а) руководитель организации;
б) председатель собрания;
в) председатель и секретарь собрания.
6. Ставится ли на протоколе печать:
а) да;
б) нет.
7. Каким документом доводятся до сведения исполнителей решения коллегиального органа в учреждениях, действующих на основе единоначалия:
а) приказом;
б) указанием;
в) решением.
8. В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма:
а) Приложение: на 3 л. в 2 экз.
б) Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз. 2. Отзывы по проекту на 2 л. в 1 экз.
9. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме:
а)
Директор ОOO «Мария» В.А.Щеголькова
б)
Главный бухгалтер В.А.Овчинникова
в)
Директор УП О В.А. Петров
г)
Директор школы Коленкина И.А.
д)
Директор ТУ Н.Н.Новиков
10. С какой целью на письме указывают фамилию и телефон Исполнителя:
а) для оперативной связи;
б) для придания документу юридической силы.
11. Печать ставится на служебных письмах:
а) сопроводительных;
б) запросах;
в) гарантийных;
г) информационных;
д) на всех служебных письмах.
12. Резолюцию на служебном письме можно писать:
а) по тексту;
б) на отдельном листе бумаги;
в) на свободном от текста месте.
Темы 5, 6
1. На чье имя адресуется заявление:
а) на имя руководителя организации;
б) на имя начальника отдела кадровой организации;
в) на имя руководителя структурного подразделения, куда поступают на работу.
2. Приказ по личному составу подписывает:
а) руководитель организации;
б) начальник отдела кадров;
в) юрисконсульт.
3. Испытательный срок:
а) Обязательное условие трудового контракта;
б) Не может превышать 6 месяцев;
в) Не устанавливается при приеме на работу молодых специалистов по окончании высших и средних специальных учебных заведений.
4. В каком случае трудовой договор (контракт) не считается заключенным:
а) если не оговорены условия о месте работы;
б) если не оговорены условия о характере трудовой функции;
в) если не оговорены условия о времени действия трудового договора;
г) если не оговорены условия о размере оплаты труда;
д) в любом из этих случаев.
5. На основании каких документов может быть издан приказ по личному составу:
а) на основании заявления;
б) на основании трудового контракта;
в) на основании докладной записки;
г) на основании акта;
д) на основании любого из перечисленных документов.
6. Трудовые книжки заводятся впервые:
а) в день поступления на работу;
б) на проработавших свыше 5 дней;
в) по окончании испытательного срока;
г) в другие сроки.
7. При поступлении на работу необходимо предъявить следующие документы:
а) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, личный листок по учету кадров, трудовую книжку, паспорт;
б) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, характеристику с прежнего места работы, личный листок по учету кадров, трудовую книжку.
8. Документы относящиеся к внешнеэкономической деятельности организации условно можно разделить на следующие виды:
а) договоры, докладные записки, акты, контракты;
б) протоколы, письма, указания, внешнеторговые контракты;
в) деловая переписка, документы, оформляющие внешнеторговые сделки (коносаменты, контракты, акты), претензионные документы;
г) коммерческие письма, бартерный договор, трудовые контракты, личные карточки формы № Т-2.
Темы 7, 8
1. Документооборот – это:
а) первичная обработка и предварительное рассмотрение;
б) контроль за исполнением;
в) движение документов с момента их создания до завершения исполнения;
г) списание исполненного документа в дело.
2. Регистрация документов необходима для:
а) обеспечения сохранности документов, учета их количества;
б) классификации и контроля;
в) правильности оформления документов, отправки.
3. Какие основные признаки используются при формировании документов в дела?
а) географический, региональный, календарный;
б) номинальный, предметно-возрастной, авторский, хронологический;
в) секретный, номенклатурный.
4. Номенклатура дел организации необходима для:
а) правильного формирования и учета дел в организации;
б) обеспечения сохранности документов, устранения возможности повтора документов;
в) учета количества документов.
5. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит из:
а) кода структурного подразделения, даты документа;
б) кода организации, корреспондентов;
в) порядкового номера, номера дел по номенклатуре дел.
6. Контроль исполнения документов включает:
а) формирование картотеки контролируемых документов;
б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения;
в) передачу документа на исполнение;
г) списание исполненного документа в дело.
7. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроля за исполнением документов?
а) с даты утверждения, согласования;
б) с даты подписания, поступления.
8. Какие основные процессы включает технология работы с документами?
а) первичную обработку, составление и оформление документов;
б) подготовку документов к архивному хранению;
в) организацию документооборота на предприятии, регистрацию, контроль исполнению;
г) предварительное рассмотрение, исполнение.
4. Вопросы для подготовки к зачету по курсу «Документирование управленческой деятельности»
1. Сущность и требования современного делопроизводства. Роль информации в управленческой деятельности организации. Документ и его функции. Унифицированная система документации.
2. Виды документов и их классификация. Унификация и стандартизация.
3. Современное государственное регулирование делопроизводства ЕСДОУ.
4. Задачи и функции службы делопроизводства.
5. Требования к составлению и оформлению ОРД. Понятие и состав реквизитов ОРД ГОСТ Р.6.-30.2003
6. Особенности подготовки и оформления организационных документов (устав, учредительный договор, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность).
7. Особенности подготовки и оформления распорядительных документов (приказ по основной деятельности, указание, постановление, распоряжение и решение).
8. Составление и оформление информационно-справочных документов (акт, протокол, докладная, объяснительная и служебная записки).
9. Виды писем, особенности их оформления.
10. Кадровая служба. Регламентация ее деятельности.
11. Документы по установлению трудовых правоотношений. Оформление приказов по личному составу, трудовых контрактов, трудовых книжек, личных карточек.
12. Особенности составления и оформления личного дела.
13. Стандартные фразы и выражения, правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.
14. Составление и оформление договоров, контрактов.
15. Документы по внешнеэкономической деятельности.
16. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
17. Понятие «документооборота», его развитие, нормативно-методическая рекомендация. Основные правила организации документооборота.
18. Общая схема организации работы с поступающими и исходящими документами.
19. Значение и задачи регистрации документов. Общие правила регистрации.
20. Формы регистрации. Автоматизированные системы регистрации.
21. Информационно-справочная работа по документам.
22. Виды и формы контроля. Автоматизированная система контроля за исполнением документов.
23. Работа с письмами и обращениями граждан.
24. Оформление номенклатуры дел. Формирование и хранение дел.
25. Передача документов на архивное хранение. Составление описей дел.
26. Хранение документов в электронной форме
27. Компьютерные технологии в делопроизводстве.
5. Методические рекомендации по изучению курса
Выполнение комплексных заданий по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» рекомендуется начать с изучения программы курса и выбора литературы, в качестве основных источников следует использовать [1], [2], [3]. Для успешного усвоения материала курса предлагается познакомиться с дополнительной литературой, приведенной в списке и обратить особое внимание на составление и оформление организационно-распорядительной документации.
Комплексное задание выполняется по следующим видам документов согласно варианту:
¨ приказы по основной деятельности;
¨ письма;
¨ протоколы;
¨ докладные записки и акты;
¨ договоры;
¨ кадровая документация.
Реквизиты не указанные в заданиях, студент должен записать самостоятельно.
Вариант соответствует сумме двух последних цифр номера зачетной книжки. Задания с символом «*» выполняет каждый студент, независимо от номера варианта.
Полученные знания и навыки по данной дисциплине необходимо проверить тестами и контрольными вопросами.
Организационно-распорядительные документы оформить в электронном виде в соответствии с приложениями методических указаний на основании ГОСТа Р.6.30-2003. Каждый документ оформляется на бланке формата А4 (межстрочный интервал-1, шрифт-Times New Roman, размер-14) и имеет поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
Список рекомендуемой литературы
Основная:
1. Андреева В.И. Делопризводство: Изд-е 6-е, перераб и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. - 187с.
2. Кузнецова Т.В. Делопризводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов. – М.: ЮНИТИ, 2003. - 259 с.
3. Кирсанова М.И., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебн. пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2002. - 296 с.
Дополнительная:
4. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. – М.: Бизнес-школа, 2000. - 224с.
5. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие, 9-е изд. перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003, - 184 с.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Госстандарт России. – М.: 2003. – 17с.
7. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев и др. – Гос. Акад. Упр. им. Орджоникидзе. – М.: ИНФРА-М, 1998. - 572с.
8. Павлюк Л.В., Воробьев И.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере с документами. - М., СПб.: «Издательский Торговый Дом «ГЕРДА», 2003. – 302с.
9. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЭР, 2003. – 298с.
10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Издательство ПРИОР», 2002. – 210с.
11. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2002. - 128с.
12. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Учебно-методическое пособие. – М.: Экзамен, 2003. - 192с.
13. Трудовой кодекс РФ - М.: ЮРАЙТ, 2002. – 168с.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Образец приказа по основной деятельности
Научно-производственное объединение «Агроприбор»
ПРИКАЗ
23.04.2003 № 245
Москва
Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в праздничные дни
В соответствии с приказом министра от 04.04.2003 № 115 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней».
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заведующему складом Сидорчук К.С. организовать тщательную уборку территории объединения и перевести в склад № 4 воспламеняющиеся предметы к 28.04.2003.
2. Коменданту здания Петрухову Л.С. проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации. Обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях не позднее 15 часов 29.04.2003.
3. Начальнику отдела кадров Куликову О.П. 28.04.2003 к 17.00 представить в секретариат генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения Жарова П.Р.
Директор подпись М.Д. Галкин
Главный инженер
П.Р. Жаров
21.04.2003
Соловьева 302 34 56
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Образец письма
| ОАО «РОСИНТЕР» ул. Пятницкая, 21 Москва, Россия 115209 тел. (095) 931 11 17 факс (095) 931 00 27 E-Mail: msm@rin.msk.ru http://wvw.rin.msk.ru ОКПО 03944527 ОКУД 0200200 01.02.2003 № 1-3/115 |
Генеральному директору научно-технического центра «Информсистема» О.С. Еремееву В.К. Сергеевой Отправить факс о согласии до 04.02.2003 Еремеев 02.02.2001, |
На №___ от___________________
О семинаре «Современный офис»
Уважаемый Олег Святославович!
Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», проводимого компанией "Росинтер", который состоится 05.02.2003 в Государственной Думе (Георгиевский переулок, д. 2, в аудитории 830, нового здания). Начало семинара в 11:00, предполагаемая продолжительность - 4 часа.
В программе семинара: рассмотрение вопросов; автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов, предприятий и организаций.
Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 04.02.2001. Заявку необходимо выслать по факсу 931 00 27.
Приложение: 1. Программа семинара «Современный офис» на 1 л. в 1 экз.
2. Программа выставки «Технические средства автоматизации делопроизводства» на 5 л. в 1 экз.
Председатель оргкомитета Личная подпись
И.В. Нестеров
Макарова Мария Михайловна
931 00 17
Отправлен факс 03.02.2031 № 93
В дело №1-7 «
ИнфСист»
Вх. № 00075
Сергеева 04.02.2003 02.02.2003 14:35
ПРИЛОЖЕНИЕ В
Министерство связи РФ
Научно – производственное объединение «ГАРАНТ»
ПРОТОКОЛ
15.02.2003 № 1
Москва
Общего собрания членов инициативной группы по созданию ООО «КСИМАР»
Председатель — A.M. Котов
Секретарь — О.М. Дынина
Присутствовали: 35 человек (список прилагается).
Повестка дня:
1. Об организации общества с ограниченной ответственностью (ООО) и утверждении его наименования.
Выступление А. К. Дремина.
2. Об уставе ООО.
Выступление М.Т. Петрова.
3. Выборы директора ООО.
Выступление Л.К. Лунина
1. СЛУШАЛИ:
Дремин А.К. — предложил организовать ООО под названием «КСИМАР».
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Организовать ООО «КСИМАР».
2. СЛУШАЛИ:
Петров М.Т. — ознакомил собравшихся с проектом устава ООО.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Принять устав ООО «КСИМАР».
2.2. Обратиться в префектуру Центрального административного округа с просьбой о регистрации ООО «КСИМАР».
3. СЛУШАЛИ:
Лунин Л.К. — предложил избрать на должность генерального директора ООО «КСИМАР» Иванова Л.Д.
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1. Избрать Иванова Л.Д. на должность генерального директора ООО «КСИМАР».
Приложение: Устав ООО «КСИМАР» на 10 л. в 1 экз.
Председатель подпись A.M. Котов Секретарь подпись О.М. Дынина
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
Образец докладной записки
| Производственно-технический отдел |
Директору ЗАО «Эталон» И.В. Жданову |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
«__» ______ 2003 г.
О командировании
Лоскутовой Е.В.
В связи с необходимостью уточнения объемов выполненных работ по договору № 10-23 прошу командировать инженера Лоскутову Е.В. в ЗАО «Спецстрой» с «__» ______ 2003 г. по «__» __ ____ 2003 г.
Начальник ПТО подпись И.О. Глазов
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
Образец акта
| ТОО «Маяк» АКТ |
УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия подпись расшифровка 00.00.00 подписи |
08.01.03 № 1
Москва
ревизии кассы
Основание: приказ директора предприятия от 05.01.03 № 12
Составлен комиссией:
Председатель - зам. директора С.Н. Завьялов
Члены комиссии: 1. Зам. главного бухгалтера П.М. Зайцев
2. Ст. бухгалтер З.А. Васильева
3. Бухгалтер О.И. Максимова
4. Бухгалтер А.С. Смирнов
Присутствовали: кассир В.И. Харитонова
07.01.03 комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 07.01.03 г. В результате проведенной ревизии установлено:
1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 07.01.03 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 25283 руб.
2. Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 21500 руб. Недостача наличных денег в кассе - 3783 руб.
3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира Харитоновой В.И.
Составлен в 3-х экз.:
1-й экз. - в дело 05-11;
2-й экз. - директору предприятия;
3-й экз. - главному бухгалтеру.
Приложение: объяснительная записка кассира Харитоновой В.И. на 1 л. в 1 экз.
Председатель подпись С.Н. Завьялов
Члены комиссии подпись П.М. Зайцев
подпись З.А. Васильева
подпись О.Н. Максимова
подпись А.С. Смирнов
С актом ознакомлена: подпись В.И. Харитонова
Дата
В дело 05-11
Подпись Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ Е
Образец личного заявления
Директору ЗАО «Веста» Сапожникову Т.А.
от Горюновой Е.В.,
проживающей по адресу.
______________________
______________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня на работу на должность бухгалтера с 15.12.200_ г.
Горюнова 12.12.200_ г.
Резолюция
Подпись директора __________ Дата
В дело № __________ Издан приказ
«__» _________ г. № ____ от __________
____________________
подпись работника отдела кадров
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж
Образец приказа по личному составу
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАКРЫТОГО ТИПА «ПРИБОЙ»
ПРИКАЗ
03.02.02 № 8-к
г. Псков
По личному составу
1. ПРИНЯТЬ
1.1. Андреева Сергея Петровича, начальником лаборатории № 3 с 03.02.03 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Андреева С.П. от 01.02.03.
1.2. Бахматову Ирину Ивановну, бухгалтером с 12.02.03 с неполным рабочим днем – 6 часов с 9.00, с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада согласно штатному расписанию. Основание: заявление Бахматовой И.И. от 29.01.03.
2. ПЕРЕВЕСТИ
2.1. Мишину Татьяну Степановну, с должности секретаря-референта, менеджером по персоналу с окладом согласно штатному расписанию с 10.02.03. Основание: заявление Мишиной Т.С. от 01.02.03.
3. ПРЕДОСТАВИТЬ
3.1. Николаевой Нине Васильевне, экономисту ОТиЗ, очередной отпуск с 08.02.03 по 02.03.03 на 24 дня за 2002 год. Основание: заявление Николаевой Н.В. от 02.03.03.
4. УВОЛИТЬ
5.1. Дроздову Алису Семеновну, бухгалтера, 20.02.03 по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ. Основание: заявление Дроздовой А.С. от 02.02.03.
5.2. Грушева Станислава Петровича, экспедитора с 15.02.03 за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, п. 5 ст. 81 ТК РФ. Основание: докладная руководителя подразделения от 02.02.03.
Генеральный директор Подпись М. О. Павлов
Визы: Начальника ОК
Юрисконсульт
Главного бухгалтера
С приказом ознакомлены:
Подписи, расшифровка (ФИО)
Дата ознакомления с приказом лиц, указанных в пунктах.
В дело 00-00
Подпись
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ И
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
г._________ №_____ «__»______200_г.
Предприятие (организация) _____________________________________
(наименование)
в лице ___________________________________, именуемое в дальнейшем
(должность, Ф.И.О.)
«Предприятие», и _________________________, именуемый в дальнейшем
(Ф.И.О.)
«Работник», заключили настоящий контракт о нижеследующем:
1. Работник __________________________________________________
(Ф.И.О.)
принимается на работу ____________________________________________
(наименование структурного подразделения)
по профессии, должности __________________________________________
(полное наименование профессии, должности)
квалификации ___________________________________________________
(разряд, квалификационная категория)
2. Контракт является:
- договором по основной работе
- договором по совместительству
3. Вид контракта:
- на неопределенный срок (бессрочный)
- на определенный срок _____________________________________
(указать причину заключения срочного контракта)
- на время выполнения определенной работы ___________________
(указать какой)
4. Срок действия контракта:
- начало работы ____________________________________________
- окончание работы _________________________________________
5. Срок испытания:
а) без испытания
б)______________________________________________________________
(продолжительность испытательного срока)
6. Работник должен выполнять следующие обязанности:
________________________________________________________________
Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы.
7. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату.
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.
8. Обязанности Предприятия по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда: ______________________________
10. Особенности режима рабочего времени:
- неполный рабочий день ___________________
- неполная рабочая неделя __________________
- почасовая работа _________________________
11. Работнику устанавливается:
- должностной оклад (тарифная ставка) ______ руб. в месяц или ______ руб. за 1 час работы;
- надбавка (доплата и другие выплаты) ____________
_______________________________руб.
(указать вид доплат, надбавок) (в % к ставке, окладу)
12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:
- основной ____________ рабочих дней
- дополнительный _________ рабочих дней
13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда
Юридические адреса и подписи сторон
Предприятие
__________________________________
__________________________________
должность подпись И.О. Фамилия
М.П.
Работник
Адрес_______________________________
Паспортные данные ___________________
Телефон ___________________________
подпись И.О. Фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ К
К сведению руководства компании «Денеб +»
при рассмотрении соискателей на вакансию
МЕНЕДЖЕР ПО ПЕРСОНАЛУ/ПОМОЩНИК НАЧАЛЬНИКА СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА
РЕЗЮМЕ
Алексеевой Алины Альбертовны
1. Персональные сведения:
1.1. Дата рождения: 11 ноября 1982 г.
1.2. Место рождения: г. Фильцово Вологодской обл.
1.3. Паспортные данные: паспорт гражданина РФ серия 4610 № 543210, выдан Фильцовским городским отделом внутренних дел 12 декабря 1998 г.
1.4. Семейное положение — замужем (детей нет).
1.5. Почтовый адрес (постоянного места жительства): 185000, г. Петрозаводск, ул. Андропова, д. 15. кв. 3.
1.6. Телефон, E-mail: 8 (814) 44-33-22, alexeewa@mailru.com.
2. Сведения об образовании:
2.1. Образование высшее гуманитарное. В 2003 г. окончила филологический факультет Петрозаводского государственного университета по специальности «филолог».
3. Сведения о трудовой деятельности:
3.1. С августа 2003 г. по настоящее время — секретарь, секретарь-референт, специалист по кадрам АКБ «Севзал-финанс». Основные должностные обязанности — подготовка документов, прием посетителей, обеспечение протокольных мероприятий, документирование трудовой деятельности персонала (ведение личных карточек, личных дел сотрудников, подготовка справок и приказов по персоналу).
4. Сведения о профессиональных интересах:
4.1. Менеджер по персоналу.
4.2. Помощник начальника службы персонала.
4.3. В перспективе — начальник службы персонала, заместитель руководителя предприятия по персоналу.
5. Дополнительные сведения:
5.1. Свободно владею английским языком (устный и письменный перевод, реферирование).
5.2. Опытный пользователь ПК (Windows 2000/Me/XP, MS Office, MS Project, Internet Explorer).
5.3. В июле-августе 2003 г. обучалась на курсах для пользователей Интернетом. Свидетельство коммерческого образовательного центра «Интер.сот» от 30 августа 2003 г. № 9009.
5.4. Имею водительские права категории «В».
5.5. Рекомендации с прежнего места работы имеются и могут быть предоставлены.
20.02.2004 г. личная подпись А.А. Алексеева